tnnnerred SNMKDMMUNE 4 å GES 2908

tnnnerred SNMKDMMUNE 4 å GES 2908 Til Rådmannen Verdal Kommune VEDLEGG TIL SAK ANG. SAMMENBYGGING AV NAV SINE LOKALER, KINOGÅRDEN OG FOKUSBYGGET Vi er informert om at saken skal oppi formannskapet 06.03.08. Sommeren 2006 ble det bestemt at Nav Verdal skulle ha tilhold i lokaler i Kinogården og Fokusbygget. Ansatte godtok dette, mot at bygningene ble bygd sammen og tilrettelagt i forhold til våre behov. Vi ble samtidig forespeilet at sammenbygging skulle bli ferdigstilt sommeren 2007. Årsaken til at ansatte aksepterte dette, var at tidsperspektivet virket overkommelig, og at vi ikke ønsket ytterligere utsettelser ved å komme med forslag til andre lokaler, da det også ble diskutert. Tilhold i to forskjellige bygninger medfører en lite effektiv arbeidsdag for den enkelte, og vi bruker en god del ekstra ressurser på å være atskilt. Slitasjen til de ansatte får også innvirkning på kvaliteten på tjenesten til våre brukere, samtidig som det går utover arbeidsmiljøet vårt. Det er begrenset hvor lenge dette kan pågå. Ut fra vedlagte notat har vi vært engasjert i denne saken over flere år, og vi mener at vi har vært tålmodig. Når vi nå får beskjed om at saken skal opp i formannskapet på grunn av kostnadene, begynner tålmodet å ta slutt. Hvis det nå ikke fattes positivt vedtak i formannskapet slik at bygging kan starte omgående, ser vi oss nødt til å jobbe med andre alternativ til lokaler. Vi håper på en positiv behandling, og ber om rask tilbakemelding etter formannskapsmøtet. Vedlagt oversendes notat av tidligere uttalelser tillitsvalgte ved Nav Verdal har kommet med i forbindelse med denne saken. Verdal, 29.02.08 Birgit Rennemo Pl Ilitsval NTL ay'^. Lend-^-p Rigmor Hafell Plasstillitsvalgt FO Inger Bjøru Plasstillitsvalgt Fagforbundet Guri Haugdahl Plasstillitsvalgt AVYO

Kontorlokaler ved NAV Verdal Viser til sak i MBA-møtet 09.02.07, der kontorlokaler var tema. Tillitsvalgte er blitt forelagt tegninger over kontorlokaler som finnes, og er bedt om å skissere en løsning som er egnet for både ansatte og brukere med de rammer som arbeidsgiver har. Det er planlagt et mellombygg mellom Fokus og Kinobygget i 2 etasjer. Vi har fått beskjed om at vi kun kan benytte 1. etasje av mellombygget til kontorlokaler. Vi har bygget om lokalene til midlertidige løsninger 3 ganger. Nå er vi nødt til å lage kontorlokaler som er egnet for både ansatte og brukere som skal vare i flere år. Vi har ikke råd til å lage midlertidige eller halvferdige løsninger på nytt. Nå må vi få til så gode og hensiktsmessige løsninger som mulig, ut fra den plasseringen av NAV-kontoret som er valgt. Ulike etater og kulturer skal nå samles, og vi bør fokusere på arbeidsmiljøet i tillegg til løsning på kontorlokaler. Det er viktig at vi har en felles arena der det er plass nok til alle ansatte samtidig! Når flyktningetjenesten flytter hit til Nav blir vi totalt 42 ansatte. Nåværende lokaler består av et brukermottak med 4 arbeidsplasser pluss vertsfunksjon, 6 skjermede kontorplasser (ikke for brukere) i Kinogården, samt 28 arbeidsplasser i Fokusbygget. Til sammen 39 arbeidsplasser. I mellombygget kan det være mulig å få til 7 arbeidsplasser. Da har vi til sammen 46 arbeidsplasser. I tillegg har vi også 5 samtalerom/møterom. Det er bedt om at vi får min. 7 til sammen. Pga nytt bygg som ligger like inntil Fokusbygget, er det 9 arbeidsplasser/kontor i Fokusbygget både i I. og 2. etasje som vi ansatte mener er helt uegnet til kontor. Det foreligger kun 37 hensiktsmessige kontor til vårt bruk. Vi har derfor for lite areal. Det er også behov for felles møterom for ansatte i NAV. Det kan kombineres med pauserom, men da må pauserommet være så stort at det rommer min. 40 personer. Alternativt at vi kan lage pause/møterom på nordsiden av 2. etasje i Fokusbygget, der deler av bygget er uegnet å ha kontor, men da går det bort x antall arbeidsplasser. Øvrige ansatte i Verdal kommune (bibliotek og servicekontor) kan heller ikke ha adgang til dette pauserommet, da de må bevege seg i kontorlokalene til NAV for å komme seg dit. Løsningen på ovennevnte er at vi også kan benytte 2. etasje av mellombygget. Lage pauserom der, som også kan benyttes som felles stort møterom for ansatte i NAV og Verdal kommune (bibliotek og servicekontor). Da har alle lett atkomst til pause/møterommet, samt at vi i tillegg også får rom for ca. 5 kontor/arbeidsplasser. De nordvendte lokalene kan benyttes til små møterom, arkiv, tekniske rom som det også er mangelvare på. Vi mener dessuten at det er urimelig at kostnaden på de ubrukelige kontorene skal være like høye som resten av lokalene. Ansatterepresentantene ved NAV Verdal kommer ikke fram til noen god løsning med arbeidsgiver lokalt, da den lokale ledelsen er bundet opp av de arealmessige begrensninger som er nevnt i andre avsnitt. Vi ber derfor om at fylkestillitsvalgte tar opp forholdet med de arealmessige begrensninger som de lokale lederne har med ledere i fylket og kommunen, og

