Forfall meldes til Infotorget på e-post infotorg@lokalstyre.no eller på telefon 79 02 21 50.

Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalget Tidspunkt: 08.04.2014, kl 15:00 Sted: Næringsbygget, 1. etg., møterom Nordlys Forfall meldes til Infotorget på e-post infotorg@lokalstyre.no eller på telefon 79 02 21 50. Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Longyearbyen, 1/4-2014 Christin Kristoffersen leder Side 1

Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 18/14 Godkjenning av protokoll fra møte 25.02.2014 PS 19/14 Rapport om finansforvaltning pr. 31.12.13 PS 20/14 Permisjon fra politiske verv - Anita Johansen - Informasjon fra lokalstyreleder og administrasjonssjef - Drøftingssak: Tilknytningsgebyr teknisk infrastruktur (Sak unntatt offentlighet jfr. Svalbardlovens 32/offentleglova 15) Side 2

PS 18/14 Godkjenning av protokoll fra møte 25.2.2014 Side 3

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2012/111-14-250 Elin Dolmseth 07.03.2014 Rapport om finansforvaltning pr. 31.12.13 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 19/14 08.04.2014 Lokalstyret 13.05.2014 Anbefaling: Rapport om finansforvaltning pr. 31.12.13 tas til orientering. Saksopplysninger: Finansreglementet for Longyearbyen lokalstyre med foretak ble vedtatt av lokalstyret i juni 2011. Finansreglementet bygger på Forskrift om kommuners finansforvaltning. Finansreglementet sier bl.a. at administrasjonssjefen i fbm tertialrapportering samt ved årets utgang skal legge fram en rapport for lokalstyret som viser status for lokalstyrets finansforvaltning. Vedlagt følger rapporten pr. 31.12.13. Vedlegg: 1 Finansforvaltningsrapport pr. 31.12.13 Side 4

Finansforvaltningsrapport 31. desember 2013 Side 5

Deres referanse: Vår referanse: 2012/111-13-250 Saksbehandler: Elin Dolmseth Dato: 30.01.2014 Finansforvaltningsrapport pr. 31.12.13 I hht Finansreglementet for Longyearbyen lokalstyre med foretak skal det i forbindelse med tertialrapportering og ved årets utgang legges fram rapporter for lokalstyret som viser status for finansforvaltningen. Forvaltning av ledig likviditet og andre midler til driftsformål. Innskudd i Sparebanken Nord-Norge (SNN), Longyearbyen lokalstyre med foretak sin hovedbankforbindelse (beløp i millioner kroner): Mill kr 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 31.12.12 30.04.13 31.08.13 31.12.13 Kultur- og fritidsforetaket KF Oppvekstforetaket KF Bydrift KF Longyearbyen lokalstyre Kommentar: Finansreglementet tillater at inntil 100 mill kr er plassert hos hovedbankforbindelsen. Longyearbyen lokalstyre sine innskudd i andre banker enn hovedbankforbindelsen: Mill kr 120 100 80 60 40 20 0 31.12.12 30.04.13 31.08.13 31.12.13 Sparebanken Hedmark Sparebanken Midt- Norge Fana Sparebank Kommentar: Finansreglementet tillater at et enkelt innskudd i andre banker enn hovedbankforbindelsen er på maks 20 mill kr. Side 6

Longyearbyen lokalstyre Bydrift KF sine innskudd i andre banker enn hovedbankforbindelsen: 60 Mill kr 40 20 Sparebanken Øst Sparebanken Pluss 0 31.12.12 30.04.13 31.08.13 31.12.13 Kommentar: Finansreglementet tillater at et enkelt innskudd i andre banker enn hovedbankforbindelsen er på maks 20 mill kr. Total likviditet: Longyearbyen lokalstyre med foretak: Mill kr 250,0 200,0 150,0 100,0 50,0-31.12.12 30.04.13 31.08.13 31.12.13 Kultur- og fritidsforetaket KF Oppvekstforetaket KF Bydrift KF Longyearbyen lokalstyre Bedre total likviditet 31.12.13 sammenlignet med 31.12.12 skyldes i hovedsak utbetalt statstilskudd til bygging av renseanlegg ved kullkraftverket. %-vis fordeling av likviditeten mellom organisasjonene: 100 % 80 % 60 % 40 % 20 % 0 % 31.12.12 30.04.13 31.08.13 31.12.13 Kultur- og fritidsforetaket KF Oppvekstforetaket KF Bydrift KF Longyearbyen lokalstyre Side 7

