Ressursplanlegging og rekruttering. Rekrutteringsprosessen - grunnleggende

Transkript

1 Ressursplanlegging og rekruttering Rekrutteringsprosessen - grunnleggende Februar 2015

2 HR Norge Medlemsorganisasjonen for deg som jobber med HR. HR Norge er medlemsorganisasjonen for alle som jobber med HR personal og ledelse. I dag er HR Norge landets største HR- og ledelsesfaglige nettverk, og organisasjonene består av 3000 medlemmer fra både privat og offentlig virksomhet. HR Norge er en ledende aktør i utvikling, overvåking og formidling av praktisk HR- kompetanse og et referansepunkt for norsk HR. Vi formidler kunnskap gjennom nyhetsartikler på medlemsmøter, rapporter, kurs og konferanser. HR Norges elektroniske nyhetsbrev når mer enn ledeser hver uke. HR Norge samarbeider med norsk og internasjonale HR- miljøer, og er en del av et tett europeisk nettverk av HR- organisasjoner. Dette gjør at vi kan formidle forskningsresultatet og praktisk kunnskap fra Europa og resten av verden.

3 Faktaark: Rekruttering Av Jan H. E. Wiese Den prosessen som fører frem til ansettelse av nye medarbeidere i en organisasjon, går under betegnelsen rekruttering. Ansettelse av riktige personer med riktig kompetanse kan ha avgjørende betydning for organisasjonens totale evne til å løse sine oppgaver. Kvalitet i rekrutteringsprosessene blir derfor stadig viktigere. Det er en forskjell på rekruttering i offentlige stillinger og stillinger i det private næringslivet. Offentlige stillinger er omfattet av tjenestemannslov, embetsmannslov og Lov om Arbeidsmiljø. I privat sektor gjelde bare den sist nevnte. Kjennskap til de mest relevante deler av lovverket er nødvendig for den som skal rekruttere. Prosessen består av følgende trinn: 1. Analyse og/eller fastsettelse av stillingsinnhold 2. Planlegging av utlysning og/eller andre tiltak som vil gi tiltrekning av søkere 3. Utlysing gjennom ulike kanaler, uformell informasjon i relevante nettverk, annonsering 4. Informasjonsarbeid og kontakt med potensielle søkere mellom utlysning og søknadsfrist 5. Behandling av mottatte søknader 6. Sortering og utvalg til første intervju 7. Første intervjurunde med utvelgelse 8. Annen gangs intervju med utvelgelse, eventuelle tester og prioritering av søkere 9. Referanseintervju 10. Tilbud om ansettelse, eventuelt med forhandlinger, i prioritert rekkefølge 11. Avtaleinngåelse med betingelser 12. Vurdering i prøvetiden 13. Endelig ansettelsesavtale 14. Evaluering av rekrutteringsprosessen

4 Krigen om talentene er for lengst i gang i det internasjonale arbeidslivet. Mange norske bedrifter har i flere år vært helt avhengig av utenlandske eksperter. Også i flere av lavtlønnsyrkene er det blitt nødvendig å hente utenlandsk arbeidskraft. For bare 7-8 år siden var det klart at arbeidsøkerne bar hovedbyrden i rekrutteringsprosessen. De lot seg velge ut. Nå ser vi at utvelgelsen ligger i arbeidsøkernes hender. De velger arbeidsgiver. Derfor har også rekrutteringsprosessen endret seg i betydelig grad. Bedriftene kjemper om søkerne. Derfor er kvalitet i de fire innledende trinnene i rekrutteringsprosessen blitt særlig avgjørende for de fleste av dagens bedrifter. Rekruttering er kanskje den kompetansen innen HR feltet som har størst strategisk betydning for norske bedrifter, akkurat nå. Ja, ikke bare det, god rekruttering er muligens den viktigste strategiske kompetansen totalt sett i tiden fremover. 1. Analyse og/eller fastsettelse av stillingsinnhold Ved noen tilsettinger ønsker man å overføre et identisk stillingsinnhold fra den avtroppende innehaver av stillingen til den nye medarbeideren. Som regel er dette et unntak. Det vil nær sagt alltid være nyttig med en gjennomgang av oppgavefordeling, rutiner og kompetansestruktur. Alle organisasjoner skal gi sine medarbeidere mulighet for læring og utvikling. Når en person slutter kan det gi mulighet for en eller flere medarbeidere til å overta ledige oppgaver, nettopp for å dekke slike utviklingsbehov. Den totale summen av oppgaver er den samme, men vi ser at fordelingen av dem blir annerledes når en ny person skal inn. Vi ser at det er nødvendig med en analyse av den totale kompetanse situasjonen før man går videre med utlysing. Nå om dagen er det sterk vekst i næringslivet. Mange nye stillinger blir opprettet. Også da kan nevnte vurderinger komme inn. Ikke alltid ansetter man nye i de nye oppgavene, men velger heller å la erfarne gli inn, for deretter å rekruttere til de hull som deretter vil oppstå. Mer langsiktige vurderinger kan også være del av analysen. Man ser at en viss kombinasjon av kompetanse og menneskelige ressurser vil være avgjørende for god organisatorisk utvikling over tid. Disse føringene vil selvsagt ha stor betydning for rekrutteringsprosessen - særlig den innledende analysen av stillingsinnhold og kravspesifikasjon.

