Visma Enterprise Fakturabehandling Versjon 2016 Fakturabehandling på web
Innhold PÅLOGGING... 1 SAKSBEHANDLING... 2 OPPGAVELISTEN...2 FAKTURADETALJER...3 Se bilde av faktura...4 Påføre konteringsstreng og saksbehandlere...5 Påføre notat...7 Parkere fakturalinjer...7 Behandle sperret faktura...8 Splitte faktura til flere linjer...9 Se alle linjer...10 Profiler...11 Periodisere en faktura...11 Godkjenne fakturalinje...12 Sende sidelengs...13 Fakturafunksjoner...14 E-POSTVARSLING...14 RAPPORTER... 15 MINE BEHANDLEDE...15 RAPPORTER...15 ADMINISTRERE EGEN BRUKER... 17 FRAVÆR...17 MINE TILGANGER...17 II
PÅLOGGING Du logger deg på web-applikasjonen til Visma Enterprise ved å skrive initialer eller fullt navn i feltet «Brukernavn». Initialer vil fungere dersom de er definert som initialer i Brukeradministrasjonen. Passord er generert av systemansvarlig. Hver bruker må ha sitt eget brukernavn. MERK: Brukere som benytter integrert innlogging med operativsystemet behøver ikke logge inn manuelt. Fra oppstartssiden vil faktura til godkjenning varsles i feltet «Oppgaver» sammen med andre oppgaver du har i systemet. For å komme over til fakturabehandling fra oppstartssiden kan du enten klikke på oppgaven eller direkte på egen fane «Fakturaer» i toppmenyen. Ved e-postvarsling kan du også benytte link i e-posten for å bli sendt direkte til «Fakturaer». 1
SAKSBEHANDLING Oppgavelisten Under arkfanen «Til behandling» finner du alle fakturaer hvor du har minst en fakturalinje til kontering, attestering eller anvisning. Listen er alltid sortert etter forfallsdato når siden åpnes. Dersom en faktura er forfalt vil dette lyse med rødt i oversikten. Listen over faktura kan sorteres alternativt ved å trykke på overskriftene. Oversikten vil vise hvilket steg den enkelte fakturalinjen skal behandles i, og viser også aktuelt selskap, region og år som fakturaen tilhører. Der du har mer enn en fakturalinje til behandling, vises det ved et høyere tall enn 1 på det aktuelle steget. Det er også et utvalgskriterium under selve listen for om du vil vise alle fakturaer du har til behandling, eller velge med eller uten de fakturalinjer som er arvet som stedfortreder fra en annen saksbehandler. Du kan klikke hvor som helst på linjen med fakturaen for å se nærmere på fakturadetaljer og starte saksbehandlingen. 2
Fakturadetaljer Etter at du har valgt en faktura i listen kommer du inn til fakturadetaljbildet som gir deg informasjon om fakturaen og lar deg behandle den på ulike måter. Øverst ser vi et felt med fakturainformasjon på hodenivå. Felt Selskap/År/Periode Fakturanummer Leverandør Forfallsdato Fakturadato Periodisering Beløp fakturaens valuta KID Arkivreferanse Ekstern ordre Forklaring Selskapsnummer, år og periode som gjelder for fakturaen Leverandørens fakturanummer Leverandøren som har blitt identifisert Datoen fakturaen skal bli betalt Datoen leverandøren skal ha sendt fakturaen Periodisering av fakturaen på hodenivå Totalbeløp på fakturaen. Merk at dette kan være et større beløp enn summen av de fakturalinjene du har til behandling. Betalingsidentifikasjon oppgitt av leverandøren En ID som blir påført under import til Fakturabehandling. Dette nummeret kjenner ikke leverandøren til. Kun for kunder som importerer faktura fra et eksternt system. Saksbehandler i kontering er første status etter mottak. Dette vil tradisjonelt være den som har bestilt varen eller tjenesten. Saksbehandleren er også ansvarlig for å sjekke at informasjonen øverst i bildet er korrekt. Ved første gangs visning av faktura vil normalt verken konti eller saksbehandlingsrekke være fylt ut, med mindre denne informasjonen er lagt på i mottaket av den som har mottaksbehandlet en faktura. 3
