Styret i Sunnaas sykehus HF Saksbehandler: Hilde Westlie Dato: 16.5.2012 Sak 34/12 Virksomhetsstatus pr 30.4.2012 Forslag til vedtak: Styret tar saken til etterretning. Sammendrag og konklusjoner: Foretaket har pr april et positivt budsjettavvik på ca 0,8 mill før korreksjon av økte pensjonskostnader. Dersom korreksjon for økte pensjonskostnader, har foretaket et positivt avvik på ca 4 mill. Antall DRG for heldøgn er som budsjettert Antall DRG og konsultasjoner for poliklinikk er under budsjett. Foretaket bruker et lavere antall månedsverk en budsjettert. Sykefraværet er redusert siste måneder. Bakgrunn for saken: Statusgjennomgåelsen gis med utgangspunkt i det felles styringsverktøy for foretaksledelsen. Den enkelte klinikk- og avdelingssjef redegjør i månedlige dialogmøter for situasjonen innenfor eget ansvarsområde med spesiell fokus på tiltak for å rette opp eventuelle negative avvik. Hovedmålsetningen er å sikre resultatoppnåelse på de forpliktelser foretaket har til Helse Sør-Øst RHF og for å skape handlingsrom for videre utvikling av foretaket. Målekortet er oppdatert for de forpliktelser foretaket ønsker å følge månedlig i 2012. Resterende forpliktelser blir rapportert i Ledelsens gjennomgåelse og Årlig melding. 1) PASIENTBEHANDLING Ventetid: Parameteren beskriver hvor mange dager i gjennomsnitt pasientene har ventet. Dette er en statusparameter som beskriver antall dager pr siste dag i måneden. Parameteren omfatter alle henvisninger til Sunnaas sykehus. Pr 30.4.2012 har pasientene som fortsatt venter på tilbud fra Sunnaas sykehus HF gjennomsnittlig ventet 63 dager. Det er naturlig at antall dager går noe opp i forbindelse med stenging i påsken. Det forventes at ventetid reduseres neste måned. Andel fristbrudd: Parameteren beskriver hvor mange prosent av pasientene, med rett til nødvendig helsehjelp, som opplever fristbrudd. Det er ingen fristbrudd i 2012. Direktørens stab Postadresse: 1450 Nesoddtangen Telefon: 66 96 90 00 Telefaks: 66 91 25 76 Besøksadresse: Bjørnemyrveien 1, 1450 Nesoddtangen Henvendelse i resepsjon E-post: firmapost@sunnaas.no Giro: 1644 06 05536 Foretaksnr.: 883 971 752
Sunnaas sykehus Side 2 Åpne dokumenter i EPJ: Helse Sør-Øst RHF har, etter konsernrevisjon satt fokus på koding i EPJ og ønsker rapportering på dette månedlig. Et av områdene de har valgt ut er antall åpne dokumenter. Dvs dokumenter som ikke er signert. Rutiner for hvordan Sunnaas sykehus HF skal håndtere lukking av dokumenter er vedtatt og blir nå implementert. Pr 30.4.2012 er det 1812 dokumenter åpne. Av disse er ca 500 FIM dokumenter, som foretaket bevist har valgt å ha åpne, men som nå er besluttet skal lukkes etter registrering. I tillegg er det fortsatt 380 dokumenter fra 2010 og eldre som må ryddes i. Ryddearbeidet er igangsatt. Måltall for 2012 er satt til under 1000 åpne dokumenter. Gjennomsnittlig vurderingstid henvisninger: Parameteren beskriver hvor lang tid det i gjennomsnitt går fra foretaket har mottatt henvisningen til den er vurdert. Lov om pasient- og brukerrettigheter 2-2 sier at pasientene har rett på å få sin henvisning vurdert innen 30 virkedager. Sunnaas bruker i gjennomsnitt 8,5 dager hittil i 2012. 