Unique Fakturabehandling med Skanning

Transkript

1 Kursdokumentasjon Unique Fakturabehandling med Skanning Visma Unique AS I

2 Kurs fra Visma Unique Visma Unique sin opplæringsvirksomhet har som mål å gi deg muligheten for en systematisk og grundig systemopplæring som du kan videreføre og utvikle gjennom kurs på ulike nivåer. Grunnleggende kunnskaper formidlet gjennom våre kurs vil være den beste garanti for en god start som bruker av Visma Unique sine program. Vi er fleksible på tid, sted og tema og vil gjøre vårt ytterste for å imøtekomme dine behov. Vi arbeider kontinuerlig med å videreutvikle og forbedre konseptet rundt opplæring slik at vi kan tilby kvalitetskurs med innhold som skal gi den beste kompetansen på programvare levert av Visma Unique. Undervisningsformer Vi tilbyr følgende former for opplæring: Bedriftsintern opplæring med fokus på kundens behov og rutiner Standard kurs i Visma Unique sine produkter i henhold til halvårlig kursplan Elæring. Interaktiv opplæring via web. Vi har dyktige instruktører som alle har yrkeserfaring og spesialkompetanse innen sine fagfelt. Praktiske opplysninger Standardkurs gjennomføres i våre lokaler i Stavanger, Tromsø og Oslo. I Oslo ligger kurslokalene i Oslo Sentrum, Byporten ved siden av Oslo Sentralbanestasjon. Du kan enklest finne oversikt over våre standardkurs ved å gå inn på vår nettside Her vil du finne kursoversikt for de tre nærmeste månedene, med beskrivelse av hver enkelt kurs. Du kan også melde deg på kurs direkte fra websiden. For bestilling av bedriftsinterne kurs kan du kontakte vårt prosjektkontor via e-post (prosjektkontor@vismaunique.no) eller via telefon ( ). II U N I Q U E FA K T U R A B E H A N D L I N G

3 Innhold INNHOLD...III INNLEDNING...1 Systemoversikt...1 UNIQUE SKANNING...2 Starte skanning av faktura...2 Lage bunke velge selskap...3 Se på bilde av faktura...4 Lage bunke skrive ut bunkeomslag...4 Starte tolkning...6 Overføre faktura til database...7 SKANNE ET VEDLEGG...7 FAKTURABEHANDLING I WINDOWS...8 Mottaksbehandling...8 Verifikasjon av tolket informasjon godkjenne fakturahode...9 Legge til notat... Splitte fakturalinjer kontering og saksbehandling... Profiler...13 Profil ID...14 Godkjenn...15 Mottaksbildet...15 Overføring til Økonomisystem...16 Fakturahistorikk...18 Grunndata...20 Brukerparametre...20 Systemparametre...21 Flytting...22 Flytt fakturaer...22 Datobegrensning...23 Rapporter...23 Epostvarsling...23 Standard rapport...24 Saksbehandlere...25 Profiler...26 Fakturastatistikk...27 III

4 Supertilgang...28 Overvåkning av programserver...29 FAKTURABEHANDLING PÅ WEB...30 Pålogging...30 Saksbehandling...31 Se fakturadetaljer...31 Se bilde av faktura...32 Saksbehandle faktura konti og saksbehandlere...33 Søk velge saksbehandler/kontostreng...34 Påføre notat...34 Splitte faktura til flere linjer...35 Godkjenne, sende videre til neste saksbehandler...38 E-post varsling...39 Rapporter...40 Mine behandlede fakturaer...40 Fakturarapporter...41 Mine parametre...42 Fravær...42 Vedlikehold profiler...43 XML-IMPORT ELEKTRONISKE FAKTURA (E2B)...44 Hva skjer når xml-fakturaer importeres?...45 WEBRAPPORTERING...48 AKSESS...49 IV U N I Q U E FA K T U R A B E H A N D L I N G

5 Innledning Systemoversikt Unique Fakturabehandling inngår sammen med Unique Skanning i løsningen for elektronisk mottaksbehandling og saksbehandling av inngående faktura i en organisasjon. Sammenhengen mellom disse systemene er illustrert i nedenstående skisse: Leverandøren produserer og sender faktura. Regnskap mottar faktura, bruker Skanning til å skanne den inn, maskinell tolkning, og overfører fakturaen til Fakturabehandling (WIN). I Fakturabehandling (WIN) verifiseres tolket informasjon, og saksbehandlingen starter. Fakturaen sendes videre til Fakturabehandling (WEB). Her foregår selve saksbehandlingen ute i etatene. Når fakturaen er ferdig anvist, kommer den tilbake til regnskap i Fakturabehandling (WIN). Regnskap kontrollerer og overfører til Økonomi. 1

6 Unique Skanning Unique Skanning starter du på den PC hvor tolkning av innhold i skannede dokumenter foretas. Skjermbildet viser de 4 stegene i prosessen: 1. Starte skanning av faktura 2. Lage bunker 3. Maskinell tolkning av innhold på faktura 4. Import av faktura til database Starte skanning av faktura Første steg i prosessen er å lage digitale bilder. Benytter du en lokalt tilknyttet skanner til den maskin du bruker til tolkning (tolkemaskin), så skjer dette fra Unique Skanning. Benytter du en digital kopimaskin, så starter skanning fra operatørpanel på skanneren og da benytter du ikke første steg i Unique Skanning. Både ved bruk av lokalt tilknyttede skannere og kopimaskiner skilles det mellom skanning av: 2 Ensidige fakturaer (bunker hvor det ikke er nødvendig å legge inn skilleark) En og en flersidig faktura Fakturaer (både ensidige og flersidige) hvor det benyttes skilleark U N I Q U E FA K T U R A B E H A N D L I N G

