Dokumenthåndtering og saksbehandling

Transkript

1 Dokumenthåndtering og saksbehandling Skaun kommune Oktober 2006

2 Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Skaun kommunes kontrollutvalg i perioden juniseptember Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Orkanger, Inger Johanne Flønes /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Anne Gråberg /s/ Prosjektmedarbeider 1

3 0 Sammendrag Revisjon Midt-Norge har på oppdrag fra kontrollutvalget i Skaun, gjennomført en forvaltningsrevisjon rettet mot dokumenthåndtering og saksbehandling i kommunen. I tillegg ønsket kontrollutvalget at revisjonen også så på om gjeldende frister for utsending av sakspapirer til politiske møter ble overholdt. Det ble utarbeidet slik problemstilling: Hvordan ivaretas krav til dokumenthåndtering og saksbehandling? For å svare på problemstillingen har revisor foretatt informasjonsinnhenting fra ansatte ved kommunens servicekontor, teknisk kontor/plan- og byggesak, Jåren-Råbygda barnehage, Venn oppvekstsenter, Rossvollheimen, hjemmetjenesten, sosial- og barnevern samt kulturskole. Dette er ansatte som har verv som ledere/kontorstøttefunksjon/saksbehandlere. Informasjonen er verifisert av de ansatte. Det er gjennomført møter med kommunens ledelse i oppstartsfasen av prosjektet. Revisor har innhentet postlister, saksbehandlingsmaler, interne retningslinjer og arkivinstruks fra enheter. Videre er det innhentet protokoller fra politiske møter samt tjenestebeskrivelser fra kommunens hjemmeside. Rapporten har følgende konklusjoner: Kommunen oppfordres til å revidere tjenestebeskrivelsene på hjemmesiden. Dette er god og nyttig informasjon til innbyggerne og politikere om kommunens tjenestetilbud samt saksbehandlingsprosedyrer. Videre så viser kartleggingen og beskrivelsene i rapporten at arkivarbeidet og sakssystemene i kommunen er forskjellige og at det stilles spørsmål ved enhetens håndtering av arkivarbeidet fra flere enheter. Ferdigstillelsen av en felles arkivplan for kommunen bør prioriteres. Både for å oppfylle lovkrav og for å få en felles kartlegging og forståelse av arkivarbeidet, sakssystemene og saksbehandlingen. Revisor anbefaler at kommunen bruker sitt nettverk i IKA Trøndelag IKS som bidrag i arbeidet med å styrke arkivarbeidet på enhetene og i arbeidet med felles arkivplan. Kommunen bør i forbindelse med arbeidet med en felles arkivplan ha en felles forståelse og oppfatning av innholdet i postjournalene. Det bør være ensartet praksis for journalføring på alle enheter som har krav til journalføring. Opplysningene i de postlister som er hentet fra K2000 er etter revisors vurdering i samsvar med forskriften om offentlige arkiv 2-7. Rapporten viser at kommunen har ulik praksis med å sende ut foreløpig svar skriftlig. Det viser seg imidlertid at kommunen er i kontakt med brukerne og orienterer de om saksbehandlingstid. Revisor anbefaler kommunen til å ta kontakt med regional myndighet for en avklaring av spørsmålet om hvorvidt søkere på venteliste til institusjonsplass skal ha foreløpig svar/avslagsbrev. Rapporten viser også at kommunen bør ha fokus på å innarbeide rutiner for restanseoppfølging. Ut fra de saksbehandlingsprosedyrer og maler som er forvist i denne revisjonsrapporten, har ikke revisor grunn til å tro annet enn at saksbehandlingen i de reviderte enheter vil være i samsvar med lovkrav på området. Utsending av saksdokumenter til folkevalgte: Revisor viser til kartleggingen av utsendingen av saker til politiske møter. Dette viser avvik i forhold til de interne frister som er satt for utsending av dokumenter. Rapporten kan oppsummeres i følgende anbefalinger: 1. Tjenestebeskrivelser på kommunens hjemmeside revideres. 2. Arbeidet med felles arkivplan ferdigstilles. Revisor anbefaler at kommunen bruker sitt nettverk i IKA Trøndelag IKS som bidrag i arbeidet med å styrke arkivarbeidet i enhetene og i arbeidet med felles arkivplan. 3 Revisor anbefaler kommunen til å ta kontakt med regional myndighet for en avklaring av spørsmålet om hvorvidt søkere på venteliste til institusjonsplass skal ha foreløpig svar/avslagsbrev. 4. Rutiner for restanseoppfølging utarbeides. 2

4 0 SAMMENDRAG INNLEDNING OG BAKGRUNN FOR UNDERSØKELSEN BAKGRUNN PROBLEMSTILLINGER, REVISJONSKRITERIER OG METODE PROBLEMSTILLING REVISORS FUNN OG VURDERINGER KOMMUNENS REGISTRERINGSSYSTEM OG ARKIVORDNING REGISTRERING AV INNKOMNE SAKER RESTANSEOPPFØLGING SAKSFORBEREDELSE OG VEDTAK KONKLUSJON OG ANBEFALINGER VEDLEGG 1 KILDER VEDLEGG 2 HØRINGSUTTALELSE 3

5 1 Innledning og bakgrunn for undersøkelsen 1.1 Bakgrunn Kontrollutvalget har i møte i sak KU 13/2006 bestilt et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på saksbehandlingen i Skaun kommune. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for Skaun kommune for 2006 og vedtar oppstart av et forvaltningsrevisjonsprosjekt som setter fokus på saksbehandlingen i kommunen. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på maksimalt 165 timer og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 15. august Kontrollutvalget slutter seg for øvrig til innretningen på prosjektet slik det fremgår av saken. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Kontrollutvalget ønsker en orientering om prosjektplan når denne foreligger fra Revisjon Midt-Norge IKS. Revisjon Midt-Norge IKS mottok bestilling fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS i brev av Oppdragsansvarlig revisor orienterte om prosjektplan i kontrollutvalgets møte , sak KU 24/2006. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget slutter seg til prosjektplanen, men ber om at Revisjon Midt-Norge IKS også tar inn praktisering av bestemmelser i særlover som en del av prosjektet, der dette er naturlig. Revisor ba i brev av til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge om at prosjektet utsettes mht. fremleggelsen til sekretariatet og at rapporten fremlegges til behandling i kontrollutvalgets møte Dette ble tatt inn som referatsak sak 8 i kontrollutvalgets møte , KU-sak 28/2006. Kontrollutvalget kommenterte at kontrollutvalget ønsket at revisjonen også så på om gjeldende frister for utsending av sakspapirer til politiske møter ble overholdt, dersom det var mulig uten at prosjektet ble forsinket. Dokumenthåndtering og saksbehandling 4

6 2 Problemstillinger, revisjonskriterier og metode 2.1 Problemstilling Vi undersøker følgende problemstilling: Hvordan ivaretas krav til dokumenthåndtering og saksbehandling? Revisjonskriterier Vi har sett på hva arkivloven, offentlighetsloven og forvaltningsloven stiller som krav på området, samt kommuneinterne retningslinjer, og om de ansatte har tilstrekkelig kunnskap om registreringssystemet. Vi har også sett på saksbehandlingsbestemmelser i noen særlover. Problemstillingen belyses ved hjelp av følgende revisjonskriterier: Kommunens registreringssystem og arkivordning Registrering av innkomne saker Restanseoppfølging Saksforberedelse og vedtak. De gjeldende revisjonskriteriene blir presentert innledningsvis i kap Lover og forskrifter Lovverket Arkivloven med forskrifter Lov av 4. des 1992, nr. 126 om arkiv m.m. og forskrifter vedtatt Loven trådte i kraft Loven inneholder bestemmelser om offentlige organers arkivansvar, om Riksarkivarens rettlednings- og tilsynsansvar og om kassasjon og bevaring av arkiv. Arkivloven inneholder også bestemmelser om private arkiv. De viktigste bestemmelser for kommunen er: 1 Lovens formålsparagraf Ta vare på arkiv av kulturell eller forskningsmessig verdi og som inneholder rettslig eller forvaltningsmessig dokumentasjon. 2 Det er felles lovbestemmelser for offentlige arkiv, både statlige, kommunale og fylkeskommunale. 6 Arkivansvar Offentlige organer har plikt til å ha arkiv som skal være innrettet og ordnet slik at dokumenter er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid. 7 Riksarkivaren har rettlednings- og tilsynsansvar for offentlige arkiv. Det innebærer godkjenning, inspeksjon og pålegg. 8 Riksarkivaren kan be om regelmessige rapporter om arkivforholdene i offentlige organer. 9 Riksarkivaren skal godkjenne kassasjoner av offentlig arkivmateriale. Bestemmelser i personopplysningsloven går foran denne bestemmelse, men Riksarkivaren må rådspørres først uansett. 10 Riksarkivaren kan kreve at fylkeskommunale/kommunale arkiver avleveres til Arkivverket dersom særlige hensyn tilsier det. 11 Riksarkivaren kan kreve refusjon fra avleverende organ for merkostnader arkivverket blir påført hvis arkivet ikke er i henhold til reglene. 12 Kongen kan gi utfyllende regler om arkiv. Dokumenthåndtering og saksbehandling 5

