Agenda Regionalt fagråd digital samhandling Midt-Norge

Transkript

1 Agenda Regionalt fagråd Dato: Tid: Sted: Værnes Radisson Blue hotell (gangavstand fra terminalen). Den enkelte betaler for Dagpakken resepsjonen SAK TID ANSVAR Velkommen Leder - Agenda (15 min) Gjennomgang av aksjonslisten Leder - Oppdatere statuser etter møte (30 min) 16/18 Risiko og sårbarhet i meldingstrafikken Regional koordinator og - Tilslutning (45 min) KomUT-koordinatorer Lunsj /18 Hvordan synliggjøre brukermedvirkning i e-meldingene bedre? (30 min) Britt Valderhaug Tyrholm, Helse Møre og Romsdal - Tilslutning 18/18 Handlingsplan Regional koordinator - Tilslutning (30 min) 19/18 Interkommunale legevakter Tjenestebasert adressering og publisering Norsk Helsenett Adresseregister - Tilslutning (40 min) Pause Helseplattformen Status involvering: kommuner og sykehus (30 min) - E-meldinger og Helseplattformen - Nasjonale tema og Helseplattformen Eventuelt saker (20 min) Tanja Skjevik Hilde Grimnes Olsen Leder 1

2 Innmelding av sak Regionalt Fagråd digital samhandling [ ] Tittel: Sakseier: 16/18 Risiko og sårbarhet i meldingstrafikken Regional koordinator og KomUT-koordinatorer Saken fremmes for utvalget som: Orienteringssak Drøftingssak x Tilslutningssak Bakgrunn og begrunnelse for saksinnmeldingen: Oppfølging av sak 15/18 Status vedr rutiner for drift, overvåkning og sikkerhet av e-meldinger inn og ut fra kommunene fra møtet i Regionalt fagråd digital samhandling hvor en arbeidsgruppe ble nedsatt for å utarbeide likelydende saksunderlag til ASU/OSU, samt risiko- og sårbarhetsvurdering for kommuner i Midt-Norge. Vedlagt ligger likelydende saksunderlag til ASU/OSU og utkast til Risiko- og sårbarhetsvurdering for kommuner i Midt-Norge utarbeidet av arbeidsgruppen som ble nedsatt i dette møtet. For å sikre kommunene best mulig tid til å gjennomføre analysen, oppfordres det til å melde saken til ASU/OSU så raskt som mulig. Arbeidsgruppen jobber med ny kartlegging av drift, overvåkning status i 2019, for å se på effekt av økt fokus på risiko- og sårbarhet i meldingstrafikken. Se vedlagt likelydende saksunderlag til ASU/OSU, samt MAL for: Risiko- og Sårbarhetsvurdering av meldingstrafikk i kommuner i Midt-Norge Forslag til vedtak: Regionalt fagråd anbefaler lokale fagråd å melde inn vedlagt saksunderlag til sitt ASU/OSU for forankring, før kommuner oppfordres til å gjennomføre Risiko- og sårbarhetsanalyse av meldingstrafikken. Frist for å gjennomføre ROS i kommuner anbefales satt til 15.januar- slik Regionalt fagråd får saken opp i neste møte 14.februar. Arbeidsgruppen jobber videre med kartlegging av ny status i kommuner for

