BRUKERVEILEDNING FOR FLTs TILLITSVALGTVERKTØY PÅ FOR AVDELINGGSTILLITSVALGTE

Transkript

1 1 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet BRUKERVEILEDNING FOR FLTs TILLITSVALGTVERKTØY PÅ FOR AVDELINGGSTILLITSVALGTE Innhold: 1) Hvordan logge inn? Ha medlemsnummer klart! 2) Hvordan søke fram avdeling? Hvordan bruke verktøyene videre 3) Hvordan søke fram medlemmer? 4) Hvordan søke fram bedrifter?

2 2 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet 5) 1. Hvordan logge inn? a. Gå inn på b. Logg inn på nye medlemssider

3 3 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet c. Etter innlogging er du inne på Min side d. For å komme inn på Tillitsvalgtverktøyet trykker du på Tillitsvalgt-verktøy.

4 4 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet 2. Søk opp avdelingen a. Et søkebilde kommer fram på skjermen der du skriver enten navn på enkeltmedlem, navn på bedrift eller navn på avdeling. Det er viktig å huke av for valgt søk. I mitt eksempel søker jeg avdeling. b. Søkeresultatet vises i nytt bilde, trykk på det resultat du ønsker å gå videre med.

5 5 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet c. Da er du inne i verktøyet! På de forskjellige valgene til høyre er det laget søk som skal gjøre det enklere for avdelingen å søke fram forskjellig informasjon om medlemmer/bedrifter i sin avdeling. De forskjellige valgene beskrives mer detaljert videre i brukerveiledningen.

6 6 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet Hvordan bruke verktøyet videre 1. Alle kurs - avdeling Søket Alle kurs-avdeling vil vise deg alle medlemmer som har vært på kurs. Trykk på Alle kurs avdeling og søket vil vise deg alle medlemmer som har vært på kurs. Søket kan enkelt eksporteres til Excel og benyttes videre.

7 7 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet 2. Aktive kurs avdeling Søket Aktive kurs - Avdeling vil vise deg en liste iver kurs avdelingen skal avholde. Trykk på Aktive kurs avdeling og du vil få opp en liste over kurs avdelingen skal avholde. Her kan avdelingen enkelt melde medlemmer på kurs. Veiledning følger nedenfor. For å melde på kurs trykk på delta Da får du opp et søkebilde der du kan søke etter medlemmer Skriv inn navn på medlem og trykk søk, velg deretter det medlemmet du vil melde på.

8 8 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet Du vil da få opp et påmeldingsbilde Trykk fortsett Systemet forteller deg hvilken arbeidsgiver medlemmet er registrert med, trykk fortsett

9 9 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet Skriv inn en kommentar om nødvendig og trykk send inn. Påmeldingen er nå registrert.

10 10 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet 3. Kursdeltakere Søket Kursdeltagere vil vise deg en liste over medlemmer som er påmeldt kurs. Trykk på Kursdeltakere. Du vil da få beskjed om å sette inn kursnummer (det finner du på Alle kurs). Skriv inn kursnummer og trykk søk.

11 11 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet Du vil få opp en liste over de som er registrert påmeldt på dette kurset. Søkelisten kan enkelt eksporteres til Excel Du kan også velge og Sende mail til alle. Trykk her Da vil du få et valg om åpne eller lagre fil velg lagre. Mailadressene vil kunne åpnes i notisblokk og deretter kunne kopieres rett inn i en e-post.

12 12 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet 4. Medlemmer i avdelingen Dette gir deg mulighet for å skrive ut medlemsliste for alle medlemmer i avdelingen eller gjøre forskjellige utvalg som beskrives nedenfor. Ved å ikke velge noen av søkekriteriene vil du få fram alle medlemmene i avdelingen. Listen kan enkelt eksporteres til Excel eller du kan velge og sende e-post til alle..

13 13 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet Søket gir deg også mulighet til å selektere søket. Man kan selektere på alle valg eller bare noen: 1. Yrkesgrupper 2. Type medlemskap Her kan dere velge å søke fram enkelte type medlemskap. Et søk pr. type.

14 14 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet 2. Fra avtalekode til avtalekode Her kan dere selektere søk etter avtalekoder. Dersom dere ønsker medlemmer fra 1 avtale velger dere samme avtalekode i både fra og til. Alle avtalekoder som starter med 7 er godkjente avtaler. De som starter med 9 er avtaler det er søkt om. Ønsker dere for eksempel en oversikt over alle Arbeidsledere i avdelingen velger dere fra 7010 til Listen kan eksporteres til Excel. Ønsker dere alle medlemmer underlagt avtale velger dere fra 7010 til 7191.

15 15 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet 4. Innmeldte i avdelingen Søker opp alle innmeldte etter en gitt dato. Ved å sette inn vil søket gi deg en oversikt over alle innmeldte i avdelingen fra denne dato. Søket kan enkelt eksporteres til Excel for videre bruk eller du kan sende e-post til alle.

16 16 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet 5. Utmeldte i avdelingen Søker opp alle utmeldte etter en gitt dato. Ved å sette inn vil søket gi deg en oversikt over alle utmeldte i avdelingen etter denne dato. Søket kan enkelt eksporteres til Excel for videre bruk. Det eksporterte søket viser utmeldingskoder slik at dere ser årsak til utmeldingen. Du kan også velge og sende e-post til alle.

17 17 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet 6. Arbeidssteder Trykk på Arbeidssteder og et søk vil vises i bildet Dette søket viser alle aktive bedrifter i avdelingen. Søket kan enkelt eksporteres til Excel for videre bruk og viser følgende opplysninger: AKTØRID ARBEIDSPLASS ADR ANT MEDL TREKKINSTANS MAILADR KOMMUNENR KOMMUNENAVN Denne kan brukes til rapportering til LO.