7 Forvaltningsloven Forvaltningsloven av med senere endringer inneholder saksbehandlingsregler som skal sikre publikum visse rettigheter: 6 Habilitet. 11 Veiledningsplikt, bestemmelser om foreløpige svar. 13 Taushetsplikt, bestemmelser om foreløpige svar. 16 En part skal varsles og gis anledning til å uttale seg før vedtak treffes. 17 Utrednings- og informasjonsplikt ovenfor part. 18 En part har rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter. (Med visse unntak.) 23 Enkeltvedtak skal være skriftlige. 24 Enkeltvedtak skal begrunnes. Unntak: Ansettelsessaker. 27 Partene skal underrettes om vedtaket. 28 Enkeltvedtak skal kunne påklages. Kap VII: Utarbeidelse av forskrifter. Saksbehandlingsregler i andre særlover Offentlighetsloven Offentlighetsloven av inneholder regler for dokumentinnsyn, bl.a. i forhold til postjournal og arkiv. Postjournal og lignende register skal være tilgjengelig for publikum. Alle brev skal registreres i postjournal, også de som inneholder konfidensielle og sensitive opplysninger. Det skal gå frem av den offentlige journalen at slike brev er mottatt eller sendt, men opplysninger utelates i henhold til den gradering saken er gitt. Enkeltsaker om barnevern, sosial omsorg, adopsjon, psykisk helsevern, umyndiggjørelse o.l. kan føres i en egen ikke offentlig journal, jfr. KGL. Res av 11. juni Kart til møter, d.v.s. fortegnelse over saker til behandling på møter som er åpne for publikum er offentlige. Publikums rett til innsyn i arkivet er ellers avgrenset til enkelte saker som må identifiseres på forhånd. Kommuneloven Lov om kommuner av nr 107 med senere endringer slår fast at kommunestyret har det formelle ansvaret for arkivordningen, mens administrasjonssjefen (rådmannen) har det praktiske og reelle ansvaret som en del av lederfunksjonen, jfr. kommuneloven 23. Etter lovens 4 plikter kommunen å drive aktiv informasjon om sin virksomhet, og at forholdene legges best mulig til rette for offentlig innsyn i saksdokumentene. Kommuneloven inneholder bl.a. bestemmelser om saksbehandling, innsynsrett, møtebøker osv. Personopplysningsloven Helseregisterloven Helsepersonell-loven Pasientrettighetsloven Arbeidsmiljøloven Regnskapsloven Pliktavleveringsloven Sikkerhetsloven 1 Ny offentlighetslov er sanksjonert Ikrafttredelse blir enten eller Dokumenthåndtering og saksbehandling 6

8 Dette er lover som har betydning for kommunens oppbevaring og behandling av personopplysninger, arkivrom m.v. Forskrifter og bestemmelser Forskrift av nr om offentlige arkiv. Andre forskrifter som omhandler behandling av offentlige arkiver. Forskjellige interne rutiner i Skaun kommune vedr. sakssystem, arkiv og saksbehandling. Arkivinstrukser Metode For å svare på problemstillingen har revisor foretatt informasjonsinnhenting fra ansatte ved kommunens servicekontor, teknisk kontor/plan- og byggesak, Jåren-Råbygda barnehage, Venn oppvekstsenter, Rossvollheimen, hjemmetjenesten, sosial- og barnevern samt kulturskole. Dette er ansatte som har verv som ledere/kontorstøttefunksjon/saksbehandlere. Informasjonen er verifisert av de ansatte. Det er gjennomført møter med kommunens ledelse i oppstartsfasen av prosjektet. Revisor har innhentet postlister, saksbehandlingsmaler, interne retningslinjer og arkivinstruks fra enheter. Videre er det innhentet protokoller fra politiske møter samt tjenestebeskrivelser fra kommunens hjemmeside Gjennomføring Oppdragsansvarlig revisor for prosjektet er Inger Johanne Flønes. Prosjektmedarbeider har vært Anne Gråberg Avgrensninger av prosjektet Informasjonsinnhentingen ble foretatt i juni Vi har undersøkt utsendingen av saksdokumenter til politiske møter i perioden januar-september Undersøkelsen har vært rettet mot formelle forhold og rutiner i selve saksgangen og dokumentflyten, og ikke mot faglige vurderinger i saksbehandlingen. Undersøkelsen omfatter heller ikke om arkivenes oppbygging er i samsvar med arkivregelverket og personvernregisterloven Høring Foreløpig rapport er oversendt kommunen til høring den Rådmannens høringsuttalelse foreligger i brev av Det er ikke kommet frem merknader eller kommentarer som medfører endringer i rapporten. Rådmannen uttaler at rapporten vil være et godt redskap for det videre arbeidet med utviklingen av dokumenthåndtering og saksbehandling i Skaun kommune. Høringsuttalelsen er vedlagt som vedlegg 2. 3 Revisors funn og vurderinger 3.1 Kommunens registreringssystem og arkivordning Nærmere om kildene for revisjonskriteriene Arkivloven av nr. 126, 1 og 6 slår fast at offentlige organer plikter å ha et arkiv, og at arkivet er innrettet slik at dokumenter er sikret som informasjonskilder både for samtid og ettertid. For øvrig er detaljbestemmelsene hjemlet i forskrifter til arkivloven. Offentlighetsloven stiller forøvrig krav om at det skal føres journal i henhold til bestemmelsene i arkivloven Dokumenthåndtering og saksbehandling 7

