INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Dato: Tirsdag 29. mars 2011 Tid: Kl. 10:00 Sted: Levanger rådhus, Formannskapssalen NB! MERK TID OG STED Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste 007/11 Referatsaker 008/11 Skatteoppkreverfunksjonen 009/11 Orientering fra administrasjonssjefen 010/11 Innherred samkommunes årsregnskap og årsberetning for 2010 Eventuelt Verdal/Steinkjer, 23.03.11 Lasse Hegge leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 78 Mob. 90 95 04 40
SAK 007/11 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 29.03.11 Paul Stenstuen 007/11 433-1798-5.3 Referat 1 NKRF einfo 10/11 Avklaringer om taushetsplikten etter kommuneloven 78 nr. 7 Ikke vedlagt Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. SAK 008/11 SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 29.03.11 Paul Stenstuen 008/11 433-1798-5.3 Samkommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar årsrapportene 2010 for skatteoppkreveren til orientering, 2. Kontrollutvalget tar kontrollrapportene 2010 fra Skatt Midt-Norge til orientering. 3. Kontrollutvalget ser med bekymring på at en over flere år ikke har vært i stand til å etterkomme kravene til arbeidsgiverkontroll. Saksbehandlers forslag til innstilling til samkommunestyret 1. Samkommunestyret tar årsrapportene 2010 for skatteoppkreveren til orientering 2. Samkommunestyret tar kontrollrapportene for 2010 fra Skatt Midt-Norge til orientering, og ber administrasjonssjefen påse at det blir levert arbeidsgiverkontroll i et omfang som samsvar med skatteetatens krav. 3. Samkommunestyret ber om at vedtaket blir oversendt kommunestyrene i Verdal og Levanger til orientering, med kopi til de respektive kontrollutvalg. Vedlegg 1. Årsrapport 2010 for skatteoppkreveren i Levanger 2. Årsrapport 2010 for skatteoppkreveren i Verdal 3. Brev til kommunestyret i Levanger kommune, datert 11.02.11, fra Skatt Midt-Norge Kontrollrapport 2010 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Levanger kommune 4. Brev til kommunestyret i Verdal kommune, datert 11.02.11, fra Skatt Midt-Norge Kontrollrapport 2010 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Verdal kommune
Ikke trykte vedlegg 1. Brev av 21.2.2005 fra Skattedirektoratet til Kommune v/rådmannen - Kommunens behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten 2. Brev av 2.7.2004 fra Skattedirektoratet til Skatteoppkreverkontorene Overføring av kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i sin helhet fra kommunene til Skatteetaten Saksopplysninger Skatteregnskapet avgis overfor Skattedirektoratet. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i den enkelte kommune, men forutsetter at eventuelle anmerkninger og forbedringspunkter blir fulgt opp. Kontrollutvalget har således et ansvar mht. å følge opp at samkommunen ivaretar skatteoppkreverfunksjonen på en tilfredsstillende måte, og at funksjonen blir utøvd i samsvar med gjeldende regelverk og retningslinjer. Skatteetaten gjennomfører løpende kontroll med skatteoppkrever. I forbindelse med denne kontrollen utarbeides det årlige kontrollrapporter som sendes til kommunestyret i den enkelte kommune, med gjenpart til kontrollutvalget. Ved disse kontrollrapportene får man en tilbakemelding mht. hvorledes skatteoppkreverfunksjonen er blitt ivaretatt og utført. Rapportene vil også kunne inneholde konkrete forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skatt Midt-Norge finner etter en samlet vurdering at skatteoppkreverkontoret er organisert slik at gjøremålene kan utføres i henhold til skatteoppkreverinstruksen. Det bemerkes imidlertid at det fra skatteoppkreverkontoret er anført at en ligger på grensen bemanningsmessig, og at det skal ansettes en regnskapskontrollør i 100% stilling. Skatt Midt-Norge forventer at både Verdal og Levanger kommune finner en løsning slik det blir levert en tilfredsstillende kontrolldekning i 2011. Det blir avslutningsvis opplyst at det er gitt anbefalinger og pålegg i brev av 18.10.10. Skatteoppkreverens beretning for skatteregnskapet 2010 for Verdal kommune Den totale skatteinngangen for året 2010 utgjorde kr. 1 011 976 605, hvorav kr. 241 198 679 ble fordelt til kommunen. Tilsvarende tall for 2008 var henholdsvis kr. 1 002 702 986 og kr. 227 817 608. Det anføres at utviklingen i de totale skatterestansene er bra. Tallmaterialet er nærmere forklart i skatteoppkrevers redegjørelse. Skatteoppkreverens beretning for skatteregnskapet 2010 for Levanger kommune Den totale skatteinngangen for året 2010 utgjorde kr. 1 450 900 911, hvorav kr. 341 132 647 ble fordelt til kommunen. Tilsvarende tall for 2008 var henholdsvis kr. 1 399 117 030 og kr. 319 371 230. Det anføres at utviklingen i de totale skatterestansene er bra. Tallmaterialet er nærmere forklart i skatteoppkrevers redegjørelse. For begge kommuner Skatteoppkreveren anfører i sine årsrapporter at en ligger på grensen bemanningsmessig, og at arbeidsgiverkontrollene bør intensiveres. Videre blir det anført at det skal ansettes en regnskapskontrollør i 100% stilling i 2010.
