Visma Scenario. Nyheter og forbedringer

Visma Scenario Nyheter og forbedringer

Oslo, oktober 2010 2. opplag All informasjon i denne dokumentasjonen vil kunne forandres uten varsel og representerer ikke en forpliktelse fra produsenten. Alt materiale i denne dokumentasjonen og de program som den omhandler er beskyttet av lov om opphavsrett og den særskilt inngåtte Avtale om bruksrett og vedlikehold. Alle rettigheter til dette materiell innehas av Visma Software AS. Enhver kopiering eller gjengivelse av materiell i denne boken, inkludert uten begrensninger, tekst, skjermbilde utseende, ikoner eller metoder, er forbudt. Som en del av den kontinuerlige utviklingen av systemet vil Visma Software AS kunne endre sammensetningen av pakkeløsninger, moduler og funksjoner. Visma Software AS fraskriver seg ethvert ansvar for eventuelle feil eller mangler i systemet, utover hva som uttrykkelig beskrives i den til enhver tid gjeldende Avtale om bruksrett og vedlikehold. Bruk av systemet på andre maskiner enn den systemet er lisensiert for, er ulovlig og medfører anmeldelse og krav om erstatning.

INNHOLD VISMA Scenario Versjon 5.0.... 1 OPPGRADERING... 2 Viktig informasjon... 2 Pervasive... 2 Generelt... 2 Veiledning for installasjon... 2 Egendefinerte rapporter... 4 Nyheter og forbedringer... 5 Generelt... 5 E-postforsendelse... 5 Valg av avsender ved e-post... 5 Fortrykket fakturablankett på e-post... 5 Faktura med OCR på e-post... 5 Backup... 5 Håndterminaloppsett (gjelder ikke for programmet KOMM.EXE)... 5 Innførsels mva... 6 Bestilling... 6 Registrere rammeavtale i bestillingshodet... 6 Overføre bestilling til ordre bruke dimensjoner fra ordrehodet... 6 Bestillingshistorikk visning av feltet Annet... 6 Dagbok... 6 Oppdatering av referansenummer ved art 3 og 4... 6 Hovedbok... 6 Altinn II... 6 Postspørring kobling til Scenario Dokumentsenter... 7 Kasse... 7 Baxi varsel dersom kontakt ikke eksisterer... 7 PosPay versjon 3.1.32... 7 Kunder/Leverandører... 7 Historikk på purre/rente/inkasso... 7 Ny mappe for historikk på kunder/leverandører... 7 Mulighet for å koble rammeavtale mot leveringsmåte på leverandører... 7 Webadresse... 8 Flere utvalgskriterier på remitteringsforslaget... 8 Ordre/faktura... 8 Mulighet for å lagre ønsket sortering... 8 Overføre ordre tilbake til opprinnelig tilbudsnummer... 8 Registrere tilbud på diversekunde... 8 Varsel dersom pris=0... 8 Standardfaktura og passive kunder... 8 Tekstlinjer på bestillingsordre... 8 Overføringer... 9 Factoring SG-finans... 9 Innlesing prosjekttimer... 9 Statistikk... 9 Diversekunde... 9

Vis kundeopplysninger... 9 Sortering på postnummer... 9 Utskrifter... 9 Inkassoliste... 9 Serviceordre... 9 Egendefinerte utskifter... 9 Varer... 10 Innlesing varediskett... 10 Utlegg SQL/Etikett... 10 Bizweb... 10 Koble eksisterende kunder/leverandører i Scenario mot Bizweb... 10 Automatisk sjekk mot Bizweb... 10 Visning av Bizweb-status... 10 Oppslag av web-side... 10 Handyman... 10 Overføre materiell hentet hos grossist til PDA... 10 Bestillers referanse 1 (rekvisisjon)... 11 Leveringsadresse (navn)... 11

VISMA SCENARIO VERSJON 5.0. Dokumentet inneholder nyheter og forbedringer som er gjort i Visma Scenario versjon 5.0.001 siden 4.9.001, samt veiledning i forbindelse med oppgradering. Vi anbefaler deg å lese dokumentet slik at du kjenner til de endringene som er gjort i denne versjonen. Du kommer sikkert til å finne en del nytt som din bedrift har nytte og glede av. Vi håper du blir fornøyd med den nye versjonen. Nyheter og forbedringer presenteres per modul. I tillegg vil filen readme.txt kopieres ned på programområdet ved installasjon. Den inneholder alle nyheter, endringer og rettelser i stikkordsform. Du finner også en beskrivelse av hvordan oppgraderingen skal gjøres i dette dokumentet. Hvis du er usikker ta kontakt med din forhandler før du oppgraderer til ny versjon. Visma Scenario Nyheter og forbedringer: Visma Scenario versjon 5.0 1