Både kontering og saksbehandlingsrekke kan også ha blitt påført automatisk av systemet på bakgrunn av profil som leverandøren har påført. Konteringen kan endres eller fylles ut i alle stegene i arbeidsflyten. Neste saksbehandler må alltid fylles ut for at du skal kunne sende fakturaen videre i arbeidsflyten. Eksempelet over viser en fakturalinje som står i status «Kontering». Vekkeklokkesymbolet forteller deg i hvilket steg konteringslinjen befinner seg for øyeblikket. En saksbehandler kan både kontere og attestere En saksbehandler kan både kontere og anvise En saksbehandler kan ikke både attestere og anvise Se bilde av faktura Fakturaimaget ligger nederst i bildet. Dette bildet viser hvor mange sider fakturaen er på. Det viser også hva slags dokument som er vedlagt. Dette vil variere om fakturaen er innskannet fra papir i Tiff/Png-format, eller innskannet til PDF eller er en innlest elektronisk faktura i EHF-format fra Aksesspunkt. Fra visningen av fakturaen kan du: Bruke rullegardin eller «Forrige» og «Neste» kan du bla deg gjennom fakturaens detaljer Skrive ut fakturabildet Vise fakturabildet i eget vindu på skjermen 4
Sende den som vedlegg i e-post, for eksempel til en person som ikke er saksbehandler i Fakturabehandling, men som skal ha en kopi eller gjøre en kontroll av opplysningene Legge til flere vedlegg Ved å trykke på «E-post» kommer du til dette bildet. Her kan du legge inn mottakere, redigere emnefeltet og fylle ut informasjon i det store feltet som blir teksten i e-posten. Det er også mulig å legge ved vedlegg på en faktura, ved å trykke på «Vedlegg». Du kommer da til dette bildet. «Velg fil» vil gi deg mulighet til å finne filen du vil legge ved. Hvis det er et sensitivt dokument kan du merke det som sensitivt. Avslutt med å trykke «Last opp». Påføre konteringsstreng og saksbehandlere Konteringsstreng I bildet under kan du legge inn konteringsinformasjon på de fakturalinjene du har til behandling. Systemet bruker «auto fullfør» når du skriver og viser lovlige valg for verdiene du legger inn i feltet. Du kan søke både på verdiens ID og navn. Du kan velge verdi fra listen som vises, ved å klikke på verdien. Du vil kun få opp dine lovlige valg for aktuell felt. Eksempelvis vil du kun få lovlige mvakoder for konteringskombinasjonen du har lagt inn. 5
For alle konteringsdimensjoner i kontorekken finnes det knapper for å søke opp verdiene fra en egen tabell. Trykk på blå tekst på aktuelt begrep. Da kommer du inn til dette bildet hvor du kan velge mellom alle tilgjengelige verdier. Du kan også begynne å skrive deler av en tjeneste, og søket vil begrense seg mer og mer etter hvert som du skriver inn flere bokstaver/tall. Det vil også være litt ulik virkemåte om konteringsdimensjonen er definert i ditt selskap som alfanumerisk eller numerisk. Saksbehandlere I bildet under kan du legge inn saksbehandlere for de trinnene som kommer etter det steget fakturalinjen for øyeblikket befinner seg i. Systemet bruker «auto fullfør» når du skriver og viser lovlige valg for verdiene du legger inn i feltet. Du kan søke både på brukerens navn og initialer. Du kan velge bruker fra listen som vises, ved å klikke på verdien. Du vil kun få opp brukere som har rettigheten til arbeidsflytsteget du søker i. 6