9 Forskriften om offentlige arkiv legger under henvisning til kommunelovens 23 det praktiske og reelle ansvar for arkivområdet til administrasjonssjefen. Videre skal arbeidet som hovedregel utføres av en egen enhet (en arkivtjeneste), felles for hele forvaltningsorganet, under ledelse av en arkivansvarlig. Forskriften legger videre føringer på at dagligarkivet (det aktive arkivet) skal være sentralisert så langt dette er praktisk mulig. Forskriftens bestemmelser om bl.a. journal og behandling av post og saksdokument legger føringer på dokumenthåndteringen (Forskriften av nr. 1193, 1-1, 2-1 til 2-4 samt 2-6 ff og 3-1 ff.) Forskrift om offentlige arkiv 2-2 pålegger alle offentlige organ å utarbeide arkivplan. En arkivplan er en samleplan med oversikt over arkivet og arkivarbeidet i kommunen. Forskriften sier følgende i 2-2: Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet. Det finnes for øvrig en rekke spesialbestemmelser som regulerer offentlig saksbehandling og krav til arkivering av dokumenter. Eksempler på slike er personregisterloven, pliktavleveringsloven, kulturminneloven m.v. Vi velger imidlertid ikke å gå nærmere inn på disse lovene her Revisors funn Servicekontoret Servicekontoret opplyser at Skaun kommune benytter Kontor 2000 (K2000) som registreringssystem og saksbehandlingssystem. Noen hovedområder i kommunen har egne klientprogram/fagsystemer og egne saksarkiv (helse- og sosialsektoren.) Hovedarkivet skal gjenspeile det som er av dokumenter i K2000. Det er saksbehandlere/ansatte ved rådhuset som er knyttet opp til K2000 og hovedarkivet ligger i Servicekontoret. Dette betyr i hovedsak at det er rådhuset som bruker K2000, med noen unntak: Kulturskolen har skrive- og lesetilgang til K2000. Rossvollheimen har lesetilgang i ansettelsessaker. Flere enheter er egne journalenheter med egne saksarkiv som de har ansvar for. Kommunen følger rutiner ved elektronisk journalføring og elektronisk arkivering av saksdokumenter (Noark- 4, Norsk arkivstandard.) Etter siste oppgradering i K2000 har kommunen både windows og web-versjon av K2000. Oppgradert høsten Versjon 5 av K2000 er godkjent for fullelektronisk arkiv. Organisasjonen er ikke klargjort enda for dette da dette innebærer full skanning av alle saker. En ansatt ved Servicetorget ble systemansvarlig for K2000 fra høsten Oppgradering/opplæring av K2000 hadde ikke høy prioritet før dette. To av de ansatte driver med opplæring av systemet. Målet er å få til system på opplæring og rask gjennomgang på nye brukere. Tid er mangelvare og det er derfor vanskelig å få til faste rutiner. Nye brukere får hjelp og støtte i systemet. Barne- og familiekontoret har etterlyst opplæring i systemet og det skal være en felles opplæring høsten Servicekontoret mener at de burde hatt en gjennomgang til skole/barnehage. Alle får en rask gjennomgang av sakssystemet etter ønske. Systemansvarlig orienterer ikke om saksbehandlingsrutiner, kun K2000. Systemansvarlig sier selv at dette kan endres ved å informere om kontorrutiner samtidig. I intern opplæring har de mye å hente på alle nivå. Alle enheter i kommunen har saker som gjelder driften av enheten. Dette skal inn i K2000 uavhengig av om enheten er egen journalenhet/arkiv. Kommunen benytter K-kode arkivnøkkel. Arkivet skal gjenspeile det som er av dokumenter i K2000. Det som ikke er klientsaker føres i K2000 for Rossvollheimen og hjemmetjenesten. De som ikke bruker K2000 som saksarkiv har egne arkiv. Det er egne arkiv for eiendomsarkiv samt for kommunale eiendommer. Personalarkivet er også et bruksarkiv på personal. Kommunen har ikke vedtatt en arkivplan, men har arbeidet med dette. Tekstdelen på arkivplanen var klar i Beskrivelse av arkivene var ikke klar. Arkivlederfunksjon er ikke opprettet. Arkivet inngår i Dokumenthåndtering og saksbehandling 8

10 servicekontoret og dette igjen ledes av leder ved servicetorget. Sånn sett er det leder som har ansvaret for arkivet, men funksjonen arkivleder er ikke opprettet. Det er et ønske om en arkivleder. Kommunen er medlem av Interkommunal arkivordning Trøndelag IKS (IKA Trøndelag IKS). De har kunnet benyttet dem mer. Det er tilbud fra IKA om hjelp og støtte. Leder ved servicekontoret og en medarbeider er kontaktpersoner. Servicekontoret og leder har nok med det daglige arkivet. Dersom arkivleder hadde vært opprettet kunne dette blitt prioritert. En sekretær foretar arkiveringer. Kulturskolen Rektor ved kulturskolen benytter K2000 og har full tilgang, noe som innebærer at sakene åpnes i systemet. Saker er ikke avsluttet i K2000 enda. Her trenger han opplæring, noe som skal skje etter ferien. Rektor finner lett frem til dokumenter i K2000. Han synes det er lettere å finne frem i K2000 enn i filsystemet på server. Han har bare positive erfaringer med å være K2000 bruker og spør servicekontoret ved behov. Kulturskolen er egen arkivenhet i K2000. Arkivet er fysisk plassert på kontoret og plassert i permer. Det varierer etter sakstype hvorvidt sakene er sortert etter kalenderår eller skoleår. Alt om elevene er arkivert på skoleår. Arkivsystemet er sortert etter undervisningsforhold og elevforhold. Det fremgår ikke av K2000 hvor saken er arkivert. Personalmappen er også et arkiv. Av taushetsbelagte opplysninger så må det vel være personalmappen. Elevsakene inneholder ikke taushetsbelagte opplysninger. Hvor lenge saker skal arkiveres hos kulturskolen er rektor usikker på. Han har nevnt det for servicekontoret. Han har deltatt på kurs i arkivloven. Arkivene er ikke nedlåst. De står i permer. Kontoret låses når han går ut. Rektor leter litt etter å få til et godt arkivsystem. Sosialtjenesten Benytter fagprogrammet Socio. Dette er et program som er laget for sosialtjenesten, og fagansvarlig er systemansvarlig. Det kan tas ut statistikker ut fra systemet, men de ansatte ved sosialtjenesten har ikke fått nødvendig opplæring slik at fagprogrammet utnyttes fullt ut. Opplæring av alle brukere er et behov som fagansvarlig har meldt videre oppover i administrasjonen. Programmet er ikke den nyeste versjonen av fagprogrammet. Fagansvarlig er usikker på hvor oppdatert denne utgaven av programmet er i forhold til den bruk det er behov for på kontoret. Fagansvarlig har en dialog med IKT for å få informasjon om nødvendig opplæring, og en oversikt over gjeldende avtaler mellom kommune og leverandør. Fagansvarlig har ikke hatt opplæring i K2000. Alle fagansvarlige i barne- og familietjenesten skal ha opplæring til høsten. Enhetsleder er inne på K2000, men ikke de enkelte fagansvarlige. Arkivrom er låsbart og deles med flere. Arkivansvarlig er leder ved barne- og familie-enheten sammen med fagansvarlig. De er nødt til å få endret rutinene mht arkivering, og dette er noe som skal prioriteres framover. Det er behov for å få arkiveringsrutiner, slik at fysisk mappe blir mer i samsvar med datamappe. Sosialtjenesten har over lang tid vært preget av mye utskiftning av arbeidstakere/vikarer. Det har derfor vært vanskelig å få opprettholdt kontinuitet i rutinene, samt lage nye og bedre rutiner vedr. arkivering når ingen har hatt arkivering som et eget ansvarsområde etter at sosialtjenesten sin 50% merkantilstilling ble omgjort til ren fagstilling. Sosialtjenesten har ikke hørt om IKA Trøndelag IKS. Sosialtjenesten hadde merkantilt ansatt inntil 2,5 år siden. Det merkes at denne funksjonen ikke er på plass. De har behov for å rydde opp i arkivet, men det er vanskelig å finne tid til dette på grunn av en stadig større saksmengde og med mer kompliserte og arbeidskrevende saker samt at ingen har opplæring i arkivering. Flere saker skulle ha vært flyttet til fjernarkiv. Opprydding i arkiveringsrutiner og arkiv er planlagt prioritert framover. Sosialtjenesten er i gang med å endre arkivet slik at søkere blir registrert på fødselsdato, og ikke etternavn. Barneverntjenesten BvPro har vært benyttet siden Det har kun vært mindre oppdateringer siden. Det fins nyere versjoner som kunne ha forenklet saksbehandlingen. Fagansvarlig er systemansvarlig. K2000 brukes lite. Dokumenthåndtering og saksbehandling 9

