Kommunikasjonsforeningen Hordaland Sogn og Fjordane Innkalling og dagsorden, årsmøte i lokallaget 2012 Tid: Torsdag 29. mars 2011 kl 17.30 19.00 Sted: Hotel Augustin, C. Sundtsgate 22, Bergen Årsmøtet skal behandle følgende saker: 1. Konstituering o Godkjenning av innkalling o Valg av ordstyrer o Valg av referent og to personer til å undertegne protokollen 2. Styrets beretning for perioden 2011/2012 3. Revidert regnskap og budsjett 5. Innkomne forslag 6. Arbeidsprogram 7. Valg o Leder o To styremedlemmer o To varamedlemmer o Tre medlemmer til valgkomiteen Vedlagt innkallingen følger: 1. Styrets beretning for perioden 2011/2012 2. Regnskap 2012 3. Forslag til arbeidsprogram for perioden 2012/2013 4. Budsjettforslag 2012 5. Valgkomiteens innstilling til nytt styre 6. Styrets forslag til valgkomité Bergen, februar 2012 1
Styrets beretning for perioden 2011/2012 Styrets sammensetning Styret har i perioden bestått av følgende tillitsvalgte: Leder: Geir Holen, Rieber & Søn ASA Styremedlemmer: Andreas Rydgren, NHH (nestleder) Jørund Rasdal Unneland, Rieber & Søn ASA Siv Britt Mundal, EDB Synnøve Aas, Bergen kommune Arne Eithun, Helse Førde Varamedlemmer: Einar Sandal, Markør kommunikasjon Christina Hæraas, BTO (kasserer) Styrets plattform Styret i lokallaget opererer innenfor rammene av normalvedtektene for lokallag i Kommunikasjonsforeningen. Hovedmålsetningen er å være et faglig og sosialt tilbud til våre medlemmer. Hordaland og Sogn og Fjordane er fortsatt et av landets mest aktive lokallag med rundt ett medlemsarrangement i snitt per måned i løpet av året. Dette er i tråd med medlemmenes ønsker hvor det i medlemsundersøkelsen fra 2010 ble ytret ønske om ett arrangement per måned for lokallagets medlemmer. Dette er på linje med de siste års arrangementsfrekvens. Våren brukte styret mye tid på forberedelser til landsmøtet som ble avholdt 2011. Særlig valg til nytt landsstyre førte til utfordring for lokallaget, da valgkomiteen uten å kontakte lokallaget foreslo en annen lokal kandidat enn hva lokallaget hadde innstilt på. Lokallaget reagerte særlig på at vi ikke ble kontaktet om dette før innstillingen ble sendt ut, og følte oss satt til side av valgkomiteen. Delegatene fra Hordaland og Sogn og Fjordane til landsmøtet konfererte med tidligere ledere av lokallaget og andre medlemmer, og ble enig om at vi ønsket å gi et tydelig signal om hvor viktig det er å involvere alle medlemmer og lokallag i styret også sentralt. Lokallagets innlegg førte til at vår opprinnelige kandidat, Ingvild Maden ble valgt til medlem av landsstyret. Etter tilbakemeldinger fra tidligere styrer og årsmøtet ble det i styreperioden ikke brukt spesifikke ressurser på synlighet eller rekruttering i forhold til vårt lokallag, men indirekte har dette blitt ivaretatt blant annet gjennom samarbeid med Bergen Næringsråd og vertsbedrifter for frokostmøter. Møtefrekvens og intern kommunikasjon Styret har hatt 6 ordinære styremøter i perioden. Utenom møtene er e-post og telefon viktige kommunikasjonskanaler for styret. 2
Medlemsstatus og kommunikasjon med medlemmene Det er pr. 15. februar 2012 343 medlemmer, noe som viser en økning på 17 medlemmer siden forrige årsmøte. Fra 2010 til 2011 økte lokallaget også med 17 medlemmer. Det reelle antallet nye medlemmer er trolig høyere, da noen også har meldt seg ut i løpet av det siste året av naturlige årsaker som bransjebytte etc. I februar 2010 var det 309 medlemmer, i februar 2009 var det 275 medlemmer, og i 2008 var det 261 medlemmer. Vi har altså hatt en jevn økning de siste årene. Et stort flertall av medlemmene, totalt cirka 270 personer, bor i Bergen kommune. Cirka 30 personer bor i Sogn og Fjordane, cirka 20 personer i Bergens nabokommuner, mens de resterende er spredt i Hordaland som Voss, Hardanger og Sunnhordland. Aktivitetsnivået i lokallaget er generelt høyt, vi ser at en stor andel av medlemmene deltar på minst ett arrangement i løpet av året. Mange