Møteinnkalling Partssammensatt utvalg

Møteinnkalling Partssammensatt utvalg Av hensyn til innkalling av varamedlemmer bes eventuelt gyldig forfall meldt snarest til tlf. 64 87 85 06 Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 29.01.2014 Møtetid: 15:00-17:30 Det vil være fint om eventuelle spørsmål i forbindelse med sakene kan sendes på e-post til politisksekretariat@ski.kommune.no senest 3 dager før møtet slik at administrasjonen kan gi dere svar i møtet. TIL BEHANDLING: PSU-1/14 PROSEDYRE VED OMSTILLING/OMORGANISERING PSU-2/14 KOMPETANSEPLAN 2014 PSU-3/14 PRINSIPPER FOR BRUK AV MIDLERTIDIG ANSETTELSE, INNLEIE OG DELTID PSU-4/14 MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2014 PSU-5/14 SYKEFRAVÆRSRAPPORT 1.-3. KVARTAL 2013 FOR MIDLERTIDIG ANSATTE PSU-6/14 SYKEFRAVÆRSRAPPORT SKI KOMMUNE 2013 PSU-7/14 OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK 11.12.13 Ski, 21.01.2014 André Kvakkestad Side 1

2 Saksbehandler: Elin Voksøy Arkiv: 475 Arkivsaksnr.: 14/65-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Arbeidsmiljøutvalget 6/14 20.01.2014 Partssammensatt utvalg 1/14 29.01.2014 PROSEDYRE VED OMSTILLING/OMORGANISERING Forslag til vedtak: Revidert Prosedyre for omstilling og omorganisering vedtas Ingress/hovedbudskap: Arbeidsgivers reviderte forslag til Prosedyre for omstilling og omorganisering ble første gang behandlet i SSU 18.12.2012. Bakgrunnen for endringsforslaget var blant annet at det eksisterer to ulike prosedyrer for omstilling/omorganisering og overtallighet. Saksopplysninger: Hovedendringen i prosedyren knyttet seg til kriterier ved overtallighet. Fra arbeidstakersiden kom det imidlertid innspill om at den reviderte utgaven var for kort og lite beskrivende. Det ble dermed besluttet å nedsette en arbeidsgruppe som skulle utarbeide et omforent forslag til Prosedyre for omstilling og omorganisering. Arbeidsgruppen har bestått av Marit Ravnan (HVO), Knut Bjørnskau (HTV), Turid Krane (HTV) og Elin Voksøy (HR), og det har vært avholdt 4 møter i løpet av perioden. Ski, 10.01.2014 Audun Fiskvik rådmann Elin Voksøy Spesialrådgiver HR Vedlegg som følger saken: 1. Prosedyre for omstilling/omorganisering 2. Omorganisering milepælsplan/prosess 3. Veiledning for risikovurdering 4. Skjema for risikovurdering Vedlegg som ligger i saksmappen:

Saksbehandler: Øyvind Kramer Arkiv: 430 &30 Arkivsaksnr.: 13/814-5 BEHANDLING: SAKNR DATO Partssammensatt utvalg 4/13 20.03.2013 Arbeidsmiljøutvalget 29/13 28.10.2013 Arbeidsmiljøutvalget 31/13 02.12.2013 Partssammensatt utvalg 2/14 29.01.2014 KOMPETANSEPLAN 2014 Forslag til vedtak: Kompetanseplan 2014 tas til orientering Ingress/hovedbudskap: Virksomhet HR har utarbeidet sentral kompetanseplan for 2014. Kompetanseplanen er gjennomført på lik måte som tidligere år. Den skal behandles i SSU, AMU og godkjennes i opplæringsutvalget. Saksopplysninger: I hht. Arbeidsmiljøloven (AML) 4-2 og hovedavtalen (HTA) Kap 3 pkt 3.3 er det fastslått at hver kommune har ansvaret for å kartlegge og analysere sine kompetansebehov. På bakgrunn av dette skal det utarbeides en plan for gjennomføring av kompetansehevende tiltak. På grunnlag av dette utarbeider Ski kommune hvert år en sentral kompetanseplan. I hver virksomhet skal det i tillegg utarbeides lokal kompetanseplan. Disse lokale planene ligger som vedlegg til den sentrale planen. Ski, 21.11.2013 Audun Fiskvik rådmann Øyvind Kramer HR-sjef Vedlegg som følger saken: 5. Kompetanseplan 2014 6. Lokale kompetanseplaner 2014 Vedlegg som ligger i saksmappen: Partssammensatt utvalgs behandling 20.03.2013: Enstemmig Vedtak: Kompetanseplanen tas til orientering. Side 3