5 Sluttintervju av person som fratrer stilling i bedriften blir mer og mer vanlig. Et slikt intervju kan gi verdifull informasjon ikke minst hva gjelder til kvalifikasjonskrav i utlysningen. Spesifikasjonen av kvalifikasjoner vil normalt omfatte erfaring og praksis, formell og uformell utdanning, personlig egnethet, eventuelet et cluster av spesialkompetanse. Man kan velge å prioritere kravene til søkere. Visse krav er da helt nødvendig å oppfylle, mens andre krav balanseres opp mot hverandre i en totalvurdering av søkeren. 2. Planlegging av utlysning og/eller andre tiltak som vil gi tiltrekning av søkere Stillingsbeskrivelsen og dens krav blir som regel utformet i en annonsetekst. Man skal være oppmerksom på at ordlydene i teksten kan få stor betydning dersom det oppstår uenighet om ansettelsen. Teksten bør være presis, men heller ikke så presis at den binder arbeidsgiveren for sterkt i senere deler av rekrutteringen. Dette kan gjelde alt fra oppgaver, ansvar, lønnsrammer og andre tilleggsgoder. Man skal også, som nevnt, være oppmerksom på visse begrensninger i lovverket som angår diskiriminereing og fordelsbehandling. Annonseteksten er som regel enslydende i alle annonser. Man legger i økende grad vekt på annonsens verdi for employer branding. Det betyr at annonsens lesere skal få et fordelaktig og representativt inntrykk av organisasjonen som helhet. Det vil i første rekke gi flere søkere til den aktuelle stillingen, men også kunne bety noe mer. Bedriftens renomme vil vokse, noe som kan gi flere søkere til stillinger senere hen. Det blir foretatt grundige vurderinger før man velger ut hvilke annonseorganer og andre kanaler som er best egnet. Uformelle nettverkskontakter, personlig vennekrets og ryktespredning i visse miljøer kan også legges inn i en plan for hvordan man skal trekke til seg gode søkere. Igjen ser vi at et ledd i rekrutteringsprosessen kan ha stor betydning for hvordan en organisasjon beveger seg videre. Hvis informasjonen om den nye stillingen når ut til tilstrekkelig mange,vil også søkningen bli optimal. 3. Utlysing gjennom ulike kanaler, uformell informasjon i relevante nettverk, annonsering Dette er en fase i rekrutteringsprosessen som med fordel kan planlegges. Den kan likne på en markedsplan som ruller seg ut. Mange organisasjoner nå om dagen sliter med dette: Hvordan skaffer vi gode søkere? Det er for mange den mest utfordrende delen av hele prosessen, i disse dager selve

6 flaskehalsen. 4. Informasjonsarbeid og kontakt med potensielle søkere mellom utlysning og søknadsfrist I dagens arbeidsmarked foregår det en kamp om gode medarbeidere. På noen bedrifters hjemmesider finner vi en åpen form for stillingsutlysning som illustrerer dette. Ville du søke jobbe hos oss ta en telefon! Disse bedriftene søker hele tiden etter nye medarbeidere. Det er løpende informasjon om jobbtilbud, kandidater kan kontakte arbeidsgiveren når som helst. Et godt informasjonsapparat som kan ta i mot denne typen henvendelser kan være avgjørende for god rekruttering. Det samme gjelder for stillinger som blir utlyst for en periode med søknadsfrist. Man bør sikre at alle henvendelser håndteres med seriøsitet og at all informasjon er tilgjengelig for den eller de personene som er oppgitt som kontaktpersoner. En fornyet utlysning kan komme på tale dersom det er for få søkere eller kompetansen til dem som har søkt ikke dekker behovet. Som kommunikasjonsverktøy stiller Internett i en særstilling ikke minst for bedrifter som søker dyktige medarbeidere. 5. Behandling av mottatte søknader Søknadene blir registrert, det gjøres en første sortering av aktuelle kandidater, eventuelt kopieres søknadene til alle deltakerne i utvalget som foretar utvelgelsen. For offentlige stillinger skal det skrives en søkerliste der søkernes relevante kvalifikasjoner kommer klart frem. Man sender en bekreftelse om at søknaden er mottatt med informasjon om videre saksgang. 6. Sortering og utvalg til første intervju Som regel vil man innkalle en gruppe personer til et felles møte der det blir avgjort hvem som innkalles til intervju. Antallet kandidater som innkalles vil naturligvis variere. Noen ganger kan det være vel verdt å innkalle kandidater som ligger i randsonen av det man egentlig har behov for. I planleggingen av rekrutteringsprosessen kan man legge til grunn at stillingsbeskrivelsen bør være såpass upresise at slike randsonekandidater vil velge å søke. Hire for attitude, train for skill er et kjent uttrykk innen rekruttering. Det blir mer og

