Årsmøte 2014 Norsk Kommunikasjonsforening Lokallag Møre og Romsdal. Dato: 28. februar 2014 Tid: kl Sted: First Hotel Atlantica, Ålesund

Transkript

1 Årsmøte 2014 Norsk Kommunikasjonsforening Lokallag Møre og Romsdal Dato: 28. februar 2014 Tid: kl Sted: First Hotel Atlantica, Ålesund

2 Innhold Agenda for årsmøtet 2014 Årsmelding 2013 Arbeidsprogram for styret 2014 Budsjett 2014 Valg Vedlegg: 1. Retningslinjer for lokallag 2. Kontingentandel Lokallag Oppsparte midler Lokallag 4. Regnskap 2013

3 Sak 1: Agenda for årsmøtet Konstituering Godkjenning av innkalling Valg av ordstyrer Valg av referent og to personer til å undertegne protokollen 2. Årsmelding Strategi for økt aktivitet i nord - oppdatering 4. Arbeidsprogram for styret Budsjett Valg Etter årsmøtet inviteres deltakerne til Last Friday på Milk Bar & Lounge.

4 Sak 2: Årsmelding Styret Styret har i 2013 bestått av følgende personer: Styreleder: Antonia Guigova Styremedlemmer: Jens Standal Groven Kristian Fuglseth Veronica Kvalen Pilskog Juuni Elisabeth Vatne Toivo Nilsen Gro Kipsgaard Petersen Øyvind Olsen Medlemmer Lokallagets utvikling i 2014 er ikke så positiv som i tidligere år. Lokallaget hadde 105 medlemmer pr Til sammenligning var det i januar medlemmer. I løpet av 2013 har lokallaget fått 19 nye medlemmer, mens hele 41 personer har enten meldt seg ut av foreningen, eller har sluttet å betale medlemskontingent. I følge Kommunikasjonsforeningen sentralt var de fleste av medlemmene i Volda og Ålesund studenter, som enten benytter seg gratis av arrangementene i regi av studentlaget i Volda, eller har sluttet med studiene. 8 kommer fra Romsdal.

5 Aktiviteter i perioden 1. Medlemsarrangement Årsmøte 2013: 28. februar 2013 (First Hotel Atlantica i Ålesund). Torsdag 28. februar inviterte Kommunikasjonsforeningen Møre og Romsdal til årsmøte, faglig påfyll og sosialt sammenkomst utover kvelden. Det faglige innlegg, «Ytringsfrihet rett og ansvar» var ved journalist Kjetil Haanes. Haanes er utdannet lærer, men har i tjue år jobbet som journalist i Vestlandsnytt og Sunnmørsposten. De siste 15 åra har han hatt sentrale posisjoner i norsk presse, blant annet som tidligere nestleder i Norsk Journalistlag og tidligere styreleder i Norsk Presseforbund. Kjetil har også vært konserntillitsvalgt i Orkla, Orkla Media, Mecom og Edda Media. I dag er han sentral i det nystartede næringslivsnettstedet nett.no. Seminar: 8. mai 2013: Opphavsrett for film, animasjon og grafiske tjenester (Kystverkets hovedkontor i Ålesund). Bruk av industrianimasjon og grafiske tjenester i kommunikasjonsarbeid 8. mai inviterte Kommunikasjonsforeningen til foredrag og møte om bruk av industrianimasjon og grafiske tjenester i kommunikasjonsarbeid, med Tom G. Eilertsen og lokale leverandører av film og grafiske tjenester. Medlemssamling i Molde 30. juni 2013 Bedriftsbesøk hos Romsdals Budstikke og kick-off av aktiviteten «nord for fjorden» på Huset. Seminar: 28. august 2013: Film som kommunikasjonsmiddel (Fuglefjellet i Ålesund). I løpet av seminaret fikk deltakerne presentert tre forskjellige filmprosjekter, samt kundenes erfaring med å bestille, få produsert og deres erfaring med å bruke filmene i sin kommunikasjon. Seminar: 23. oktober 2013: Kommunikasjon i omstillingsprosesser (på Høgskulen i Volda).