deltar på både frokostmøter, kurs og sosiale arrangementer. Kommunikasjonen med medlemmene foregår i hovedsak via e-post, direkte gjennom Arrangementene og lokallagets Facebookside. I tillegg legges nyheter og informasjon om kommende og gjennomførte arrangementer ut på lokallagets nettsider og Facebookside. Facebooksiden har rundt 200 følgere, noe som betyr at over halvparten av lokallagets medlemmer får oppdateringer. Lokallaget har også egen LinkedIN-gruppe, men her er aktiviteten svært lav. I tråd med syklus for medlemsundersøkelser, er det i siste styreperiode ikke gjennomført egen medlemsundersøkelse lokalt, og styret har derfor brukt foregående undersøkelse som føringer fra medlemmene. Styret anbefaler påtroppende styre å videreføre medlemsundersøkelsen. Økonomi Lokallagets økonomi fremgår av det vedlagte regnskapet med noter, herunder også resultat og balanse fra regnskapsbyrået. Regnskapet er ført etter ny regnskapslov. Økonomien i lokallaget er god, mye takket være inntektene fra Høstseminaret for et par år siden. Lokallaget fikk tilført midler fra sentralt hold etter at Høstseminaret i Bergen var avholdt og oppgjøret var gjort. Det har styrket økonomien i lokallaget, og det sittende styret anbefaler at bruken av disse midlene porsjoneres ut de neste årene slik at man har mulighet til å benytte noe ekstra i enkelte sammenhenger, og som sikkerhet for driften. Dette er i tråd med det forrige styrets ønsker. Styret hadde ønske å arrangere et større fagseminar for medlemmene i Bergen, men dette har ikke latt seg gjennomføre. Til dette arrangementet så man for seg og bruke deler av overskuddet fra Høstseminaret. Styret anbefaler at det påtroppende styret disponerer midlene til faglig styrking for medlemmene. Sogn og Fjordane Lokallaget har tradisjonelt hatt utfordringer med oppslutningen om medlemsarrangementer i Sogn og Fjordane. Geografi, avstand og kun rundt 20 medlemmer har gjort det vanskelig med store arrangement. Tidligere har flere arrangement blitt avlyst på grunn av lav eller ingen oppslutning. Styret ser at enkelte medlemmer fra Sogn og Fjordane deltar på kurs i Bergen, og 3
i den forrige styreperiode ble det arrangert en nettverksmiddag for å få flere tilbakemeldinger fra lokallagsmedlemmene i fylket. Fem personer møtte opp, og flere gode ideer ble lansert. Utfordringen har vært at det er tidskrevende for styret å skaffe nok personer fra andre miljøer til å stable egne arrangement på bena i Sogn og Fjordane. Et mål har vært å nå 30 medlemmer i Sogn og Fjordane. Det har man i de siste måneder gjort, og det utpeker seg et større medlemsmiljø i Leikanger. Det nye styret oppfordres til å se nærmere på om det er grunnlag for å gjøre nye fremstøt og arrangement i Sogn og Fjordane. Aktiviteter og arrangementer Styret har i år merket at det har vært litt vanskeligere å få til frokostmøter i virksomhetene der våre medlemmer jobber. Ved noen tilfeller har det vært bedrifter som har takket ja, men måtte avlyse rett før invitasjonene går ut. Dette har vanskeliggjort deler av arbeidet for styret. Allikevel er vi er heldige som klarer å få dette til i Bergen uten at det koster medlemmene noe. Velvillige bedrifter stiller opp og bidrar både med faglig påfyll og frokost. Dette er spesielt for Bergen. I Oslo er det for eksempel slik at det koster å delta på frokostmøter og lignende. Det har gjennom styreperioden vært veldig god respons på arrangementene. Mange har meldt seg på. Dessverre har det ved flere medlemsarrangement vært stort frafall fra de som har meldt seg på. Styret ber medlemmer som ikke kan stille på arrangement de har meldt seg på om å si i fra, slik at det ikke blir større utgifter for de organisasjonene som arrangerer frokostseminar. Kurs Det har vært sterkt ønske fra foreningen sentralt at det nest største lokallaget skal benytte seg av kursporteføljen som arrangeres fra sentralt hold. Lokallaget har derfor bedt om to kurs i Bergen den siste