Rapport Rekrutteringsarrangement, Madrid 30.-31.10.14 Dato: 19.11.14
Forord Helse Nord RHF og Nordlandssykehuset HF samarbeider med Nordland fylkeskommune, NAV Nordland og NAV EURES om rekrutterings- og metodeprosjektet Spaniaprosjektet Utvikling av metodikk for rekruttering fra utlandet. I forbindelse med Spaniaprosjektet ble det gjennomført et rekrutteringsarrangement i Madrid 30.-31. oktober 2014. Gjennomføring av to rekrutteringsarrangement i løpet av prosjektperioden er ett av fire delmål i Spaniaprosjektet. Dette var det første. Representanter fra Helse Nord RHF, Nordlandssykehuset HF, Nordland fylkeskommune og NAV EURES deltok på arrangementet. EURES anbefalte oss tidlig i prosjektet å rekruttere fra Spania. Grunnen til det er at Spania har høy arbeidsledighet og har et overskudd av helsepersonell. Utdanningen for legespesialister i Spania er tilnærmet lik utdanningen i Norge. Det at Spania er medlem av EU gjør det enkelt å få arbeidstillatelse i Norge, og det er enkelt for legespesialister med utdanning fra Spania å få autorisasjon i Norge. Hovedmålet med Spaniaprosjektet er å utvikle en helhetlig og overførbar metodikk for rekruttering fra utlandet. Denne skal utvikles, testes og evalueres. Den metodikken som er tenkt, og som bygger på den operasjonelle rekrutteringsmodellen i Helse Nords strategiske kompetanseplan, vises i følgende modell: BEHOV Oppfølging Videreføring Planlegging Evaluering Markedsføring Rekruttering Introduksjon Språk Mentor Jobbskygge Seleksjon MOTTAK Autorisasjon Norskkurs 2
1. Behov Som en del av forberedelsene, foretok Nordlandssykehuset en kartlegging av kompetansebehovet. De fokuserte på legespesialiteter det er vanskelig å rekruttere nasjonalt. Det kom frem at de hadde behov for gynekologer, patologer og radiologer. De øvrige helseforetakene i Helse Nord ble invitert til å delta på arrangementet. Vertskommunene til Nordlandssykehuset; Bodø, Vestvågøy og Hadsel, ble også invitert til å delta. Ingen av disse ønsket å delta i rekrutteringen i denne omgang. 2. Planlegging Planlegging av rekrutteringsarrangementet ble startet opp tidlig. EURES tilbydde oss å delta på en åpen jobbmesse i Zaragoza i mai, men det ble vurdert som for tidlig i prosjektfasen. Det ble derfor tatt en beslutning om å gjennomføre et eget arrangement i slutten av oktober 2014. Slik kunne vi publisere en jobbannonse før sommerferien og bruke våren og tidlig høst på å forberede oss. Det ble vedtatt å holde arrangementet i Madrid fordi det som senter i Spania er lett å komme seg til. Prosjektgruppa for Spaniaprosjektet hadde flere møter før arrangementet. Uka før turen til Spania ble det avholdt et fellesmøte for alle som skulle delta. Vi var totalt 10 deltakere; Liss Eberg, HR-sjef, Astrid Jacobsen, avdelingsleder, Inger Simonsen, rådgiver, Bjørn Holdø, overlege og Khalid al-shibli, overlege, alle fra Nordlandssykehuset, og Kirsten Hasvoll, prosjektleder Tilflyttingsprosjektet i Nordland fylkeskommune, Elisabeth Bomo, rådgiver NAV EURES og Knut Langeland, HR-sjef, og Elise Sønderland, prosjektleder, fra Helse Nord RHF. Deltakere Madrid 2014: Sissel Juliussen, Elise Sønderland, Kirsten Hasvoll, Liss Eberg, Inger Simonsen, Bjørn Holdø, Khalid al-shibli, Elisabeth Bomo, Knut Langeland og Astrid Jacobsen. 3