Rapportering ang plassering av likviditet: 31.12.2012 30.04.2013 31.08.2013 31.12.2013 Hovedbankforbindelse (Sparebanken Nord-Norge)*: Bankinnskudd i hovedbankforbindelsen er 100 mill kr JA JA JA JA Rating av hovedbankforbindelse er BBB eller bedre JA JA JA JA Totale innskudd er 2 % av bankens forvaltningskapital JA JA JA JA Plassering i banker utenom hovedbankforbindelsen: Max 25 % av ledig likviditet er plassert med tidsbinding JA JA JA JA Tidsbinding på innskudd er 12 måneder JA JA JA JA Lengste tidsbinding på innskudd 32 dager 32 dager 32 dager 32 dager Største innskudd med tidsbinding 20 mill 20 mill 20 mill 20 mill Et enkelt innskudd, med eller uten tidsbinding, er 20 mill kr. NEI** JA JA JA Rating av bankforbindelsen er BBB eller bedre JA JA JA JA Totale innskudd er 2 % av bankens forvaltningskapital JA JA JA JA Mål for tilfredsstillende avkastning på innskudd i andre banker enn hovedbankforbindelsen: 3 md nibor ***: 1,83 1,79 1,72 1,66 Rentesatsen på bankinnskuddene ligger i intervallet 1,8-3,25 2,2-3,0 2,2-3 1,66-2,79 * Hovedbankavtalen med Sparebank1 Nord-Norge trådte i kraft 1.2.12 og varer til 1.4.2016 med opsjon på ytterligere 2 år. ** Godskriving av renter for 2012 på en plasseringskonto førte til at innskuddet pr. 31.12.12 ble på 20,3 mill kr. Rentebeløpet ble tatt ut i januar 2013 slik at innskuddet på kontoen igjen ble under 20 mill kr. *** Opplysningen er hentet hos Oslo Børs, http://www.oslobors.no/oslo-boers/statistikk/nibor Kommentarer knyttet til sammensetning, rentebetingelser/ avkastning, vesentlige markedsendringer og endring i risikoeksponering: I følge «Bankrapporten 2013» utarbeidet av Sparebank 1 Markets er bankenes rating slik: Bank: År: 2012 2011 2010 2009 Sparebank 1 Nord-Norge A A+ A+ A Sparebank 1 SMN A A A A Sparebanken Hedmark A+ A+ A A Sparebanken Pluss A A- A A- Sparebanken Øst A- A- A- BBB+ Stadsbygd Sparebank BBB BBB BBB BBB- Åfjord Sparebank BBB BBB BBB- BBB- Fana Sparebank A- A- A- A- Likviditeten er plassert i hht finansreglementets regler. Avkastningen er tilfredsstillende sett i forhold til finansreglementets mål. Administrasjonssjefens vurdering er at det er ingen vesentlige markedsendringer eller endringer i risikoeksponering å melde om. Side 8

Forvaltning av låneporteføljen og øvrige finansieringsavtaler. Opptak av lån siden forrige rapportering: Kr. 3 300 000 til losbåt (delutbetaling av et innvilget lån på 16,5 mill kr) Kr. 1 525 000 til div formål innen vann. Refinansierte / sammenslåtte lån i perioden: Ingen. Endring i risikoeksponering: Ingen endring å melde om. Gjenværende rentebinding: Er på 2,2 år, se vedlagte oversikt over lån. Dette er innenfor finansreglementets bestemmelser. Rentebetingelser: 28 % av total lånegjeld har fast rente, 72 % har flytende rente, se vedlagte oversikt over lån. Dette er innenfor finansreglementets regler. Lånene er regnskapsført i Bydrift KF sitt regnskap. Total lånegjeld 31.12.13 er 105,9 mill kr. 150,0 100,0 50,0 0,0 Lån med flytende rente Lån pr. 31.12.13 fordelt på formål (beløp i mill. kr): Ledlys 0,2 Kjøp av boliger Brann 26 45,5 Kulturhus Avløp 0,9 5,6 0,7 72,7 6,8 7,5 1,6 8,6 2,5 Fjernvarme Havn Energiverket Næringsbygget Renovasjon Vann Side 9