5) MOBILISERING AV LEDERE OG MEDARBEIDERE Sykefravær: Parameteren måler hvor mange sykedager foretaket har hatt opp mot antall arbeidsdager. Sykefraværsprosenten leveres med en måneds forsinkelse. Det vil si at fraværet som meldes i april er for mars. Målet for sykefravær i 2012 er satt til 7,0 %. Sykefraværet økte på slutten av 2011 og ligger nå på 8,8 %. Det er utarbeidet analyser av sykefraværet for AMU og ledergruppene har ekstra fokus på sykefraværet fremover. Gjennomsnittlig bruk av månedsverk (brutto): Parameteren måler hvor mange månedsverk som er lønnet. Dvs. parameteren teller både den syke og dens vikar. Målet for 2012 er å redusere gjennomsnittlig bruk av månedsverk fra 544 til 531. Dette skal gjøres gradvis igjennom året. Foretaket er avhengig av god ressursstyring for å nå budsjett for 2012 da personalkostnadene er ca 77 % av foretakets totale kostnader. Foretaket har i 1. tertial bruk i gjennomsnitt 516 månedsverk. Det er lavere enn budsjettert. I april var antall månedsverk 507. Foretaket har tatt ned månedsverk fra januar for å få helårsvirkning ikke gradvis slik budsjettet beskriver. Foretaket har fokus på riktig bruk av månedsverk opp mot ny organisering. Denne har gitt større effekt på antall månedsverk enn forventet. Klinikken og avdelingene vil i løpet av våren se på hvilket handlingsrom som ligger i denne reduksjonen av månedsverk. Tiltak for god ressursstyring i 2012: Iverksette tiltak initiert i RAPS- prosjektet. Implementere ny organisasjonsstruktur. Restriktiv ansettelsespolitikk. Gjennomsnittlig bruk av månedsverk (netto):
Sunnaas sykehus Side 5 Ny parameter. Foretaket ønsker å se på hvor mange månedsverk brukes egentlig. Det vil si korrigert for fravær. Arbeidet med å beskrive parameteren og beregne denne er i gang. Foretaket har pr april ikke tatt endelig beslutning på definisjonen på denne parameteren. Data vil presenteres så snart disse foreligger. 6) BÆREKRAFTIG UTVIKLING IGJENNOM GOD ØKONOMISTYRING Regnskap: Foretaket budsjetterer med et resultat på 19,5 mill for 2012. Dette resultatet skal gi foretaket økonomisk handlingsrom til gjennomføring av planlagt eiendomsutvikling i årene fremover. Sunnaas sykehus HF leverer et driftsresultat pr april 2012 på 3,2 mill og ca 0 mill justert for økte pensjonskostnader. Dette er et positivt budsjettavvik på ca 0,8 mill. Justert for økte pensjonskostnader har foretaket et positivt budsjettavvik på ca 4 mill. April 2012 Res HiÅ Bud HiÅ Avvik %-vis avvik (res hiå - bud hiå) Estimat for året SUM DRIFTSINNTEKTER 156 088 157 446-1 358-1 % 476 308 SUM DRIFTSKOSTNADER 159 593 161 623-2 030-1 % 466 884 DRIFTSRESULTAT -3 505-4 177 672-17 % 9 424 FINANSRESULTAT 292 172 120 70 % 535 ORDINÆRT RESULTAT -3 214-4 004 791-21 % 9 959 (ÅRS)RESULTAT -3 214-4 004 791-21 % 9 959 Herav økte pensjonskostnader utover forutsetninger i Prop. 1 S (2011-2012) -3 180 0-3 180-9 541 RESULTAT JUSTERT FOR ØKTE PENSJONSKOSTNADER -33-4 004 3 972-99 % 19 500 Det negative avviket på ca1,4 mill i inntekter forklares ved: Lavere aktivitet/ kostnader i øremerkede prosjekter Raskere tilbake og TRS. Høyere aktivitet til eksternt finansierte prosjekter. Det positive avviket på 2,1 mill på kostnadssiden forklares ved: Ca 2 mill lavere lønnskostnader enn budsjettert. Sett bort i fra pensjonskostnader er avviket på ca 5 mill. Ca 0,5 mill lavere avskrivninger. Ca 0,6 mill høyere andre driftskostnader. Foretaket antar dekning av økte pensjonskostnader på ca 9,5 mill for 2012. Hittil i år er beløpet ca 3,2 mill. Avklaring på dette vil foreligge ved revidert statsbudsjett.
