Dagsorden: 1. Konstituering a. Godkjenning av innkallingen b. Valg av ordstyrer c. Valg av referent og to personer til å undertegne protokollen

Transkript

1 Innkalling til årsmøte - Kommunikasjonsforeningen i Oslo og Akershus Tidspunkt: 27. februar, 2014, kl Sted: Oslo Konserthus, Lille Sal, hovedinngang fra Johan Svendsens plass /Ruseløkkveien Dagsorden: 1. Konstituering a. Godkjenning av innkallingen b. Valg av ordstyrer c. Valg av referent og to personer til å undertegne protokollen 2. Innledning 3. Årsberetning 4. Innkomne forslag 5. Arbeidsprogram 6. Valg - Lokallagsleder - Styremedlemmer - Varamedlemmer - Tre medlemmer til valgkomiteen Ønsker du en skriftlig innkalling tilsendt, vennligst kontakt sekretariatet: oslo-akershus@kommunikasjon.no

2 Sak 3 Styrets årsberetning Lokallaget Oslo og Akershus er Kommunikasjonsforeningens største lokallag. Totalt hadde lokallaget 2204 medlemmer ved årets slutt inkludert 91 ikke-betalende (BI og ansatte). Lokallaget har hatt en jevn økning i antall medlemmer de siste årene. I løpet av 2013 fikk lokallaget 29 nye medlemmer. Lokallagets virksomhet retter seg mot kommunikatører i offentlig og privat virksomhet. Oslo-Akershus vil videreutvikle og utfordre kommunikasjonsfaget og medlemmene gjennom aktuelle og relevante møter og sosiale sammenkomster. Administrativt Styret består av frivillige styrerepresentanter som alle har ansvar for den årlige driften av lokallaget. Styret bør så langt som praktisk mulig speile kommunikasjonsmangfoldet i Oslo og Akershus, og ha en rimelig fordeling av kjønn, alder og ansettelsesforhold. Virksomheten til lokallaget Oslo og Akershus er i sin helhet basert på dugnadsarbeid. I 2013 har styret i lokallag Oslo og Akershus bestått av: Leder: Gro Bogen Nilsen, seniorrådgiver, First House Nestleder: Thomas Tangen, seniorrådgiver, Skattedirektoratet Styremedlemmer: Anna Karolin Langhammer, journalist, frilanser Yvonne Hansen, seniorrådgiver, Handelshøyskolen BI Geir Boye Lindhjem, kommunikasjonssjef, Akershus universitetssykehus Lasse Sandaker-Nielsen, informasjonssjef, Norwegian Air Shuttle Stine Smemo Strachan, informasjonsrådgiver, Nationaltheatret Varamedlem: Agnieszka Bryn, kommunikasjonssjef, Human-Etisk Forbund Knut Rørbakken, seniorrådgiver, Helsedirektoratet Styremedlemmene representerer både privat og offentlig sektor. Styrearbeidet Lokallaget har gjennom hele året jobbet målbevisst for å arrangere attraktive og varierte medlemsmøter. Styret gjennomførte 9 styremøter i tillegg til strategisamling for å planlegge aktivitetene for Styremedlemmene står for alt arbeid med planlegging og gjennomføring av medlemsmøtene, og har også i 2013 fått god bistand fra sekretariatet i forbindelse med utsendelser av møteinvitasjoner o.l.

3 Aktiviteter Ifølge vedtektene skal lokallaget arrangere minimum fire medlemsmøter per år. Lokallaget Oslo- Akershus holdt et høyt aktivitetsnivå i 2013 med 10 medlemsmøter. 5 av medlemsmøtene var gratis. Medlemmene har vist stor interesse for medlemsmøtene. Det har deltatt totalt 946 personer. I samarbeid med sekretariatet har lokallaget jobbet med å optimalisere påmelding og informasjonsarbeidet for å gi flest mulig anledning til å delta, først og fremt ved bruk av ventelister og påminnelser til påmeldte på e-post og sms. Dato Tema Antall påmeldte deltakere Hvordan du lurer deg selv og hvordan du 129 kan lure andre Kommunikasjon uten grenser og årsmøte 103 Årsrapporten fryktet blant mange kommunikatører, men et undervurdert virkemiddel Klar tale om tåkeprat Suksesshistorie: Du Sommerbad med Henrik H. Langeland Politisk kommunikasjonsdebatt Frokostmøte Employer Branding Munch som omdømmebygger Juleavslutning med The Mentalist 51 Sommerfesten og julefesten er en årlig tradisjon som også i 2013 kombinerte faglig innhold og sosial samling. Regnskap Etter at lokallaget i Oslo og Akershus ble avviklet som selvstendig, juridisk enhet, er regnskapet ikke lenger en del av årsberetningen. Sak 4 Innkomne forslag Det er ingen innkomne forslag. Sak 5 Arbeidsprogram Strategi og arbeidsprogram for Oslo-Akershus Føringer Ifølge Kommunikasjonsforeningens retningslinjer for lokallag skal Oslo-Akershus og de andre lokallagene fremme foreningens formål og være lokalt forum for informasjons- og kommunikasjonsfaglige spørsmål. Lokallagene skal gi medlemmene et best mulig tilbud og være foreningens lokale representanter. Styret for Oslo-Akershus skal:

4 Utarbeide aktivitetsplan Arrangere faglige og sosiale aktiviteter Holde kontakt med medlemmene og foreningen sentralt Ifølge vedtektene står lokallaget fritt til å arrangere flere enn fire medlemsmøter. Eneste kravet er at fire av medlemsmøtene skal være gratis. Strategiseminar Oslo-Akershus har gjennomført et strategiseminar for å legge føringer for styrets arbeid fram til neste årsmøte (februar 2015) og utarbeide et arbeidsprogram. Strategiseminaret ble gjennomført som en workshop ledet av nestleder Thomas Tangen. Målet var å definere Oslo-Akershus eksistensgrunnlag og foreslå konkrete medlemsmøter som støtter opp under dette. Hvorfor er vi til? Oslo-Akershus vil videreutvikle og utfordre kommunikasjonsfaget og medlemmene gjennom aktuelle og relevante møter og sosiale sammenkomster. Hvordan skal vi gjennomføre dette? I 2014 og 2015 skal Oslo-Akershus være mer aktuelle, relevante og sosiale. Vi skal bidra til faglig utvikling både på strategisk og operativt nivå. Vi skal også utforske andre møteformer og tilby mer enn PowerPoint-drevne foredrag. Målet er å bygge en verktøykasse med best case innen ulike temaer og bidra til kunnskapsdeling, både på møter og i sosiale kanaler, herunder LinkedIn og Facebook. Oslo-Akerhus ønsker å styrke tilbudet til eksisterende medlemmer og gjøre et medlemskapet aktuelt for nye medlemmer. Vi skal arrangere 11 medlemsmøter i året, hvorav 4 større og 5 mindre i tillegg til sommer- og juleavslutning. De mindre møtene skal inneholde en aktuell case-presentasjon på cirka 15 minutter etterfulgt av nettverksbygging og sosialt samvær. Møtet skal arrangeres på et fast sted sentralt i Oslo. Ved årets slutt skal medlemmene kåre den beste caset. Aktivitetsplan Mars: Hvordan kommunisere på tvers av landegrenser, kulturer og språk? April: Djevelen ligger i budskapet og kanalen slik får du folk til å gjøre som du vil Mai: Hva gjør du når det brenner? Krisekommunikasjon Juni: Case. Sommerfest August: Case. Måling uten mening? Hva definerer godt kommunikasjonsarbeid? September: Halvdagsseminar «Karrieredag» Oktober: Case. Etikk. November: Hva bør du kunne i tillegg til kommunikasjon? Hvordan bli en blåruss? Bevis at du trengs! Desember: Case. Juleavslutning. Januar: Møte for kommunikasjonsledere skreddersøm Strategiseminar: Planlegging 2015 Februar: Case. Årsmøte

