Lønn 5.0 Versjon 5.13.4
Innhold 1 Hva er nytt i denne versjonen... 2 2 Oppdatere til 5.13.4... 2 3 Datostyring... 2 4 Om årsavslutning i Lønn 5.0... 2 4.1 Begrensninger ved levering av lønns- og trekkoppgaver via Altinn... 2 4.2 Innsendte oppgaver skal ha status Ferdigbehandlet i Altinn... 3 5 Andre endringer... 3 5.1 Elektronisk skattekort... 3 5.2 Remitteringsfil (fil til banken)... 3 5.3 Elektronisk kommunikasjon (EKOM) 2014... 4 5.3.1 Naturalytelse arbeidsgiver eier og betaler... 4 5.3.2 Utgiftsgodtgjørelse arbeidstaker eier og betaler, får refusjon... 5 5.3.3 Naturalytelse og utgiftsgodgjørelse i kombinasjon... 7 5.4 Skattekort levert... 8 5.13.4 Lønn.doc Copyright 2013 Aditro Side 1
1 Hva er nytt i denne versjonen Denne versjonen inneholder endringer i Lønn 5.0 for lønnsinnberetningen 2013. Versjon 5.13.4 er oppdatert i samsvar med 15. utgave av Skattedirektoratets kodeoversikt. Du må oppdatere til siste versjon før du kan skrive ut, og sende inn lønns- og trekkoppgaver for 2013. Det er viktig at du leser dette produktnotatet nøye før du starter med årsavslutningen, da det inneholder nyttig informasjon om lønnsinnberetningen for 2013. På vår kundeside https://kundesider.aditro.com/login under Applikasjoner Huldt & Lillevik Lønn 5.0 Ofte stilte spørsmål Årsoppgjør/Termin kan du laste ned heftet Årsoppgjøret i praksis. Dette heftet beskriver hvordan du gjennomfører årsavslutningen i Lønn 5.0. Vi anbefaler at du leser heftet før du starter med årsavslutningen. 2 Oppdatere til 5.13.4 Du laster ned versjonen fra vår hjemmeside http://www.huldt-lillevik.no/node/120. Nederst på siden finner du de siste versjonene. Klikk på aktuell link, og lagre filen på arbeidsstasjon/server. Selve oppdateringen skal du kjøre på arbeidsstasjon/server hvor installasjonen ble kjørt første gang. På siden hvor versjonene ligger finner du installasjonsveiledning for nyinstallasjon og oppdatering. Hvis du skal installere første gang, anbefaler vi at du leser veiledningen før du starter installasjonen. 3 Datostyring På forrige versjon, 5.13.3, så har vi tatt bort påloggingsdato, og lar lønnsberegningsdato være standard. Det vil derfor være i bildet for lønnsberegning du nå styrer hvilket år og termin ekstrakjøringer i forbindelse med årsoppgjøret vil havne. 4 Om årsavslutning i Lønn 5.0 4.1 Begrensninger ved levering av lønns- og trekkoppgaver via Altinn I følgende tilfeller vil det ikke være mulig å levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn for 2013. I disse tilfellene må du levere oppgavene på cd eller annet maskinlesbart medium. Hvis det på et firma (klient) er flere enn 1000 lønns- og trekkoppgaver. Dette er en begrensning i mottakssystemet hos Altinn. 5.13.4 Lønn.doc Copyright 2013 Aditro Side 2
Hvis det på et firma (klient) er ansatte som har ytelser til LT-kode 914-A Jan Mayen inntekt, skal manuelle oppgaver for disse personene sendes direkte til arbeidstakers skattekommune. Øvrige ansatte på klienten vil bli innrapportert på vanlig måte til Altinn. Det er ikke mulig å signere oppgaver direkte fra lønnssystemet med Buypass-brikke, da dette er en tjeneste som kun tilbys i portalen. Benytter du Buypass-brikke ved pålogging til Altinn portalen, må du signere lønns- og trekkoppgaver i Altinn portalen. 