Trondheim kommunerevisjon. Rapport 4/2014 Intern kontroll på enheter Delrapport 3: inntektsområdet

Trondheim kommunerevisjon Rapport 4/2014 Intern kontroll på enheter Delrapport 3: inntektsområdet

Forord I denne rapporten oppsummerer Trondheim kommunerevisjon regnskapsrevisjonsprosjektet Intern kontroll enheter, delrapport 3 inntektsområdet. Arbeidet med rapporten har foregått i perioden september til og med desember 2013. Rådmannen har hatt rapporten til høring i perioden 24.02.2014 til 10.03.2014. Arbeidet er utført av Tove Meland, Elin Ingeborg Vassmo og Anne-Margit Schjølberg (prosjektleder) Trondheim 14. mars 2014 Per Olav Nilsen revisjonsdirektør Anne-Margit Eide Schjølberg revisor

Sammendrag Innledning Revisjonen har som en del av regnskapsrevisjonen undersøkt rutinene for intern kontroll på inntekstområdet. Vi har besøkt 21 enheter for å teste rutinene. Kontrollen gjelder kontant- og kredittsalg, brukerbetaling og bankkonti utenfor kommuneregnskapet. Dette er en av tre delrapporter knyttet til kontroll av interne rutiner ved enhetene i Trondheim kommune. I tillegg kommer det delrapporter på lønnsområdet og innkjøpsområdet. Intern kontroll omfatter de retningslinjer og systemer som kommunen har iverksatt for å sikre pålitelig regnskaprapportering, overholdelse av lover og regler og målrettet og kostnadseffektiv drift Problemstilling og metode Prosjektet har følgende problemstilling: - Har Trondheim kommune god intern kontroll ved kontantsalg? - Har Trondheim kommune god intern kontroll ved kredittsalg herunder brukerbetaling? - Har Trondheim kommune god intern kontroll ved bankkonti utenfor kommuneregnskapet? For å svare på problemstillingene har vi intervjuet enhetsledere/stedfortredere og merkantilt ansatte ved enhetene om enhetenes rutiner og praksis knyttet til inntekter. Utgangspunktet for intervjuene var besvart spørreundersøkelse for ulike sentrale temaer. Med utgangspunkt i enhetenes beskrivelser av rutiner har vi testet om enhetenes praksis stemmer med beskrivelsene. God intern kontroll på inntektsområdet forutsetter at enhetene har et tilfredsstillende system for registrering og fakturering av inntekter, inntektsføring i kommuneregnskapet og en etterprøvbar dokumentasjon av inntekter. Har Trondheim kommune god intern kontroll ved kontantsalg? I henhold til forskrift til bokføringsloven skal enheter som har kontantsalg av en viss størrelse ha kasseapparat som tilfredsstiller kravene i loven. Det er i forskriften videre krav til dagsoppgjør. All dagsomsetning skal daglig dokumenteres med daterte, nummererte summeringsstrimler («z- rapporter») eller tilsvarende rapporter over opplysninger som er registrert på kassaapparat. Seks av de 21 besøkte enhetene i denne undersøkelsen har kontantsalg. Revisjonens vurdering er at fire av disse enhetene har rutiner for registrering av kontantsalget som tilfredsstiller kravene i bokføringsloven, mens to enheter mangler tilfredsstillende rutiner. En enhet innen kultur hadde ikke tilfredsstillende rutine for avstemming av dagsoppgjør, men skulle innføre dette etter anbefalinger fra revisjonen. En enhet som har kontantsalg av mindre omfang har trukket driftsutgifter fra kontantsalg som er merverdiavgiftspliktig. Inntektene og utgiftene er derfor for lave i regnskapet og en mindre del av avgiftspliktig salg er ikke kommet til avgiftsbehandling. En enhet innen helse og velferd har tre kantiner. Rutinen ved de tre kantinene er ifølge revisjonens vurdering ikke tilfredsstillende i henhold til bokføringsforskriften eller prinsipper for god intern kontroll. Rutinene ved de tre kantinene bør gjennomgås for å sikre at de er i tråd med forskrift til bokføringsloven og det bør etableres en dokumentasjon og etterkontroll av kontantsalget for å sikre alt salget blir inntektsført i regnskapet. Det vil alltid være en risiko for misligheter ved håndtering av kontanter, og rådmannen bør derfor sørge for at alle enhetene i kommunen har tilfredsstillende rutiner på området. Revisjonen anbefaler videre at rådmannen foretar en nærmere gjennomgang av de enhetene som har kontantsalg for å sikre at rutinen er i samsvar med forskriften til bokføringsloven. Har Trondheim kommune god intern kontroll på kredittsalg herunder brukerbetalinger? For 12 av de 13 enhetene var kredittsalget som var valgt ut for kontroll riktig fakturert. Det er en enhet innen Kultur som ikke har en fullstendig, etterprøvbar oversikt over utleieforhold som de skal

