Saksbehandler: Even Knutsen Deres ref.: Vår dato: 07.04.2016 Tlf.: 32 26 67 17 Vår ref.: 2015/7178 Arkivkode: Konkurransegrunnlag Sekretærtjeneste for Villreinnemnda for Hardangerviddaområdet (Hardangervidda, Skaulen-Etnefjell og Oksenhalvøya) Perioden 2016-2020 Telefon sentralbord: 32 26 66 00 Postadresse: Postboks 1604, 3007 Drammen fax: 32 26 66 56 Besøksadresse: Statens Hus, Grønland 32, Drammen Organisasjonsnr.: 946 473 111 E-post: fmbupost@fylkesmannen.no Internett: www.fylkesmannen.no/buskerud
Innhold 1. ANSKAFFELSESPROSEDYRE OG KONTRAKTSTYPE... 3 2. KONKURRANSEGRUNNLAG OG KUNNGJØRING... 3 3. OM ANSKAFFELSENE... 3 3.1 Oppdragsgivere... 3 3.2 Oppdragene... 3 3.3 Oppdragenes varighet... 3 3.4 Økonomisk rammer for sekretærtjenestene... 4 3.5 Ytterligere informasjon om oppdraget... 4 4. KRAV TIL LEVERANDØRENE... 4 4.1 Obligatoriske og juridiske krav... 4 4.2 Økonomisk og finansiell kapasitet... 5 4.3 Leverandørs tekniske og faglige kvalifikasjoner... 5 5. KRAV TIL TILBUDET... 5 5.1 Tilbudets utforming... 5 5.2 Innlevering av tilbudet...... 6 5.3 Habilitet 6 5.4 Offentlighet... 6 5.5 Forbehold... 6 6. TIDSFRISTER... 6 6.1 Frist anmodning om tilleggsopplysninger... 6 6.2 Tilbudsfrist... 6 6.3 Tilbudsåpning... 7 6.4 Vedståelsesfrist... 7 6.5. Klagefrist... 7 7. AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN OG KONTRAKTS- BESTEMMELSER... 7 7.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse.... 7 7.2 Kriterier for tildeling av kontrakter.... 7 7.3 Kontraktbestemmelser.... 8 8. PRISER OG BETINGELSER... 8 8.1 Priser... 8 8.2 Betaling. 8 9. HENVENDELSER... 8 10. VEDLEGG... 8 Side 2 av 8
1. ANSKAFFELSESPROSEDYRE OG KONTRAKTSTYPE Anskaffelsesprosedyren er en åpen anbudskonkurranse i henhold til lov 6. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser, ajourført med endringer senest ved lov 14. juni 2013 nr. 32, og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser med endringer ved forskrift 23. oktober 2015 nr. 1208. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del II. 2. KONKURRANSEGRUNNLAG OG KUNNGJØRING Som anbudsgrunnlag gjelder foreliggende konkurransedokument med følgende vedlegg: Vedlegg 1: Pris og timeskjema. Vedlegg 2: Kontraktformular (Normalvilkår for kontrakt om sekretariatsfunksjon for villreinnemnd). Anskaffelsene er sendt til kunngjøring i Doffin-basen 7. april 2016. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til Fylkesmannen via fmbupost@fylkesmannen.no 3. OM ANSKAFFELSEN 3.1 Oppdragsgiver Fylkesmannen i Buskerud vil være oppdragsgiver for anskaffelsen. 3.2 Oppdraget Anskaffelsen gjelder sekretærtjeneste for Villreinnemnda for Hardangerviddaområdet, som omfatter villreinområdene Hardangervidda, Skaulen-Etnefjell og Oksenhalvøya. Disse villreinområdene har areal i Aurland kommune i Sogn og Fjordane fylke, i Hol, Rollag og Nore og Uvdal kommuner i Buskerud fylke, i Eidfjord, Odda, Ullensvang, Ulvik, Granvin og Etne kommuner i Hordaland fylke, i Suldal, Sauda og Vindafjord kommuner i Rogaland fylke og i Vinje og Tinn kommuner i Telemark fylke. Arbeidet omfatter ansvar for bestandsforvaltningen av villrein i medhold av naturmangfoldloven, viltloven og tilhørende forskrifter, og arbeid med ivaretakelse av leveområdene i forhold til arealplanlegging, næringsutvikling og annen menneskelig påvirkning og aktivitet. Samarbeid med kommuner og fylkeskommuner i disse sakene er viktig. Det skal inngås avtale for fire år. Tilbud kan framsettes av enkeltmannsforetak eller annet registrert foretak, eller i form av frikjøp av arbeidstid for person som har en annen hovedarbeidsgiver. Villreinnemnda har minst to (2) faste møter årlig (vår- og høstmøte). Et mindre arbeidsutvalg møtes oftere og etter behov. Noen av disse møtene kan avvikles som telefonmøter. Opplegg for møter og antall møter gjennom året planlegges av leder i samarbeid med sekretær innenfor den økonomiske ramme som er satt til disposisjon. I tillegg kommer løpende kontakt med leder. 3.3 Oppdragets varighet Det vil bli inngått avtale med virkning for fire år, fram til ny nemnd er oppnevnt og har trådt i funksjon første kvartal 2020. Side 3 av 8
