HØYLANDET KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 18. april 2012 Møtetid: Kl. 18.00 Merk tiden! Møtested: Høylandet kommune. Kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1. varamedlem møter fast slik som vedtatt i kommunestyret. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Kontrollutvalget i Høylandet kommune har vedtatt at utvalgets møter er åpne, jfr. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 19, 1. ledd. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 010/12 Høylandet kommunes årsberetning for 2011 011/12 Høylandet kommunes årsregnskap for 2011 012/12 Referatsaker 013/12 Overordna analyse- plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015. 014/12 Plan for selskapskontroll 2012-2015 015/12 Skatteoppkreverfunksjon 2011 016/12 Besøk i kommunal institusjon / avdeling 017/12 Forum for kontroll og tilsyn 018/12 Orientering fra revisjonen Eventuelt Grong 13.04. 2012 Laura Sve Øie (sign.) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: 74 31 21 44 mob: 99 39 36 88 e-post: gunnhild.berg@komsek.no Kopi: Ordfører Rådmann KomRev Trøndelag IKS
SAK 010/12 HØYLANDET KOMMUNES ÅRSBERETNING FOR 2011 Kontrollutvalget 18.04. 2012 Gunnhild Berg 010/12 427-1743-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget finner Høylandet kommunes årsberetning informativ, og den gir et godt bilde av kommunens virksomhet i 2011. Vedlegg Høylandet kommunes årsberetning for 2011 utsendt fra kommunen. Andre saksdokumenter ingen Saksopplysninger: Om behandling av kommunens årsberetning heter det i 10 i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner : Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Administrasjonssjefen eller kommune- / fylkesråd utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest den 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Kommuneloven sier følgende om årsberetningen i 48 Årsregnskapet og årsberetningen : 5. I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene. 6. Departementet kan gi forskrift med nærmere regler om årsregnskapet, årsberetningen og regnskapsføringen. Som det fremgår ovenfor, legges årsberetningen frem for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet behandles. Kontrollutvalget gis gjennom denne behandlingen mulighet til å uttale seg om kommunens årsberetning, og kan eksempelvis kommentere
Hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er Hvorvidt årsberetningen gir en oversiktlig og informativ framstilling av kommunens virksomhet foregående år. Mål og måloppnåelse for kommunens virksomhet. Andre forhold kontrollutvalget måtte ønske å kommentere. Saksbehandlers vurderinger: Rådmannen i Høylandet kommune har i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner utarbeidet årsberetning for kommunens virksomhet i 2011. Årsberetningen innledes av rådmannens kommentarer som gir en lett tilgjengelig oversikt over regnskapsresultat, tjenesteyting, administrativ ledelse, likestilling, etiske tiltak, diskrimineringslovene, spesielle resultater siste år, måloppnåelse samt utsikter fremover. Høylandet kommunes årsberetning er delt inn i 12 kapitler hvorav kapitel 1 inneholder rådmannens kommentarer. Kapitel 2 inneholder nøkkeltall og kommentarer til regnskapet og kapittel tre omhandler den politiske virksomheten. Kapitel 4 11 omhandler de ulike rammeområdene sine årsmeldinger og kapitel 12 viser rapportering felles mål i måldokumentet. Kontrollutvalgets virksomhet er som tidligere år ikke synliggjort på lik linje med andre råd og utvalg. Dette kunne vært synliggjort i kapittel tre. Årsberetningen inneholder også informasjon om en del utfordringer kommunen står overfor når det gjelder økonomi og tjenestemessig utfordringer generelt. Dette er forhold som vil kunne ha betydning for kommunen framover. I likestillingsloven 1a er det krav om redegjørelse i årsberetningen for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling mellom kjønnene, iverksatte tiltak og planlagte tiltak. Årsberetningen gir i korte trekk faktaopplysninger om likestillingsarbeidet i