7 Lage bunke velge selskap Neste steg er å samle innskannede bilder i arkivbaserte bunker. Det anbefales generelt fra revisjon at bunkene ikke inneholder mer enn fakturaer. Merk at det er mulig å lage bunker i steg to av skanningen hvor det er benyttet både skanning av ensidige og flersidige fakturaer. Husk alltid å velge selskap før bunke lages dette for å få korrekt arkivreferanse. Ved årsskifte husk også å skrive inn riktig årstall. 3

8 Se på bilde av faktura Dersom du ønsker å se på de bildene som prosesseres, er må du klikke en gang på den blå søylen. Klikk på den filen du ønsker å se detaljene på. Bildet vises da i det program som er satt til å vise filer i TIFF-format. Følgende bilde vises da: Dersom bildet er liggende, kan du rotere bildet her. Lage bunke skrive ut bunkeomslag Når du klikker på knappen Samle faktura i køen i en bunke, så skrives det ut et bunkeomslag til den skriveren du velger fra det vinduet som dukker opp: 4 U N I Q U E FA K T U R A B E H A N D L I N G

9 For eksempel, hvis du velger Skjerm, så vises følgende: Bunkeomslaget viser selskap, år, bunkenummer og dato. Selskap, år og bunke danner arkivreferansen på til sammen 16 siffer. 5

10 Starte tolkning Bunken er nå klar til tolkning. Klikk nå på knappen Tolke faktura. Tolkeprogrammet starter da i bakgrunnen. Tolkeoperasjonen vil ta noe tid. Klikk på vinduet med loggmeldinger i bakgrunnen dersom du ønsker å se på status. For øvrig vil også vinduet varsle om at prosessering pågår (gul søyle): 6 U N I Q U E FA K T U R A B E H A N D L I N G

11 Overføre faktura til database Siste steg i prosessen er overføring av bildefilene med tolket informasjon til database. Trykk på knappen Importer faktura. I siste versjon av Skanning har du også mulighet til å skrive ut utvidet bunkeomslag. Det vil si den informasjonen som er tolket vil vise på bunkeomslaget. Nå er selve skanning prosessen ferdig i Unique Skanning. Skanne et vedlegg Det er mulig å skanne inn vedlegg til allerede innskannede faktura. Legg vedlegget i skanneren og trykk Skanne ET vedlegg. Når skanneren har skannet bildet kommer det ett nytt skjermbilde opp. Dette er helt likt fakturahistorikk bildet. Søk frem fakturaen som vedlegget skal knyttes til, og koble sammen. 7

12 Fakturabehandling i windows Mottaksbehandling Etter at fakturaen er overført til database fra Unique Skanning, starter du Unique Fakturabehandling for verifikasjon av inngående faktura. Klikk på valget Mottaksliste i menyen. Følgende liste viser resultat av skanne- og tolkeoperasjonen: 8 U N I Q U E FA K T U R A B E H A N D L I N G

13 Listen viser også fakturaer fra eventuelle andre forsystemer og fakturaer som er sendt tilbake til mottaket. Alle felter bortsett fra Mottaker viser hvilke felter tolkeprogrammet har tolket. Dersom du har påbegynt mottak eller fakturaen er sendt tilbake, så viser Mottaker-feltet initialene til saksbehandleren som behandlet fakturaen. Øverst i bildet kan du søke på de enkelte feltene ved å skrive i først linje. Søket skjer fortløpende. Dersom du ønsker å søke på bunkenummer, må du krysse av for vis bunkefilter som vist i bildet over. Du får da velge mellom yngste, eldste, største eller minste bunke øverst. Du kan nå fortsette behandlingen av fakturaene. Velg fra listen ved å dobbeltklikke på en linje eller velge linje og trykk ENTER. Skal du behandle en hel bunke kan det være greit å starte på toppen. Verifikasjon av tolket informasjon godkjenne fakturahode Bildet viser tolket informasjon fra innskannet faktura i øvre del av bildet. Denne delen kalles ofte fakturahodet. Du verifiserer informasjonen enten ved å kontrollere mot innskannet bilde eller ved å sjekke mot papirfaktura. Dette vil i de fleste tilfellene være korrekt utfylt fra skanningen, men må alltid kontrolleres. Er det tolket feil informasjon kan feltene overskrives. Før du får lov til å behandle fakturalinjene, må alle feltene her være utfylt. Legg merke til følgende: Det anbefales å bruke tabulator for å bevege seg fra felt til felt Benytt funksjon ALT + understreket bokstav på knapp for hurtigvalg 9