3.4 Økonomiske ramme for sekretærtjenestene Den årlige økonomiske rammen er fastsatt til kr 250 000 ekskl. mva. Finansiering av oppdraget er basert på årlige bevilgninger over statsbudsjettet. Reduksjon i bevilgningene kan føre til reduksjon av omfanget av oppdraget. 3.5 Ytterligere informasjon om oppdraget a) Pris: Tilbudet bes oppgitt i timepris ekskl. mva. Eventuelle kostnader som påløper for husleie, kontorhold, telefon mv. må inkluderes i tilbudet/timesprisen. Reiseutgifter for sekretæren dekkes etter statens regulativ over villreinnemndas øvrige budsjett, og skal ikke inkluderes. Her menes utgifter for reise til og fra møter godkjent av leder for nemnda. Reiser mellom bopel og kontorplass dekkes ikke. b) Kontorplass: Det er ønskelig at sekretæren lokaliseres i et relevant fagmiljø, primært ved Norsk Villreinsenter Sør på Skinnarbu (Tinn kommune). Senteret har et etablert fagmiljø og kan tilby fri kontorplass. Dersom plassering ved villreinsenteret ikke er aktuelt, må informasjon om annen geografisk lokalisering av sekretæren framkomme av tilbudet. Det er en fordel om leverandøren er lokalisert i nærheten av villreinnemndas geografiske område. Leverandøren forplikter seg gjennom kontrakten å være tilstede på alle møter i nemnd og arbeidsutvalg, og eventuelt andre aktuelle møter som leder av nemnda avtaler med sekretæren. Kunngjøring og informasjon om sekretariatsfunksjonen vil bli lagt ut på Fylkesmannens nettside www.fylkesmannen.no/buskerud og på www.villrein.no. 4. KRAV TIL LEVERANDØRENE Kvalifikasjonskrav er absolutte krav som settes til leverandørene for å sikre at de har de nødvendige forutsetninger for å kunne oppfylle kontrakten og derfor kunne delta i konkurransen. Leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskrav vil ikke få sine tilbud vurdert. Oppdragsgiver minner leverandører om at all etterspurt dokumentasjon skal leveres. Vennligst les kravene nøye i og med at manglende dokumentasjon vil medføre avvisning. 4.1 Organisatoriske og juridiske krav Det stilles krav til leverandørs organisatoriske og juridiske stilling. Leverandør må tilfredsstille krav gitt av offentlig myndighet til registrering og være a` jour med innbetaling av skatter og avgifter. Videre må leverandør oppfylle lovbestemte krav innen helse, miljø og sikkerhet og til lønns- og arbeidsvilkår. Dette skal dokumenteres ved: Firmaattest (attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert, for eksempel foretaksregisteret i Brønnøysund). Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt (ikke eldre enn 6 måneder). Når det gjelder egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår, vil det bli stilt krav om dokumentasjon ved inngåelse av kontrakt. Side 4 av 8
4.2 Økonomisk og finansiell kapasitet Det stilles krav til leverandørs økonomiske og finansielle kapasitet. Det kreves god soliditet. Dette skal dokumenteres ved: Siste avlagte årsregnskap inkludert styrets årsberetning og revisorerklæring. 4.3 Leverandørs tekniske og faglige kvalifikasjoner Det understrekes at kvalifikasjonskravene nedenfor gjelder firmaet som helhet og om leverandøren anses egnet/kvalifisert til å levere tjenesten. Kvalitetsvurderingen under tildelingskriteriet (kompetanse/erfaring) gjelder de tilbudte nøkkelpersoner og hvilket av de kvalifiserte tilbudene som anses best. Krav til leverandør Faglig kvalitet og erfaring Tilbyder må ha nødvendig kompetanse for utførelse av oppdraget, herunder erfaring fra minimum to relevante oppdrag siste tre (3) år. Gjennomføringsevne Sekretæren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Dokumentasjonskrav - bevis for at de stilte krav er oppfylt Kort beskrivelse av minimum to (2) relevante oppdrag de tre (3) siste år, med angivelse av tidsrom, kontraktsverdi og oppdragsgiver. Redegjørelse om sekretærens øvrige oppgaver og ledige kapasitet. Bekreftelse på at oppdraget kan gjennomføres i den aktuelle fireårsperioden. Tilbud der leverandøren ikke oppfyller eller ikke kan dokumentere kompetansekravene vil bli avvist. Dersom det skal benyttes underleverandører må det leveres inn full dokumentasjon også på disse. Det må også leveres bekreftelse fra underleverandør der de forplikter seg til levering. 