Sammenslåing av Klima- og forurensningsdirektoratet (Klif) og Direktoratet for naturforvaltning (DN) til Miljødirektoratet Prosjektbeskrivelse 15.01.2013
Innhold Innledning... 3 Bakgrunn... 3 Mål og omfang... 4 Effektmål... 4 Resultatmål... 4 Prosessmål... 4 Prosjektets gjennomføring... 5 Prosjektorganisering... 5 Forslag til fremdriftsplan... 6 Overordnet risikovurdering... 8 Budsjett... 9 Prosjektbeskrivelse - sammenslåing av Klif og DN Side 2
Innledning Bakgrunn Regjeringen vedtok 8. november 2012 å slå sammen Direktoratet for naturforvaltning (DN) og Klima- og forurensningsdirektoratet (Klif) til én etat, kalt Miljødirektoratet, med virkning fra 1. juli 2013. Det nye direktoratet vil få om lag 700 medarbeidere og ha faglig tunge avdelinger både i Trondheim og Oslo som i dag. I tillegg vil det nye Miljødirektoratet ha rundt 200 fast tilsatte på tilkalling og timebasis rundt om i landet (tilhørende dagens SNO). Miljødirektoratets overordnede ledelse, den nye direktøren, blir lokalisert i Trondheim. Motivet bak sammenslåingen er å skape en mer helhetlig og slagkraftig gjennomføring av norsk miljøpolitikk. De ulike miljøproblemene er tett sammenvevd og må sees i sammenheng. I dag er arbeidet organisert etter gårsdagens miljøutfordringer. Ved opprettelsen av det nye direktoratet gjøres gjennomføring av miljøpolitikken bedre og mer effektiv. Miljøverndepartementet har gjennom et oppdragsbrev gitt DN og Klif ved direktørene ansvaret med å gjennomføre sammenslåingen og å følge de føringer som ligger i oppdragsbrevet. Gjennomføringsansvaret løper frem til 1.juli 2013. Beslutninger av vesentlig betydning, og saker hvor DN og Klif har ulikt syn, løftes til departementet for avgjørelse. Det er en forutsetning at oppdraget løses samtidig som direktoratenes faste, løpende oppgaver blir ivaretatt. Direktør for Miljødirektoratet skal ansettes så snart som mulig. Dersom tiltredelse skjer før 1. juli 2013, vil ny direktør overta ansvaret for sammenslåingen fra tiltredelsestidspunkt. Kilder: Pressemelding fra Miljøverndepartementet 9. november 2012 Oppdragsbrev for sammenslåing av 23. november 2012 (ref. 12/3076) Prosjektbeskrivelse - sammenslåing av Klif og DN Side 3
Mål og omfang Nedenfor presenteres sammenslåingsprosjektets effektmål, resultatmål og prosessmål. Prosjektets effektmål følger av Miljøverndepartementets begrunnelse for sammenslåingen i pressemelding av 9. november 2012. Resultatmål og prosessmål er utledet basert på oppdragsbrevet for sammenslåingen datert 23. november 2012. Effektmål Slå sammen Direktoratet for naturforvaltning og Klima- og forurensingsdirektoratet til Miljødirektoratet for å styrke norsk miljøforvaltning og bidra til en mer helhetlig og slagkraftig gjennomføring av norsk miljøpolitikk. Resultatmål Levere fremdriftsplan for etablering av Miljødirektoratet innen 15.januar 2013. Etablere Miljødirektoratet pr 1.juli 2013 Utarbeide et godt underlag for veivalg i gjennomføringen av sammenslåingen Legge til rette for en ny tilpasningsavtale Sikre kontinuitet og oppfølging på sikkerhets- og beredskapsområdet Legge til rette for en effektiv og rasjonell samordning av administrative oppgaver Legge til rette for kostnadseffektiv utnyttelse av ressurser og eventuell integrering av administrative funksjoner (IKT, arkiv, lønn etc.) Gjennomgå mulige synergieffekter og legge til rette for samordning evt samlokalisering av faglige ansvarsområder der det er faglige berøringspunkter, overlapp i kompetanse og arbeidsoppgaver. Legge til rette for midlertidige løsninger og overgangsordninger inntil ny organisasjon er på plass Utarbeide en enhetlig ny kommunikasjonsstrategi