Møtereferat, instituttgruppeledermøte INM

Transkript

1 erer 1 a Det medisinske fakultet Institutt for nevromedisin Dato Referanse 2013/17677 Møtereferat, instituttgruppeledermøte INM Tilstede: Forfall: Om: Lars Jacob Stovner, instituttleder, instituttgruppeleder nevro Jorunn L. Helbostad, nestleder forskning og instituttgruppeleder bevegelse/slag/geriatri Jon Olav Drogset, instituttgruppeleder ortopedi/revmatologi Dordi Austeng, instituttgruppeleder ØNH/kjeve/øye Wenche Moe Thorstensen, nestleder undervisning Toril Skandsen, instituttgruppeleder Fysikalsk medisin Einar Vedul Kjelsås, for Gunnar Morken, instituttgruppeleder Voksenpsykiatri Torill Naavik, kontorsjef Arild Faxvaag, instituttgruppeleder Helseinformatikk Gunnar Morken, instituttgruppeleder Voksenpsykiatri Instituttgruppeledermøte INM Møtetid: , kl Møtested: Olympiatoppen sine lokaler i Granåsen Sak Tema 1. Omvisning og orientering om senteret Ved Gertjan Ettema 2. Stillinger og bruk av ledige lønnsmidler Gjennomgang av - Spesielle utfordringer som krever lederfokus ved INM - Resursmessige konsekvenser av forventet utvikling - Rammebetingelser Ulike tiltak og virkemidler ble diskutert. Innspill og refleksjoner presenteres i allmøte 20/8, og konkretiseres i høstens dialogmøter med fagmiljøene. Det vurderes om klinikksjefer/avdelingssjefer skal inviteres til dialogmøtene. Tre saker iverksettes: 1. Det kjøres egne dialogmøter med instituttgruppeledere/undervisningsledere før dialogmøtene for å avstemme instituttets undervisningsressurser og behov. 2. Prosjekt for å utrede behov for tekniske ressurser/forskningsstøtte på INM 3. Medarbeidersamtaler for ph.d. Se vedlegg til saken. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Medisinsk teknisk E-post: Edvard Griegs gate Torill Naavik forskningssenter [email protected] Nevro Øst, 3 etg Telefaks 7489 Trondheim Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 2013/ av 2 3. Nytt psykiatrisenter Orientering om det pågående arbeidet i forstudiet for bygging av nytt bygg for psykisk helse og psykiatribygg på Øya. Jorunn Helbostad og Olav Linaker er instituttets representanter i planleggingen av dette. Det skal være et visjonsseminar 16/9 som skal få frem mulighetsperspektivene i dette bygget. Det er ønskelig med innspill både til prosessen, og til seminaret. Kontakt instituttets representanter. 4. Lønnsforhandlinger 2014 Det skal gjennomføres lokale (2.3.3) lønnsforhandlinger ved NTNU denne høsten. Instituttet forbereder seg til prosessen. 5. Allmøte INM 20/8 Saker til allmøte: Strategisk stillingsplan, forskningsstrategier, utdanningsreformer/kvass, årsevaluering/ph.d.. 6. Orienteringssaker fra INM Dekan har besøkt Yale-universitetet. Er interessert i tilbakemelding fra miljøer som samarbeider med universitetet. Etablering av «Grants-office» på fakultetet er under vurdering. Se vedlegg til saken. 7. Eventuelt Det var ingen saker under eventuelt. Møtedatoer i 2014: 9. oktober og 27. november for utvidet ledergruppe 23. oktober og 18. desember for instituttgruppeledermøter

3 INM Ledermøte

4 Sak Tema 1. Omvisning og orientering om senteret ved Gertjan Ettema 2. Stillinger og bruk av ledige lønnsmidler Forberedende diskusjon til høstens dialogmøter 3. Nytt psykiatrisenter Orientering om det pågående planleggingsarbeid 4. Lønnsforhandlinger 2014 Orientering om prosessen og forberedelser 5. Allmøte 20/8; aktuelle tema: - Strategisk stillingsplan - Forskningsstrategier - Utdanningsreformer/KVASS - Års-evalueringen PhD hva har vi gjort med den? 6. Orienteringssaker fra instituttet 7. Eventuelt Møtedatoer 2014: 9. oktober og 27. november for utvidet ledergruppe, 23. oktober og 18. desember for instituttgruppeledermøter