5. KRAV TIL TILBUDET 5.1 Tilbudets utforming Følgende dokumentasjon og opplysninger skal minimum inngå i tilbudet: Datert og signert tilbudsbrev med beregnet timesats for utført oppdrag. Timeprisen skal oppgis ekskl. mva. Alle merkantile kostnader i forbindelse med gjennomføringen av oppdragene (husleie, kontorhold, telefon/it, mv.) inngår i budsjettrammen og skal inkluderes i timeprisen. Nødvendige reiseutgifter i forbindelse med gjennomføringen av oppdraget dekkes etter statens satser utenom fastsatte økonomiske rammer etter forhåndsgodkjenning av villreinnemndas leder. Tilbudsbrev skal være signert av ansvarlig representant og skal inkludere en aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget m/vedlegg. CV og relevante referanser for medarbeideren som skal utføre oppdraget. Dokumentasjon på krav stilt til leverandør, jamfør kapittel 4. Tilbudet skal være skrevet på norsk. Det er ønskelig med permanent eller periodevis kontorplass ved Norsk Villreinsenter Sør på Skinnarbu i Tinn kommune i Telemark. Se pkt. 3.5 b). Side 5 av 8
5.2 Innlevering av tilbud Tilbud skal leveres per post eller elektronisk til Fylkesmannen i Buskerud, fmbupost@fylkesmannen.no, innen tilbudsfristen tirsdag 26. april 2016 kl. 15:45. Har du noen spørsmål vedrørende dette anbudet, må disse stilles til Fylkesmannen elektronisk via fmbupost@fylkesmannen.no. Dette for at all kommunikasjon skal loggføres. Det anbefales at tilbudet leveres inn i god tid før fristens utløp. 5.3 Habilitet Villreinnemnda er en statlig nemnd som utøver offentlig myndighet. Nemnda skal kontrollere at grunneiernes/rettighetshavernes forvaltning foregår i tråd med regelverket fastlagt i lover og forskrifter. Det er derfor viktig at leverandøren ikke har en tilknytning eller andre oppgaver som kan reise tvil om hans habilitet i henhold til forvaltningslovens bestemmelser om habilitet, jamfør 6 og 10. Tilbyder plikter ved tilbudsinngivelse å gi opplysninger som kan ha betydning for habilitetsspørsmålet. 5.4 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov om rett til innsyn i dokumenter i offentlig verksemnd (offentlighetslova) av 19. mai 2006 nr. 16, sist endret 19. juni 2015. Protokollen og innkomne tilbud vil være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelig, med unntak for opplysninger iht. offentlighetslova 23, jamfør forvaltningsloven 19b. Dersom tilbyder mener tilbudet inneholder forretningshemmeligheter skal det leveres en ekstra kopi som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysninger er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unndra dem for offentlighet. 5.5 Forbehold Det er anledning til å ta forbehold dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder forbehold utover dette, vil bli avvist. Forbehold skal klart fremgå i tilbudsbrevet for å være gyldige. 6. TIDSFRISTER 6.1 Frist anmodning om tilleggsopplysninger Alle tilleggsdokumenter er vedlagt utlysningen. Spørsmål om oppdraget må rettes til Fylkesmannen senest onsdag 20. april 2016. 6.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbudet er tirsdag 26. april 2016, kl.15:45. Tilbudet skal da være mottatt av Fylkesmannen i Buskerud. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Side 6 av 8