Figuren viser at 72,7 mill kr av lånene er knyttet til låneformål som bør være selvfinansierende, dvs avløp (0,2 mill kr), fjernvarme (45,5 mill kr), havn (6,8 mill kr), energiverket (7,5 mill kr), næringsbygg (1,6 mill kr), renovasjon (8,6 mill kr) og vann (2,5 mill kr). Lån til kulturhuset (26 mill kr) betjenes av korkpenger, og finansieres slik sett ikke av lokalstyrets generelle økonomi. Målet er at lån til ledlys (0,7 mill kr) skal finansieres ved lavere driftsutgifter til gatelys. Lån knyttet til brann (0,9 mill kr) og kjøp av boliger (5,6 mill kr) finansieres via lokalstyret. Det er altså et forholdsvis lite totalt lånebeløp som belastes «kommunekassen». Tabellen på neste side gir opplysninger om rentesats, utløp av rentebindingsperiode, lånenes løpetid, og når lånene er nedbetalt. Forestående finansierings-/refinansieringsbehov: Vedtatte låneopptak for 2014, til sammen kr. 105 420 000: Energiverket: Tiltak i hht tilstandsanalyse, kr. 69 400 000 Energiverket: Slagg- og askedeponi og fjernavlesning el, kr. 600 000 Veier og nærmiljø: Bru over Museumsveien, asfaltering av veier og belysning i sentrum, kr. 7 200 000 Vann tiltak i hht hovedplan: Dosing elveløp (Endalen), inspeksjon/nylegging av inntaksledning, manganfilter inkl utvidelse av bygg, vannledning til Bykaia, kr. 7 920 000 Renovasjon: Restavfallscontainere, kr. 300 000 Fjernvarme: Utbedringer i hht tilstandsvurderinger, kr. 1 950 000 Havn: Fendring Bykaia, havnebåt, kaidekke og kulvert, kr. 16 250 000 IKT: ikt skole, kr. 300 000 Eiendom: Utbedring fundamenter på bygg, kr. 1 500 000 Side 10