5 Til sak 2 Virksomhetsstyring INM Ledermøte 19. juni 2014

6 Strategiske mål INM Spesielle utfordringer som krever lederfokus Ressursmessige konsekvenser av forventet utvikling Rammebetingelser mht økonomi og personell

7 Utfordringer som krever lederfokus Forskning: - Opprettholde og forsterke INM sin BOA aktivitet - Utnytte potensialet hos Samarbeidsorganet bedre - Større/mer tilpassede søknader til Forskningsrådet - Flere EU prosjekter - Økt innovasjonsaktivitet - Karriereplanlegging for «Komètkandidater» - Forskningsstrategier fra 2010 må oppdateres

8 Forskning: Konkrete tiltak: - Større prosjekt: Bevegelse, Indremedisin, slag, geriatri - EU satsninger: Bevegelse, MR, Hodepine og Hodeskade - Miljø som jobber med innovasjonsprosjekter: ØNH/Nevro, Bevegelse, Nevrokirurgi og helseinformatikk - Revidere forskningsstrategier, herunder o kvalitetssikring/benchmarking o samarbeid med StOlavs hospital, relevante klinikker o tilrettelegge for «komètkandidater» - Etablering av SenTIF - Ferdigstille fusjonen med Bevegelsesvitenskap - Omlegging av Helseinformatikkmiljøet

9 Ressurser og forventet utvikling BOA-portefølje: 1. tertial Regnskap Regnskap Regnskap Andre EU Fond HMN (Andre) NFR Offentlig Utland Totalsum Årsresultat Regnskap Regnskap Prognose Andre EU Fond HMN (Andre) NFR Offentlig Private Utland Totalsum

10 Prosjektkategorisering BOA-porteføljen Aktive prosjekt Kjente søknader vår 2014 Antall av Stort prosjekt >7,5 mill Antall av Middels 1-4,5 mill Antall av Stillingspro sjekt Antall av småmidler<1 mill Eu Stort Middels Stilling småmidler totalt Radetiketter Summer av totalt Antall av EU BEV - bevegelse BEV - ISG BEV - SenTIF Fys.med Helseinfo NBH - Bilde NBH - Hodepine NBH - Nevro Orto/Revma VOP ØNH-Øye-Kjeve Totalsum Fordelt på bidragsytere Andre 1 1 EU 4 4 Fond 0 HMN (Andre) NFR Offentlig 0 Utland 0 Totalsum

11 Rammebetingelser mht økonomi og personell Rapportering 1. tertial og årsbudsjett: RD og lønn i forhold til prognose Ledige lønnsmidler på etterskudd Tanker for 2015: LLM: 5,3 MNOK - prognose: disp 4,2 MNOK Opprettholde nivå på strategimidler, mulig økning pga økt BOA/OH Koble strategimidler tettere mot LLM?

12 Virksomhetsstyring Studie (ph.d.)

13 Virksomhetsstyring Studie (MED)

14 Virksomhetsstyring HR og INF

15 Virksomhetsstyring Forskning

16 Udisponert: 100 % professor 100 % professor 50% professor 100% teknisk stilling Status stillinger INM Allerede disponert: 4 stillinger, 3 vitenskapelige 1 administrativ

17 Forventet avgang 67 år: 2014: Professor 50% 2015: Professor II Professor II 2016: Professor II Professor II Førsteamanuensis II 2017: Professor II 2018: Professor II Førsteamanuensis II Universitetslektor II 2019: Professor II Professor II Professor 100 % Professor 100 % Professor II

18 Virkemidler: Rekruttere og erstatte Karriereplanlegge for «talenter» Disponere stillinger på tvers av fagområder Opprette stipendiat/postdr stilling på LLM Opprette stipendiat/postdr stilling på strategimidler Satse på internasjonale professorat, II er stillinger Dobbeltkompetanseløp, evt i samarbeid med klinikk Kombinertstillinger i samarbeid med klinikkene Bruk av vitenskapelige assistenter som rekrutteringskanal Kjøpe forskningsstøtte