Saksbehandlers vurdering Skatteoppkrever er organisatorisk underlagt samkommunestyret. Kontrollutvalget vil derfor ha et ansvar mht. å følge opp hvorledes funksjonen blir ivaretatt. Det er gjennom flere år blitt påpekt at det ikke har blitt levert arbeidsgiverkontroller i et omfang som samsvarer med kravet. Skatt Midt-Norge forventer nå at både Verdal og Levanger kommune finner en løsning, slik det blir levert en tilfredsstillende kontrolldekning i 2011. SAK 009/11 ORIENTERING FRA ADMINSTRASJONSSJEFEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 29.03.11 Paul Stenstuen 009/11 433-1798-5.3 Saksbehandlerens forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Samarbeidsavtale for Innherred samkommune, vedtatt i Verdal kommunestyre 30.11. 2009 og i Levanger kommunestyre 18.11. 2009 2. Forskrift om vedtekt til forsøk med interkommunalt samarbeid (samkommune) mellom kommunene Levanger og Verdal i Nord-Trøndelag, vedtatt i Verdal kommunestyre 30.11. 2009 og i Levanger kommunestyre 18.11. 2009 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 5. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Saksopplysninger Innværende forsøksperiode utløper 31.12.11, jf. forskrift om vedtekt til forsøk med interkommunalt samarbeid (samkommune) mellom kommunene Levanger og Verdal i Nord- Trøndelag. Kontrollutvalget har derfor anmodet administrasjonssjefen om en orientering om status mht. det fremtidige samarbeid mellom de to kommuner.
SAK 010/11 INNHERRED SAMKOMMUNES ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING FOR 2010 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 29.03.11 Paul Stenstuen 010/11 433-1798-5.3 Samkommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar Innherred samkommunes årsberetning for 2010 til orientering. 2. Kontrollutvalget vedtar vedlagte forslag til uttalelse til årsregnskapet for Innherred samkommunes årsregnskap for 2010. 3. Kontrollutvalget ber revisor om en vurdering av den økonomiske internkontroll i septembermøte. 4. Kontrollutvalgets uttalelse sendes samkommunestyret for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til Innherred samkommunes årsregnskap for 2010. 2. Revisjonsberetning for 2010 fra KomRev Trøndelag IKS 3. Brev nummer 2, datert 17.03.11, fra KomRev Trøndelag IKS 4. Innherred samkommunes årsregnskap for 2010 utsendt fra samkommunen. 5. Innherred samkommunes årsberetning for 2010 utsendt fra samkommunen. Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om vedtekt til forsøk med interkommunalt samarbeid (samkommune) mellom kommunene Levanger og Verdal i Nord-Trøndelag 2. Kommuneloven med forskrifter Saksopplysninger Forskrift om vedtekt til forsøk med interkommunalt samarbeid (samkommune) mellom kommunene Levanger og Verdal i Nord-Trøndelag gir vedtekter for Innherred samkommune. I det senere kalt vedtektene. Kommuneloven gjelder for øvrig så langt den passer, med de unntak, presiseringer, tilføyelser og/eller endringer som følger av vedtektene. Lovbestemte krav til årsregnskapets innhold Krav til de kommunale årsregnskap fremkommer i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR-2002-12-15) 3, 1. ledd: Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Videre gis nærmere regler for hva driftsregnskapet og investeringsregnskapet skal omfatte. Presentasjon av regnskapet Kommunene gis i samme forskrift stor grad av frihet til selv å bestemme detaljeringsgraden og presentasjonsformen for regnskapet. Men det skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som samkommunestyret har brukt i årsbudsjettet.