7 mer aktuelt. Evnen til å lære og samarbeide med andre, får stadig større betydning for arbeidsgivere. Den faglige spisskompetansen er da mye enklere å utvekle hos medarbeideren. I det vi har kalt randsonen finnes ofte kandidatene som har den personligheten eller nysgjerrigheten som skal til. Der kan man også finne de uventede talentene som eller er vanskelig å få tak i. 7. Første intervjurunde med utvelgelse Man har alltid ansett intervjuet som en sentral del av rekrutteringsprosessen. Derfor er også god intervjuteknikk ansett som spesielt viktig. For å sikre likebehandling av søkere er det vanlig å bruke en like rekkefølge av spørsmål eller en mal for intervjuet. Også den som senere ikke velges ut, er en potensiell ambassadør. Gode rutiner og håndtering av den enkelte søker regnes derfor for å være viktig. Det bidrar til employer branding og godt organisatorisk omdømme. Etter første intervjurunde har man muligens funnet en eller flere sikre kandidater og kan gå videre til referenseintervju for hver enkelt. Ofte vil man gjennomføre runde nummer 2 med et mer begrenset antall søkere. 8. Annen gangs intervju med utvelgelse, eventuelle tester og prioritering av søkere Annen gangs intervju blir i noen tilfelle kombinert med simuleringsøvelser, personlighet- eller kompetansetester. Testverktøy er gjenstand for mye faglig debatt. Man diskuterer kvalitet, bruksomfang og metodikk knyttet til bruken. Der det foreligger to eller flere gode søkere kan tester ha stor nytteverdi. Den som rekrutterer bør derfor ha et visst tilfang av slike verktøy. Under annen gangs intervju kommer man også mer spesifikt inn på mulige individuelle tilpasninger i stillingen. Man skriver ofte en innstilling eller en liste som godkjennes av den som har det formelle ansettelsesansvaret. 9. Tilbud om ansettelse, eventuelt med forhandlinger, i prioritert rekkefølge Når ansettelseskommiteen har bestemt seg blir prioritert søker kontaktet. I noen tilfelle vil vedkommende ta opp en forhandling om vilkår. Vedkommende kan avstå fra å ta stillingen og man må gå til nestemann på listen.

8 10. Avtaleinngåelse med betingelser Det utstedes en avtale om ansettelse der de ulike betingelsene vedrørende lønn, pensjonsforhold og andre rammer kommer klart frem. Søkere kan være bundet av oppsigelsetid før de kan tiltre. Det normale er 3 måneder, men tidligere arbeidsgiver kan også ønske en raskere avvikling og den nylig tilsatte kan derfor begynne før. Avtalen forutsetter som regel en automatisk overgang til fast stilling når prøvetiden er over. 11. Vurdering i prøvetiden Etter påbegynt arbeidsforhold kan prøvetiden variere. Det normale er 3 måneder. Lovverket setter rammer for hvilke avvik som gir rom for oppsigelse i prøvetiden. Normalt kommer ikke dette til anvendelse men man bør anse prøvetiden som en del av rekrutteringsprosessen. Den gir et større rom for fleksibilitet og krav om tilpasninger for både arbeidsgiver og medarbeider, enn den faste ansettelsen. 12. Endelig ansettelsesavtale Ved endt prøvetid velger noen å markere overgangen til fast stilling i form av et brev eller melding, eller at det blir tatt opp eller nevnt i fellesmøter. 13. Evaluering av rekrutteringsprosessen En form for intern prosessevaluering er et fornuftig siste trinn. Fordi ansettelser og ikke minst avvikling av ansettelsesforhold, er forbundet med store kostnader, kan det være av stor verdi å sikre kvalitet gjennom en kontinuerlig forbedring av organisasjonens rekruttering. Dette er derfor også en type tjeneste som ofte leies inn. Tidligere har det vært vanlig å bruke rekrutteringsbyråer til spesielt betydningsfulle lederstillinger, men dette skjer nå i økende grad i forhold til andre typer stillinger.

9 Fordeler ved medlemskap i HR Norge: Del av Norge ledelse HR- nettverk Tilgang til medlemsområde på - Rapporter og undersøkelser - Faktaark og HR- verktøy - Stillingsannonsering av HR- stillinger Bladet Personal og Ledelse Medlemsmøte og presentasjoner Medlemspris på våre aktiviteter - Kurs - Konferanser Bistand ved HR- faglige spørsmål; arbeidsrett, belønning, ledelse, o.a Medlemsfordeler utvikles og revideres fortløpende. For oppdatert og utfyllende informasjon, se

10 HR Norge Telefon: E- post: Besøks- og postadresse: Jernbanetorget Oslo Følg oss på: