RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side 1 Hemne Kommune

RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side 1 1 GENERELLE BESTEMMELSER... 2 1.1 FORORD... 2 1.2 ARKIVORGANISASJONEN I HEMNE KOMMUNE... 2 1.2.1 ARKIVANSVAR... 3 1.2.2 ARKIVORGANISERING... 3 1.3 HOVEDREGEL FOR ARKIVERING... 4 1.4 BESKRIVELSE AV OPPGAVER OG ANSVAR TILLAGT HOVEDARKIVAR /ARKIVANSVARLIG... 5 2. POSTBEHANDLING/REGISTRERING... 5 2.1 HENTING OG GROVFORDELING AV POST... 5 2.2 ÅPNING/STEMPLING AV POST... 5 2.2.1 RUTINE FOR PRIVAT POST... 6 2.2.2 POST LEVERT DIREKTE TIL SAKSBEHANDLER ELLER FEIL SAKSBEHANDLER... 6 2.3 REGISTRERING AV INNGÅENDE POST... 6 2.3.1 HVA SKAL JOURNALFØRES?... 6 2.3.2 HVA SKAL IKKE JOURNALFØRES... 7 2.3.3 RUTINER FOR HÅNDTERING AV POST SOM SKAL UNNTAS OFFENTLIGHET... 7 2.3.4 RUTINER FOR BEHANDLING AV TELEFAKS/ELEKTRONISK POST... 9 2.3.5 HÅNDTERING AV INTERNE DOKUMENTER... 9 2.4 FORDELING AV POST... 9 2.5 RUTINER FOR REGISTRERING AV UTGÅENDE POST... 10 2.6 RUTINER FOR AVSKRIVING AV DOKUMENTER... 10 2.7 BRUK AV ARKIVKODER... 10 2.8 OPPRETTELSE AV FYSISKE OG ELEKTRONISKE MAPPER... 10 2.9 RYDDING I SAKSMAPPE... 10 3. EKSPEDERING AV UTGÅENDE POST... 11 3.1 POSTLISTER... 11 3.3 POSTLISTE TIL PRESSEN... 11 3.4 ARKIVRUTINER... 11 3.5 ARKIVLEGGING... 11 3.6 PRESEDENSSAKER... 11 3.7 BRUKS- OG LÅNERUTINER FOR ARKIV... 12 3.8 KASSASJON... 12 3.9 PERIODISERING INNDELING I JOURNALPERIODER... 12

1 GENERELLE BESTEMMELSER 1.1 FORORD Rutinehåndboka er utarbeidet for å sikre at dokumenthåndteringen og saksbehandlingen i utføres på en formelt riktig og god måte. bidra til en desentralisert beslutningsstruktur som over tid gir lavere administrasjonskostnader og raskere saksbehandling. gjennomføring av en enhetlig behandlingsprosedyre på alle nivå innenfor kommunens administrasjon. Rutinehåndboka skal følges i alle journalførende enheter. Konsulent ved rådmannskontoret er tillagt ansvaret for ajourhold av rutinene. Forslag til endring/oppdatering skal derfor meldes rådmannskontoret snarest mulig når problemer / ønsker oppdages. Enhver som arbeider med post-/ journalføring har ansvar for å melde oppståtte problemer. Brukerorganisasjon / Rådmann godkjenner endringer i brukerhåndboka. 1.2 ARKIVORGANISASJONEN I HEMNE KOMMUNE Hemne kommune har en desentral arkivstruktur. Hemne kommune har for tiden 3 journalførende enheter: Rådmannskontoret Sodin skole Pleie - journalfører for Kultur/Næring/Landbruk, Tekniske Tjenester, Kommunekassen, Sosial og barnevern, Rådmann m/stab, barnehagene, skolene på Svanem og Vinjeøra samt den politiske virksomhet som utføres av ordfører - journalfører til skolen og PP-tjenesten - jornalfører til Pleie og Omsorg og Helsestasjonen I tillegg journalføres klientpost i egne fagsystem ved enhetene Barnevern og sosial omsorg, PP-tjeneste, Helsestasjonen og Pleie og Omsorg.

RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side 3 1.2.1 Arkivansvar Rådmann har arkivansvaret for hele kommunen. Rådmannen har oppnevnt hovedansvarlig for arkiv. Enhetslederne har arkivansvar for sine enheter. 1.2.2 Arkivorganisering Hemne kommune følger Kommunenes Sentralforbunds arkivstandard for kommunene NOARK 4 Arkivnøkkel for saksarkivene er K -koder. Hemne kommune skal ha følgende arkiver: Arkiv måte Plassering RÅDMANNSKONTORET Saksarkiv - K-koder på forkontoret Ventearkiv - Ansettelser sorteres pr. enhet på forkontoret Saker under arbeid sorteres pr. saksbehandler. på forkontoret PP-TJENESTEN Klientarkiv - sorteres etter år, alfabet. inne hos spes.ped. SODIN SKOLE Saksarkiv - K-koder eget arkivrom Elevarkiv - sorteres på år/navn eget arkivrom Klientarkiv - sorteres på år/navn eget arkivrom De enkelte skolene og barnehagene har konsesjon for ordinære elevarkiv. Det vil derfor være ordinære elevarkiv ved hver skole og barnehage. SOSIAL OG BARNEVERN Saksarkiv K-koder på forkontoret Klientarkiv alfabetisk på forkontoret PLEIE OG OMSORG Saksarkiv K-koder på forkontoret Klientarkiv sorteres alfabetisk på forkontoret HELSESTASJON Saksarkiv K-koder arkivrom på helsestasjonen Klientarkiv sorteres etter f.dato/år forktr. helsestasjon

RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side 4 TEKNISKE TJENESTER Saksarkiv K-koder på forkontor teknisk Eindomsarkiv sorteres gnr./bnr. på forkontor teknisk Kartarkiv eget system på forkontor teknisk Landbruksarkiv gnr./bnr. på forkontor landbruk Skogsarkiv K-koder på kontoret til skogbrukssjefen Ventearkiv KULTUR OG NÆRING Saksarkiv K-koder på forkontor Fotoarkiv i permer inne hos museumsbestyrer Gjenstandsarkiv i skuffer inne hos museumsbestyrer KOMMUNEKASSEN Bedrift/arb.g.arkiv sorteres alfabetisk på forkontor Saksarkiv K-koder på forkontor Ventearkiv innfordr.skatt / fakturering i permer på kontoret Personalarkiv sorteres alfabetisk i arkivskap på lønnskontor Ellers har kommunekassen regnskapet, skatteregnskapet og lønnsbilagene arkivert i permer etter bilagsnummer. Overformynderiet har eget arkivskap stående på eget kontor 1.etg. (tidl. Kulturkontor). Sorteres alfabetisk etter klientnavn. 1.3 HOVEDREGEL FOR ARKIVERING Saken skal arkiveres der den oppstår. Det skal være samsvar mellom det fysiske og det elektroniske arkivet. I tillegg til saksarkivene, finnes det en rekke seriearkiver. (se liste pkt. 1.2.2) For dokumenter som journalføres i disse arkivene, er det objektkoden som er arkivnøkkel. (for eksempel gårds og bruksnummer i byggsaksarkivet).

RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side 5 1.4 BESKRIVELSE AV OPPGAVER OG ANSVAR TILLAGT HOVEDARKIVAR /ARKIVANSVARLIG Hovedarkivar og arkivansvarlige skal ha egne instrukser for sine ansvarsområder. Arkivansvarlig på hver avd./seksjon skal påse at det fysiske arkivet blir likt det elektroniske arkivet. De til enhver tid gjeldende lover og regler skal følges. 2. POSTBEHANDLING/REGISTRERING 2.1 HENTING OG GROVFORDELING AV POST Post til Rådmann og enheter som journalføres ved rådmanns stab bringes av Posten hver morgen og leveres på rådmannskontoret. Post som ikke skal journalføres sorteres umiddelbart til de respektive enhetene. Sodin skole og Hemne helsesenter får også posten levert direkte av postverket. * PP-tjenesten sorterer ut klientpost, og leverer all annen post til sekretær Sodin skole for journalføring. De kommunale barnehagene og grendaskolene sender post som skal journalføres til rådmannskontoret for registrering. 2.2 ÅPNING/STEMPLING AV POST Post levert rådmannskontoret åpnes av sekretær v/rådmannens stab. Sekretær påfører hvem som skal være saksbehandler samt evt. kopimottakere. Deretter journalføres posten. Forkontoret ved enhet for Pleie og Omsorg åpner posten og legger denne til postmøte. Møtet avgjør hva som skal journalføres og påfører saksbehandler/kopimottakere. Deretter journalføres posten ved forkontoret. Forkontor ved Sodin skole åpner post for skolen og legger denne til postmøte i.h.t. samme rutine som hos Pleie og Omsorg. Det brukes samme type stempel på samtlige journalførende enheter. Alle stempel skal ha rød farve.

RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side 6 Unntatt offentlighet og hjemmel for dette påsettes, evt. i samråd med saksbehandler /enhetsleder. Dersom det ikke umiddelbart kan tas stilling til om et dokument skal unntas offentlighet eller ikke, kan en registrere en midlertidig avskjerming av dokumentet. Dette gjøres ved bruk av kode XX (utsatt offentlighet) med henv. til 4 i off.loven. Saksbehandler/enhetsleder/rådmann bør snarest mulig foreta vurdering om evt. fortsatt gradering av vedk. dokument. 2.2.1 Rutine for privat post/e-post Privat adressert post som gjelder saker som skal behandles i kommunen, leveres til journalførende enhet for ordinær postbehandling/journalføring. All post som kommer inn til kommunen betraktes som offentlig post. Dersom det i enkelte tilfeller sendes privat post til arbeidsadresse, må denne merkes av avsender slik at det klart går fram at den ikke skal underkastes kommunens regler for postbehandling. (Privat post = adr. til privat person før kommunens navn). Saksbehandlere er ansvarlig for å oversende mottatt e-post til journalføring. Slik post videresendes postmottak@hemne.kommune.no påført hvilken arkivsak dette gjelder, evt. om det skal registreres ny sak. 2.2.2 Post levert direkte til saksbehandler eller feil saksbehandler Posten skal straks leveres til journalførende enhet, evt. retting i postjournal. 2.3 REGISTRERING AV INNGÅENDE POST Registrering av post utføres på 3 journalførende enheter i Hemne kommune. Se pkt. 1.3. 2.3.1 Hva skal journalføres? Kun arkivverdige dokumenter skal journalføres. Følgende typer journalverdig post SKAL alltid journalføres : Inngående/eksterne brev Inngående telefaks/elektronisk post (vurder hva som skal journalføres av faks/e-post) Lover, forskrifter, regelverk (Bruk skjønn) Anbud anbudsliste journalføres etter fristen utløp Eksterne referat Forhandlingsprotokoller

RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side 7 Avtaler skal registreres når de er ferdig behandlet og bindende Verdipapirer inn til kommunen A/B- rundskriv fra Kommunenes Sentralforbund journalføres kun ved rådmannskontoret Andre rundskriv (bruk skjønn) 2.3.2 Hva skal ikke journalføres Følgende typer post skal IKKE journalføres. Brosjyrer Reklame Aviser Kursinnbydelser/Møteinnkallinger Fakturaer (stemples med mottatt dato) Hotell/billettbestillinger Ordrebekreftelser (bruk skjønn) Offentlig invitasjoner (bruk skjønn) 2.3.3 Rutiner for håndtering av post som skal unntas offentlighet Post som er unntatt for offentlighet skal anonymiseres ved journalføring. Generell tekst settes i 1. linje. Objektet settes i 2. linje. Ved utkjøring av postliste vil da 2.linje bli kryptert. Unntatt for off./paragraf skal settes på ved å velge aktuell lovhjemmel. Øvrige graderingsfelt fylles deretter automatisk av systemet (unntatt 0 ((null)) i feltet midt i graderingsbildet. Felter som unntas fra offentlighet får rosa farge når gradering er korrekt utfylt). Det er valgt å ta med en del av Offentlighetslovens 1. Lovens generelle virkeområde Denne loven gjelder den virksomhet som drives av forvaltningsorganer når ikke annet er bestemt i lov eller i medhold av lov. Som forvaltningsorgan regnes i loven ethvert organ for stat eller kommune. Privat rettssubjekt regnes som forvaltningsorgan i saker hvor det treffer enkeltvedtak eller utferdiger forskrift. Loven gjelder for Svalbard for så vidt ikke annet fastsettes av Kongen. Loven gjelder ikke saker som behandles etter rettspleielovene. Loven gjelder ikke for Stortinget, Riksrevisjonen, Stortingets ombudsmann for forvaltningen og andre organer for Stortinget. 2. Lovens hovedregel Forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Enhver kan hos vedkommende forvaltningsorgan kreve å få gjøre seg kjent med det offentlige innholdet av dokumenter i en bestemt sak. Det samme gjelder journal og lignende register og møtekart til folkevalgte organer i kommuner og fylkeskommuner. Forvaltningsorganet skal vurdere om dokumentet likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas fra offentlighet.

RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side 8 3. Lovens dokumentbegrep Forvaltningens saksdokumenter er dokumenter som er utferdiget av et forvaltningsorgan, og dokumenter som er kommet inn til eller lagt frem for et slikt organ. Et dokument regnes som utferdiget når det er avsendt, eller om dette ikke skjer, når saken er ferdigbehandlet av forvaltningsorganet. Kongen kan gi forskrift om anvendelsen av lovens dokumentbegrep på materiale som er utarbeidet, overført eller lagret ved hjelp av elektronisk databehandling. 4. Utsatt offentlighet i særlige tilfelle Vedkommende forvaltningsorgan kan bestemme at det i en bestemt sak først skal gjelde offentlighet fra et senere tidspunkt i saksforberedelsen enn hva som følger av 3, såfremt de da foreliggende dokumenter antas å gi et direkte misvisende bilde av saken og at offentlighet derfor kan skade åpenbare samfunnsmessige eller private interesser. 5. Unntak for interne dokumenter Dokument som et forvaltningsorgan har utarbeidet for sin interne saksforberedelse kan unntas fra offentlighet. Det samme gjelder dokument for et organs interne saksforberedelse som er utarbeidet av et underordnet organ av særlige rådgivere eller sakkyndige av et departement til bruk i et annet departement. Unntaket omfatter også dokument som gjelder innhenting av slikt dokument. Det omfatter ikke dokument innhentet som ledd i den alminnelige høringsbehandling av lover, forskrifter eller lignende generelle saker. Bestemmelsene i første og annet ledd gjelder ikke innstilling som administrasjonen gir når avgjørelse skal treffes av kommunestyre eller fylkesting eller av andre folkevalgte organer i kommunen eller fylkeskommunen. Bestemmelsene gjelder heller ikke innstilling fra folkevalgte organer når vedtak skal treffes av kommunestyre eller fylkesting. 5a. Unntak for opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt Opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov er unntatt fra offentlighet. Dokumentet for øvrig er offentlig, når ikke disse delene alene gir et åpenbart misvisende bilde av innholdet eller de unntatte opplysninger utgjør den vesentligste del av dokumentets innhold. Dokument påført lovlig beskyttelsesgrad kan unntas i sin helhet. 6. Unntak på grunn av dokumentets innhold Følgende dokumenter kan unntas fra offentlighet: 1)Dokument som inneholder opplysninger som om de ble kjent, ville kunne skade rikets sikkerhet, landets forsvar eller forholdet til fremmede makter eller internasjonale organisasjoner 2) Dokument hvor unntak er påkrevd av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av statens, kommunens eller vedkommende organ økonomi-, lønns- eller personalforvaltning

RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side 9 av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av økonomiske rammeavtaler med næringslivet fordi offentlighet ville motvirke offentlige kontroll- eller reguleringstiltak eller andre nødvendige pålegg eller forbud, eller medføre fare for at de ikke kan gjennomføres 3) Statsrådets protokoller 4) Dokument i sak om ansettelse eller forfremmelse i offentlig tjeneste. Unntaket gjelder ikke søkerliste. Søkerliste skal settes opp snarest etter søknadsfristens utløp og skal foruten søkernes navn inneholde deres alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune. 5) Anmeldelse, rapport og annet dokument om lovovertredelse 6) Besvarelse til eksamen eller lignende prøve samt innlevert utkast til konkurranse el 7) Dokument utarbeidet av et departement i forbindelse med de årlige statsbudsjetter eller langtidsbudsjetter. 8) Personbilde inntatt i et personregister. Som personregister regnes registre, fortegnelser m.m. der personbilder er lagret systematisk slik at den enkelte personens bilde kan finnes igjen. Når et saksdokument er unntatt fra offentlighet, kan hele saken unntas fra offentlighet dersom de øvrige saksdokumenter ville gi et åpenbart misvisende bilde av saken og offentlighet kan skade samfunnsmessige eller private interesser. 2.3.4 Rutiner for behandling av telefaks/elektronisk post Telefaks/E-post skal behandles som et ordinært inngående dokument. Hvis det samme dokumentet senere kommer som et inngående brev, erstatter dette faxen/ e-posten og opplysningene overføres. 2.3.5 Håndtering av interne dokumenter Interne dokumenter i denne sammenhengen er notat skrevet av saksbehandler i notatmal i K 2000. Notatet skal registreres av saksbehandler som skriver notatet, og skal ikke journalføres av mottaker. 2.4 FORDELING AV POST Hver journalførende enhet sørger for rutiner som sikrer at posten kommer raskest mulig frem til saksbehandler.

RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side 10 2.5 RUTINER FOR REGISTRERING AV UTGÅENDE POST All utgående korrespondanse som vedrører Hemne kommunes saksbehandling herunder politisk virksomhet skal registreres. Det er den enkelte saksbehandlers ansvar at dette skjer. 2.6 RUTINER FOR AVSKRIVING AV DOKUMENTER Saksbehandler er selv ansvarlig for å avskrive sine dokumenter. 2.7 BRUK AV ARKIVKODER Arkivkoder skal påføres. Ved tvil om kode skal forkontor spørres. Ved påføring av objektkode (for eksempel Gnr./bnr. el. navn) skal k.kode påføres i tillegg. Objektkode settes til primær for å vise at dokumentet befinner seg i dette seriearkivet. 2.8 OPPRETTELSE AV FYSISKE OG ELEKTRONISKE MAPPER Opprettelse av fysiske og elektroniske mapper skjer hos den journalførende enhet/evt. forkontor. 2.9 RYDDING I SAKSMAPPE Saksbehandler er selv ansvarlig for å rydde i sine mapper. Dette gjelder både fysisk og elektronisk mappe. Når mappa leveres til forkontor skal det være med fullstendig journal over alle dokumenter som befinner seg på mappe, disse dokumentene skal ligge i riktig rekkefølge.

RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side 11 3. EKSPEDERING AV UTGÅENDE POST Når et brev kommer til forkontoret skal det være klart til utsending (lagt i konvolutt). Forkontoret ekspederer utgående post. Forkontor frankerer og postlegger brevene. Post levert på forkontor senest 1 time før arbeidstidens slutt, postlegges samme dag. 3.1 POSTLISTER Rådmannskontoret kjører hver dag ut en komplett postliste for alle journalførende enheter. Denne lista skal bevares jfr. kassasjonsreglene. 3.2 POSTLISTE TIL PRESSEN Rådmannskontoret kjører ut postliste til pressen. Offentlig postliste omfatter inngående og utgående dokumenter, notater og søknader på stillinger. Postlisten legges ut på kommunens hjemmeside (www.hemne.kommune.no). 3.4 ARKIVRUTINER Elektronisk arkiv skal gjenspeiles i det fysiske arkiv. 3.5 ARKIVLEGGING Et arkiv kan være saksmapper som oppbevares i arkivskap etter K-koder. Arkivering etter objektkoder er også mulig. Følgende objektarkiv finnes i Hemne Kommune: BRU ELEV GNR LFR PER RP RSP Bruksarkiv Elevarkiv Gårdsnummer / bruksnummer Lover, forskifter, regler Personalmappe Ringperm Rundskriv Dersom det arkiveres i objektarkiv, skal det alltid påføres K-koder i tillegg. 3.6 PRESEDENSSAKER Presedenssaker merkes i det elektroniske arkivet. Avgjørelse om hvilke saker dette er, tas av Rådmann eller enhetsleder.

RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side 12 3.7 BRUKS- OG LÅNERUTINER FOR ARKIV Forkontor skal forespørres ved behov for lån av arkiverte saker. Det er ikke adgang for saksbehandler selv å gå i arkivet for å hente ut mapper. Forkontoret registrerer utlånet elektronisk. Der hvor elektronisk registrering ikke kan skje, må det innføres andre sikre rutiner, f.eks bruk av utlånskort m.m. Saksbehandler leverer tilbake utlånt mappe til forkontoret så snart vedkommende er ferdig med den. Forkontoret registrerer elektronisk at mappa er på plass, og arkiverer den igjen. Ved forespørsel til forkontor vedr. utlån av noen få dokumenter i en mappe, skal forkontor ta kopi av aktuelle dokumenter for utlevering. Orginalene skal alltid ligge på mappa. 3.8 KASSASJON Kommunens Sentralforbund er iferd med å utarbeide nye regler for arkivbegrensning og kassasjon. Dette punkt vil derfor bli ajourført så snart de nye reglene foreligger. 3.9 PERIODISERING INNDELING I JOURNALPERIODER For at arkivet ikke skal bli for uoversiktlig må arkivmaterialet settes i fjernarkiv. Journalen skal avspeile saksarkivet. For settes tidsperioden til 4 år. Periodene blir de samme som kommunestyreperiodene. Overgangen mellom journalperioder skjer med overlappingsperiode. Alle avsluttede saker i journalen siles ut og saneres. Uavsluttede saker som fortsatt er aktive, innlemmes i den nye journalperioden i sin helhet. For å identifisere hvilke eldre saker som fortsatt er aktive, venter man 1 2 år etter periodeskillet med å foreta selve saneringen. Saksarkivet periodiseres på samme måte som journalen. Arkivet fra den avsluttede perioden vil dermed bestå av alle avsluttede saker. Periodisering i spesial arkiv: Sanering i klient/ personalarkiv skjer etter behov og i henhold til spesiallovgivning som gjelder innenfor de enkelte sektorer. Andre objektarkiv: Her foretas ikke sanering. Alle fortløpende nr.( løpenr., saksnr., dokumentnr.) i Kontor 2000 starter på nytt med nr. 1 den 1.januar hvert år.