Overholdelse av forvaltningslovens 11 a om foreløpig svar

Transkript

1 Innlandet Revisjon IKS Rapport nr Revisjonsrapport fra prosjekt Overholdelse av forvaltningslovens 11 a om foreløpig svar Journalføring og kvalitetssikring For kontrollutvalget i Gjøvik kommune Mars 2008

2 FORORD Denne rapporten er et resultat av forvaltningsrevisjonsprosjektet Overholdes forvaltningslovens 11 a om foreløpig svar som er gjennomført på oppdrag av kontrollutvalget i Gjøvik kommune. Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave. Formålet med forvaltningsrevisjon er i følge kommunelovens 77, nr 4: Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Prosjektarbeidet er utført i perioden desember 2007 februar 2008 av Kari Robbestad. Utkast til rapport har vært sendt på høring til rådmannen. Svaret fra rådmannen er vedlagt i kapittel 7. Presisering fra kommunen vedr avsnitt 4.2 er tatt inn i rapporten. Vi vil takke Gjøvik kommune for godt samarbeid og god hjelp i gjennomføringen av prosjektet. Lillehammer februar 2008 Reidun Grefsrud Oppdragsansvarlig Kari Robbestad Prosjektansvarlig Innlandet Revisjon IKS 2

3 Innholdsfortegnelse FORORD SAMMENDRAG INNLEDNING BAKGRUNN OG FORMÅL PROBLEMSTILLINGER REVISJONSKRITERIER GJENNOMFØRING OG METODE METODISK OPPLEGG ORGANISERING AV VIRKSOMHETEN KARTLEGGING AV RUTINER STIKKPRØVER GENERELLE RUTINER FOR OPPFØLGING OG KVALITETSSIKRING REVISJONSKRITERIER KARTLEGGING AV KOMMUNENS RUTINER FOR REGISTRERING I SAKSBEHANDLINGSSYSTEMET REVISJONENS VURDERING GJENNOMGANG AV UTVALGTE OMRÅDER KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER RÅDMANNENS UTTALELSE Innlandet Revisjon IKS 3

4 0. SAMMENDRAG Kontrollutvalget har formulert følgende oppdrag: Foreta en nærmere kartlegging av rutinene for løpende oppfølging og kvalitetssikring på området. Gjennomføre en stikkprøvekontroll av at rutinene fungerer som forutsatt. Problemstillinger Vi har formulert problemstillingene for prosjektet slik: Blir henvendelsene til kommunen besvart i henhold til forvaltningslovens 11a om foreløpig svar og i henhold til kommunens egne rutiner på området? Er det etablert kvalitetssikring når det gjelder å besvare henvendelsene til kommunen? Metode og gjennomføring Administrasjonen har selv kartlagt rutinene ved virksomhetsområdene. Kartleggingen omfatter kommunens 8 virksomhetsområder, servicetorget og overformynderiet. På bakgrunn av de kartlagte rutinene har vi laget en oversikt over områdene. Vi har utarbeidet en skjematisk oppstilling hvor vi i tillegg til de kartlagte rutinene har tatt inn særlover og bestemmelser i forvaltningsloven som gjelder på de forskjellige områdene. Til slutt har vi tatt stikkprøvekontroll mot kommunens sakssystem for utvalgte fagområder for å se om rutinene fungerer som forutsatt: Virksomhetsområde Saks/fagområder: Velferd Økonomisk sosialhjelp Kultur og fritid Søknad om økonomisk støtte Barnehage Søknad om Spes.ped Sentraladministrasjonen v/rådmannen og Saker som er innkommet i gitt periode kommunalsjefer Ordfører Saker som er innkommet i gitt periode Barn og familie Henvisning til ppt Teknisk drift Klager parkeringsbøter, Parkeringstillatelse for forflytningshemmede, Overformynderiet Vi har valgt å ikke ta stikkprøver fra overformynderiet. Helse- og sosial v/tildelingskontoret Hjemmesykepleie, institusjon, hjemmehjelp, avlastning Arealbruk og utvikling Ett-trinns byggesaker, innløsing av festetomt. Delingssaker Skole Bytte av skolekrets, søknad fri skoleskyss Servicetorget Serverings- og skjenkebeviling Vi har hatt samtaler med sentrale personer i virksomhetsområdene: velferd, barn og familie og helseog sosial v/tildelingskontoret som benytter egne fagsystemer. Vi har dessuten hatt samtaler med arkivtjenesten. Vurderinger og konklusjoner Innlandet Revisjon IKS 4

5 Revisjonen har inntrykk av at lederne for tjenesteområdene er oppmerksomme på at det skal gis foreløpig svar. Dette er også nedfelt i rutiner. Å unnlate å gi foreløpig svar er derfor både et brudd på forvaltningsloven og i noen tilfeller kommunens egne rutinebeskrivelser. Gjennomgangen viser at praksisen med å gi foreløpig svar varierer fra område til område. Stikkprøvene viser at rutinene følges for de sakene vi har sett på for Teknisk drift og PPtjenesten. Enkelte saksområder har såpass kort saksbehandlingstid at det i liten grad er nødvendig å sende foreløpig svar. Dette gjelder i vår gjenomgang bl.a saker vedr økonomisk sosialhjelp. For flere saksområder er saksbehandlingstiden såpass lang at det bør gis foreløpig svar. Det kan ikke dokumenteres ut fra det elektroniske post/arkivsystement (ESA) at foreløpig svar gis i tilstrekkelig omfang på disse områdene. Ved enkelte avdelinger er det praksis at foreløpig svar på en henvendelse gis gjennom telefonsamtaler, mailer eller i forbindelse med befaringer. Disse tilbakemeldingene registreres ikke alltid i det elektroniske saksbehandlersystemet. Kvalitetssikring i forhold til fremdriften av sakene skjer fortrinnsvis gjennom oppfølging av ikke avslutta saker. Det tas ikke ut sentral restanseliste slik det er beskrevet i kommunens arkivplan. Anbefalinger: Kommunen bør gjennomgå sine rutiner og forbedre sin praksis når det gjelder å gi foreløpig svar på henvendelser. Foreløpig svar som gis i forbindelse med befaringer, telefonsamtaler, mail osv bør registreres i ESA, der dette systemet brukes. Kommunen bør vurdere om det er behov for mer opplæring eller påminnelser om bruken av ESA blant saksbehandlerne, slik at en sikrer at saker blir avsluttet på en riktig måte. Kommunen bør følge de rutiner som er beskrevet i Arkivplan for Gjøvik kommune. Innlandet Revisjon IKS 5