Påføre notat I noen tilfeller ønsker du å legge til et notat som gjelder hele fakturaen. Da gjør du dette på fakturahodenivå og notatet vil det være knyttet til alle linjene en faktura eventuelt er splittet opp i. Du benytter notatfeltet som er angitt øverst i bildet, til høyre i fakturahodet. Her vil det telles opp eventuelt hvor mange notater som er laget på fakturahodet. Trykk på ikonet for å lese eksisterende notater og eventuelt skrive inn et nytt notat. Da kommer du inn til et bilde hvor du kan lese alle notater på den høyre delen og skrive et nytt på venstre side. Skriv inn notat og det vil bli lagret med informasjon om hvem og når notatet ble lagret. Det er også mulig å lage notater til kun en fakturalinje. Dette kan være aktuelt når fakturaen har flere linjer som har forskjellige saksbehandlere. Da er det enklere å treffe den aktuelle brukeren med kommentaren og ikke skape misforståelser da andre brukere får lese et notat på fakturahodet. Parkere fakturalinjer Det er noen ganger behov for å parkere en faktura slik at linjene ikke blir sendt til overordnet saksbehandler selv om de ikke er behandlet innen fristen. Dersom en faktura ikke er i henhold til det du mener er avtalt kan du som saksbehandler parkere fakturalinjen. Du parkerer en fakturalinje ved hjelp av nedtrekksmenyen «Linjefunksjoner». 7
Du blir alltid avkrevd et notat når du parkerer en eller flere fakturalinjer. Du skal alltid skrive et forståelig notat. Når du trykker «Parker» etter at du har skrevet notatet blir fakturalinjene parkert. Da blir bildet vist slik og det fremgår tydelig at fakturalinjen er parkert i steget som har fått påført hengelåsikonet. Det er egen kolonne som viser parkerte fakturalinjer under «Til behandling» i fakturalisten. Det ligger alltid et notat på linjen. Notatet er alltid søk- og lesbart også fra Fakturahistorikk i Windows, og det gjør at økonomiavdelingen alltid vil ha oversikt over årsak til parkering dersom en leverandør ringer og purrer på betaling på den aktuelle fakturaen som du har parkert. Under «Fakturafunksjoner» kan du oppheve parkeringen for alle linjer. Under «Linjefunksjoner» kan du oppheve parkeringen for den aktuelle linjen. Behandle sperret faktura Regnskapsavdelingen kan ha påført at en faktura skal være sperret før du får den til saksbehandling. Da vil du se over fakturavisningen at fakturaen er sperret og eventuelt til hvilken dato. 8
Selv om fakturaen er sperret, kan du allikevel utføre alle dine vanlige handlinger på fakturaen. Det vil si at fakturaen vil kunne bli ferdigbehandlet i Fakturabehandling, og bli overført som sperret til Økonomi. Et eksempel på dette kan være at beløpet allerede er betalt, og fakturaen skal bli behandlet og bokført for historikkens skyld. Sjekk om det ligger noen notater på fakturaen hvis du får en sperret faktura til behandling. Splitte faktura til flere linjer Flere fakturalinjer er aktuelt når fakturaen skal fordeles mellom to eller flere saksbehandlere, og/eller forskjellige konteringer, for eksempel ulike mva-konteringer. «Splittbildet» finner du ved å velge «Splitt linje» under valget «Linjefunksjoner». Du kan splitte den opprinnelige linjen i flere linjer. Dette gjør du ved å trykke på knappen «Ny linje». Deretter legger du bruttobeløpene for den enkelte linje i beløpsfeltet. Når du trykker tabulator ut av beløpsfeltet vil beløpet på «Eksisterende linje» også bli justert ned med tilsvarende beløp du har lagt inn på den nye linjen. På denne måten vil alltid alle linjene summere seg opp til beløpet på fakturahodet. Hvis du bare har oppgitt nettobeløpet som skal splittes på fakturaen, kan du ved å angi den aktuelle mva-prosent i feltet «MVA» og trykke en gang på knappen få dette beregnet til riktig bruttobeløp. 9
