Betydningen av å gjennomføre innkjøpsanalyser - verktøy for innkjøpsanalyse Mona Stormo Andersen Seniorrådgiver e-post: man@difi.no
Hva vil jeg presentere? Fokusere på verktøy som ikke ligger i e- handelsplattformen Utgangspunkt i regnskapsdata Aktuelt når vesentlig volum ikke går gjennom e-handel E-handel: Pålitelig data og svært detaljert på ordrelinje Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Et godt kjøp Kjøper vi hos riktig leverandør? Kjøper vi via e- handel? Kjøper vi riktig type varer? Kjøper vi varer vi har gode priser på? Betaler vi det riktige for varene? Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Utfordringer på innkjøpsområdet Lekkasjer manglende avtalelojalitet Dårlige priser Transaksjonskostnader Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Hva oppnår virksomheten med innkjøpsanalyse? Økt synlighet av virksomhetens innkjøp Grunnlag for å prioritere leverandører og produktkataloger Grunnlag for å avdekke lekkasjer utenfor e-handel Grunnlag for å identifisere og estimere verdien av nye leverandører på e-handelsplattformen Grunnlag for å beregne prisbesparelser etter innføring av katalog på e-handel Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Hva gir verktøyene? Hva kjøper vi? Hvem kjøper vi fra? Hvor mye betalte vi til leverandørene? Grunnlag for å se hvor mye vi kjøper utenfor e-handel Hvilke leverandører bør inn på e-handel Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Analyser kan gi styring Innhenting av innkjøpsdata Vasking og strukturering av innkjøpsdata Kategorisering av innkjøpsdata Analyse og utarbeidelse av utrullingsplan Evaluere effekten av tiltak Det er essensielt å utføre arbeidet på en strukturert og målrettet måte Spendanalyse-verktøyet støtter deg i arbeidet fra A til Å Verktøyet er fleksibelt ift detaljeringsgrad på grunndataene, for eksempel så kan virksomhetene benytte data på leverandørreskontro nivå eller artikkel nivå Data på artikkelnivå vil gi best synlighet av virksomhetens spend Implementering/oppfølgning av tiltak er ikke en del av veilederen 7
POTENSIALE FOR BESPARELSE 2010-03 2011-03 2011-05 2011-06 2011-09 2011-10 2011-11 2011-12 2012-01 2012-02 2012-03 2012-04 2012-05 2012-06 2012-07 2012-08 2012-09 2012-10 2012-11 2012-12 Shit in shit out Inndata Datauttrekk fra virksomhetens økonomisystem(er) på leverandørreskontro- eller artikkelnivå med eller uten avtaleinformasjon Fjerning av persondata og ikkerelevante artskontoer Kvalitetssikring av datagrunnlag mot internregnskap Kontroll av datakvalitet, endring av formater etc. Lim inn data i spendanalyse-modell i arkfane for inndata Bearbeiding Vasking av leverandørnavn Automatisk sammenslåing av leverandører med samme org.nr Manuell vasking Markering av intern/ekstern leverandør Kategorisering Automatisk mapping mellom artskonto og leverandørgruppe Manuell justering på leverandør og artskontonivå Utrullingsplan Identifisering av tiltak på leverandørgruppe nivå Vurdering av adresserbar kostnad, potensiale for besparelse Vurdering av kompleksitet per tiltak Utdata Overordnede analyser (standardiserte basert på pivot), for eksempel kostnad per leverandør Prioriteringsmatrise for tiltak (besparelse vs. kompleksitet) Standardrapport for oppnådde besparelse KOSTNAD PER KATEGORI OG MÅNED Leverandørnavn (vasket) Sum of Totalbeløp 35 000 000 30 000 000 25 000 000 20 000 000 15 000 000 10 000 000 5 000 000 0-5 000 000 Periode Prioriteringsmatrise: Besparelsespotensiale vs kompleksistet i implementering 12 000 000 10 000 000 8 000 000 Bølge 2 Bølge 3 Motorkjøretøy Kategori Reise og personell IKT Profesjonelle tjenester Bølge 1 6 000 000 4 000 000 2 000 000 IKT driftstjenester og vedlikehold Software lisenser Kaffe, kjøp av frukt Midlertidlige ansatte og Konsulent- og Telekomabonnement 0 vikarer rådgivningstjenester 0 1 2 3 4 5 6 KOMPLEKSITET Enkel Vanskelig 8
Hvor finner du verktøyene?
Hvor finner du verktøyene?
Hvor finner du verktøyene?
Lenke direkte til verktøyene: http://anskaffelser.no/dokumenter/kostnadsbesparelser
Arbeidsseminar Forbruksanalyse og kostnadsbesparelser 25.-26.mars