14 Periode blir foreslått ut fra tolket fakturadato, er ikke fakturadato tolket, foreslås inneværende periode. Du kan overstyre alle felt Det holder å skrive dato og måned (dersom annen enn den måned bruker står i). Øvrig informasjon fylles ut automatisk Du får melding dersom fakturanummer er brukt tidligere samme år på samme leverandør. Dersom bankkonto er funnet på fakturaen, foretas automatisk matching mot leverandørregister. For å se tolket bankkontonummer se fanen Fra skanning. Flere treff vil komme frem dersom det er treff på flere reskontroer. F4 er søk på bankkontonummer. Dersom Leverandør ikke er funnet, trykk på pil til høyre for leverandørnummer. Her kommer du rett inn i leverandørregisteret i Økonomi, og du kan vedlikeholde dette her. Med mindre Unique ehandel er i bruk, benyttes valget Uten ordretilknytning per default. Betalingsmottaker; Her kan du legge inn alternativ betalingsmottaker. Valuta; Mottaksbildet inneholder knapp for å gå direkte til vedlikehold av valuta. All behandling av faktura foregår i fakturaens valuta. NOK-beløp blir regnet ut ved overføring til Unique Økonomi Selskap; Dersom fakturaen er skannet inn i feil selskap, kan du endre selskap her. Men papirkopien blir da liggende i den arkivbunken den er skannet inn i. En faktura som er avvist på WEB vil ha en rød ramme rundt fakturalinjen med teksten Faktura er avvist. Bildet av den innskannede fakturaen ligger bak registrerings-bildet. Her vil de feltene som er tolket være uthevet. Ved å trykke knappen Lagre vil fakturahodet lagres, og det dannes en fakturalinje pålydende totalsummen på fakturaen. Nede på linjedelen av bildet ligger det fire felter for saksbehandlere, i eksempelet er det SRB (saksbehandleren, som har trykket på Lagre knappen) som står for mottaket av denne fakturaen. Du må som minimum påføre hvem neste person er, som skal behandle denne linjen i konteringsstatus. Dette gjør du enten ved å klikke i feltet og skrive inn initialene dersom du allerede vet hvem som skal ha fakturaen, eller ved å trykke på zoom knappen ved siden av feltet. MERK: det kan være den samme personen i mottak og kontering, og det er da mulig fra dette bildet å sende en faktura direkte til attestering. Dette er særlig aktuelt når mottaker også påfører forslag til kontering. 10 U N I Q U E FA K T U R A B E H A N D L I N G

15 Legge til notat Dersom mottaker ønsker å gi melding til den som behandler faktura, trykk da på knappen Notat. Legg inn nytt notat og trykk Lagre. Bilde lukkes og notat følger faktura. I mottak vil for faktura med notat være uthevet. Er fakturaen avvist er Notat -knappen rød. Splitte fakturalinjer kontering og saksbehandling Funksjonen Splitt benytter du dersom mottaker ønsker mer enn en faktura linje. F. eks når deler av en faktura skal sendes til flere saksbehandlere, eller dersom mottaker ønsker å lage flere fakturalinjer på grunn av ulike kombinasjoner av kontering.

16 Bildet viser opprinnelig linje øverst. Og ny linje nederst. Beløp med mulighet for å kopiere kontering, mvakode og saksbehandlere settes på den nye fakturalinje. Trykk på Lagre for avslutning. Dersom fakturaen skal deles opp i flere enn to beløp, må fakturalinje med restbeløp hentes opp, og denne rutinen gjentas. Eksemplet over viser splitting av beløp til 1000 kroner på ny linje. Saksbehandler, Mva-kode eller\og kontering kan kopieres til ny linje. Trykk på knappen Lagre. Gå tilbake til mottaksbilde og se følgende informasjon under fanen Oversikt : Før fakturaen er ferdig, må minst neste saksbehandler fylles ut på alle linjene. 12 U N I Q U E FA K T U R A B E H A N D L I N G

17 Profiler En profil inneholder forhåndsdefinerte kombinasjoner bestående av konteringsstrenger og/eller saksbehandlere. Du bestemmer selv hvor mye informasjon en profil skal inneholde. En profil opprettes for kombinasjoner av saksbehandlere og konteringsstreng som blir mye brukt. Profil brukes ikke hvis du benytter Unique ehandel. Kun ved fakturaer som ikke har ordrenummer. Det første bildet du får opp ved å trykke på profil er en oversikt over de profilene som er opprettet. Øverst i bildet har du mulighet til å søke blant disse. På vedlikehold kan du vedlikeholde, eller opprette nye profiler. Du kan lage felles profiler og egne profiler. I vedlikeholdsbildet er det også mulighet for å søke på navn og ID. En Profil kan inneholde flere linjer (prosentvis fordelingsnøkkel). Vedlikeholdsbildet kan også hentes opp direkte fra hovedmenyen. I mottaks-bildet har du også mulighet til å fylle ut ønsket informasjon, og lagre den som en profil. 13

18 Profil ID Tolking av profil. Dersom det er lagt opp til det i tolkeprosjektet fra OCE, kan en profil ID tolkes i Skanning. Profilen blir da gjenkjent ved profil ID, og innholdet i profilen blir fylt ut i mottaksbildet når fakturahodet lagres. En profil ID kan bestå av opptil 8 tegn. 14 U N I Q U E FA K T U R A B E H A N D L I N G