18 18 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet 7. Bedriftstillitsvalgte Dette søket viser alle bedrifter i avdelingen der det er registrert bedriftstillitsvalgte. Avdelingen kan her endre tillitsvalgte. Søket kan enkelt eksporteres til Excel. Hvordan endre tillitsvalgte? Trykk på Endre på den bedriften du vil endre på i søkelista. Sett inn tildato og trykk lagre Deres endring sendes FLT for godkjenning.

19 19 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet Hvordan legge til ny tillitsvalg? Trykk på Ny på den bedriften du vil endre verv på i søkelista. Søk etter det medlem du vil legge inn. NB! Medlemmet må være registrert som ansatt ved den bedrift vervet skal registreres ved i medlemsregisteret. Trykk på medlemsnummeret Sett inn riktig fradato og trykk lagre. Endringen sendes FLT for godkjenning.

20 20 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet 7. Bedriftstillitsvalgte Dette søket gir en oversikt over endringer som er gjort i den periode du velger å søke fram. Begge datofelter må være utfylt. Søket vises i et søkeresultat som enkelt kan eksporteres til Excel

21 21 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet 8. Jubilanter Denne funksjonen fungerer ennå ikke slik vi ønsker og vår leverandør arbeider med å finne en løsning på problemet. Inntil dette er på plass kan avdelingen ta ut oversikt over jubilanter på følgende måte: Trykk på "Medlemmer i avdelingen" og velg deretter søk. Eksporter lista til Excel og sorter lista fra eldst til nyest etter kolonne LO_DATO. Utmerkelser som skal deles ut i 2013 gjelder for oppnådd jubileum i Det vil si at oppnådd dato i 1987=25 år, 1972=40 år og 1962=50 år. Ta kontakt med administrasjonen for bistand. Rutinen skal fungere på følgende måte når den er i orden: Trykk på Jubilanter og et søkebilde vil vises, sett inn årstall for oppnådd utmerkelse (2012 for utmerkelser i 2012) og trykk søk. Det vil da vises et søkeresultat som eksporteres til Excel

22 22 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet 9. Purreliste Etter at administrasjonen har sendt ut purring kan avdelingen selv hente ut purreliste her. Trykk på Purreliste og skriv inn Avdelingsid 10011xxx, eksempel blir id for avdeling 37 = , og trykk søk. Resultatet kan eksporteres til Excel.

23 23 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet 10. Refundert-liste Legg inn perioden avdelingskontingenten er innbetalt og avdelingsid. NB! Avdelingskontingent innbetalt i februar utbetales vanligvis i slutten av mars. Periode skrives ÅÅÅÅMM (eks ) og avdelingsid er avdelingsnummeret (det står over navnet på nettsiden (eks xxx). Trykk søk. Velg Eksportere til Excel for å arbeide med listen og velg lagre fil. Oversikten viser hvilke medlemmer som har betalt kontingent i perioden, og hvilke som ikke har gjort det, og med hvilket beløp avdelingen får refundert for denne perioden. Helt til høyre i listen står refunder J eller N. Ønsker du å sortere listen etter hvilke som har betalt og ikke, trykk på Sorter og filtrer og velg Egendefinert. Velg Refundert i sorter, og trykk OK.

24 24 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet 11. Statistikk avdelingen Trykk her. Denne viser tall fra den siste statistikken som ble kjørt, perioden statistikken gjelder for ses her. Statistikken kan enkelt eksporteres til Excel og lagres.

25 25 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet 12. Statistikk forbundet Trykk her. Denne viser tall fra den siste statistikken som ble kjørt, perioden statistikken gjelder for ses her. Statistikken kan enkelt eksporteres til Excel og lagres.

26 26 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet Hvordan søke fram medlemmer? Skriv inn navn eller medlemsnummer, huk av for Søk på enkeltmedlem og trykk søk. Trykk på det medlemmet i søkelista du vil endre på/sjekke opplysningene til Da kommer dette bildet opp og du får 3 valg videre

27 27 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet Trykker du på Personopplysninger kan de se detaljert informasjon om medlemmer og du kan endre medlemmets adresse, telefonnummer og e-post. For å endre trykk Vis Her kan du endre eller legge til opplysninger og trylle send, endringen sendes FLTs administrasjon for godkjenning.

28 28 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet Her kan du endre eller legge til opplysninger og trykke send, endringen sendes FLTs administrasjon Du får da opp en oversikt over kurs medlemmet har deltatt på Medlemmets arbeidssted får du flere opplysninger om ved å trykke på Medlemmets arbeidssted. Du kan velge å trykke på arbeidsstedet her For å vise detaljer om arbeidsstedet

29 29 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet Du vil da få ytterligere valg videre. Du kan også legge til medlemmer ved bedriften: Trykk her og skriv inn medlemsnummer eller fødselsnummer:

30 30 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet Du kan herfra skrive ut medlemsliste på dette arbeidsstedet, trykk her: Medlemslista kan behandles videre på flere måter: Håndtere enkeltmedlemmer Skrive ut medlemsliste/eksporete til Excel Sende e-post til alle

31 31 Brukerveiledning tillitsvalgtverktøyet Her kan også bedriftstillitsvalgte ved arbeidsstedet endres: Legge til ny Endre eksisterende Hvordan søke fram bedrifter? Skriv inn navn eller bedriftsnummer, huk av for Søk på arbeidssted og trykk søk. Velg fra lista det arbeidsstedet du ønsker å jobbe videre med