kreve betaling for. Informasjon om hvilke enheter som faktureres bør innarbeides i leiekalenderen. Den samme enheten har også faste husleieinntekter fra en kafé. I følge leiekontrakten skal leietaker betale en årlig leie til kommunen tilsvarende åtte % av netto omsetning ved kafeen. Enheten mottar ikke dokumentasjon på leietakers omsetning som grunnlag for beregning av leie og det er derfor vanskelig å uttale seg om leieinntekten som er fakturert er fullstendig i henhold til leieavtalen. For å sikre riktig fakturering av utleie for kafeen må enheten innhente regnskap fra leietaker for kafeens omsetning og bruke det som grunnlag for fakturering av husleie. Sju av de besøkte enhetene, seks innen helse og velferd og en innen oppvekst og utdanning har brukerbetaling som inntekt. Revisjonens vurdering er at fakturering av brukerbetaling med enkelte unntak fungerer stort sett tilfredsstillende. Revisjonen mener kommunens fakturaer for brukerbetaling innen helse og velferd er lite tilfredsstillende i forhold til brukernes informasjonsbehov og de krav som ligger i forskrift til bokføringsloven. Ytelsens art, omfang og tidspunkt bør framkomme av fakturaen. Enhetsleder og ansatte opplyser at brukere ofte ringer og sier de synes det er vanskelig å forstå hva som er fakturert. Kvaliteten på fakturaene for brukerbetaling er tatt opp i eget brev til helse og velferdsområdet ved Esikt 1. Esikt har i brev til kommunerevisjonen gitt tilbakemelding om at forholdet vil bli tatt opp med Regnskapstjenesten. Kommunens avstemminger mellom forsystemer og fakturasystem er dokumentasjonen av at alle tjenester som er levert fra kommunen er blitt riktig overført til fakturasystemet og at kommunens inntekter dermed er fullstendige og riktige. Revisjonen har observert at disse avstemmingene dokumenteres på forskjellig måte, og etter vår vurdering gir avstemmingene i en del tilfeller en dårlig beskrivelse av hva som er avstemt. Revisjonen anbefaler at kommunen etablerer felles retningslinjer for hvordan avstemminger mellom forsystemer og fakturasystemet ERV skal avstemmes og dokumenteres. Det gjennomføres en jevnlig kontroll for å sikre at de fakturerte inntektene blir overført til kommunens regnskap. Revisjonens vurdering er at de fakturerte inntektene er riktig inntektsført i kommunens regnskap. Kommunens innfordringsrutiner er automatiske og revisjonens vurdering er at kommunen har et system for automatisk purring og oversendelse til inkasso. Dette sikrer at krav som ikke betales innen forfallsfrist følges opp og oversendes til inkasso. Har Trondheim kommune god intern kontroll ved bankkonti utenfor regnskapet? Fire av de 21 besøkte enhetene har bankkonti utenfor kommunens regnskap i form av gavekonti som skal brukes til beboerne ved helseinstitusjoner. Kun en av de fire enhetene innrapporterer disse bankkontiene til Regnskapstjenesten i henhold til interne retningslinjer. 2 To av enhetene fører regnskap for disse bankkontiene, en enhet opplyser at de har en nyopprettet konto på området og en av disse enhetene har fire gavekonti som det ikke føres regnskap for. Ved revisjonens besøk observerte vi at enheten med fire gavekonti hadde kontoutskrifter og en del bilag samlet i en mappe. På grunn av manglende regnskap er det vanskelig å etterprøve bruken av midlene. Revisjonen mener det er uheldig at det ikke føres regnskap for bruken av gavekonti som skal brukes til beboerne ved institusjon. Det bør utarbeides regnskap som dokumenterer innskudd og uttak fra kontoen som avstemmes mot kontoutskrift banken. Bankkontiene skal årlig innrapporteres til regnskapstjenesten i henhold til interne retningslinjer. Vi mener det er viktig at disse retningslinjene følges opp, da giverne må kunne være sikre på at midlene blir brukt til det formålet de er gitt til. Dette vil også redusere risikoen for eventuelt misbruk. Revisjonen mener rådmannen må sikre at kommunens retningslinjer på området blir fulgt opp av enhetene. 1 Enhet for service og intern kontroll, helse og velferd 2 Kommunen har retningslinjer fra 17. juni 2005 rådmannens rundskriv nummer 8/2005 for bankkonti som kan holdes utenfor kommuneregnskapet.

6 Innledning Innhold 1 Innledning... 7 1.1 Problemstilling og revisjonskriterier... 7 1.2 Metode... 8 2 Har Trondheim kommune god intern kontroll ved kontantsalg?... 9 2.1 Enhetene skal ha tilfredsstillende dokumentasjon av alt kontantsalg... 9 2.2 Inntekter fra kontantsalg skal inntektsføres i kommunens regnskap... 10 3 Har Trondheim kommune god intern kontroll ved kredittsalg herunder brukerbetaling? 12 3.1 Enhetene skal ha et tilfredsstillende system for registrering av bestillinger... 12 3.2 Alt kredittsalg skal faktureres... 12 3.3 Alle inntekter fra kredittsalg skal inntektsføres i kommunens regnskap... 15 3.4 Innfordringsrutinene skal fungere tilfredsstillende... 16 4 Har Trondheim kommune god intern kontroll ved bankkonti utenfor regnskapet?... 17 4.1 Enhetene etterlever kommunens interne retningslinjer for bankkonti utenfor regnskapet 17 5 Konklusjon... 18 6 Rådmannens høringssvar... 19 7 Revisjonens kommentar til rådmannens høringssvar... 23 8 Vedlegg 1 Grunnleggende bokføringsprinsipper... 24 9 Vedlegg 2 Enheter som inngår i undersøkelsen... 25

Innledning 7 1 Innledning Revisjonen har som en del av regnskapsrevisjonen undersøkt rutinene for intern kontroll på inntekstområdet. Vi har besøkt 21 enheter for å teste rutinene. Kontrollen gjelder kontant og kredittsalg og brukerbetaling. Vi har også sett på håndtering av bankkonti utenfor kommunens regnskap. Kontantomsetning kan innebære en risiko for misligheter og det er viktig å ha gode rutiner og god dokumentasjon slik at håndteringen av inntekter er etterprøvbar. Tiltakene er også viktig for å forhindre misligheter og eventuell urettmessig mistanke mot ansatte som håndterer kontanter. Revisjonens erfaring fra tidligere undersøkelser er at det er manglende rutiner og kompetanse for håndtering og registrering av inntekter som ikke inngår i kommunens store inntektsrutiner. Selv om inntektene ikke utgjør en vesentlig andel av inntektene i kommunen, er det mange enheter som håndterer salg, også kontantsalg. Dette er en av tre delrapporter knyttet til kontroll av interne rutiner ved enhetene i Trondheim kommune. De to andre delrapportene vurderer intern kontroll på innkjøpsområdet og lønnsområdet. Intern kontroll omfatter de retningslinjer og systemer som kommunen har iverksatt for å sikre pålitelig regnskapsrapportering, overholdelse av lover og regler samt målrettet og kostnadseffektiv drift. 1.1 Problemstilling og revisjonskriterier Undersøkelsen har tre problemstillinger: - Har Trondheim kommune god intern kontroll ved kontantsalg? - Har Trondheim kommune god intern kontroll ved kredittsalg herunder brukerbetaling? - Har Trondheim kommune god intern kontroll ved bankkonti utenfor kommuneregnskapet? Som grunnlag for å utarbeide revisjonskriteriene for problemstillingene vedrørende salg og brukerbetaling har vi benyttet bokføringsloven med forskrift, og prinsipper for god bokføringsskikk 3. Vi har utledet følgende revisjonskriterier: 1. Enhetene skal ha tilfredsstillende dokumentasjon av alt kontantsalg 2. Alle inntekter fra kontantsalg skal inntektsføres i kommunens regnskap 3. Enhetene skal ha et tilfredsstillende system for registrering av bestillinger 4. Alt kredittsalg og brukerbetaling skal faktureres 5. Alle inntekter fra kredittsalg skal inntektsføres i kommunens regnskap 6. Innfordringsrutinene skal fungere tilfredsstillende 7. Enhetene etterlever kommunens interne retningslinjer for bankkonti utenfor kommuneregnskapet 3 I vedlegg 1 har vi beskrevet krav i bokføringsloven og grunnlegende bokføringsprinsipper spesielt knyttet mot inntekter og salg.

