erer 1 a Det medisinske fakultet Institutt for nevromedisin Dato 29.01.2015 Referanse Møtereferat instituttgruppeledere INM Tilstede Lars Jacob Stovner, Jorunn L. Helbostad, Torill Naavik, Jon Olav Drogset, Berit Brattheim, Arne Vaaler (for Morken) Toril Skandsen, Dordi Austeng Per Bendik Wik, verneombud, sak 2, Eugen G Sørmo, sak 4 Forfall: Gunnar Morken og Wenche Moe Thorstensen Om: Instituttgruppeledermøte INM Møtetid: 29.01.2015, kl. 14:00-16:00 Møtested: NM32 Signatur: TN Sak Tema 1. Orienteringssaker fra instituttet - Fordeling av SO stillinger fra DMF En ny postdoktor til INM. - Implementering av ny avtale for kombinerte stillinger Kort orientering om den nye avtalen - Kunnskapsportalen instituttenes bidrag Utsatt til neste møte - Dialogmøte med prorektor undervisning Utsatt til neste møte Se vedlegg med mer detaljert informasjon om sakene. 2. Arbeidsmiljøundersøkelsen 2014 Tilbake-lesing av resultat til ledergruppa (også tilbake-lest i allmøte 15/1) Diskusjon om hvordan instituttet skal jobbe videre med arbeidsmiljørelaterte spørsmål og oppgaver. Forslag til utviklingsområder: - Videreutvikle gode og riktige teknisk/administrative støttefunksjoner - Synliggjøre undervisningsinnsats, og belastninger i den sammenheng - Tilrettelegge for åpenhet og påvirkning, samt tydeliggjøring av behov, gjennom strategisk personalplanlegging, dialogmøter og virksomhetsstyring - Skape større engasjement, eks rundt medvirkningsprosesser - Bedre tydeliggjøring av instituttgruppeleders mandat (4. nivå ledelse), utvikle rollen og mulighetsrommet - Oppfordre til at det avvikles instituttgruppevise møter Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Medisinsk teknisk E-post: Edvard Griegs gate 8 + 47 72 57 58 88 Torill Naavik forskningssenter dmf-post@medisin.ntnu.no Nevro Øst, 3 etg Telefaks 7489 Trondheim http://www.ntnu.no/inm + 47 73 59 87 95 Tlf: + 47 95910637 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 29.01.2015 Referanse 2 av 2 Områdene sendes ut på «høring» til alle ansatte ved INM, med ønske om innspill til evt flere punkter. Instituttgruppelederne oppfordres til tilsvarende prosess i sine faggrupper. Vernetjenesten involveres i arbeidet. Arbeidsmiljørapporten foreligger som vedlegg til sak. 3. Arbeid med instituttets forskningsstrategier Kort oppsummering fra instituttseminaret 2014 om temaet. Se vedlegg. Saken tas opp som eget tema i neste møte 12/2 med instituttgruppelederne. 4. Postdoktorprosjekter Ved søknadsfristens utløp 26/1 forelå det 7 søknader til de to utlyste postdoktorprosjektene. Søknadene ble presentert og diskutert. Videre prosess: søknadene vurderes av to uavhengig vitenskapelige ansatte, og rangeres. Saken legges deretter frem for instituttgruppelederne i møte 12/2. Kunngjøring og utlysing av stillinger skjer i februar. Se oversikt over prosjektene i vedlegg til saken. 5. Virksomhetsstyring; dialogmøter, stillinger og budsjett Kort gjennomgang av stillinger som var til behandling i stillingsmøte med dekan 15/1. Se vedlegg til sak. Plan for vårens dialogmøter med fagmiljøene ble presentert. 6. Eventuelt Allmøtets form, og deltakelse: saken utsatt. Møteplan 2015: Utvidet ledermøte: 26/3, 28/5, 24/9 og 19/11 Instituttgruppeledere: 12/2, 26/3, 30/4, 18/6, 20/8, 22/10 og 17/12 Agenda møte 12/2: Instituttgruppenes arbeid med utvikling av fagstrategier