6 Lokallaget Møre og Romsdal og Høgskulen i Volda inviterte til faglig påfyll om Kommunikasjon i omstillingsprosesser. Kommunikasjonssjef hos IBM Eva Tryti Lokken, som har forsket på temaet, vil presentere funnene fra hennes omfattende studie av fire store og vellykkede omstillinger og organisasjonsendringer i norske virksomheter. Last Friday: 29. november 2013 (Milk Bar & Lounge, Ålesund). Uformelt sosialt treff for folk med foten i og utenfor kommunikasjonsbransjen. Levning fra årtusenskiftet vekket til liv igjen. 13. februar 2014: Økonomi for ikke-økonomer (på Høgskulen i Volda) Foredragshilder: Espen Skaldehaug - førstelektor ved BI på Institutt for regnskap - revisjon og jus. Espen foreleser også på Master of Management- programmet Økonomi i ledelse og er kjent for å gjøre økonomi lett tilgjengelig for "ikkeøkonomer". Tema: Verdiskapning: hva menes med å skape verdier? Verdiskapning for hvem? Hva innebærer å ta en optimal beslutning i et bedriftsøkonomisk perspektiv? Forståelse for resultat-regnskapet, likviditet og balanse, og sammenhengene disse i mellom Regnskapsanalyse av en virksomhet, hva kan tallene fortelle oss? Tolkning av regnskapet Fordeler og ulemper med regnskapslogikk Regnskapsanalyse Dagseminaret ble arrangert i samarbeid med Høgskulen i Volda og VRI Møre og Romsdal. 2. Studentarrangement i regi av Studentlaget Volda Kommunikasjonsdagen 2013 Trigger, Grønn Kommunikasjon, DnB, m. fl. Hammer og Haneborg-arrangement med jobbsøkerkurs. Twitter-kurs med Jørn Kippersund PR-Pub - og andre sosiale arrangement Student BLOGG til PR-studentene i Volda Lars Vidar Gullestad, lvgullestad@gmail.com er valgt som ny styreleder til studentlaget for 2014.

7 3. Styremøter: Det er avholdt 4 styremøter i perioden. 4. Deltakelse i Lokallageledersamlingen 16. oktober i Stavanger. Styreleder og 1 styremedlem (Jens Groven, som også er med i sentralstyret) deltok. 5. Informasjon til og kommunikasjon med medlemmene i lokallaget: Styret har aktivt brukt kommunikasjonsforeningens nettsider til å annonsere medlemsarrangement. I løpet av 2013 har lokallagets Facebookgruppe blitt brukt mer aktivt til både invitasjoner, toveis kommunikasjon og jobbannonsering. Gruppen har per i dag 168 medlemmer (94 i 2011 og 139 i 2013) og er åpen for både medlemmer og ikke-medlemmer. Studentlaget Volda har også vært aktiv i kommunikasjonen med studenter og øvrige medlemmer i foreningen via kommunikasjonsforeningens nettside, studentlagets egen Facebookside, samt Twitter (

8 Sak 3. Lokallagets økonomi i 2013 Prosjekt 45 Møre og Romsdal - ØKONOMI 2013 INNTEKTER Deltakeravgifter - Sum inntekter - UTGIFTER Lønn/honorarer Møte- og arr.kostn. Gaver Km godtgjørelse Reisekostnader Øvrige driftskostnader ,75 70, , ,00 - Sum utgifter ,20 NETTO FORBRUK ,20 Lokallag overf. Oppspart fra i fjor maks andel kontingent i år netto forbruk i år oppspart brukt i år oppspart rest Møre og Romsdal , , , , MHL 4. Strategi for økt aktivitet i nord På Årsmøtet 2013 ble det besluttet å prøve å få i gang aktiviteten i den nordlige delen av fylket, ved å bl.a. opprette en dedikert aktivitetskomité. Styreleder var i kontakt med flere medlemmer i den nordlige delen av fylket, som alle mente at det var en god idé, men klarte dessverre ikke å sette av tid til å delta i en dedikert komité. Arnt Sommerlund, som var medlem i styret tidligere, var med på å arrangere et kick-off arrangement med bedriftsbesøk hos Romsdals Budstikke. Valgkomiteen har jobbet målrettet med å finne kandidater til styret fra den nordlige delen av fylket. Dette forventes å bidra til mer aktivitet i nord. 5. Arbeidsprogram for styret mai kurs med Retorisk institutt, Ålesund

9 6. Budsjett 2014 Lokallaget disponerer kr. for 2014, som vil brukes til aktivitet i lokallaget, reise- og møteutgifter, samt rekruttering 7. Valg Valgkomiteens innstilling Til årsmøtet i Kommunikasjonsforeningen Møre og Romsdal 2014 Kristian Fuglseth (leder) Ett år Olav Sindre Kriken To år Linda Rafteseth Grimstad To år Solveig Drøpping Sæther To år Jens Standal Groven Ikke på valg Toivo Nilsen Ikke på valg Gro Kibsgaard Petersen Ikke på valg Øyvind Olsen Ikke på valg Valgkomité 2014: Kitty Eide Jens Petter Straumsheim Eva G. Furevik Innstilling levert 12. februar 2014 Valgkomitéen Kitty Eide Olav Sindre Kriken Eva Grønningsæter Furevik