8 Innledning 1.2 Metode Revisjonen har valgt ut 21 enheter 4 for undersøkelsen. 11 enheter innen helse og velferd, tre innen oppvekst, tre innen byutvikling, to innen kultur og to enheter innen organisasjon ble kontrollert. De samme enhetene er også brukt for kontroll på innkjøps- og lønnsområdet. Vi har sett på enheter med spesielle inntekter som vi mener bør kontrolleres. En del av disse inntekter inngår ikke i kommunens vesentlige inntektsrutiner. Noen av de utvalgte enhetene har også kontantsalg og i den sammenheng kan det være økt mislighetsrisiko. I sammenheng med kontroll av inntekter på utvalgte enheter ville vi samtidig foreta en gjennomgang og testing av intern kontroll på lønnsområdet og innkjøpsområdet. Revisjonen sendte ut et spørreskjema til de 21 enhetene med spørsmål om enhetenes inntektsrutiner. Vi avtalte besøk hos alle de utvalgte enhetene og enhetene besvarte og returnerte spørreskjemaene før revisjonens besøk. Ved vårt besøk ved enhetene intervjuet vi enhetsledere/stedfortredere og merkantilt ansatte om enhetens rutiner og praksis knyttet til inntekter. Utgangspunktet for intervjuene var besvarte spørreskjema. Med utgangspunkt i beskrivelser av enhetens rutiner har vi testet om praksis stemmer med enhetens rutiner. Av de 21 enhetene som inngår i vår undersøkelse er det 12 enheter som har kredittsalg, seks enheter som har kontantsalg og sju enheter som har brukerbetaling. Noen av enhetene har omsetning i flere av disse tre kategoriene. 4 Vedlegg 2 viser oversikt over alle enhetene som er med i undersøkelsen

Har Trondheim kommune god intern kontroll ved kontantsalg? 9 2 Har Trondheim kommune god intern kontroll ved kontantsalg? 2.1 Enhetene skal ha tilfredsstillende dokumentasjon av alt kontantsalg Ifølge forskrift til bokføringsloven er det et krav at kontantsalg fortløpende skal registreres på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system. For bokføringspliktige som driver sporadisk kontantsalg som ikke overstiger tre ganger folketrygdens grunnbeløp (ca 255.000,- kroner i 2013) i løpet av et regnskapsår, gjelder ikke kravet til kassaapparat. Da kan kontantsalget registreres i innbundet bok, der sidene er forhåndsnummerert, eller ved gjenpart av daterte forhåndsnummererte salgsbilag. Kassaapparatet skal kunne skrive salgsdokumentasjon (kvittering) til kunden for hvert salg og beløpet som registreres skal være lett synlig for kunden med mindre det er vanskelig gjennomførbart. Kvittering skal alltid skrives ut når beløpet som registreres på kassaapparatet ikke er lett synlig. Det er videre krav til dagsoppgjør, 5-3-3. I dagsoppgjøret skal all omsetning dokumenteres med daterte, nummererte summeringsstrimler («z-rapporter») eller tilsvarende rapporter over opplysninger som er registrert på kassaapparat. Dokumentasjonen av kontantsalg sammenholdt med daglig opptelling av kassebeholdning skal dateres og det skal framgå hvem som har foretatt opptelling av kassabeholdningen. Eventuelle differanser skal forklares. En z-rapport er en dagsrapport fra kasseapparatet som nummereres forløpende og summerer opp registrert omsetning i perioden etter forrige z-rapport. Tett nummerrekkefølge i z-rapporter gir mulighet for å etterprøve om all omsetning som er registrert på kasseapparatet blir tatt med i dagsoppgjørene. 2.1.1 Fakta Seks av de 21 enheter vi har besøk har kontantsalg av varer eller tjenester. Tre enheter innen helse og velferd, to enheter innen kultur og en enhet innen byutvikling. En av enhetene innen helse og velferd har kontantsalg i tre kantiner, salget registreres på kasseapparater. Revisjonen anslår salget fra disse tre kantinene på årsbasis til samlet å være ca kr 600.000,-. Det utarbeides dagsoppgjør på skjema eller i bok. Det tas ikke ut dagsrapporter/zrapporter fra kasseapparatet som legges ved dagsoppgjøret. På forespørsel har vi fått opplyst at enheten ikke kjenner til om det er mulig å ta ut z-rapporter på papir fra kasseapparatet. Vi har for en av de tre kasseapparatene observert at opplysning om dagsomsetning /Z-rapport kommer fram på den sammenhengende kasserullen som ligger i kasseapparatet ( sladrerullen ). Vi har innhentet dagsoppgjør fra alle de tre kantinene. Dagsomsetningen leses fra kasseapparatet og noteres på dagsoppgjørsskjemaet. Vi kan ikke se at dagsoppgjørene fra to av de tre kantinene inneholder opptelt kontantbeholdning for hver dag. For den tredje kantinen er kontantbeholdning notert på dagsoppgjøret. For denne kantinen er det imidlertid tatt mindre beløp fra kassen som er brukt til innkjøp. Disse uttakene er i ettertid refundert fra en kontorkasse. Dagsoppgjørene fra de tre kantinene leveres til enhetens administrasjon sammen med kontantene. Ingen av disse er vedlagt dokumentasjon på omsetning som er registrert på kasseapparatet. Dagsoppgjørene er kun signert av en person fra kantinene og det tilsier at det kun er en person som setter opp dagsoppgjørene. Kontantbeholdningen oppbevares av enhetens administrasjon i en safe i påvente av at det lages nattsafeoppgjør og pengene leveres i banken. Det er etter det vi har fått opplyst en del personer som har tilgang til denne safen (ansatte ved administrasjonens kontor, merkantil og noen ansatte fra