19 Forsknings- og undervisningsstøtte 50% FS prosjekt 100% T fast 50% T fast 100% FS fast 60% FS prosjekt 60% T prosjekt Vakant 100% T fast 20% FS prosjekt 100% T prosjekt 50% FS prosjekt

20 Dialogmøter høst /9 Helseinformatikk 23/9 Voksenpsykiatri 24/9 Bevegelse, indremedisin, slag, geriatri 25/9 Nevro, bilde, hodepine 26/9 Ortopedi, revmatologi 29/9 ØNH, øye, kjeve 30/9 Fysikalsk medisin

21 Til sak 5: Allmøte Utvidet ledergruppe skal kalles sammen minst 2 ganger i semesteret og ellers ved behov. Møtene skal legges til tidspunkt som sikrer medvirkning fra ansatte og studenter. Det lages innkalling og referat fra møtene som gjøres tilgjengelig for tilsatte og studenter. I tillegg skal hvert institutt ha følgende medvirkningsorganer: Personalmøte som omfatter alle tilsatte ved instituttet. Møtet skal særlig gi råd ved utarbeidelsen av strategiske bemanningsplaner Forum for tilsatte i undervisnings- og forskerstilling. Forumet skal særlig gi råd vedrørende forskningssatsinger, emneportefølje og studieprogram Disse fora møtes minst én gang i semesteret og kommer med tilrådning før behandling i utvidet ledergruppe.

22

23 Informasjon fra instituttleder Nasjonalt dekanmøte: Kjernefasiliteter. Behov for nasjonal samordning mht basisfinansiering, for å unngå ulike konkurransevilkår. Arbeid med felles avsluttende eksamen for medisinstudiet. Felles retningslinjer for å vurdere professorkompetanse. Ulike tradisjoner

24 Yale-universitetet. Forslag om formalisert samarbeid, spesielt epidemiologi/hunt, Nevrobiologi/Kavli, og gastro/immunologi og medisinsk teknologi. Andre områder? Forskningssøknadshjelp (Grants office) på fakultetet? Pasientlogistikk-satsing? Initiativ fra rektor. Forslag til leder?

25 Ledelsesmodell ved DMF Ansatte instituttledere Medvirkningsmodell (desember 2013) Fakultetsstyret og LOSAM ved DMF vedtar at medvirkning ved DMFs institutter gjennomføres via modellen med «utvidet ledergruppe»

26 Instituttledelsen INM «Arbeidsutvalg» Instituttleder Prof. Lars Jacob Stovner Kontorsjef Torill Naavik 2 nestledere Forskning Prof. Jorunn Helbostad Undervisning Univ. lektor Wenche Moe Thorstensen

27 Instituttledelsen INM Instituttgrupper ØNH/Kjeve/Øye Post.doc. Dordi Austeng Nevro (Nevrologi, nevrokirurgi, klinisk nevrofysiologi, Bilde, lab.) Prof. Lars Jacob Stovner Fysikalsk medisin og rehabilitering Post. Doc. Torill Skansen Ortopedi og revmatologi 1.Aman Jon Olav Drogset Bevegelse, slag og geriatri Prof. Jorunn Helbostad Voksenpsykiatri Prof. Gunnar Morken Norsk Senter for elektronisk pasientjournal 1. Aman. Arild Faxvaag Tilsvarer klinikker ved St. Olav

28 Andre Instituttledelsen INM Representant for studentene velges Representant for teknisk ansatte Velges Representanter for midlertidig ansatte Velges Møterett Programrådsleder mastergrad Prof. Menno Witter PhD-programrådsleder Prof Linda White Programrådsledere bevegelse Prof. Karin Roeleweld 1. aman. Mireille van Beekvelt

29 Tilråding om utvidet ledergruppe Utvidet ledergruppe består av instituttets ledergruppe (instituttleder, kontorsjef, nestledere, gruppeledere) supplert minst med: 2 valgte representanter for fast tilsatte i undervisnings- og forskerstilling Prof. Beatrix Vereijken + Univ. Lektor Adalstein Odinsson 1 valgt representant for midlertidig tilsatte i undervisnings- og forskerstilling 1.aman. Einar Vedul-Kjelsås 1 valgt representant for teknisk-administrativt tilsatte Eugen Gravningen Sørmo (vara: Torill foss Lundgren) 2 valgte studentrepresentanter Evt. 2 eksterne medlemmer tilsatt ved et annet institutt ved NTNU eller utenfor NTNU (ekstra ift Styringsreglement) Klinikksjef Mette Bratt og Avdelingssjef Pål Sandvik

30 De interne medlemmene velges i henhold til NTNUs valgreglement. Funksjonsperiode for valgte representanter: Fast tilsatte: 4 år, Studentrepresentanter og midlertidig tilsatte: 1 år.