6 1. INNLEDNING 1.1 BAKGRUNN OG FORMÅL Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 23/2007: Kontrollutvalget tar til orientering at virksomhetsområdene har etablert rutiner for overholdelse av forvaltningsloven 11 a vedr. saksbehandlingstid og foreløpige svar. Kontrollutvalget ber Innlandet Revisjon IKS om å: Foreta en nærmere kartlegging av rutinene for løpende oppfølging og kvalitetssikring på området. Gjennomføre en stikkprøvekontroll av at rutinene fungerer som forutsatt. Kontrollutvalget ønsker å teste at de rutiner kommunen har lagt opp til når det gjelder svar på henvendelser er i henhold til forvaltningsloven og at rutinene fungerer i forhold til disse rutinene og da i forhold til forvaltningsloven. 1.2 PROBLEMSTILLINGER I følge forvaltningslovens (fvl) 11a skal saker forberedes og avgjøres uten ugrunnet opphold. Dersom saksbehandlingstiden er lang, skal det gis et foreløpig svar (jfr figur 1-1). Henvendelse Endelig svar Foreløpig svar Figur 1-1 Illustrasjon saksgang forvaltningsloven. I dette prosjektet undersøker vi om forvaltningslovens regler om foreløpig svar blir fulgt av kommunen. Kommunen har selv kartlagt hvordan henvendelser skal behandles og hvilke interne rutiner som gjelder for virksomhetsområdene, servicetorget og overformynderiet. Videre har vi, på bakgrunn av stikkprøver, vurdert om svar på henvendelser gis i henhold til forvaltningslovens regel om foreløpig svar og i henhold til egne rutiner. Om det er nødvendig med foreløpig svar er avhengig av saksbehandlingstiden. Vi har derfor også sett på saksbehandlingstiden for utvalgte saker og forholdet til eventuelle regler om saksbehandlingstid i særlover. Vi har formulert problemstillingene for prosjektet slik: Blir henvendelsene til kommunen besvart i henhold til forvaltningslovens 11a om foreløpig svar og i henhold til kommunens egne rutiner på området? Er det etablert kvalitetssikring når det gjelder å besvare henvendelsene til kommunen? Vi har ikke vurdert om saksbehandlingstiden er lang eller kort, bare om og når henvendelsene er besvart. Henvendelser er avgrenset til de henvendelser som er journalført i kommunens arkivsystemer. Vi har i tillegg foretatt noen vurderinger opp mot kommunens arkivplan og de rutiner for oppfølging av saker og henvendelser som er beskrevet der. Innlandet Revisjon IKS 6

7 2. REVISJONSKRITERIER Med revisjonskriterier mener vi de lover, forskrifter, retningslinjer, kommunale vedtak, faglige standarder m.m. som sier noe om hvordan virksomheten skal drives. Hensikten med revisjonskriteriene er at det skal settes opp noen autoritative standarder som kommunens praksis kan måles mot. Utgangspunktet for prosjektet er forvaltningslovens(fvl) 11a. Her heter det: Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det forvaltningsorganet som mottok henvendelsen, snarest mulig gi et foreløpig svar. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og så vidt mulig angis når svar kan ventes. Foreløpig svar kan unnlates dersom det må anses som åpenbart unødvendig. I saker som gjelder enkeltvedtak 1, skal det gis foreløpig svar etter annet ledd dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt. Innholdet i forvaltningslovens regler om saksbehandlingstid er drøftet i Ot.prp. 52 ( ) Om lov om endringer i lov av 10 februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). I avsnitt står følgende: Forvaltningsloven inneholder ikke regler som setter konkrete frister for saksbehandlingen. Forvaltningsloven 11 a inneholder imidlertid bestemmelser som setter krav til fremdriften av saker. Etter 11 a første ledd skal forvaltningsorganet «forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold». I Ot prp nr 75 ( ) side 59, i forbindelse med at det ble foretatt enkelte mindre endringer i 11 a, uttalte Justisdepartementet om kriteriet «uten ugrunnet opphold»: Kriteriet «uten ugrunnet opphold» er utpreget skjønnsmessig, og betydningen vil kunne variere fra sak til sak. Departementet vil understreke at oppfyllelse av de rettssikkerhetsgarantier som ligger i forvaltningslovens saksbehandlingsregler, nødvendigvis vil medføre at saksbehandlingen etter omstendighetene kan bli tidkrevende. Hva som i det enkelte tilfellet vil være en forsvarlig saksbehandlingstid, vil som tidligere måtte variere med sakens art og omfang, tilgjengelige ressurser mv.» Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det etter 11 a annet ledd snarest mulig gis et foreløpig svar, hvor det redegjøres for grunnen til at henvendelsen ikke kan besvares tidligere, og såvidt mulig angis når svar kan ventes. I saker som gjelder enkeltvedtak skal det gis slikt foreløpig svar dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned ( 11 a tredje ledd). Hva som er å anse som uforholdsmessig lang saksbehandlingstid i andre saker, må vurderes på bakgrunn av de forventningene den private i alminnelighet bør ha til behandlingstiden. Det kan vanskelig sies noe generelt om dette, men som et veiledende utgangspunkt har Justisdepartementet lagt til grunn at foreløpig svar bør gis dersom en forholdsvis kurant henvendelse ikke kan besvares innen 14 dager. (Det vises til Justisdepartementets rundskriv G-38/78). Enkelte særlover har bestemmelser om saksbehandlingstider. Dette gjelder f.eks plan- og bygningsloven (pbl). I forskrift om saksbehandling og kontroll i byggesaker (FOR nr 749) står det i 20 at Kommunen skal behandle søknader og meldinger snarest mulig og senest innen de frister som fremgår av denne forskrift 23-24, og påse at de er i samsvar med bestemmelser gitt i eller i medhold av plan- og bygningsloven I 23 i forskriften er det gitt oversikt over tidsfristene og 1 Et enkeltvedtak er et vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer (fvl 2b) Innlandet Revisjon IKS 7

8 rettsvirkningene. Det går fram av 23 at meldinger og enkle tiltak ( 81,85, 86a og b og 95b i pbl) skal behandles av kommunen innen 3 uker. Søknader etter pbl 93 skal behandles av kommunen innen 12 uker. Fristene regnes fra når fullstendig søknad er mottatt. Ved overskridelse av 12-ukersfristen skal deler av gebyret tilbakebetales tiltakshaver. Når det gjelder meldinger og enkle tiltak kan tiltaket igangsettes dersom søknaden ikke er behandlet innen fristen. Det er også frist for behandling av klager. I følge Retningslinjer for saksbehandlingen i barnevernsaker (Q1036 Barne- og familiedepartementet) gjelder fvl 11 a for barnevernssaker. I tillegg inneholder barnevernloven egne frister for saksbehandlingen i en barnevernssak. Når barneverntjenesten mottar meldinger, skal den snarest, og senest innen en uke gjennomgå meldingen og vurdere om meldingen gir grunnlag for undersøkelse etter 4-3. En undersøkelse etter 4-3 skal gjennomføres snarest og senest innen tre måneder. I særlige tilfeller er fristen for å gjennomføre en undersøkelse seks måneder. I lov om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven). 8-1, heter det: Forvaltningsloven gjelder med de særregler som er fastsatt i loven her. I Opplæringsloven Bruk av forvaltningslova, heter det: Forvaltningslova gjeld for verksemd som etter lova her blir driven av forvaltningsorgan, med dei særreglane som er fastsette i lova her. Vi kjenner ikke til noen særregler vedrørende saksbehandlingstid eller foreløpig svar i sosialtjenesteloven eller opplæringsloven. Vi kan konkludere med at forvaltningslovens regel om foreløpig svar kommer til anvendelse for de aller fleste saksområder i kommunen. I tillegg er det hjemlet egne frister for saksbehandlingstiden i enkelte særlover. Vi har, som nevnt i kapittel 1, også sett på kommunens generelle rutiner for oppfølging av saker. Revisjonskriteriene for den vurderingen er arkivloven og kommunens arkivplan. Vi viser til nærmere beskrivelse i kapittel 4. En av problemstillingene i dette prosjektet er å vurdere om svar på henvendelser foregår i henhold til kommunens egne rutiner mv. Kommunens rutiner blir dermed også revisjonskriterier. Kartleggingen av rutiner er tidligere forelagt kontrollutvalget og gjengitt i kapittel 5. Innlandet Revisjon IKS 8

