Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Eldrerådet Utvalg for helse og omsorg Kommunestyret

Transkript

1 Saksdokument Saksmappenr: 2015/3874 Saksbehandler: Roger Rasmussen Arkivkode: Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Eldrerådet Utvalg for helse og omsorg Kommunestyret ELEKTRONISK MELDINGSUTVEKSLING I HARSTAD KOMMUNE. Vedlegg: Ingen Ingress: Harstad kommune har innført elektronisk meldingsutveksling i helse- og omsorgsområdet. Elektronisk meldingsutveksling er pasientopplysninger som kan sendes og mottas på tvers av ulike digitale journalsystem. Denne sak er en orientering om prosess, utfordringer, resultat og videre utvikling for tiltaksområdet. Rådmannens tilrådning: Kommunestyret tar saken til orientering. Saksopplysninger Elektronisk meldingsutveksling i helse- og omsorgssektoren Det har fra 2008 pågått nasjonale program i regi av Helsedirektoratet og Norsk Helsenett SF for å bedre styringen av arbeidet i sektoren og å bidra til utbredelse av nødvendige tekniske løsninger for meldingsutveksling. Opprinnelige mål var at elektronisk utveksling av pasientopplysninger skulle dominere samhandlingen mellom helseforetak og legekontor innen 2010, ha kommet i gang mellom helseforetak innen 2011 og mellom helseforetak og kommuner innen Ved elektronisk meldingsutveksling sendes pasientrettet informasjon ved hjelp av meldinger fra ett fagsystem (elektronisk pasientjournal EPJ) til ett annet, og kommunikasjonspartnere får dermed kun den informasjonen avsender har sendt. Elektronisk meldingsutveksling bidrar til at helsepersonell har rett informasjon til rett tid for å kunne gi pasienten rett behandling. Ikke minst gir bruk av elektronisk meldingsutveksling mulighet for å ivareta informasjonssikkerhetsperspektivet bedre enn om informasjonen sendes på papir. Nasjonalt meldingsløft ble etablert i 2008, og var en satsing på iverksetting og utbredelse av det utviklings- og standardiseringsarbeidet som var gjennomført. Meldingsløftet skulle prioritere utveksling av utvalgte meldinger i følgende samhandlingskjeder: Legekontor helseforetak Legekontor NAV Legekontor helserefusjonsområdet (Helsedirektoratet)

2 Helseforetak helseforetak Kommunale pleie- og omsorgstjenester og fastleger Kommunale helsetjenester, helsestasjoner og helseforetak Prosjekt e-meldingsutveksling i Harstad kommune Harstad kommune iverksatte sommeren 2010 et prosjekt med målsetting om etablering av elektronisk meldingsutveksling mellom helse- og omsorgstjenesten, fastlege, sykehus og NAV. Samme år ble det etablert et regionalt utviklingsprosjekt, FUNNKe, gjennom Nasjonalt senter for telemedisin, som Harstad kommune ble en del av. Hensikten med regionalt utviklingsprosjekt var å realisere elektronisk meldingsutveksling i kommunene, primært i opptaksområdet til Universitetssykehuset Nord-Norge og etter hvert alle kommuner i Helse Nord sitt opptaksområde. Prosjektmål ble nådd i 2014 hvor 85 av 87 kommuner hadde iverksatt elektronisk meldingsutveksling. Harstad kommune hadde en periode en utvidet rolle i regionalt prosjekt gjennom veiledning av andre kommuner som skulle iverksette systemet. Harstad var en av de første kommunene i Nord-Norge som tok i bruk elektronisk meldingsutveksling. Prosjektkostnad var budsjettert til 1,5 mnok hvor ca 1/3 var internkostnader knyttet til bruk av personalressurser. Prosjektet har i perioden hatt en ekstern finansiering på kr ,-. Prosjektet ble terminert høsten 2013 og oppgaver og ansvar overført til driftsorganisasjon. Mål og resultat Hovedmål med innføring av elektronisk meldingsutveksling i Harstad kommune var; «Elektronisk meldingsutveksling skal sikre flyt av medisinsk informasjon som skal føre til økt kvalitet i pasientbehandlingen. Elektronisk meldingsutveksling mellom alle parter i helse og omsorgssektoren på alle nivå, vil øke tilgangen på og kvaliteten av, nødvendig medisinsk informasjon. Slik informasjonsutveksling vil korte ned tiden fra avsender til mottaker som i seg selv vil øke kvaliteten. Økt tilgang på informasjon til rett tid vil sette enhetene i stand til å øke kvalitet og sørge for en bedre effektivitet på behandling og pleie til den enkelte pasient.» PwC (2012) har på oppdrag fra KS evaluert kostnader og gevinster i forbindelse med innføring av elektronisk meldingsutveksling nasjonalt: Oppsummert viser våre tall at mellomstore og store kommuner kan forvente investeringskostnader i intervallet 1,1 million til 2 millioner kroner. Av dette utgjør direkte utlegg i forbindelse med meldingsutveksling fra ca. 0,3 til 0,75 millioner kroner. Når det gjelder driftskostnader kan store kommuner forvente årlige drifts- og vedlikeholdskostnader i området 0,75 til 1,3 millioner kroner. Av dette utgjør direkte utlegg i forbindelse med meldingsutveksling fra ca. 0,48 til 0,75 millioner kroner. Tekniske oppgaver og organisatoriske tiltak binder opp omtrent like store ressurser, og et omfattende opplæringsopplegg genererer store kostnader i form av egeninnsats. Erfaringer fra kommuner som inngår i kommunesamarbeid viser at kommunene vil kunne redusereårlige driftskostnader betraktelig ved å inngå avtaler om interkommunale IKT-samarbeid. Prosjektet har identifisert sentrale gevinstområder ved elektronisk meldingsutveksling mellom helse- og omsorgstjenesten og fastleger. Nytteeffekter er vurdert både av fastleger og kommuner. Rapporten konkluderer med at elektronisk meldingsutveksling fører til betydelig økt kvalitet på helsehjelp, økt pasientsikkerhet, bedre tilgjengelighet og effektivitet, økt kapasitet og samhandling. De ikke-kvantifiserbare nytteeffektene har fått høyest score, og i forhold til den totale gevinsten betyr dette at nytteeffekten av elektronisk meldingsutveksling er