11 Barneverntjenesten har hatt en del å gjøre med IKA Trøndelag IKS gjennom å ha mottatt en del skriftlig informasjon. Merkantil har vært ansvarlig for dette. Arkivet er fysisk plassert hos merkantil. Arkivet er låsbart og bare barneverntjenesten har nøkler til dette. Barneverntjenesten har kontaktperson i servicekontoret i arkivsaker. Fjernarkivet er på Dora i Trondheim. Hjemmetjenesten Gerica er både et saksbehandlingssystem og et klientprogram. Alt registreres i Gerica. Alle tjenestene er samlet i Gerica og alle tjenestene saksbehandles der. Gerica gir en veldig god oversikt over brukerne. Det er bare leder av hjemmetjenesten som bruker K2000. Dette kan være saker av overordnet karakter, f.eks høringer/notater/politiske saker. To i hjemmetjenesten har bygd opp kodeverket i Gerica og er systemansvarlige, sammen med to på Rossvollheimen i dag. Hjemmetjenesten har eget arkiv. Hver bruker har hengemapper i arkivet. Dora benyttes som fjernarkiv. Hjemmetjenesten har utarbeidet arkivrutiner sammen med en person ved servicekontoret. Interkommunalt arkivordning har de ikke hørt om. Saker som skal i K2000 leveres til servicekontoret for arkivering. Det er ingen arkivplan. Hjemmetjenesten har arkivinstruks for helsetjenesten/pleie- og omsorgstjenesten. Rossvollheimen K2000 er ikke tatt i bruk, men de har lese- og skrivetilgang til systemet. Få saker saksbehandles via K 2000, ca. 2-3 i året. Dette er saker som kommer fra rådhuset. Styrer skriver da i K2000. Styrer har ikke fått mye opplæring i K2000. Sekretær har ikke bruk for K2000 i saksbehandlingen. Tilsettinger går via K2000. De bruker her lesetilgangen. Gerica er tatt i bruk som pasientjournal. Alle søknader om opphold blir registrert i Gerica. Nesten alle brukerne er ferdigregistrert av hjemmetjenesten i Gerica. Det er tjenesten som endres. Sekretær saksbehandler vederlagsberegningen gjennom Gerica. De har planer om å saksbehandle i Gerica. Alt kunne vært løftet inn i Gerica. Dette er målsettingen når personalsituasjonen på ledersiden er avklart. Word benyttes i saksbehandlingen. De har egen brannmur på server og er lagret på sikker sone. En av sykepleierne er systemansvarlig på Gerica. En sykepleier fra hver avdeling er ressursperson på systemet. Dersom Gerica skal benyttes i saksbehandlingen må det lages maler utover det de har i dag. Rossvollheimen har eget arkiv, og er ikke tilknyttet servicekontorets arkiv. Det er eget personalarkiv. Journalarkiv/pasientarkiv er både elektronisk i Gerica og i papir. De har også et diversearkiv: Dette inneholder gamle arkivføringer internt. I forbindelse med nedleggelsen av Buvik aldersheim ble det foretatt opprydding i arkiv. Elektronisk arkiv: Avdelingene bruker pasientjournalene i Gerica. Hver gruppe har tillatelse på hva de har lov til å gjøre og ikke gjøre. Hver avdeling har tilgang til Gerica. Det er skille mellom åpen omsorg og sykehjemmet. Pasientjournalopplysninger ligger der pasienten er. Det er det eneste alternativet i følge de ansatte. Journalen følger pasienten og det fungerer veldig godt. Pasientarkivet og personalarkivet på administrasjonen er låsbart. Dødsarkiv og fjernarkiv oppbevares i eget arkivrom som er låst. Avdelingen: Pasientjournaler oppbevares i egne låsbare skap eller tralle. Jåren-Råbygda barnehage Barnehagene er ikke knyttet opp mot K2000 slik som rådhuset er. De har verken skrive eller lesetilgang. Barnehagen er knyttet opp mot kommunens server og har felles intranett. I saksbehandlingen benytter barnehagen word og ikke K2000. Det kjøres back-up gjennom systemet daglig. Dersom styrer mottar saker som skal saksbehandles i K2000, f.eks HMS-rapport, leveres dette i papirutgave til personal/rådmannen. Intranettet: Det er eget barnehageområde. Helse og oppvekst har eget område med skjema som alle har bruk for. Det er eget barnearkiv og eget personalarkiv. Saker i tilknytning til personalarkiv går i kopi til personalmappen på rådhuset. Saker i tilknytning til barnet legges i barnearkivet. Saker som er unntatt offentlighet av ulike årsaker merkes med unntatt offentlighet og legges i egen mappe på barnet. Barnearkivet og personalarkivet er låsbart. Dokumenthåndtering og saksbehandling 10

12 Det er ingen kopibok av utgående brev. Postjournalen viser hvor brevene finnes. I forhold til postjournalen og inndelingen av barnehagearkivet benyttes samme system på den andre barnehagen styrer har ansvar for. Arkivloven er styrende. Styrer har deltatt på kurs i arkiv i 2005 igjennom IKA Trøndelag IKS. Det er egen arkivinstruks for barnehager. Styrer fikk denne i mars I 2001 var felles arkivplan på høring. Venn oppvekstsenter Skolen har ikke tilgang til K2000. Det meste av saksbehandlingen som foregår i K2000 er det rådmannen som har. Skolen bruker Word og kommunens intranett. Rektor og sekretær må ha opplæring i access. Elevopplysninger inntas ikke i postpermen. Elevopplysninger oppbevares i eget arkiv: elevmapper. Skolen lagrer ikke elevopplysninger på data. Det benyttes diskett som legges tilbake i elevmappa. Skolen er veldig oppmerksom på personen. Forskjellige permer er til bruk daglig. En generell perm er til inngående brev. En egen perm er til post fra kommunen. Diverse rundskriv er i egen perm, FAU-perm, Samarbeidsutvalget, Elevråd, Elevkort: Kvalitetssikrer lese- og skriveopplæring. Alt som inneholder korrespondanse med pp-tjenesten, korrespondanse med barnevern, er lagt i mappe merket med unntatt offentlighet og lagt i elevmappa til dette barnet. Personalarkiv: Egne mapper på personalet. Kopier som mottas fra personalkontoret, permisjonssøknader, oppsummering etter medarbeidersamtale med begge parters underskrift etc. Personalarkiv, elevmapper og elevkort oppbevares i låsbare skap. Gammel post er samlet i arkivbokser og lagt i kjeller. Det er en tendens til å lagre for mye. De har planer om å rydde i arkivet. Ingen fra IKA Trøndelag IKS har vært på skolen. Det er det et ønske om. Rektor hadde flere spørsmål knyttet til arkivering og arkiveringstid. Skolen har en arkivinstruks for grunnskolen. Plan- og byggesak K2000 har en byggesaksmodul. Denne benyttes i saksbehandlingen. Eiendomsarkivet er fysisk plassert ved teknisk kontor. Dette er arkivert etter gnr og bnr. Servicekontoret har ansvaret for arkiveringen. En byggesak er ikke ferdig før ferdigattest er gitt. I hovedsak oppbevares saksmappene på kontoret inntil saken avsluttes, men praksis varierer. Når saken er avsluttet går saksbehandler igjennom mappen og rydder før den leveres til arkivet for arkivering Revisors vurdering Det er innledningsvis beskrevet at arkivloven med forskrifter stiller krav til hvordan arkivet er organisert. Kommunen har et felles saksarkiv fysisk plassert på Servicekontoret. Arkivet gjenspeiler dokumentene som finnes i K2000. I tillegg er det arkiver utenfor hovedarkivet av ulike årsaker, bl.a. egne fagsystemer. Kommunens arbeid med felles arkivplan er ikke fullført. Det foreligger rapport fra Innføringsprosjekt Kontor 2000 for Skaun kommune, datert Å utarbeide en arkivplan krever arkivfaglige kunnskaper om de ulike emnene som planen skal inneholde. Arkivplanen skal inneholde en fullstendig og ajourført oversikt over de systemene som blir benyttet til journalføring og eventuelle andre former for registrering av saksdokument. Det er også i forskriften om arkiv nevnt viktigheten av at arkivplanen er ajourført. Kommunen har flere interne retningslinjer bl. interne rutiner for servicekontoret ifb. med skanning, nye rutiner ifb. med innføring av skanning kontor 2000, saksbehandlers arkivansvar, saksframlegg til politisk utvalg og delegert vedtak, rutiner-saker til politisk utvalg. Flere enheter har i tillegg arkivinstrukser for sin virksomhet. Dette er generelle arkivinstrukser. Hjemmetjenesten har utarbeidet egen prosedyre for arkivering i tillegg. Dokumenthåndtering og saksbehandling 11