9 3. GJENNOMFØRING OG METODE 3.1 METODISK OPPLEGG Utgangspunktet for undersøkelsen er blant annet en kartlegging av Gjøvik kommunens rutiner vedrørende overholdelse av forvaltningslovens 11 a som kommunen selv har gjennomført Kartleggingen omfatter kommunens 8 virksomhetsområder, servicetorget og overformynderiet. På bakgrunn av de kartlagte rutinene har revisjonen laget en oversikt over områdene. Vi har utarbeidet en skjematisk oppstilling hvor vi i tillegg til de kartlagte rutinene har tatt inn særlover og bestemmelser i forvaltningsloven som gjelder på de forskjellige områdene (se tabell i kap. 5.) Revisjonen har i tillegg kartlagt de generelle rutinene for oppfølging og kvalitetssikring av saker som er ført i saksbehandlingssystemet ESA. Til slutt har vi tatt stikkprøvekontroll mot kommunens sakssystem for utvalgte fagområder for å se om rutinene fungerer som forutsatt. Oppstartsbrev ble sendt i september 2007, mens hovedgjennomføringen av prosjektet er utført i perioden desember 2007 februar Vår kontaktperson har vært arkivleder i kommunen. 3.2 ORGANISERING AV VIRKSOMHETEN Gjøvik kommune har i alt 8 virksomhetsområder ledet av en virksomhetsleder som rapporterer direkte til rådmannen. Gjøvik kommune - administrativ struktur Rådmann Kommunalsjef Plan og strategi Kommunalsjef Utvikling Økonomi Kommunalsjef Stab - støtte Eiendom Service/sekretariat Skatt IKT Personalsjef VO Skole VO Barnehage VO Helse og omsorg VO Velferd VO Barn og familie VO Kultur og fritid VO Arealbruk og utvikling VO Teknisk drift Figur 3-1 Administrativ struktur i Gjøvik kommune Innlandet Revisjon IKS 9

10 Toppledelsen består av rådmannen og tre kommunalsjefer, som er ansvarlig for enhetene Utvikling, Plan og strategi og Stab/støtte. Servicetorget er en integrert del av denne organisasjonsstrukturen. Arkivtjenesten som er underlagt kommunalsjef for stab og støtte, har hovedansvaret for fordeling og registrering av inngående post og arkivering. Kommunen benyttet tidligere det elektroniske kontorstøttesystemet Kontor Det ble fra 1. oktober 2007 oppgradert til ny versjon, saksbehandlingssystemet EDB sak og arkiv (ESA). I tillegg til dette systemet har kommunen flere fagsystemer som ikke er integrert med saksbehandlingssystemet ESA. De største av disse systemene er Gerica (pleie og omsorgstjenester), Socio (sosialtjenester) og HK-data (Pedagogisk-psykologisk tjeneste). I postrutinene i pkt i arkivplan for Gjøvik kommune er det sagt hvordan inngående post skal behandles. Blant annet skal post til tildelingskontoret, helsestasjon, helsesøster, barnevern og PPTtjenesten ikke åpnes, men oversendes direkte til virksomhetsområdet. Klientpost til velferd legges tilbake i konvolutt og sendes til virksomhetsområde, sendes nå med internpost til NAV, Gjøvik. Denne posten registreres kun i fagsystemet. 3.3 KARTLEGGING AV RUTINER Vi har hatt flere samtaler med arkivleder, og de beskrivelser som er gitt av saksbehandlingssystemet i kapittel 4 er gitt av arkivleder. I tillegg har vi fått noe informasjon av rådmannen. Virksomhetsområdene velferd, barn og familie og helse- og sosial v/tildelingskontoret benytter egne fagsystemer. Vi har hatt samtaler med disse i forbindelse med de undersøkelser vi har gjort her. I tillegg til de rutinene administrasjonen har innhentet, har vi innhentet rutiner for sentraladministrasjonen og ordfører. Vi har også hatt en telefonsamtale med servicetorget vedr saker om parkeringstillatelser for forflytningshemmede og innløsning av festetomter. Tabell 3-1 Oversikt over virksomhetsområder og utvalgte saksområder for stikkprøver. Virksomhetsområde Saks/fagområder: Velferd Økonomisk sosialhjelp Kultur og fritid Søknad om økonomisk støtte Barnehage Søknad om Spes.ped Sentraladministrasjonen v/rådmannen og Saker som er innkommet i gitt periode kommunalsjefer Ordfører Saker som er innkommet i gitt periode Barn og familie Henvisning til ppt Teknisk drift Klager parkeringsbøter, Parkeringstillatelse for forflytningshemmede, Overformynderiet Ikke tatt stikkprøver Helse- og sosial v/tildelingskontoret Hjemmesykepleie, institusjon, hjemmehjelp, avlastning Arealbruk og utvikling Ett-trinns byggesaker, innløsing av festetomt. Delingssaker Skole Bytte av skolekrets, søknad fri skoleskyss Servicetorget Serverings- og skjenkebeviling Innlandet Revisjon IKS 10