for det nye Miljødirektoratet Ivareta løpende driftsoppgaver i utrednings- og gjennomføringsperioden Prosessmål Sikre medvirkning og medbestemmelse iht. omstillingsavtalen og hovedavtalen Sikre opprettholdelse av et godt arbeidsmiljø Sikre samtidig og lik informasjon til alle ansatte Sikre regelmessig og god rapportering/informasjon til Miljødepartementet gjennom månedlige møter Bidra i prosessen med MD og budsjett- og regnskapsmessige konsekvenser (eget oppdragsbrev) Bidra i prosessen med MD med å tilpasse overgang til et tildelingsbrev Prosjektbeskrivelse - sammenslåing av Klif og DN Side 4
Prosjektets gjennomføring Prosjektorganisering (Se vedlegg for større figur) Nedenfor presenteres måten Kilf og DN har valgt å organisere arbeidet med sammenslåing av de to direktoratene på. Som det fremkommer av figuren etableres det en prosjektorganisasjon med 10 delprosjekter. Direktørene i Klif og DN er prosjekteiere og arbeidet ledes og koordineres av ei prosjektgruppe. Medbestemmelse og medvirkning ivaretas gjennom regelmessige møter i et eget samarbeidsutvalg, hvor partene i omstillingsavtalen samt hovedverneombudene deltar. Det også etablert en særskilt funksjon som skal bidra til god informasjon og kommunikasjon igjennom hele prosessen. Ernst & Young AS er leid inn som ekstern og uavhengig prosjektleder. Se vedlagte leveranseplan for oversikt over hvilke leveranser og hovedaktiviteter de ulike delprosjektene vil arbeide med i gjennomføringen. Prosjekteier JSO/EH Informasjon og kommunikasjon Samarbeidsutvalg SAMU Prosjektgruppe Personal Omstillingsprosess ansatte Ledelse og organisasjon Økonomi IKT Informasjon og kommunikasjon Arkiv Sikkerhet og beredskap Husdrift Miljøfagligeområder Prosessdokumentasjon og kvalitet Oppdraget på faglige områder (punkt 4 i oppdragsbrevet) vil gjennomføres i delprosjektet Miljøfaglige områder. Arbeidet i dette delprosjektet vil fokusere på direktoratenes faglige arbeid i avdelinger og seksjoner utenfor organisasjonsavdelingene. Som en del av arbeidet med å samordne oppgaver og aktiviteter vil det bli utarbeidet beskrivelser av nye felles prinsipper, prosesser, rutiner og prosedyrer m.m. For å sikre at dette blir gjennomført på en konsistent og god måte på tvers av alle delprosjekter er det etablert en egen prosjektfunksjon for Prosessdokumentasjon og kvalitet. Det vil legges til rette for at dokumentasjon som utarbeides skal kunne inngå i et fremtidig helhetlig kvalitetssystem for det nye Miljødirektoratet. Det legges opp til jevnlige møter med departementet, ca. én gang i måneden. Møtetidspunktene tilpasses kritiske aktiviteter og milepæler i gjennomføringen, se nedenfor. Konkret møteplan avtales i det første møtet 25. januar 2013. Prosjektbeskrivelse - sammenslåing av Klif og DN Side 5
Forslag til fremdriftsplan Nedenfor følger et foreløpig utkast til sentrale milepæler i sammenslåingsprosjektet. I vedlegg finnes en mer detaljert oversikt over konkrete leveranser/hovedaktiviteter (leveranseoversikt) inklusiv foreløpig fremdriftsplan for hvert av delprosjektene. Leveranseoversikten er fortsatt under utvikling, og den vil ferdigstilles for administrative områder innen 25.januar 2013 (jfr. møtet med MD denne dagen) og for miljøfaglige områder innen 15. februar 2013. Det presiseres at både milepælsplanen og leveranseplanen løpende vil oppdateres og at disse således er dynamiske dokumenter. Eventuelle vesentlig endringer i milepælsplanen vil tas opp med departementet i de månedlige møtene. Som det fremkommer av milepælsplanen og leveranseoversikten er det et omfattende arbeid som skal gjennomføres for å slå sammen de to direktoratene til et nytt