13 Kartleggingen og beskrivelsene ovenfor viser at arkivarbeidet og sakssystemene i kommunen er forskjellige og at det stilles spørsmål ved enhetens håndtering av arkivarbeidet fra flere enheter. Dette tyder på at det er usikkerhet rundt arkivhåndtering. Ferdigstillelsen av en felles arkivplan for kommunen bør prioriteres. Både for å oppfylle lovkrav og for å få en felles kartlegging og forståelse av arkivarbeidet, sakssystemene og saksbehandlingen. Revisor anbefaler at kommunen bruker sitt nettverk i IKA Trøndelag IKS som bidrag i arbeidet med å styrke arkivarbeidet på enhetene og i arbeidet med felles arkivplan. 2 Beskrivelsene ovenfor av sakssystemene viser også forskjellige behov i opplæring og oppdatering av de forskjellige systemer. Elektronisk sak/og arkivsystem og arkivrutiner henger sammen. Arkivordningen skal til enhver tid gjenspeile kommunens oppgaveutførelse og gi et bilde av kommunens oppgavehistorie. Noark-4 er en standard utarbeidet av Riksarkivaren som definerer hvilken funksjonalitet et elektronisk sak-/arkivsystem skal inneholde. En grunnleggende forståelse av kravene i Noark-standarden er sentral for arkivmedarbeidere som skal behandle elektroniske sak-/arkivsystemer, 3.2 Registrering av innkomne saker Nærmere om kildene for revisjonskriteriet Krav til journal og elektroniske arkivsystem er omtalt i forskrift om offentlig arkiv kap II del B. Et offentlig organ skal ha en eller flere journaler for registrering av dokument i de sakene organet oppretter. I journalen skal en registrere alle inngående og utgående dokument som etter offentlighetsloven 2 og 3 må regnes som saksdokument for organet, dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som informasjon. Journaler skal føres elektronisk eller på papir. Dersom journalen inngår i et elektronisk arkiv- eller saksbehandlingssystem, skal en på en enkel måte kunne hente ut og gjøre tilgjengelig de journalopplysningene som allmennheten har krav på å få innsyn i. ( 2-6) Det er ovenfor nevnt at arkivplanen skal inneholde en fullstendig og ajourført oversikt over de systemene som blir benyttet til journalføring og eventuelle andre former for registrering av saksdokument. Det er også nevnt viktigheten av at arkivplanen er ajourført. Innføring i journalen skal skje på en måte som gjør det mulig å identifisere dokumentet, så langt dette kan gjøres uten å røpe opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, eller som ellers kan unntas fra offentlig innsyn etter 5 eller 6 i offentlighetsloven. Ved registrering av dokument skal en føre inn følgende: a) journalføringsdato b) saks- og dokumentnummer (journalnummer i papirbaserte journaler) c) sender og/eller mottaker d) opplysninger om sak, innhold eller emne, d) dokumentets dato I tillegg skal journalen inneholde arkivkode (etter arkivnøkkelen), ekspedisjons- eller avskrivingsdato og avskrivingsmåte. ( 2-7, 1. og 2. ledd) Ved journalføring på papir må en se til at journalen inneholder de opplysningene som kreves, jf. 2-7 første og andre ledd. Statlige organ bør nytte en av statens fellesblanketter. ( 2-8) 2 IKA skal arbeide for at arkivmateriale fra medlemmene eller materiale som disse har ansvar for, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for offentlig bruk, forskning og andre administrative og kulturelle formål, i samsvar med arkivloven. Selskapet er depotinstitusjon for medlemmenes melde- og konsesjonspliktige arkiver i henhold til Personopplysningsloven. Selskapet bistår med å utvikle arkivtjenesten hos medlemmene, føre tilsyn med at arkivdanningen i kommunen følger gjeldende lovverk, kompetanseoppbygging og annet arkivarbeid. Dokumenthåndtering og saksbehandling 12

14 Utgangspunktet for saksbehandlingen er at saker skal forberedes og avgjøres i forvaltningen uten ugrunnet opphold. Dette følger av forvaltningsloven10. februar a første ledd samt alminnelige prinsipper for forsvarlig saksbehandling. Den tid som går med til å ferdigbehandle en sak, vil avhenge av flere forhold, bl.a. sakens omfang og art, samt arbeidsbelastningen og de ressurser som står til disposisjon i vedkommende forvaltningsorgan. Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det snarest mulig gis underretning om dette med angivelse av grunnen, og så vidt mulig også meddeles når svar kan ventes, jf. forvaltningsloven 11 a annet ledd. I saker som gjelder enkeltvedtak er det satt en uttrykkelig tidsfrist for å sende foreløpig svar. Foreløpig svar skal sendes dersom «en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt», jf. 11 a tredje ledd. Svikt i forvaltningsorganets rutiner for registrering av innkomne saker og/eller for restanseoppfølging, fører lett til «ugrunnet opphold» i saksbehandlingstiden, jf. forvaltningsloven 11 a første ledd. I forvaltningsloven 11 b er Kongen gitt hjemmel til å vedta forskrift som fastsetter frister for forvaltningens behandling av saker om enkeltvedtak samt forskrift med nærmere regler om beregning av fristene. I forskrift 8. september 2000 nr. 899 om beregning av saksbehandlingsfrister er det gitt regler om hvordan svarfristene skal beregnes. Det er foreløpig ikke, med hjemmel i forvaltningsloven 11 b, gitt forskrift om frister for forvaltningens saksbehandling. Det ble i 2003 innført tidsfrister i byggesaksbehandlingen på flere områder enn tidligere Revisors funn Servicetorget Det er felles postmottak for enhetene på rådhuset. Noen av enhetene på rådhuset er unntatt og servicekontoret åpner ikke denne posten. Dette gjelder Barne- og familietjenesten og enhetene under denne. Biblioteket omfattes av felles postmottak. Servicetorget har ikke ansvar for enheter utenfor rådhuset. All inngående post med vedlegg skannes. I dag har de mulighet til å skanne A3 og A4 format. I byggesak skannes ikke vedleggene. I søknader skannes søknaden og CV. Skoler/barnehager bruker ikke K2000 til brevskriving/saksbehandling, men word. Word-dokumentene oversendes og registreres som inngående post av servicekontoret. Skoler/barnehager benytter egne postjournaler. Kulturskolen registrerer post selv i K2000. Servicekontoret vurderer hva som skal journalføres eller ikke. De fordeler posten direkte til saksbehandler. Dersom de er usikker på saksbehandler så legges dette til leder eller at de spør saksbehandler. Servicekontoret mener at de er gode til å søke opp saker i K2000. De er flere som fører posten. 4 stk. inkl. lærlingen. De mener at det er greit å se hva som er kommet inn selv om de ikke har den fysiske mappen. Målsetting er at dagens post skal være registrert neste formiddag. Posten kommer med landpostbudrute (ca. kl ) og de rekker ikke å registrere/skanne alt samme dag. Saksbehandlerne er generelt flinke til å hente posten sin i posthylla. De som ikke får posten registrert og skannet får posten sortert uåpnet og lagt i enhetens posthylle. Det er bare en faks på rådhuset og den befinner seg på servicekontoret. Kommunens offisielle e-post går om postmottaket. Det går mye intern/og ekstern e-post dit. Servicekontoret overfører e-poster som skal journalføres til K2000. Mange saksbehandlere er flinke til å sende til postmottaket/servicetorget for registrering. Saksbehandlerne oppfordres til journalføring av e-post. Servicekontoret mener selv at de ikke har gode nok rutiner på arkivering/journalføring av e- post som kommer direkte til den enkelte saksbehandler. Saksbehandler har ansvar for å sende e-post til postmottak for registrering i K2000. Ved utgående post er det saksbehandlers ansvar å skrive brevet og legge i konvolutt. (Følger av saksbehandlers arkivansvar). Saksbehandlere får innføring i dette samtidig med K2000. Ved utgående post merker saksbehandler saken i K2000 som ferdig fra saksbehandler. Det er arkivet som avslutter saken i K2000. Servicekontoret/arkivet kontrollerer at alle dokumenter er der og kontrollerer at Dokumenthåndtering og saksbehandling 13