10 Har Trondheim kommune god intern kontroll ved kontantsalg? kantine som leverer kontanter). Administrasjonen setter inn pengene i banken fra salget for alle de tre kantinene. En enhet innenfor kultur har salg av diverse og betaling av gebyrer. Enheten har kasseapparat, men hadde ved revisjonens besøk ikke dokumentert avstemming av dagsoppgjør. 2.1.2 Revisjonens vurderinger Seks av de undersøkte enhetene har kontantsalg. Revisjonen vurderer rutinene for registrering av kontantsalg som tilfredsstillende for fire enheter, mens to enheter har mangelfulle registreringsrutiner i forhold til kravene i bokføringsloven. En enhet innen kultur hadde ikke tilfredsstillende rutine for avstemming av dagsoppgjør, men skulle innføre dette etter anbefalinger fra revisjonen. En enhet innen helse og velferd har ikke tilfredsstillende rutiner for dagsoppgjør for de tre kantinene. Dagsoppgjørene dokumenterer ikke sammenhengen mellom registrert omsetning på kasseapparatet og opptelt kontantbeholdning ved dagens slutt. To av de tre kantinen har ikke kortterminal. For disse to kantinene blir alt salget betalt kontant. Etter revisjonens vurdering er det ingen etterkontroll av at dette salget. Administrasjonen har ingen mulighet for å kontrollere omsetning som er satt opp i dagsoppgjør mot omsetning som er registrert i kassen da dagsoppgjørene ikke er vedlagt dokumentasjon av omsetning fra kasseapparatet. Etter revisjonens vurdering tilfredsstiller ikke dagsoppgjørene fra de tre kantinene kravene i forskrift til bokføringsloven med hensyn til sporbarhet mellom innskudd av kontantomsetning i bank og registrert omsetning i kasseapparatene. Fra kasseapparatene skal det tas ut dagsoppgjør (Zrapporter) på papir som følger dagsoppgjørene og kontantene som en dokumentasjon på omsetningen. Det vil alltid være en risiko for misligheter ved håndtering av kontanter. Kommunen bør legge opp rutiner som reduseres risikoen for misligheter. Rutinen ved de tre kantinene bør gjennomgås for å sikre at de er i tråd med forskrift til bokføringsloven og at det etableres en dokumentasjon og etterkontroll av kontantsalg for å sikre alt kontantsalg blir inntektsført i kommunens regnskap. Revisjonen betrakter det som en risiko at kontantbeholdningen fra de tre kantinene oppbevares i en safe som mange personer har tilgang til. Ut fra et kontrollperspektiv er det å anbefale at færrest mulig personer har tilgang til en safe der det oppbevares kontanter. 2.2 Inntekter fra kontantsalg skal inntektsføres i kommunens regnskap I følge bokføringsloven skal bokførte opplysninger lett kunne følges fra dokumentasjonen via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering. Det skal likeledes på en lett kontrollerbar måte være mulig med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering å kunne finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene. 2.2.1 Fakta Kontantsalget fra de seks enhetene inntektsføres i kommuneregnskapet på bakgrunn av innskudd i bank. Salg som betales med kort registreres direkte på kommunens bankkonto. Kontanter som kommer inn ved betaling legges i nattsafeposer og settes i bank. Salget inntektsføres i kommunens regnskap ved at regnskapstjenesten inntektsfører innskudd på kommunens bankkonti på enhetenes

Har Trondheim kommune god intern kontroll ved kontantsalg? 11 ansvar i regnskapet. Revisjonen har på stikkprøvebasis kontrollert registrerte inntekter fra kontantsalg ved de seks enhetene mot innskudd i bank og inntektsføring i regnskapet. Ved en enhet innen helse og velferd med tre kantiner, har vi testet og funnet at de kontantene som er levert til administrasjonen er satt i banken og er riktig inntektsført i regnskapet. Vi kan imidlertid ikke på grunnlag av framlagt dokumentasjon etterprøve om de kontantene som er levert inn er i samsvar med kontantsalget som er slått inn på kassen. For en enhet som har kontantsalg av mindre omfang klarte vi ikke å finne sammenhengen mellom salgsdokumentasjonen og det beløpet som var satt inn i banken og inntektsført i regnskapet. Ved nærmere undersøkelser kom det fram at enheten har hatt reiseutgifter som er betalt med kontanter fra salget. Utgiftene er ikke anvist av leder og de er ikke utgiftsført i kommunens regnskap. Enhetens kontantsalg er merverdiavgiftspliktig og salget er bokført som avgiftpliktig i regnskapet. Salgsdokumentene er ikke påført spesifikasjon av merverdiavgiften i henhold til krav i forskrift til bokføringsloven. Enhetens inntekter og utgifter er for lave på grunn av nettoføring i regnskapet og en mindre del av merverdiavgiftspliktig salg er ikke kommet til avgiftsbehandling. For de øvrige fire enhetene fant vi sammenheng mellom registrert kontantsalg og inntektsføring i regnskapet for de stikkprøvene vi har kontroller. 2.2.2 Revisjonens vurderinger Bokføringslovens krav til toveis kontrollspor mellom dokumentasjon og regnskap er ikke oppfylt ved de tre kantinene da det mangler dokumentasjon på sammenhengen mellom inntektsført kontantsalg i kommunens regnskap og det kontantsalget som er slått inn på kassen i kantinene. Revisjonen mener det er kritikkverdig at deler av merverdiavgiftspliktig kontantsalg ved en enhet ikke er bokført og derved unndratt avgiftsbehandling. Inntekter og utgifter skal ikke nettoføres i regnskapet, men bokføres separat og dokumenteres i samsvar med krav i forskrift til bokføringsloven. Beløpet ansees ikke som vesentlig, men det er viktig at kommunen håndterer merverdiavgiftsbehandlingen riktig. Salgsdokumenter for avgiftspliktig salg må i samsvar med krav i forskrift til bokføringsloven spesifisere merverdiavgiften. For de øvrige fire enhetene er revisjonens vurdering at inntektene fra kontantsalget er korrekt registrert i kommuneregnskapet.