Miljødirektorat. Sammenslåingen og samordningen skal gjennomføres i løpet av relativt kort tid uten at ny direktør er på plass. Ambisjonene for hva som kan være på plass innen 1. juli 2013 må tilpasses til denne situasjonen, og det må påregnes at det vil måtte tas i bruk midlertidig løsninger fra 1. juli i påvente av at endelige løsninger er definert og besluttet av ny direktør. Sammenslåingsprosessen og samordningen vil således ikke være endelig ferdig 1. juli 2013. Endelig avklaring av organisering og samordning, spesielt på de miljøfaglige områdene, vil måtte planlegges og gjennomføres under ledelse av den nye direktøren. Frem til ny direktør er på plass vil det arbeides med å forberede og legge til rette for en så god og effektiv prosess som mulig for å få endelige løsninger på plass. Prosjektbeskrivelse - sammenslåing av Klif og DN Side 6
Milepæl jan feb mar apr mai jun 1. Plan for internkommunikasjon og etablert intranett er utarbeidet 01.01.2013 2. Prosjektbeskrivelseinklusiveforslagtilfremdriftsplan med milepæler erutarbeidet ogleverestil MD 3.Endelig prosjektorganisasjon, detaljerte aktivitetsplaner, konkret risikovurdering m.v. for den administrative samordningen er etablert (jfr. oppdragsbrevets punkt 3 samt møte med MD samme dag) 4. Detaljert plan og prosessbeskrivelse (veikart) for ivaretakelse av ansattesrettigheter iht. omstillingsavtalen, Tjml og HA, inkludert prosess for samhandling med tillitsvalgte og samarbeidsutvalg er utarbeidet 5. Det er utarbeidet en konkret plan for arbeidet med å kartlegge og analysere direktoratenes miljøfaglige ansvarsområder med sikte på å identifisere eventuelle samordningsbehov og -gevinster, jfr. oppdragsbrevets punkt 4 6. Tilbakemelding tilmd påforslagomendringerav programområder, kapitler ogposter istatsbudsjettetmed siktepå vedtakistortingetiforbindelsemed RNB 2013 (iht. egetoppdragsbrev) 7. Det er gjennomført en innledende kartlegging og analyse av direktoratenes faglige ansvarsområder og det er valgt ut aktuelle områder hvor det er identifisert potensial for samordningsgevinster for en mer grundig analyse 8. Nødvendigkartleggingav prosesser, ressurser, aktiviteter m.v. for de administrative funksjoneneer gjennomført 9. Ny grafisk profil er besluttet 01.04.2013 10. Plan for profileringogmarkedsføringavdetnye Miljødirektorateter utarbeidet 11. ForslagtiltilpasningsavtaletilHA er utarbeidet 15.05.2013 12. Nye samordndedeadministrative prosesserm.v. som skal implementeres fra1/7 er beskrevet 13. Organisering av org-avdelingene(administrative funksjoner) fra 1/7 er avklart og beskrevet (kan være midlertidige løsninger). 14.Det er gjennomført en grundig analyse på de utvalgte miljøfaglige områdene hvor det ble identifisert samordningsbehov og potensial for samordningsgevinster, jfr. milepæl 7, og evt. gevinster og hvordan disse kan realiseres er beskrevet 15. Alle avtalte prosesser for å ivareta ansattes rettigheter ihtomstillingsavtalen m.v. (jfr. avtalt prosess med samarbeidsutvalget i milepæl 4) er gjennomført 18. Det er gjennomførtet kick off for detnyemiljødirektoratet for alleansatte 19. Endelig organisering og innplassering av ansatte (inklusive lederroller og ansvar) i org-avdelingene(administrative funksjoner) er besluttet 21. Alle øvrige endringer/tilpasninger som følge av sammenslåingen, herunder endelig organisering av alle avdelinger og seksjoner, er gjennomført (Ferdigstillelse avhenger av videre prosess og ny direktør) 18.02.2013 15.03.2013 01.04.2013 2013 2014 01.05.2013 16. Det nyemiljødirektorateter formelt etablert 01.07.2013 17. Markering avetableringen av detnyemiljødirektoratet 01.07.2013 20. Nyttintranett for detnyemiljødirektoratet er påplass 15.01.2013 25.01.2013 15.02.2013 15.02.2013 jul aug sep okt nov des jan feb 01.06.2013 01.06.2013 01.06.2013 30.06.2013 20.12.2013 30.09.2013 31.12.2013 Prosjektbeskrivelse - sammenslåing av Klif og DN Side 7
