Stavanger 08.03.16 (09.15 09.45) Hvordan få til smarte og effektive arbeidshverdager? Tidstyver, trender og fakta Jan Kristian Karlsen forfatter og daglig leder i Company Pulse AS jan@companypulse.no +47 92052333
Jan Kristian Karlsen (mini-cv) Fagbokforfatter: Tid til arbeid -Tid til overs (2015). Hvor skal jeg sitte? (2003/2005). Cappelen Damm. Daglig leder Company Pulse AS. Bidrar for virksomheter som spesialrådgiver. Utviklet ny metode for kartlegging av arbeidsmønstre i virksomheter (2007-2010), samt teorier innen «tilgjengelighetsstyring» (2001) og en ny mobil bevegelsespraksis tilpasset kunnskapsbasert arbeid (2003). Gründer: Move (1989) og Company Pulse (2006) Forskningsbasert kunnskap, bl.a. leder for forskningsprosjektet «nye måter å jobbe nye måter å tenke på» (Norges forskningsråd).
TID TIL ARBEID TID TIL OVERS Tidstyver, teknologi og åpne kontorlandskap I boken belyser forfatteren viktige forhold som fremmer og hemmer produktivitet i kunnskapsorganisasjoner. Framstillingen er basert på internasjonal og nasjonal forskning og analyse, og på forfatterens erfaring og på tallmateriale fra Company Pulse. Temabasert, oppslagsbok, kurs/lærebok
Disposisjon Hvordan brukes tiden? Hva er største tidstyver? Overdreven arkitekturoptimisme? Trender i framtidens arbeidsdag? Hvordan lykkes med til effektive og smarte arbeidsformer og om hvorfor det er bedre å vite enn å tro!
Innen Tidsbruksforskning benevnes ulønnet arbeidstid med omsorgs- og husholdningsarbeid som nødvendig tid og forpliktet tid. Nødvendig tid er den tiden som dekker personlige behov som mat og søvn. Forpliktet tid er for eksempel å levere og hente barn i barnehagen. Arbeidstiden vi lønnes for, kalles lønnet eller betalt arbeid. Fritid er den tiden i løpet av døgnet da man ikke sover, spiser eller utfører forpliktende oppgaver eller arbeid. Fritiden omfatter den delen av våre liv som vi mer eller mindre fritt kan bestemme over selv.
Jobbes det mer eller mindre? Det jobbes stadig mer! Juliet Schor The overworked American. The unexpected decline of leisure. New York: Basic Books (1991) Det jobbes mindre! Godbey, G. og Robinson, J. Time for life (1999)...men fordi at mer skjer samtidig, og med økt vekt på forbruk av opplevelser, føles det som at vi har fått mindre tid. Godbey og Robinson peker også på at «tiden til overs» i perioder brukes til aktiviteter som er lite nyttig, og som normalt gir minimalt mer glede, som å se mer på TV.
Jerry Jacobs and Kathleen Gerson Who are the owerworked americans? (1998) belyser diff. med tydelig skille mellom de som jobber lange og korte arbeidsdager, og peker på det paradoksale at de som jobber mye utrykker et ønsker om å jobbe mindre, og de som jobber korte dager ønsker å jobbe mer.
Jonathan Gershuny changing times (2000) - belyser det faktum at tidsbruksdata i dagbokformat, som forskere stort sett mener gir best datakvalitet til bruk i tidsnytteundersøkelser, relativt nylig er blitt tilgjengelig for analyse av trender over tid. Gershuny tok for seg noen makrososiologiske spørsmål om endringer i hovedkategorier av tidsbruk, med særlig vekt på kryssnasjonale tidstrender i lønnet og ulønnet arbeid og fritid. Undersøkelsene, bestående av seksti datasett fra 25 land fra 1960-årene til 1990-årene, tyder på stabilitet i balansen mellom arbeid og fritid i løpet av perioden. Blant landene som kunne tilby slike data, er de skandinaviske landene. Uten å gå inn på detaljene i disse dataene er det slik at Gershuny (og andre forskere) finner store forskjeller på tvers av landegrenser, og at det er store forskjeller mellom ulike grupper arbeidstakere. Kapittel 2. Effektiv arbeidsdag
Hva med Norge? 1959: 45-timersuke og nitimersdagen 1968: 42½-timersuke og femdagersuke (lørdagsfri) for de fleste arbeidstakere 1976: 40-timersuke og åttetimersdagen 1986: 37½-timersuke og 7,5 timers arbeidsdag tariffestes Formell arbeidstid vs. Reell arbeidstid!