OVERSIKT OVER LÅN 31.12.2012 30.04.2013 31.08.2013 31.12.2013 Lån nr Långiver Lånetype/rente Avdragstid (år) Nedbetalt Rentesats Mill NOK Lånets andel År igjen Rentesats Mill NOK Lånets andel År igjen Rentesats Mill NOK Lånets andel År igjen Rentesats Mill NOK Lånets andel 7519 Kommunalbanken Serielån flytende 10 21.12.2023 2,25 % 2,9 2,6 % 2,25 % 2,9 2,6 % 2,25 % 2,7 2,6 % 2,25 % 3,5 3,3 % 7517 Kommunekreditt Serielån flytende 13 02.02.2022 2,28 % 12,5 11,0 % 2,67 % 11,8 10,7 % 2,52 % 11,5 11,2 % 2,46 % 11,0 10,4 % 7520 Kommunekreditt Serielån flytende 20 18.06.2031 3,20 % 27,5 24,3 % 3,20 % 27,5 24,9 % 2,87 % 26,8 26,1 % 2,87 % 26,0 24,6 % 7523 Kommunalbanken Serielån flytende 18 01.11.2029 2,15 % 3,3 2,9 % 2,15 % 3,2 2,9 % 2,15 % 0,1 0,1 % 0,0 0,0 % 7525 Kommunalbanken Serielån flytende 10 08.03.2022 2,25 % 34,3 30,3 % 2,25 % 32,5 29,4 % 2,25 % 30,7 29,9 % 2,25 % 30,7 29,0 % 7526 Kommunekreditt Serielån flytende 10 01.10.2024 0,0 % 0,0 % 0,0 % 2,80 % 3,3 10,7 % 7527 Kommunekreditt Serielån flytende 35 05.06.2049 0,0 % 0,0 % 0,0 % 2,80 % 1,5 4,9 % Sum m/flytende rente (minimum 25% av totale lån) 80,5 71,1 % 77,9 70,5 % 71,8 69,8 % 76,0 71,8 % 7513 Kommunalbanken Serielån fastrente 11,5 07.06.2020 4,37 % 6,5 5,7 % 2,00 4,37 % 6,5 5,9 % 1,66 4,37 % 6,1 5,9 % 1,33 4,37 % 6,1 5,8 % 1,00 7515 Kommunekreditt Serielån fastrente 13 30.06.2022 4,50 % 8,4 7,4 % 4,00 4,50 % 8,4 7,6 % 3,66 4,50 % 7,9 7,7 % 3,33 4,50 % 7,5 7,1 % 3,00 7516 Kommunekreditt Serielån fastrente 13 30.06.2022 4,45 % 12,0 10,6 % 4,49 4,45 % 12,0 10,9 % 4,17 4,45 % 11,3 11,0 % 3,83 4,45 % 10,7 10,1 % 3,50 7524 Kommunalbanken Serielån fastrente 30 01.11.2041 4,01 % 5,8 5,1 % 5,84 4,01 % 5,7 5,2 % 5,50 4,01 % 5,7 5,5 % 5,17 4,01 % 5,6 5,3 % 4,84 Sum m/fastrente (min. 25% og max 50% av totale lån) 32,7 28,9 % 3,07 32,6 29,5 % 2,81 31,0 30,2 % 2,51 29,9 28,2 % 2,21 Finansiell leasing 0,0 0 0,0 0 0,0 0 0,0 0 År igjen Sum langsiktig gjeld Størs te enkeltlån i mill. kr. (max 50% av samlet lån) Anta ll lån Bekreftelse på at 50 % av lån med fast rente har 113,2 100 % 0,89 110,5 100 % 0,83 102,8 100 % 0,76 105,9 100 % 0,62 34,3 30,3 % 32,5 29,4 % 30,7 29,9 % 30,7 29,0 % 9 9 9 9 JA JA JA JA Bekreftelse på at den totale låneporteføljens vektede renteløpetid er 3 år JA, 0,89 år JA, 0,83 år JA, 0,76 år JA, 0,62 år Bekreftelse på at lån med fastrente har en gj.snittlig gjenværende rentebinding på 2-6 år Dagens flytende lånerente JA, 3,07 år JA, 2,81 år JA, 2,51 år JA, 2,21 år 2,25 % 2,25 % 2,25 % 2,25 % Anslått fastrente, ved binding på hhv 2, 5, 7 og 10 år 2,41 % /3,06 % /3,43 % /3,81 % 2,41 % /3,06 % /3,43 % /3,81 % 2,53 % /3,27 % /3,66 % /4,02 % 2,19 % /2,91 % /3,31 % /3,67 % Side 11