styreperioden. Det første kurset med UiB-professor Jens Kjeldsen om taleskriverens retorikk ble avlyst på grunn av svært liten interesse. Kurset skulle ha vært avholdt i mai. Lokallaget tapte ikke penger på dette kurset. I oktober forsøkte vi med nytt kurs, hvor Rune Wikstøl fra NTB og frilansjournalist Lars Aarønæs holdt kurs om Skriv som en gud. Kurset ble fulltegnet, og flere medlemmer fra både Sogn og Fjordane og Hordaland deltok, men også mange fra andre deler av landet som kom tilreisende. Kurset fikk svært gode tilbakemeldinger fra deltakerne. Med erfaring fra det første kurset som måtte avlyses på grunn av manglende interesse, turte ikke lokallaget å sette opp flere kurs før vi så erfaringene fra kurs nummer to. Følgende arrangement er gjennomført i forrige styreperiode: 25. februar: Utdeling av kommunikasjonsprisen samt årsmøte. Foredrag ved Bjarte Hjelmeland og Den Nationale Scene om hvordan de har jobbet strategisk og målrettet for å få teateret tilbake som byens storestue. Antall deltakere: ca 40. 26. april: Retorikkurs Avlyst på grunn av liten interesse. Kurset var planlagt med en av Norges fremste retoriske eksperter, UiB-professor Jens Kjeldsen, som er en populær foredragsholder. Men svært få meldte seg på kurset, og kurset som ble arrangert i samarbeid med foreningen sentralt, ble avlyst. 4
31. mai: Frokostmøte om hvordan vi kan stå sammen for å profilere regionen. Kommunikasjonssjef Tone Hartvedt og markedssjef Tobby Sander Tomassen i Business Region Bergen ledet møtet som ble avsluttet med gruppearbeid. Antall deltakere: ca. 35 15. juni: Mediarunde og sommerfest Hvordan tenker mediene i byen når de lager nyheter? Hvordan jobber de nå? Hva slags saker ønsker de tips om? Vi besøkte BT, BA og TV2 hvor henholdsvis Gard Steiro, Ken Andre Ottesen og Jan Ove Årsæther presenterte arbeidet i sine redaksjoner. Kvelden ble avsluttet med middag og sosialt samvær på terrassen hos Nøsteboden. Antall deltakere ca. 50 18. august: Hurtigruten minutt for minutt Ettermiddagssamling med NRK hvor de fortalte hvordan årets største TV-suksess ble til. Kvelden ble avsluttet på Nøsteboden. Antall deltakere: Ca. 45 31.august: Frokostmøte om krisehåndtering og kommunikasjon Med utgangspunkt i evakueringen av Gimle skole i mai ble det stilt spørsmål om hvordan vi kommuniserer i kriser, og hvordan politiet og Bergen kommune samarbeider i krisesituasjoner. Representanter fra politiet, kommunen og rektor på Gimle skole, Frode Nilsen, fortalte om sine erfaringer fra hendelsen på Gimle skole. Antall deltakere: Ca. 40 6. oktober: Frokostmøte hos Friele Kaffehuset Friele har de siste årene økt fokuset på samfunnsansvar, noe som også betyr mye for selskapets kommmunikasjon. Friele fortalte om kommunikasjon, CSR, samfunnsansvar i en handels- og næringvirksomhet med spesielt fokus på økonomi, miljø og sosiale forhold. 15. oktober: Språkkurs Rune Wikstøl fra NTB og frilansjournalist Lars Aarønæs holdt kurs om Skriv som en gud. Kurset ble fulltegnet, og flere medlemmer fra både Sogn og Fjordane og Hordaland deltok Deltakgere. 16 stykker. Kurset var betalt av deltagerne. 30. novembe: Frokostmøte hos Toro/Rieber & Søn Hvordan knuser man myter som har fått feste seg? Rieber & Søn fortalte hvordan de jobber med å tilbakevise en del påstander som kommer om Toro, og hvordan man jobber systematisk med å informere og kommunisere med viktige stakeholders i mediadebatten om mat. Deltagere: Ca 25 stk. 8. desember Ordførermøte og julebord Kalfaret Brygghus, i Humlekjelleren Julebordet ble startet med en introduksjonssamtale med Bergens nye ordfører, Trude Drevland. Medlemmene fikk anledning til å bli bedre kjent med ordføreren, og i samtale med Atle Kvamme fortalte hun hvordan hun vil delta i profileringen av Bergen, og hvordan hun vil kommunisere som ordfører. Etterpå var det ølsmaking, julebord og mingling rundt bordene og i baren. Til julebordet i 2009 ble det for første gang utdelt en ærespris i lokallaget. Denne æresprisen ble ikke utdelt i 2010, ei heller på julebordet i 2011. Det avtroppende styret anbefaler det påtroppende styret igjen vurdere om prisen bør deles ut i 2012. Deltakere: Cirka 40. 26. januar - Kommunikasjonsarbeid i endringsprosesser Fjord 1 har vært gjennom en omfattende endringsprosess og har brukt kommunikasjon som et strategisk ledelsesverktøy i «Synergiprogram 2010». 5