3 Sak til Administrativt samarbeidsutvalg/overordna samhandlingsutval Risiko og så rbårhet i meldingstråfikken Det sendes inn likelydende vedtaksforslag til de tre ASU/OSU i Midt-Norge for å sikre at sårbarheter og risikoområder i meldingstrafikken bli ivaretatt i alle kommuner. Bakgrunn Samhandling og kommunikasjonen mellom kommuner og helseforetak er omfattende og økende. Det er kritisk at riktig helseopplysninger overleveres samarbeidene helsepersonell innenfor de avtaler og rutiner som gjelder. Dersom meldingstrafikken ikke er ivaretatt kan dette være kritisk for liv og helse for de pasienter med kommunale tjenester som er innlagt i sykehus. Regionalt fagråd har gjennom kartlegging i alle kommuner våren 2018 identifisert at krav til at Norm for informasjonssikkerhet(normen), og avtale om oppkobling hos Norsk Helsenett (NHN) ikke er tilstrekkelig ivaretatt i alle kommuner. Det er i samarbeidsavtalen mellom partene enighet om å følge Norm for informasjonssikkerhet og standarder for oppkobling mot Norsk helsenett. Det trekkes frem tre områder fra kartleggingen: - Det er etablert Regional rutine for å varsling av nedetid i meldingstrafikk. Alle kommuner har etablert en e-postadresse meldingsansvarlig@kommunenavn.no, denne adressen skal blant annet benyttes til å formidle nedetid i meldingstrafikken (for eksempel når journalsystem er ute av drift pga planlagt oppgradering). Kartleggingen viser at overvåking og oppfølging av meldingsansvarligadressen er kritisk. 63 % av kommunene i Midt-Norge har ikke rutine på plass for å ivareta dette og kan derfor ikke gi beskjed innad i organisasjonen at kommunikasjonskanalen er ute av drift og iverksette forberede kompenserende tiltak. - Alle kommuner har etablert ett telefonnummer som skal benyttes når for pasientrelaterte henvendelser når meldingstrafikken ikke fungerer. Dersom kommunene mottar henvendelser telefonisk fra helseforetaket vedr innlagte pasienter, blir disse i 30 % av kommunene besvart av helsefagarbeidere eller tilsvarende. Her er det også grunn til en viss bekymring hvis henvendelser gjelder spørsmål rundt pågående behandling, spesielle prosedyrer eller spørsmål om legemidler mv. - Innsending av e-meldingen «Innleggelsesrapport» fra kommuner til helseforetak i all hovedsak fungerer godt til tross for ulik organisering. Kvaliteten på informasjonen som blir sendt kan være varierende, men det er satt i gang et stort regionalt arbeid for å forbedre dette gjennom felles regional sjekkliste for innhold i meldingene. Helseplattformen er ikke planlagt ferdig implementert før om mange år- det er viktig at meldingstrafikken er ivaretatt før, under og etter fullført innføringsløp, slik at samhandling kan ivaretas mellom alle samhandlende aktører, uavhening av om man benytter Helseplattformen eller annet journalsystem. 3

4 Det er viktig å presisere at det når alle sykehus, kommuner og fastleger er på Helseplattformen fortsatt må sendes meldinger (på nasjonale standarder) til aktører utenfor Helseplattformen og utenfor Midt- Norge. Forslag til vedtak Administrativt samarbeidsutvalg/overordna samhandlingsutval. vedtar at Fagråd digital samhandling får mandat til å sende ut anbefaling til alle kommuner om gjennomføring av ROSanalyse- se vedlagt mal, samt å gjøre en vurdering av riskoreduserende tiltak for å ivareta meldingsutveksling. ASU/OSU ber om tilbakemelding på status når det er gjennomført ny kartlegging

5 Mal for: Risiko- og Så rbårhetsvurdering åv meldingstråfikk i kommuner i Midt-Norge Forslaget til denne RisikO og Sårbarhetsvurderingen (ROS-vurderingen) tar utgangspunkt i hvor sannsynlig at hendelsene i tabell 1 kan oppstå i din kommunene, og hvilke konsekvenser dette vil ha for bruker/pasient? Multipliserer man sannsynlighet og konsekvens gir dette er risikoscore som framkommer i matrisen i vedlegg 1. Før dere starter vil vi derfor anbefaler å gå gjennom hvordan ROS-matrisen er satt sammen i vedlegg 1 og en gjennomgang av utfyllende kommentarer i tabell 3. Først et innledende spørsmål: Har kommunen tidligere gjennomført en ROS-vurdering med utgangspunkt i Normens kapittel 3 som skal sikre konfidensialitet, integritet, tilgjengelighet og robusthet i informasjonssystemene? Svar: Tabell 1 - Hendelser Hendelser Sannsynl. Konsek. Resultat Manglende overvåkning av innkomne e-meldinger mellom 08 og 16 mandag til fredag resulterer i tilfeldig/manglende oppfølging av «Melding om innlagt pasient»/»innleggelserapport» og andre e- meldinger ikke besvares innen vedtatte frister Manglende overvåkning av innkomne e-meldinger mellom kl. 16 og 08 påfølgende dag, i helger og ferier resulterer i tilfeldig/manglende oppfølging av «Melding om innlagt pasient»/»innleggelserapport» og andre e-meldinger ikke besvares innen vedtatte frister. Oppstår tekniske problemer i ordinær arbeidstid enten med kommunens EPJ eller meldingstjener tilknyttet EPJ vil e-meldinger inn og ut av kommunen stoppe opp inntil leverandør/3.part har løst feilen. Oppstår tekniske problemer utenom ordinær arbeidstid, i ferier og høytider enten med kommunens EPJ eller meldingstjener tilknyttet EPJ vil e-meldinger inn og ut av kommunen stoppe opp inntil leverandør/3.part har løst feilen. Driftsmeldinger 24/7 fra samarbeidene virksomheter til kommunens epostadresse meldingsansvarlig@kommunenavn.no om feil eller stans i meldingsutvekslingen når ikke fram til de i kommunen som må ha kjennskap til dette (både fag- og teknisk personell) Samarbeidene helsepersonell (HF) som tar kontakt på kommunens beredskapsnummer ifm med planlagt og uplanlagt nedetid får ikke ut nødvendige og kritiske helseopplysninger om pasient 5