19 Godkjenn Etter fakturaen er ferdig behandlet i mottak kan den godkjennes. Dersom det er samme person i mottak som kontering, kan fakturaen sendes direkte til attestering. Knappen Godkjenn og send til Attestering kommer frem når saksbehandler for attestering er lagt inn. All videre behandling av faktura skjer i webdelen av Unique Fakturabehandling (se senere kapittel). Mottaksbildet I mottaksbildet kan du selv definere rekkefølgen av feltene markøren skal innom når du bruker tabulator gjennom bildet. Har du ett felt du alltid starter i, sett markøren i feltet og trykk F9. Neste gang du tar opp en faktura vil markøren starte her. Rekkefølgen av feltene markøren skal innom når du bruker tabulator gjennom bildet setter du opp ved å trykke CTRL+ALT+R i mottaksbildet. Følgende bilde kommer da opp: 15

20 Sett markøren i det første feltet du vil den skal gå innom. Ett ett-tall vil komme opp i den ruten. Sett markøren i neste felt, og ett to-tall vil komme opp, osv. Slik som vist nedenfor. Overføring til Økonomisystem I menyen finner du et valg Overfør til regnskap, som styrer overføring av faktura til et økonomisystem som Unique Økonomi. For bruker av andre økonomisystem benyttes også knappen sammen med spesialmeny for overføring til eksternt system. Fakturaene som kommer frem her, er ferdig anvist. 16 U N I Q U E FA K T U R A B E H A N D L I N G

21 Merk særlig: Velg den periode fakturaene skal overføres til (kan overstyre den informasjon som ligger på faktura) ), evt. krysse av for at overføringen skal til fakturaens periode. Fakturaens periode er den perioden den ble mottaksregistrert i. Bilagsdato viser dagens dato. Dersom du tar bort datoen vil bilagsdato bli lik fakturadato. Dette er da bilagsdatoen i Økonomi. Velg bilagstype dersom denne skal være en annen enn den som er valgt. Standard bilagstype settes i systemparametre. Se senere kapitel. Vis bare periode viser kun faktura innen en gitt periode. Merk de fakturaer som skal overføres ved å hake av disse til venstre i bildet. Bruk kryssboks Merk alle dersom alle skal overføres og de er i samme periode Dobbeltklikk på linje dersom du ønsker å se fakturadetaljer før overføring Ett symbol vis vise under Not dersom det ligger ett notat på fakturaen. Notatet kommer frem om du klikker på dette symbolet. Ved å dobbelklikke på fakturanummeret får du opp konteringen til fakturaen via Fakturahistorikk. Dersom denne er feil, har du mulighet til å tilbakeføre fakturaen til anvisning. Ett notat-felt kommer da opp automatisk. Overføring til Økonomi kan kjøres mot Unique Program Server. Det vil si at overføringen går automatisk. Kun faktura som er innenfor lovlige perioder, og faktura med status 4 i fakturahodet vil bli overført. De fakturaene som blir liggende igjen i overføringsbildet må overføres manuelt. Etter at år, periode, bilagsdato og bilagstype er angitt, merk av de fakturaene som skal overføres. For å se en oversikt over disse fakturaene, kan vis fakturaer kjøres. For å overføre faktura trykk overfør. Ved overføring til Økonomi opprettes det ett bunkenummer for hver faktura. 17

22 Fakturahistorikk I menyen finner du Fakturahistorikk. Her finner du søkemuligheter til alle fakturaer som har vært innom Unique Fakturabehandling, også faktura som er overført til økonomisystem eller slettet. All bevegelse som har skjedd med fakturaen står her. I bildet er det muligheter for å søke på reskontronummer eller reskontronavn, år, fakturanummer osv. Du må minst sette ett søke kriterium. Trykk F3 eller søk. Aktuelle fakturanummer kommer frem i feltet til venstre. Ved å merke fakturaen kommer informasjonen opp på høyre side. Her ser du fakturahodet til den aktuelle fakturaen. Og status for hodet viser her. Statuser er omtalt på side 28 En detaljert logg ligger også her. Alle endringer som blir gjort i Supertilgang vises her. Ett bedre bilde av fakturaen får du ved å klikke på bildet. Dersom fakturaen er overført til Økonomi står teksten Bare png-bilde kan vises her. Ved å klikke i feltet kommer bildet opp i TIFF-format. Ved å trykke på pluss-tegnet på venstre siden av Faktura får du frem fakturalinjene. 18 U N I Q U E FA K T U R A B E H A N D L I N G

23 Inne på fakturalinjen ser du hvem som har saksbehandlet denne linjen, samt dato og klokkeslett for når de godkjente fakturaen. Kontostrengen vises også her. Dersom det ligger notater på fakturalinjen vil det komme frem en pluss foran fakturalinje, og notatene ligger under her. 19