4.2 Innsendte oppgaver skal ha status Ferdigbehandlet i Altinn Når du sender lønns- og trekkoppgaver fra menyvalget Verktøy Altinn Altinn innsending får denne status Overført til Altinn, ikke signert eller Overført til Altinn og signert, avhengig av om oppgaven er sendt med eller uten signering. Dette indikerer at oppgaven er overført til Altinn for videre behandling. Når du har sendt en oppgave må du derfor klikke Hent status i oppgaven Verktøy Altinn Altinn innsending. Det er først når en oppgave har fått status Ferdigbehandlet i Altinn at levering av oppgaven er fullført. Du bør også sjekke at alle oppgaver du har sendt er blitt behandlet på www.altinn.no. 5 Andre endringer 5.1 Elektronisk skattekort Fra og med inntektsåret 2014 er det kun mulig å hente skattekortinformasjon elektronisk. Arbeidstakerne vil ikke få tilsendt skattekort, men en skattetrekksopplysning. Denne skal de ikke levere arbeidsgiver. Vi viser til beskrivelse i brukerveiledningen for oppsett og rutine i systemet for å hente skattekort elektronisk. I 2013 har elektroniske skattekort vært kjørt som en prøveordning, og nytt fra 2014 er at ordningen nå også gjelder frikort. Det er viktig å merke seg at personer som har hatt frikort i 2013 ikke får dette automatisk for 2014, men at vedkommende må søke om dette på Skatteetaten.no. Når personer endrer/får nytt frikort vil du få melding om dette på personer som har vært med i din første innsending for 2014. Elektroniske skattekort for 2014 kan hentes fra 16. desember 2013. Du kan lese mer om elektroniske skattekort på Skatteetaten.no, se link: Skatteetaten - Kom i gang med elektronisk skattekort 5.2 Remitteringsfil (fil til banken) Det er tatt inn et nytt remitteringsvalg i Periodens lønn Lønnsrapporter Bankliste. Dette har medført at alle andre remitteringsvalg har blitt dyttet et hakk ned, og du får opp det valget som er over det valget du normalt skulle ha fått opp. Det er derfor viktig å sjekke at det står riktig remitteringsvalg der før filen produseres. Hvis det produseres fil i feil format vil tidligere opplysninger bli nullet ut på det riktige remitteringsvalget. Hvis dette skjer må disse opplysningene legges inn på nytt for å få produsert fil i riktig format. Problematikken ble oppdaget på versjon 5.13.3, men vi har valgt og ikke endre dette til denne versjonen. Hadde vi valgt å endre på dette vil alle som har valgt å oppgradere til versjon 5.13.3 få samme problem igjen. Alle kunder som oppgraderer fra versjon 5.13.1, eller versjon 5.13.4 Lønn.doc Copyright 2013 Aditro Side 3
5.13.2 nå, vil derfor oppleve denne problematikken, og må være ekstra påpasselige når de skal lage remitteringsfil til banken den første gangen. Neste gang du skal lage filen er alt riktig igjen. De som oppgraderer fra versjon 5.13.3 nå, har allerede vært gjennom dette, og vil ikke oppleve dette på nytt. 5.3 Elektronisk kommunikasjon (EKOM) 2014 Fra 2014 er det gjort forenklinger i regelverket for elektronisk kommunikasjon (EKOM) sånn som mobiltelefon, fast telefon, bredbånd o.a. som går mot LT-kode 130-A. For 2014 er det fastsatt et sjablongbeløp på kr. 4.400,-, uavhengig av antall abonnement, og hvor mye arbeidsgiver og/eller arbeidstaker har betalt. Der arbeidsgiver eier og betaler abonnementet (naturalytelse) blir månedlig beskatning kr. 367,- (kr. 4.400 / 12). I de tilfeller arbeidstakeren selv eier og betaler abonnementet (utgiftsgodtgjørelse), skal beskatningen bli foretatt når refusjonen faktisk finner sted, altså etter kontantprinsippet. Maks beløp for beskatning er uansett kr. 4.400,-. Vi har tatt inn en automatikk rundt dette i 5.0, for å forenkle jobben også for deg som kjører lønn. Nedenfor gir vi våre anbefalinger i forhold til de ulike variantene dette kan ha. 5.3.1 Naturalytelse arbeidsgiver eier og betaler Du behøver følgende lønnsart: Registreringen på Kartotek Fast lønn/trekk blir slik: 5.13.4 Lønn.doc Copyright 2013 Aditro Side 4