11 3.4 STIKKPRØVER For å vurdere hvordan kommunen etterlever egne rutiner og kravene i 11a i forvaltningsloven har vi tatt stikkprøver fra virksomhetsområdene. Ressursrammen for dette prosjektet er begrenset og kompleksiteten i både fagområder og systemer tilsier at vi må foreta et begrenset utvalg av stikkprøver. Innenfor hvert av virksomhetsområdene har vi valgt ut noen saksområder der vi har tatt stikkprøver jfr oversikt i tabell 3-1. For de som bruker ESA har vi tatt stikkprøver ved å gå inn på spesielle saker i systemet. Omfanget av stikkprøvene har variert noe, avhengig av hva som har vært praktisk mulig å få til. I tillegg til å ta stikkprøver fra ESA, har vi tatt stikkprøver på saker ført i fagsystemene: Gerica (pleie og omsorgstjenester), Socio (sosialtjenester) og HK-data (Pedagogisk-psykologisk tjeneste). Utgangspunkt for stikkprøvene har vært et utvalg henvendelser til kommunen i en sakstype i løpet av en bestemt periode. Vi har stort sett gått inn på nye henvendelser i en sak (Dokument nr 1 i en sak), f.eks søknad om fradeling av en tomt. Deretter har vi sett på dateringen av utgående dokument, som kan være endelig svar eller foreløpig svar. Som vi omtaler i kapittel 5 under hver sakstype, kan det være usikkerhet om all kontakt mellom søker (eller den henvendelsen kommer fra) og kommunen er registrert i ESA eller om saksbehandler har fulgt postbehandlingsrutinene vedr behandlingen av saker i ESA til punkt og prikke. I slike tilfeller gir ikke ESA noe helt pålitelig eller utfyllende bilde av hva som er skjedd i saken. På grunn av overgang til nytt system, og fullelektronisk arkiv vil dokument 1 i enkelte saker ligge i historisk arkiv. Vi har i denne undersøkelsen ikke gått inn i det historiske arkivet. Vi fikk veiledning fra arkivtjenesten om bruk av systemet. Utvalget av stikkprøver og selve stikkprøvetakningen ble gjort av revisjonen, ved at vi fikk tilgang til ESA. Innlandet Revisjon IKS 11

12 4 GENERELLE RUTINER FOR OPPFØLGING OG KVALITETSSIKRING En problemstilling i dette prosjektet er å vurdere om det er etablert kvalitetssikring når det gjelder å besvare henvendelser til kommunen. I dette kapittelet ser vi derfor på de generelle rutinene for oppfølging og kvalitetssikring av saker som er ført i saksbehandlingssystemet ESA 4.1 REVISJONSKRITERIER Relevante revisjonskriterier i forhold til problemstillingen finner vi i forskrift til arkivloven og i kommunens arkivplan. Forskrift til arkivloven: 2-6 Journalføring: Journalar skal førast elektronisk eller på papir. Dersom journalen inngår i eit elektronisk arkiv- eller saksbehandlingssystem, skal ein på enkel måte kunne hente ut og gjere tilgjengeleg dei journalopplysningane som allmenta har krav på å få innsyn i, jf Arkivplanen skal innehalde eit fullstendig og ajourført oversyn over dei systema som blir nytta til journalføring og eventuelle andre former for registrering av saksdokument. Elektroniske system skal vere fullgodt dokumenterte. 3-2 Behandling av telefaks og elektronisk post Dokument som blir avsende eller mottekne via telefaks og e-post, og som etter form eller innhald må reknast som saksdokument for organet, skal arkivmessig behandlast som andre saksdokument etter denne forskrifta, jf. særleg 2-6, 3-1 og har regler for oppfølging av saksbehandlingen: Arkivtenesta kan påleggjast å registrere forfall (behandlingsfristar) etter retningslinjer som leiinga for organet fastset. Når ei sak nærmar seg forfallsdato, gir arkivtenesta melding til rette vedkomande. Til fastsett tid, i statlege organ normalt fire gonger i året, skal det takast ut oppgåve over saker som ikkje er ferdigbehandla (restanseliste). Oppgåva skal utarbeidast på grunnlag av journalen, men saker som eventuelt er registrerte på annan måte, må også kome med. Leiinga for organet avgjer tidsfristane for restansekontrollen og kan likeins avgjere at visse saker skal haldast utanom restanseoppgåvene. Arkivplanen for Gjøvik kommune, rutinene gjelder for sentralarkivet og registrering i ESA: I arkivplanens kapittel Arkivleders oppgaver sies det at to av arkivleders oppgaver er: Skal jevnlig rapportere til seksjonsleder, og har ansvar for å påpeke feil og mangler. å ha ansvar for restansekontroll fire ganger i året. Kapittel Saksbehandlers funksjon i arkivarbeidet sies det blant annet at saksbehandler skal: Kontrollere at mottatte brev er journalført, hvis ikke skal disse raskt returneres til arkivet. All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem K2000/eSak. Saksbehandler kan selv opprette nye saker og utgående dokumenter i disse. Innlandet Revisjon IKS 12

13 Ansvar for at det blir tatt en kopi av all arkivverdig utgående korrespondanse, inkl telefaks og e-post. Et eksemplar leveres arkivet som legger dette i saken. Ansvar for å ferdigstille og avskrive saker/journalposter/dokumenter i elektronisk journal E-post. Ansvar for at saksrelatert e-post tas ut på papir og bringes eller mailes til arkivet for journalføring og skanning. I tillegg har kommunen flere fagsystemer som ikke er integrert med saksbehandlingssystemet ESA. Fagsystemene er ikke arkivleders ansvar. Fagsystemene har egne systemansvarlige og egne rutiner for journalføring og oppfølging. 4.2 KARTLEGGING AV KOMMUNENS RUTINER FOR REGISTRERING I SAKSBEHANDLINGSSYSTEMET Denne beskrivelsen gjelder kommunens rutiner for registrering av offentlig post som skal føres i det sentrale saksbehandlingssystemet ESA, tidligere Kontor Klientpost til Velferd, Barn og familie og Helse- og omsorg føres i eget fagsystem. Oppgradering til ny versjon av saksbehandlingssystemet Fra 1. oktober 2007 oppgraderte kommunen til ny versjon av saksbehandlingssystemet EDB sak og arkiv (ESA), tidligere kontor Mye av opplysningene fra før er flyttet over til en historisk base av ESA, gjelder arkiv som er avsluttet og overført til fullelektronisk arkiv. I den historiske basen ligger det opplysninger fra 1993, deriblant en del saker som tidligere ikke var avsluttet i systemet. Grunnen til dette er at kommunens rutiner ikke har fungert tilfredsstillende før i de senere årene. Mye av dette skyldes at saksbehandlerne ikke har gitt beskjed til arkivet slik at de har kunnet avsluttet sakene. De restanselistene som ble skrevet ut fra dette systemet har derfor ikke vært reelle. Det er derfor ikke tatt ut restanseliste i de siste to årene. Blant annet er følgende arkiv fullelektroniske fra 1.oktober 2007, det vil si at dokumentene skannes inn og det er disse som anses som originalen, papiret kan etter hvert kastes: Landbruk Plansaker Byggesaker Delingsaker Skole Teknisk Parkeringsgebyr Rådmann Kommunens arkivplan for 2007 inneholder oversikt over alle arkiv som er fullelektroniske fra For øvrig er saksarkivet delvis elektronisk, det vil si at det er papiret som er originalen og som arkiveres. Det er planlagt at alle arkivdeler etter hvert skal over på fullelektronisk arkiv. Nesten alle små arkiv som tidligere fantes i enhetene er nå tilknyttet saksarkivet. Dette gjelder blant annet brannstasjonen, arkiv for parkeringsgebyr, tippemiddel og elevarkiv. I forkant av overgangen Innlandet Revisjon IKS 13