24 Grunndata I meny Grunndata ligger valg for oppsett og konfigurasjon av Unique Fakturabehandling. En viktig del av grunndata i systemet er definisjon av brukertilgang og tildeling av rettigheter for de forksjellige funksjoner i Unique Fakturabehandling. Brukerparametre I brukerparametre styres all informasjon om hver enkelt bruker. Selve opprettelsen av brukerne skjer i brukerinformasjonen i Økonomi. Du kan legge inn følgende data på en bruker: E-postadresse brukes til e-post varsling. Overordnet brukes i rapporter som overfører ubehandlede faktura til overordnet (datobegrensning). Stedfortreder Foreslås på WEB under mine parametre Sperring, særlig aktuelt når bruker er syk, på ferie og lignende. Oppløsningsdato må også legges inn. For brukere som ikke skal brukes anbefales dato langt frem i tid, evt. slette bruker. Oppløsningsdato 0 = ingen sperring. Beløpsgrense kan settes for hver bruker på anvisning. Videre må du angi om en person har lov til å kontere, attestere eller anvise. På fanene Kontering, Attestering og Anvisning kan du legge inn begrensninger på hvilke konteringer saksbehandleren skal kunne godkjenne faktura. Ved å legge inn begrensninger, har en bedre kontroll på riktig kontering. Det anbefales at det minst blir lagt inn begrensninger for anvisere. Dersom det er lagt inn begrensninger i adgangskontrollen i Økonomi, overstyrer den det som ligger i Fakturabehandling. Så da kan du bare begrense mer. Begrensninger for spørretilgang må også legges inn, dersom det angis begrensninger utover det som er i adgangskontrollen i Økonomi. 20 U N I Q U E FA K T U R A B E H A N D L I N G

25 Under fanen for fravær viser de fravær som den enkelte saksbehandler har lagt inn via WEB. Disse kan overstyres om nødvendig. Systemparametre Systemparametre settes når systemet tas i bruk første gang. Gjerne i forbindelse med en kvalitet-sjekk. I systemparametrene legger du inn; Standard reskontrotype Standard bilagstype denne vil bli foreslått i overføring til økonomi Anvisningsgrense Her kan du krysse av dersom anvisningsbeløpet skal gjelde sum for saksbehandler og ikke sum hele fakturaen. Krysser av om det skal brukes SMS varsling Selskap for skanning settes til 0 om det skannes til flere selskap. Sti for XML mal - Eksport og Import av data som XML. Sti for webmodul Sett inn adressen til Fakturabehandling på WEB 21

26 Flytting Flytt fakturaer Flytting av en bruker benyttes særlig dersom en bruker er syk/borte og systemansvarlig ønsker å flytte mange fakturaer fra en saksbehandler til en annen. Angi bruker (fra) og bruker (til) og krysse av i boksen Merk på de fakturaene du ønsker å flytte. Fakturaene flyttes ved å trykke flytt. 22 U N I Q U E FA K T U R A B E H A N D L I N G

27 Datobegrensning Funksjonen Datobegrensning bruker du til å overføre faktura fra bruker til overordnet. Overordnet til hver bruker kan du registrere her, eller i brukerparametre. Ved kjøring av rapporten blir alle fakturaer som står urørt i over x antall dager overført til overordnet. Dette er en hjelpe rapport for å unngå at faktura blir liggende lenge i systemet ubehandlet. Rapporter Epostvarsling Funksjonen for e-post varsling benyttes for å gjøre brukeren oppmerksom på at den har fakturaer å behandle. Funksjonen finner du under meny Rapporter. Angi selskap, region, antall dager til forfall det skal varsles. Før rapporten tas i bruk må e-postadresser legges inn. De kan enten registreres i rapporten, eller via brukerparametre. Det finnes funksjoner for import av epost adresser. Her har du mulighet til å velge om de gamle e-postadressene skal overskrides eller ikke. Ved opprettelse av nye brukere, husk å legge dem til i e-postrapporten. Saksbehandlerne må også merkes for sending. Mangler e-postadresse må du ikke krysse av for denne saksbehandleren. Da systemet vil prøve å sende e-post til en blank adresse. Rapporten startes ved å trykke på saksbeh. De saksbehandlerne som har faktura som forfaller innenfor gitt forfallsdato, vil få en e-post med en liste over de fakturaene som skal behandles. Kommunikasjon via SMS skal ivaretas av en Visma-standard-komponent som for tiden er under standardisering. 23

28 Standard rapport Rapporter i Unique Fakturabehandling er laget for økonomi- og regnskapsansvarlig for å holde oversikt over hvilke fakturaer som ligger til behandling i systemet. Du kan lagre rapportutvalg. 24 U N I Q U E FA K T U R A B E H A N D L I N G

29 I oppstartsbildet for rapportene kan du gjøre utvalg på: Brukere Beløp Status, en eller flere Forfallsdato Trykk på Start knappen for å kjøre rapporten. Saksbehandlere Rapporten Saksbehandlere kjører ut en liste over hvor mange fakturaer hver saksbehandler har i hvert godkjenningsledd og summen av alle disse. Rapporten finner du under menypunkt Rapporter. 25

30 Profiler En rapport over opprettede profiler kan kjøres ut. Velg profiler under menyvalg rapporter. 26 U N I Q U E FA K T U R A B E H A N D L I N G

31 Fakturastatistikk En statistikk over behandlede fakturaer kan kjøres ut. Denne angis fra til dato, og kan kjøres på ukentlig eller månedlig intervall. Resultatet er to grafer. En som viser antall fakturaer innenfor hver status, og en med gjennomsnitt. 27