kommunen, og det er ikke planlagt tiltak for å fremme likestilling eller for å forhindre forskjellsbehandling mellom kjønnene jf. likestillingsloven. Kommunen har utarbeidet måldokument 2013-2016 som beskriver de ulike enhetene sine mål, samt felles målsetting for hele organisasjonen. Årsberetningen viser resultatvurderinger i forhold til mål. Årsberetningen gir en beskrivelse av Høylandet kommunes aktivitet. De enkelte rammeområders årsberetning også er samlet i dokumentet. Dette gjør årsberetningen oversiktlig. SAK 011/12 HØYLANDET KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2011 Kontrollutvalget 18.04. 2012 Gunnhild Berg 011/12 427-1743-5.3 Formannskapet Kommunestyret
1. Det fremlagte forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Høylandet kommunes årsregnskap 2011. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg (til kontrollutvalget) 1. Forslag til uttalelse til Høylandet kommunes årsregnskap for 2011 2. Revisjonsberetning for 2011 fra KomRev Trøndelag IKS datert 30.03. 2012 3. Høylandet kommunes årsregnskap for 2011 utsendt fra kommunen. 4. Høylandet kommunes årsmelding for 2011 utsendt fra kommunen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt. 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning i kommuner og fylkeskommuner. 4. Kommuneloven. Saksopplysninger Alle kommuner og fylkeskommuner skal ha et årsregnskap. Dette fastslår kommuneloven i 48 Årsregnskapet og årsberetningen. Årsregnskapets innhold Krav til kommunale årsregnskap framkommer i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR-2002-12-15). I forskriftens 3, 1. ledd heter det om årsregnskapet: Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Videre fremgår det hva driftsregnskapet og investeringsregnskapet skal omfatte. Presentasjon av regnskapet Kommunene gis i samme forskrift stor grad av frihet til selv å bestemme detaljeringsgraden og presentasjonsformen for regnskapet. Men det skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunestyret har brukt i årsbudsjettet. Behandlingsmåten og frister Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt.
Krav til revisor Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR 2004-06-15) pålegger kommunestyret å påse at kommunens årsregnskap blir revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (Revisors uavhengighet) samt omtalte forskrifts kapittel 5 - Revisors kvalifikasjoner og kapittel 6 - Krav til revisors uavhengighet og objektivitet. Høylandet kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS avd. Grong. Oppdragsansvarlig revisor tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon fremgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kapittel 4. 6 Regnskapsrevisjon 7 Uttalelse om årsregnskapet 8 Oppfølgning av revisjonsmerknader Årsregnskapet for 2011 Høylandet kommunes årsregnskap er avlagt av økonomisjefen som er kommunens fagsjef for regnskap. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomisk oversikt og noter. Kommunens årsregnskap for 2011 viser 81.552.472,- kr. til fordeling drift. Regnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk på 1.281.835,- kr. Driftsregnskapet nøkkeltall Regnskap 2011 Budsjett 2011 Regnskap 2010 Til fordeling drift 81.552.472,- 79.098.000,- 67.782.254,- Netto driftsresultat 628.525,- 1.911.198,- 3.357.312,- Bruk av tidligere års avsetninger 6.628.079,- 6.308.815,- 4.529.178,- Årets avsetninger 4.717.719,- 4.397.617,- 5.755.350,- Regnskapsmessig overskudd / mindreforbruk 1.281.835,- 2.131.139,- Investeringsregnskapet Investeringsregnskapet er avsluttet med udekket 638.651,-. Dette forutsettes inndekket i forbindelse med regnskapssaken. Kravene til balanseregnskapet er gitt i Forskrift om årsregnskap og årsberetning 3. Noter til regnskapet Høylandet kommune har utarbeidet noter til regnskapet. Det heter seg at for en rekke forhold som har betydning for bedømmelsen av regnskapet skal det gis tilleggsinformasjon i notene til regnskapet. Høylandet kommunes noter til regnskapet tilfredsstiller anbefalingen / kraven til god kommunal regnskapsskikk.