Generelle krav til årsberetningens innhold Årsberetningen skal inneholde opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme samkommunens økonomiske stilling, resultatet av virksomheten, samt andre forhold som måtte være av vesentlig betydning for samkommunen. Iht. kommunelovens 48 5. ledd skal det skal også redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i kommunene. I forbindelse med dette skal det også redegjøres for planlagte og iverksatte tiltak for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene. Etter lovendring i 2009 skal det også redegjøres for planlagte og iverksatte tiltak for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. Årsberetningen er derfor et svært viktig dokument hvor det skal redegjøres for en rekke forhold som har betydning for bedømmingen av samkommunens virksomhet. Behandlingsmåten og frister Forskrift om kontrollutvalg 7 slår fast at kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskapet. Her heter det at: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. I vedtektenes 3-2. Årsregnskap og årsberetning, heter det at: Samkommunen skal for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning i samsvar med kommuneloven 48. Regnskap og årsberetning skal utarbeides i samsvar med forskrifter til samme paragraf. Samkommunestyret fastsetter selv regnskapet. Vedtektene trådte i kraft den 17. desember 2009. Bestemmelsen innebærer etter det en kan se uansett ingen realitetsendring i forhold til tidligere bestemmelse. Årsberetningen skal legges frem for samkommunestyret i det samme møte som årsregnskapet blir behandlet. Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 10 gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. Årsberetning skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt.
Årsregnskapet for 2010 Regnskapet viser at de samlede driftsinntekter og driftsutgifter var på henholdsvis 118,2 og 118,6 millioner kroner, noe som ga et brutto driftsresultat på minus 0,4 millioner kroner. Årsregnskapet for 2010 er gjort opp i balanse. Revisjon Innherred samkommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor tilfredsstiller de krav som er stilt i kommunelovens 78 og 79 og i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Revisor har avgitt revisjonsberetning den 17.03.11. Revisjonsberetningen er avgitt uten forbehold eller merknader. Brev nr. 2-2010 til kontrollutvalget i Innherred samkommune Revisor har plikt til å påpeke en del for hold skriftlig overfor kontrollutvalget. Jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4. Disse påpekningene skal nummereres fortløpende, og omtales gjerne som nummererte brev. (Revisors brev nummer 1 var datert 02.04.09 og omhandlet kvalitetssikring og internkontroll.) I forbindelse med årsoppgjørsrevisjonen for 2009 ble det gitt ros til økonomiavdelingen for å ha bedret den interne kontroll/kvalitetssikring av regnskapene. Det imidlertid samtidig presisert at en samtidig hadde et forbedringspotensial på enkelte områder. Revisor har ved sin revisjon av regnskapet for 2010 avdekket svakheter i den økonomiske internkontroll på en del områder, se brev nr. 2-2010, datert 17.03.11, fra KomRev Trøndelag IKS. Revisor vil følge opp administrasjonens arbeid med å forbedre den økonomiske internkontroll nærmere i løpet av våren. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon fremgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap. 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR 2004-06-15) pålegger kontrollutvalget å påse at samkommunens årsregnskap blir revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt omtalte forskrifts kap. 5 (revisors kvalifikasjoner) og 6 (Krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Dette gjennomfører kontrollutvalget ved å motta statusrapporter mv. Kontrollutvalget skal påse at forhold som blir omtalt i det nummererte brev blir fulgt opp av administrasjonen, jf. forskrift om kontrollutvalg 8. Kontrollutvalget kan også kommentere eventuelle andre feil eller mangler revisor måtte ha påpekt.
Videre vil det også være nærliggende for kontrollutvalget å kommentere forhold som: hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er hvorvidt årsberetningen gir en oversiktlig og informativ fremstilling av samkommunens virksomhet forrige år andre forhold som kontrollutvalget måtte ønske å kommentere Saksbehandlers vurdering Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon vil i hovedsak være at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Dette gjennomfører kontrollutvalget ved løpende tilsyn med revisors arbeid. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskapet. Revisjonsberetningen er imidlertid avgitt uten forbehold eller merknader. Det anbefales derfor at kontrollutvalget kommer tilbake til samkommunens internkontroll i form av en egen sak i et senere møte. Forslag til uttalelse følger vedlagt. I tillegg kan kontrollutvalget velge å knytte kommentarer til samkommunens årsregnskap eller årsberetning. Steinkjer 23.03.11 Paul Stenstuen Kontrollsekretær