Saksbehandler: Øyvind Kramer Arkiv: 410 Arkivsaksnr.: 14/182-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Partssammensatt utvalg 3/14 29.01.2014 PRINSIPPER FOR BRUK AV MIDLERTIDIG ANSETTELSE, INNLEIE OG DELTID Forslag til vedtak: Saken tas til orientering Ingress/hovedbudskap: Ski kommune følger Arbeidsmiljølovens og Hovedtariffavtalens bestemmelser ved tilsetting. I hht. HTA 2.3.1 skal det skal som hovedregel tilsettes i full stilling og arbeidsgiver skal minst to ganger i året informere og drøfte prinsippene for bruk av oppdragstakere, innleid arbeidskraft og midlertidige tilsettinger iht. arbeidsmiljøloven. Omfanget av midlertidig ansettelse, innleie og deltid ble presentert i SSU 2. desember 2013 og vil drøftes i SSU 20. januar 2014. Saksopplysninger: Pr november 2013 var det 691 personer med redusert stilling i Ski kommune. Det tilsvarer 36,9 % av alle ansatte (1870 personer). Videre var det 292 personer som var midlertidig ansatt, hvorav 205 var i en deltidsstilling. Ski kommune har som mål å ha en heltidspolitikk ved ansettelser, men ser også at det kan være hensiktsmessig for både ansatt og for arbeidsgiver å ha noen deltidsstillinger. Dette gjelder særlig innenfor turnusarbeid og helgearbeid. Ski kommune har nedsatt en partssammensatt arbeidsgruppe for å se nærmere på deltids/heltidsproblematikk i kommunen. Fast ansatte: Vikarer: Engasjementer Antall årsverk: Antall ansatte: Antall 100 % stilling: Antall i redusert stilling: 1589 1870 1179 691 165 292 87 205 9,6 15 5 10 Ski kommune benytter i dag oppdragstakere (for eksempel støttekontakter, tilsynsførere fosterhjem, besøkshjem) hvor brukermedvirkning og personlig kjemi er viktig, i tilfeller der behovet er knyttet til et (kortvarig) vedtak, eventuelt hvor det er periodisk behov (for eksempel snømåking). Det er ikke mulig å hente oversikt over innleide fra vårt lønns/personaldatasystem, og en manuell kartlegging anses ikke som hensiktsmessig da omfanget er antatt å være lavt. Side 4

5 Ski, 17.01.2014 Audun Fiskvik rådmann Øyvind Kramer HR-sjef Vedlegg som følger saken: a) Vedlegg som ligger i saksmappen:

Saksbehandler: Øyvind Kramer Arkiv: 440 &32 Arkivsaksnr.: 14/110-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Arbeidsmiljøutvalget 10/14 20.01.2014 Partssammensatt utvalg 4/14 29.01.2014 MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2014 Forslag til vedtak: Rapporten tas til orientering Ingress/hovedbudskap: Rådmannen forventer at alle ansatte deltar i medarbeiderundersøkelsen. Saksopplysninger: Årets medarbeiderundersøkelse vil i stor grad gjennomføres etter samme modell som i 2013, men det vil bli gjort noen endringer på bakgrunn av erfaringer fra tidligere år: 7. Feilen ved at lederne måtte svare til egen avdeling/virksomhet løses ved at lederne svarer til neste ledernivå 8. Sykemeldte og medarbeidere som har vært 100 % fraværende siden 1/1 2014 skal ikke svare på undersøkelsen. Nyansatte som begynte i stillingen i 2014 deltar heller ikke. Ansatte som har byttet arbeidsplass i 2014 skal svare på undersøkelsen for virksomheten de hadde i 2013. 9. Alle ansatte, det vil si faste ansatte, vikarer og engasjerte med stillingsprosent over 10 % inviteres til å svare. De som har to eller flere arbeidsforhold må svare på alle sine arbeidsforhold som det inviteres til. 10. Det kom også opp ønske om å endre diverse spørsmål. Dette vil vi ikke ta hensyn til ettersom vi benytter en standardisert undersøkelse hvor vi sammenligner Ski kommune med resultatene fra resten av kommune-norge. Gjennomføring: Innsamling og kvalitetssikring av epostadresser. Innen 15/2 Utsendelse av undersøkelsen 10/3 Stengning for besvarelser 21/4 Presentasjon av hovedfunn for virksomhetslederne 24/4 Utsendelse av resultater til virksomhetene 5/5 Presentasjon i avdelinger og virksomheter Fra 5/5 Innarbeidelse i Handlingsplan for arbeidsmiljø Høsten 2014 Ved 4 eller færre besvarelser vil vi ikke lage ordinære rapporter på grunn av krav til anonymitet. I slike tilfeller vil besvarelse bli løftet opp til neste ledernivå. Side 6

