Bedriftseksempel «Work Smart»

Transkript

1 Bedriftseksempel «Work Smart» Tord Ekeland, Vice President Shared Services Pilot at Fornebuporten

2 25 sider på 15 minutter Hvem vi er Hvorfor vi er her og hva vi har gjort Hva har vært viktig Noen minutter til spørsmål til slutt

3 Who we are and What we do

4 This is Kvaerner Specialised EPC company employees in 8 countries Revenues of NOK 14 billion (2014) Order backlog of NOK 16.5 billion* * As of 31 December

5 Kvaerner mission

6 Hvordan lykkes med flytteprosesser og moderne arbeidsformer?

7 Important question: Hvorfor?

8 A strong name with a solid track record Ocean Viking Est 1841 Peter Steenstrup First CEO Aker Engineering Stord Verdal Aker Maritime Norw. Contractors Maritime Group Aker Kvaerner Aker Solutions Kvaerner Davy/John Brown/Trafalgar Field Development ED&S / Field Development Global EPC provider Oluf A Onsum, founder Kvaerner Engineering Egersund Rosenberg Kvaerner (Oil & Gas) shareholders' annual general meeting approved the establishing of Kvaerner as a separate company.

9 Important for Kvaerner: Beliggenhet Løsninger tilpasset en prosjekt organisasjon Konsept

10 Kvaerner Fornebuporten Office facts 400 desk capacity 10% offices Quiet/focus 1 per 7 persons Meeting cap > 1 per person Kvaerner 4th to 7th floor Move facts (29.6 first day) Ready packed Friday 1600 Start Monday boxes private including IT

11 Opportunity to: Challenge status quo

12 Fra start Til konsept 20% reduction office cost = 2% efficiency improvement

13 Hvorfor analyse?...fordi det er bedre å vite enn å tro! Company Pulse AS Company Pulse Rapport

14 Background & ambitions Fokus er å skape optimale arbeidsformer i Kværner. Tilnærmingen er helthetlig. Det handler ikke kun om nye kontorlokaler, men om å skape effektive og gode arbeidsdager for medarbeiderne. For å få dette til må vi ha innsikt om dagens situasjon, sette riktig ambisjonsnivå og dertil kunne måle utviklingen over tid.

15 Current situation & challenges Avbrytelser i kontorlokalene, opptatt møterom og manglende tilgjengelighet til kolleger, ser ut til å være de tre største «tidstyvene». Gjennomsnitt arbeidstid er 8,4 timer per. virkedag. 22 % av tiden brukes til møter. Ledere tilbringer en tredjedel av arbeidsdagen i møter, mens øvrige bruker en sjettedel av arbeidstiden i møter. 90 % av arbeidstiden brukes i egne kontorlokaler. Det er store forskjeller mellom avdelinger/medarbeidere. Fem største utfordringer : avdelinger (2014)

16 Summary Work smart

17 Work smart what is it? Our ambition: To focus on a few but important factors impacting many Kvaerner employees daily Fornebuporten as a pilot Clear deliveries Potential to create Kvaerner standard 261M

18 Why Work Smart? Office survey show time thieves of 0,9 hours average per day! 62% of employees reported interruption effecting their work 41% reported noise in workplace which had an impact on their work 33% of employees stated that meetings could be better organized 10 minute reduction per meeting, release 48 hours per year; 6 ½ full workdays 25% of employees report IT problems, resulting in loss of working time Pilot from Work smart Outlook potential to save at least 10 min per day! Ownership important Why: Because it makes sense, standardize, release time, reduce frustration and stress. Office survey April 2014

19 How are you doing? A UK study reveals that the average attention span on a conference call is 23 minutes. After 23 minutes on a conference call, the participants on your call start to tune out and do other things. This is the part where they start checking their , sending text messages, or playing Angry Birds. In fact, some people in the study admitted to falling asleep all together. When it comes to a face to face meeting, the attention span is increased to 35 minutes.

20 Innledning Sammendrag Arbeidsdag og tidsbruk Kontorløsninger Datautstyr Kommentarer Demografi Møter 22 % av arbeidstiden brukes til møter. Benchmark er 19 %. Gjennomsnitt tidsbruk til møter er 1,9 time per dag. 28 % bruker 3 timer eller per dag. Ledere tilbringer en tredjedel av arbeidsdagen i møter, mens medarbeidere bruker en sjettedel av arbeidstiden i møter. Et møte varer i gjennomsnitt 1,5 time. Korte møter med varighet på inntil en time oppleves som de mest effektive møtene. Prosent Møtetid per. virkedag Timer Beregningen er basert på medarbeidere som har hatt minst ett møte i referanseperioden. Company Pulse Rapport 20

21 Efficient workday Supporting an Efficient Workday Location Tools Meeting room availability Assigned seating Clean desk IT/AV in Meeting rooms Focus rooms number, equipment Work desk furniture Work Smart Layout Ringer i vannet prinsippet Work Smart Fornebuporten concept 3. Search for efficiency = Target 2.Growing virtual working 1. Result from the office survey conducted April Main challenges seen by employees: Interruption Noise Busy meeting rooms IT problems Available colleagues Illustration only

22 Layout Supporting an Efficient Workday Semi public area Meeting rooms Work areas 2

23 Technology - example Mål om økt bruk av videomøter: Selv om face to face kun utgjør 37% i dag (benchmark 85%) Workforms Workspace Bruk av moderne hjelpemidler for å sikre bedre utbytte av møter to skjerms løsninger (agenda, notere direkte / referat i møte, lync video Video kamera på alle møterom, samt alle våre fokusrom. Alle rom har to skjermer, likeså alle arbeidsplasser. Fokus på sikre implementering: Punkt 1 brukervennlige løsninger Nano learning Campaigns Leader training

24 Technology, Workspace, Workform - example To skjerms løsning Møteroms booking Kamera 360&front Effektivitet, møter Guidelines To skjerms løsning Ingen komtrollpanel Identitet, stolthet: Branding /foliering

25 Summary Hvordan lykkes med flytteprosesser og moderne arbeidsformer? - Se på flytting som en mulighet til positive endringer for selskapet! - Start planlegging tidlig, sikre ressurser og forankring hos ledelsen - Vær bevist deres behov, skaff fakta, sett mål, ha ambisjoner - Involvere og kommunisere! - Endring tar tid! + =