OPPGRADERING Viktig informasjon Pervasive Generelt Installasjonsveiledningen forutsetter at versjon 4.9.x av Visma Scenario er installert. Ta kontakt med din forhandler dersom du har eldre versjon. Installasjon må foretas fra server mot fysisk disk. CD-en inneholder ikke Pervasive. Avinstallasjon av Visma Scenario må derfor ikke foretas. Ta en sikkerhetskopi før du starter oppgraderingen. Sett inn CD-en og installasjonsrutinen starter automatisk. Besvar de spørsmål som kommer. Hvis du er usikker på hva du svarte sist, kan du gå på programmenyen i windows og lese Installasjonsinfo under Visma\Visma Scenario. Veiledning for installasjon Stopp alle servicer som ev. går i forbindelse med Scenario FØR installasjon. Dette gjelder de som kjører Scenario Hovedkontor, integrasjon med Visma CRM og integrasjon med Syncron. 1. Trykk Neste 2. Kontroller informasjonen trykk Neste 2 Visma Scenario Nyheter og forbedringer: Oppgradering

3. Trykk Neste 4. Marker aktuelle tilleggsprogram. 5. Sjekk / korriger om det er riktig 6. Sjekk / korriger om det er riktig område målmappe. Rutinen foreslår siste kjente for datafiler. Rutinen foreslår siste kjente informasjon dataområde 7. Bekreft om hjelpeklienten skal kopieres inn Visma Scenario Nyheter og forbedringer: Oppgradering 3

8. Bekreft med enter /neste gjennom de neste 2 bildene 9. Oppgraderingen starter vent til den er fullført 10. Trykk fullfør Merk: Dersom du huker av for HK eller AltInn, blir.net Framwork installert dersom du ikke har det på maskinen fra før. Egendefinerte rapporter Eventuelle egendefinerte rapporter skrives ikke over ved oppgraderingen med mindre de er gitt standard rapportnavn. Det er ikke gjort endringer i utskrifts-ddfene fra versjon 4.9 som krever verifisering. Dersom oppgradering foretas fra eldre versjoner, er det mulig at verifisering må gjøres på egne rapporter. 4 Visma Scenario Nyheter og forbedringer: Oppgradering

NYHETER OG FORBEDRINGER Generelt E-postforsendelse Løsningen rundt e-postforsendelser er forbedret ytterligere. Informasjon om tilbuds-, ordre-, faktura- og anbudsnummer vises nå i tittellinjen. Det er også lagt inn melding om at e-post er sendt og tydeligere melding dersom en forsendelse feiler. Valg av avsender ved e-post Det er lagt inn mulighet for å velge forskjellige avsendere på de forskjellige dokumentene. For hver type kan det velges forslag på standard e-postadresse, egendefinert adresse, adresse hentet fra bruker eller selger/innkjøper. I tillegg er det mulig å overstyre dette forslaget når e-posten sendes. Standard oppsett legges inn under Firmaopplysninger, E-post. Fortrykket fakturablankett på e-post Dersom det er valgt fortrykt faktura og faktura sendes på e-post, vil Visma Scenario nå se bort fra merket om fortrykt faktura. Det betyr at fakturaen vil inneholde standardinformasjon om avsender i fakturahodet. Faktura med OCR på e-post Backup Enkelte fakturamottakere har hatt problemer med å lese tilsendte fakturaer på e-post fordi de inneholdt OCR-B font. Dette er nå endret slik at fakturaer som sendes på e-post ikke lenger inneholder denne fonten. (Dette gjelder kun programmets standardblankett.) Det er lagt inn mulighet for å lagre backupområde for hver klient slik at samme område foreslås hver gang. Dette gjøres per klient under Backup, Oppsett. (De som har installert versjon 4.9.004, men ønsker at backup skal fungere som tidligere versjoner, må gå inn på hver klient og blanke feltet under Backup, Oppsett. Backup vil da foreslå området hvor det sist ble tatt backup til uavhengig av klient.) Vær oppmerksom på at backuprutinen som er i Visma Scenario ikke fungerer på 64 bits operativsystem. Håndterminaloppsett (gjelder ikke for programmet KOMM.EXE) Det er nå lagt inn mulighet for katalogstruktur i forbindelse med import fra håndterminal samt at de forskjellige filtypene kan være i forskjellige filformat. Det er også mulig å sette opp at flere filer på et område skal leses inn samtidig ved å bruke wildcard. Under Firmaopplysninger, Integrasjoner er det lagt inn ett nytt valg for Håndterminaler. Her defineres kataloger, filformater og kvitteringsmuligheter for de forskjellige filtypene. De som har et oppsett som fungere slik de ønsker per i dag, trenger ikke gjøre noen endringer i oppsettet. Visma Scenario Nyheter og forbedringer: Nyheter og forbedringer 5