7 Ski, 10.01.2014 Audun Fiskvik rådmann Øyvind Kramer HR-sjef Vedlegg som følger saken: a) Vedlegg som ligger i saksmappen:

Saksbehandler: Øyvind Kramer Arkiv: 461 Arkivsaksnr.: 13/970-7 BEHANDLING: SAKNR DATO Arbeidsmiljøutvalget 19/13 31.05.2013 Partssammensatt utvalg 14/13 12.06.2013 Arbeidsmiljøutvalget 26/13 25.09.2013 Partssammensatt utvalg 18/13 25.09.2013 Arbeidsmiljøutvalget 33/13 02.12.2013 Arbeidsmiljøutvalget 34/13 02.12.2013 Arbeidsmiljøutvalget 8/14 20.01.2014 Arbeidsmiljøutvalget 9/14 20.01.2014 Partssammensatt utvalg 6/14 29.01.2014 Partssammensatt utvalg 5/14 29.01.2014 SYKEFRAVÆRSRAPPORT 1.-3. KVARTAL 2013 FOR MIDLERTIDIG ANSATTE Forslag til vedtak: Rapporten tas til orientering Saksopplysninger: SAMU har bedt om en rapport på sykefravær blant midlertidig ansatte (vikarer) i Ski kommune, sammenliknet med sykefravær hos fast ansatte. Sykefraværet for hele perioden (jan.-okt.) for fast ansatte er på 8,1%, mot 6,9% for de midlertidig ansatte (vikarer). Fravær fordelt på varighet og type ansettelse Vikarene har lavere langvarig sykefravær enn fast ansatte men har ellers samme fraværsgrad som fast ansatte. At vikarer har mindre langtidsfravær kan skyldes at deres arbeidsforhold til Ski kommune opphører i fraværsperioden, og at det følgelig blir rapportert inn mindre fravær som følge av det. Side 8

9 På bakgrunn av tallmaterialet kan ikke rådmann se at det er reell stor forskjell i fraværsmønsteret mellom fast ansatte og vikarer. Ski, 21.11.2013 Audun Fiskvik rådmann Øyvind Kramer HR-sjef Vedlegg som følger saken: a) Vedlegg som ligger i saksmappen:

Saksbehandler: Øyvind Kramer Arkiv: 461 Arkivsaksnr.: 13/970-9 BEHANDLING: SAKNR DATO Arbeidsmiljøutvalget 19/13 31.05.2013 Partssammensatt utvalg 14/13 12.06.2013 Arbeidsmiljøutvalget 26/13 25.09.2013 Partssammensatt utvalg 18/13 25.09.2013 Arbeidsmiljøutvalget 33/13 02.12.2013 Arbeidsmiljøutvalget 34/13 02.12.2013 Arbeidsmiljøutvalget 8/14 20.01.2014 Arbeidsmiljøutvalget 9/14 20.01.2014 Partssammensatt utvalg 6/14 29.01.2014 Partssammensatt utvalg 5/14 29.01.2014 10 SYKEFRAVÆRSRAPPORT SKI KOMMUNE 2013 Forslag til vedtak: Rapporten tas til orientering Saksopplysninger: Sykefraværsarbeid har vært en prioritert oppgave på alle nivåer i Ski kommune. Sykefraværsarbeidet består av et tett samarbeid mellom verneapparatet, tillitsvalgte, ledere og ansatte i Ski kommune. I tillegg har vi kjøpt tjenester fra vår bedriftshelsetjeneste i en del tilfeller for å få frem hvor den sykemeldte har sin energi og sitt fokus for på den måten å finne passende løsninger. Det jobbes også aktivt med å omplassere ansatte som av helsemessige hensyn ikke kan returnere til sin stilling. Ski kommune har en høy bevissthet rundt oppfølging av sykemeldte og arbeidet. Det er grunn til å tro at dette er medvirkende til den positive utviklingen av sykefraværet. Sykefraværet i 2013 fortsetter å synke, til 8,1% for 2013, mot 8,6% i 2012.

Sykefraværsutvikling fordelt på varighet 11

12 Ski, 09.01.2014 Audun Fiskvik rådmann Øyvind Kramer HR-sjef Vedlegg som følger saken: a) Vedlegg som ligger i saksmappen: Partssammensatt utvalgs behandling 12.06.2013: Enstemmig Vedtak: Rapporten tas til orientering Arbeidsmiljøutvalgets behandling 25.09.2013: Votering: Enstemmig Vedtak: Vedtak: Framlagt sykefraværsstatistikk tas til orientering Partssammensatt utvalgs behandling 25.09.2013: Enstemmig Vedtak: Framlagt sykefraværsstatistikk tas til orientering

