Kragerø kommune - kontrollutvalget Møteprotokoll fra Kragerø kommune - kontrollutvalget Møtedato: 08.12.2014 Møtested: Møteleder: Forfall: Medlem Til stede: Leder Nestleder Medlem Medlem Varamedlem Sekretær Rådhuset, formannskapssalen Gotfred Nilsen Unn Kristen Nygaard Gotfred Nilsen Unni Wærstad Olav Steinar Bråtane Arne Kristiansen Claus Forberg Øystein Bergh Oppdragsrevisor Rådmann Kommunalsjef Marianne Rogn Ole Magnus Stensrud (sak 37/2014) Bjørn Hagen (sak 37/2014) Innkallinga blei godkjent. Saklista blei godkjent. Sakene blei behandla slik: 36 43/2014. Kragerø, 11.12.2014 Gotfred Nilsen Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 97646606 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 36/14 14/855 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA 13.10.2014 37/14 14/857 ORIENTERING FRA ENHET FOR STAB OG STØTTE 38/14 14/570 UTSLIPP FRA KOMMUNALT RENSEANLEGG 39/14 14/568 ARBEIDSTILSYNET: TILSYN - KRAGERØ KOMMUNE 40/14 14/858 ORIENTERING FRA REVISOR 08.12.2014 41/14 14/863 ETTERKONTROLL AV PROSJEKT - ØKONOMISTYRING 42/14 14/859 MØTE OG ARBEIDSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET I KRAGERØ KOMMUNE 2015 43/14 14/856 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER 08.12.2014 Side 2 av 7
Sak nr. 36/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA 13.10.2014 Møteprotokollen fra 13.10.2014 godkjennes. Leder la fram protokollen. Sak 34/2014: Unni Wærstad og Unn Kristin Nygaard deltok ikke på Etikk-konferansen 25.11.2014. Møteprotokollen fra 13.10.2014 godkjennes. Sak nr. 37/14 ORIENTERING FRA ENHET FOR STAB OG STØTTE Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om Enhet for Stab og støtte til orientering. Ordfører og kommunalsjef presenterte fagområdene Stab og støtte, organisering og virkeområde. Følgende tema ble tatt opp: Ledergruppa, ca 15 personer Servicesenteret, personal og økonomi egne enheter Rutiner for: Bekymringsmeldinger og varsling Rett til å anmelde på vegne av kommunen, ordfører Intranett alle har epostadresse. Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om Enhet for Stab og støtte til orientering. Side 3 av 7
Sak nr. 38/14 UTSLIPP FRA KOMMUNALT RENSEANLEGG 1. Kontrollutvalget utsetter saken. Kontrollutvalget kunne ikke se at de fremlagte prosedyrene viste godt nok rutinene for påfylling av Pax. 2. Kontrollutvalget ber ansvarlig for renseanleggene i Kragerø om å redegjøre for virksomheten og prosedyrene. Leder presenterte saken. Kontrollutvalget diskuterte de mottatte rutinebeskrivelser. Bl.a. ble følgende spørsmål diskutert: 1. Gjelder dette andre steder i kommunen? 2. Hva er fysisk gjort for at det ikke skjer igjen? 3. Prosedyrer og rutiner? Er innbyggerne trygge? Arne Kristiansen satte fram følgende forslag til vedtak som ble enstemmig vedtatt: 1. Kontrollutvalget utsetter saken. 2. Kontrollutvalget ber ansvarlig for renseanleggene i Kragerø om å redegjøre for virksomheten og prosedyrene. Kontrollutvalget utsetter saken. Kontrollutvalget kunne ikke se at de fremlagte prosedyrene viste godt nok rutinene for påfylling av Pax. Utsettelsen var enstemmig. Kontrollutvalget tar informasjon om utslippet ved kommunalt renseanlegg til orientering. Kontrollutvalget ber om informasjon om de skriftlige rutinene ved renseanleggene. Sak nr. 39/14 ARBEIDSTILSYNET: TILSYN - KRAGERØ KOMMUNE Kontrollutvalget tar informasjon om rutinene ved forebygging av- og oppfølging etter vold og trusler til orientering. Side 4 av 7
Leder presenterte saken. Vedtak i Kragerø kommune kontrollutvalget, 13.10.2014: Kontrollutvalget tar informasjon om Arbeidstilsynets tilsyn til orientering. Kontrollutvalget ber om tilbakemelding om rutinene er innarbeidet nå 6 mnd etter at saken ble tatt opp. Sak nr. 40/14 ORIENTERING FRA REVISOR 08.12.2014 Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra revisor til orientering om framdriften i revisjon av regnskapet for 2014. Oppdragsrevisor orienterte om revisjonsarbeidet og de funn som er gjort. Det er endringer i mva-kompensasjonen. I fremtiden går det til investeringsregnskapet. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra revisor til orientering om framdriften i revisjon av regnskapet for 2014. Sak nr. 41/14 ETTERKONTROLL AV PROSJEKT - ØKONOMISTYRING Kontrollutvalget godkjenner prosjektplanen som lagt fram i møte 08.12.2014 og ber revisjon gjennomføre prosjektet. Sekretæren presenterte prosjektplanen, problemstillinger og avgrensinger. Side 5 av 7
Kontrollutvalget godkjenner prosjektplanen som lagt fram i møte 08.12.2014 og ber revisjon gjennomføre prosjektet. Sak nr. 42/14 MØTE OG ARBEIDSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET I KRAGERØ KOMMUNE 2015 Kontrollutvalget fastsetter følgende møtedager for 2015: 09.02, 09.03, 20.04, 01.06, 31.08, 12.10 og 07.12. Møtene starter normalt kl 1700. Datoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp hvilken som helst sak og avholde de møtene de ønsker. Sekretæren presenterte forslaget til møte- og arbeidsplan for 2015. I 2015 er det valg og kontrollutvalget må ta hensyn til opplæring og overføring av erfaringer og kompetanse fra dagens utvalg. Kontrollutvalget diskuterte møtedatoene og la inn ekstra møte 09.03.2015 for evaluering av kontrollutvalgsarbeidet. Merknadene til arbeidsplan innarbeides og planen ajourføres. Ajourført møte- og arbeidsplan legges ved protokollen. Kontrollutvalget fastsetter følgende møtedager for 2015: 09.02, 20.04, 01.06, 31.08, 12.10 og 07.12. Møtene starter normalt kl 1700. Datoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp hvilken som helst sak og avholde de møtene de ønsker. Sak nr. 43/14 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER 08.12.2014 Side 6 av 7
Kontrollutvalget tar saken til orientering. Sekretæren følger opp påmeldingen. Følgende meldes på til NKRFs kontrollutvalgskonferanse: Arne Kristiansen Unn Kristin Nygaard Kontrollutvalget tar saken til orientering. Side 7 av 7