På frokostmøtet ga kommunikasjonsdirektør Ingrid Færøyvik et innblikk i strategiske grep de har tatt, og viste til konkrete utfordringer og eksempler på aktiviteter.bergen kommune stilte sine lokaler til disposisjon for møtet. Deltakere ca 30. Øvrig Styreleder i Kommunikasjonsforeningen Hordaland Sogn og Fjordane deltar i ressursgruppe for medier og kommunikasjon i regi av Bergen Næringsråd. Der sitter representanter for medie- og kommunikasjonsmiljøet i Bergen. Formål med gruppen er å gjøre Bergen mer synlig som media- og kommunikasjonsby. Næringsrådet ønsker at den sittende leder deltar i gruppen. Landsmøtet Det ble avholdt landsmøte i april. Forberedelsene til landsmøtet ble gjort av delegatene forrige årsmøte valgte. Lokallaget stilte med seks delegater. To saker skapte debatt på landsmøte, ny strategi for foreningen og benkeforslag fra Hordaland og Sogn og Fjordane om kandidat til landsstyret. En stor diskusjon om strategiutkast og arbeidsprogram for det kommende styret avdekket at forslaget var for dårlig forankret i lokallagene før landsmøtet. Et sent innkommet forslag fra Trøndelag førte til at landsmøtet ga tillatelse for et ekstraordinært møte senere hvor en sammeslåing av de to forslagene skulle behandles. Dette møtet ble godkjent av kontrollkomiteen, og sentralstyret, lokallagslederne, medlemmer av fagrådene og kontrollkomiteen deltok på dette møtet hvor ny strategi ble vedtatt. Mye av dette har du sagt tidligere evt kan du kutte over og vise til dette punktet. Hordaland fremmet benkeforslag mot valgkomiteens egen forslag på kandidat fra Hordaland. Bakgrunn i dette var at lokallaget ikke var informert eller involvert i prosessen, og vi ikke kjente kandidaten som ble fremmet. Lokallaget syns dette var en ubehagelig situasjon, men følte sterkt behov for å gi et tydelig signal til valgkomiteen og landsstyret om at lokallagene må involveres i det arbeidet som gjøres. Landsstyret skal representere medlemmene og lokallagene, og da bør vi involveres i slike prosesser. Hordaland og Sogn og Fjordane fikk støtte i dette benkeforslaget, og Ingvild Maden ble valgt inn i landsstyret for den nåværende perioden. Samtidig har lokallaget vært i god dialog med den opprinnelige kandidaten, Sverre Simen Hov, for poengtere at dette ikke var et personlig angrep. Landsmøtet ga sentralstyret en rekke oppgaver og mandater som har ført til flere utredningsarbeid som nå pågår sentralt, hvor man blant annet skal se på foreningens rolle og oppgaver i tiden framover. Ingvild Maden er sentral i dette arbeidet, hvor også Simen Sverre Hov deltar. Det er landsmøte annet hvert år, og neste årsmøte er i 2013. Det skal derfor ikke velges delegater til dette i år. 6
Bergen, mars 2012 Styret i Kommunikasjonsforeningen Hordaland og Sogn og Fjordane Geir Holen, leder Andreas Rydgren, nestleder Jørund Rasdal Unneland Synnøve Aas Siv Britt Mundal Arne Eithun Einar Sandal Christina Hæraas 7
Forslag til arbeidsprogram (styreperioden 2011-2012) Styrets mål forrige periode har vært å videreutvikle det gode faglige tilbudet til medlemmene og i flere sammenhenger legge til rette for sosiale møtesteder. Styret har holdt fokus på det som har fungert faglig og sosialt, men har samtidig forsøkt å fornye tilbudet til medlemmene med andre typer arrangement. Dette er gjort i tråd med foreningens og medlemmenes interesser (ref. blant annet innspill fra medlemsundersøkelsen). Samtidig har det vært viktig at arrangementene er praktisk gjennomførbare med de ressursene vi rår over. Styret er i så måte i en fordelaktig