12 Har Trondheim kommune god intern kontroll ved kredittsalg herunder brukerbetaling? 3 Har Trondheim kommune god intern kontroll ved kredittsalg herunder brukerbetaling? Bokføringsloven med forskrifter har bestemmelser om bokføring, sporing, dokumentasjon og regnskapsrapportering Alle transaksjoner skal bokføres på en fullstendig måte i regnskapssystemet. Transaksjonene skal være dokumentert på en måte som viser deres berettigelse. Det skal foreligge toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjon og pliktig regnskapsrapportering. Dokumentasjonen skal oppbevares så lenge det er saklig behov for å kontrollere pliktig regnskapsrapportering. Se vedlegg 1 for spesifikasjon av kravene. 3.1 Enhetene skal ha et tilfredsstillende system for registrering av bestillinger For å sikre at alle ordrer/bestillinger blir effektuert er det viktig å ha et system for å registrere disse. 3.1.1 Fakta 13 av de besøkte enhetene har kredittsalg av varer og tjenester der kundene faktureres. Sju av disse enhetene har inntekter i form av brukerbetaling. Revisjonen har kontrollert om enhetene har systemer for registrering av bestillingene, og samtlige enheter kan vise til systemer for dette. 3.1.2 Revisjonens vurderinger Alle de 13 enhetene som har kredittsalg og brukerbetaling har etter revisjonens vurdering tilfredsstillende system for registrering av bestillinger. 3.2 Alt kredittsalg skal faktureres Kommunen har de siste årene gått over fra fakturering i Komfakt til fakturering i ERV 5. Denne overgangen ble sluttført i løpet av 2013. Vi har kontrollert fakturering i begge fakturasystemene. 3.2.1 Fakta Kredittsalg Revisjonen har testet fakturering av inntekter ved alle de 13 enhetene som har kredittsalg. For 12 av de 13 enhetene var kredittsalget, som var valgt ut for kontroll, riktig fakturert. En enhet innen Kultur leier ut lokaler til arrangementer for eksterne leietakere og til kommunen. Leieforespørslene registreres i elektronisk i utleiekalender. Kommunen og enkelte leietakere skal i henhold til avtaler ikke betale leie, mens øvrige leietakere skal betale. Enheten sender ut ca 20 fakturaer for leie i året med en samlet inntekt på ca kr 60.000,-. Enheten har ikke en fullstendig, etterprøvbar oversikt over utleieforhold som de skal kreve betaling for. Det går muntlig informasjon om hvem som skal faktureres, mellom utleieansvarlig og den som fakturerer. Den samme enheten har også husleieinntekter fra en kafé. I følge leiekontrakten skal leietaker betale en årlig leie til kommunen tilsvarende åtte prosent av netto omsetning ved kafeen. Enheten mottar ikke dokumentasjon på leietakers omsetning som grunnlag for beregning av leie og det er derfor vanskelig å uttale seg om leieinntekten som er fakturert er fullstendig i henhold til leieavtalen. 5 ERV/ERV-hovedbok er kommunens nye regnskapssystem

Har Trondheim kommune god intern kontroll ved kredittsalg herunder brukerbetaling? 13 Brukerbetaling Sju av de besøkte enhetene har inntekter i form av brukerbetaling. Brukerbetalingen gjelder langtidsog korttidsopphold på sykehjem, opphold på Vistamar 6, dagtilbud, hjemmehjelpstjenester, middagsleveranser til hjemmeboende og undervisning ved kultur og musikkskolen. Det er forvaltningskontorene innen helse og velferd som fatter vedtak om tjenester til brukerne. Vedtak med brukerbetaling dreier seg om opphold i sykehjem, dagtilbud, hjemmehjelpstjenester, middagsleveranser med mer. Brukerbetaling for langtidsopphold i sykehjem trekkes i brukerens trygd fra NAV på grunnlag av informasjon fra kommunen. Kommunens datasystem for pleie og omsorg (Gerica) beregner brukerens månedlige betaling for langtidsopphold på grunnlag av informasjon om brukerens inntektsforhold, forpliktelser og forsørgerbyrde. Kommunen fakturerer i tillegg disse brukerne direkte for inntil 85 % av øvrige inntekter etter at skatt og gjeldsrenter er trukket fra. Brukerebetaling for korttidsopphold sykehjem, opphold ved Vistamar og opphold ved dagtilbud og middagslevering til hjemmeboende faktureres etter faste betalingssatser fastsatt av Bystyret. Hjemmehjelpstjenester faktureres av kommunen på grunnlag av vedtak om tjenester, brukerens inntektsforhold og tidsbruk 7 hos bruker. Fakturering av alle disse helsetjenestene er sentralisert til enhet for service og intern kontroll Esikt. Revisjonen har på bakgrunn av lister over brukere som er tildelt tjenester i 2013 kontrollert fakturering av brukerbetaling for et utvalg brukere av helse og velferdstjenester. Vi har også kontrollert trekk i trygd fra NAV for langtidsopphold i sykehjem mot grunnlag beregnet av kommunen. Revisjonens stikkprøvekontroll av brukerbetaling viser at tre av 15 brukere har blitt overfakturert for langtidsopphold. En av 15 kontrollerte brukere er ikke fakturert for korttidsopphold. For de øvrige kontrollerte brukerne var faktureringen korrekt. Revisjonen har tatt disse dette forholdet opp i eget brev. Vi har også kontrollert brukerbetaling for Trondheim kommunale kulturskole for et utvalg brukere. Elever ved kulturskolen er registrert i datasystemet Visma-Cultus. De utvalgte brukerne var riktig fakturert fra kulturskolen. Utforming av kommunens faktura Kommunen fakturerer tjenestene til brukerne i sitt datasystem (ERV-fakturering), og revisjonen har registrert at kommunens fakturaer som sendes til brukerne ikke beskriver utfakturerte tjenester på en slik måte at det er lett for brukerne å forstå hvilke tjenester de skal betale for. Enhetene har i forbindelse med dette opplyst til revisjonen at de får mange telefoner fra brukere som ikke forstår kommunens faktura. Eksempler på dette er faktura for kortidsopphold ved sykehjem. Denne angir kun antall dager og ikke hvilken periode faktura gjelder. På alle fakturaene står det i tillegg en standard tekst om at hvis det ikke er angitt en tidsperiode, gjelder kravet tjenester mottatt i forrige måned. Hjemmehjelp i form av praktisk hjelp i huset leveres fra hjemmehjelpstjenesten, mens hjemmehjelp til person leveres fra hjemmesykepleien. Ved fakturering til brukere som har tjenester fra begge enhetene, slås disse to tjenestene sammen i fakturaen. Brukerne har derfor problemer med å forstå 6 Vistamar, sykehjem i Spania som driftes av spansk selskap som er heleid av Trondheim kommune. 7 Hjemmehjelpstjenestens ansatte registrerer medgått tid hos brukeren på en PDA (en håndholdt terminal som brukes til å registrere tidsforbruket inn i Gerica). Brukerne skal betale for faktisk medgått tid i deres hjem.

