Møteinnkalling Partssammensatt utvalg

Transkript

1 Møteinnkalling Partssammensatt utvalg Av hensyn til innkalling av varamedlemmer bes eventuelt gyldig forfall meldt snarest til tlf Møtested: Formannskapssalen Møtedato: Møtetid: Kl Det vil være fint om eventuelle spørsmål i forbindelse med sakene kan sendes på e-post til politisksekretariat@ski.kommune.no senest 3 dager før møtet slik at administrasjonen kan gi dere svar i møtet. TIL BEHANDLING: PSU-2/13 PROSEDYRE FOR LIKESTILLING OG MANGFOLD PSU-3/13 PERMISJONSREGLEMENT PSU-4/13 KOMPETANSEPLAN PSU-5/13 TILSYNSRAPPORT - OPPFYLLELSE AV PÅLEGG PSU-6/13 STATUS MEDARBEIDERUNDERSØKELSE 2013 PSU-7/13 SYKEFRAVÆR I 2012 Ski, *

2 Saksbehandler: Linda Maalen Andersen Arknr.: 006 Arkivsak: 13/811-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Partssammensatt utvalg 2/ PROSEDYRE FOR LIKESTILLING OG MANGFOLD Forslag til vedtak: Tas til orientering Ingress/hovedbudskap: Ski kommune har manglet et overordnet dokument for likestilling og mangfold. Det er viktig å ha en prosedyre som legger føring for hvordan man kan hindre diskriminering i kommunen. Målet for prosedyren er å fremme likestilling, sikre lik behandling og å hindre diskriminering på bakgrunn av kjønn, religion, etnisk tilhørighet, seksuell orientering og funksjonshemminger mv. Saksopplysninger: Prosedyren tar utgangspunkt i gjeldende lovverk (Likestillingsloven, Diskrimineringsloven osv.), samt Hovedavtalen del B 7 og retningslinjer gitt av Likestillings- og diskrimineringsombudet. Prosedyren tar for seg områder som rekruttering, likelønn, deltid, livsfasepolitikk, tilrettelegging av arbeidsplassen for de med nedsatt funksjonsevne og trakassering. Prosedyren har blitt behandlet i SSU og ble vedtatt Vurdering: Det er Ski kommunes ansvar som arbeidsgiver å arbeide aktivt og målrettet for likestilling mellom kjønnene og også arbeide for å hindre diskriminering på bakgrunn av etnisitet, nasjonalitet, seksuell orientering og nedsatt funksjonsevne mv. For å fremstå som en åpen og inkluderende kommune er det viktig å ha en prosedyre som setter fokus på likestilling og ikke-diskrimminering. Ski, Audun Fiskvik rådmann Linda Maalen Andersen sekretær Vedlegg som følger saken: a) Prosedyre for likestilling og mangfold Vedlegg som ligger i saksmappen: Side 2