Overordnet risikovurdering I forbindelse med den innledende planleggingen er følgende overordnede risikoer identifisert: Uønsket hendelse Prinsipielle/viktige forhold kan ikke besluttes på grunn av at ikke ny direktør er på plass Manglende motivasjon for sammenslåingen medfører at samordningsgevinster ikke oppnås og at det blir lavere engasjement for å nå de overordnede målene med sammenslåingen Det legges opp til et for høyt ambisjonsnivå for tilpasninger og samordning per 1/7 Det settes av for lite ressurser til gjennomføringen Sentrale ressurser slutter som følge av usikkerhet for egen situasjon og eller forventning om en uønsket endring av egen fremtidig arbeidssituasjon Uro i organisasjonen og en arbeidskrevende og kompleks sammenslåingsprosess går ut over daglig drift og løpende oppgaver Det oppstår rivalisering mellom miljøer på de to nåværende lokasjoner Kritiske IT tekniske forhold er ikke på plass per 1/7 Fremdriftsplanen med etablering per 1/7 overholdes ikke Risikoreduserende tiltak Det utarbeides en vurdering av i hvilken grad og på hvilken måte midlertidige løsninger kan legges til grunn. Denne må inneholde en beskrivelse av hvordan slike løsninger skal fungere og hvordan overgangen til en mer permanent løsning kan gjennomføres. Ved behov for beslutninger som må fattes og som ikke kan fattes av prosjekteierne løftes beslutningen til MD. Legge til rette for god involvering av fagmiljøene i de to direktoratene i arbeidet med faglig samordning. Sette av nok tid (både aktiviteter og kalendertid) til at miljøene kan finne frem til faglige gevinster og finne gode løsninger for å realisere disse. Det gjøres en kritisk gjennomgang av aktuelle samordninger og tilpasninger i systemer og prosesser per 1/7 med sikte på å avgrense arbeidsomfanget. Dette må likevel avstemmes med hensynet til at midlertidige løsninger ikke bør legges til grunn over for lang tid og for ansattes behov for å få nødvendige avklaringer for egen situasjon. Det må i tillegg tas hensyn til behovet for en effektiv og rasjonell prosess hvor endringer som må utføres settes inn i en større og mer langsiktig sammenheng. Utarbeide en realistisk ressursplan som tar høyde for prosjektets kompleksitet og omfang, andre pågående prosjekter (som f.eks. flytteprosjektene) og som også tar høyde for uforutsette hendelser i gjennomføringsperioden Det holdes høyt fokus på, og settes av tilstrekkelige ressurser til å gi tilstrekkelig og god informasjon til ansatte igjennom hele prosessen. Det legges til rette for god, lik og konsistent informasjon til alle ledere i organisasjonene underveis slik at disse kan følge opp alle medarbeidere gjennom linjefunksjonene. Det legges opp til et godt og tett samarbeid med tillitsvalgte og verneombud gjennom det etablerte samarbeidsutvalget. Tilsvarende som i de tre ovenstående punktene. Det legges opp til en åpen og inkluderende prosess med bred involvering av involverte ansatte. Prosjektet legges opp slik at det fokuseres på oppgaver og prosesser og hensiktsmessige faglige løsninger før organisatoriske forhold behandles. Det legges opp til konkrete aktiviteter i gjennomføringen for at ulike fagmiljøer ved de to lokasjonene skal bli kjent og for å etablere en felles kultur. Det settes høyt fokus på å tidlig få oversikt over kritiske forhold som må løses innen 1/7, og det gjennomføres en risiko og sårbarhetsanalyse for IKT. Det etableres en hensiktsmessig og tilstrekkelig prosjektorganisasjon som sikrer god planlegging, løpende oppfølging og løpende kontroll med alle risikoer i prosjektet. Kritiske forhold identifiseres tidlig og eskaleres til tilstrekkelig høyt nivå for beslutning. I tillegg til den overordnede risikovurderingen er det under utarbeidelse konkrete risikovurderinger for hvert delområde/delprosjekt i gjennomføringen, jfr. prosjektorganisering ovenfor. Prosjektbeskrivelse - sammenslåing av Klif og DN Side 8