31 Tilråding (forts.) Utvidet ledergruppe skal kalles sammen minst 2 ganger i semesteret og ellers ved behov. Møtene skal legges til tidspunkt som sikrer medvirkning fra ansatte og studenter. Det lages innkalling og referat fra møtene som gjøres tilgjengelig for tilsatte og studenter. I tillegg skal hvert institutt ha følgende medvirkningsorganer: Personalmøte som omfatter alle tilsatte ved instituttet. Møtet skal særlig gi råd ved utarbeidelsen av strategiske bemanningsplaner Forum for tilsatte i undervisnings- og forskerstilling. Forumet skal særlig gi råd vedrørende forskningssatsinger, emneportefølje og studieprogram Disse fora møtes minst én gang i semesteret og kommer med tilrådning før behandling i utvidet ledergruppe.

32 Møtestruktur Instituttledermøter- ca hver måned Rapportering fra instituttgruppene Løpende saker Utvidet ledergruppe: 1-2 ganger per semester: Møte i arbeidsutvalg- ca hver måned Forberede saker til instituttledermøtet Allmøte- 2 ganger per år (januar og august) Fungerer som personalmøte og forum for tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger Instituttsamling- hver høst

33 Til sak 6

34 Beredskapsøvelse Erfaringer INM Vi må aksjonere og sette beredskap med en gang «ryktene» går på sosiale medier, ikke vente på formelle beskjeder Vi må revidere beredskapsplanen Vi bør trene på beredskap, snakke om det, også på enhetene Lage rollekort? Utvide ringeliste slik at flere kan kontaktes Formidle i fagmiljøene at ved «hendelse» er det også en arbeidsgiver som leter etter deg meld at du er i sikkerhet/i live

35

36 Core Facility Neurophysiology, Exercise training and Movement

37 Kjernefasilitet En kjernefasilitet skal: bidra til å gjøre tilgjengelig avansert vitenskapelig teknologi/utstyr, prøveog datasamlinger og metoder for forskere regionalt og nasjonalt. drive med forskning og utvikling innen egne fagfelt. ha en servicefunksjon med høyt kvalifisert personell med spesialkompetanse for betjening, vedlikehold og/eller opplæring av brukere.

38 NeXtMove Klinisk nevrofysiologi Bevegelse, Øya Bevegelse, Sentif, Granåsen Trening (ISB) Coordinator Core Facilities Scientific leader Jorunn Helbostad Daily manager Arnt E. Tjønna

39 NeXt Move PRISER: Alle priser er utarbeidet på totalkostprinsippet Alle priser er eksklusiv personell til testing Timespris for bruk av personell til testing er 506 kr De totale kostnadene for et instrument inkluderer: Avskrivingskostander på instrumentet Husleie Standard forbruksvarer driftskostnader (inkludert tid som personalet bruker på å holde utstyret driftsklart) Serviceavtaler Prisen er beregnet i forhold til kapasiteten på instrumentet

40 Status per mai 2014 Kjernefasiliteten åpnet 1. mars. Klinisk nevrofysiologi, bevegelse (delvis), trening Registrering og opplæring i bruk av bookingsystem (I-lab) Tilvenning av brukere av labbene Planlegging av inkludering av resterende del av kjernefasiliteten fra august 2014 Resten av bevegelse Ombygning av bevegelseslabber 2. et. Nevro Øst, 3. et. Bevegelsessenteret

41 Virksomhetsstyring INM Ledermøte 22. mai 2014

42 Strategiske mål INM Spesielle utfordringer som krever lederfokus Ressursmessige konsekvenser av forventet utvikling Rammebetingelser mht økonomi og personell