Felles rapportområder for likviditet og gjeld: Alle plasseringer og lån er i NOK, og i norske banker. Våre bankforbindelser har fått oversendt lokalstyrets finansreglement. Longyearbyen lokalstyre med foretak har ikke utarbeidet etiske retningslinjer, med unntak av Bydrift KF. Bydrift KF sine retningslinjer er oversendt til de bankene hvor Bydrift KF har innskudd eller lån. Beskrivelse og vurdering av avvik mellom faktisk forvaltning og rammene i finansreglementet: For likviditet: Ingen avvik. For lån: Ingen avvik. Utvikling i Norges banks sin styringsrente: 3,00% 2,50% 2,00% 1,50% 1,00% 0,50% 0,00% Endringer i styringsrenten Norges Bank sin styringsrente er renten bankene får på innskudd i Norges Bank (foliorenten). Endringer i Norges Banks foliorente vil normalt påvirke bankenes innskudds- og utlånsrenter. Styringsrenten ble satt ned til 1,5 % 15.3.12 og er ikke endret siden. I forbindelse med rentemøte 5.12.13 ga Norges bank følgende pressemelding: «Norges Banks hovedstyre har besluttet å holde styringsrenten uendret på 1,5 prosent. Konsumprisveksten har de siste to månedene vært noe lavere enn ventet, og det ser ut til at veksten i norsk økonomi den nærmeste tiden blir noe lavere enn tidligere antatt. På den andre siden har kronen svekket seg mye. Etter en samlet vurdering holdes styringsrenten uendret på dette møtet, sier visesentralbanksjef Jan F. Qvigstad. Internasjonalt fortsetter den moderate økonomiske oppgangen. Samtidig er den forventede økningen i styringsrentene ute igjen skjøvet ut i tid. Her hjemme er vekstutsiktene noe dempet. Boligprisene har falt den siste tiden, mens husholdningenes gjeldsvekst holder seg oppe. Arbeidsledigheten er fortsatt lav, men lønnsveksten kan bli noe lavere fremover enn tidligere antatt. Samtidig er kronen svakere enn lagt til grunn. Samlet er det utsikter til at konsumprisveksten blir noe lavere enn tidligere anslått. Analysene tilsier at styringsrenten holdes på dagens nivå fram mot sommeren 2015, og at den deretter økes gradvis. Det innebærer at oppgangen i styringsrenten nå anslås å komme ett år senere enn vi så for oss i september, sier visesentralbanksjef Jan F. Qvigstad. Side 12

Side 1 av 9 Prognosene viser at veksten i norsk økonomi etter hvert vil ta seg noe opp. Det ventes at kapasitetsutnyttingen holder seg nær et normalt nivå og at prisveksten nærmer seg 2½ prosent. Hovedstyret vedtok på møtet at styringsrenten bør ligge i intervallet 1 2 prosent i perioden fram til neste rapport legges fram 27. mars 2014, med mindre norsk økonomi blir utsatt for nye store forstyrrelser. Forventet utvikling i markedet fram til neste rapporteringstidspunkt og hvilke konsekvenser administrasjonssjefen trekker av dette: Utdrag fra Hovedstyret i Norges bank sin vurdering gitt i Pengepolitisk rapport 4/2013 av 5.12.2013: «Hovedstyrets vurdering: Styringsrentene hos mange av våre handelspartnere er nær null. I Norge har styringsrenten vært 1,5 prosent siden mars 2012. De rentene publikum står overfor, er høyere. Underliggende inflasjon anslås nå å være mellom 1¾ og 2¼ prosent. Kapasitetsutnyttingen er trolig nær et normalt nivå. Hovedstyret har merket seg at analysene i denne rapporten tilsier en styringsrente på dagens nivå fram mot sommeren 2015, og at den deretter økes gradvis. Med en slik utvikling i styringsrenten tilsier analysen i rapporten at prisveksten vil ta seg opp mot 2½ prosent mot slutten av prognoseperioden, og at kapasitetsutnyttingen holder seg nær et normalt nivå. I sine drøftinger pekte hovedstyret på at vekstutsiktene hos våre handelspartnere er noe svekket. Det er fortsatt betydelig usikkerhet knyttet til den økonomiske utviklingen i Europa. I flere land gjennomføres nå strukturreformer, men det tar tid før disse bidrar til økt vekstevne. Kronen har fortsatt å svekke seg gjennom høsten, delvis som følge av noe svakere nøkkeltall for norsk økonomi. Begrenset likviditet i markedet for norske kroner kan ha bidratt til å forsterke utslagene i kronekursen. Forventninger om pengepolitikken ute har også påvirket kronekursen gjennom høsten. Det ble pekt på at temaene i valutamarkedet skifter fort. Hovedstyret var opptatt av utviklingen i boligmarkedet. Boligpriser og husholdningenes gjeld har lenge steget mer enn inntektene. Flere indikatorer tyder på at aktiviteten i boligmarkedet har avtatt. Hovedstyret mente at det nå er usikkerhet om den videre utviklingen i boligprisene. I diskusjonen ble det pekt på at store endringer i Side 13