Budsjett Nedenfor er det satt opp et estimat på direkte kostnader som forventes i forbindelse med sammenslåingen. Kostnader med intern ressursinnsats er ikke tatt med i kostnadsestimatet. Det må også påregnes en del ekstra overtid i forbindelse med sammenslåingen. Det forventes at det vil måtte legges ned betydelig innsats fra en rekke ansatte i de to organisasjonsavdelingene frem til 1. juli 2013, samt en del i månedene etter 1. juli 2013. Det samme gjelder for tillitsvalgte og verneombud. Anslagsvis vil mellom 20% og 30% av tiden til de ansatte i organisasjonsavdelingene gå med til aktiviteter i forbindelse med sammenslåingen frem til 1. juli 2013. For ansatte på miljøfaglige områder vil det ikke gå med like mye tid frem til 1. juli 2013, men også for disse til det i hele 2013 og forutsetningsvis også en del i 2014 måtte legges inn en betydelig innsats med samordning og realisering av gevinster som følge av sammenslåingen. Hvor mye tid den enkelte vil bruke på sammenslåingen vil variere fra ansatt til ansatt og mellom avdelinger og fagområder. Enkelte vil måtte bruke det meste av sin tid, imens andre bare vil bruke en liten andel. Det må påregnes at alle ansatte vil bruke noe tid til å holde seg informert, følge med på sammenslåingen og delta på fellesaktiviteter. Dette vil kunne påvirke daglig drift i noen grad på enkelte områder. Kostnadsestimat: (Alle beløp i 1 000 kr) Estimat 1/1-1/7 Estimat etter 1/7 Beskrivelse Marked/profilering 6 500 - Se spesifikasjon IKT tilpasninger 1 000 500 Grovt anslag: tilpasninger i systemer, investeringer i teknisk infrastruktur, evt. avtalekostnader etc. Innkjøpte tjenester 9 500 - Se spesifikasjon Felles kick off - 2 000 Planlagt felles kick off for alle ansatte i forbindelse med etableringen Sum estimat 17 000 2 500 Kostnadsestimatet er satt opp på begrenset grunnlag. Det er risiko for at de direkte kostnadene kan bli 20-30% høyere enn estimert. I tillegg til kostnadene ovenfor forventes det at det vil påløpe reisekostnader og kostnader til samlinger og møter i forbindelse med sammenslåingen på i størrelsesorden 1-2 mill kr. I perioden frem til 1. juli 2013 og på et tilsvarende beløp etter dette tidspunktet. Spesifikasjon marked/profilering: Nytt felles nettsted 1 500 Nytt intranett 1 500 Utvikling sosiale media 500 Ny visuell profil 2 000 Lansering og markedsføring 1 000 Sum 6 500 Spesifikasjon innkjøpte tjenester Beskrivelse Arkiv 2 500 Faglig bistand,delprosjektledelse og kapasitet IKT 1 500 Kapasitetsbehov på komplekst område og ROS analyse Økonomi 500 Faglig bistand og systemtilpasninger Juridisk 500 Omstillingsprosessen, sikre god prosess Prosjektledelse/-støtte 3 500 Faglig ledelse av prosessen, støtte til alle delprosjekter, kapasitet Prosessdok. og kvalitet 1 000 Felles prosessdokumentasjon og etablering kvalitetsystem Sum 9 500 Omfanget av innkjøpte tjenester følger av behovet for spisskompetanse på ulike områder, behov før tilførsel av kapasitet for å gjennomføre en omfattende prosess og behovet for å ha en prosjektledelse som er uavhengig av de to direktoratene som skal slås sammen. Prosjektbeskrivelse - sammenslåing av Klif og DN Side 9