Innkallelse til årsmøte 19. april 2014 kl 12:00 Styret i Myrefjell og Omegn hytteforening ønsker med dette velkommen til årsmøte, påskeaften lørdag 19. april 2014 kl. 12:00, utenfor hytta til Norsk Folkehjelp ved Sundtjønn. Den foreslåtte sakslisten er som følger: 1. Valg av a. referent b. to personer til å underskrive protokoll 2. Styrets beretning 3. Godkjenning av regnskapet for 2013 4. Godkjenning av budsjett 2014 5. Valg a. Medlemmer til styret b. Valgkomite 2 personer c. Revisor d. Medlemmer løypekomite 6. Innkomne skriftlige forslag 7. Eventuelt Eventuelle forslag til saker til årsmøtet Forslag om evt andre saker til årsmøtet sendes, ihht vedtektene, skriftlig innen 29. mars 2014 til e-postadresse post@myrefjell.no eller pr. brev til Ole Bjørn Sjulstad, Bjørnebærveien 16, 3032 Drammen. Påskeskirenn Vi viderefører tradisjonen med påskeskirenn i samarbeid med Norsk Folkehjelp. Rennet starter kl. 14:00 påskeaften, og vi ønsker alle små og «store» barn velkommen! Thore Steffensen er koordinator for selve arrangementet (email thore.steffensen@tryg.no, mobil 95086758). Side 1
Ad sak 2 - Styrets årsberetning Styret har i perioden bestått av: Styremedlem og nestleder: Styremedlem og ansvarlig løypekomite Styremedlem og kasserer: Styremedlem og sekretær: Styremedlem og leder fiskekomite: Styreleder: Varamedlem: Varamedlem: Thore Steffensen Ole Petter Hobbelstad Bent Eikmo Rune Reffhaug Johansen Knut Nordahl Ole Bjørn Sjulstad Morten Strøm Andersen Arne Erkki Kristoffersen Annet: Revisor: Valgkomite: Koordinator hyttenummer: Løypekomite: Web-kamera: Web-siden: Styrerepresentanter til Vegglifjell friluftslag (utmarkslag): Deltakere i Søre Vegglifjell Grunneierlags årsmøte / styremøter Deltaker i Skjærbrekka veilags årsmøte Paul Røland Helge Wetterstad og Thore Steffensen Finn Otto Moskvil Ole Petter Hobbelstad (leder), May Britt Andersen, Harald Hassel, Arne Erkki Kristoffersen, Lars Kvadsheim, Bjørn Nordahl, Paul Røland, Knut Håkon Berglia, Svein Holthe Bent Eikmo Ole Bjørn Sjulstad Ole Petter Hobbelstad, varamedlem Ole Bjørn Sjulstad Ole Bjørn Sjulstad, Ole Petter Hobbelstad Thore Steffensen Det har i perioden fra forrige årsmøte vært avholdt 6 styremøter. I tillegg har representanter for styret deltatt i styremøter arrangert av Vegglifjell Friluftslag BA / Vegglifjell Utmarkslag, i Skjærbrekka fiskelag, i Søre Vegglifjell Grunneierlag, og i Skjærbrekka veilag. Det har vært jobbet med følgende hovedsaker i perioden: Videreutvikling av skiløypenettet og løypekjøring i området Dugnad skiløypenettet, sykkelforbindelse sør-nord, noe stiarbeid Fiskekortordning Web-kameraets funksjon og plassering Modernisering av administrative rutiner Betalende medlemsmasse siste år er stabil, dvs. som forrige sesong på om lag 330 betalende medlemmer. Det er imidlertid alltid rom for flere medlemmer og vi håper at dere kan være ambassadører og rekruttere eventuelle hyttenaboer eller bekjente i området. Side 2
Skiløypenettet og løypekjøring Skiløyper Snøen kom relativt tidlig til Vegglifjell denne sesongen. Julen 2013 var Vegglifjell et av få områder med skimuligheter. Vi er svært godt fornøyd med at vi nå har nådd frem med budskap om tidligpakking med snøscooter. Dette fungerte bra i år. Forholdene i juleferien var svært bra, selv om det var noen diskusjoner hvor tidlig det er mulig å kjøre med tråkkemaskin. I januar og februar kom det unormalt mye snø. I perioder opp mot 2 meter løs nysnø. Løypekjører gjorde en bra jobb under vanskelige forhold. Forberedelser til ny avtale for løypekjøring. Gjeldende avtale mellom Vegglifjell Friluftslag og løypekjører