14 Har Trondheim kommune god intern kontroll ved kredittsalg herunder brukerbetaling? omfanget av de tjenestene de er blitt fakturert i forhold til vedtaket om tjenester som de har fått. En annen svakhet med fakturaene er at timeomfanget beskrives forskjellig i vedtak og i faktura 8. Overføring av fakturagrunnlag i forsystem til fakturasystem For de 13 besøkte enhetene som har kredittsalg (ikke brukerbetaling) er det to av enhetene som har forsystemer, de øvrige 11 enhetene har manuelle fakturagrunnlag. Vi har innhentet avstemminger mellom forsystem og ERV for de to enhetene som bekrefter riktig fakturering og inntektsføring. De brukerbetalingene som er kontrollert gjelder registreringer i forsystemer som Gerica, Aivo og Visma-Cultus. Forsystemene er systemer som inneholder vedtak om tjenester, administrere leveranser av tjenester og produserer fakturagrunnlag for tjenester. Tjenestene faktureres en gang per måned. Hver måned sendes det filer med e-post til kommunens dataleverandør Evry med fakturagrunnlag. Evry leser filene inn i ERV-fakturering og bekrefter tilbake til kommunen at filene er riktig overført, eventuelle avvik er spesifisert. Enhetene som har sendt filer til fakturering i ERV skal hver måned sette opp en avstemming mellom forsystemene og fakturasystemet ERV. Disse avstemmingene skal dokumentere at fakturagrunnlagene fra forsystemene er riktig overført til ERV-fakturering og riktig fakturert. Avstemmingene dokumenterer om kommunens fakturerte inntekter er fullstendige i henhold til grunnlagene. For de sju enhetene i vår undersøkelse som har brukerbetaling i forsystem (Gerica, Aivo 2000 og Visma Cultus) har vi innhentet avstemminger. Gjennomgangen viser at brukerbetalingen er riktig fakturert i ERV-fakturering. Vi har imidlertid observert at avstemmingene dokumenteres på forskjellig måte. Avstemmingene gir i en del tilfeller en dårlig beskrivelse av hva som er avstemt. Revisjonen har henvendt seg til regnskapstjenesten for å undersøke om kommunen har felles retningslinjer for hvordan avstemmingene skal dokumenteres. Vi har fått opplyst at de enkelte enheten har ansvar for gjennomføring og dokumentasjon av avstemminger mellom forsystemer og fakturasystemet ERV og at det ikke er utarbeidet felles retningslinjer for dette i kommunen. 3.2.2 Revisjonens vurderinger Enheten som har utleie av lokaler har elektronisk registrering av leieforhold og burde ha et godt grunnlag for registrering av utleieforhold som skal faktureres. Informasjon om hvilke enheter som faktureres bør innarbeides i leiekalenderen. For å sikre riktig fakturering av utleie for kafeen ved samme enhet må enheten innhente regnskap fra leietaker for kafeens omsetning og bruke det som grunnlag for fakturering av husleie. Revisjonens vurdering er at fakturering av brukerbetaling med enkelte unntak fungerer stort sett tilfredsstillende. Esikt har på bakgrunn av revisjonens brev vedrørende langtids- og korttidsopphold på sykehjem, innført nye rutiner med månedlig kvalitetskontroll på stikkprøvebasis for alle saksbehandlerne som beregner brukerbetaling. Kvalitetskontrollen skal sikre korrekt beregning av brukerbetaling for opphold og riktig saksbehandling. Revisjonens vurdering er at kommunens fakturaer for brukerbetaling kan være vanskelig å forstå for brukerne. Vi har fått tilbakemeling om at brukere ringer kommunen fordi de ikke forstår faktura som er mottatt fra kommunen. Kvaliteten på fakturaene for brukerbetaling innen helse og velferd er tatt opp i eget brev. Esikt sier seg enige i revisjonens vurdering av lesbarheten på fakturaene. Esikt har hatt flere møter med Regnskapstjenesten i 2013 for å forsøke å få tydeligere fakturaer. Tilbakemeldingen har vært at handlingsrommet for utforming av fakturaer er liten ut fra de systemene kommunen har i dag. Esikt har opplyst at de vil invitere Regnskapstjenesten til et nytt møte for å søke løsninger på lesbarhet på faktura. 8 En og en halv time blir beskrevet som 1,5 time i faktura mens i brukerens vedtak i Gerica er en og en halv time beskrevet som 1,3 (en time og 30 minutter).

Har Trondheim kommune god intern kontroll ved kredittsalg herunder brukerbetaling? 15 Revisjonen anbefaler at kommunen på nytt vurderer om det er mulig å utforme fakturaene som mer brukervennlig i forhold til angivelse av omfang av tjenesten og tidspunkt for leveransen. Kommunens avstemminger mellom forsystemer og fakturasystem er dokumentasjonen av at kommunens tjenester er blitt riktig overført til fakturasystemet og at kommunens inntekter dermed er riktige. Avstemmingene bør tydelig beskrive hvilke systemer som avstemmes mot hverandre og hvilken periode avstemmingen gjelder. Eventuelle differanser og hva som er gjort med disse må beskrives i avstemmingen. Hvem som har utført avstemmingen bør framgå og det bør være retningslinjer for hvordan avstemmingene skal oppbevares. Revisjonen anbefaler at kommunen etablerer felles retningslinjer for hvordan avstemminger mellom forsystemer og fakturasystemet ERV skal avstemmes og dokumenteres. 3.3 Alle inntekter fra kredittsalg skal inntektsføres i kommunens regnskap Kommunes gamle faktureringssystem Komfakt som fases ut 1.april 2014 er et separat faktureringssystem som ikke kan kommunisere direkte mot ERV, men må ha GL/MP 9 som et mellomledd. Det er Evry som har ansvaret for riktig overføring av transaksjoner fra GL/MP til ERV. Ved overføring av transaksjoner til ERV blir det kontrollert at konti i GL/MP blir riktig overført til ERV. Overføring av fakturerte inntekter fra Komfakt til GL/MP blir kontrollert med avstemminger mellom de to systemene. ERV-fakturering (kommunens nye fakturasystem) er et fakturasystem som er integrert i ERV regnskapssystem. Avstemming av forsystemene, som produseres fakturagrunnlag, mot ERVfakturering sikrer at inntektene er fakturert og dermed også inntektsført i kommunens regnskap. 3.3.1 Fakta Det er et eget skjermbilde i ERV Kontroller overføringsstatus for avstemmingsnøkkel for å overvåke bunkene (avstemmingsnøkkel) mellom ERV-fakturering og ERV-hovedbok (regnskapet). Denne avstemmingen viser om databunkene er overført fra fakturering til regnskapet. Denne overføringsstatusen følges opp to ganger i måneden av ERP-drift og forvalting, eller på oppfordring fra Regnskapstjenesten som også følger opp denne oversikten. Databunker som ikke er gått over automatisk må undersøkes. Når årsaken til manglende overføring er avklart overføres buntene manuelt til regnskapet. Det føres en logg for internt bruk med en oversikt over feilsituasjonene for å se om det er fellesnevnere som må følges opp. Revisjonen har gjennomført en test av denne avstemmingen mellom fakturasystemet og regnskapet. Testen viser at det ikke ligger igjen bunker i ERV-fakturering som skulle vært overført til ERVhovedbok (regnskapet). Vi konkluderer med at alle transaksjoner fra ERV-fakturering er overført til ERV-hovedbok per 31.12.2013, og anser det som dokumentasjon på at alle fakturerte inntekter er riktig overført til regnskapet. 3.3.2 Revisjonens vurderinger Revisjonens vurdering er at de fakturerte inntektene som er kontrollert er riktig inntektsført i kommunens regnskap. Kontrollen av inntektsoverføringen fakturasystem til regnskap utføres jevnlig. Vi vurderer denne rutinen som viktig for å sikre at alle fakturerte inntekter overføres til regnskapet. 9 GL/MP kommunens gamle regnskapssystem