Flere av deltakerne var med på intensivkurs i spansk før avreise. Vi testet ut suggestopedimetoden, som er en metode som til dels vil bli brukt i norskopplæringen for de som blir rekruttert. Det var en fin og artig måte å lære et nytt språk på. På den måten fikk vi også kjenne selv hvor vanskelig det er å lære seg et nytt språk. 3. Markedsføring Prosjektleder fikk laget en felles nettside for Helse Nord med informasjon på engelsk til utenlandske arbeidssøkere. Her kan interesserte få informasjon om de enkelte helseforetakene, sykehusene, regionen og nyttig informasjon om norskopplæring, autorisasjon og om å flytte til Norge. Det eksisterte ikke en slik nettside fra før, og informasjon på Helse Nords nettsider på engelsk er mangelfull. Det ble også laget en enkel rekrutteringsbrosjyre på engelsk. Til selve rekrutteringsarrangementet ble det bestemt å ha stands med informasjon om Helse Nord, Nordlandssykehuset, EURES, Nordland og Nord-Norge. Til disse stands ble det skaffet brosjyrer, roll-ups og give-aways. Nordland fylkeskommune har utviklet en egen rekrutteringsbrosjyre for å få økt tilflytting til Nordland. Nordlandssykehuset lagde også en egen informasjonsbrosjyre på engelsk. 3.1 Annonsering Prosjektleder og prosjektgruppen utarbeidet jobbannonsen sammen med Elisabeth Bomo fra NAV EURES. I jobbannonsen ble det informert om: tid for rekrutteringsarrangement kontaktinformasjon (prosjektleder ble oppført som kontaktperson) arbeidssted (Bodø, Gravdal og Stokmarknes) Helse Nord og Nordlandssykehuset nettsiden www.helse-nord.no/work at Nordlandssykehuset søkte etter patologer, gynekologer og radiologer i faste fulltidsstillinger at søkerne måtte ha grunnleggende engelskkunnskaper lønn at vi vil hjelpe til med å finne bolig, hjelp til eventuell familie språkopplæring søknadsfrist Jobbannonsen ble publisert i Spania gjennom spansk EURES den 7. juli 2014. Prosjektleder mottok i overkant av 100 søknader fra interesserte legespesialister. Søknadene kom ikke bare fra de legespesialitetene det var søkt etter, men fra leger med andre, ulike spesialistutdanninger. Det var ingen henvendelser fra radiologer. De søkerne som hadde rett bakgrunn ble informert om at vi ville se nærmere på CVen deres og at de ville få mer informasjon om rekrutteringsarrangementet og intervju. De som ikke hadde rette kvalifikasjoner ble henvist til www.helse-nord.no/work og ble informert om at alle ledige jobber i Norge blir publisert på www.nav.no. Alle CVer er lagret i en felles database. Aktuelle kandidater kan inviteres til neste arrangement. I forkant av rekrutteringsarrangementet ble det sendt ut invitasjon og program til alle på engelsk. Til de som ble invitert til intervju ble det gitt beskjed om intervjutider. 4
4. Rekruttering Dagen før rekrutteringsarrangementet startet hadde vi møte med EURES i Spania. De fortalte om arbeidsmarkedssituasjonen i Spania, og om hva søkerne er opptatt av. Det som kjennetegner legeyrket i Spania er at de har høy status, god utdanning og har lange arbeidsdager. De understrekte at det å flytte med familie til et annet land endrer livet totalt, og at god språkopplæring er avgjørende for å lykkes. EURES i Spania uttrykte at de har et godt inntrykk av Spaniaprosjektet. 4.1 Arrangementet Selve rekrutteringsarrangementet ble holdt i EURES sine lokaler i Madrid som vi disponerte gratis. Lokalene var godt egnet til denne typen arrangement. Flere rom ble gjort tilgjengelig for oss begge dagene. I det ene rommet ble det satt opp bord med informasjon, det vil si roll-ups, brosjyrer og lignende. Her ble deltakerne tatt i mot og ble ønsket velkommen. Det var også her fellesinformasjonen ble holdt før intervjuene. De som måtte vente på intervjutid oppholdt seg i dette lokalet mens de ventet på sin tid. Vi fikk hjelp til å bestille catering til begge dagene. Kaffe, te, vann, mineralvann, frukt og rundstykker ble servert begge dagene. På fellesdelen før intervjuene ble det informert om Spaniaprosjektet, om Helse Nord, Nordlandssykehuset og om å jobbe og bo i Norge. Rafael og Isabel fra EURES i Spania ønsker velkommen til arrangementet. 