32 Supertilgang Funksjonen Supertilgang benyttes for å endre informasjon på fakturaer som det har oppstått feil ved. Tast inn selskap, region, eventuelt annen informasjon og Start utplukk. Søkefeltene vises i lys gul. Søkeresultat viser fakturaer som gir treff på kriteriene. Velg en linje og trykk ENTER. Følgende bilde viser da: I dette bildet kan du korrigere all informasjon. Det vil særlig være aktuelt å kunne korrigere: 28 Beløp: husk å korrigere alle beløpsfelt, både på hode og nede på linje U N I Q U E FA K T U R A B E H A N D L I N G

33 Status på linje: 0=mottak, 1=kontering, 2=attestasjon, 3=anvisning, 4=klar for overføring, 6=slettet, 99=overført regnskap. Det er mulig å styre en faktura tilbake til saksbehandler ved å endre status på linje. Men dersom status på fakturahodet er 4, eller 99, får du ikke endret status på linjen uten og også endre status på fakturahodet. Status på hodet: 0=motatt fra skanning, 1=under arbeid i mottak, 2= til saksbehandling, 4=klar til overføring, 99=overført regnskap, 6=slettet Leverandør: angi nytt reskontronummer Forfallsdato eller fakturadato Overvåkning av programserver Funksjonen Overvåkning av programserver ligger i menyen under Grunndata. Denne brukes til å overvåke rapportene som kjører på server. Dette krever at Programserveren som brukes i Unique Fakturabehandling kalles FAKTURA. For de som bruker Programserver må systeminstillingene til Fakturabehandling i UQCONFIG settes til; available-broker = FAKTURA alias xxxx 29

34 Fakturabehandling på web Pålogging Du logger deg på Unique Fakturabehandling (web applikasjonen) ved å skrive initialer eller fullt navn i feltet Brukernavn. Initialer vil fungere dersom dette er definert som initialer i sikkerhetssystemet (Unique Security). Passord er generert av systemansvarlig. Hver bruker må ha sitt eget brukernavn. MERK: for brukere som benytter integrert login med operativsystemet vil ikke denne siden komme opp. Du kommer da direkte inn i saksbehandler bildet. 30 U N I Q U E FA K T U R A B E H A N D L I N G

35 Saksbehandling Hver bruker har en saksbehandlingskø hvor oversikt over alle fakturaer til behandling ligger. Denne listen er alltid sortert etter forfallsdato når siden åpnes. Dersom en faktura er forfalt vil dette lyse med rødt i oversikten. Listen over faktura kan sorteres alternativt ved å trykke på overskriftene. Du klikker på forstørrelsesglasset til venstre i bildet for å se nærmere på fakturadetaljer. Se fakturadetaljer Saksbehandler i kontering er første status etter mottak. Dette vil tradisjonelt være den som har bestilt varen. Saksbehandleren er også ansvarlig for å sjekke at informasjon øverst i bildet er korrekt (periode, datoer, beløp, osv). 31

36 Ved første gangs visning av faktura vil normalt verken konti eller saksbehandlingsrekke være fylt ut, med mindre denne informasjonen er lagt på i mottaket av den som har mottaksbehandlet en faktura. Koteringen kan fylles ut her, eller i status attestering. Neste saksbehandler må fylles ut. Eksemplet viser en faktura som står i status Kontering. Det er samme bildet som kommer opp for alle saksbehandlerne. Der fakturaen befinner seg vises ved at initialene er uthevet, og status står i status-feltet. Samme saksbehandler kan settes opp som konterer og attesterer, eller konterer og anviser. Men samme saksbehandler kan ikke være både attesterer og anviser. Se bilde av faktura Ved å scrolle ned i nedre del av bildet kommer bilde av faktura til syne. Dette bildet viser hvor mange sider som er skannet inn. Du kan bla til neste side ved å trykke på knappen som viser side 1 av 1. For brukere som har en såkalt TIFF-plugin installert vil det også være mulig å se bildet i TIFF-format, som har noe høyere kvalitet. Klikk med venstre museknapp i bildet for å forstørre bildet eller ved å bruke SHIFT+venstre museknapp for å redusere størrelse. 32 U N I Q U E FA K T U R A B E H A N D L I N G

37 Saksbehandle faktura konti og saksbehandlere I dette bildet kan initialene til saksbehandler skrives direkte inn i bildet. Eventuelt søkes initialene til saksbehandler opp. Søk på saksbehandlere innenfor hver status begrenser seg til de som har fått fullmakt til å utføre jobben. Det samme gjelder for konto, ansvar, tjeneste osv. Dersom disse er kjent kan de skrives direkte inn i bildet. Benevnelse på konto vil da fremkomme under kontostrengen. 1:Definere saksbehandlingsrekke 2: Legge på konteringsstreng Fakturabehandlingssystemet holder informasjon om lovlige kombinasjoner som er tilgjengelige, inkludert lovlige MVA-konti. Du blir stoppet i det du godkjenner dersom konteringen ikke er lovlig. Men det forutsetter at lovlige kombinasjoner er definert (Regnskap vedlikeholder dette i Økonomi). 33

38 Søk velge saksbehandler/kontostreng For alle knapper i saksbehandlingsrekke og kontorekke finnes det knapper for å søke opp bakenforliggende informasjon i systemet. Eksemplet viser søk av saksbehandler. Det er også mulighet for å søke på sperrede brukere. Skriv inn navn eller nummer og trykk på Søk knapp. Påføre notat For å legge ved et notat til fakturaen, trykk på den knappen som vist i bildet: 34 U N I Q U E FA K T U R A B E H A N D L I N G

