STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: N62 Arkivsaksnr: 2013/1869-5 Saksbehandler: Solrunn Hårstad Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne Eldrerådet Komite Levekår Formannskapet Kommunestyret Driftssenter for elektroniske meldinger i Værnesregionen Rådmannens forslag til vedtak/innstilling: - Stjørdal kommune tiltrer samarbeidet om felles driftssenter for elektroniske meldinger i Værnesregionen - Driftssenter for elektroniske meldinger etableres med virkning fra og med 01.09.15, organisatorisk underlagt Værnesregionen IT. - Nettokostnaden for vertskommunesamarbeidet beregnes ut i fra innbyggertall. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): MUNT rapport 2013
FoU- rapport «Elektronisk meldingsutveksling i kommunene, kostnader og gevinster» 2012 St.meld. nr. 47 (2008-2009) Krav til elektronisk meldingsutveksling Norm for informasjonssikkerhet, 4. utg. 2014 Sammendrag: Kommunene i Værnesregionen er kommet langt i utbredelse av elektronisk meldingsutveksling mellom helseforetak, fastlege og kommune. I 2014 hadde Værnesregionen inkludert Meråker Sanitetsforenings kurbad over 40 000 elektroniske pasientopplysninger i omløp. Den tekniske delen av meldingsutvekslingen vil få økt kompleksitet i takt med at kommunikasjonspartnere kobler seg på. Dette vil føre til en betydelig økt trafikk i kommunens meldingstjener som igjen krever at man har kompetanse og ressurser tilgjengelig for å få et godt elektronisk pasientforløp. Driftssenteret vil gjennom kontinuerlig overvåking og raskere avvikshåndtering, sikre en nødvendig og bedre ivaretakelse av elektroniske pasientopplysninger. Dette bidrar til økt pasientsikkerhet, mer sømløse forløp og en mer personuavhengig kompetanse.. Saksopplysninger Saken har vært behandlet med likelydende vedtak i Arbeidsutvalget i Værensregionen (AU) 8. april, i Politisk Nemnd for helsetjenester i Værnesregionen (PN) 14. april og Regionrådet i Værnesregionen (RR) 22. april. Vedtakene er likelydende med Rådmannens forslag til vedtak. Bakgrunn Samhandlingsreformen stiller krav til økt kommunikasjon mellom spesialist- og primærhelsetjenesten. Helseopplysninger er lokalisert på ulike steder i et pasientforløp, og det stilles derfor krav til samarbeid og kommunikasjon behandlingsstedene mellom. Det er beskrevet i offentlige dokumenter, jfr. St. mld. 47 Samhandlingsreformen (2009). Fra 2015 er kommunene pålagt å ha enhetlig elektroniske journaler for den enkelte pasient. Dette krever at det tas i bruk elektronisk meldingsutveksling mellom alle behandlingssteder, helseforetak, fastleger og kommunale helsetjenester. Norsk Helsenett SF (NHN) fikk i 2012 i oppdrag å koordinere utbredelse av elektronisk meldingsutveksling, spesielt rettet mot kommunesektoren. For å lykkes med oppdraget etablerte NHN regionale kompetanseorganisasjoner med koordinatorer og samarbeids-kommuner i regionene Midt, Vest, Sør og Øst. Værnesregionen IT (VarIT) er en av i alt tre kompetanseorganisasjoner i Midt-Norge. Værnesregionen har kommet langt i å ta i bruk elektroniske meldinger. Alle 5 kommuner samt Meråker sanitetsforening kurbad sender og mottar elektroniske meldinger med helseforetak og fastleger. Dette gjelder også de andre kommunene i Nord-Trøndelag. Dette betyr at VarIT har klart oppdraget fra NHN om å få alle kommunene i fylket på helsenett og i drift med pleie- og omsorgsmeldinger.