situasjon hvor vi har engasjerte medlemmer og møter samarbeidsvilje hos dem vi tar kontakt med. Arrangementene krever jevn og uavbrutt jobbing hos styremedlemmene, og det anbefales at det nye styret trekker inn medlemmer også utenfor styret ved arrangementer som avviker fra de vanlige. Flere medlemmer har meldt sin interesse for å bidra. For kommende periode vil frokostmøter og de to sosiale samlingene (sommerfest og julebord) bli planlagt og gjennomført på samme høye nivå som før. Hovedmålet for slike arrangement er å sikre at alle får mest mulig utav foreningen, både faglig og som nettverksarena, samt å føre sammen gamle og nye medlemmer. I 2011 ble det av praktiske hensyn ikke mulig å gjennomføre det større arrangementet som ble annonsert, og som også skulle bli et bedre tilbud til lokallagsmedlemmene i Sogn og Fjordane som har etterlyst et arrangement med mer enn et par timers varighet. Styret prioriterer derfor høyt å kunne gjennomføre et slikt arrangement i 2012. Styret vil i løpet av det kommende året tilstrebe å sette sammen et faglig tilbud til medlemmene som samsvarer med innspillene som kom gjennom medlemsundersøkelsen. De siste årene har frokostmøtene vært ryggraden i den faglige aktiviteten for medlemmene. Disse fungerer bra, og vil fremdeles være et godt tilbud til medlemmene. Styret har også i inneværende periode mottatt gode tilbakemeldinger på kveldsarrangement, og vil prøve å få til en fin miks av begge deler i styreperioden som kommer. Hovedutfordringene for lokallaget: Fortsatte den gode trenden med medlemsrekruttering Synliggjøre lokallaget i sentralstyret sitt strategiarbeid, og jobbe mer strategisk og langsiktig innen de rammer som foreligger. Videreføre aktiv medlemsrekruttering i Sogn og Fjordane, og som en del av en langsiktig prosess øke det faglige tilbudet der. Dette må veies opp mot at kostnadene for disse aktivitetene må stå i forhold til de resultater som oppnåes. Opprettholde og vurdere lokallagets kontaktflate ut mot ulike grupperinger i våre nære omgivelser. F.eks. Nordiske mediedager, Bergens Næringsråd mm. Øke lokallagets synlighet, og bidra til bedre omdømme for både kommunikasjonsfaget i sin helhet og lokallaget og dets medlemmer i særdeleshet. 8
4. Budsjettforslag 2011 Inntekter Kontingenter kr 76 600 (arrangement) Medlemsaktiviteter Sogn og Fjordane kr 0 (arrangement) Medlemsaktiviteter Hordaland kr 65 250 Kurs Sogn og Fjordane kr 0 Kurs Hordaland kr 0 Sum kurs og aktiviteter kr 141 850 Renter kr 250 Sum inntekter kr 142 100 Kostnader Medlemsaktiviteter Sogn og Fjordane kr 10 000 Medlemsaktiviteter Hordaland kr 116 000 Kurs Hordaland kr 0 Kurs Sogn og Fjordane kr 0 Annonser kr 0 Sum kurs og aktiviteter kr 126 000 Styremøter kr 20 000 Reiser kr 9 000 Kommunikasjonsprisen kr 5 000 Regnskapsbyrå kr 6 000 Gaver kr 500 Leie maskiner kr 950 Markedsføring kr 0 Sum annet kr 41 450 (bankutgifter) Gebyr kr 400 (bankutgifter) Avrundingskonto kr 0 Sum Kostnader kr 167 850 Årsresultat kr 25 750 9
5. Valgkomiteens innstilling til nytt styre Ledervervet: - Einar Sandal, Markør kommunikasjon (tidl. Varamedlem i styret). Opprykk fra vara til styremedlem: - Christina Hærås, Bergen Teknologioverføring Styremedlemmer: - Sunniva Seterås, Odfjell Drilling (velges for to år) - Linn Mevold Skogheim, Sjømannskirken (velges for to år) - Jørgen Flint, Forskningsdagene (og UIB), varamedlem (velges for ett år, med mulighet for opprykk) - Mariann Fossum, Blindeforbundet, varamedlem (velges for ett år, med mulighet for opprykk) Ikke på valg: - Jørund Unneland, Rieber & Søn (Valgt for to år) - Arne Eithun, Helse Førde (Sogn og Fjordane) (valgt for to år) 6. Styrets forslag til ny valgkomité Geir Holen, Rieber & Søn (leder av valgkomiteen) Tor Erik Gregersen, Haraldsplass Diakonale Sykehjem Kristin Risvand Moe, NHH Bergen, mars 2012 Styret i Kommunikasjonsforeningen Hordaland Sogn og Fjordane Vedlegg: - Balanse for regnskap for perioden 1-12.2011 10