39 Dersom det allerede ligger et notat på en faktura, vil dette vises ved at ikonet er merket med en sol i øvre venstre hjørne. Følgende skjermbilde vises når du tykker på notatknappen: Skriv inn notat og trykk på knappen Lagre. Eksemplet viser en faktura som allerede har ett notat påført. Du har mulighet til å redigere dine egne notater i ettertid. Splitte faktura til flere linjer Flere fakturalinjer er aktuelt når fakturaen skal fordeles mellom to eller flere saksbehandlere, og forskjellige konteringer slik som ulike mva konteringer. Splitt-bildet kommer opp når du trykker på symbolet med de tre blå/grønne rektanglene. 35

40 Eksempelet viser opprinnelig fakturalinje, min fakturalinje til behandling, og Restbeløp til videre behandling. Kr. 200 er lagt inn i eksempelet. Restbeløp linjen blir da oppdatert med beløp. De kan splittes videre. Trykk godta når splittingen er ferdig. Skjermbildet blir nå seende slik ut: Dersom du ønsker flere fakturalinjer, fyll ut Min fakturalinje, velg splitteknappen til høyre på linjen for rest beløp. Min fakturalinje blir da låst, og rest beløpet blir satt til ny min fakturalinje 36 U N I Q U E FA K T U R A B E H A N D L I N G

41 Splitting kan også brukes ved internføringer, og del krediteringer. Negativt beløp må da settes i min fakturalinje til behandling. Profiler Ikonet med en mann og ett forstørrelsesglass, representerer profiler. En profil er en forhåndsdefinert saksbehandler rekke og\eller kontering. Ved å klikke på profil-ikonet kommer følgende bilde opp; 37

42 Her kan du søke på profiler, egne og felles. Klikk på den profilen du ønsker, og systemet oppdaterer feltene på fakturaen. Opprettelse og vedlikehold av profiler omtales senere i heftet. Godkjenne, sende videre til neste saksbehandler Trykk på den grønne pilen til høyre i bildet. Fakturaen får da en elektronisk signatur bestående av initialer, dato og klokkeslett. Faktura sendes da videre til neste saksbehandler i rekken. MERK: dersom SRB i eksemplet ønsket å sende til en annen saksbehandler på denne status (skifte saksbehandler), gjøres dette ved å endre initialer og trykke på grønn pil. Fakturalinjen blir da sendt vertikalt til ny saksbehandler. Flere fakturalinjer på samme faktura kan godkjennes ved å trykke Godkjenn alle. Du kan også sende fakturaen vertikalt. Da endrer du saksbehandler i status feltet fakturaen er i og trykker godkjenn. 38 U N I Q U E FA K T U R A B E H A N D L I N G

43 Bildet viser faktura etter at faktura er videresendt ved at ingen av saksbehandlerne er uthevet. Du kan nå gå videre til neste faktura ved å trykke på knappen Neste oppe til høyre i bildet. E-post varsling Det blir sendt ut en e-post flere ganger hver uke med en påminnelse til de som har faktura til behandling. Denne e-posten inneholder da en oversikt over de faktura du har til behandling. Du vil altså ikke få en påminnelse for hver faktura som sendes til deg. 39

44 Rapporter Mine behandlede fakturaer Du har tilgang til en rekke rapporter i Unique Fakturabehandling. Alle brukere har tilgang til funksjonen Mine behandlede fakturaer rapporter under fanen med samme navn. Her kan du søke på status, leverandør, fakturanummer, fra-til beløp og eventuelt perioder. Inne på leverandør-søk har du også mulighet til å søke på sperrede leverandører. Trykk på Start knappen for å se resultat. Eksemplet viser en saksbehandler som har hatt en faktura til behandling. Trykk på Vis knappen til venstre i bildet for å se fakturadetaljer. Her kan du søke blant alle fakturaene som er behandlet av deg, uavhengig om faktura er overført til økonomisystem eller ikke. Dersom fakturaen er anvist, må det antas at den er betalt på forfall, eller like etter den er anvist. 40 U N I Q U E FA K T U R A B E H A N D L I N G

45 Fakturarapporter Under fanen Fakturarapporter kan du søke på kontering (1 og 2 dimensjon), leverandører, fakturanummer, status og saksbehandler. Inne på leverandør-søk har du mulighet til å søke på sperrede leverandører. Rapporten kan lagres til senere bruk. Tast inn verdiene du ønsker å søke på og trykk på det valget du ønsker å sortere på. Merk at det her sjekkes mot lovlige verdier i adgangskontrollen til systemet. Dersom du kjører flere rapporter, nullstill utvalget mellom hvert søk. 41

46 Mine parametre Fravær Under fanen Mine Parametre er det muligheter for å sette fravær. Fra/til dato, og en stedfortreder. Dersom det er foreslått en stedfortreder, og denne ikke er riktig, kan denne overstyres. Dersom en saksbehandler prøver å sende en faktura til en saksbehandler som er har satt fravær, vil de få opp en melding om at saksbehandleren er sperret, og hvem som er stedfortreder. Alle fravær som legges inn kan redigeres. I vedlikehold av fravær vil du se en liste over registrerte fravær. 42 U N I Q U E FA K T U R A B E H A N D L I N G