4.2 Seleksjon Totalt ble 10 gynekologer og 3 patologer intervjuet. Bjørn, Sissel og Liss intervjuet gynekologene. Khalid, Inger og Astrid intervjuet patologene. Utover å vurdere det faglige, ble det også kartlagt om kandidatene hadde familie og hvilke interesser og motivasjon de hadde. Det ble lovet at de som ble intervjuet skulle få en tilbakemelding innen to uker og det har de fått. Etter en vurdering av referanser og dokumenter blir de aktuelle kandidatene invitert til 2. gangsintervju der de skal jobbe. Dette vil mest sannsynlig skje i januar 2015. 5
Alle de aktuelle kandidatene er god kvalifiserte og flinke fagfolk. Liss Eberg, HR-sjef Nordlandssykehuset 5. Oppfølging Prosjektet handler like mye om å beholde, som om å få tak i kompetanse. Det vil si at prosjektet må legge til rette for hele familien. Her følger en liste over oppgaver som må utføres: Trinn-for-trinn: 1. Referanser og dokumenter blir vurdert av fagpersonale som har. 2. Alle som er aktuelle blir invitert til 2. gangs intervju så fort det lar seg gjøre. Dette intervjuet planlegges i detalj. Tilby arbeidssøkerne å ta med familien. 3. Kontrakt/ ansettelsesbevis. 4. Hjelpe kandidatene med å søke om lisens fra SAK. 5. Sette i gang nettbasert norskkurs i samarbeid med Nettskolen i Nordland. 6. Møte med vertskommunene og NAV for å koordinere skole-/barnehageplass og jobb til partner. 7. Kandidatene forhåndsregistrerer flytting elektronisk hos UDi. 8. Finne egnet bolig. 9. Rekruttere mentorer til mentorprogram. 10. Ved ankomst hjelper vi med personnummer, skattekort, bankkonto. Starte norskkurs. Omvisning på sykehuset. 11. Videre oppfølging. Oppstart mentorprogram. 6. Økonomi Alle deltakerne dekket egne utgifter. Helse Nord RHF dekket utgifter i forbindelse med møte med spanske EURES dagen før rekrutteringsarrangementet og catering på møtet og arrangementet. Utgifter rekrutteringsarrangement 30.-31.10.14: Helse Nord RHF Nordlandssykehuset HF Totalt Reise 10 000,- 28 000,- 38 000,- Hotell 13 000,- 22 000,- 35 000,- Kost 10 000,- 20 000,- 30 000,- Diverse 3 000,- 7 000,- 10 000,- utlegg Møter 8 000,- 8 000,- Totalt 44 000,- 77 000,- 121 000,- Utgiftene er omtrentlige og inkluderer ikke Nordland fylkeskommunes eller NAV EURES sine utgifter. 6
7. Oppsummering Her følger en punktvis oppsummering over forbedringspunkter. FORARBEID: Det bør gjøres en enda grundigere behovskartlegging i forkant. Informere ledere og ansatte i helseforetakene som er med enda bedre. Overlegene som er med for å foreta intervjuene må få enda bedre informasjon om prosjektet før avreise. Det var mye arbeid å svare hver enkelt søker. Webcruiter bør brukes som rekrutteringsverktøy neste gang. Spisse utlysningen enda mer vær så konkret og tydelig som mulig. Være enda tydeligere på krav om engelskkunnskaper. Det bør være med noen fra hvert lokalsykehus det skal rekrutteres til. Vi hadde ikke med noen fra Stokmarknes. Dette kan gjøre oppfølgingen der vanskeligere. Det var en klar fordel å ha med Sissel Juliussen fra sykehuset i Lofoten. REISE/OPPHOLD: Datoene for arrangementet måtte settes i god tid. Vi fikk råd fra reisebyrået om å bestille