43 Utfordringer som krever lederfokus Forskning: - Opprettholde og forsterke INM sin BOA aktivitet - Utnytte potensialet hos Samarbeidsorganet bedre - Større/mer tilpassede søknader til Forskningsrådet - Flere EU prosjekter - Økt innovasjonsaktivitet - Karriereplanlegging for «Komètkandidater» - Forskningsstrategier mangler

44 Utfordringer som krever lederfokus, forts. Undervisning: - Innføring av nytt system for kvalitetssikring av utdanning - Innføring av årlig framdriftsrapportering for ph.d studenter og veiledere - Definere rollen som nestleder undervisning/oppgaver - Karriereplanlegging for «Komètkandidater» - Dialog med undervisningsenhetene

45 Utfordringer som krever lederfokus, forts. Driftsoppgaver: - Samarbeidsavtaler - Manglende strategier - Ressursinnsats på undervisning - Ikke god nok oversikt over pågående forskningsaktivitet - Tekniske ressurser - Mange løpende HR saker samtidig - Innføring av TDI modell - Arealforvaltning - Kvalitetssikring - på alle områder

46 Ressurser og forventet utvikling Rapportering 1. tertial: RD og lønn i forhold til prognose BOA-portefølje: 1. tertial Regnskap Regnskap Regnskap Andre EU Fond HMN (Andre) NFR Offentlig Utland Totalsum Årsresultat Regnskap Regnskap Prognose Andre EU Fond HMN (Andre) NFR Offentlig Private Utland Totalsum

47 Prosjektkategorisering BOA-porteføljen Aktive prosjekt Kjente søknader vår 2014 Antall av Stort prosjekt >7,5 mill Antall av Middels 1-4,5 mill Antall av Stillingspro sjekt Antall av småmidler<1 mill Eu Stort Middels Stilling småmidler totalt Radetiketter Summer av totalt Antall av EU BEV - bevegelse BEV - ISG BEV - SenTIF Fys.med Helseinfo NBH - Bilde NBH - Hodepine NBH - Nevro Orto/Revma VOP ØNH-Øye-Kjeve Totalsum Fordelt på bidragsytere Andre 1 1 EU 4 4 Fond 0 HMN (Andre) NFR Offentlig 0 Utland 0 Totalsum

48 Rammebetingelser mht økonomi og personell Rapportering 1. tertial og årsbudsjett: RD og lønn i forhold til prognose Ledige lønnsmidler på etterskudd

49 Virksomhetsstyring Studie (ph.d.)

50 Virksomhetsstyring Studie (MED)

51 Virksomhetsstyring HR og INF

52 Virksomhetsstyring Forskning

53 Utfordringer som krever lederfokus Forskning: - Opprettholde og forsterke INM sin BOA aktivitet - Utnytte potensialet hos Samarbeidsorganet bedre - Større/mer tilpassede søknader til Forskningsrådet - Flere EU prosjekter - Økt innovasjonsaktivitet - Karriereplanlegging for «Komètkandidater» - Forskningsstrategier mangler

54 Utfordringer som krever lederfokus, forts. Undervisning: - Innføring av nytt system for kvalitetssikring av utdanning (KVASS) - Innføring av årlig framdriftsrapportering for ph.d studenter og veiledere - Karriereplanlegging for «Komètkandidater» - Dialog med undervisningsenhetene - Nestleder undervisning på plass

55 Eksamen: Utfordringer som krever lederfokus, forts. Eksamenskommisjon Redusert kvalitet på MCQ de siste årene MCQ lages av en minoritet av undervisererepresentativ for undervisningen? Tiltak: høst 2014 kurs MCQ

56 Kvalitetsmelding 2013 Institutt og programråd leverer årlig kvalitetsmelding til DMF- rektor Tidsfrist 3.mars Infrastruktur Studieadministrative verktøy og tjenester Inntakskvalitet Pedagogisk kompetanse og personalressurser Utvikling av undervisnings- og læringskvalitet Frafall, gjennomstrømning og strykprosent Implementere KVASS og oppfølging av dette Bevegelsesvitenskap skal gjøres relevant for DMF