Styringsgruppen i Norm for informasjonssikkerhet har etter forslag fra Helsedirektoratet/ Meldingsløftet utarbeidet et sett med minstekrav for elektronisk samhandling i helsesektoren. Der poengteres det at meldingsutveksling er det viktigste elektroniske samhandlingsverktøyet i sektoren, og skal benyttes, for å etablere sømløse pasientforløp og samtidig effektivisere driften i helse- og omsorgsvirksomhetene. Videre står det at meldinger som en virksomhet mottar skal, under enhver omstendighet, behandles raskt og på en forsvarlig måte. Dette for å sikre at virksomhetene skal kunne ivareta krav til tjenestene, herunder krav om forsvarlig pasientbehandling. Kravene blir obligatorisk ved etablering av ny tilknytningsavtale med NHN. Samtlige kommuner i Nord-Trøndelag er tilknyttet NHN og således forpliktet til å forholde seg til kravdokumentet og Norm for informasjonssikkerhet. Vurdering Omfanget av IKT-løsningen, tilgjengelige ressurser/kompetanse, utvikling og overvåkning, samt avvikshåndtering av meldinger, tilsier at få kommuner er i stand til å drifte optimalt på egenhånd. Dette er beskrevet i MUNT-rapporten som er behandlet i AU og rådmannsutvalget i Nord-Trøndelag i 2013. FoU-rapporten «Elektronisk meldingsutveksling i kommunene kostnader og gevinster» fra 27.januar 2012 poengterer at det er verken faglig eller økonomisk forsvarlig for den enkelte kommune å drifte systemene alene. Det er ytret ønske fra kommuner i Nord-Trøndelag at Værnesregionen skal etablere et felles driftssenter for elektronisk meldingsutveksling. På sikt kan vi tilby andre kommuner i fylket å tilslutte seg sentret, noe som vil medføre reduksjon av driftskostnader. Initiativet til å etablere og drifte en felles driftssentral for hele fylket (evt. for region Midt-Norge) støttes nasjonalt av NHN og Helseforetakene og er av stor interesse fra kommunene i Nord-Trøndelag. I 2014 hadde Værnesregionen og Meråker sanitetsforenings kurbad over 40 000 elektroniske pasientopplysninger (epikrise, labsvar, rtg.svar, pleie- og omsorgsmeldinger, sysvak, transportog applikajsonskvitteringer m.fl.) i omløp. Utviklingen nasjonalt, regionalt og lokalt tilsier at omfanget av meldinger vil øke i kommende år (se nasjonal statistikk for antall pleie- og omsorgsmeldinger pr. mnd. i bildet under). Den tekniske delen av meldingsutvekslingen vil få økt kompleksitet, i takt med at flere kommunikasjonspartnere kobler seg på. Pr.dd. sendes pleie- og omsorgsmeldinger på innlagte pasienter, men det vil snarlig også omfatte polikliniske forløp. Helsestasjonene som har systemet HsPro vil i løpet av februar/mars 2015 motta elektroniske epikriser og lab/rtg.svar og etter hvert også kunne sende e-meldinger. I sum vil dette føre til en betydelig økt trafikk i kommunens meldingstjener. Likeså viktig som den tekniske overvåkingen er kravet til innhold i meldingene og en kontinuerlig oppfølging av rutinene. Dette krever at kommunene og de øvrige samhandlingsaktørene har kompetanse og ressurser tilgjengelig for å få til et godt elektronisk pasientforløp.
Elektronisk meldingsutveksling skal være standard kommunikasjonsform mellom helseaktører. Dette er et krav som er nedfelt i nasjonale styringsdokumenter og regionale retningslinjer. For å møte morgendagens utfordringer må Værnesregionen rigge et felles robust driftssenter med fokus på 24/7 overvåking, felles rutiner, avvikshåndtering og sikker drift. Overordnet mål er å sikre at pasientsikkerheten blir optimalisert og best mulig ved at elektroniske helseopplysninger kommer frem til rett tid på rett sted. Helsepersonell med et tjenstlig behov for informasjon, skal kunne stole på den elektroniske løsningen. Det kan få alvorlige konsekvenser for pasienten dersom viktige helseopplysninger ikke kommer frem til journalsystemet. Det er derfor svært essensielt at systemet har 24/7 oppetid og nødvendig kompetanse på feilretting, slik at man ved avvik får rask «losing» av meldingen fra meldingstjener inn til pasientjournalen. Dette handler om liv og helse. Rapporteringsløsningen i Visma Samhandling Link viser avvik på sendte og mottatte elektroniske meldinger i 2014 (se bilder under). Når sykehuset sender en epikrise eller melding om innlagt pasient og disse stopper i kommunens meldingstjener, må ansvarlige ressurser i ITavdelingen gjøre aktive tiltak for å få «loset» meldingen inn til fagsystemet. Dette for å sikre at pasientopplysningene raskt blir tilgjengelig for helsepersonellet på vakt. Det samme gjøres når fastlegen sender en oversikt over pasientens medikamentliste og denne feiler. Visma er kontaktet for å kvalitetssikre at uthentede rapporteringstall er korrekte.