14 hadde arkivleder møte med hver enhet. Det ble utarbeidet rutine over hvordan opplysninger i det gamle arkivet skulle følges opp i det nye. Overgangsproblemer knyttet til ny versjon I forbindelse med oppgraderingen til ny versjon av ESA ble alle saker som ble flyttet til historisk base avskrevet og avsluttet. Det vil derfor ikke være mulig å kjøre noe restanseliste fra den historiske basen. Det er mulig å søke opp informasjon for å se på sakene. Alle saker er avsluttet, men ikke alle er ferdigbehandlet. Dersom det skjer noe mer i saken vil det bli opprettet ny sak i den nye versjonen, med henvisning til saksnummer i den historiske basen. Registreringen i den gamle basen ble avsluttet tre uker før overgang til nytt system. Dette ble gjort for så langt som mulig å få inngående brev og svar i samme base. Utover dette må saksbehandler opprette ny sak i den nye versjonen når saken blir besvart. Den oppgraderte versjonen viser en kalender når saksbehandlersystemet åpnes. Den viser saker i inneværende og neste måned. Det er ikke mulig å bla i måneder utover dette. Det gis fire ukers frist på sakene når de legges inn i systemet. Sakene er merket med gult fram til fristen, deretter blir de røde. Det har vært mye feil og problemer i forbindelse med versjonsskifte, det har vært feil i versjonene fra leverandøren som har ført til at saksbehandlerne ikke får gjort det de skal. Blant annet gjorde saksbehandlerne en oppryddingsjobb på forhånd som ikke ble oppdatert i den nye versjonen. Dette har ført til frustrasjon hos saksbehandlerne, og at restanselistene fortsatt ikke er reelle. Nye rutiner ved oppgradering til ESA Det finnes skriftlig rutine for hele prosessen, Lynguide til ESA. Arkivleder har forsøkt å informere de ansatte med kurs, e-post og intranett, men hun har erfart at det likevel er vanskelig å få alle til å benytte systemet på en korrekt måte. Årsaken er at en del saksbehandlere har mange saker og de sliter med å holde seg à jour. Kommunen har utarbeidet rutiner for bruk av saksbehandlingssystemet, men vi fikk opplyst at det fremdeles er svakheter i bruk av saksbehandlingsrutinene. Arkivleder har ingen kontrollrutiner på om saksbehandlerne svarer innen fristen. Det finnes heller ingen sentral rutine for lederne. Rutiner for registrering og avslutting av saker Når en henvendelse er ferdigbehandlet, f.eks ved at det sendes skriftlig svar, at saken ordnes over telefon eller den tas til etterretning, må den avskrives i arkivsystemet. For å avskrive inngående dokument, må saksbehandler merke dette med en kode. Dersom ikke dette blir gjort vil saken bli liggende igjen som en restanse. Dersom saksbehandler skriver et brev, og dette ikke er helt ferdig, så vil status for dette brevet være Reservert. Når brevet er ferdig skal det markeres ferdig/ekspedert og det sendes samtidig kopi til arkiv. Dersom saksbehandler glemmer å endre status ved utsendelse av brevet, og heller ikke sender kopi til arkiv er det risiko for at brevet ikke blir ført i postlista. Arkiv har en rutine for hvordan sakene gjennomgås, der hvor det mangler kopier sender arkiv mail til saksbehandler om at kopi mangler. Vi fikk opplyst at denne oppgaven er et noe lavt prioritert område hos enkelte saksbehandlere, slik at arkivet ikke alltid får kopi av saken. Innlandet Revisjon IKS 14

15 Dersom arkiv har kopi av saken og saken har status R, vil systemet endre dato til dagens dato, arkiv kan da endre datoen til opprinnelig dato. Hvis denne datoen f.eks er to måneder tilbake i tid, endres datoen, men saken blir ikke ført i postjournalen. Dersom saken er under en måned gammel, endres ikke datoen og brevet føres i postjournalen. Det blir da avvik mellom journal og da brevet i realiteten ble sendt. Hvis saksbehandler sier at saken er ferdig vil arkiv i utgangspunktet gå ut fra at alle dokument i saken er sendt. Offentlig Postliste En person i arkivet har ansvar for utleggelse av postlista. Etter registrering skrives postlista ut og sjekkes for skrivefeil og at personnavn skjermes. Behandling av e-post E-post : Gjøvik kommune har felles postmottak som arkivet har ansvar for. Arkivverdige e-post blir journalført i ESA. Når det gjelder e-post som kommer til saksbehandlers private e-postadresse, er det nok litt forskjellig hvordan rutinen fungerer mht vurdering av arkivverdige e-post. Noen saksbehandlere er flinke til å videresende e-posten til arkivet, hvor de ber arkiv om å journalføre den i ESA. Arkivleder opplyser at det nok fremdeles ligger mye arkivverdig e-post i innboksen hos saksbehandler. Men arkivleders oppfatning er at denne rutinen likevel fungerer bedre nå enn før. Vi har videre fått opplyst at saksbehandlerne i kommunen har fått opplæring i offentlighetsloven og forvaltningsloven og praktiseringen av dette. 4.3 REVISJONENS VURDERING I punkt i arkivplanen for Gjøvik kommune sies det blant annet at arkivleder jevnlig skal rapportere til seksjonsleder, og har ansvar for å påpeke eventuelle feil og mangler. Det sies videre at arkivleder har ansvar for å gjennomføre restansekontroll fire ganger i året. I forbindelse med kartlegging av rutiner for saksbehandlingssystemet ESA fikk vi opplyst at det ikke var tatt ut restanselister de siste to årene. Grunnen til dette er at det i saksbehandlingssystemet ligger inne saker som ikke er reelle, at det er ferdigbehandlete saker som ikke er avskrevet i systemet. Dette viser at bestemmelsene i kommunens arkivplan ikke overholdes. Vi har ingen opplysninger om dette er rapportert videre eller om det er tatt opp til noen form for vurdering i disse årene. I punkt i arkivplanen er saksbehandlernes funksjon i arkivarbeidet beskrevet. Saksbehandler har ansvar for å kontrollere at mottatte brev er journalført. De har videre ansvar for at kopi av all arkivverdig, utgående korrespondanse leveres arkivet som legger dette i saken. Dersom saksbehandler journalfører inngående post selv, har de ansvar for at originalen sendes arkivet for skanning og arkivering. Saksbehandler har ansvar for å ferdigstille og avskrive saker/journalposter/dokumenter i elektronisk journal. De har også ansvar for at saksrelatert e-post tas ut på papir og bringes eller mailes til arkivet for journalføring og skanning. Som vi har beskrevet i kapittel 4.2 har det vært svakheter i systemet ved at saksbehandlerne i enkelte saker ikke har avsluttet sakene på en riktig måte. Dette er ikke i henhold til de rutiner som er beskrevet i kommunens arkivplan. Det kan også være saker som ikke er ført i postjournalen på grunn av dette. Vi viser videre til gjennomgang av de enkelte områder under kapittel 5. Innlandet Revisjon IKS 15