Company Pulse Etablert i 2006 Base i Oslo: Akerselva Atrium Company Pulse tilbyr en analyse av arbeidsmønsteret - en ny type medarbeiderundersøkelse. Kontor Gaselle-bedrift (2012) Arbeidsmønster Arbeidsmåter IKT
Analysemodell Rammebetingelser: Medarbeidere Arbeidsmønster Resultat Utfordringer Stillerom/soner Møterom Tilgang og bruk av teknologi Tilgang og bruk av lokaler Arbeidsstokkens sammensetning På kontoret Arbeid på reiser, Hjemmearbeid, Kveldsarbeid, Nattarbeid, Helgearbeid Ajour eller på etterskudd Arbeidstid/tidsbruk
Innledning Sammendrag Arbeidsdag og tidsbruk Kontorløsninger Datautstyr Kommentarer Demografi Arbeidsdagen Gjennomsnitt arbeidsdag er 8,1 timer per. virkedag. Gjennomsnitt arbeidstid per virkedag for ledere = 8,8 timer og øvrige = 8 timer. 7 % har en arbeidsdag som er på 10 timer eller mer. Prosent Arbeidsdagens varighet Timer 12
Innledning Sammendrag Arbeidsdag og tidsbruk Kontorløsninger Datautstyr Kommentarer Demografi Kjennetegn ved de som jobber 10 timer eller mer To av tre er menn. En av tre er ledere. Mer enn halvparten er på etterskudd med arbeidsoppgaver. Nær halvparten (48 %) reiser i arbeidstiden, men jobber lite på reise. 43 % jobber hjemme. Til sammenligning gjelder dette 26 % for hele utvalget. Bruker mest tid i møter. 13
Effektive møter? 15
Per dag per medarbeider:
Effektive fjernmøter? Kortere enn ordinære møter. Færre deltakere i videomøter enn i ordinære møter. Fleksibelt og mobilt Sparer mye reisetid. 17
Effektive reiser? Arbeid/tjenestereiser Pendlerreiser 18
kalender (1.dag) Fem største utfordringer (arbeidsmønster) Avbrytelser, støy, IT problemer, tilgjengelighet, opptatte møterom... Møter 45 min 45 min Reiser / tjeneste og pendlerreiser Epost?? Andre tidstyver?? 20 min.
Eksempel Mer effektive møter i IF Skadeforsikring! I følge Company Pulse utgjorde fjernmøter totalt sett hele 52% av møtetiden! Effekten var mer effektive møter og store tidsbesparelser på reiser til og fra møter. For IF var det svært gledelig å kunne dokumentere en slik positiv utvikling. Trude Harneshaug, Office Manager, IF
Innledning Sammendrag Arbeidsdag og tidsbruk Kontorløsninger Datautstyr Kommentarer Demografi Arbeid på reise avdeling vs. bedriften De som har tjenestereise oftere ajour med arbeidsoppgaver sammenlignet med medarbeidere som ikke reiser. Benchmark er motsatt. Det brukes datautstyr på 85 % av tjenestereisene i avdelingen. BM = 55 % Tid brukt på tjenestereise 21
Farvel normalarbeidsdagen?
Lederne har størst utfordringer med sitt arbeidsmønster!
Generasjonsspenninger - «digitalt innfødte» skaper store omveltninger.
Grad av Mobilitet/Enheter pr. bruker Muligheten til å bli effektiv er tilstede NA 802.11b 802.11a 802.11n 802.11ac 802.11u 802.11ac 2 Mbit 54 Mbit 450Mbit 1,3 Gbit Offload 6 Gbit Fokus 1990 1995 2000 2005 2007 2010 2013 2015+ Tid
Det totale antallet mobilbrukere globalt var i 2011 over 5 milliarder! Larkin Administration Building (1906) Deutche Bank (2006)
Kontorløsning viktigere enn produktivitet? (overdreven arkitekturoptimisme) «Vi har høye lønninger i Norge. Det er en rar tankegang å skulle betale ut høy lønn, og ikke tilrettelegge for produktivitet med egne kontor hvis det er det som er ønskelig. Du taper raskt det du sparer ved åpne kontorlandskap hvis produktiviteten går ned. Jeg får ikke regnestykket til å gå opp, og jeg er økonom, sier Meyer. Christine B. Meyer Tidl. Direktør i Konkurransetilsynet (nyå leder for Statistisk sentralbyrå)
FAKTABASERT KUNNSKAP Kartlegge behov...og bruk Måle utnyttelse / effektivitet En bedre arbeidsdag 29
Hvorfor kartlegge?..fordi det er bedre å vite enn å tro! og fordi det er store forskjeller mellom bedrifter og innad i samme organisasjon.
«Quiz» Hvor stor andel av møtene i Norge er digitale møter? Hvorfor var medarbeiderne i «eksempelavdelingen» mer effektive på reise enn på kontoret? Hvor lang tid tar det å svare på en Company Pulse medarbeiderundersøkelse? 31
Spørsmål?...og svar
Takk for oppmerksomheten! Jan Kr. Karlsen T: 92 05 23 33 jan@companypulse.no Company Pulse AS Akerselva Atrium, Oslo T: 92 62 21 81 www.companypulse.no 33