Revisjonsberetningen: KomRev Trøndelag IKS avd. Grong har som kommunens revisor utstedt revisjonsberetning for 2011. Beretningen er datert 30.03. 2012 og er undertegnet av oppdragsansvarlig revisor. Revisjonen mener at: Årsregnskapet er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og gir et uttrykk for kommunens økonomiske stilling 31. desember 2011 og for resultatet i regnskapsåret i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk i Norge De disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett Ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god kommunal regnskapsskikk i Norge Opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og i samsvar med lov og forskrifter Revisjonsnotat til regnskapet for 2011: I tillegg til revisjonsberetningen er det fra KomRev Trøndelag IKS utarbeidet et revisjonsnotat til regnskapet for 2011 som er oversendt rådmannen. Notatet kommenterer diverse forhold - og gir anbefalinger til tiltak. De nevnte forhold er ikke av en slik art at de tas med i vurderingen av årsregnskapet, men er ment som en veiledning til administrasjonen fra revisjonen. Notatet legges fram under referatsaker, og følger ikke automatisk med til formannskapet og kommunestyrets behandling. Saksbehandlers vurdering: Driftsregnskapet for 2011 legges fram med et regnskapsmessig mindreforbruk / overskudd på 1.281.835,-. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, revidert av kvalifisert revisor og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalget gjennomfører dette ved løpende tilsyn av revisors arbeid. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet (utkast til slik uttalelse er vedlagt). Det framkommer ikke revisjonsmerknader i revisjonsberetningen. Under henvisning til ovenstående kan Høylandet kommunes årsregnskap for 2011 anbefales godkjent. Saksbehandler anbefaler kontrollutvalget å vedta vedlagte forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2011. Det vises for øvrig til revisjonsberetning 2011 for Høylandet kommune fra KomRev Trøndelag IKS, datert 30.03. 2012.
SAK 012/12 REFERATSAKER Kontrollutvalget 18.04. 2012 Gunnhild Berg 012/12 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 KomRev Trøndelag IKS 30.03. 2012 Oversendelse av dokumenter etter avsluttet årsoppgjørsrevisjon 2011 2 Høylandet kommune Kontrollutvalget sbudsjett for 2012 3 Høylandet kommune 16.02. 2012 Møteprotokoll Kommunestyret 4 Høylandet kommune 02.02. 2012 Møteprotokoll Eiendomsskattefondet 5 Høylandet kommune 02.02. 2012 Møteprotokoll Formannskapet 6 Høylandet kommune 02.02. 2012 Møteprotokoll Styret for Næringsfondet 7 Høylandet kommune 25.01. 2012 Møteprotokoll Kommunestyret 8 Høylandet kommune 12.01. 2012 Møteprotokoll Formannskapet Vedlagt sak 011/12 SAK 013/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 Kontrollutvalget 18.04. 2012 Gunnhild Berg 013/12 427-1743-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2012-2015 med følgende prioriteringsrekkefølge: Nr Prosjekt PP-tjenesten Helse og omsorg Samhandlingsreformen Vedlikehold av kommunal eiendom Barnevern Miljøforvaltning Intern kontroll og regeletterlevelse
2. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1. Kommunestyret vedtar Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2012-2015 med følgende prioriteringsrekkefølge: Nr Prosjekt Gjennomføring 1 2 3 4 5 6 7 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta rulleringer og endringer av planen innenfor planperioden Vedlegg Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2012-2015 utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 006/12, 30.01. 2012 2. Kontrollutvalgets sak 030/11, 28.11. 2011 3. Forskrift om kontrollutvalg 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 5. Kommuneloven Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 som sak 030/11 og gjorde slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget ber revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse, og i første omgang utarbeide et diskusjonsgrunnlag til det første møtet i 2012. 2. Kontrollutvalget inviterer ordfører og rådmann til en dialog om forvaltningsrevisjon i det første møtet i 2012. 3. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon skal legges fram for kontrollutvalget til behandling i løpet av 1. halvår 2012. Krav om utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon er hjemlet i KL 77, og fremkommer i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10, hvor det heter: Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter
Overordnet analyse er gjennomført i Høylandet kommune, og det er på bakgrunn av analysen utarbeidet forslag til plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2012-2015. KomRev Trøndelag IKS har foretatt en vurdering av hva som er risikoområder i kommunen. Kommunens nøkkeltall i KOSTRA er analysert og sammenlignet med andre kommuner. Kontrollutvalget er også bedt om å komme med innspill til prosjekter, sentrale dokumenter er gjennomgått samt erfaringer fra tidligere forvaltningsrevisjonsprosjekt ligger til grunn for prosjektanbefalingene. I tillegg er det gjennomført samtale med rådmannen. KomRev Trøndelag IKS har avsatt ca 160 timer pr år som disponibelt til forvaltningsrevisjon i Høylandet kommune. Avhengig av omfanget på prosjektene, innebærer dette normalt ett prosjekt i året. I dette timetallet ligger også gjennomgang av møteprotokoller. Dette er et fast oppdrag og kommer ikke frem i den overordna analysen. I tillegg til plan for forvaltningsrevisjon kan også plan for selskapskontroll ha innvirkning på den totale tildelte tidsressurs dersom det blir aktuelt med forvaltningsrevisjon i et kommunalt eid selskap. De foreslåtte prosjektene er listet opp i uprioritert rekkefølge på siste side i plandokumentet, og er som følger: Prosjekt PP-tjenesten Helse og omsorg Samhandlingsreformen Vedlikehold av kommunal eiendom Barnevern Miljøforvaltning Intern kontroll og regeletterlevelse Kontrollutvalget foretar en prioritering av prosjektene gjennom sitt innstillingsvedtak til kommunestyret. Vurdering Det er kommunestyret som foretar utvelgelse og den endelige prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt. Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015 legges frem for kontrollutvalget til drøfting og for prioritering til kommunestyret. Planen er utarbeidet i tråd med tidligere fattet vedtak i kontrollutvalget samt de bestemmelser som følger av forskrift. Kontrollutvalget har gjennom den fremlagte plan et grunnlag for å foreslå aktuelle prosjekter og rekkefølgen av disse overfor kommunestyret. I tillegg vil revisjonen være tilstede på kontrollutvalgets møte for å gi supplerende og utfyllende opplysninger. Det bør imidlertid tas høyde for at det vil kunne oppstå et endret behov for forvaltningsrevisjon. Kommunestyret anbefales derfor å gi endrings- og omprioriteringsmyndighet til kontrollutvalget. Saken legges fram for kontrollutvalget til diskusjon for prioritering av prosjekt.
SAK 014/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 Kontrollutvalget 18.04. 2012 Gunnhild Berg 014/12 427-1743-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til Plan for selskapskontroll 2012 2015 i Høylandet kommune med følgende forslag til prioriteringsliste: 1. Namdal arbeidssamvirke AS 2. Høylandet Næringsbygg AS 2. Eierskapskontroll og eventuelt forvaltningsrevisjon i tilknytning til selskapskontroll utføres av KomRev Trøndelag IKS 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: 1. Kommunestyret vedtar Plan for selskapskontroll 2012 2015 i Høylandet kommune med følgende prioriteringsliste: 1. Namdal Arbeidssamvirke AS 2. Høylandet Næringsbygg AS 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden. Vedlegg Forslag til Plan for selskapskontroll 2012 2015 i Høylandet kommune Saksopplysninger Hjemmelen for selskapskontroll finnes i 77, pkt. 5 i Kommuneloven: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper mm Kommunelovens 80 inneholder formuleringer om innsynsrett ved selskapskontroll. 