3 betydelig høyere enn hva som er mulig å kunne vise gjennom rene kvantitative nytteberegninger, for eksempel i form av tidsbesparelser. Riksrevisjonens (2014) nasjonale undersøkelse om elektronisk meldingsutveksling i helseog omsorgssektoren viser følgende funn: Meldingsutveksling mellom helseforetak, kommuner og legekontor kjennetegnes fortsatt ved mye bruk av papir Det er særlig tre overordnede forhold som medfører fortsatt bruk av papir: o nødvendige meldingsstandarder er ikke utviklet o adressering av meldinger fungerer ikke tilfredsstillende o allerede utviklede tekniske løsninger er ikke tatt i bruk eller benyttes ikke i tråd med nasjonal samhandlingsarkitektur Norsk Helsenett hadde i 2014 revisjon av ivaretakelse av avtalen mellom Norsk Helsenett og Harstad kommune. Revisjonen omfattet forhold knyttet til informasjonssikkerhet i forbindelse med kommunens tilknytning til Helsenettet. Norsk Helsenett konkluderer med at kommunene ikke tilfører helsenettet økt risiko gjennom sin tilkopling. Utfordringspunkter for kommunen som ble tatt opp i forbindelse med revisjon: En del meldinger/forespørsler fra kommunen til fastlege besvares ikke innen akseptabel tid Meldinger behandles ikke hos enkelte fastleger som er fraværende har ikke system for at andre behandler meldinger Systematisk teknisk kontroll av at meldinger kommer inn og går ut av legekontor, gjennomføres ikke i nødvendig grad Intern kvalitetsrevisjon i Harstad kommune gjennomført i 2013 i aktuelle driftsenheter, viser følgende oppsummert: Avvik knyttet til plikten til å føre journal Avvik knyttet til manglende tiltaksbeskrivelser i journal Avvik knyttet til krav om at pasienten skal ha en samlet journal Vurdering I Harstad kommune er det ikke gjennomført noen formell evaluering av etablering av elektronisk meldingsutveksling. Prosjektet har gjort følgende erfaringer: kartlegging viste mangelfull kompetanse i bruk av elektronisk pasientjournal og til dels uforsvarlige rutiner knyttet til dokumentasjon av helsehjelpen utfordringer knyttet til forankring av oppgave og målsetting i egen organisasjon og prioritering av ressurser til gjennomføring utfordringer knyttet til teknisk utvikling av programvare og system utfordringer knyttet til manglende deltakelse i fastlegetjenesten svært god erfaring med deltakelse i regionalt utviklingsnettverk god erfaring i samarbeid med spesialisthelsetjenesten prosjektet har hatt fokus på: o innføre nødvendige tekniske systemer i egen organisasjon og fastlegetjenesten o opplæring og utvikling av rutiner for ivaretakelse av meldingsutveksling o system og rutiner for informasjonssikkerhet (formelle krav) o økt kompetanse i bruk av elektronisk pasientjournal o økt kompetanse for dokumentasjon av helsehjelp (formelle krav) o samhandling med kommunikasjonspartnere sykehus og fastleger o utvikling av rutiner for ivaretakelse av meldingsovervåkning og krav til responstider o overgang fra prosjekt til drift relativt begrenset egenkostnad til gjennomføring av prosjekt som skyldes god ekstern finansiering