13 Saksbehandler: Marianne Teigen Arkiv: 145 Arkivsaksnr.: 13/794-20 BEHANDLING: SAKNR DATO Eldrerådet 21/13 11.11.2013 Rådet for likestilling av funksjonshemmede 30/13 12.11.2013 Plan og byggesaksutvalget 42/13 12.11.2013 Utvalg for teknikk og miljø 31/13 13.11.2013 Utvalg for omsorg og helse 29/13 13.11.2013 Utvalg for oppvekst og kultur 26/13 13.11.2013 Formannskapet 79/13 27.11.2013 Kommunestyret 118/13 11.12.2013 Partssammensatt utvalg 7/14 29.01.2014 Formannskapet 7/14 29.01.2014 Kommunestyret / 05.02.2014 OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK 11.12.13 Forslag til vedtak: Rådmannen følger opp kommunestyrets budsjettvedtak i tråd med de orienteringer og anbefalinger som er vist under saksfremstillingens vurdering. Ingress/hovedbudskap: Kommunestyrets budsjettvedtak gir endrete forutsetninger for aktivitetene i 2014, både ved endringer i de budsjettmessige rammer for deler av driften og investeringene, men også ved presiseringer av forhold og aktiviteter som skal følges opp. Saken viser konsekvenser av, og gir anbefalinger om videre prosess, for oppfølging kommunestyrets vedtak av budsjett- og handlingsplan 2014-2017. Saksopplysninger: Saken er basert på vedtak fattet av kommunestyret 11. desember 2013, KST 118/13. Saken tar for seg de vedtakspunkt som innebærer avvik fra rådmannens forslag til vedtak. Rådmannen har først i uke 3 fått tilgang til prognosemodell som hensyntar virkninger av stortingets budsjettvedtak, oppdaterte befolkningstall og skatteinngang for 2013. Rådmannen vil til formannskapet 26.02.14, og kommunestyret 03.03.14 fremme egen sak som redegjør for virkningen av statsbudsjettets virkning og fremmer evt. justeringsforslag til budsjett 2014. Vurdering: Sammenlignet med rådmannens forslag til budsjett innebærer kommunestyrets vedtak styrking av disposisjonsfond med 19,150 mill. kroner i 2014. Konsekvensen av de enkelte vedtakspunkt, eller videre prosess, kommenteres nedenfor. Kommentarene er gruppert iht. vedtakspunkt som gjelder driftsbudsjettet, investeringsbudsjettet og verbalvedtak. Driftsbudsjett: 1. Salg av eiendom - sparte kapital-kostnader, økt salg av eiendom med 40 mnok pa.

14 2014 2015 2016 2017 Reduksjon - -2 500-5 000-5 000 Økt salg av eiendom vil redusere rente- og avdragsutgiftene påfølgende år. Salget ses i sammenheng med det pågående arbeidet med salg av kommunal eiendom, som innarbeidet i økonomiplanen tidligere år. 2. Innkjøp og bruk av rammeavtaler 2014 2015 2016 2017 Reduksjon -1 000-1 500-2 000-2 000 Store innkjøp som kommunen har gjennomført, eller vil gjennomføre i løpet av 2014, vil gjennomgås. Der hvor det kan sannsynliggjøres at innkjøp/rammeavtaler har medført økonomiske gevinster vil budsjettet/rammen reduseres tilsvarende. Inngåtte rammeavtaler skal brukes i samtlige virksomheter i kommunen. 3. Sosialtjenester NAV 2014 2015 2016 2017 Reduksjon -2 000-2 000-2 000-2 000 Reduksjonen ift. rådmannens forslag tas på økonomisk sosialhjelp. Det arbeides aktivt med tiltak for å redusere antallet stønadsmottakere og lengden på stønadsperioden for de som mottar stønad. Ytelsesnivået for den enkelte mottaker følger i stor grad veiledende normer og praksis etablert i samspill med Fylkesmannen. 4. Omfordeling Pedagogisk virks. 2014 2015 2016 2017 Reduksjon -2 000-4 000-2 000-2 000 Punktet må ses i sammenheng med punkt 16 nedenfor, og verbalvedtak 10. Rådmannen vil omfordele 2 millioner kroner til skolene fra Pedagogisk virksomhet. Pengene tas fra midler til kompetanseutvikling innenfor rammene til den statlige satsningen «Kompetanse for kvalitet». Omfordelingen gir hver av skolene mulighet for å sende hver sin lærer på kompetansegivende videreutdanning med 30 eller 60 studiepoeng. Følgende områder vil bli prioritert: Klasseledelse, stedlig skoleledelse, «Vurdering for læring» og til de fag der den enkelte skole vil øke sin formalkompetanse. Ut over nevnte vil Pedagogisk virksomhet administrere og koordinere ressurser til kurs- og kompetansegivende tiltak for barnehagene og skolene i kommunen i tråd med vedtatt Handlingsplan for barnehage, skole og SFO.