10 Retningslinjer for lokallag Lokallag Årsmøte Lokallagsstyret Aktiviteter Kurs/seminarer Praktisk Økonomi Lokallag Lokallaget skal fremme Norsk kommunikasjonsforenings formål og være lokalt forum for informasjons- og kommunikasjonsfaglige spørsmål. Lokallaget er Norsk kommunikasjonsforenings lokale representant, skal representere lokallaget i forhold til foreningens øvrige regioner og gi medlemmene et best mulig faglig tilbud. Medlemskap i lokallaget har alle medlemmer i Norsk kommunikasjonsforening med adresse i lokallagets geografiske område. Studenter, pensjonister og arbeidsledige er medlemmer i sitt respektive lokallag på lik linje med alle andre medlemmer. De kan stille til valg og har samme rettigheter som fullt betalende medlemmer. Årsmøte Innkalling sendes medlemmene med fire ukers varsel. Forslag som ønskes behandlet på årsmøtet, sendes styret senest tre uker før årsmøtet. Saksdokumenter til årsmøtet sendes ut senest 14 dager før årsmøtet. Innkalling, sakspapirer og årsmøtereferat sendes også i kopi til Norsk kommunikasjonsforenings sentrale sekretariat. Saksdokumentene skal inneholde årsberetning, aktivitetsplan, innkomne forslag og valgkomiteens innstilling. Lokallagsstyret velges av medlemmene i lokallaget på årsmøtet som avholdes innen utgangen av februar. Styret konstituerer seg selv, med unntak av leder som velges av årsmøtet. Styret arbeider med utgangspunkt i budsjett- og aktivitetsplanen som er fattet på årsmøtet. Årsmøtet skal behandle følgende saker: 1. Konstituering Godkjenning av innkallingen Valg av ordstyrer Valg av referent og to personer til å undertegne protokollen

11 2. Årsberetning 3. Aktivitetsplan for kommende år 4. Innkomne forslag 5. Valg Leder Minimum fire styremedlemmer To varamedlemmer Delegater og vararepresentanter til landsmøtet (det året det er landsmøte) Valgkomite Ved stemmeavgivning gjelder alminnelig flertall av de oppmøtte medlemmene. Funksjonstiden for leder er ett år og for øvrige styremedlemmer to år. Valgkomiteen velges av årsmøtet etter forslag fra styret. Komiteen skal fremme forslag til lokalt styre. Lokallagets medlemmer kan sende valgkomiteen forslag til kandidater senest fire uker før årsmøtet. Komiteen skal foreslå kandidater som kan gi styret en tilfredsstillende representasjon med hensyn til medlemsmassens sammensetning, slik at en får en jevn fordeling av vervene mellom de ulike sektorer, kjønn og geografisk tilhørighet. Ekstraordinært årsmøte innkalles med fire ukers varsel dersom et flertall i styret eller 1/4 av medlemmene krever det. Kun den saken/de sakene som var grunnlaget for kravet om ekstraordinært årsmøte, kan behandles. Lokallagsstyret Styret er ansvarlig for lokallaget og dets aktiviteter. Det skal følge opp vedtak fra årsmøtet og eventuelle pålegg fra sentralstyret eller landsmøtet i Norsk kommunikasjonsforening. Lokallagsstyret skal: Utarbeide aktivitetsplan og budsjett for lokallaget Arrangere faglige og sosiale aktiviteter Holde kontakt med medlemmene og foreningen sentralt Delta med en representant på lokallagsledersamlinger Det bør avholdes minst to styremøter i året. Styret skal sammenkalles også når minst tre styremedlemmer ønsker det. Styret er beslutningsdyktig når minst tre medlemmer er tilstede. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme. I lokallag med studiesteder innenfor kommunikasjon bør lokallagstyrene etterstrebe å ha med en studentrepresentant.