16 Har Trondheim kommune god intern kontroll ved kredittsalg herunder brukerbetaling? 3.4 Innfordringsrutinene skal fungere tilfredsstillende Kommunens innfordringsrutiner er beskrevet i Kvaliteket 10. Det sendes kun automatisk inkassovarsel som eneste purring på fakturerte krav som ikke betales innen forfall. Inkassovarselet sendes 16 dager etter forfall og betalingsfristen som er oppgitt i inkassovarselet er 14 dager. Krav som ikke betales, oversendes til inkasso enten hver onsdag, den 5. eller den 15. i måneden. Oversendelsen skjer ca 5 dager etter forfall på inkassovarsel. 3.4.1 Fakta Alle krav, unntatt Eiendomsavgifter, skal sendes til eksternt inkassobyrå (Lindorff) 11. Det er bare unntaksvis at fakturaer skal holdes tilbake fra inkasso. Enheten har ansvar for å gjennomgå lister over poster klare for inkasso, og eventuelt stoppe/holde tilbake fakturaer for oversendelse. Holdes en faktura tilbake fra inkasso skal enheten følge opp denne. Enhetene har ansvar for å gjennomgå forfallslista fra Lindorff daglig, og svare på spørsmål fra inkassobyrået. Svarfristen er 3 dager, i henhold til samarbeidsavtale med Lindorff. Lindorff foretar målinger på svarfrist. 3.4.2 Revisjonens vurderinger Kommunens innfordringsrutiner er automatiske og revisjonens vurdering er at kommunen har et system for automatisk purring og oversendelse til inkasso. Dette sikrer at krav som ikke betales innen forfallsfrist følges opp og oversendes til inkasso. 10 Trondheim kommunes kvalitetssystem. 11 Lindorff er kommunens samarbeidspartner på innfordring.

Har Trondheim kommune god intern kontroll ved bankkonti utenfor regnskapet? 17 4 Har Trondheim kommune god intern kontroll ved bankkonti utenfor regnskapet? 4.1 Enhetene etterlever kommunens interne retningslinjer for bankkonti utenfor regnskapet Kommunen har retningslinjer fra 17. juni 2005 rådmannens rundskriv nummer 8/2005 for bankkonti som kan holdes utenfor kommuneregnskapet. Retningslinjer for midler og bankkonti på enhetene som skal inngå i kommuneregnskapet og de midler og bankkonti som kan holdes utenfor. Formålet med retningslinjene er å sikre at de midlene som til enhver tid skal inngå i kommuneregnskapet blir postert i kommuneregnskapet og samtidig ha en kontroll med de midlene som kan holdes utenfor. Pengegaver og donasjoner skal inn i kommunens regnskap med unntak av gaver til beboerne ved institusjoner. Kontiene som er utenfor regnskapet skal årlig innrapporteres til regnskapstjenesten på eget skjema. 4.1.1 Fakta Fire av de besøkte enhetene, alle innenfor helse og velferd, har bankkonti utenfor kommunens regnskap i form av gavekonti. En av enhetene har seks gavekonti som det føres regnskap for, disse kontiene er innrapportert til regnskapstjenesten. En annen enhet har en gavekonto som det føres regnskap for, denne kontoen rapporteres ikke til regnskapstjenesten. En tredje enhet hadde en gavekonto som var nyopprettet i juni 2013 på grunnlag av en gave, enheten har ennå ikke etablert regnskap for kontoen. Den fjerde enheten har fire gavekonti med en saldo pr 31.12.13 på totalt kroner 27.335,-. Det føres ikke regnskap for bruken av disse kontiene. Ved revisjonens besøk observerte vi at enheten hadde kontoutskrifter og en del bilag samlet i en mappe. Det var imidlertid ikke utarbeidet regnskap de siste årene. Det er derfor vanskelig å etterprøve bruken av midlene. Disse gavekontiene er ikke innrapportert til kommunens regnskapstjeneste i henhold til interne retningslinjer. 4.1.2 Revisjonens vurderinger Revisjonen mener det er uheldig at det ikke føres regnskap for bruken av gavekonti som skal brukes til beboerne ved institusjon. Det bør utarbeides regnskap som dokumenterer innskudd og uttak fra kontoen som avstemmes mot kontoutskrift banken. Bankkontiene skal årlig innrapporteres til regnskapstjenesten i henhold til interne retningslinjer. Vi mener det er viktig at disse retningslinjene følges opp, da giverne må kunne være sikre på at midlene blir brukt til det formålet de er gitt til. Dette vil også redusere risikoen for eventuelt misbruk. Revisjonen mener rådmannen må sikre at kommunens retningslinjer på området blir fulgt opp av enhetene. For å unngå at det etableres bankkonti utenfor kommuneregnskapet kan det være et alternativ å etablere bundne driftsfond på de ulike enhetene som kan brukes til å finansiere ulike tiltak til beboerne. Pengene vil da være underlagt regnskapsplikt og revisjon i likhet med kommunens øvrige virksomhet.