Innførsels mva Bestilling For å forenkle avstemmingsarbeidet er det nå lagt inn mulighet for å definere egne mva.kontoer i firmaopplysninger for direkteføring av innførsels mva. Disse kontoene vil bli slått sammen med inngående mva på omsetningsoppgaven. Det er ikke laget egne mva.koder for føring av selve fakturaen fra leverandøren, så dette må håndteres på lik linje som før. Registrere rammeavtale i bestillingshodet I bestillingshodet er det lagt inn felt for rammeavtale. Forslag hentes fra leverandør. På leverandøren kan rammeavtalen også knyttes til leveringsmåte. Dersom knytning til leveringsmåte er registrert på leverandøren, er det leveringsmåten som registreres i bestillingshodet som er avgjørende for hvilken rammeavtale som blir foreslått. Overføre bestilling til ordre bruke dimensjoner fra ordrehodet Det er lagt inn mulighet for at dimensjonene som er registrert i ordrehodet kan arves ved overføring fra bestilling istedenfor informasjonen som ligger på bestillingen. Dersom det er ordren som skal bestemme dimensjonene, markeres feltet Hente avdeling/objekt/aktivitet fra ordrehodet ved overføring til ordre under Oppsett bestilling. Prosjektinformasjon behandles som tidligere uavengig av det nye valget. Bestillingshistorikk visning av feltet Annet Dagbok Dersom det under klargjøring av bestilling er lagt inn noe i feltet Annet, vil dette nå vises sammen med frakt i historikk. Feltet ble ikke lagret i historikken tidligere, så det er kun bestillinger som oppdateres etter oppgradering som viser informasjon om Annet. På gamle bestillinger er det kun med i totalbeløpet. Oppdatering av referansenummer ved art 3 og 4 Ved oppdatering av bilag som er registrert i dagboka med art 3 eller 4, vil referansenummeret som registreres også bli vist i feltet Bestillings-/fakturanr under postopplysninger i reskontroposter i tillegg til under referansenummer. Dersom referansenummeret endres på posten i ettertid (f.eks i forbindelse med sanering), vil opprinnelig registrert referansenummer fortsatt vises i feltet Bestillings-/faktuanr. Hovedbok Altinn II Altinn vil gå over til ny løsning ved innsendelse av omsetningsoppgaver. Når den nye løsningen settes i drift vil den gamle løsningen ikke være tilgjengelig lenger. Det betyr at de som sender inn oppgaver via Visma Scenario, må gjøre noen små endringer i sitt oppsett før oppgave kan sendes. Gå inn i Firmaopplysninger, Integrasjoner, Oppsett Altinn. Marker AltinnII under versjon. Velg deretter knappen nederst i samme skjermbildet for å få registrert den nye DLL-en. Alle arbeidsstasjoner som det skal sendes inn omsetningsoppgave fra, må registrere den nye DLL-en. Når AltinnII tas i bruk, er det ikke lenger nødvendig å laste ned nytt skjema RF- 0002 når det skjer endringer. Dette håndteres automatisk. 6 Visma Scenario Nyheter og forbedringer: Nyheter og forbedringer