47 Vedlikehold profiler Som tidligere nevnt kan en profil inneholder forhåndsdefinerte konteringsstrenger og/eller saksbehandlere. Du bestemmer selv hvor mye informasjon en profil skal inneholde. Under vedlikehold profiler kan du opprette og endre dine egne profiler (felles profiler vedlikeholdes ikke på web). En profil opprettes for kombinasjoner av saksbehandlere og konteringsstreng som blir mye brukt. Profilen kan inneholde mer enn en fakturalinje, ved prosentvis fordeling. Det første bildet du får opp ved å trykke på profil er en oversikt over de profilene som er opprettet. Profilene kan her endres. Øverst i bildet har du mulighet til å opprette ny profil. Dersom profilen skal ha flere linjer, velg ny nede til høyre. Profilene blir lagret som din egen profil, og ingen andre vil kunne bruke den. 43

48 XML-Import elektroniske faktura (e2b) I Unique Fakturabehandling er det tilrettelagt for import av elektroniske fakturaer av typen e2b. Foreløpig håndteres bare fakturainformasjon, ikke fakturalinjeinformasjon. Dvs. vi importerer tilsvarende data som vi tolker fra skannede fakturaer. Import av elektroniske faktura krever Unique Fakturabehandling E35.00 og Fakturabehandling web 2.3 eller nyere. Importen settes opp som en automatisk jobb. Den skal i gitte tidsintervaller søke etter nye fakturaer klare for behandling. Det er også tilrettelagt for at andre XML-fakturatyper kan kobles inn i importjobben. For at det skal kunne vises reelle bilder av fakturaer i Fakturabehandling må visningsmaler legges inn. Disse mottas normalt på epost fra de ulike leverandørene som tilbyr xml-fakturaer. Epost-vedleggene bør lagres på en temporær katalog og slettes etter import. Leverandørspesifikk mal og evt. logoer til faktura importeres til løsningen fra Grunndata/XML-maler. 44 U N I Q U E FA K T U R A B E H A N D L I N G

49 Videre er selve fakturaimport laget som en adapter til Unique Integrasjon, nedenfor vises et skjermbilde for manuell import av xml-fakturaer: Hva skjer når xml-fakturaer importeres? Svaret på dette er noe avhengig av hvordan xml-faktura-adapteret i Unique Integrasjon settes opp. Først og fremst hvor ofte skal katalogen som er dedikert til xml-fakturaer sjekkes av Unique Integrasjon, sjekkes det svært ofte vil en bunke med xml-fakturaer bare inneholde 1 faktura, sjekkes det sjelden vil bunken sannsynligvis inneholde flere fakturaer. I mottaksbildet nedenfor vises en xml-bunke med en faktura fra leverandøren TeleSør. Arkivreferanse for xml-fakturaer vil være i samme serie som skannede bunker. Reglen for å finne leverandørnummer er den samme som for skannede fakturaer: Leverandørnummer identifiseres via banknummer på reskontro. 45

50 I Fakturamottaket vil xml-fakturaen matches mot sin spesifikke xml-mal og automatisk vises relativt likt som et skannet faktura-image, forskjellen er selvfølgelig at xml-visningen alltid er krystallklar. Hvor avansert xml-fakturaen er bestemmes av hvordan leverandøren avleverer. Fakturaen kan f. eks gjerne inneholde drill-downs til detaljert informasjon. Eksempvis kan en faktura fra ett telefon-selskap inneholde drill-down til den enkelte telefonsamtale. 46 U N I Q U E FA K T U R A B E H A N D L I N G

51 NB! Den som fremdeles ønsker å ha en papir-faktura sammen med arkiv-referansen må selv skrive ut papir-fakturaen i Fakturamottaksbehandlingen. I Fakturabehandling web er det ingen funksjonelle endringer, visning av faktura er identisk med Fakturamottak. 47

52 Webrapportering Faktura har vært behandler i Fakturabehandling, og overført til Økonomi, kan hentes opp i Webrapportering. I hvilken som helst rapport kan du gå helt ned til bilagsnivå. Finn den fakturalinjen som er koblet mot reskontroen (fakturanummer). Ved å ta opp detaljene på denne linjen blir knappen Vis tilhørende linjer aktivert. Dersom bildet av fakturaen ikke kommer frem via Økonomirapporteringen, må bildeformatet TIFF installeres på den enkelte pc. Det kan lastes ned fra 48 U N I Q U E FA K T U R A B E H A N D L I N G

53 Aksess En alternativ måte å informere saksbehandlere om faktura til behandling er via Aksess. Her hentes informasjon automatisk opp i skjermbildene på intranettet. Slik som vist på bildet nedenfor. Her kan du la dine virksomhetsledere se en oversikt over de fakturaene han/hun har til behandling. Aksess kan også brukes mot reiseregninger, nøkkeltall fra økonomirapportering, e-handel og rekruttering. Du bygger selv opp hva som skal vises av det overnevnte på intranettet ditt. Informasjonen som hentes frem vil alltid være oppdatert, basert på de siste tilgjengelige data. Aksess-områdene på organisasjonens intranett er alltid synlig. På den måten vil man alltid vite hvor mange faktura som skal behandles. Unique Aksess fungerer på en måte som et dashbord, der status for en rekke prosesser er synlig til enhver tid. 49