Stjørdal Selbu: Tydal
Frosta Meråker Meråker Sanitetsforenings kurbad Positive gevinster ved etablering av et felles driftssenter i Værnesregionen er blant annet kontinuerlig overvåking av meldingstrafikken, raskere håndtering av avvik, rutineutvikling og en mer personuavhengig kompetanse. Dersom man ikke etablerer et driftssenter risikerer man å bryte flere av kravene i Norm for informasjonssikkerhet, få flere ubehandlede avvik og å svekke pasientsikkerheten.
Organisering og drift Driftssentralen etableres med 2 nye årsverk: 1 årsverk koordinator 1 årsverk drift I tillegg avgir VarIT årsverk tilsvarende 70 % i oppstartsfasen. I driftsfasen avgir VarIT ressurser tilsvarende 50 %. For å sikre overvåking av meldingstrafikken på kveld, helg og helligdager inkluderes Værnesregionen Legevakt i driftssentralen. Systemansvarlige i Profil i Værnesregionen overvåker i meldingstjeneren «Visma Samhandling Link» på dagtid og ansatte overvåker i EPJ. Avvik håndteres av drift og koordinator. Driftssentret bør bestå av både teknisk og sykepleiefaglige ressurser, dette fordi vi erfarer at elektronisk meldingsutveksling krever tverrfaglig kompetanse. Økonomi Kostnadskalkyle felles driftssenter med kostnadsfordeling kommuner Fastlønn Pensjon Arb.avg. SUM 1 ÅV Koordinator med årslønn 650 000 = 650 000 97 240 105 360 852 600 1 ÅV Teknisk drift Utstyr, kurs mm med årslønn 450 000 = 450 000 67 320 72 942 590 262 150 000 SUM 1 100 000 1 592 862 *VarIT avgir årsverk tilsvarende 70 % i oppstartsfasen. I driftsfasen avgir VarIT ressurser tilsvarende 50 %. Dette er lønnskostnader som allerede fordeles på kommunene i dag. Her er innbyggertallene pr. 01.01.14.
Kostnadsfordeling etter innbyggertall: Søknad om skjønnsmidler er sendt til både Fylkesmannen i Sør- og Nord-Trøndelag. Værnesregionen mottatt 275 000,- kr fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, og 775 000,- kr fra Fylkesmannen i Nord-Trøndelag. Dette vil dekke lønn til 1 årsverk ut august 2016, og redusere kostnadene til kommunene tilsvarende. Det vil også bli forsøkt og søkt eksterne midler fra andre, bla. KS KommIT. Vurdering Felles driftssenter for elektroniske meldinger etableres i Værnesregionen - for kommunene Stjørdal, Meråker, Selbu, Tydal og Frosta, med virkning fra 1.9.2015. Driftssenteret vil ved oppstarten bestå av 2,0 årsverk. I tillegg vil VarIT bistå med hhv. 0,7 årsverk i oppstartsfase, redusert til 0,5 årsverk i driftsfase. Driftssenteret vil organisatorisk være underlagt VarIT. VR legevakt inkluderes i driftssenteret for overvåking kveld, natt, helg og høytid. Etablering av driftssenter gir heldøgns meldingsovervåking og drift i henhold til Norm for informasjonssikkerhet www.normen.no. Dette er et nødvendig og viktig grep for å møte de komplekse digitale utfordringer kommunene må håndtere for å møte morgendagens omsorg. Driftssenteret vil gjennom kontinuerlig overvåking og raskere avvikshåndtering, sikre en nødvendig og bedre ivaretakelse av elektroniske pasientopplysninger. Dette bidrar til økt pasientsikkerhet og mer sømløse forløp. Antallet sendte og mottatte meldinger stiger jevnlig og kompleksiteten øker i takt med antall kommunikasjonspartnere. Dette handler om liv og helse. Ved å tilsette flere ressurser blir driften mer personuavhengig og ikke like sårbar som i dag. Målet er at driftssenteret skal bli så robust at det på sikt gir andre kommuner i Trøndelag mulighet til å tilslutte seg. Tilslutning av andre kommuner vil redusere Værnesregionens driftskostnader.