15 mappen er ryddet. Servicekontoret/arkivet tar av og til oppryddingen selv for å være effektiv og snill. Saksbehandlerne får ikke til å åpne en sak. Det er kun arkivet som åpner/avslutter saker. Når det gjelder maler så har K2000 ikke maler for foreløpig svar på saksbehandlingstid. Enhetene kan ha utarbeidet egne maler, men dette ligger ikke inn som standard i K2000. Det fins ikke maler bortsett fra hvordan saken bygges opp. Servicekontoret skal i møte med teknisk kontor/byggesak for å diskutere bruken av maler da de har hatt gjennomgang av sine maler. I delegert vedtak skriver saksbehandler inn klageadgang hver gang. Det har fra Servicekontorets side vært klaget på rutinene/malene til byggesaksbehandlere. Servicekontoret sitter med ajourhold på kommunale avgifter (vannavg./kloakkavg./feieavg). Malene har vært for dårlige som grunnlag for registrering av avgifter. Det er ikke fattet politiske vedtak om saksbehandlingstid. Revisor mottok eksempel på postjournal. Kulturskolen Kulturskolen er egen journalenhet og rektor både registrerer og journalfører egen post selv. Kulturskolen er ikke med på den offisielle postlista, ellers er det likt i forhold til K2000. Kulturskolen er den eneste utenfor rådhuset som er med på å prøve K2000. Dette har vært prøvd siden årsskiftet Revisor fikk kopi av postjournal. Rektor skriver ut postliste for 1 mnd i gangen og setter i perm. Det har ikke vært diskutert om kulturskolens postjournal skal inn på kommunens offisielle postjournal. Posten sorteres på rådhuset. Den åpnes av rektor som henter posten daglig. Ved poståpning stemples inngående brev og det settes på journalnr. samt hvor saken er arkivert. Ved utgående post går rektor til rådhuset for frankering. Det er mye e-post og dette behandles som vanlige brev forutsatt at det er arkivverdig. Det kan være vanskelig å avgjøre. Det savnes å kunne importere e-post til K2000. Saksbehandlingen er knyttet til elevene. Søknadsrutinene er gjort om. Rektor sender ut foreløpig svar om at søknaden er mottatt og at søknadene behandles fortløpende etter søknadsfristens utløp. Det går ikke 4 uker fra frist går ut til alle søknadene er behandlet. Noen kan søke i lang tid før fristen går ut. På våren sendes det ut brev til alle elevene med spørsmål om de ønsker å fortsette eller ikke i kulturskolen. Slike svar registreres, men rektor er usikker på om slike svar skal journalføres eller ikke, dvs. om de er arkivverdige. Sosialtjenesten Søknadene leveres oftest ved personlig oppmøte. Det er få søknader som kommer via posten. Når sakene kommer til sosialtjenesten blir de påført stempel og journalnr. Det føres postjournal på saker som er knyttet opp mot klient i Socio. Pr. i dag er det er den enkelte saksbehandler som har ansvar for å påføre stempel samt registrere i Socio. Dersom det har kommet brev som ikke har vært knyttet opp mot registrert klient, har kontoret manglet rutiner for denne registreringen av posten etter at kontoret mistet sin merkantile stilling. Fagansvarlig har imidlertid nå tatt kontakt med en tidligere merkantil ansatt, og fått opplæring i hvordan Socio ble brukt til dette. Det utarbeides nå rutiner for postregisrering for generelle saker på kontoret. Når sakene er ferdig behandlet blir de registrert ut av Socio som utgående post. En sjelden gang kommer søknader på e-post til kommunens postmottak. Søknader blir da skrevet ut, og lagt i kontorets posthylle. Felles faks for sosialtjenesten, barnevern og PPT. Dette stemples og journalføres såfremt det er arkivverdig post. Når søknaden er mottatt settes det opp en time. Det behandles ikke søknader før det er gjennomført samtale med nye klienter. Vedtak kan også skrives ut fortløpende. Sakens art kan tilsi det. Dette gjelder saker der klienten er registrert og godt kjent av kontoret eller krisesøknader. Krisesøknader på matpenger skal behandles innen 48 timer. Sosialtjenesten prøver å holde seg innenfor 3-4 ukers saksbehandlingstid, men har i perioder måttet utvide til 8 uker. Det sendes ikke ut foreløpig svar når det er 3-4 ukers saksbehandlingstid. Dokumenthåndtering og saksbehandling 14

16 Sosialtjenesten har vært for snille med å ta inn ufullstendige søknader. Det er klientens ansvar at nødvendig dokumentasjon foreligger. Klienten blir alltid informert muntlig med beregnet saksbehandlingstid i første samtale. For tiden har sosialtjenesten ca. 8 ukers saksbehandlingstid. Når kontoret forventer lengre saksbehandlingstid enn 4 uker, skal det alltid sendes forvaltningsbrev med informasjon om dette til klienten. Det sendes ut et enkelt brev der de oppgir saksbehandlingstiden. De har en dialog med klientene, og det er vanlig å ringe og varsle om dette. Sosialtjenesten har i mange tilfeller tatt i mot for mange ufullstendige søknader, og selv innhentet nødvendig informasjon, men dette skal innskjerpes framover som også et virkemiddel for å få kortet ned saksbehandlingstiden på 8 uker. Det er klientens ansvar at nødvendig dokumentasjon foreligger på søkertidspunkt, og ikke at sosialtjenesten må innhente dette selv. Sosialtjenesten har ikke hatt mange klagesaker. Barneverntjenesten Barneverntjenesten har en merkantil ansatt i 50% stillingsandel. Sekretær registrerer saken i BvPro. Sakene poststemples daglig og påføres journalnr. og saksbehandler. Posten legges i postmappe i posthylle til fagansvarlig som kvitterer for at posten er sett. Postliste kan til enhver tid leses/skrives ut både daglig og ukentlig. Dette viser all post som er gått inn og ut av barneverntjenesten, både på enkeltsaker og annen innpost fra ulike instanser i forhold til meldinger/krav/rapportering/generell info m.m. Barneverntjenesten synes det er greit å skille mellom arkivverdig post og post som ikke er det. Det er felles faks for sosialtjenesten, barnevern og PPT. Diverse søknader og andre henvendelser pr mail, i klientsaker, kommer både direkte til tjenestens saksbehandlere og enkelte inn til kommunens postmottak som skriver ut og legger til kontoret. Stemples og journalføres såfremt det er arkivverdig post. Dette gjelder også for faks. Barneverntjenesten har laget en papir e-postjournal som ligger på barnas mappe, men har ikke anledning til å lagre e-post elektronisk. Bekymringsmeldinger blir tatt opp på møte og fordelt til saksbehandler. Dersom det er offentlig melder: f. eks. skole/barnehage/pp-tjeneste får disse tilbakemelding om hvilken status saken har fått, når saken blir påbegynt og hvem som er saksbehandler. Hjemmetjenesten Hjemmetjenesten får både muntlige og skriftlige henvendelser. Det kan være fra sykehus, personer med behov, pårørende osv. Ved nye henvendelser foretas det alltid et førstegangsbesøk. Det gis som regel hjelp før vedtak skrives. Posten hentes i servicekontoret. Den er da delvis åpnet. Kun post som er adressert direkte til ansatte, eller som åpenbart er pasientpost blir ikke åpnet. Hjemmetjenesten har sekretær i 80% stilling. Hun registrerer pasientposten i Gerica og fordeler sakene til saksbehandler. Sakene er taushets belagt. Når vedtak er skrevet legges kopi til sekretær som legger ved tjenestebeskrivelse, sender ut vedtaket og arkiverer. Saken er da registrert i Gerica. Alle vedtak arkiveres i egen perm i arkivet. Det kjøres ikke ut postjournalrapport i Gerica. K2000 og Gerica kan ikke sammenlignes mht å føre postjournal. I Gerica registreres alt på personer. Alt som vedrører brukerne registreres på brukerne. Det kan kjøres ulike rapporter både på den enkelte bruker og type tjenester. Innkommet post som skal postføres, sendes til journalføring ved servicekontoret hvor de postføres i K2000. Posten returneres da til avdelingen som bearbeider post, og sender saksmappe tilbake til servicekontoret for arkivering når saken er avsluttet fra saksbehandler. Det er mellom 70 og 80 ansatte i Hjemmetjenesten totalt. Henvendelser/søknader ansatte mottar blir registrert/meldt inn til kontoret. Hjemmetjenesten har ikke lang saksbehandlingstid. De som henvender seg får den nødvendige bistand. Vedtak har vært, og vil av praktiske årsaker alltid bli skrevet i etterkant av at hjelp er gitt. I vinter har det vært uforholdsmessig lang saksbehandlingstid. Men hjelp har vært gitt på bekostning av de skriftlige vedtak. Målet er å være à jour i sommer. Saksbehandlingstiden i juni er på ca 5 uker på hjemmesykepleie, noe lengre på praktisk bistand. I forhold til å sende ut foreløpig svarbrev er forvaltningslovens frist for enkeltvedtak 4 uker. Dokumenthåndtering og saksbehandling 15