5.3.2 Utgiftsgodtgjørelse arbeidstaker eier og betaler, får refusjon Utfordringen her er at sjablongbeløpet vil kunne bli oppbrukt en eller annen gang i løpet av året. Når sjablongbeløpet når kr. 4.400,- så stopper forskuddstrekk og beregning av aga. For å få til denne automatikken trenger du følgende lønnsarter: På denne lønnsarten må du også inn på fane 2 Parameter, og finne et ledig grunnlag. Legg inn en passende beskrivelse og beløp i det ledige grunnlaget: 5.13.4 Lønn.doc Copyright 2013 Aditro Side 5
Så må du lage lønnsarten for innberetning og beregning av skatt og aga av utgiftsgodtgjørelsen: Kartotek Fast lønn/trekk skal da ligge slik: I Periodens lønn Registrere pr. person legger du det inn slik når du har fått krav om refusjon på EKOM: Pengene den ansatte skal ha utbetalt legges inn på lønnsart 98, og dette trigger samme beløp på lønnsart 116, som innberetter og beregner skatt og aga. Når innberetningen på lønnsart 116 når opp i sjablongbeløpet på kr. 4.400,- så stopper lønnsarten av seg selv. Etter overgang til nytt år starter lønnsarten opp igjen av seg selv. Lønnsart 116 vil kun innberette kr. 4.400,-, så skulle refusjonen gå over 4.400,- i en lønnsperiode, er det rest sjablongbeløp som blir innberettet. Etter at sjablongbeløpet er brukt opp forsetter du å refundere den ansattes utgifter på lønnsart 98. Hvis lønnsartene er satt opp som beskrevet over er det kun lønnsart 98 som gir utbetaling. 5.13.4 Lønn.doc Copyright 2013 Aditro Side 6
5.3.3 Naturalytelse og utgiftsgodgjørelse i kombinasjon Eksempel: Bedriften eier og betaler den ansattes mobiltelefon, skal derfor innberettes med kr. 367,- pr. mnd. I tillegg får den ansatte refundert sine utgifter til bredbånd. Den ansatte leverer sitt første krav i februar med kr. 1.889,-, og det neste kommer i mai med kr. 1.788,- Saldo 01.01. 4 400,00 4 400,00 Saldo Rest Innberetning Sum innberettet Naturalytelse, jan -367,00 4 033,00 367,00 367,00 Naturalytelse, februar -367,00 3 666,00 Utgiftsdekning, februar -1 889,00 1 777,00 2256,00 2623,00 Naturalytelse, mars -367,00 1 410,00 367,00 2990,00 Naturalytelse, april -367,00 1 043,00 367,00 3357,00 Naturalytelse, mai -367,00 676,00 Utgiftsdekning, mai -1 788,00-1 112,00 1043,00 4400,00 I mai passeres sjablongbeløpsgrensen, og bare rest blir innberettet. Fra og med juni skal innberetningen være kr. 0,-. Refusjonen skal fortsatt utbetales hvis det kommer flere krav. For å få til dette trenger du alle de tre lønnsartene over, vårt forslag lønnsart 98, 115 og 116. Kartotek Fast lønn/trekk blir slik: 5.13.4 Lønn.doc Copyright 2013 Aditro Side 7
I Periodens Lønn Registrere pr. person vil det se sånn ut i mai, hvis vi følger vårt eksempel, når rest sjablongbeløp brukes opp: Lønnsart 115 og 116 vil kun innberette kr. 4.400,-, så skulle innberetning/refusjonen gå over 4.400,- i en lønnsperiode, er det rest sjablongbeløp som blir innberettet. Etter at sjablongbeløpet er brukt opp forsetter du å refundere den ansattes utgifter på lønnsart 98. Hvis lønnsartene er satt opp som beskrevet over er det kun lønnsart 98 som gir utbetaling. 5.4 Skattekort levert Kartotek Firmaoppsett 4 Parametre: Valget Skattekort levert er fjernet, fordi alle skattetrekksopplysninger hentes elektronisk fra 2014. 5.5 Skattekortopplysninger Kartotek Skattekortopplysninger Menyvalget er fjernet, fordi alle skattetrekksopplysninger hentes elektronisk fra 2014. 5.13.4 Lønn.doc Copyright 2013 Aditro Side 8