16 5. GJENNOMGANG AV UTVALGTE OMRÅDER I det følgende har vi for hvert fagområde laget en tabellarisk oversikt over: Eventuelle lovbestemmelser Utdrag av rutiner som er kartlagt av kommunen Beskrivelse og resultat av stikkprøvene Revisjonens vurdering Innlandet Revisjon IKS 16

17 Virksomhetsområde Velferd Tjenesteområdet omfatter: økomisk bistand, Søknader om inntak i legemiddelassistert rehabilitering, Tildelingsvedtak om intro.program etter lov om introduksjonsloven Vi har sett på: søknader om økonomisk bistand, registrert i fagsystemet socio Saks område Lovbestemmelse Avdelingens rutine Resultat av stikkprøve Revisjonens vurderinger Økonomisk bistand Ingen spesielle regler for saksbehandlingstid eller foreløpig svar utover forvaltningslovens regler. De aller fleste søknader om økonomisk bistand blir sluttbehandlet i løpet av en uke. Må saken vente utover tre uker sendes det foreløpig svar I enkelte klagesaker kan det brukes Foreløpig melding i forvaltningssak. Dette har blitt mindre nødvendig, sakene behandles raskere. Det er en stor mengde søknader, nærmere 1500 i perioden Sosialtjenesten har lagt opp til at det skal være kort svartid på søknader. Vi har tatt stikkprøver på 80 saker som bekrefter at saksbehandlingstiden er kort og at de aller fleste får svar innen en uke. Unntak er klagesaker som kan ta noe lenger tid, i vår undersøkelse har vi to klagesaker som har hatt en behandlingstid på i overkant av 30 dager. Vi har i tillegg sett på innkomne saker i samme periode hvor søker omfattes av introduksjonsloven. Dette var 17 saker. Her er sakstiden noe lenger. Dette er personer som allerede har støtte, men som har søkt om forlengelse. Vi har ikke kontrollert nærmere de relativt få sakene som har en saksbehandlingstid på over en måned. Med forbehold om dette, synes forvaltningslovens regler om saksbehandlingstid/foreløpig svar og kommunens egne regler om saksbehandlingstid å være overholdt når det gjelder økonomisk sosialhjelp.

18 Virksomhetsområde Skole Vi har sett på bytte av skolekrets, søknader om fri skoleskyss Totalt 19 stikkprøver Saks område Bytte av skolekrets Lovbestemmelse Avdelingens rutine Resultat av stikkprøve Revisjonens vurderinger Følger forvaltningslovens bestemmelser Søknader om bytte av skolekrets som kommer om høsten, behandles i januar. Søkerne får da brev med foreløpig svar, og får opplyst når saken vil bli behandlet. Alle andre søknader om bytte av skolekrets blir behandlet fortløpende og innen 1 måned. Sett på 12 saker i perioden juli 07- januar 08. Foreløpig svar er gitt på søknader om bytte av skolekrets som kommer om høsten, det er registrert 63 dagers svartid på de 4 saker vi har plukket ut. Øvrige søknader (8 stikkprøver) om bytte av skolekrets og fortsatt skolegang ved kretsen er behandlet innen 1 mnd, med unntak av en som overskred saksbehandlingstiden med 5 dager Svarbrevet var datert en måned tidligere. Årsaken kan være at saken ikke ble avsluttet på korrekt måte i saksbehandlingssystemet. Det blir gitt foreløpig svar på søknader om bytte av skolekrets som kommer inn om høsten, slik det er foreskrevet i rutinen. Foreløpig svar var registrert etter 63 dager. Øvrige søknader om bytte av skolekrets som vi har sett på er, med unntak av en, behandlet innen en måned, som beskrevet i rutinene. Det gis ikke foreløpige svar. Dette er et enkeltvedtak og det er ikke nødvendig å sende foreløpig svar dersom saken avgjøres i løpet av en måned. Busskort/ gratis skoleskyss Opplæringsloven, men ingen spesielle regler utover forvaltningsloven vedr saksbehandlingstid og foreløpig svar. Alle andre saker blir behandlet innen 1 måned. Sett på 7 søknader om busskort/gratis skoleskyss i perioden sept.- des 07. Disse har en behandlingstid på dager. Tre av søknadene er avsluttet med annen kode, i to tilfeller er saken tatt til etterretning, en er merket med telefonisk henvendelse. Dette er et enkeltvedtak og det er ikke nødvendig å sende foreløpig svar dersom saken avgjøres i løpet av en måned. Innlandet Revisjon IKS 18

19 Virksomhetsområde Teknisk drift Sett på, klage parkeringsgebyr,parkeringstillatelse for forflytningshemmede Saks område Lovbestemmelse Avdelingens rutine Resultat av stikkprøve Revisjonens vurderinger Klage på parkerings gebyr Parkeringstillatelser for forflytnings hemmede Forskrift om offentlig parkeringsreguleri ng og parkeringsgebyr, Ingen spesielle regler vedr saksbehandlingstid og foreløpig svar utover forvaltningslovens regler, Forskrift om offentlig parkeringsregulering og parkeringsgebyr, Ingen spesielle regler vedr saksbehandlingstid og foreløpig svar utover forvaltningslovens regler. Alle saksbehandlerne kjenner fristen i forvaltningsloven, og alle prøver å holde fristen på 3 uker så godt det er råd. Saksbehandlerne gir midlertidig svar dersom saken gjelder klage, eller må opp til politisk behandling. Søknad og legeerklæring sendes servicetorget, som sender foreløpig svar. Sett på 14 stikkprøver på klage parkeringsgebyr i perioden oktoberdesember 07, det gis foreløpige svar i løpet av 1-2 dager, med unntak av et svar som er sendt etter 28 dager. Foreløpig svar sendes ut av arkiv. Sett på 11 stikkprøver i perioden okt. 07- jan 08. vedr. søknad om parkeringstillatelse for forflytningshemmede. Det sendes fortløpende foreløpig svar. I et tilfelle er foreløpig svar sendt etter 30 dager. Vår undersøkelse tyder på at rutinen om foreløpig svar følges. Vi har ikke kontrollert nærmere saken hvor foreløpig svar først er gitt etter 30 dager. Med forbehold for denne, synes forvaltningslovens regler om foreløpig svar å være overholdt når det gjelder parkeringstillatelser for forflytningshemmede. Innlandet Revisjon IKS 19