6 Hvis ROS-gjennomgangen viser at dere har hendelser som gir rød eller gul kategori i risikomatrisen, hvilke tiltak kan være aktuell å iverksette for å redusere risiko/sårbarhet? Tabell 2 risikoreduserende tiltak Hendelse Risikoreduserende tiltak Tabell 3 - Utfyllende kommentarer: 1 Hendelse Utfyllende kommentar «Risiko» Manglende overvåkning av kommunens EPJ og melding om innlagt pasient mellom 08 og 16 mandag til fredag resulterer i at «Innleggelsesrapporten» ikke sendes HF innen fristen på 4 timer 2 Manglende overvåkning av kommunens EPJ og melding om innlagt pasient mellom kl. 16 og 08 påfølgende dag, i helger og ferier resulterer i at «Innleggelsesrapporten» ikke sendes HF innen fristen på 4 timer 3 Oppstår tekniske problemer i ordinær arbeidstid enten med kommunens EPJ eller meldingstjener tilknyttet EPJ vil e-meldinger inn og ut av kommunen stoppe opp inntil leverandør har løst feilen. 4 Driftsmeldinger 24/7 fra samarbeidene virksomheter til kommunens epostadresse meldingsansvarlig@kommunenavn.no om feil eller stans i meldingsutvekslingen når ikke fram til de i kommunen som må ha kjennskap til dette (både fag- og teknisk personell) 4 Samarbeidene helsepersonell (HF) som tar kontakt på kommunens beredskapsnummer ifm med planlagt og uplanlagt nedetid får ikke ut nødvendige og kritiske helseopplysninger om pasient En robust og sikker overvåkingen av kommunens EPJ er viktig for å kunne sende e-meldingen «Innleggelsesrapport» innen 4 timer etter mottak av melding om innlagt pasient. En tidligere kartlegging utført av KomUT-Midt i begynnelsen av 2018 viser at mange kommuner mangler god organisering av overvåkingen på kveld, helg og helligdager. Det er sårbart og uheldig at f.eks. enkeltpersoner tar dette ansvaret på ulønnet fritid. Det er svært viktig med et godt og effektivt samarbeid mellom systemansvarlige i EPJ og IT-avdelingen rundt drift av EPJ og meldingstjener. Systemansvarlige i EPJ og IT-avdelingen må også ha nok kompetanse på sine respektive områder til å løse driftsproblemer som oppstår 24/7. Alle landets kommuner har opprettet e-postadressen meldingsansvarlig@kommunenavn.kommune.no, men mange kommuner har ikke en robust rutine for overvåking og varsling internt i kommunen 24/7. Informasjon sendt til denne e-postadressen kommer derfor ikke alltid frem til de som trenger informasjonen. Kommunene må f.eks. kvalitetssikre at korrekt personell ligger i riktig e-postgruppen mv Ved planlagt og uplanlagt nedetid kan samarbeidene helsepersonell ta kontakt med kommunen på et bemannet beredskapsnummer som kommunen har oppgitt. Her er det viktig at dette nummeret er kjent i kommunen, rutiner på plass og er bemannet med helsepersonell med kompetanse til å svare ut spørsmål eller problemstillinger rundt legemidler og pågående behandling. 6

7 Ufarlig (1) En viss fare (2) Farlig (3) Kritisk (4) Katastrofe (5) Regionalt fagråd Risikomåtrise: Svært sannsynlig (5) Meget sannsynlig (4) Sannsynlig (3) Mindre sannsynlig (2) Lite sannsynlig (1) Sannsynlighet Lite sannsynlig 1 Mindre sannsynlig 2 Sannsynlig 3 Meget sannsynlig 4 Svært sannsynlig 5 Konsekvens for pasient/bruker: Ufarlig 1 En viss fare 2 Farlig 3 Kritisk 4 Katastrofe 5 7

