Slik bruker du MIN SIDE for tillitsvalgte i lokallagene. Åpne hjemmesiden til Norges Birøkterlag, www.norbi.no. Programmet er tilpasset nettleseren Internet Explorer, hvis du velger en annen nettleser kan det være at programmet ikke fungerer optimalt. Sammen med denne forklaringen har du også fått et lite illustrerende hefte. Det kan være enklere å finne fram i programmet om du bruker illustrasjonene sammen med denne forklaringen. På hver illustrasjon er det et nummer som du finner igjen i forklaringen nedenfor. 1. LOGG INN 1A. Gå inn på Norges Birøkterlag sin hjemmeside, www.norbi.no. Oppe i høyre hjørne finner du et ikon som heter Min Side, trykk på dette. 1B. Du har nå kommet inn på innloggingsmenyen for både medlemmer og tillitsvalgte. For å utføre dine oppgaver som tillitsvalgt trykker du på Innlogging for tillitsvalgt. 1C. Fyll inn brukernavn og passord og trykk logg inn. Dette har du fått tilsendt i et eget brev. Du har samme brukernavn og passord som medlem og som lokal tillitsvalgt. Brukernavn og passord er personlige og må ikke lånes bort til andre. Ønsker du å endre passord må du logge inn som medlem, det nye passordet bruker du da både som tillitsvalgt og som medlem. På denne siden er det en funksjon for de som har glemt passordet sitt. Ved å trykke på denne kan du bestille passordet ditt til din egen e- postadresse. For å kunne benytte denne funksjonen må du først logge deg inn og registrere din e-postadresse. 2. HOVEDMENY I hovedmenyen får du en oversikt over hvilke muligheter du har i programmet. Ved å trykke på det enkelte menyvalget går du inn på de ulike alternativene. Oppe i høyre hjørnet står det hvem du har logget inn som, og ved siden av navnet kan du logge ut. Til høyre på siden står informasjon fra Norges Birøkterlag. Her vil du kunne finne tips og råd om hvordan systemet brukes, du vil også finne informasjon om nye funksjoner som kommer etter hvert.
3. REDIGER MEDLEMMER 3A. Velg Rediger medlemmer i XXXXX i hovedmenyen. Du kommer nå inn på en liste over alle medlemmene i ditt lokallag. Her kan du bla i listen over medlemmer. Ved å trykke på knappen Eksport til excel vil du kunne overføre informasjon om dine medlemmer til en excel-fil. Trykk først på Eksport til excel, deretter får du et spørsmål om du vil åpne eller gå tilbake, her velger du åpne. I neste spørsmål kan du velge om du vil åpne filen eller lagre den på maskinen din. På denne siden kan du legge til flere medlemmer. Ved å trykke på + Legg til ny person får du opp et personkort hvor du legger inn informasjon om det nye medlemmet. Husk å lagre. Sjekk at personen ikke er registrert før du legger inn nye medlemmer. Trykker du på navnet til et av medlemmene i medlemslisten kommer du inn på personkortet til medlemmet. 3B. På personkortet til medlemmet kan du endre informasjon om medlemmet. Her kan du blant annet forandre adresse, legge inn e-post og telefonnummer og legge til, endre og fjerne verv. Du kan også endre medlemskategori på medlemmet. Hvis medlemmet skal melde seg ut setter du medlemskategori til utmeldt og registrerer utmeldtdato, det er viktig å gjøre begge deler for at personen skal bli registrert som utmeldt. Hvis et medlem er død endres medlemskategori til død og registrer dødsdato, dette er for å sikre at det ikke blir sendt ut brev eller annen informasjon til disse. Hvis du har registrert et medlem to ganger skal du ikke bruke utmeldingsfunksjonen, da skal det ene medlemskapet slettes. Sletting av medlemmer gjøres av Norges Birøkterlags sekretariat. Ta kontakt med sekretariatet for assistanse. Hvis laget har æresmedlem settes medlemskategori til æresmedlem, da vil fakturaen for denne personen sendes til laget. Hvis laget har støttemedlemmer settes kategorien til støttemedlem. Disse får ikke medlemsbladet Birøkteren, har ikke formelle rettigheter som medlem og betaler kontingent kun til lokallaget. Hvis et medlem skal registreres som tillitsvalgt velger du type tillitsverv. Husk å lagre alle endringer. 4 REDIGER AKTIVITETER 4A. Velg aktiviteter for XXXX i hovedmenyen på forsiden. Velg enten knappen + eller klikk her for å legge til en ny aktivitet i kalenderen. 4B. Du får nå opp et skjema for aktiviteter. Fyll inn informasjon om kurs, møter eller andre aktiviteter. Husk å lagre. Det er lurt å ta med navnet på laget i tittelen slik at det blir enklere å finne fram i aktivitetskalenderen. Feks så gir ikke tittelen Årsmøte så mye informasjon, men hvis man kaller aktiviteten Årsmøte, Ullensaker birøkterlag så finner målgruppa mye lettere fram. Aktiviteter som registreres her vil komme fram i aktivitetskalenderen som ligger på Norges Birøkterlags hjemmeside.