INM Ledermøte 29.01.15
1. Orienteringssaker fra instituttet - Fordeling av SO stillinger fra DMF - Implementering av ny avtale for kombinerte stillinger - Kunnskapsportalen instituttenes bidrag - Dialogmøte med prorektor undervisning 2. Arbeidsmiljøundersøkelsen 2014 3. Arbeid med instituttets forskningsstrategier 4. Postdoktorprosjekter prioritering av søknader 5. Virksomhetsstyring; dialogmøter, stillinger og budsjett 6. Eventuelt - Allmøtets form, og deltakelse
Post doc-søknader
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Det medisinske fakultet Institutt for nevromedisin Agenda: Kort gjennomgang av ARK, innhold og teori Gruppearbeid Presentasjon av rapport fra spørreskjemaundersøkelsen Gruppearbeid Oppsummering med skisse av videre arbeid
Helheten i ARK: Gjennomføring av ARK i en U&H-institusjon Deling av erfaringer mellom U&H-institusjonene Database Forskning Læring Forbedring Ny kunnskap
Kontinuerlig forbedring: Oppfølging og evaluering Forberedelse og forankring Implementering av tiltak Kartlegging Utvikling av tiltak
Psykososialt arbeidsmiljø Samspillet mellom arbeidsoppgaver og person Samspillet mellom personer Samspillet mellom person og strukturelle forhold på arbeidsplassen
Kravene kjenner vi som det som tynger og belaster Dårlig ledelse Tidspress Ressursene er det som gjør jobben positiv og givende. Mening i jobben Sosial støtte Tydelig ledelse Muligheter til utvikling Konflikter Rollekonflikt
Jobbkrav Jobbressurser Negative opplevelser Positive opplevelser Positive og negative konsekvenser Utviklet for ARK fra Jobbkrav-ressursmodellen (JD-R) Bakker & Demerouti 2007
Arbeidsoppgaver: - autonomi - selvstendighet - myndiggjørende ledelse - anerkjennelse - støtte fra leder - kompetanseutvikling - urettferdige arbeidsoppgaver - tidspress Kolleger: - samarbeid - fellesskap - sosialt klima - romslighet - dysfunksjonell støtte - konflikter Jobbkrav Jobbressurser Negative opplevelser Positive opplevelser Arbeid hjem konflikt Arbeidsavhengighet Positive og negative konsekvenser Organisasjon - rettferdig ledelse - Ledelse og tillit - Ledelse og pålitelighet - målklarhet - forbedringskultur - ressurser - rollekonflikt Mening i jobben Engasjement Arbeid hjem fasilitering Tilknytning
Hva er viktigste ressurser og krav hos oss?
Spørreskjemaundersøkelse: 5116 ansatte fikk e-post med lenke til web-skjema 04.11.2014 Registrerte svar: 3862, dvs 75,5 % av utsendte skjema Svarprosenter: Kjønn: kvinner 79,5 %, menn 70,4 % Stillingskategorier: vitenskapelige: 68,7 %, teknisk/administrative: 84,6 %, Stipendiater: 63,2 % Stillingsstørrelser: Under 50% stilling: 36,2%, 50-99% stilling: 70,8%, 100% stilling: 76,7 % Det medisinske fakultet: 72,5 % Institutt for nevromedisin Antall svar 2014: 81 Svarprosent 2014: 58,7 Antall svar 2012: 48
Ressurser den enkeltes oppgaveutførelse: Autonomi Selvstendighet i oppgavegjennomføring Myndiggjørende ledelse Anerkjennelse Støtte fra nærmeste leder Krav til kompetanseutvikling 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5