20 Virksomhetsområde Barnehage, Sett på Tildeling spes.ped. Saks område Lovbestemmelse Avdelingens rutine Resultat av stikkprøve Revisjonens vurderinger Søknader om spesialpedagogiske tiltak Opplæringsloven, men ingen spesielle regler utover forvaltningsloven vedr saksbehandlingstid og foreløpig svar. Søknader om spesialpedagogiske tiltak: Prosedyrer er utarbeidet, men de er ikke gode nok i forhold til forvaltningsloven og foreløpige svar. 3 saker i perioden To saker om tildeling av spes.ped og en sak som gjelder refusjonskrav spes.ped. En av sakene gjelder klage på vedtak og er oversendt til fylkesmannen, foreløpig svar er gitt til søker etter 27 dager. De to andre sakene er det kort svartid på. På dette området var det svært få saker. Vi har derfor ikke gjort noen særskilt vurdering, men kun kommentert våre funn. Grunnen til at det er så få saker om tildeling spes.ped er at de aller fleste av disse sakene kommer inn om våren. Innlandet Revisjon IKS 20

21 Virksomhetsområde Kultur og fritid: Sett på 10 inngående saker i perioden okt.07- des. 07. Saks område Lovbestemmelse Avdelingens rutine Resultat av stikkprøve Revisjonens vurderinger Stikk prøver blant inngående saker Følger forvaltningslovens bestemmelser Saker som skal til politisk behandling fremmes på førstkommende møte. Det benyttes midlertidig svar dersom dette ikke skjer. Administrative vedtak skjer oftest innen 1 måned, og det sendes midlertidig svar ved unntak. 2 saker om støtte er behandlet politisk. I den ene saken gikk det i underkant av 2 måneder fra inngående brev til svar ble gitt til søker. Det er ikke dokumentert at det er gitt foreløpig svar. I neste sak tok dette 17 dager. Blant de øvrige henvendelsene til kultur gjelder 6 av sakene søknader om støtte. I to av sakene er det gitt foreløpig svar En søknad er besvart etter 63 dager, det er ikke dokumentert foreløpig svar. De øvrige sakene har så kort behandlingstid at det ikke er nødvendig å gi foreløpig svar. En av de øvrige henvendelsene er besvart etter 57 dager og på en henvendelse fra er det ikke registrert svar. I henhold til forvaltningslovens regler skal det gis foreløpig svar på de saker hvor saksbehandlingstiden overstiger 30 dager. Vår undersøkelse viser at enkelte saker har oversteget denne saksbehandlingstiden uten at det er dokumentert at det er gitt foreløpig svar. Innlandet Revisjon IKS 21

22 Virksomhetsområdet Arealbruk og utvikling: Vi har sett på, fradeling av eiendom, innløsing av festetomt, ettrinns byggesak Saks område Lovbestemmelse Avdelingens rutine Resultat av stikkprøve Revisjonens vurderinger Søknader om fradeling Bygge saker Vi skiller mellom meldinger, enkle tiltak, ett-trinns og to-trinns byggesaker Delingsloven, men ingen spesielle regler når det gjelder saksbehandlingstid og foreløpig svar utover forvaltningslovens regler. I følge plan- og bygningsloven skal meldingssaker behandles i løpet av 3 uker, enkle tiltak behandles i løpet av 3 uker. Andre byggesaker har en frist på 12 uker. Ved oversittelse av fristen reduseres gebyret. De fleste saker fanges opp gjennom: Saksbehandlingstiden innen fristen Foreløpig svar Det er kontakt med søker på annen måte der informasjon gis Virksomhetsområdet har påpekt at det vil innebære betydelig merarbeid å legge opp rutiner der en med 100 % sikkerhet fanger opp all saker. En spesiell sakstype er reguleringsplaner der tilbakemelding på innspill normalt oppsummeres i saksutredning, uten at hvert enkelt innspill besvares individuelt. Fradeling eiendom 8 stikkprøver. Svar er gitt innen 1 måned, med unntak av en søknad fra hvor det ikke er dokumentert svar. Vi har sett på 38 ett-trinns byggesaker som har 12-ukers frist som har innkommet i perioden Det går fram av noen av sakene at det er sendt foreløpig svar. I andre saker er det registrert i milepælsplanen at det er sendt foreløpig svar, uten at det ser ut til å ha gått ut noe brev. I to av sakene er foreløpig svar sent ut etter 30 dager. For 6 av sakene er det ikke dokumentert svar. 7 saker har kun dok.1 som utgående sak. Inngående søknad kan da ligge i historisk base. I enkelte saker med lang svartid, er det registrert at søknaden er mottatt saksbehandler på en senere dato enn innkommet søknad. De fleste saker behandles innen en måned. Ytterligere forbedringsmuligheter: Dokumentere i ESA at det har vært kontakt med søker f.eks i forbindelse med tlf-samtaler osv der søker er informert om saksbehandlingstid mv Stikkprøvene dokumenterer at det gis foreløpig svar i noen saker. Det virker som om saksbehandler ikke alltid legger inn reelle datoer på de ulike milepælene. Det er derfor vanskelig å se av ESA om foreløpig svar er gitt. Forbedringsmuligheter: Forbedre rutinene når det gjelder å dokumentere saksgangen i ESA. Innlandet Revisjon IKS 22

23 Innløsing av festetomt Innløsing av festetomt, behandles i arealbruk og utvikling og i servicetorget. Vi har sett på totalt 14 saker. Foreløpig svar brukes for saker der virksomhetsområdet vet at saksbehandlingstiden vil overstige 1 måned, herunder innløsning av festetomter. 7 av sakene er behandlet i virksomhetsområdet arealbruk og utvikling. Et svar etter 48 dager. To av sakene som er innkommet 17. og 18. des. har ikke dokumentert svar. To saker har kun dok.1 som utgående sak. Innløsing av festetomt som er behandlet i servicetorget: 7 stikkprøver. 2 saker som er registrert inn 12. og 29. nov. har ikke dokumentert svar, tre er besvart etter 30 dager. To av sakene har kort svartid. Vi fikk opplyst at den første henvendelsen som gjøres til søker ikke registreres i ESA. Søker får beskjed muntlig om at det kan ta noe tid. Når søker har bestemt seg for å løse inn og henvender seg til kommunen, får de et foreløpig tilbud og saken registreres. I henhold til forvaltningslovens regler skal det gis foreløpig svar på de saker hvor saksbehandlingstiden overstiger 30 dager. Vår undersøkelse viser at enkelte saker har oversteget denne saksbehandlingstiden uten at det er dokumentert at det er gitt foreløpig svar. Forbedringsmuligheter: Dokumentere i ESA at det har vært kontakt med søker f.eks i forbindelse med tlf-samtaler e.l der søker er informert om saksbehandlingstid mv Innlandet Revisjon IKS 23