5 REDIGER KONTAKTINFORMASJON 5. Velg rediger kontaktinformasjon i hovedmenyen på forsiden. Fyll inn informasjon om kontaktinformasjon til laget på denne siden. Denne informasjonen vil komme på hjemmesiden til Norges Birøkterlag. Husk å legge inn fylke, slik at ditt lokallag blir sortert under et fylke på hjemmesiden. Her legger du også inn kontonummer slik at ditt lokallag får refundert sin andel av kontingenten. Husk å lagre. 6. REDIGER FORENINGSPRESENTASJON 6. Velg rediger foreningspresentasjon i hovedmenyen på forsiden. Her kan du legge inn informasjon om ditt lag, du kan også legge inn bilder og linker til andre sider. Informasjonen her vises på hjemmesiden til Norges Birøkterlag. 5.& 6. Slik ser lokallagets side ut på hjemmesiden til Norges Birøkterlag ut med og uten kontaktinformasjon og foreningspresentasjon. 7. REDIGER MEDLEMSKONTINGENT 7A. Velg rediger medlemskontingent i hovedmenyen på forsiden. Du kommer så inn på oversiktssiden for priser. Trykk på prisen du ønsker å endre. 7B. Du kommer så inn på siden for kontingenttypen du skal endre. Trykk på +. 7c. Du kommer nå inn på siden for å legge inn kontingenten. Her legger du inn kommende års kontingent. Du må også legge inn Fra dato 01-01- ÅR slik at kontingenten blir gjeldende for kommende år. Husk å lagre. Du må legge inn kontingent både for ordinære medlemmer og for støttemedlemmer. Familiemedlemmers andel av kontingenten blir automatisk regnet ut. 8. BETALINGSOVERSIKT Du kan sjekke hvem som har betalt og hvem som ikke har betalt under betalingsoversikt. Velg år og betalingsstatus (betalt, ikke betalt osv) og trykk filtrer. Det er viktig at lokallagene purrer på de medlemmene som ikke har betalt. De som ikke ønsker å være medlem lenger meldes ut, se punkt 3. 9. BEHANDLE SØKNADER OM SUKKERAVGIFTSREFUSJON TIL BIRØKT Lokallaget skal fortsatt godkjenne sukkeravgiftsrefusjonssøknadene i lokallaget. Medlemmene skal søke om sukkeravgiftrefusjon gjennom Min Side. De tillitsvalg kan legge inn flere søknader om refusjon dersom de mottar noen på papir. Denne funksjonen vil først være tilgjengelig når dette er aktuelt. Det vil komme nærmere informasjon om denne funksjonen etter hvert.
1 A
1 B
1 C
2
3 A
3 B
4 A
4 B
5
6
5 & 6 PÅ HJEMMESIDEN
5 & 6 PÅ HJEMMESIDEN
7 A
7 B
7 C
8