Ressurser i kollegafellesskapet: Samarbeid mellom kolleger Fellesskap mellom kolleger Romslighet og sosialt ansvar Sosialt klima 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5
Sosialt klima «Hvordan er klimaet på din arbeidsenhet?» Konkurranseorientert Oppmuntrende og støttende Mistroisk og mistenksomt Avslappet og behagelig Stivbeint og regelstyrt 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5
Ressurser i den organisatoriske enheten: Målklarhet Forbedringskultur Støtte til forskning og undervisning Rettferdig nærmeste leder Ledelse og tillit, egen enhet Ledelse og pålitelighet, egen enhet Ledelse og pålitelighet, overliggende enhet 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5
Støtte til forskning og undervisning: Støtte til undervisning og eksamen Administrativ støtte til forskning Teknisk støtte til forskning Støtte til internasjonalisering 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5
Jobbkrav i den enkeltes arbeidssituasjon: Fravær av Illegitime arbeidsoppgaver Fravær av dysfunksjonell støtte Fravær av personkonflikter Fravær av rollekonflikter Fravær av tidspress 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5
Tilknytning til jobben Mening i jobben Jobbengasjement Arbeid-hjem fasilitering Fravær av arbeid-hjem konflikt Tilknytning Fravær av arbeidsavhengighet 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5
Oppsummering: 1: Autonomi 2: Selvstendighet 3: Myndiggjørende ledelse 4: Anerkjennelse 5: Støtte nærmeste leder 6: Krav til kompetanseutvikling 7: Samarbeid kolleger 8: Fellesskap kolleger 9: Romslighet/sosialt ansvar 10: Sosialt klima 11: Målklarhet 12: Forbedringskultur 13: Støtte forskn./undervisn. 14: Rettferdig nærmeste leder 15: Ledelse/tillit, egen enhet 16: Ledelse/pålitelighet, egen enh. 17: Led/pålitelighet, overl enh. 18: Fravær illegitime arb.oppg. 19: Fravær dysfunksjonell støtte 20: Fravær personkonflikter 21: Fravær rollekonflikter 22: Fravær tidspress 23: Mening i jobben 24: Jobbengasjement 25: Arbeid - hjem fasilitering 26: Fravær arbeid-hjem konflikt 27: Tilknytning 28: Fravær arbeidsavhengighet 22 23 21 24 20 25 19 26 18 27 17 1 28 5 4,5 2 U&H 3 NTNU DMF DMF-INM 4 4 16 3,5 3 2,5 2 1,5 1 15 14 13 12 5 11 6 10 7 9 8
Institutt for nevromedisin 1: Autonomi 2: Selvstendighet 3: Myndiggjørende ledelse 4: Anerkjennelse 5: Støtte nærmeste leder 6: Krav til kompetanseutvikling 7: Samarbeid kolleger 8: Fellesskap kolleger 9: Romslighet/sosialt ansvar 10: Sosialt klima 11: Målklarhet 12: Forbedringskultur 13: Støtte forskn./undervisn. 14: Rettferdig nærmeste leder 15: Ledelse/tillit, egen enhet 16: Ledelse/pålitelighet, egen enh. 17: Led/pålitelighet, overl enh. 18: Fravær illegitime arb.oppg. 19: Fravær dysfunksjonell støtte 20: Fravær personkonflikter 21: Fravær rollekonflikter 22: Fravær tidspress 23: Mening i jobben 24: Jobbengasjement 25: Arbeid - hjem fasilitering 26: Fravær arbeid-hjem konflikt 27: Tilknytning 28: Fravær arbeidsavhengighet 22 23 21 24 20 25 19 26 18 27 17 28 16 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 1 15 2 14 3 13 4 12 5 11 2014 2012 6 7 8 9 10