12 Aktiviteter Alle medlemmer, uavhengig av goeografisk tilhørighet, bør få samme minimumstilbud lokalt. Lokallagsstyrene skal derfor årlig: Arrangere minimum fire gratis medlemsmøter Avholde årsmøte Lokallaget står fritt til å arrangere flere enn fire medlemsmøter. Eneste kravet er at fire av medlemsmøtene skal være gratis. Lokal aktivitet kan være: Medlemsmøter Kan for eksempel være korte presentasjoner/debatt om aktuelle temaer eller casemøter hvor det innledes med ett aktuelt case som diskuteres blant de oppmøtte eller kort innføring i aktuelle temaer. Nettverk Kan være nettverk for spesielle arbeidsgrupper, for eksempel nettverk for webredaktører Medieutspill Kronikker om spesielle temaer sett i ett kommunikasjonsfaglig perspektiv. Lokallaget kan fritt kontakte lokale medier, men bør kontakte sekretariatet dersom utspill til nasjonale medier planlegges. Medlemsverving Lokallaget bør aktivt verve nye medlemmer. Innmelding i perioden 1. september desember gir gratis medlemskap ut året. Vervemateriell kan fås fra sekretariatet. Informasjon Informere lokallagets medlemmer om lokal aktivitet gjennom nettsidene og via e-post. Kommunikasjonsprisene Lokallagene kan om ønskelig dele ut en lokal kommunikasjonspris. Prisene skal deles ut i januar eller februar, for å unngå sammenblanding med prisene sentralt. Den eller de som tildeles prisen skal ha vist stor kreativitet, engasjement og målbevissthet i sitt kommunikasjonsarbeid. Tydelighet og åpenhet i kommunikasjonen, strategisk tenkning, god formidlingsevne og god kunnskap om det som formidles kan være egenskaper som kvalifiserer for å få prisen. Lokallaget kan også nominere lokale kandidater til Kommunikasjonsprisen sentralt. Sosiale møter Kan være et møtested for en matbit, ett glass drikke, sommer/julefest

13 Kurs og seminarer Norsk kommunikasjonsforening skal være en profesjonell og enhetlig organisasjon. Kurs som settes opp i lokallagene skal planlegges og arrangeres i samarbeid med foreningen sentralt. Ønsker om kurs fremlegges i lokallagets aktivitetsplan. Sekretariatet følger opp disse i henhold til tidsfrister for kursplanlegging. Det er likevel mulig å kontakte sekretariatet i løpet av gjeldende semester for å foreslå aktuelle kurs. Sekretariatet vil da vurdere forslagene fortløpende med tanke på øvrig kurstilbud, tidsfrister og andre nødvendige hensyn. Alle lokallag oppfordres til å søke om og arrangere foreningens Høstseminar. Sekretariatet kontaktes ved lokalt ønske om å påta seg dette arrangementet. Det er utarbeidet egne retningslinjer og kontrakter for lokallag som skal arrangere Høstseminaret. Økonomi Lokallagene har hvert år disposisjonsrett på en andel av medlemskontingenten, fordelt etter antall medlemmer og vedtak på landsmøtet. Pengene er øremerket lokal faglig aktivitet og drift. Lokallagsstyret kan delta gratis på alle lokale medlemsmøter. Reisekostnader og enkel servering på styremøtene kan dekkes. Dersom kostnadene for gjennomføring av aktivitetsplanen er større enn beløpet lokallaget har disposisjonsrett på, skal arrangementene, med unntak av min. fire gratis møter, være selvfinansierende Det vil si at deltakerne betaler en deltakeravgift slik at arrangementene går i null. Pengene lokallaget disponerer skal komme alle medlemmene til gode, midlene kan ikke brukes til å dekke kurs/konferanser eller lignende for enkeltpersoner, lokalstyrets medlemmer eller utvalgte grupper. Det er mulig for studentmedlemmer å søke foreningen sentralt om midler for egne arrangementer kun rettet mot studenter. Fakturering Eventuell fakturering av lokale arrangementer gjøres av foreningen sentralt, herunder oppfølging, purringer og regnskapsføring. Betaling av regninger Fakturaer, utlegg, honorarer, reiseregninger etc. godkjennes lokalt og sendes foreningens sekretariat som foretar betaling og videre regnskapsføring. Regnskapsføring Lokallagenes regnskap er en del av foreningens totalregnskap, men føres som egne prosjekter, slik at man har full oversikt over utgifter og inntekter for det enkelte lokallag. Praktisk Medlemsarrangementer Lokallagene har selv ansvar for gjennomføringen av sine arrangementer og bestemmer selv hvilke medlemsmøter de ønsker å sette opp. Lokallagene utformer det faglige innholdet på medlemsmøtene, bestiller

14 foredragsholder, finner møtelokaler, skriver invitasjonstekst, publiserer på nettsidene og kommuniserer med aktuelle deltakere. Medlemsdatabase og e-post I foreningens medlemsdatabase har alle tillitsvalgte lokalt tilgang til å hente ut medlemslister/e-postlister for det respektive lokallaget. Lokallagene kan om ønskelig få egen e-postadresse, eks. ostfold@kommunikasjon.no Oppløsning av lokallag Dersom et lokallag ikke har avholdt årsmøte eller hatt drift i henhold til retningslinjene de siste to årene har foreningens sentralstyre rett til å oppløse lokallaget. Medlemmene i lokallaget vil da bli overført til nærmeste aktive lokallag inntil aktiviteten er tilbake igjen. THS