3 3

4 Saksbehandler: Hilde Pedersen Karlsen Arknr.: 460 &00 Arkivsak: 13/813-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Partssammensatt utvalg 3/ PERMISJONSREGLEMENT Forslag til vedtak: Tas til orientering Ingress/hovedbudskap: Dette reglementet gir en mer samlet oversikt over de permisjonsreglene som vi har i Ski kommune. Det har vært et ønske om å gi lederne en bedre mulighet til å bruke skjønn i å godkjenne permisjon. Saksopplysninger: Det er et ønske om å la lederen kunne disponere de 12 dagene til velferdspermisjon friere enn tidligere. Det har vært ett ønske om å legge en mer positiv tilnærming til permisjon enn tidligere. Permisjonsreglementet ble behandlet og tatt til orientering i SAMU Saken ble også behandlet i SSU med disse kommentarene: a) Permisjonsreglement Arbeidsgiver innledet saken og åpnet for drøfting med utgangspunkt i tilsendt permisjonsreglement med merknader fra organisasjonene (e-post av 24. januar). Arbeidsgiver redegjorde for at korrekturen vil bli gjennomgått, og ba om drøfting av innhold. Følgende ble drøftet: - Pkt. 1.4 Saksbehandling 3. avsnitt: Ordet normalt fjernes - Pkt. 1.5 Klageadgang: Endre slik at rådmann blir klageinstans i de tilfeller HR-sjef innvilger permisjonen. - Velferdspermisjoner, innledning 3. avsnitt: Vurdere fjerning av avsnittet da innholdet anses dekket av øvrig i innledningen. - Pkt. 2.1 Ved dødsfall: Hva er nærmeste familie? Håndtering av tidsrom mellom dødsfall og begravelse. Hva med deltakelse i begravelse utenfor familie? - Pkt. 2.2 Tilvenning av barn i barnehage/ved skolestart: Betydning av at det er en forutsetning at ikke andre familiemedlemmer kan være tilstede. - Pkt. 2.3 Permisjon på egne barns konfirmasjonsdag: Det ble avklart at flyttbare begivenheter som dåp og navnefest ikke skal implementeres i dette pkt. - Pkt. 2.6 Flytting: Arbeidsgiver skal vurdere å fjerne ordet nødvendig. - Pkt Omsorg for og pleie av nære pårørende: Arbeidsgiver redegjorde for at organisasjonenes antakelse om at 5 dager permisjon med lønn til hjelp/stell av gamle/syke foreldre, ektefelle/samboer eller andre slektninger ikke inngår i dette pkt. og evt. må vurderes under pkt Andre velferdspermisjoner. - Pkt. 5.5 Offentlige tillitsverv og ombud: Det ble reist spørsmål om det heter lagrettsmann. Side 4

5 5 - Pkt. 5.7 Andre tillitsverv: Uklart om alt i denne bestemmelsen er uten lønn, og hva som menes med normalt uten lønn. - Pkt. 6.0 Generelt: Forutsetter harmoni med stipendordningen. - Pkt. 6.5 Permisjonslengde: Enighet om å fjerne vekttall. - Pkt. 7.3 Spesielle oppdrag og engasjementer: Enighet om omskriving i tråd med innspill fra organisasjonene. Vedtak: SSU anbefaler at revidert permisjonsreglement for Ski kommune implementeres i erstatning for dagens reglement. Kommentarene er innarbeidet i vedlagt permisjonsreglement. Ski, Audun Fiskvik rådmann Hilde Pedersen Karlsen personalkonsulent Vedlegg som følger saken: a) Permisjonsreglementet Vedlegg som ligger i saksmappen:

6 Saksbehandler: Hilde Pedersen Karlsen Arknr.: 430 &30 Arkivsak: 13/814-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Partssammensatt utvalg 4/ KOMPETANSEPLAN Forslag til vedtak: Kompetanseplanen tas til orientering. Ingress/hovedbudskap: Ski kommunes kompetanseplan skal ivareta lovens krav og ansvaret for å uarbeide de virksomhetsvise ligger til virksomhetsleder. Saksopplysninger: Kompetanseplan er noe alle arbeidsplasser er pliktig å utarbeide i hht AML Krav til tilrettelegging, medvirkning og utvikling (1) Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal holdes løpende informert om systemer som nyttes ved planlegging og gjennomføring av arbeidet. De skal gis nødvendig opplæring for å sette seg inn i systemene, og de skal medvirke ved utformingen av dem. (2) I utformingen av den enkeltes arbeidssituasjon skal: a) det legges til rette for at arbeidstaker gis mulighet for faglig og personlig utvikling gjennom sitt arbeid, b) arbeidet organiseres og tilrettelegges under hensyn til den enkelte arbeidstakers arbeidsevne, kyndighet, alder og øvrige forutsetninger, c) det legges vekt på å gi arbeidstaker mulighet til selvbestemmelse, innflytelse og faglig ansvar, d) arbeidstaker så langt som mulig gis mulighet til variasjon og for å se sammenheng mellom enkeltoppgaver, e) det gis tilstrekkelig informasjon og opplæring slik at arbeidstaker er i stand til å utføre arbeidet når det skjer endringer som berører vedkommendes arbeidssituasjon. (3) Under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon, skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Vurdering: Side 6