13, 2.ledd i Forskrift om kontrollutvalg hjemler planprosessen: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Forskriftens 14 definerer innholdet i selskapskontrollen: ( )kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, ( ) I stadig større grad velger kommunene å bruke ulike selskap for å nå sine mål. Eierstyringen er formelt regulert i de forskjellige selskapslovene. Styret og den daglige ledelse i selskap som er organisert etter lov om aksjeselskap har relativt stor handlefrihet i forretningsmessige
disposisjoner. Men også i interkommunale selskap har styret/daglig ledelse mer ansvar og frihet enn etatsledere i kommunen. Selskapenes ledelse representerer selskapet og ikke eier(ne), og det enkelte selskap skal forholde seg til en rekke interessenter i tillegg til eier(ne), feks lokale og sentrale myndigheter, kreditorer og ansatte. Kommunenes selskap forvalter betydelige verdier, og det trengs overordnede eierstrategier og retningslinjer med definerte mål. Kommunestyret må utøve eierskapet ved å kommunisere krav og forventninger gjennom sin(e) representant(er) i eierorganet. For aksjeselskaper er dette generalforsamling og for interkommunale selskap representantskap. Behovet for å gjennomføre selskapskontroll vil normalt være større i selskap som har et samfunnsmessig ansvar enn et rent forretningsmessig formål. I slike selskap kan det - i tillegg til en eierskapskontroll også være aktuelt å vurdere måloppnåelsen, ved å gjennomføre forvaltningsrevisjon. Selskapskontroll omfatter ikke en regelmessig kontroll med forretningsmessige disposisjoner. Dette kommer inn under styrets ansvarsområde. I Høylandet ble det ikke foretatt noen selskapskontroll i valgperioden 2008-2011. Vurdering Hvordan kommunen ivaretar eierinteressene kan virke inn på tjenestene innbyggerne mottar fra selskapene, og kontroller bør prioriteres ut fra faktorer som risiko, eierandel, samfunnsmessig ansvar og tjenestetilbud. I løpet av en valgperiode kan kommunen gå ut av selskap eller inn i nye, eller det kan oppstå situasjoner som gjør en rask selskapskontroll nødvendig. Kontrollutvalget bør da kunne gjøre andre prioriteringer enn planvedtaket inneholder. SAK 015/12 SKATTEOPPKREVERFUNKSJON FOR 2011 Kontrollutvalget 18.04. 2012 Gunnhild Berg 015/12 427-1743-5.3 Kommunestyret Referatene tas til orientering 1. Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2011 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2011 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Høylandet kommune til orientering. 3. Saken oversendes kommunestyret. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1) Kommunestyret tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2011 til orientering.
2) Kommunestyret tar Skatteetatens kontrollrapport 2011 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Høylandet kommune til orientering. Vedlegg 1. Skatteoppkreverens årsrapport om Høylandet kommunes skatteregnskap for 2011 2. Skatteetatens kontrollrapport 2011 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Høylandet kommune Saksopplysninger Skatteoppkreverens årsrapport om Høylandet kommunes skatteregnskap for 2011 Den totale skatteinngangen for året 2011 utgjorde kr. 78 715 765,-. Tilsvarende tall for 2010 var kr. 76 885 745,-. Skatteoppkrever for Høylandet kommune er Skatteoppkrever i Midtre Namdal. Oversendt rapport er datert 26. januar 2012. Tallmaterialet er nærmere forklart i skatteoppkreverens årsrapport. Skatteetatens kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Høylandet kommune Skatteetaten gjennomfører jevnlig kontroll med skatteoppkreveren, og utarbeider hvert år en kontrollrapport som sendes til kommunestyret, med gjenpart til kontrollutvalget. Oversendt rapport er datert 15.02. 