Hvor mange timer ut over avtalt arbeidstid arbeider du vanligvis pr uke? 60 2014 2012 Diagramtittel U&H NTNU DMF DMF-INM DMF-INM 50 40 Prosent 30 20 10 0 0 1-5 6-10 Over 10
Medarbeidersamtale Har du hatt medarbeidersamtale i løpet av de siste 24 månedene? Prosent som har svart «ja» Diagramtittel U&H NTNU DMF DMF-INM DMF-INM 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Gjennomsnittlig opplevelse av medarbeidersamtalens nytteverdi Diagramtittel U&H NTNU DMF DMF-INM 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1
Gjennomsnittlig opplevelse av hvordan jobben påvirker helsa Diagramtittel U&H NTNU DMF DMF-INM 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 Helsa påvirkes positivt Helsa påvirkes negativt
Gruppeoppgave: Hva la du merke til i gjennomgangen (positive og negative forhold)? - individuell refleksjon - - diskusjon i gruppe - Trekk frem tre punkt som er positive og viktige å videreføre. Trekk frem tre områder som dere ønsker å forbedre
Videre arbeid: Utvikling av tiltak Iverksetting av tiltak Forbedrings/bevaringsområde Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Evaluering
Arbeidsmiljøundersøkelsen Prosess INM Tilbakelesing: Allmøte 15/1 Ledermøte 29/1 m/deltakelse verneombud Mål: Jobbe kontinuerlig med det psykososiale arbeidsmiljøet Gjøre oss tanker om hvordan vi forvalter ressursene våre, hva vi skal ta vare på og hva vi skal forbedre. Aktivitet: Definere utviklingsområder Utarbeide tiltaksplan
Arbeidsmiljøundersøkelsen: Prosess INM Tilbakelesing: Allmøte 15/1 Ledermøte 29/1 m/deltakelse verneombud Mål: Jobbe kontinuerlig med det psykososiale arbeidsmiljøet Gjøre oss tanker om hvordan vi forvalter ressursene våre, hva vi skal ta vare på og hva vi skal forbedre. Aktivitet: Definere utviklingsområder Utarbeide tiltaksplan
Info-saker Nye SO-stillinger (Strategi og omstillingsmidler) Midler til avslutning for forskerlinjestudenter 1 ny Ph.d. stilling til hvert institutt i 2015 Kan prioritere post doc. Fullføringsstipend inntil 1 år for de som tar ph.d. uten stipend (fritid, D-stilling, lektorstilling). Søke til INM som prioriterer inn til fakultetet
Avtale om kombinerte stillinger Bare mellom DMF og St. Olav, ikke andre helseforetak Ny avtale i tillegg til ansettelsesavtaler på St. Olav og ved DMF Skal signeres av klinikksjef og Inst. Leder Samtale mellom partene og evt. tillitsvalgt Må være på plass før sommeren Angi arbeidstid i % (UTA-tid regnes ikke inn) For DMF viktig at vi Får en arbeidsplan som går opp for den ansatte Ikke gir bort undervisningstid Får bakt inn forskningstid i St. Olav-jobben som før
Dialogmøte med rektor for utdanning (Berit Kjeldstad) Stor trend: Økt fokus på utdanningskvalitet Ulike nasjonale prosjekter: Piloter for nasjonale (del)eksamener Evaluere forskning og utdanning sammen? Internasjonale sammenligninger («benchmarking» Digitale eksamener (NTNU 2019, DMF 2017?) Digitale utdanninger Kom på nett! NTNU prosjekter NTNU toppundervisning 15 mill til utdanningsprosjekter i 2015 Pedagogisk meritteringssystem, opprykk på ped. Komp. PLUS ved DmF
Videre arbeid med INMs forskningsstrategi Hvordan ta arbeidet fra instituttsamlingen 4.12 videre?