5. IKT: reduserer vekst i bemanning. Ikke redusert omfang av anskaffelse av utstyr 15 2014 2015 2016 2017 Reduksjon -400-800 -1 600-1 600 Redusert økning i bemanning kan gi lengere tid på implementering av vedtatt IKT strategi. Samtidig gjennomgås investeringsmidler avsatt til IKT med tanke på om noe av bemanningsøkningen kan dekkes som midlertidige prosjektmidler. 6. Økt nærvær. Sykefravær 6,5 % 2014 2015 2016 2017 Reduksjon -500-1 000-1 000-1 000 De direkte økonomiske besparelsene kommer fram ved reduksjon av korttidsfravær i arbeidsgiverperioden for tjenester hvor det tilsettes vikarer ved fravær. Videre vises det til verbalvedtak 4 som nærmere omtaler arbeidet for å redusere sykefravær. 7. Kirkeveien 3, oppstart høsten 2014 2014 2015 2016 2017 Reduksjon - -850 - - Rådmannen legger til grunn at reduksjonen gjelder forskyvning i rente- og avdragsutgifter pga. justert oppstartstidspunkt, og endring av løsning. 8. Enøk-tiltak 2014 2015 2016 2017 Reduksjon -1 000-1 000-1 000-1 000 Rådmannen vurderer at kommunen kan håndtere denne reduksjonen i 2014. Det er gjort og vil bli gjort flere enøk-tiltak: Varmepumpe på Siggerud skole og Siggerud barnehage er i drift, varmepumpe på Bøleråsen skole kommer i drift i februar og det er lagt opp til varmepumpe på Finstadtunet. Den vil påvirke driftsutgiftene også på eksisterende bygningsmasse når pumpen kommer i drift. Ved inngangen til 2014 er temperaturene gunstige og magasinene velfylte, noe som erfaringsvis gir relativt priser på strøm.

16 9. Effektiviseringstiltak, sak fra rådmann om nødvendig. 2014 2015 2016 2017 Reduksjon -3 000-6 000-6 000-6 000 Økonomiplanvedtaket innebærer effektiviseringsbehov fra rådmannens budsjettforslag på i størrelsesorden 50 mill. i 2015. Det generelle effektiviseringstiltaket på 3 mill. kroner i 2014, økende til 6 mill. kroner fra 2015 vil ses i sammenheng med det samlede innsparingsbehovet for 2015. Rådmannen vil i løpet av første tertial utarbeide og starte en prosess som ivaretar også ansattes medvirkning i den kommende omstillingsfasen. 10. Generell reduksjon post; 100, 101, 102, 105 2014 2015 2016 2017 Reduksjon -2 500-5 000-5 000-5 000 Rådmannen vil, i drøfting med tillitsvalgte, gjennomføre en prosess frem mot tertialrapporteringen per april, som redegjør for konsekvensene av å redusere interntjenestene tilsvarende 2,5 mill. i 2014. Prosessen vil hensynta at det legges opp til en helårseffekt på 5 mill. kroner fra 2015. 11. Virksomhetsovergripende post 70 2014 2015 2016 2017 Reduksjon -10 000 - - - Rådmannen vil i første omgang avvente årsavslutningen for 2013 for å avklare om det foreligger grunnlag for å forskyve de budsjetterte pensjonsutgiftene, som vedtatt av kommunestyret. I samme moment vil rente og avdrags-forutsetningene for 2014 revideres, og vurderes ift. dette vedtakspunktet. Videre vil posten vurderes ift. lønnsoppgjøret 2014, og de makroøkonomiske signalene i revidert nasjonalbudsjett som legges frem i mai. 12. Økt makssats barnehage, stortingsvedtak 2014 2015 2016 2017 Reduksjon -1 000-1 000-1 000-1 000 Ny sats på kr 2 400 per måned er lagt inn i detaljbudsjettet og er effektuert fra januar 2014. Kommunestyrets saldering i budsjettvedtaket avviker fra rådmannens redegjørelse i forkant av budsjettbehandlingen. Det vil redegjøres for om kommunestyrets vedtak medfører behov for tiltak innen i egen sak om virkningen av statsbudsjettet.