18 Konklusjon 5 Konklusjon Kontantsalg To av de seks kontrollerte enhetene har ikke tilfredsstillende rutiner på kontantsalg eller en praksis som er samsvar med forskrift til bokføringsloven. Rutiner for dokumentasjon av avstemninger av dagsoppgjør er mangelfull. Det er spesielle utfordringer knyttet til kontantsalg i kantiner. En enhet som har kontantsalg av mindre omfang har trukket driftsutgifter fra kontantsalg som er merverdiavgiftspliktig. Inntektene og utgiftene er derfor for lave i regnskapet og en mindre del av avgiftspliktig salg er ikke kommet til avgiftsbehandling. Kredittsalg De kontrollerte enhetene har med unntak av ett tilfelle, tilfredsstillende rutiner for registrering av bestillinger og fakturering av kredittsalg. En enhet manglet en fullstendig, etterprøvbar oversikt over grunnlaget for fakturering av utleieforhold. Fakturering av brukerbetaling Brukere for langtidsopphold i sykehjem er overfakturert i noen tilfeller. Kvalitetssikringen har vært for dårlig på dette området. Det skal nå være etablert nye rutiner for kontroll av kvalitet på beregning av egenbetaling for opphold i sykehjem. Opplysninger som gis på fakturaene for flere helsetjenester om ytelsens art, omfang og tidspunkt for levering av ytelsen er ikke tilfredsstillende. Dette medfører at brukerne er usikker på hva hva de er fakturert for. Avstemming Kommunen mangler felles rutiner for dokumentasjon av avstemming mellom forsystemer og fakturasystemet som bekrefter riktig fakturering. Vi har ikke avdekket avvik i de testene som er utført, men dokumentasjonen av avstemmingene er i flere tilfeller mangelfull. Inntektsføring av kredittslag De fakturerte inntektene er riktig inntektsført i kommunens regnskap. Det gjennomføres en jevnlig kontroll som er viktig for å sikre at alle fakturerte inntekter overføres fra fakturasystemet til regnskapet. Kommunens innfordringsrutiner Kommunens innfordringsrutiner er automatiske og kommunen har et system for automatisk purring og oversendelse til inkasso. Dette sikrer at krav som ikke betales innen forfallsfrist følges opp og oversendes til inkasso. Bankkonti utenfor kommunens regnskap Rutiner for regnskapsføring og innrapportering av bankkonti utenfor kommunens regnskap er ikke fulgt opp. Det føres ikke tilfredsstillende regnskap for alle kontiene. Kun en av de fire enhetene innrapporterer disse bankkontiene til regnskapstjenesten.

Rådmannens høringssvar 19 6 Rådmannens høringssvar

20 Rådmannens høringssvar

Rådmannens høringssvar 21

22 Rådmannens høringssvar

Revisjonens kommentar til rådmannens høringssvar 23 7 Revisjonens kommentar til rådmannens høringssvar Revisjonen er tilfreds med at rådmannen mener de tre revisjonsrapportene gir et godt grunnlag for ytterligere forbedring av rådmannens kontinuerlige arbeid for å ha god intern kontroll på innkjøpsområdet, lønnsområdet og inntektsområdet i Trondheim kommune. Når det gjelder kommunens avstemminger mellom forsystemer og fakturasystem vil vi understreke viktigheten av at det skal foreligge tilfredsstillende dokumentasjon av disse avstemningene.

24 Vedlegg 1 Grunnleggende bokføringsprinsipper 8 Vedlegg 1 Grunnleggende bokføringsprinsipper Grunnleggende bokføringsprinsipper: Bokføringsloven med forskrifter har bestemmelser om bokføring, sporing, dokumentasjon og regnskapsrapportering som også gjelder for kommunen. Bokføringsloven omtaler 10 grunnleggende bokføringsprinsipper. I vår undersøkelse er det enkelte av disse som er særskilt relevant når vi kontrollerer inntekter. Alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner skal bokføres på en fullstendig måte i regnskapssystemet. Dette vil si at samtlige salgsinntekter skal bokføres i regnskapet. Bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som viser deres berettigelse. Dette stiller visse krav til hvordan salgsdokumentet skal se ut. Det skal videre foreligge toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjon og pliktig regnskapsrapportering. Med dette menes at man skal kunne følge en salgsinntekt fra grunnlaget og inn i regnskapet og tilbake igjen. Dokumentasjonen skal oppbevares så lenge det er saklig behov for å kontrollere pliktig regnskapsrapportering. Det vil i hovedsak si 10 år for salgsgrunnlagene (anses som primærdokumentasjon). Det er forslag om å redusere oppbevaringskravet til 5 år fra 2014. Bokføringsforskriften stiller krav om at salgsdokumentet skal inneholde følgende opplysninger; - Nummer og dato for utstedelse - Angivelse av parter - Ytelsens art og omfang - Tidspunkt og sted for levering av ytelsen - Vederlag og betalingsforfall - Spesifikasjon av eventuell merverdiavgift Salgsdokumentet skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter, eller maskinelt tildelt nummer eller være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte. Kontantsalg Bokføringspliktige skal i følge forskrift til bokføringsloven, 5-3-2, registrere kontantsalg fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system og dokumentere kontantsalget ved daterte, nummererte summeringsstrimler (kassaruller) eller tilsvarende rapport, med mindre annet er bestemt i forskriften. Kassaapparatet skal kunne skrive salgsdokumentasjon (kvittering) til kunden for hvert salg og beløpet som registreres skal være lett synlig for kunden med mindre det er vanskelig gjennomførbart. Kvittering skal alltid skrives ut når beløpet som registreres på kassaapparatet ikke er lett synlig. Det er videre krav i 5-3-3 i forskriften til dagsoppgjør. All dagsomsetning skal i følge forskriften daglig dokumenteres med daterte, nummererte summeringsstrimler («z-rapporter») eller tilsvarende rapporter over opplysninger som er registrert på kassaapparat. Dokumentasjonen av kontantsalg sammenholdt med daglig opptelling av kassebeholdning skal dateres og det skal framgå hvem som har foretatt opptelling av kassabeholdningen. Eventuelle differanser skal forklares. For bokføringspliktige som driver sporadisk kontantsalg som ikke overstiger 3 ganger folketrygdens grunnbeløp (ca 255.000 kroner i 2013) i løpet av et regnskapsår, gjelder ikke kravet til kassaapparat. Da kan kontantsalget registreres i innbundet bok, der sidene er forhåndsnummerert, eller ved gjenpart av daterte forhåndsnummererte salgsbilag.

Vedlegg 2 Enheter som inngår i undersøkelsen 25 9 Vedlegg 2 Enheter som inngår i undersøkelsen Enhet Ansvar Trondheim kommunale kulturskole 580000 Tolk Midt-Norge 532100 Ungdomsenheten 03774X Produksjonskjøkkenet 01381X Botiltak rus 01673X Enhet for voksenopplæring 04670X Hjemmehjelpstjenesten 033560/013002 Kulturenheten 538000 Trondheim folkebibliotek 533000 Trondheim bydrift, idrett, park og skog 612XXX Trondheim bydrift, vei 615XXX Analysesenteret 516XXX Miljøenheten 510XXX Enhet for legetjenester og smittevernarbeid 013263 Vistamar, sykehjem i Spania 043780 Heimdal bo- og aktivitetstilbud 02367X Byåsen bo- og aktivitetstilbud 02335X Valentinlyst helse og velferdssenter, inkludert dagsenter 02375X Trondheim byarkiv v/grafisk senter 203300 Avlastningstjenesten for barn og unge 0279XX Nidarvoll helsehus 03371X Søbstad helsehus 05371X

2 Vedlegg 1:Enheter som inngår i undersøkelsen Har kommunen retningslinjer for bruk av kommunale biler og etterleves disse? Intern kontroll enheter. Delrapport 1 innkjøpsområdet.