5 Sak 6 Valgkomiteens innstilling 2014 Om styrets sammensetning og arbeidsområde Styret i lokallaget Oslo og Akershus velges av Årsmøtet. Ved stemmeavgivning gjelder alminnelig flertall av de oppmøtte medlemmene. Styret konstituerer seg selv, med unntak av leder som velges av Årsmøtet. Styret skal følge opp vedtak fra Årsmøtet og eventuelle pålegg fra sentralstyret eller Landsmøtet i Norsk kommunikasjonsforening. Styret arbeider med utgangspunkt i de budsjett- og programvedtak som er fattet på årsmøtet. Styret skal bestå av: Leder Fire til seks styremedlemmer To varamedlemmer Funksjonstiden for leder er ett år og for øvrige styremedlemmer to år. Minst to av styremedlemmene velges det ene året og resten det andre året. Valgkomiteens arbeid Valgkomiteen har bestått av Thomas Skjennald, Siri Løvstad og Dorthe Moe Lianes. I Oslo og Akershus har det vært tradisjon for et relativt stort styre all den tid det ikke har vært konstituert komiteer som man har kunnet delegere arbeidsoppgaver til. Valgkomiteen har valgt å følge denne tradisjonen, og har derfor innstilt kandidater som gjør at styret vil bestå av leder, seks styremedlemmer og to varamedlemmer som begge har møterett. Valgkomiteen har i år hatt 20 meget godt kvalifiserte kandidater som har meldt sin interesse for styreverv. Alle kandidatene er vurdert på bakgrunn av søknad, CV og motivasjon hos de mest aktuelle. I tillegg har vi hatt samtaler med styremedlemmene som er på valg, og intervjuet øvrige styremedlemmer for å avdekke behov og eventuelle innspill til prosessen rundt nye styremedlemmer. Det er gledelig å registrere at interessen for verv i styret fortsatt er stor, og mange av kandidatene er utvilsomt kvalifisert til å gjøre en god jobb for både lokallag og foreningen nasjonalt. Nåværende styreleder Gro Bogen Nilsen har gitt uttrykk for at hun ønsker å bidra videre og tar derfor gjenvalg. Stine Smemo Strachan har varslet valgkomiteen om at hun ikke kan fortsette jobben i lokallagsstyret da hun flytter utenlands. Valgkomiteen har innstilt Gro Bogen Nilsen til gjenvalg som leder for lokallaget. Hun har sittet i styret siden 2009, og har nå ledet lokallaget i et år. Nilsen har opparbeidet seg solid erfaring som tillitsvalg i foreningen og får svært gode tilbakemeldinger fra sine kolleger i styret. Gro har arbeidet innenfor offentlig og privat sektor, og er i dag ansatt som seniorrådgiver i kommunikasjonsbyrået First House. Valgkomiteen innstiller videre styremedlem Lasse Sandaker-Nielsen for gjenvalg som styremedlem. For å komplettere styret har valgkomiteen valgt å innstille nåværende varamedlem Agnieszka J. Bryn til nytt styremedlem. Som nytt varamedlem innstilles Luisa Klaveness som jobber som kommunikasjonsrådgiver i Actis Rusfeltets samarbeidsorgan.

6 Det er vår mening at kandidatene utfyller resterende styre samtidig som de har ambisjoner og egenskaper som vil bidra til å videreutvikle lokallagets medlemstilbud. Det er vår oppfatning at kommunikasjonsmangfoldet i Oslo og Akershus vil ivaretas med hensyn til en rimelig fordeling av kjønn, alder og erfaring. Valgkomiteens innstilling: Leder: Gro Bogen Nilsen First House (gjenvalg) Styremedlemmer: Lasse Sandaker-Nielsen, Norwegian Air Shuttle (gjenvalg) Agnieszka J. Bryn, Human-Etisk Forbund (gjenvalg) Varamedlem (1 stk): Luisa Klaveness, Actis Rusfeltets samarbeidsorgan (ny) Følgende styremedlemmer er ikke på valg: Anna Langhammer, frilanser Geir Lindhjem Akershus Universitetssykehus Thomas Tangen Skattedirektoratet Yvonne Hansen Handelshøyskolen BI Følgende varamedlem er ikke på valg: Knut Rørbakken Helsedirektoratet (vara) Valgkomiteens innstillinger er enstemmig Oslo, 13. februar 2014 Thomas Skjennald(sign.) Siri Løvstad(sign.) Dorthe Moe Lianes(sign.)

7 Valgkomité: Styret innstiller på følgende valgkomité: Thomas Skjennald, kommunikasjonsrådgiver i Dorthe Moe Lianes, kommunikasjonsrådgiver i Renovasjonsetaten, Oslo kommune Siri Løvstad, kommunikasjonsrådgiver i Direktoratet for byggkvalitet Oslo, 19. februar 2014 NORSK KOMMUNIKASJONSFORENING, LOKALLAGET I OSLO OG AKERSHUS Gro Bogen Nilsen (sign.) Thomas Tangen (sign.) Anna Langhammer (sign.) Yvonne Hansen (sign.) Geir Boye Lindhjem (sign.) Stine Smemo Strachan (sign.) Lasse Sandaker-Nielsen (sign) Agnieszka Bryn (sign) Knut Rørbakken (sign.)