Side 2 av 9 boligprisene vil kunne påvirke husholdningenes etterspørsel. Veksten i norsk økonomi er moderat. Hovedstyret merket seg at veksten har avtatt i de fleste næringene, og at andelen bedrifter i Regionalt nettverk som melder om kapasitetsproblemer har falt det siste halve året. Bedriftene har gjennom året gradvis nedjustert sine forventninger om veksten fremover. Hovedstyret diskuterte forhold som har påvirket konsumprisveksten det siste halve året, herunder betydningen av metodeomlegginger. Selv om endringer i målemetoder kan redusere målefeil over tid, vil det i en overgangsperiode være vanskeligere å vurdere nivået på den underliggende inflasjonen. I drøftingen av pengepolitikken ble det lagt vekt på at prisveksten har vært noe lavere enn anslått. Samtidig har veksten i norsk økonomi avtatt, og boligprisene har vært lavere enn tidligere lagt til grunn. Kapasitetsutnyttingen er trolig nær et normalt nivå, men ser ut til å avta litt raskere enn ventet. På den andre siden har kronen svekket seg mye. Hovedstyret merket seg at analysene i denne rapporten tilsier en noe lavere prognose for styringsrenten enn i forrige rapport. Hovedstyret la vekt på usikkerheten om utviklingen i inflasjon, produksjon og sysselsetting fremover, og mente at det taler for å gå forsiktig fram i rentesettingen. Det ble også pekt på at en reduksjon i styringsrenten kan øke risikoen for at oppbyggingen av finansielle ubalanser igjen tiltar. Etter en samlet vurdering mente derfor hovedstyret at styringsrenten bør ligge på dagens nivå den nærmeste tiden. Hovedstyret vedtok på sitt møte 4. desember å holde renten uendret på 1,5 prosent. På samme møte vedtok hovedstyret at styringsrenten bør ligge i intervallet 1 2 prosent i perioden fram til neste rapport legges fram 27. mars 2014, med mindre norsk økonomi blir utsatt for nye store forstyrrelser.» Ut fra teksten ovenfor antar administrasjonssjefen at styringsrenten blir lik dagens nivå i den nærmeste fremtid. Vurdering av hva en generell endring i rentekurven på 1%-poeng vil føre til i økte renteutgifter på lån og i økte renteinntekter på likviditet: Pr. 31,12.13 har Longyearbyen lokalstyre med foretak 106 mill kr i lån (herav 30 mill med fastrente) og 167 mill kr i innskudd. En renteendring kan føre til endringer både i lånerenten (for de lånene som har flytende rente) og i innskuddsrenten, noe som skulle tilsi at en renteendring samlet sett ikke vil påvirke Longyearbyen lokalstyre med foretak sin samlede økonomi i negativ grad. Side 14

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2011/797-41-033 Svein Olav Ween 21.03.2014 Permisjon fra politiske verv - Anita Johansen Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 20/14 08.04.2014 Lokalstyret 13.05.2014 Anbefaling: Anita Johansen gis permisjon fra sine politiske verv i Longyearbyen lokalstyre i perioden 9.6.2014 9.6.2015. I permisjonstiden trer Sølvi Jacobsen inn som fast medlem for AP i lokalstyret. oppnevnes som medlem i administrasjonsutvalget, teknisk utvalg og oppvekst- og kulturutvalget i permisjonstiden. Saksopplysninger: Anita Johansen søker om permisjon fra alle sine verv i Longyearbyen lokalstyre i perioden 9.6.2014 til 9.6.2015. Begrunnelsen for dette er at hun vil oppholde seg på fastlandet i denne perioden. Johansen har følgende verv: - Fast medlem for AP i lokalstyret - Fast medlem i administrasjonsutvalget - Fast medlem i teknisk utvalg - Fast medlem i oppvekst- og kulturutvalget I forskrift om saksbehandlingsregler for Longyearbyen lokalstyre («Saksbehandlingsforskriften»), 15, står det flg. vedrørende uttreden/permisjon: «Den som taper valgbarheten til et folkevalgt organ i valgperioden trer endelig ut av dette. Hvis tap av valgbarhet skyldes registrert utflytting fra Longyearbyen for ett år eller mindre, trer vedkommende ut av vervet for den tid utflyttingen varer. Lokalstyret kan etter søknad frita, for et kortere tidsrom eller resten av valgperioden, den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet.» I permisjonstiden vil Sølvi Jacobsen tre inn som fast lokalstyremedlem, jfr. saksbehandlingsforskriftens 16. Lokalstyret må velge nye medlemmer til de øvrige vervene. Side 15