Sunnaas sykehus Side 4 Som vist i grafen på neste side er kostnadene budsjettert lavere i siste halvår enn i første. Lønnsoppgjøret blir trolig noe høyere en budsjettert, noe som gjør at kostnadene i siste halvår vil øke. Foretaket har klart å ta ned de fleste av årsverk som er budsjettert tatt ned i snitt for året. Dvs foretaket får helårsvirkning av reduksjonen allerede nå, og trenger derfor ikke ta ned dobbelt så mange stillinger siste halvår. På grunn av det ovenstående, er det sannsynlig at det positive budsjettavviket pr 1.tertial. reduseres gradvis siste halvår slik at foretaket vil gå i balanse pr 31.12.12. Virksomhetene vil også i 2012 bli preget av stram økonomisk styring. Dette gjøres ved: Dialogmøter mellom ledelsen i klinikken/avdelingene, adm. direktør og økonomi månedlig. Selektiv ansettelsesstopp. Lønnsutvalg som skal hindre utilsiktet lønnsglidning. Likviditet: Parameteren beskriver hvor mye foretaket har disponibelt på konto opp mot hvilken likviditet foretaket har budsjettert med. Foretaket har en kredittramme i DNB på 14 mill. Foretakets likviditet pr 30.4.2012 er 27,1 som er 8,9 mill bedre en budsjettert. Årsaken til dette er lavere lønnsutbetaling, innbetaling til Prosjekt Raskere Tilbake på 7,1 mill, innbetaling til diverse andre prosjekter og Lavere investeringer en budsjettert. Foretaket jobber aktivt for å tilpasse aktiviteten til gitte rammer. DRG Heldøgn: DRG beregnes ut i fra aktiviteten på utskrevne pasienter. Totalt for pasienter fra sørge for og gjester leverer foretaket 1881 DRG. Det er 20 DRG under budsjett. Dette er en naturlig svingning i aktiviteten og det forventes lukket innen få måneder. DRG polikliniske og antall konsultasjoner poliklinikk Poliklinikken ligger under plantall både i forhold til antall konsultasjoner og DRG for poliklinisk aktivitet. Ledelsen har igangsatt følgende tiltak fra 1. mai for måloppnåelse i 2012. Effektivisere av arbeidsprosesser gjennom endring av logistikk og rutiner Forsterking av legeressurser, og en økt tilgang på tverrfaglige ressurser Organisere ambulante tjenester i poliklinikken (120 % sykepleier, 100% ergoterapeut) Samle prosjekter som inngår i den polikliniske virksomheten Klare rolle - og funksjonsbeskrivelser Foretaket må innen utløpet av sommeren ta stilling til om estimat for antall polikliniske konsultasjoner i 2012 må justeres noe. Antall konsultasjoner Raskere tilbake:
Sunnaas sykehus Side 5 Prosjekt Raskere tilbake ligger under budsjett i forhold til antall konsultasjoner. Avviket forventes lukket i løpet året. Beleggsprosent: Beleggsprosenten beskriver hvor mange prosent av mulige liggedøgn foretaket har pasienter i sengene. Mulige liggedøgn blir justert i forhold til stenging i påske, sommer og jul. Beleggsprosenten pr april er på 83 % prosent. Foretaket har høyt fokus på beleggsprosenten. Antall liggedøgn Foretaket ligger noe over plantall i forhold til antall liggedøgn. Liggedøgn gir et mål på hvilken aktivitet som har vært i foretaket. Antall liggedøgn hittil i år er 15 222. Resultat for tertialvise parametere vil bli presentert i Ledelsens Gjennomgåelse for 1. tertial i styremøtet i juni. Einar Magnus StrandAdministrerende direktør Vedlegg: Internt målekort for april 2012