Olav Svensrud går ut etter denne sesongen etter 3 år. Styret har engasjert seg i og bidratt i arbeidet med å utforme en tilbudsinvitasjon for ny avtale. Intensjonen er at friluftslaget signerer en nye 3-5 års avtale før sommeren. Samarbeid med Grunneiere i Søre Vegglifjell Hytteforeningen har et godt samarbeid med Søre Vegglifjell Grunneierlag. Representanter fra vårt styre er invitert til Grunneierlagets styremøter og årsmøte. Grunneierne viser stor vilje til å legge til rette for fritidsaktiviteter i fjellet, selv om vi og friluftslaget har hatt diskusjoner med to enkeltgrunneiere om bruk av grunn for preparering av skiløyper. For inneværende sesong er det kommet til enighet med grunneieren i Rollag Buskerud, mens det fortsatt er uavklart med grunneier i Telemark. Det jobbes videre med dette kommende år. Dugnad på Søre Vegglifjell høsten 2013 Myrefjell og Omegn hytteforening inviterte til dugnad 5. oktober. Det var svært godt oppmøte, mellom 30 og 40 medlemmer deltok på dugnaden. Alle planlagte oppgaver ble gjennomført. Friluftslaget hadde i forkant tilrettelagt med materiell (såfrø, plank og skruer). Berørte grunneiere var kontaktet av Søre Vegglifjell Grunneierlag. Det ble satt opp staur og det ble ryddet og kvistet i mange deler av løypenettet. I tillegg ble det bygget flere klopper og sådd til etter maskinpreparering. Et viktig initiativ fra Friluftslaget er starten på sykkeltrase mellom Sør og Nord. Trase er valgt og grunneiere har gitt sin samtykke. En del rydding er allerede foretatt, men dette er et prosjekt som vil kreve en del innsats og ta litt tid. Grunneier ønsker begrenset bruk av maskinelt utstyr. Planer om utbedringer på dugnad sommer/høst 2014: - Utvidelse av en klopp i traseen ved Kroktjønn + 2 klopper mellom Myrefjell og Skjærbrekka. - Bygge klopp over bekken som renner ut av Nordre Kjølvann - Videre rydding, planering og gruslegging av sykkeltrase mellom Svartløk og Svartli - Bygge klopp i nedre del av Grohølsrunden (Skjærbrekka) - Rydding, kvisting og merking av sommerstier i samråd med grunneierlaget. - Kvisting / rydding av Matfisk-runden Side 3
Forventninger til utbedringer i regi av grunneierforeningen/friluftslaget 2014: - Utbedre klopp i Sundtjønn-oset - Utbredding av skitraseen langs Sundtjønn - Maskinell utbedring i deler av Grohølsrunden (skjærbrekka) - Planering og gruslegging av sykkeltrase. Løpende status for løypekjøringen har vært å finne på websiden www.vegglifjell.no og på www.skisporet.no. Vi har fortsatt en avtale med Norsk Folkehjelp om kjøring av scooterløypen mot Øvre Fjellstul som kjøres opp ifm vinterferien og fram til og med påskeferien. Fiskekortordning Fiskekortordningen ble utvidet i løpet av 2013. I tillegg til å kunne benytte medlemskapet til stangfiske (to stenger) i spesifiserte vann i området til Skjærbrekka Fiskeforening, så ble Sørkje Fiskelag med på samme ordning. Intensjonen er å videreføre ordningen, gitt at en kommer til enighet om kommersielle betingelser. Webkamera / værstasjon Etter forrige sesong ble web-kameraet tatt ned fra Folkehjelpshytta for omfattende testing. En har nå fått kameraet til å fungere tilfredsstillende, og det er enighet med friluftslaget om en «vinterposisjon» og «sommerposisjon». I tillegg kan interesserte også se mer detaljert værdata fra den fungerende værstasjonen. Vedlikehold av hytteeierregisteret Hytteforeningen ønsker at vårt register over hytteeiere til enhver tid er oppdatert. Her er vi avhengig av at dere sender oss oppdatert informasjon når det skjer eierskifte eller at deres bostedsadresse endres. Send dette til vår kasserer (post@myrefjell.no), som mange allerede har gjort siste år. Ellers oppfordres fortsatt hytteeiere til å lage nødplakat som kan henges opp på hytta. Denne kan lages på http://www.startkart.no/nor/land/kart og produkter/nordplakat/ og kan suppleres med telefonnummer til Folkehjelpshytta. Side 4