2011/797-41 Side 2 av 2 Vurdering: Med henvisning til saksbehandlingsforskriftens 15, og til tidligere praksis i lignende saker, anbefaler administrasjonssjefen at søknaden om permisjon innvilges. Lokalstyret må foreta valg av medlemmer til de vervene Johansen gis permisjon fra, bortsett fra vervet som fast medlem i lokalstyret, der 1. vara for AP trer inn som fast medlem. (Sølvi Jacobsen vikarierer som fast medlem for Sven-Erik Svendsen fram til 1/7-2014, men vil da tre inn som fast medlem for Anita Johansen fram til 9/6-2015.) I hht. saksbehandlingsforskriften skal den/de som velges komme fra samme gruppe som den uttredende tilhørte. Når det gjelder medlem til administrasjonsutvalget så kan dette bare velges blant de faste medlemmene i lokalstyret. Dette betyr at de som er valgbare fra AP er: Arild Olsen, Elise Strømseng, Karin Mella og Sølvi Jacobsen (siden hun trer inn som fast lokalstyremedlem). Lokalstyret har i forbindelse med vedtak om ny organisering fastsatt at administrasjonsutvalgets medlemmer også skal være faste medlemmer i teknisk utvalg og i oppvekst- og kulturutvalget. I henhold til dette må da den som oppnevnes som medlem i AU også tre inn som fast medlem i TU og OKU. I tillegg til vervene nevnt ovenfor er Johansen fortiden også Longyearbyen lokalstyres medlem i styret for UNIS. Nytt styre i UNIS skal velges før sommeren, og i møte den 18/2-2014 vedtok lokalstyret å foreslå Geir Hekne som nytt styremedlem. Det er derfor ikke behov for å gjøre noen endringer i forhold til dette vervet. Vedlegg: 1 Søknad om permisjon fra politiske verv - Anita Johansen Side 16

Side 17 file:///e:/ephorte/pdfconvdoc/ephorte/60859.html Side 1 av 1 26.02.2014 Fra: Ween, Svein Olav[Svein.Olav.Ween@lokalstyre.no] Dato: 26.02.2014 13:55:25 Til: Postmottak LL Tittel: VS: Søknad om permisjon fra verv. Reg. i mappe 2011/797 Fra: Johansen, Anita [mailto:anita.johansen@snsk.no] Sendt: 26. februar 2014 13:22 Til: Ween, Svein Olav Kopi: Saugnes, Lars Ole; Kristoffersen, Christin; Hekne, Geir; Odd Gunnar Brøto Braathen (ogbraat@online.no); Kristin Furu Grøtting (kristin.furu.grotting@unn.no) Emne: Søknad om permisjon fra verv. Hei. Jeg søker herved permisjon fra alle mine verv i LS fra 09.06.2014 09.06.2015. Jeg har fått innvilget 1 års permisjon fra arbeidsgiver i denne perioden, og vil være på fastlandet i det gitte tidsrommet. Det er styremøte i Unis 05.06.2014 og generalforsamling 06.06 2014. Jeg deltar på styremøtet, og LS bør ha ett nytt styremedlem klart til Generalforsamlingen. Med vennlig hilsen, Anita Johansen Innkjøp Store Norske Spitsbergen Grubekompani AS Mobil: +47 94 18 61 90 www.snsk.no