4 Status for arbeidet med elektronisk meldingsutveksling Prosjektprosess for innføring av elektronisk meldingsutveksling ble avsluttet høsten 2013 og hvor driftsorganisasjon overtok ansvar for daglig drift og videre utvikling. Den enkelte enhet i helse og omsorg er ansvarlig for daglig drift, mens sentralt i kommunen er IKTavdeling ansvarlig for tekniske oppfølging. IKT-avdeling kjøper tekniske overvåkningstjenester fra IKT-Helse Nord. Det er opprettet 0,5 årsverk for IKT-rådgiver helse som skal ivareta system- og kvalitetsutvikling. Fra tidligere er det etablert 0,5 årsverk med systemansvar for elektronisk pasientjournal Profil. Driftsenhetene har opprettet superbrukerfunksjon med målsetting om å drive opplæring lokalt, tilsvarende 0,2 årsverk pr enhet. Slik funksjon er i varierende grad ivaretatt. Situasjon og utfordringer for ulike funksjonsområder: Hjemmetjenesten i kommunen, sykehus og fastlegetjeneste Kvalitet på dokumentasjon og meldingsinformasjon Responstid og meldingsovervåkning er ikke i henhold til krav for deler av fastlegetjenesten Institusjoner i kommunen og sykehus Kvalitet på dokumentasjon og meldingsinformasjon Responstid og meldingsovervåkning ikke i henhold til krav Tilsynsleges dokumentasjon av helsehjelpen Legevakt o System ikke tatt i bruk Helsestasjon o Meldingsutveksling mot sykehus og fastlege ikke iverksatt (nasjonalt system for tjenestebasert adressering av meldinger ikke utviklet) o Fagsystem på sykehus ivaretar ikke system for meldingsutveksling o Meldingstjeneste for takstsystem er iverksatt mot NAV/Helfo o Meldingstjeneste for meldinger til nasjonal database SYSVAK er iverksatt NAV o Meldingsutveksling mellom NAV og kommune er iverksatt for oppgjør av egenandel for opphold i kommunal institusjon (vederlagsoppgjør) Fastlegetjenesten i kommunen, sykehus og fastlegetjenester o Operativ bruk i Bjarkøy legesenter er ikke fullt ut ivaretatt Enkelte fastleger ønsker ikke å ta i bruk meldingsutveksling og ser ikke nytteverdi i bruk av elektroniske meldinger Enkelte fastleger ivaretar ikke krav til responstid på meldinger Manglende kvalitet på meldinger i enkelte tjenester Manglende felles omforente rutiner Strategi for videre arbeid med meldingsutveksling Hovedutfordringen er å få nødvendig kvalitet på meldingsinformasjon og akseptabel responstid i meldingstjenesten, samt å kunne ivareta høg grad av informasjonssikkerhet. Målsetting er å sikre høg grad av pasientsikkerhet og effektive tjenester. Arbeidet med utvikling og system og rutiner vil ha fokus på følgende: Øke brukerkompetanse gjennom opplæringstiltak Øke kompetanse på bruk av EPJ og ivaretakelse av krav til dokumentasjon av helsehjelpen Ivareta krav til informasjonssikkerhet, herunder responstid, meldingsovervåkning og kvalitet på meldingsinnhold

5 Økt kvalitet på medisinlister samstemming System og rutiner utvikles Økt samhandling og utvikling med fastlegetjenesten Implementere krav og retningslinjer til meldingsutveksling i fastlegeavtale Risiko- og sårbarhetsanalyser og iverksetting av kompenserende tiltak Delta i regionalt utviklingsnettverk KomUt Nord som er en del av nasjonalt utviklingsprogram Innføring av fase-2 meldinger (strukturert import) Innføring av nasjonal kjernejournal Innføre meldingsutveksling til/fra legevakt Innføring av meldingssystem i helsestasjon Innføring av e-resept i helseforetak og kommune Implementering av velferdsteknologi mot EPJ Tilstrekkelig kompetanse og kapasitet for drift og utvikling for å sikre trygge og effektive system Hugo Thode Hansen Rådmann Roald Andersen Enhetsleder Dokumentet er godkjent elektronisk og krever ikke signatur.