17 Hjemmetjenesten har ikke brukt å sende ut foreløpig svar skriftlig. Leder, eller avdelingssykepleier har tatt kontakt pr. telefon og informert, og avtalt hjemmebesøk. Det har ikke vært behov for å sende oppfølgingsbrev pga at saksbehandlingstiden ikke har gått ut over oppgitt saksbehandlingstid, da det har vært ansett som opprettet kontakt med bruker, og hjelp har vært iverksatt. Vedtak fattes normalt innen 1-2 uker etter at bistanden er innvilget. Ofte fattes også vedtak straks. Rossvollheimen All post som kommer inn blir registrert i postbok. Revisor fikk kopi av en side i postboka. Inngående post stemples og tildeles et journalnr. fortløpende. All posten som går til Rossvollheimen går uåpnet og direkte dit. Det går ikke via servicekontoret. Privat post sorteres og offisiell post registreres. Utgående post registreres også manuelt i postboka. Dersom det svares på et inngående brev, får det utgående brevet samme journalnummer. Inngående og utgående post arkiveres på år i eget arkiv. Kopi av saken ligger i denne. Det skilles mellom postbok og vedtaksbok. Sekretær benytter eget registreringssystem for delegerte vedtak. Revisor fikk kopi av en side av vedtaksprotokoll. Det innføres i protokollen et fortløpende saksnr. for hvert vedtak, hva saken gjelder, mottaker, samt dato for sendt. Utgående brev om delegerte vedtak føres også inn i postjournal og fremgår av protokoll for delegerte vedtak. Sekretæren er den som for det meste har hånd om arkiv og post. Det er lite e-post fra f.eks pårørende til brukere. Dersom det er e-post som skal journalføres så blir dette skrevet ut og behandlet som post. Saksbehandlingen foretas av styrer og sekretær. Normalt behandles saker ganske fort. Det er fortløpende saksbehandling. Det fattes forskjellige vedtak etter saksområdene. Alle vedtak er enkeltvedtak. Når det gjelder saksbehandling av søknader om opphold er det vanskelig å tilpasse dette ordinær saksbehandling til de som ikke får plass. De har pratet om temaet i forhold til søknader om å sende et foreløpig svar at søknaden er mottatt. Ved søknad om opphold foretas en vurdering av inntaksteam hver 14 dag. Alle som har søkt blir fortløpende vurdert. De av søkerne som står på venteliste får ikke skriftlig melding i form av avslagsbrev. Det er telefonisk kontakt med pårørende. Det sendes ikke ut foreløpig svar, men det er muntlig saksbehandling. Jåren-Råbygda barnehage Det føres en manuell postjournal. Revisor fikk kopi av postjournal. Journalnummer føres fortløpende. Det skilles ikke mellom inngående og utgående postjournal. Inngående post stemples og påføres journalnr. Søknader om barnehageplass blir sendt til rådhuset for registrering i K2000. Etter registreringen blir søknadene sendt til de barnehager det søkes plass ved. Søknadene registreres også inn ved barnehagen. Saker som er unntatt offentlighet, merkes unntatt offentlighet i postlista. E-post skal behandles som vanlig post dersom det er arkivverdige dokumenter. Det er ikke stor saksbehandlingsmengde. Det er samlokalisering av barnehage og SFO. Det er samme journalføring. Saksbehandlingen er tilknyttet barnehageopptak, SFO-opptak, permisjonssøknader fra barnehageansatte, saker i tilknytning til barna i barnehagen, praksisplass. Det samme gjelder for SFO. Styrer er à jour med saksbehandlingen. Det går toppen 2 dager før det skjer noe med innkomne saker. I forhold til barnehageopptaket så skal melding om opptak gis til foreldrene innen 1. mai. Klagebehandlingen skal være avsluttet innen 10. juni. Det er mange som søker lenge før fristen går ut. Søkerne ringer og spør lenge før sakene er ferdigbehandlet. Det har skjedd 1 gang at styrer har sendt brev til søkerne om forventet saksbehandlingstid. Saksbehandling ved klage: Styrer lager grunnlaget for klagen, mens barnehagekonsulenten saksforbereder klagen for klageinstansen. Venn oppvekstsenter Inngående post blir stemplet og påført journalnummer, saksbehandler og arkiv. Det har vært praksis at det har vært ført postliste elektronisk i word. Sekretær arbeider i 40% stilling, men har vært 100% sykemeldt i lengre tid. I denne perioden har rektor tatt seg av inngående og utgående post samt arkivering. Det har i denne perioden ikke vært ført postliste, men stempling, journalføring og kopiering har vært ivaretatt. Dokumenthåndtering og saksbehandling 16

18 Inngående post legges fortløpende i perm. Saksbehandler mottar kopi. Postlistejournal skal nå føres i access. Pga oppgradering av maskinvare er skolens postlister ikke tilgjengelig fra skolens pc, men de er lagret på server på rådhuset. Revisor kunne derfor ikke få utskrift av postlisten. Rektor og sekretær skulle se på mal for postjournal de har mottatt fra Buvik skole. Dette ble utført umiddelbart etter intervjuet. Postjournalen er nå oppe og går og postjournal ble ettersendt. Det påføres avsender i postjournal. Elevnavn føres ikke inn på dataen. Hva som er arkivverdige dokumenter som skal journalføres og legges i skolens arkiv kan være vanskelig. Her må det utvises skjønn. Brev som er unntatt offentlighet føres ikke inn på postlista i det hele tatt, men legges i elevmappen til barnet. Utgående brev settes i perm. Det føres ikke journal for utgående post, men dette vil bli gjort fra august 06. Rektor arkiverer egne brev i mappe Brev ut på sin pc. Det er mye uformell post som ikke settes i permen, f.eks. ukeplaner. Rektor har overtatt et system som har vært ved skolen fra før. Når lærerne sender ut brev skal det gå kopi av brevet til kontoret, men ukeplaner m.v. går ikke til kontoret. Brev unntatt offentlighet settes ikke inn i permen for utgående brev, men lagres i elevmapper/ personalmapper. E-post blir behandlet som annen post.. Dersom det er e-post som er arkivverdig, blir det tatt utskrift og posten journalføres. Dette gjelder for eksempel søknader om skolefri etc. Skolen har saksbehandling knyttet til spes.ped.tiltak. Vedtak om spes.ped.tiltak er enkeltvedtak. Det opplyses om klageadgang i vedtaket. Det står i vedtaket hva tilbudet omfatter. Revisor fikk se eksempel på vedtak. SFO-opptak: Rektor skriver under på opptaksbrevet, mens SFO-leder tar seg av saksbehandlingen i tilknytning til selve opptaket. Det er felles rutiner og retningslinjer for hele kommunen. Alle søknader går til SFO-leder. Dette settes inn i egen perm. Innkomne søknader journalføres ikke. Utgående brev om opptak til SFO registreres ikke i utgående postjournal. Foreldrene må svare på om de mottar SFOplassen. Søknader om skolefri behandles fortløpende. Andre typer søknader: Utleie og overnatting. Som regel skjer dette via telefonhenvendelse. Et brev med forespørsel journalføres på vanlig måte. Kopi av utgående brev settes i egen mappe for utleie. Ved klager på saksbehandlingen så bestreber de seg på å svare innen rimelig tid. Plan- og byggesak Plan- og byggesak får sakene ferdig skannet fra servicekontoret. I tillegg får de papirversjonen. Servicekontoret påfører også saksbehandler. Det er 4 saksbehandlere. Saksbehandler legger sakene inn i oppdragslista. Det er ei for byggesaker og ei for plansaker. Oppdragslista er et word-dokument som ligger på fellesområdet for byggesaker på teknisk kontor. Oppdragslista er kjekk å ha. Den gir saksbehandler en dobbeltkontroll over sakene. Servicekontoret har en postfordelingsliste over saksbehandlere. Når det gjelder e-post ser en på hvilken type henvendelse det er. Dersom det har tilknytning til saken så skrives e-posten ut og gis til servicekontoret for registrering. Når byggesakene kommer inn til saksbehandler ser en igjennom sakene og ser om det mangler noe dokumentasjon. Dersom dokumentasjon mangler så må dette innhentes fra tiltakshaver eller ansvarlig søker. Det er utarbeidet maler for foreløpig svar. Fristene i byggesaker fremgår av saksbehandlingsforskriften. Saksbehandler ser på sakene når de kommer inn om det er meldingssak, søknad eller enkle tiltak. Saksbehandlingsfristene begynner å løpe når nødvendig dokumentasjon er mottatt. Dokument 2 i byggesaker er ofte brevet om foreløpig svar og gebyr. Dersom det oppstår forsinkelser bruker de å varsle tiltakshaver. Det er ikke ofte at kommunens manglende kapasitet er forsinkelsesgrunn. Kommunen har ikke blitt ilagt forsinkelsesgebyr for sen saksbehandling i søknader. Som regel er kommunen enig med tiltakshaver. Forsinkelse skyldes ofte tiltakhavers manglende dokumentasjon. Ved sykdom eller ferie kan det bli lengre saksbehandlingstid. Som regel ordner dette seg når man kontakter tiltakshaver. Det fattes enkeltvedtak i saksbehandlingen. Klageretten følger av vedtaksskjemaet Dokumenthåndtering og saksbehandling 17