Du kan enten endre kontering/mva-kode i dette bildet, eller gjøre det når du trykker «Godta splitt» og er tilbake på «framsiden» igjen. Her kan du også endre saksbehandlere. Du kan også slette en linje ved å trykke på «Slett» på den aktuelle linja. Det er mulig å benytte linjer med negative beløp. I kontering og attestasjon kan du også endre de neste saksbehandlerne på linjen som er splittet ut. Se alle linjer Hvis en faktura er splittet og sendt til flere ulike saksbehandlere, er det mulig for deg å se alle linjer, også de du ikke selv har til behandling. Det gjør du ved å huke «Alle linjer» oppe til høyre i bildet. Da vil andres linjer vises nedtonet og med grå farge på steget de ligger i. I dette tilfellet ligger den andre linjen til kontering hos saksbehandler KNNO og vi kan se hvilken kontering som ligger på linjen. 10
Profiler Profiler finner du i fanene på toppen av siden. En profil er en forhåndsdefinert saksbehandlerrekke og/eller kontering. Velg «Ny profil» og gi profilen et navn. Du behøver ikke å fylle ut «Profil-ID». Legg på kontering og saksbehandlere. Fyll inn så mange felt som du finner hensiktsmessig. Du kan også lage profiler som er splittet i flere linjer. Husk at du må regne ut prosentmessig andel (eller legge inn beløp) til hver linje og legge dette inn i feltet «Prosent». Systemet kontrollerer at summen av linjene blir 100 %, eller at totalt beløp stemmer med den aktuelle faktura. Når du bruker profil i saksbehandlingen velger du «Profil» fra «Linjefunksjoner». Deretter velger du ønsket profil fra lista. Da vil fakturalinjen eventuelt bli splittet og få påført saksbehandlere og konteringsstreng fra profilen du velger. Les mer om profiler i eget temahefte som ligger tilgjengelig på Visma Community. Periodisere en faktura For virksomheter som har behov for det, går det også an å periodisere inngående fakturaer. Dette krever tilrettelegging av kodeverk i Økonomi og er beskrevet i heftene Grunndata og Bilagsbehandling. Når det er tilrettelagt for periodisering i Økonomi, kan du periodisere en inngående faktura på inntil 12 perioder fram i tid. Alle perioder/år som skal brukes må være åpne for postering, og selve periodiseringen skjer når fakturaen en overført til Økonomi og blir postert der. Ved å trykke på pennen i fakturahodet, endrer bildet seg, og det åpner seg felter for å velge fra til periode som fakturaen skal fordeles til. 11
Når du har valgt fra år/periode til år/periode som du vil fordele kostnaden på og trykker Lagre, vil opplysningen ligge der synlig for eventuelt senere saksbehandlere og vil følge med over i Økonomi. Når bilaget er overført til Økonomi, vil posteringen skje i henhold til ønsket år og periode. Fakturaen vil være merket «skal periodiseres» i grønn tekst i registreringsbildet i Økonomi når den er overført. NB! Periodisering påvirker ikke hvordan betaling til leverandør skjer, kun hvordan kostnadsføringene blir fordelt på perioder i Økonomisystemet. Det vil være mulig å endre på eller slette en periodisering ved å trykke på pennen igjen. Godkjenne fakturalinje For å godkjenne klikk på knappen «Godta». Fakturaen får da en elektronisk signatur bestående av initialer, dato og klokkeslett. Faktura sendes videre til neste saksbehandler i rekken. Flere fakturalinjer på samme faktura kan godkjennes ved å trykke «Godta alle» under Fakturafunksjoner. Når du har godkjent en faktura blir den borte fra listen din. Bak de røde punktene finner du informasjon om manglende og feilaktig informasjon. Når nødvendig informasjon er på plass har du ingen røde punkter og først da vil Godta-knappen være aktiv. 12
