Nettverksmøte 24.11.11 (kl 12.30-15.30), Aud. Suhmhuset Variabel lønn og reiseregninger
Agenda Velkommen. Erfaringer med nye skjema Gjennomgang av de nye blankettene i PagaWeb Informasjon fra Lønnstjenesten Innspill fra nettverksgruppa Oppsummering «Veien videre ---» Eventuelt
Når FEIL / PROBLEM oppstår Hva gjør Lønnstjenesten? 1. Feilen meldes inn (- fra attestant, - sentral enhet, - systemleverandør) 2. Feilen identifiseres nærmere (- omfang, - utbedringstiltak når? konsekvenser for hvem?) 3. Meldingsinfo vurderes parallelt med pkt 2, og må avveies i forhold til «for lite/-mye» og leveres straks elementene er kjent. 4. Info-kanaler: PagaWeb-Forside «Driftsmeldinger» (alle brukere). Her varsler driftsstans/nedetid og lign. PagaWeb-Forside «Aktuelt» (alle eller spes. brukere vises med tekst «Til alle attestanter, ---) E-mail til gruppen attestanter slik at dere som brukerstøtte mot ansatte kan utøve rollen deres
Når FEIL / PROBLEM oppstår Hva gjør Lønnstjenesten? NTNU-Innsida «Felles Økonomi» og «Personalinformasjon» - Informasjon her vil kunne nås også når PagaWeb har driftsproblemer/nedetid - Merk! Meldinger må attestanter/1.linje brukerstøtte vurdere å videreformidle til enhetens «Innsida» NTNU-Innsida «Melding til hele NTNU» - Her vurderer Lønnstjenesten/prosessleder (evt. med orientering til avd.leder) informasjonsansvaret når problemet berører alle ANSATTE ved hele NTNU, og da primært innenfor normal-arbeidstiden en HEL dag
Når FEIL / PROBLEM er LØST Hva gjør Lønnstjenesten? 1. Meldingskanalene oppdateres ved at «Feilen utbedret / Problemet løst» og/eller «meldingsdato til» endres slik at meldingen ikke lenger fremgår. Attestanten/1.linje brukerstøtte må følge opp tilsvarende internt i sin enhet!
Erfaringsutveksling nye PagaWeb- skjema Avklare forhold som kan gi forbedringer: Kort sikt (løsningsforslag og veiledning) Lengre sikt, tilpasninger (systemleverandør) Innspill til utvikling (systemutvikling) Positive forbedringer?
Informasjon fra Lønnstjenesten Vi minner om hvor viktig det er å sjekke grundig om personer er finnes i lønnssystemet, før det legges inn nyansettelse. Det gjelder spesielt hvis vedkommende er av utenlands opprinnelse, og kan ha vært registrert tidligere med midlertidig fødselsnummer Unngå å nyregistrere beløpslønnede arbeidsforhold hvis vedkommende allerede har et aktivt ansettelsesforhold på NTNU. Reiseregning kan registreres på et «aktivt» ansettelsesforhold. Det må utvises varsomhet i forhold til epostsendinger som inneholder sensitive opplysninger. Hele fødselsnummeret kombinert med andre personopplysninger er uheldig. (Bruk PagaWeb- «Andre meldinger» ) Arkivering av bilag for 2012: Rutinebeskrivelsen «Arkivering» er redigert, ut fra erfaringer med desentral registrering. Se utdelt ark, og mer informasjon via denne linken: http://www.ntnu.no/okonomi/dokumenter/interne/lonn/rutiner/vlr-7_arkivering.pdf Det skal benyttes hvite permer til neste år
Reiseforskudd Vi minner om følgende: Hovedregelen er at nytt forskudd ikke skal utbetales før alle tidligere forskudd er oppgjort Noen ansatte trenger veiledning i hva som er «Reiseforskudd» i vår forstand, for å kunne skille dette fra beløp «Forhåndsbetalt av selskapet». Kun reiseforskudd overført fra oss til den ansattes private bankkonto skal trekkes fra i rubrikkene for «Reiseforskudd» på reiseregningen. Følg opp. Misforståelser kan ha uheldige følger for den ansatte Husk å avrunde nedover til nærmeste hundre kroner når forskuddsbeløpet skal utbetales. Før opp navnet på denne måten: Etternavn, Fornavn Mellomnavn Før på kostnadssted som reisen vil bli anvist/utbetalt på
Innspill fra nettverket: Dokumentasjonskrav for gjennomført reise. Uheldig tidspunkt for økonomiseminar Øk.avd. Ønsker om bruk av funksjonstaster/tab osv. Hva som ikke fungerer i nye skjema Informasjon og veiledning i forbindelse med nye skjema lite i forkant?
Oppsummering: Feil og mangler som er kjent vil bli fulgt opp mot systemleverandøren. (ansvar: Lønnstjenesten) Veiledninger og informasjon om registreringsprosedyrer fra Lønnstjenesten må følges! (ansvar: Attestant for var.lønn og reiseregn) Viktig å være bevisst rollen som 1.linje brukerstøtte. (ansvar: Attestant for var.lønn og reiseregn)
«Veien videre -----» Årsavslutning / Årsovergang - tiltak: Honorar- /Bilagslønte som ikke har vært «aktiv» siste 2 år blir automatisk avsluttet pr 31.12. maskinell jobb. Skattekortopplysninger innhentes fra SKD og kan brukes i til utbetaling i januar-lønn. Lønnskjøringsplan for 2012 frister for innlevering ferdig om kort tid. Nye satser fra 2012 Reiseregulativet innland. Nye PagaWeb-skjema for registrering av tilsetting/endring/avslutning av arbeidsforhold er i test. Engelsk versjon av PagaWeb-skjema (vet ikke status ennå)