17 13. Samhandlingsenhet, rehabilitering 2014 2015 2016 2017 Økning 1 500 2 000 2 000 2 000 Det er startet et samarbeidsprosjekt mellom kommunen og de private fysioterapeutene. Når prosjektet er avsluttet vil man ha en gjennomgang av hvordan kommunen på beste måte kan bygge ut rehabiliteringstilbudet. Det vil da tas stilling til disponering av ressursene. I den forbindelse vil det også gjøres en vurdering av om det skal foretas en styrking av Innsatsteamets funksjon vedrørende rehabilitering i hjemmet. 14. Hjemmetjeneste, økt renhold/ vindusvask 2014 2015 2016 2017 Økning 500 500 500 500 Vindusvask vil ytes som en tjeneste som kommer i tillegg til den ordinære rengjøringen, og gjøres to ganger årlig. I tillegg vil rådmannen sikre at renhold som faller på en «rød dag» vil gjøres på en hverdag, etter avtale med brukeren. Tiltakene iverksettes fra februar. Tiltakene er kostnadsberegnet til ca 0,2 mill. kroner pr. år. Resterende beløp benyttes til å øke tilbudet om hjemmehjelp til de brukerne som har størst behov. 15. Frivilligsentralen, prøveprosjekt 2014 2015 2016 2017 Økning 250 250 - - Frivilligsentralen har aktivitet fire dager per uke på Waldemarhøy. På bakgrunn av vedtaket, vil bemanningen i eksisterende åpningstid øke fra medio februar 2014. Tiltaket omtales også under verbalvedtak 11. 16. Videreutdanning og lederutdanning lærere. En forholdsvis fordeling per skole tilstrebes. 2014 2015 2016 2017 Økning 2 000 4 000 4 000 4 000 Det vises til rådmannens kommentar under punkt 4. Vedtakspunktet må videre ses i sammenheng med verbalvedtak 10.

18 17. Virksomhetsovergripende Post 700 2014 2015 2016 2017 Økning - - - 10 000 Vedtakspunktet må ses i sammenheng med rådmannens kommentar under driftsvedtak 11. Investeringsbudsjett: 1. Prosjekt 76409 - Parkarbeider Steinlagers plass. Prosjektet skyves ut i tid og gjennomføres når Jernbaneveien og torg ferdigstilles. Prosjektet flyttes budsjettmessig fra 2015 til 2017 i påvente av ferdigstillelse av Jernbaneverket/Statens veivesen sitt arbeid i Jernbaneveien. 2. Prosjekt 78209 - Middelalderkirkene, fjerning av plastmaling, og prosjekt 79401 Orgelfond. Kommunestyret ber om at administrasjonen tilstreber at arbeidene for disse to prosjektene utføres i samme tidsperiode, 2014 Fjerning av plastmaling, middelalderkirkene: Det er per tiden usikkert om hvor mye av arbeidet som kan gjennomføres i 2014. En av årsakene til dette er at Riksantikvaren vil kunne kreve at det skal opparbeides prøvefelt med alternative pussprøver. Orgelfond: Det er avklart hvem som skal bygge orgelet, men ingen avtale er underskrevet. Dette skyldes at Riksantikvaren har kommet med noen motforestillinger vedrørende plassering av spillepulten. Det er antakeligvis ikke realistisk å få alt dette på plass i løpet av året. Det vil ta tid fra kontrakten er underskrevet til orgelet er bygget og montert i kirken. 3. Prosjekt 75031 «Vardåsen barnehage, inkl. grunnerverv» og Prosjekt 75032 «Vardåsen barnehage, inventar og utstyr». Barnehagen bygges i Kråkstad. Det opprettes to nye prosjektnumre, henholdsvis 75061 «Kråkstad barnehage» og 75062 «Kråkstad barnehage, inventar og utstyr». Disse to prosjektene overføres bevilgningen i 2014 og 2015 fra de gamle prosjektene, som avsluttes. Tilgjengelig bevilgning må ses i sammenheng med utgifter til kjøp ved Vardåsen barnehage som ble gjennomført tidligere enn planlagt (i 2013 fremfor 2014). 4. Prosjekt 75059 - Fosstjern, områdeplanlegging. Igangsette detaljregulering parallelt med områdeplanlegging. Total ramme utvides til 1 million kroner, inkl. tidl. bevilgning. Detaljregulering Fosstjern vil starte parallelt med områdereguleringen som forutsatt i vedtaket. Videre fremdrift, og tidspunkt for innarbeidelse av budsjettmessig dekning, vil bli avklart første halvår 2014.