I forbindelse med den nye løsningen er det lagt inn noe ny funksjonalitetet i Visma Scenario. Informasjon om bl.a KID, betalingsfrist og arkivreferanse vil kunne lagres på omsetningsoppgaven i Visma Scenario. Dersom oppgaven sendes signert, lagres dette automatisk. Ved oppslag på innsendte omsetningsoppgaver under hovedbok, mva.opplysninger vil informasjonen vises nederst i skjermbildet dersom den finnes. Dersom oppgaven er sendt usignert, vil knappen vises nede til høyre og informasjonen kan hentes ned. Postspørring kobling til Scenario Dokumentsenter Kasse Under mappen Postspørring hovedbok er det lagt inn en knapp for oppslag mot Scenario Dokumentsenter. Baxi varsel dersom kontakt ikke eksisterer Det er lagt inn et ekstra varsel i forbindelse med avslutning av kassesalg dersom det ikke er kontakt med bankterminalen. PosPay versjon 3.1.32 Visma Scenario er klargjort for versjon 3.1.32. Kunder/Leverandører Historikk på purre/rente/inkasso Det er lagt inn historikk på purrebrev, rentenotaer og poster som er oversendt inkasso. Historikken blir oppdatert ved godkjenning av purrebrev, rentnotaer eller inkassoliste. Det er bare poster som blir behandlet etter installasjon av denne versjonen som vil finnes i historikken. Historikken er tilgjengelig under egen mappe i purre-/renterutinen og på den enkelte kunde. Den nye mappen på kunder inneholder også mulighet for visning av fakturahistorikk. Fra disse bildene kan det tas ut kopier og ev. sende dem på e-post til kunden. Ny mappe for historikk på kunder/leverandører Det er lagt inn en ny mappe i reskontrobildet for historikk. På kunder får en fram utgående fakturaer, purrebrev, rentenotaer og inkassoliste som er sendt til den aktuelle kunden. De nyeste vises øverst. Fakturakopier kan tas ut fra dette bildet og ev. sendes kunden på e-post. På leverandører vises bestillingshistorikken. Mulighet for å koble rammeavtale mot leveringsmåte på leverandører På leverandører er det lagt inn mulighet for å knytte forskjellige rammeavtaler mot forskjellige leveringsmåter. Knytning mellom leveringsmåte og rammeavtale registreres på den enkelte leverandør under mappen Opplysninger. Velg knappen som ligger i forbindelse med rammeavtale kjøp. Denne informasjonen vil bli benyttet i forbindelse med registrering av bestillinger. Visma Scenario Nyheter og forbedringer: Nyheter og forbedringer 7

Webadresse Det er lagt inn mulighet for å registrere webadresse på kunder og leverandører med mulighet for åpning av web-siden ved å dobbeltklikke på adressen. Flere utvalgskriterier på remitteringsforslaget Ved generering av remitteringsforslag er det lagt inn mulighet for å begrense leverandørutvalget på gruppe, bransje og kategori. Ordre/faktura Mulighet for å lagre ønsket sortering Under Systeminformasjon, Grupper, Oppsett søk er det nå mulig å legge inn ønsket sortering i klargjøringsbildet. Overføre ordre tilbake til opprinnelig tilbudsnummer I forbindelse med tilbud er det nå mulig å overføre et tilbud til ordre og tilbake til opprinnelig tilbudsnummer. Dersom tilbudet slettes ved overførsel til ordre, vil ordren automatisk bli lagt tilbake til opprinnelig tilbudsnummer dersom den overføres tilbake til tilbud. Dersom tilbudet ikke slettes ved overførsel til ordre og ordren overføres tilbake til tilbud, vil det komme opp spørsmål om tilbudet skal skrives over eller om det skal opprettes et nytt. Registrere tilbud på diversekunde Dersom et tilbud registreres på en diversekunde, vil en nå få spørsmål om fast kunde skal opprettes når tilbudet overføres til ordre. Hensikten med denne funksjonen er å slippe å opprette kunder i kunderegisteret som kun har mottatt et tilbud. Ved registrering av tilbudet angis et diversekundenummer i ordrehodet. Registrer deretter navn og adresseopplysninger på kunden. Det er i tillegg mulig å legge inn telefonnummer, e-postadresse og organisasjonsnummer under knappen som ligger bak kundenummeret. Denne informasjonen vil følge tilbudet/ordren inntil fast kunde blir opprettet, eller ordren blir fakturert. Når et tilbud er opprettet med en diversekunde, vil det ved overførsel til ordre komme opp spørsmål om fast kunde skal opprettes. Svar Ja dersom du ønsker det. Kunden vil bli opprettet med navn, adresser og ev. ekstra opplysninger som er registrert på tilbudet. Varsel dersom pris=0 Under Oppsett ordre/faktura er valget Varsel ved linjebeløp=0 lagt inn. Dersom feltet markeres kommer det opp et varsel ved registrering av en varelinjer dersom beløpet = 0. Standardfaktura og passive kunder Dersom en kunde er merket som passiv, blir det ikke lenger generert ordre/faktura på denne kunden ved overføring av standardfaktura. Tekstlinjer på bestillingsordre Det er nå lagt inn mulighet for at tekstlinjer som registreres umiddelbart under en varelinje på ordren kan bli overført til innkjøpsordren (bestillingsordren). Under Oppsett ordre/faktura, 8 Visma Scenario Nyheter og forbedringer: Nyheter og forbedringer