7 7 Kompetanseplanen er gjennomført på lik måte som tidligere år. Ble behandlet AMU med innstilling tas til orientering, og ble drøftet i SSU Kompetanseplanen godkjennes i opplæringsutvalget i april Det har tidligere år stått ett avsnitt om at kompetanseplanen skal evalueres. Dette skal bli forsøkt gjennomført en enkel evaluering i løpet av februar. Det vi vil se etter er hvordan prosessen går og om spørsmålene til refleksjon treffer slik det er ønskelig. Ski, Audun Fiskvik rådmann Hilde Pedersen Karlsen personalkonsulent Vedlegg som følger saken: a) Kompetanseplan 2013 Vedlegg som ligger i saksmappen:

8 Saksbehandler: Hilde Pedersen Karlsen Arknr.: 440 &58 Arkivsak: 13/819-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Partssammensatt utvalg 5/ TILSYNSRAPPORT - OPPFYLLELSE AV PÅLEGG Forslag til vedtak: Tas til orientering Ingress/hovedbudskap: Arbeidstilsynet gjennomførte tilsyn i Ski kommune 19. oktober Dette var en del av Arbeidstilsynets prosjekt Arbeid og helse. Temaet for tilsynet var virksomhetens gjennomføring av systematisk HMS arbeid, med spesiell fokus på psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøforhold. I etterkant av dette tilsynet har Ski kommune fått tilsendt en tilsynsrapport med pålegg datert Frist for å gi en tilbakemelding på dette er satt til 15. november Saksopplysninger: Følgende pålegg ble gitt med frist 15. november : Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i det systematiske helse, - miljø og sikkerhetsarbeid, herunder informasjon om endringer,jf. internkontrollforskriften 5 annet ledd nr 2. 2: Arbeidsgiver må sørge for at verneombudet tas med på råd under både planleggingen og gjennomføringen av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet, jm. Arbeidsmiljøloven 6-2 fjerde ledd. 3. Virksomheten skal gjennomføre en gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt, jf. Forskrift om systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 andre ledd nr 8. Gjennomgangen skal særlig se på hvilke rutiner som ikke er implementert i virksomhetens HMS-system, og hvilke mangler det eventuelt er ved medarbeiderundersøkelsen når det gjelder utforming, gjennomføringen og oppfølgingen. Ble fremlagt i SAMU møte og tatt til orintering. Konklusjon: Side 8

9 I brev fra Arbeidstilsynet datert ansees samtlige pålegg av som oppfylt og saken lukkes. 9 Ski, Audun Fiskvik Rådmann Hilde Pedersen Karlsen personalkonsulent Vedlegg som følger saken: a) Tilbakemelding fra arbeidstilsynet gjennomføring/oppfyllelse av pålegg. Datert

10 Saksbehandler: Hilde Pedersen Karlsen Arknr.: 440 &32 Arkivsak: 13/828-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Partssammensatt utvalg 6/ STATUS MEDARBEIDERUNDERSØKELSE 2013 Forslag til vedtak: Tas til orintering Ingress/hovedbudskap: Den 25. februar ble medarbeiderundersøkelsen sendt ut til alle ansatte i Ski kommune. Svarfristen er 1. april. PSU registrerer at medarbeiderundersøkelsen går som planlagt og at Rådmann har plan for oppfølging av undersøkelsen. Saksopplysninger: Rådmann orienterte PSU i høst om den kommende medarbeiderundersøkelsen. Erfaringsmessig har det vært vanskelig å få høy svarprosent blant de ansatte på disse undersøkelsene. Mulige årsaker til lav deltakelse kan være: Mange ga opp fordi de mistet passordet, eller kanskje ikke fikk passordet i tide. Lav stillingsprosent medførte at de enten ikke rakk å svare fordi de måtte prioritere kjerneoppgavene eller fordi turnusen gjorde at de ikke var på jobb de 14 dagene undersøkelsen var tilgjengelig For å få høyere deltakelse har derfor Rådmann laget en identisk undersøkelse som er helelektronisk og administrert fra administrasjonen. Fordelen med dette er: Den ansatte trenger ikke passord. De får undersøkelsen tilsendt pr epost. De som ikke har svart får en purring tilsendt hver uke Administrasjonen kan fortløpende hente ut statistikk over status i virksomhetene og purre opp lederne i de virksomhetene som ligger an til lav deltakelse. Personer i flere stillinger får gitt sitt synspunkt på alle arbeidsplassene (svare flere ganger) Sikkerheten (anonymiteten) til den enkelte ansatt er ivaretatt fra leverandør av verktøyet, og undersøkelsen er tilgjengelig i 5 uker (inklusiv påske). Pr 8. mars (2 uker) er det 1079 som har svart, og administrasjonen forventer at det kommer inn svar til før fristen går ut. I 2012 var det 1252 som svarte på undersøkelsen. Responslogg Side 10