5. Prosjekt 75060 - Kjeppestadveien, trafikksikkerhetstiltak. Det bevilges ekstra midler til trafikksikkerhetstiltak. Tiltak gangfelt/krysning Kjeppestadveien, 1 mill. kroner. Bevilgningen ses i sammenheng med den nylig vedtatte Trafikksikkerhetsplanen for Ski kommune. For øvrig vises det til kommentar under verbalvedtak 8. 19 Verbalvedtak: 1. Kommunestyret ber rådmannen om å oppta samarbeid med Oppegård kommune og andre Follo kommuner om å utrede muligheter for å etablere en ny svømmehall som tilfredsstiller kravene til et nasjonalt svømmeanlegg. I arbeidet skal kostnader til investering og drift framkomme. I utredningen ber også vurdering av plassering av svømmeanlegget framkomme. Ski idrettsråd og Oppegård idrettsråd skal inviteres til å komme med innspill og uttalelser i utredningen. 9. januar 2014 arrangerte Ski svømmeklubb i samarbeid med administrasjonen et felles informasjonsmøte med Norges svømmeforbund, Fylkeskommunen, Oppegård og Ås som en oppstart på dette prosjektet. Det er ikke satt av penger til forprosjekt på ny svømmehall, så saken utredes med begrensede midler. I løpet av første kvartal søker rådmannen å avklare om det er mulig å få til et samarbeidsprosjekt. Rådmannen rapporterer status i saken ved første tertialrapportering. 2. Rådmannen bes om å fremlegge budsjett for 2015 og senere år i balanse uten bruk av eiendomsskatt og/eller bruk av fond for å saldere, slik som for 2014. Dette uavhengig av om rådmannen finner å fremlegge et budsjett som er finansiert med eiendomsskatt eller saldering ved bruk av fond. Rådmannen følger opp vedtaket ved utarbeidelse av budsjettforslag. Rådmannen vurderer tilbakemeldingen på verbalvedtaket som avsluttet. 3. Rådmannen bes om å iverksette konkurranseutsetting av Ski kommunes inkasso/inndrivingsportefølje som ikke håndteres av kemneren. Ski kommune innfordrer i dag selv alle krav som har oppstått i de kommunale tjenestene, dvs. ulike salgs-, leie- og gebyrinntekter. I løpet av de siste fem årene har disse kravene utgjort ca 1,3 mrd. kroner. I samme periode er mindre enn en halv prosent, ca 5,8 mill. kroner tapsført, eller tatt høyde for kan bli tap. Alle krav eldre enn 12 måneder er gjenstand for vurdering ved årets slutt, og det gjøres tapsføring (avsetning) for alle saker hvor innfordringsprosessen er kommet så langt at saken ligger til overvåking. Ski kommune benytter knapt to årsverk til innfordringsarbeid. For å ivareta krav om forsvarlig saksbehandling anbefaler rådmannen at det utarbeides kost-/nyttevurdering ved å kjøpe innfordringstjenestene eksternt i forhold til dagens organisering. På bakgrunn av resultatet gjøres det vurdering av om området anbefales kjøpt i markedet. Rådmannen legger opp til at tillitsvalgte inkluderes i arbeidet.

20 For å sikre at arbeidet med vedtaksoppfølgingen ikke kommer i ressursmessig konflikt med kommunens pågående overgang til nytt økonomisystem fra månedsskiftet april/mai, vurderes det i alle tilfelle nødvendig å benytte bistand, utenfra dagens virksomhet, til å gjennomføre prosessen. Rådmannen rapporterer status i saken ved første tertialrapportering. 4. Vedrørende virksomheter med høyt sykefravær. Rådmann bes om å følge spesielt opp virksomheter med sykefravær som er større enn 9 %. Kommunen har i løpet av det siste året jobbet systematisk med å sette fokus på sykefravær og hvordan øke nærvær blant de ansatte i Ski kommune. Rådmannen vil videreutvikle de tiltakene som allerede er satt i gang. Omtrent halvparten av kommunens virksomheter har et sykefravær over 9 %. Følgende tiltak gjennomføres: 1. Endret organisering i virksomhet HR gir tettere oppfølging og tettere dialog med virksomhetsledere/andre ledere med personalansvar. Dette bedrer oversikten og har styrket veiledningsarbeidet i forhold til bl.a. sykefravær. 2. Lederveiledninger med alle ledere med personalansvar høsten 2014, tema sykefravær/hms. 3. Kompetansehevende tiltak innenfor HMS-/helsefremmende kurs. 4. Aktivt bruk av bedriftshelsetjenesten med tema forebygging/helsefremmende arbeid. 5. Bransjerettede prosjekter som henvender seg til virksomheter som har høyere sykefravær. 6. Tre arbeidsmiljødager i mai hvor følgende tema videreføres; helsefremmende arbeid, hvordan fremme en god arbeidsplass og økt nærvær på arbeidsplassen. 7. Videreutvikle et brukervennlig HMS-system. 8. Fortsatt fokus på virksomheter med høyt sykefravær i faste møter i virksomhet HR. Punktet må ses i sammenheng med driftsvedtak 6. Rådmannen vurderer tilbakemeldingen på verbalvedtaket som avsluttet, og det vil rapporteres på utviklingen i sykefravær i tertialrapporteringene. 9. Verbalforslag vedrørende mulig salg av eiendom. Rådmann bes iverksette tiltak for omregulering av området «Rikshospitaltomten» til næring innen 1. april 2014. Området er i dag en del av marka. Veien frem til næringsareal går dermed gjennom kommuneplanbehandling og avklaring med nasjonale myndigheter om justering av markagrensen. Ski kommuneplan 2011-22 gir føringer for næringslokalisering i Ski kommune, og forutsetter bl.a. at ytterligere tilrettelegging for gods- og logistikkvirksomhet skal være en del av en omforent, regional strategi for hovedstadsområdet. Regionale prinsipper for næringslokalisering er tema både i regional plan for handel, service og senterstruktur (Akershus fylkeskommune), og i det statlig initierte plansamarbeidet mellom Oslo og Akershus om areal og transport. Begge de regionale planene ferdigstilles i 2014. Kommunal planstrategi 2012-2015 vedtatt av kommunestyret 05.12.12 slår fast at det i løpet av inneværende kommunestyreperiode skal utredes langsiktig utbyggingsstrategi for Ski og Langhus, og at verbalforslag som dette vil bli vurdert som en del av denne prosessen. Dette utredningsarbeidet vil være forarbeid til neste kommuneplanrullering, og er i BHP 2014-17 forutsatt igangsatt innen utgangen av 2014. Det er forbud mot bygge- og anleggstiltak i marka, og en igangsetting av planarbeid krever tillatelse av Miljøverndepartementet jfr. markaloven 5 og 6. Dersom det skal iverksettes tiltak