Ordre/faktura er det lagt inn et nytt valg for Bestillingsordre, overføre tekstlinjer til bestilling. Dette feltet må markeres dersom tekstinjer skal overføres til innkjøpsordren. Overføringer Factoring SG-finans Landkode er lagt ut i kundefila til SG-Finans Innlesing prosjekttimer Statistikk Formatet er utvidet med ordrenr, avdeling og aktivitet. Timer kan leses inn på ikke klargjorte ordre. Diversekunde Ved utskrift av statistikk sortert på Faktura vises nå navnet som er registrert på fakturaen istedenfor det som er registrert i kunderegisteret på diversekunder. Dersom statistikken sorteres på Kunde vil alle diversekunder på samme reskontronummer bli slått sammen og navnet hentes fra kunderegisteret. Vis kundeopplysninger Ved sortering og gruppering på Faktura eller Kunde (henholdsvis Bestilling og Leverandør på innkjøpsstatistikk) er det lagt inn mulighet for utskrift av adresseinformasjon samt telefonnummer. Marker feltet Info under sortering. Sortering på postnummer Det er lagt inn mulighet for utvalg og sortering på postnummer. Utskrifter Inkassoliste Inkassolista er utvidet med organisasjonsnummer Serviceordre Det er åpnet opp for feltet Sortering timer / kun totaler på serviceordre slik at det er mulig å velge hvordan timene skal vises, på samme måte som på ordre. Egendefinerte utskifter Det er lagt inn mulighet for å markere en egendefinert utskrift som Samsvarserklæring under Ajourhold utskrifter, type Faktura. Visma Scenario Nyheter og forbedringer: Nyheter og forbedringer 9

Varer Innlesing varediskett Dersom det finnes en vareavtale på en vare som inneholder avtalt pris, vil avtalt pris bli lest inn i feltet kostpris. Innkjøpspris hentes fra prisfilen. Utlegg SQL/Etikettprogram Bizweb Formatet er utvidet med tre felter: Salgsenhet Omregningsfaktor salg Omregningsfaktor kjøp Koble eksisterende kunder/leverandører i Scenario mot Bizweb Dersom det er opprettet kunder/leverandører i Visma Scenario uten organisasjonsnummer eller med feil organisasjonsnummer, kan kobling mot Bizweb skje ved å taste ALT+V når markøren står i reskontronummerfeltet i kunde-/leverandørbildet. VismaScenario gjør da et oppslag mot Bizweb. Foreta nødvendige endringer i søkebegrepet dersom oppslaget ikke gir treff. Når riktig firma er funnet, koples disse ved å velge Oppdater. Automatisk sjekk mot Bizweb Det er laget en service som kan sjekke kunde-/leverandørregisteret mot Bizweb en gang i døgnet og sette endringsmerke på de som er endret siden forrige kjøring. Du velger selv hvilke dager servicen skal kjøres og til hvilket tidspunkt. Servicen vil gå gjennom alle klienter som er merket med integrasjon mot Bizweb. Servicen settes opp under Systeminformasjon, Diverse, Bizweb. Les mer om dette i hjelpefilen. Visning av Bizweb-status Det er lagt inn visning av Bizweb-status i ordre, innkjøp, anbud, dagbok og prosjekt. Oppslag av web-side I søkeboksen er det lagt inn mulighet for åpning av web-side ved å dobbeltklikke på webadressen. Handyman Overføre materiell hentet hos grossist til PDA Under Oppsett, Handyman er det lagt inn et nytt valg for Overføre materiell hentet hos grossist til PDA. Feltet markeres dersom autofaktfiler med forsendelseskode 4 som leses inn i Scenario skal sendes ut til Handyman. Dette er varer som er hentet direkte hos grossist og hvor elektronisk ordrebekreftelse ikke brukes i Handyman. Dette gjelder kun EFO/Nelfo format 4. 10 Visma Scenario Nyheter og forbedringer: Nyheter og forbedringer

Bestillers referanse 1 (rekvisisjon) Ved overføring av ordre til Handymann legges nå informasjonen som er registrert i Bestillers referanse1 i Visma Scenario over til rekvisisjon i Handyman og motsatt. Leveringsadresse (navn) Informasjon om leveringsadresse er nå utvidet til også å ta med seg Leverings navn. Visma Scenario Nyheter og forbedringer: Nyheter og forbedringer 11

www.visma.com Visma Software AS Karenslyst allé 56 Pb. 733, Skøyen 0214 Oslo, Norge Visma Software AB Geijersgatan 2B 216 18 Malmö Sverige Tel: +47 46 40 40 00 Fax:+47 23 15 80 81 Tel: +46 40 664 22 00 Fax:+46 40 664 22 29