11 11 HR-sjefen har annonsert at den virksomheten som har høyest deltakelse vil få en positiv oppmerksomhet. Pt er det 3 virksomheter som har 100% deltakelse, men administrasjonen har ikke landet på om det skal være andre kriterier enn deltakelse som skal ligge til grunn for positiv oppmerksomhet til virksomheten. Rådmannen vil vie oppfølgingsarbeidet stor plass på ledersamlingen i april, hvor forventinger til medvirkning, kvalitet og tidsperspektiv blir tema. Ski, Audun Fiskvik rådmann Øyvind Kramer HR - sjef

12 Saksbehandler: Øyvind Kramer Arknr.: 460 Arkivsak: 13/829-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Partssammensatt utvalg 7/ SYKEFRAVÆR I 2012 Forslag til vedtak: Tas til orientering Ingress/hovedbudskap: PSU registrerer at sykefraværet er lavere enn tidligere rapportert og at der er en fallende trend. Saksopplysninger: I PSU-møtet i januar presenterte Rådmann sykefraværstatistikk som var beregnet på en annen måte enn kva kommunens lønn/personaldatasystem har beregnet. Rådmannens utrekning er identisk med den som KS anbefaler, og er derfor mer riktig når Ski kommune skal sammenlikne sykefraværet med omliggende kommuner. PSU ba på sist møte om en kvartalsvis framstilling av sykefraværet i Ski kommune, samt splitte fraværet opp i varighet. Vurdering: Statistikken viser at langtidsfraværet utgjør en stor del av sykefraværet. Rådmannen har derfor gjort omfattende grep for å ta tak i dette fraværet ved at: 1. Alle virksomhetsledere og verneombud fra 2012 deltar på en dagssamling der HMS er tema personer ble omplassert i Ski i Dette var personer som av helsemessige årsaker ikke kunne fortsette i sitt opprinnelige arbeid. 3. HR deltar sammen med nærmeste leder på alle dialogmøter med NAV/sykemeldt for å raskest mulig se løsninger på tvers av organisasjonen. 4. Sykefravær og helsefremmende ledelse er et gjentakende tema på virksomhetslederforum. 5. Det er satt inn målrettete tiltak mot virksomheter med høyt sykefravær. (Eks barnehager, hjemmetjenesten, Solborg, kommunalteknisk). 6. Jevnlige samarbeidsmøter med NAV 7. I budsjett 2013 satt Rådmann av kr 1 mill til å stimulere virksomheter som tar i mot ansatte som må omplasseres men som ikke kan fylle 100% av stillingens krav til leveranser. Statistikken er basert på tall fra ERV (lønn og personaldatasystemet) og er beregnet etter følgende formel: Antall dagsverk sykefravær Antall planlagte dagsverk (25/(5*52) x antall planlagte dagsverk) Side 12

13 13 Tallene er bare basert på ansatte som mottar månedslønn. 8,3 9,1 8,6 6,3 Ski, Audun Fiskvik rådmann Øyvind Kramer HR-sjef