flybilletter så fort som mulig, så det gjorde vi. Det var da ikke mulig å fly direkte fra Oslo til Madrid. Det gjorde at tur/retur reisen ble veldig lang, med mellomlandinger i Tyskland både frem og tilbake. Ved senere rekrutteringsarrangement i utlandet må reisen gå så raskt og smidig som mulig. Det anbefales at hver enkelt bestiller reise selv, i stedet for å bestille som gruppe. Vi var godt fornøyd med hotellet som lå på Gran Via midt i sentrum. Vi leide møterom der kvelden før arrangementet og hadde møte med EURES i Spania og koordinerte presentasjonene til arrangementet. De ansatte på hotellet var serviceinnstilte og hjelpsomme. ARRANGEMENTET: Overlegene må bli gitt bedre tid på fellesdelen for å informere om arbeidssituasjonen og oppgavene, de lokale forholdene, forventninger til ferdigheter og vanlig praksis i Norge. Vi må være enda tydeligere på hva vi tilbyr. Fortelle mer konkret om boligsituasjonen i Norge. Være tydeligere på at vi tilbyr språkopplæring for partner. Ha med noen som har erfaring med å flytte til Norge. Det var en fordel å ha med Khalid som selv har flyttet til Bodø og har vært gjennom prosessen selv. Informere mer i brosjyrer om bolig og språkopplæring. Synes arrangementet var bra og lagt opp på en utmerket måte, og ikke minst all ære til de lokale vertene. Bjørn Holdø, overlege Kvinneklinikken, Nordlandssykehuset 7
Jeg synes at arrangementet var svært vellykket, godt forberedt, godt innhold og god tone. God oppslutning. Jeg, som har vært med hele tiden, registrerte at alle leddene hadde gjort sitt forarbeid godt, og var samkjørte. Et mål for tilflyttingsprosjektet er "helhetlige kjeder" eller det vi kaller "sømløs forvaltning". Dette fungerte svært godt i Madrid. Kirsten Hasvoll, prosjektleder Nordland fylkeskommune 8. Evaluering Vi har gjort det meste rett i forhold til den metodikken som skal prøves ut. Fordelen med å fortsette i Spania er at vi nå har kontakter der og vi kjenner til kulturen. Vi vet at EURES i Spania er profesjonelle. De har egne rådgivere som er spesialister på Norge og Skandinavia. NAV EURES og EURES i Spania fulgte oss tett opp hele veien og det er noe av grunnen til at arrangementet ble så vellykket. Prosjektet har fått en del oppmerksomhet i media. NRK Nordland vurderte å delta på arrangementet. Dette er et unikt prosjekt fordi Nordlandssykehuset sammen med Helse Nord tar ansvar for hele rekrutteringsprosessen selv. Dette gjør at vi bygger opp kompetanse og etablerer samarbeid både innad på tvers og med eksterne nøkkelaktører. Vi er avhengige av godt samarbeid med blant annet NAV, vertskommuner og språktilbydere for å lykkes. Det er en suksessfaktor at det har vært et så stort team fra Nordlandssykehuset som har deltatt. Dette skaper gode relasjoner mellom HR og fag i sykehuset, og det er flere som kan samarbeide for å lykkes. De som har vært med blir gode ambassadører for prosjektet. Det må vurderes ved hvert enkelt rekrutteringsarrangement hvem som bør delta, og ansvarsfordelingen kan bli tydeligere. Det var positivt å ha et eget arrangement, selv om det nok krevde mer forberedelse og arbeid enn om vi hadde deltatt på en åpen jobbmesse. Ved å ha et eget arrangement hadde vi kontroll på hvem som skulle delta slik at vi kunne forberede oss godt. Samtidig var det arbeidskrevende å kommunisere med hver enkelt søker direkte. Jeg er fornøyd med turen og tror den kan gi resultater Sissel Juliussen, avdelingsleder Nordlandssykehuset Lofoten Bodø, 19.11.14 Elise Sønderland Prosjektleder 8