4 Mellombygg Ved siste ID-møte førjul ble vi informert om at planlegging av sammenbygging skulle starte så fort som mulig i 2007. Ble i den forbindelse utfordret til å komme med skriftelig innspill om hvilke behov de ansatte kan se for seg er mest hensiktsmessig - med tanke på at både stat og kommune skal være med i denne prosessen. Viser til et notat skrevet i juli 2007 ang. videre utbygging av våre lokaler, etter at brukermottaket var endret, som ble sendt ut til ledere og øvrige tillitsvalgte. Brukermottaket I brukermottaket er det for lite kontorplasser. Vi får ikke utnyttet kompetansen og ansatte maks, for å deretter å være mest mulig effektiv. Hvis det er flere enn 5 på arbeid samtidig, må noen finne seg et kontor bak, og kan ikke ta imot brukere som tilfeldig er innom og trenger litt bistand (som bør avklares her og nå). Pr. i dag er ledigheten ekstrem lav, og vi bør bygge et brukermottak som kan ta imot mange flere. Vi kan ikke forvente at arbeidsmarkedet er som i dag, da vi vet at det vil endres, og at ledigheten stiger, som vil få konsekvenser for flere av våre brukere. Derfor er 5 kontorplasser for lite. Brukermottaket må ha minst 7 kontorplasser i tillegg til vert. Nå er det 4 kontor rundt mottaket, og en vejon. Det er mange arbeidsoppgaver som ligger til dette brukermottaket, og derfor ser vi allerede nå etter noen få måneder (etter ombygging) at antall kontor er for lite. Det er ikke hensiktsmessig og effektivt for oss å låne andre sine kontor når alle i brukermottaket er på jobb. Ansatte i brukermottaket må heller kunne ha egne kontor, og stå til disposisjon når det er behov (Navkontoret styrer ikke mengden av brukere som kommer innom hver dag.) Arbeidsavdeling/Inntektssikring Sentralt har det vært et tema om at andre avdelinger kanskje kan sitte i åpent kontorlandskap (da det er gode erfaringer fra andre kontor...). Vi har prøvd det en kort stund (arbeidsavdelingen i kinobygget ), men så fort at det ikke fungerte - selv om den utprøvingen kanskje ikke kan sammenlignes med et mer planlagt åpent kontorlandskap. Derfor bør samtlige ansatte ha eget kontor. Åpne kontorlandskap medfører mye støy, diskusjoner med brukere og andre på telefon, dårlig konsentrasjon etc. Ikke nødvendig med store kontor, men hovedsaken er at det er lukket kontor. Tilbakemeldinger fra saksbehandlere er samstemmig på dette punktet. Arbeidsavdelingen er også nå helt avskåret fm brukermottaket, vil tro at konsekvensene vil gå utover arbeidsmiljøet, uformell læring, "vi og andre (resten)". Arbeidsavdeling og brukermottak har mange felles samarbeidspartnere, og vi får ikke utnyttet kompetansen vår på tvers av avdelingene. Samtalerom Det er pr. i dag 5 samtalerom. Har inntrykk av at det ikke er noe problem å avsette timeavtaler til valgtlønsket tidspunkt der. Mellombygg Når det gjelder sammenbygging, bør det være så mange kontor som mulig i mellombygget. Pauserom (kantine) og arkiv, toalett etc. bør ligge i 2. etasje Fokusbygget.

Det er en del kontor i 2. etasje som har vindu mot en murvegg, og denne delen av huset bør heller brukes til for eksempel pauserom, arkiv og toalett i stedet for kontor for ansatte. Gang og trapp bør bygges om til åpen løsning, slik at vi unngår korridorer mellom avdelingene. Brukermottaket må bygges ut i retning av mellombygget, "bred" trapp oppi Fokusbygget. Skillet mellom brukermottak og de andre avdelingene må bli mindre for at vi skal bli "ett felles kontor". Vi må fokusere på at kontoret skal være funksjonelt i mange år, og ikke bare midlertidig. For tillitsvalgte Birgit Rennemo NTL

U vi ønsker et møte slik at ansatterepresentanter lokalt kan få avklart behovene våre direkte til styringsgruppen (partnerskapsmøtet?). Fylkestillitsvalgte bes om å ordne møte med ledere på fylkesnivå, samt i kommunal sektor umiddelbart, for å få fortgang i saken. NAV Verdal, 090207 Birgit Rennemo Guri Haugdahl Plasstillitsvalgt NTL Plasstillitsvalgt AVYO Inger Bjøru Liv Jorid Aune Plasstillitsvalgt Fagforbundet/FO Plasstillitsvalgt Parat Terje Rennemo e Lein Verneombud stat Verneombud kommune