Digital postkasse ved UiO
Regjeringen har bestemt at alle statlige forvaltningsorgan som i dag sender post på papir skal ta i bruk Difis løsning for digital post til «Vi vil nå gjøre digital post til hovedregelen i kontakten mellom innbyggere innen første kvartal 2016. Kommunal -og moderningsersingsdepartementet: Digitaliseringsrundskrivet Nr: H-17/15 eforvaltningsforskriften folk og forvaltning. Dermed skal bare de som ber om å få posten på papir få det, i fremtiden». (sitat -fra digitaliseringskonferansen «digitalisering av offentlig sektor -11.april 2012 - ) Difi= Direktoratet for forvaltning og IKT Januar 2016 esak 3
Digital postkasse -UiO Alle utgående brev, også de som er unntatt offentlighet, til innbyggere skal fra 1.april sendes til digital postkasse. Modulen edf ephorte Digital Forsendelse gjør dette mulig. Fødselsnummer tas i bruk ved UiO Utgående brev på papir «historie» - saksbehandler slipper nå å printe selv. Innbyggere vil da si: - Innbygger generelt i Norge - UiOs studenter - UiOs ansatte Januar 2016 - esak 4
Hva er digital postkasse Difi har etablert en sikker digital posttjeneste for innbyggere. Innbygger velger selv hvilken leverandør for å motta digital post fra det offentlige: eller Den digitale posten sendes og lagres kryptert i innbyggers elektroniske postkasse. For å åpne og lese post fra det offentlige logger man seg på via ID-porten. På samme måte som når du skal logge deg på nettbank o.l. Det er frivillig for innbyggerne å opprette digital postkasse. De som har reservert seg vil få vedtak og andre viktige brev på papir. Januar 2016 - esak 5
Nytt for saksbehandler Dokumentproduksjon i hovedsak uforandret, men ekspederingsmuligheten er endret. For å kunne ekspedere til Digital postboks må man koble mottaker til fødselsnummer. UiO kobles direkte mot folkeregisteret. For studenter : faktiske bo-adresse legges inn i mottakerfelt på journalposten. De siste fem sifrene (personnummeret) i fødselsnummeret krypteres Fødselsnummer lagres ikke i et register i ephorte Januar 2016 - esak 6
Saksbehandler gjør som vanlig: oppretter dokument, sender på evt.godkjenning, legger ved vedlegg, ferdigstiller. Nytt: velger Ekspeder elektronisk Mottar kvittering for ekspedert Januar 2016 - esak 7
Utgående brev påført fødselsnummer og faktiske bo-adresse Ekspederes elektronisk Brevet sendes til DIFIS «Sikker digital postkasse» - SDP Sikker digital postkasse Mottakers fødselsnummer sjekkes mot Kontakt-og reservasjonsregisteret: Innbygger reservert seg Difis print-tjeneste: brevet sendes mottaker som papirpost Innbygger ikke reservert seg Varsles på SMS eller e-post om at vedtak eller andre viktige brev er sendt til den digitale postkassen Januar 2016 - esak 8
( Nedre Eiker kommune KS «Svar ut» ) Søke i folkeregisteret fra ephorte https://www.youtube.com/watch?v=xxsovjhlnz4 Digital ekspedering i ephorte https://www.youtube.com/watch?v=yqgaqbkda9a Januar 2016 - esak 9
Venstremenyen Nye forsendelsesstatuser : K = Klar for sending U = Under sending S = Sendt F = Overføring feilet Januar 2016 - esak 10
Kvitteringer og status Mottar kvittering I loggen kan man om brevet gitt til print eller ble sendt elektronisk. Januar 2016 - esak 11
Tidsplan Aktiviteter Tidspunkt Ressurser Oppstart Oktober 2015 esak- Evry USIT Avrop ephorte digital forsendelse Oktober 2015 Januar 2016 Teknisk installasjon med systemtest November og desember 2015 esak esak Evry USIT Januar februar 2016 Gjennomgang av rutiner Brukerveiledninger Kursmateriell Januar, februar,mars 2016 esak Arkivarer Personalrutineforvaltningen Opplæring Mars 2016 esak Implementering 1.april 2016 esak 11. april 2011 - esak Ny Powerpoint mal 2011 12
Digital postkasse ved UiO https://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/prosjekter/digitalt-forsteval/ Prosjekt Digitalt førstevalg. Ledes av en operativ styringsgruppe Tre underprosjekter: Digitalt Førstevalg, arkiv og saksbehandling. Eies av ADS SFESD (esak) Digitalt Førstevalg, studie. Eies av AF Digitalt førstevalg teknisk støtte. Eies av USIT 11. april 2011 Ny Powerpoint mal 2011 13