Hva kommer til å påvirke oss framover? Målinger og evalueringer av forskning HEVET: NTNUs tematiske satsingsområde Ved Magnus Steigedal, leder for HEVET Hvor kommer forskningsmidlene fra? og hva vil de gå til? Prodekan for forskning Kjell Gustafsson og forskningsadministrator ved INM, Eugen Gravningen Sørmo Gode og instruktive historier Gruppearbeid om forskningsstrategi Bearbeides videre Legges fram på allmøte 15.1 og i dialogmøter utover våren
Instituttgrupper ØNH/Øye Post doc. Dordi Austeng Nevro (Nevrologi, nevrokirurgi, klinisk nevrofysiologi, bilde, lab) Prof. Lar Jacob Stovner Fysikalsk medisin og rehabilitering Post doc. Torill Skansen Ortopdi og revmatologi Prof. Jon Olav Drogset Tilsvarer klinikker ved St. Olavs Geriatri, bevegelse, slag (GeMS) Prof. Jorunn L Helbostad Voksenpsykiatri Prof. Gunnar Morken Norsk Senter for elektronisk pasientjournal Prof. Arild Faxvaag
UTVIKLING AV GRUPPAS FORSKNINGSSTRATEGI FORSKNINGSTEMA Hva er overskriften(e) på forskningen min? Hva er overskriften(e) på forskningen til instituttgruppen vår? Hvilke forskningstemaer skal vi prioritere i tiden fremover? STRATEGI FRAMOVER Hvilke søknader skal vi utforme framover? Hvordan skal vi utvikle nye forskere og få dem til å delta i internasjonale nettverk? KARRIEUTVIKLING OG SAMARBEIDSPARTNERE Hvilke teknologimiljøer på NTNU er det er naturlig å samarbeide med? Hvilke nye ideer har jeg/vi fått i dag?
Forskningsstrategi - videre arbeid I dialogmøter i løpet av feb. mars. Med instituttgruppeleder og evt. avdelings/klinikksjefer Vil bli en del av instituttets strategi Vil bli styringsredskap for instituttet mht Stillinger Midler Alle instituttgruppene må ha laget en forskningsstrategi i løpet av 2015!
Instituttgruppenes møte om forskningsstrategi Viktig å ha med klinikk og avdelingsledelse INM ledelse vil gjerne stille opp Leder, nestleder forskning, forskningsadministrator etc. Tema for møtet: forslag Mål: Hvor ønsker man å være om 5 år? Fokusområder Større søknader
Dialogmøter vår 2015 11/2 12-14 ØNH, øye, kjeve 11/3 14-16 Helseinformatikk 10/3 13-15 Fysikalsk medisin 12/3 10-12 VOP 13/3 10-12 Nevrologi (Hodepine, nevrodegenerative sykdommer, epilepsi, Bonnevie) 13/3 13-15 Nevrokirurgi (Hodeskade og hjernesvulst/rygg) 16/3 13-15 Laboratorier og metoder (Bilde, stamcelle, nevrofysiologi, Sonnewald) 18/3 12-14 Ortopedi og revmatologi 24/3 13-15 Bevegeles 25/3 13-15 Bevegelse, SenTIF
Stillingsmøte med dekanus 15/1 Det forventes at instituttet legger frem en helhetlig plan for stillingsdisponeringene i årene fremover Vitenskapelige stillinger finansiert over rammen (RD) - Oversikt over avgang - Prioriteringsliste stillinger - Planlagt disponering av ledige lønnsmidler Vitenskapelige stillinger eksternt finansiert (BOA) - Redusere antall midlertidige ansatte Tekniske og administrative stillinger - Instituttets dimensjoneringer og hva det er viktig å satse på for å optimalisere støtten til forskning og undervisning - Prioriteringsliste for nye stillingsbehov
Saker behandlet: 1. Bevegelse, vitenskapelig stilling tilsette i ledig stilling, karriereløp 2. Bevegelse/slag, opprette fast vitenskapelig stilling - tilsetting 3. Varslet behov for 6 postdoktor (øye, bilde, nevrobiologisk lab, ortopedi, fysikalsk medisin, VOP) 4. 2 administrative stillinger; forskningsadministrator og HR
Saker det jobbes med: Teknisk forskningsstøtte 5-6 dobbelløp professorat Utlysning av vitenskapelig stilling (bevegelse) Riktig dimensjonering av undervisningsressurser bevegelse (master/bachelor) SenTIF etablering av Senter for Toppidrettsforskning Nye stillinger: Førsteamanuensis/professor (fast) Postdoktor (SO midler) Søkt KUD: 2 PhD/1 vit.ass. «Stamcellelab» etableres ved INM 1. februar 2015 Stillinger: 2 vitenskapelige (eksternfinansiert)
Budsjett/økonomi