Fakturabehandlingssystemet holder informasjon om lovlige kombinasjoner som er tilgjengelige, inkludert lovlige mva-kontoer. Du blir stoppet i det du godkjenner dersom konteringen ikke er lovlig. Systemet krever komplett kontostreng når du trykker «Godta» ved det sakssteg dette er bestemt i din organisasjon i Systemparameter. Visma anbefaler at kontering er påkrevd før anvisning skjer. Sende sidelengs Dersom du skal sende en fakturalinje til en annen saksbehandler i samme status (skifte saksbehandler), gjøres dette ved å velge «Linjefunksjoner», «Send sidelengs». Skriv inn ny saksbehandler og trykk «Godta». Fakturalinjen blir da sendt sidelengs til ny saksbehandler. Videresendingen vil fremkomme i historikken, men din bruker vil ikke stå som den som har signert fakturalinjen. 13
Fakturafunksjoner Det finnes en nedtrekksmeny for funksjoner som du kan utføre på hele fakturaen på en gang. Funksjon Godta alle Lagre endringer Slett alle Send alle tilbake Parker alle linjer Opprett som profil Beskrivelse Godta alle tilgjengelige linjer og send dem videre i arbeidsflyten Har du utført endringer på fakturaen, men ikke ønsker å sende den videre i saksflyt enda? Da kan du lagre endringene, så vil fakturaen fortsatt ligge hos deg. Da kan du for eksempel gå videre til neste faktura uten å miste endringene du har gjort på fakturaen. Sletter fakturalinjene hvis du har utført splitting og oppretter den opprinnelige linjen på nytt Send alle tilgjengelige fakturalinjer tilbake til forrige arbeidsflytsteg Parker alle linjer samtidig. Eventuelt opphev parkering av alle linjer hvis alle linjene er parkert. Hvis du har splittet, kontert og påført saksbehandlere på en faktura, kan du lagre dette som en profil slik at du kan gjenbruke dette arbeidet neste gang du får en faktura som skal behandles på samme måte. Se eget temahefte om profiler. E-postvarsling Det kan bli sendt ut en e-post med en påminnelse til de som har faktura til behandling når faktura(ene) begynner å nærme seg forfall. Denne e-posten inneholder da en link som tar deg til fakturawebben. Du vil altså ikke få en påminnelse for hver faktura som sendes til deg, men på de intervaller som er bestemt av økonomiavdelingen når fakturaen din oppfyller kriteriene for å bli med i varslingsrutinen i din organisasjon. Et varsel kan for eksempel være utformet slik: 14
RAPPORTER Mine behandlede Du har tilgang til en rekke rapporter i Visma Enterprise Fakturabehandling. Alle brukere har tilgang til funksjonen «Mine behandlede» under fanen med samme navn. Her kan du søke på status, leverandør, fakturanummer, fra-til beløp og eventuelt perioder. Inne på leverandørsøk har du også mulighet til å søke på sperrede leverandører. Her kan du søke blant alle fakturaene som er behandlet av deg, uavhengig om faktura er overført til økonomisystem eller ikke. Fakturalinjene markerer hvilken saksbehandler som har den aktuelle linjen til behandling dersom den ikke er overført ved hjelp av uthevet skrift. Er fakturaen overført, vil den vise opplysninger om dato for overføring og saksbehandler som har overført. Trykk på knappen «Start» for å se resultat og nullstill om du ønsker å endre utvalget ditt. Trykk på fakturaens fakturanummer «blå» for å se fakturadetaljer. Resultatet av søket ditt kan du også eksportere til excel for eventuelt videre bearbeiding og filtrering i Excel. Trykk på Rapporter til høyre i bildet. Saksbehandlere som enten har rollen «Spørring» eller «Anviser» vil også ha et valg for rapporter. Under fanen «Rapporter» kan du søke på kontering, leverandører, fakturanummer, status og saksbehandler. Inne på leverandørsøk har du mulighet til å søke på sperrede leverandører. 15
Tast inn verdiene du ønsker å søke på og trykk på det valget du ønsker å sortere på. Merk at det her sjekkes mot lovlige verdier i adgangskontrollen til systemet. Dersom du kjører flere rapporter, nullstill utvalget mellom hvert søk. Du kan også avgrense søket på konteringsinformasjon ved å velge «Avansert søk». Da får du også en del ekstra felter du kan søke blant eller velge status på. Det er også mulig å lagre egne rapportmaler, hvis det er slik at du jevnlig tar ut bestemte rapporter på faste utvalg av statuser, leverandører eller lignende. Når du har lagt inn det aktuelle søket du ønsker å spare som mal, trykk på knappen «Lagre mal». Du får da muligheten til å lagre utvalget med et navn. For å benytte en mal, trykker du på den aktuelle malen, og utvalgsbildet vil fylle seg i med verdiene fra malen du benytter. Det kan være lurt å angi selskap som en del av Navnet dersom du har tilgang til flere selskaper og har laget ulike maler for ulike selskaper. Maler kan redigeres eller slettes ved behov. 16
ADMINISTRERE EGEN BRUKER Det eneste du kan administrere for egen bruker er ditt eget fravær. Hvordan du gjør dette kan du lese i «Fravær» i dette kapittelet. I tillegg har du også innsyn i dine konteringsrettigheter, noe vi skal se på i slutten av kapittelet. Fravær Systemet kan være konfigurert på to forskjellige måter når det gjelder hvordan du setter ditt eget fravær. Vi tar for oss de to ulike metodene. Bruker melder fravær på web eller mobil uten å definere stedfortreder Brukere som har dette oppsettet har en forhåndsdefinert stedfortreder som slår inn hvis fraværet som registreres er lenger enn det antallet dager som er satt opp i systemparameterne. Fraværet registreres et sted på tvers av modulene Fakturabehandling, Økonomi og ehandel. Du finner det under «Hjem» og «Fraværsassistent». Registrering av fravær her vil kun flytte oppgaver og det vil ikke bli registrert fravær i HRM. Derfor kan du også registrere fravær, selv om du for eksempel er på et kurs eller har et oppdrag i regi av arbeidsgiver. Her registreres et fravær på fem dager. La oss si at systemet er satt opp til at stedfortrederen skal slå til for Fakturabehandling hvis fraværet overstiger tre dager. Da vil fakturaene som ligger hos den som registrerer fraværet bli flyttet til den brukeren som ligger inne som fast stedfortreder for den gitte brukeren. Flyttingen vil skje umiddelbart etter registrering av fraværet. Hvis brukeren derimot hadde lagt inn et fravær på to dager, ville ikke fakturaene blitt flyttet. Mine tilganger Under «Mine tilganger» får du en oversikt over hvilke tilganger til å bruke konteringer du har fått i systemet. Dette kan endres av systemansvarlige eller dem systemansvarlig har delegert fullmakt til å endre tilgang til brukere. Kontroller at du har fått de tilgangene du har lov å bruke i det/de selskaper du har tilgang til. 17
Bildet viser dine tilganger og fullmakter per selskap. Under Roller står det NEI hvis du ikke har tilgang til en rolle og JA hvis du har tilgang til den. Etter at det har kommet felles roller for Fakturabehandling og Økonomi, kan rollene være felles, eller fortsatt splittet. Er de felles, vil hver rolle være helt selvstendig med hensyn til fullmakt. Er rollene splittet, er fortsatt Økonomifullmakten «maksimalgrense» for hva du har av fullmakt, selv om rollen i seg selv viser en større tilgang. Første kolonne viser fullmakter på basislinjen i Økonomi. Dersom disse tilgangene er ytterligere begrenset i fakturabehandling vil dette stå under aktuell rolle «Kontere», «Attestere», «Anvise» eller «Spørre». Hvis fullmaktene er felles (som i eksempelet over) vil rollebeskrivelsen «Kontere» være erstattet med rollen «Registrere». 18