24 Virksomhetsområde Helse- og sosial v/tildelingskontoret: Sett på langtidsplass, psykisk helsevern, hjemmehjelp, avlastning 49 stikkprøver i perioden , registrert i fagsystemet gerica Saks område Lovbestemmelse Avdelingens rutine Resultat av stikkprøve Revisjonens vurderinger Hjemmesykepleie, Langtidsplass, Psykisk helsevern, Hjemmehjelp, Avlastning Helsetjenesteloven. Forvaltningslovens regler om foreløpig svar gjelder. Tildelingskontoret har rutine på at midlertidige svarbrev sendes ut til bruker dersom søknaden ikke besvares innen tre-fire uker. I enkelte saker hvor det er lang saksbehandlingstid, sendes det ut midlertidig svarbrev ved registrering av søknader. Dette gjelder tildeling av omsorgsbolig, langtidsplass i sykehjem og omsorgslønn. Meldingen inneholder informasjon om forventet saksbehandlingstid. Hjemmesykepleie: 13 stikkprøver 3 saker hadde ikke vedtak, disse sakene var kun revurderinger og skulle vært avsluttet i systemet. En sak datert var en revurdering som ikke var ferdig, 1 søknad datert hadde ikke dokumentert svar. Langtidsplass: 7 stikkprøver i henhold til rutinen Psykisk helsevern: 11 søknader, 3 har fått vedtak. 2 midlertidig svar, hvorav en tok 2 mnd. De øvrige har ikke dokumentert svar, vi har i disse tilfellene fått opplysninger med forklaring, et unntak er søknad fra Hjemmehjelp: 8 stikkprøver 2 uten dokumentert svar. Det gis foreløpig svar. Avlastning i og utenfor institusjon: 10 stikkprøver 4 søknader uten dokumentert svar, hvorav to er revurderinger Vår undersøkelse viser at de fleste saker behandles innen fristen, og at det gis foreløpig svar, men opplysningene blir ikke alltid oppdatert i systemet. Gjelder i tilfeller hvor det er muntlig dialog med bruker og i saker under revurdering hvor brukere allerede mottar tjenester. Vår undersøkelse viste at det ikke var dokumentert svar for 6 søkere. Vi har ikke undersøkt om dette er reelt eller om det også her er opplysninger som ikke er registrert i systemet. Forbedringsmuligheter: Dokumentere i gerica at det har vært kontakt med søker f.eks i forbindelse med tlf-samtaler osv der søker er informert om saksbehandlingstid mv

25 Virksomhetsområdet Barn og familie Virksomhetsområde består av veldig forskjellig driftsområder, og både barneverntjenesten og PPT har særlover knyttet til sin drift: Vi har sett på henvisninger til ppt registrert i fagsystem HK-data Saks område Lovbestemmelse Avdelingens rutine Resultat av stikkprøve Revisjonens vurderinger Henvisninger til PPT Opplæringsloven, men ingen spesielle regler utover forvaltningsloven vedr saksbehandlingstid og foreløpig svar. I følge fylkesmannen er det snakk om to saksbehandlingstider i slike saker; en fra elever blir meldt til PPtjenesten til det eventuelt foreligger en sakkyndig vurdering, og en annen fra den sakkyndige vurderingen foreligger til det blir fattet vedtak. PPT får henvisning på barn. De kan bli bedt om utredning og/eller en sakkyndig vurdering av behovet for spesialundervisning. Saksbehandlingsregler for det siste er beskrevet i opplæringsloven. Når henvisning mottas sendes det en tilbakemelding til avsender om at henvisningen er mottatt, hvem som er saksbehandler og når den vil ta kontakt. Ventetiden i PPT varierer noe. Vi har tatt 15 stikkprøver i perioden av rutinen for tilbakemelding etter henvisning til ppt. Alle sakene er besvart fra 1-17 dager, med et gjennomsnitt på 8,5 dager. Et unntak var en sak som var påbegynt før henvisning. Denne er det ikke sendt noe tilbakemelding på. Pr 19. februar var det 18 på ventelisten. Oppfølging skjer på hvert tirsdagsmøte. Her gjennomgås nye henvisninger og ventelistesaker. Etter møtet blir det sendt brev til henviser og foreldre på alle nye henvisninger. På bakgrunn av vår undersøkelse synes forvaltningslovens regler om saksbehandlingstid/foreløpig svar og kommunens egne regler om saksbehandlingstid å være overholdt når det gjelder foreløpig svar på henvendelser til ppt. Innlandet Revisjon IKS 25

26 Skjenkesaker i personalavdelingen: Sett på serverings- og skjenkebevillinger. Saksområde Lovbestemmelse Avdelingens rutine Resultat av stikkprøve Revisjonens vurderinger Skjenkesaker i personal avdelingen Serveringsloven, Forvaltnings lovens regler om foreløpig svar gjelder Saker vedr serverings- og skjenkebevillinger følges opp få dager etter at søknad mottas. Det er ingen rutine for at foreløpige svar blir sendt ut dersom kommunen ikke mottar høringsuttalelser innen en måned. Det er sjelden tilfelle at høringsuttalelser ikke er kommet til kommunen innen 1 måned, og derfor vil saksbehandlingstiden som regel være ca 1 måned. Ellers har serveringsloven lovfestet en behandlingsfrist på 60 dager som i all hovedsak overholdes. Serverings- og skjenkebevilling, 15 stikkprøver. 8 av sakene har en behandlingstid på dager, det er bare registrert foreløpig svar for en av sakene. De øvrige søknadene er besvart innen 30 dager. I henhold til forvaltningslovens regler skal det gis foreløpig svar på de saker hvor saksbehandlingstiden overstiger 30 dager. Vår undersøkelse viser at ca halvparten av sakene har oversteget denne saksbehandlingstiden uten at det er dokumentert at det er gitt foreløpig svar. Innlandet Revisjon IKS 26

27 Rådmannen: Stikkprøver blant inngående saker Saks område Stikk prøver blant inngående saker Rådmannen og kommunal sjefene Lovbestemmels e Følger forvaltnings lovens bestemmelser Avdelingens rutine Resultat av stikkprøve Revisjonens vurderinger I arkivplanen for Gjøvik kommune, som blir revidert årlig, framgår det hvordan en skal forholde seg til offentlighetslov og forvaltningslov I saksbehandlings-systemet ligger det en svarfristoppfølging som hjelper den enkelte med å ha oversikt over sine saker og frister på disse, dette framgår av dokumentasjon og kortversjon for bruk av e-sak. 29 stikkprøver i perioden % av alle sakene er ikke avsluttet, de er ikke besvart eller kvittert ut med annen kode. Det at 75% av sakene ikke er avsluttet i systemet behøver ikke bety at de ikke er besvart, eller tatt til orientering. Men det er ikke dokumentert i sakssystemet. Det betyr at sakene blir stående åpne og påvirker restanselistene. Dette er ikke i henhold til rutinene for saksbehandlingssystemet. Innlandet Revisjon IKS 27