21 for omregulering av dette området, vil det først måtte avklares med Fylkesmannen som forvalter av markaloven. Ut fra de nasjonale føringer som er lagt til grunn for forvaltningen av disse markaområdene, er det ingen momenter i et eventuelt planforslag til næringsutbygging som tilsier at Fylkesmannen vil gå inn for dette. For å imøtekomme kommunestyres ønske om å starte prosessen innen 01.04.14, vil det bli initiert en drøfting i kommuneplanutvalget innen utgangen av mars, der rådmannen presenterer ulike tilnærminger til utredningsarbeidet om langsiktig utbyggingsstrategi for Ski og Langhus. Rådmannen rapporterer status i saken ved første tertialrapportering. 10. Verbalforslag vedrørende oppgraderinger Skihallen: Vedrørende nytt gulv Skihallen investeringsprosjekt 75024. Det lekker fra taket, hull i taket tettes før utbedring av gulv. Beløpet bør deles på tak og gulv. Totalen for investeringsprosjekt 75024 opprettholdes Taklekkasjen på Skihallen ble utbedret senhøstes 2013 og det har ikke forekommet vanninntrenging etter dette. Rådmannen vurderer tilbakemeldingen på verbalvedtaket som avsluttet. 11. Varmmatproduksjon til personer utenfor institusjon konkurranseutsettes. Innsparing på kjøkkenet vil først og fremst være knyttet til innkjøp av råvarer og emballasje. Arbeidskraft i forhold til bearbeiding av mat vil ikke være utslagsgivende, da kjøkkenet leverer så mange porsjoner at en liten endring (reduksjon/økning) vil ha liten effekt. I tillegg brukes ressurser på utkjøring av maten, ca 10 timer i uken. For å ivareta krav om forsvarlig saksbehandling anbefaler rådmannen at det utarbeides kost- /nyttevurdering ved å konkurranseutsette produksjon/levering av varmmat til personer utenfor institusjon. Rådmannen legger opp til at tillitsvalgte inkluderes i arbeidet. Rådmannen rapporterer status i saken ved første tertialrapportering. 12. Kommunestyret ber om at tiltak for å sikre gående og syklende på veiovergangen nedenfor Statoil på Kjeppestadveien gis høyeste prioritet i 2014. I forbindelse med behandlingen av den nylig vedtatte Trafikksikkerhetsplanen for Ski kommune ble det vedtatt avsatt midler til sikring av fotgjengerovergang i Kjeppestadveien ved rundkjøring i Jernbaneveien. I samarbeid med Statens vegvesen skal det utarbeides plan for tiltak og gjennomføring av disse i løpet av 2014. 13. Kommunestyret ber om at investeringsprosjekt 76409 - Parkarbeider Steinlagers plass utsettes til Jernbaneverket/Statens veivesen er ferdig med sine arbeider i Jernbaneveien. Prosjektet forskyves i påvente av ferdigstillelse av Jernbaneverket/Statens veivesen sitt arbeid i Jernbaneveien. Rådmannen vurderer tilbakemeldingen på verbalvedtaket som avsluttet.