Ad sak 3 - Regnskap 2013 Side 5
Kommentarer til regnskap for 2013: Konto Kommentar Eiendeler/Gjeld 1920 Bruks konto 2400 Gjeld Ubetalt faktura fra 2012 for Netcom mobilt bredbånd - web camera Kostnader 6010 Løypekjøring Til Vegglifjell utmarkslag og Folkehjelpen for løypekjøring i Søre Vegglifjell 6020 Nettsider Kostnader for vegglifjell.no og vedlikehold av myrefjell.no 6030 Styremøter 6040 Drift WebKamera Kostnader i forbindelse med data abonnement 6100 Kontingent Organisasjon Vegglifjell Friluftslag og Norges Hytteforbund 6303 Fiskekortavtaler Avtale med Sørkje og Skjærbrekka fiskelag 6370 Dugnad/løyper/badeplasser 6800 Kontorrekvisita Materiell i forbindelse med kontingent og informasjonsutsendelse 6810 IT kostnader StyreWeb - verktøy for regnskap, medlemsregister og kontingenthåndtering 6940 Porto Porto i forbindelse med kontingent og informasjonsutsendelse 7770 Bank og kortgebyr 7790 Andre kostnader Inntekter 3200 Kontingent medlemmer 332 Medlemmer 3960 Andre inntekter Barneskirenn Påsken 2013 8040 Renteinntekter Årsresultat Årsresultat for 2013 ble på kr 42477,24. Bakgrunn for overskuddet for 2013 begrunnes med at innbetaling for løypekjøring basert på ny kontingent ikke ble justert opp før andre halvår 2013, forbruket generelt var noe lavere enn antatt samt at det også kom et lite positivt bidrag fra startkontingent for barneskirennet 2013. Side 6
Ad sak 4 - Budsjett 2014 Side 7
Kommentarer til budsjett for 2014 : Konto Kommentar Eiendeler/Gjeld 1920 Bruks konto 2400 Gjeld Kostnader 6010 Løypekjøring Beløp er i hovedsak basert antall fult betalende medlemmer. Liten økning basert på en moderat økning i medlemsmassen (Snitt på 332 fult betalende medlemmer for 2014). Det er lagt inn en ekstra pott på kr 15000 for ekstra kjøring fra Folkehjelpen. 6020 Nettsider Kostnader for vegglifjell.no og vedlikehold av myrefjell.no 6030 Styremøter Diverse kostnader i forbindelse med styremøter 6040 Drift WebKamera Kostnader i forbindelse med data abonnement 6100 Kontingent Organisasjon Vegglifjell Friluftslag og Norges Hytteforbund 6303 Fiskekortavtaler Videreføring av avtale med Sørkje og Skjærbrekka fiskelag 6370 Dugnad/løyper/badeplasser Ikke planlagt aktiviteter som krever annet enn arbeidsinnsats for 2014 6800 Kontorrekvisita I forbindelse med utsendelse av kontingent 6810 IT kostnader StyreWeb - Verktøy for vedlikehold av medlemsregister, kontingentfakturering, regnskap og utsendelse av informasjon. 6940 Porto I forbindelse med utsendelse av kontingent 7770 Bank og kortgebyr Ny avtale med DNB med reduserte gebyr 7790 Andre kostnader Blant annet innkjøp av utstyr til barneskirenn Inntekter 3200 Kontingent medlemmer Basert på en moderat økning på 6 medlemmer til totalt 338 3960 Andre inntekter Startkontingent fra barneskirenn Påsken 2014 8040 Renteinntekter Årsresultat Budsjettet er i balanse for 2014 Styret Side 8
Ad sak 5 Valg Valgkomiteen har bestått av Helge Wetterstad og Thore Steffensen. Følgende styremedlemmer er på valg ved årsmøtet i 2014 Valgkomiteens innstilling Styremedlem Thore Steffensen Styremedlem Bent Eikmo Styremedlem Ole Petter Hobbelstad Revisor Paul Røland Løypekomite som nytt medlem velges Per Hobbelstad Valgkomite Thore Steffensen Helge Wetterstad ett styremedlem som går ut av styret i årsmøtet 2015 Valgkomiteen Side 9