2012. Grunnlaget for skattekontorets kontroll av skatteoppkreverfunksjon er Instruks for skattekontorets kontroll av skatteoppkreverne av 1. februar 2011. Rapporten skal avklare om skatteoppkreverfunksjonen blir utøvd tilfredsstillende i forhold til regelverket på disse områdene: Internkontroll Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet Skatte- og avgiftsinnkreving Arbeidsgiverkontroll Kontrollrapporten for skatteoppkreverfunksjonen i 2011 finner internkontroll, regnskapsføringen, skatte- og avgiftsinnkreving og arbeidsgiverkontroll i det alt vesentlige i samsvar med gjeldende regelverk. Det er ingen krav til kommunens formelle behandling av kontrollrapporten. Kontrollutvalget har likevel plikt til å følge opp at kommunen ivaretar skatteoppkreverfunksjonen på en tilfredsstillende måte, og at den utøves i samsvar med regelverket og eventuelle pålegg fra skatteetaten. SAK 016/12 BESØK I KOMMUNAL INSTITUSJON / AVDELING Kontrollutvalget 18.04. 2012 Gunnhild Berg 016/12 427-1743-5.3
Saken legges frem uten innstilling Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger Kontrollutvalget ønsket ved behandling av Årsplan for 2012, sak 028/11 (møte 28.11.11) å besøke en valgt avdeling innen kommunens virksomhet. Det ble ikke avklart hvilke avdeling eller institusjon kontrollutvalget ønsket å besøke. Jf. årsplan er det lagt opp til et besøk i september 2012. Møtet og besøket er et ledd i kontrollutvalgets ønske om grundigere kjennskap til og dialog med avdelinger og institusjoner i kommunen. Møtet og besøket er ikke et formelt tilsynsbesøk. Kontrollutvalget drøfter målsettingen og innholdet i besøket nærmere, samt prosessen fremover mot besøket som gjennomføres september 2012. SAK 017/12 FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN Kontrollutvalget 18.04. 2012 Gunnhild Berg 017/12 427-1743-5.3 1. Kontrollutvalget tar stilling til om de ønsker å melde seg inn i Forum for kontroll og tilsyn 2. Kontrollutvalgets medlemmer sender påmelding selv til FKT ved eventuell kursdeltakelse Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger Forum for kontroll og tilsyn er en interesseorganisasjon for kontrollutvalg og sekretariat. Forumet sitt formål er å være en møte- og kompetanseplass for mennesker som arbeider med kontroll og tilsynsfunksjon i kommuner, Sametinget og fylkeskommuner. Forumet sine primære oppgaver er å Styrke kontrollutvalgene og sekretariatenes arbeid med kontroll og tilsyn Være pådriver i arbeidet med faglig utvikling av kontrollutvalgene og sekretariatene Være en arena for erfaringsutvikling
Styrke kontrollutvalgenes og sekretariatenes kompetanse som bestiller av revisjonsoppdrag Høylandet kommunes kontrollutvalg er pr. dato ikke medlem av Forum for kontroll og tilsyn. Forum for kontroll og tilsyn vil holde en fagkonferanse for kontrollutvalg og sekretariat i Trondheim 6.-7. juni 2012. Tema for konferansen er ikke klarlagt, men tema vil være aktuelle problemstillinger for kontroll og tilsyn. Erfaringen fra tidligere konferanser tilsier at konferansen holder høy faglig kvalitet. Kontrollutvalget må selv ta stilling om de vil melde seg inn i Forum for kontroll og tilsyn, samt vurdere om de vil delta på en konferanse. Ved påmelding må en selv ta ansvaret for påmelding. Det er budsjettmessig dekning for deltakelse på konferansen. En slik konferanse gir faglig påfyll, samt en møter andre kontrollutvalgsmedlem som en kan dele erfaringer fra arbeidet i kontrollutvalget med. SAK 018/12 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget 18.04. 2012 Gunnhild Berg 018/12 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger I kontrollutvalgets møte den 30. januar 2012 ble det stil spørsmål om hva som står i økonomireglementet med henhold til tilleggsbevilgninger / overskridelser på investeringsprosjekt. Revisjonen ble bedt om å undersøke dette til møte den 18.04. 2012. Revisor har gitt tilbakemelding på dette, og vil i møte orientere om økonomireglementet i forhold til tilleggsbevilgninger / overskridelser på investeringsprosjekt. Grong 13.04. 2012 Gunnhild Berg Kontrollsekretær