19 Dispensasjonssaker i plansaker har ingen frister i saksbehandlingsforskriften. Når det gjelder å angi foreløpig saksbehandlingstid i dispensasjonssaker så kunne de blitt flinkere. Slik det er nå så settes det en dato langt frem i tid for å være sikker. De er avhengige av svar fra andre sektorer og det blir litt bingo. De tar gode mål på forventet saksbehandlingstid. Det er ikke nødvendig å sende ut en ny foreløpig svar fordi den første har utløpt på tid. Ved utgående saker ser saksbehandler igjennom saken og leverer mappen til servicekontoret. En byggesak er ikke avsluttet før ferdigattest foreligger Revisors vurderinger Revisor har satt opp en oversikt over postjournaler i en enkel tabell. Enhet K2000 Postjournal fra Eget sakssystem Egen postjournal K2000 Servicekontor Ja Ja Kulturskolen Ja Ja Sosialtjenesten Sosio Nei Barneverntjenesten BvPro Nei, men kan kjøre ut informasjon Hjemmetjenesten Ja Gerica Nei, men kan kjøre ut informasjon om brukere/tjenester Rossvollheimen Gerica/word Ja. Manuell Jåren-Råbygda Nei, benytter word Ja. Manuell skole Venn oppvekstsenter Nei, benytter word Skolen: Ja. I access fra aug.06. Tidligere i word. SFO: Nei Plan- og byggesak Ja Ja Arkivplanen skal inneholde et fullstendig og ajourført oversyn over de systemene som blir benyttet til journalføring og eventuelt andre former for registrering av saksdokument. Kommunen bør i forbindelse med arbeidet med en felles arkivplan ha en felles forståelse og oppfatning av innholdet i postjournalene. Det bør være ensartet praksis for journalføring på alle enheter som har krav til journalføring. Forskriften 2-8 sier at ved journalføring på papir må en se til at journalen inneholder de opplysningene som kreves, jf 2-7 første og annet ledd. Statlige organ bør benytte en av statens fellesblanketter. Dersom kommunen i fortsettelsen vil benytte manuelle postjournaler, anbefales at statens fellesblanketter benyttes. Opplysningene i de postlister som er hentet fra K2000 er etter revisors vurdering i samsvar med forskriften om offentlige arkiv 2-7. Hva som er arkivverdige dokumenter herunder e-post som skal postregistreres fremgår av forskriften om arkiv 2-6. Noen enheter har en arkivinstruks å støtte seg på, andre ikke. Spørsmålet om arkivverdighet stilles uansett. En felles arkivplan ville også på dette området ha klargjort området for ansatte. Funnene beskrevet ovenfor viser at kommunen har ulik praksis med å sende ut foreløpig svar skriftlig. Det viser seg imidlertid at kommunen er i kontakt med brukerne og orienterer de om saksbehandlingstid. Av de reviderte enheter så er det kulturskolen, hjemmetjenesten og plan- og byggesak som har utarbeidet maler for foreløpig svar. Hovedregelen er at dersom det viser seg at saksbehandling av en sak tar lengre tid enn 3 uker, så er saksbehandler ansvarlig for å sende og journalføre foreløpig svar. Unntak er ved enkeltvedtak som fattes innen 4 uker. Saksbehandlingsforskriften i byggesaker har særregler mht. saksfrister. Revisor har i denne undersøkelsen ikke funnet at kommunen har praksis som er i strid med denne i forhold til å sende ut foreløpig svar. Dokumenthåndtering og saksbehandling 18

20 3.3 Restanseoppfølging Nærmere om kilde for revisjonskriteriet Av forskrift om arkiv 3-7, 2.ledd fremgår at det til fastsatt tid skal tas ut restanseliste. Krav til avskriving og arkivlegging fremkommer i 3-8: Når behandlingen er avsluttet og svarbrev er ekspedert, skal alle dokumentene i saken tilbake til arkivtjenesten, og det inngående brevet skal avskrives i journalen. I forhold til saksbehandlingsrutiner har sivilombudsmannen gjort undersøkelser på området og erfaringen er at forvaltningens praksis med å sende foreløpig svar, og eventuelt forsinkelsesmelding dersom tidligere angitte svarfrister ikke kan overholdes, i mange tilfeller er utilfredsstillende. Svikt i forvaltningsorganets rutiner for registrering av innkomne saker og/eller for restanseoppfølging. fører lett til «ugrunnet opphold» i saksbehandlingstiden, jf. forvaltningsloven 11 a første ledd. Når en sak trekker uforholdsmessig lenge ut, oppleves det også som en trussel mot den enkeltes rettssikkerhet. Det gjelder spesielt hvis forvaltningen ikke orienterer om forventet saksbehandlingstid og eventuelle forsinkelser i fremdriften, jf. forvaltningsloven 11 a annet ledd. Gode rutiner for å sikre forsvarlig fremdrift og orientering om saksbehandlingstid er av stor betydning for tilliten til forvaltningens saksbehandling generelt. Det er derfor viktig at forvaltningen er oppmerksom på at sviktende eller manglende rutiner for oppfølging av at innkomne saker behandles i «tur og orden», kan ha uheldige virkninger for tillitsforholdet mellom forvaltningen og borgerne langt ut over den enkelte sak. Forvaltningsorganenes ledelse og administrasjon må derfor ta sitt ansvar alvorlig også når det gjelder å påse at organet har saksbehandlingsrutiner som sikrer at behandlingstiden og orienteringen om denne i den enkelte sak er i samsvar med forvaltningslovens regler og kravene til god forvaltningsskikk. Der hvor forholdet mellom sakstypene, tilgjengelige ressurser og arbeidsmengde gjør det nødvendig å differensiere og prioritere saksområder og/eller sakstyper, er det også viktig med en løpende vurdering av om den til enhver tid gjeldende prioritering er i overensstemmelse med de alminnelige prinsipper for forsvarlig saksbehandling Revisors funn Servicetorget Servicekontoret opplyser at ingen bruker K2000 til å legge inn i systemet datoer for forfall. Muligheten til å kjøre forfallsliste brukes ikke. Restanseliste er kjørt ut 1 gang. Dette kan kjøres ut fra systemet, men kommunen har ingen rutiner for å kjøre restanselister. Med restanselister menes hvilke saker som fremdeles ikke er behandlet hos saksbehandler. Systemet tilsier at når man avslutter en sak så fjernes saken som restanse. Arkivet får ikke til å avslutte saker hvor ikke utgående dokumenter er ferdigstilt. Kulturskolen Kulturskolen har ikke saker som ligger for. Rektor har ikke hatt behov for å kjøre restanseliste fra K2000. Sosialtjenesten Fagansvarlig vet ikke om det er mulighet til å kjøre restanseliste i datasystemet. Den enkelte saksbehandler har oversikt over sakene. Det er kontormøte 1 gang i uken med saksgjennomgang. Barneverntjenesten Gjennom BvPro kommer det opp melding om at fristene er overskredet. Fagansvarlig går igjennom alle sakene ukentlig før møtene. Dokumenthåndtering og saksbehandling 19