6.3 Tilbudsåpning Offentlig åpning av tilbudet vil ikke finne sted. 6.4 Vedståelsesfrist Leverandørene er bundet av tilbudet til tirsdag 10. mai 2016, kl. 15:45. 6.5. Klagefrist Det vil være en karensperiode på 10 dager mellom tildeling av oppdrag og inngåelse av kontrakt. Klage på unnlatelser, handlinger eller beslutninger under gjennomførelsen av anskaffelsen kan framsettes til klagenemnda for offentlige anskaffelser senest seks måneder etter at kontrakt er inngått. 7. AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN OG KONTRAKTSBESTEMMELSER. 7.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiverne forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiverne kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 7.2 Kriterier for tildeling av kontrakter Kontrakttildeling vil bli gjort utfra hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, jamfør forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser 13-2 pkt. 2. Tildelingskriterium Vekt Dokumentasjonskrav Kompetanse og erfaring Sekretærens erfaring og kompetanse innen - villreinbiologi og villreinforvaltning - planfag - offentlig forvaltning 60 % CV for medarbeider(e). Dokumentasjon på kjennskap til de aktuelle villreinområdene. Erfaring og kompetanse innen villreinbiologi og villreinforvaltning anses å veie tyngre enn kjennskap til villreinområdet. Kjennskap til de villreinområdene sekretæren skal betjene. Pris Jamfør punkt 3.5. Andre opplysninger relevant for tilbudets innhold, punkt a). 40 % Opplysning om timepris ekskl. mva. Lokalisering Opplysning om lokalisering ved Norsk Villreinserter Sør på Skinnarbu kan skille to ellers like kandidater, jamfør punkt 3.5. b). Evaluering av priser og kostnader Ved evalueringen benyttes en skala fra 0 til 100, der laveste pris gis 100 poeng. Poengene til øvrige pristilbud settes ut fra en forholdsmessig prisforskjell omregnet i prosentpoeng i forhold til laveste pris. Evaluering av øvrige tildelingskriterier Evalueringen av øvrige kriterier baseres på en helhetsvurdering hvor de momenter som er spesifisert i konkurransegrunnlaget i del 7.2 legges til grunn. Det gis poeng på en skala fra 0 til 100, der 100 er best. Den besvarelse som vurderes som best for hvert kriterium oppnår den høyeste poengsummen på kriteriet. De øvrige besvarelser får poeng ut i fra et skjønn som er basert på hvordan den enkelte besvarelse framstår i forhold til beste besvarelse. Side 7 av 8
7.3 Kontraktbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av vedlagte kontrakt om sekretærtjenester for villreinnemnder, jamfør vedlegg 2. 8. PRISER OG BETINGELSER 8.1 Priser En timepris og en totalpris skal oppgis i NOK og være eksklusive merverdiavgift, og være inkludert skatter og andre avgifter. Prisene skal være faste i hele avtaleperioden. Alle eventuelle forhold som kan medføre endring av priser og betingelser, skal oppgis i tilbudet. Forhold som ikke direkte er beskrevet i tilbudet, men som er nødvendig for at oppdraget skal kunne utføres tilfredsstillende, regnes som innkalkulert. Unntatt er nødvendige og godkjente reiseutgifter. 8.2 Betaling Faktura sendes kvartalsvis fra oppdragstaker til respektive fylkesmann etter følgende rutiner: Betaling skal skje innen 30 dager etter at korrekt faktura er mottatt. Faktura skal være påført oppdragsgivers kontraktsnummer og/eller dato. Timelister skal vedlegges og være spesifisert med dato, klokkeslett, timeantall fordelt på ulike aktiviteter (saksbehandling, administrasjon/forvaltningsarbeid, møter etc.) og navn på utførende. Årlig sluttfaktura må være oppdragsgiver i hende senest 1. desember. 9. HENVENDELSER Alle henvendelser og spørsmål til anbudet, skal gjøres elektronisk til Fylkesmannen - fmbupost@fylkesmannen.no. Alle spørsmål og svar vil bli anonymt distribuert til alle tilbydere. Spørsmål om oppdraget må være innsendt senest onsdag 20. april 2016. 10. VEDLEGG Vedlegg 1: Pris- og timeskjema. Vedlegg 2: Kontraktformular (Normalvilkår for kontrakt om sekretærtjenester for Villreinnemnd). Side 8 av 8