8 Innmelding av sak Regionalt Fagråd digital samhandling [ ] Tittel: Sakseier: 17/18 Hvordan synliggjøre brukermedvirkning i e-meldingene bedre? Britt Valderhaug Tyrholm, Helse Møre og Romsdal Saken fremmes for utvalget som: Orienteringssak Drøftingssak X Tilslutningssak Bakgrunn og begrunnelse for saksinnmeldingen: Økt fokus på brukermedvirkning synliggjort i dokumentasjon. Endringa fra «Hva er i vegen med deg?» til «Hva er viktig for deg?» er verdigrunnlaget i arbeidet med «Framtidsretta pasientforløp for den eldre multisyke pasient» i Møre og Romsdal. Samme fokus er også verdigrunnlaget i det nasjonale læringsnettverket knytt til «Gode pasientforløp for eldre og kronisk syke pasienter». Brukermedvirkning har vært et tema siden 80-tallet uten at satsningen har vært synlig i tilgjengelig dokumentasjon. Undersøkelser viser at pasientene sine preferanser stadig er lite synlig i tilgjengelig dokumentasjon. Dette kommer også fram i nasjonale brukerundersøkelser om tilfredshet med helsetjenestene. Pasientene er stort sett fornøyd med helsetjenestetilbudet med unntak av at de opplever å bli for lite involvert i beslutninger knytt til egen behandling/oppfølging. Det er viktig at brukermedvirkningen blir synlig i overgangene mellom tjenestenivåa. Det er derfor nødvendig at brukermedvirkning blir synliggjort i de regionale sjekklister med hjelpetekst knytt til innhold i e-meldinger. Sjekkliste for innhold i helseopplysninger/utskrivelsesrapport HER Sjekkliste for innhold i Innleggelsesrapport HER Forslag til vedtak: Regionalt fagråd slutter seg til at sjekklistene revideres og at temaet «Hva er viktig for deg» inngår i sjekkliste for innhold i helseopplysninger/utskrivelsesrapport og sjekkliste for innhold i Innleggelsesrapport. Lokale fagråd anbefales å implementere endringen i sjekklistene. 8

9 Innmelding av sak Regionalt Fagråd digital samhandling [ ] Tittel: 18/18 Handlingsplan 2019 Sakseier: Regional koordinator Saken fremmes for utvalget som: Orienteringssak Drøftingssak x Tilslutningssak Bakgrunn og begrunnelse for saksinnmeldingen: For å sikre likt fokus i regionen ift digital samhandling er det behov for en regional handlingsplan også for Innspill til utkastet under er kommet fra Regionalt fagråd digital samhandling Midt sitt møte , Regional samling i Ålesund og er tatt opp i regional arbeidsgruppe (Fredagsmøtet). Utkast til Handlingsplan 2019 for Regionalt fagråd digital samhandling: Hovedmål: Styrke kompetanse og bruk av digital samhandling i kommuner og sykehus i Midt- Norge Delmål: 1. Innføring dialogmeldinger for ikke innlagte pasienter Polikliniske og ambulante pasientgrupper Tjenestebasert meldingsflyt Legevakt Avtalespesialister Rehabiliteringsinstitusjoner 2. Regionale rutiner for å standardisere meldingsflyt og oppfølging av godkjent meldingstrafikk Forbedre meldingsflyt psykisk helsevern/ psykisk helsetjeneste/ rus ifbm betalingsplikt for utskrivningsklare Regional varslingsøvelse ved nedetid i meldingstrafikken Innhold i fagmeldinger med innleggelse og utskrivning 3. Bidra i nasjonale innføringsplaner for e-helsestandarder 4. Bidra i Helseplattformen innen digital samhandling ASU/OSU har bedt om årlig rapportering, inkludert Handlingsplan, innen 1.mars på handlingsplan for Regionalt fagråd Forslag til vedtak: Regionalt fagråd godkjenner følgende områder for en felles regional handlingsplan for

10 Innmelding av sak Regionalt Fagråd digital samhandling [ ] Tittel: Sakseier: 19/18 Interkommunale legevakter Tjenestebasert adressering og publisering Norsk Helsenett Adresseregister Tanja Skjevik Saken fremmes for utvalget som: Orienteringssak Drøftingssak x Tilslutningssak Bakgrunn og begrunnelse for saksinnmeldingen: Det har vært jobbet med å implementere tjenestebasert adressering (TBA) i sektoren i flere år. Sektoren startet implementering av tjenestebasert adressering uten at det eksisterte en formell nasjonal standard. Dette førte til at virksomhetene implementerte tjenestebasert adressering på mange ulike måter. For å nå målsetningen om en enhetlig meldingsutveksling i helse- og omsorgstjenesten er det utarbeidet en nasjonal standard for tjenestebasert adressering. For å få standarden lettere forståelig for de interkommunale legevaktene i Midt-Norge, lages et informasjonsskriv hvor det beskrives hva som må på plass for å tilfredsstille den nye standarden, inkludert i dette er også korrekt publisering i Norsk Helsenetts Adresseregister. Informasjonsskrivet vil bli lagt frem i møtet. Forslag til vedtak: Regionalt Fagråd tilslutter seg informasjonsskrivet til legevaktene i Midt-Norge. 10