Hva er de viktige grepene en må ta for å få et datasystem til å fungere over tid i en bedrift? av Kjetil Inge Bakkan og Kristine Langeteig Waage

Transkript

1 Hva er de viktige grepene en må ta for å få et datasystem til å fungere over tid i en bedrift? av Kjetil Inge Bakkan og Kristine Langeteig Waage

2 Kommunikasjon Grensesnitt Hovedbrukere Opplæring Brukere Kontrakt Support Viktige grep å ta Vedlikehold Oppgradering Kurs Systemeiere Vikarer Sikkerhet Kartlegging Konfigurasjon Forventninger Innstallering 2

3 Viktige grep delt inn i tre faser Anskaffelse Innføring Drift 3

4 Kartlegging og motivasjon Bevisst på hva som er hovedfunksjonene og samtidig hva en ikke skal ha Vi skal ha et bemannings- og kompetansesystem, men timeføring skal vi ikke gjøre her Vi skal ha et system for kontroll, dokumentasjon og sertifisering av utstyr, men utleie av utstyret skal vi ikke håndtere her Hvilke detaljfunksjoner skal dekkes Detaljer er det mange av, så det er lett å glemme noen som er viktige Ved å tenk nøye gjennom arbeidsprosessene systemet skal dekke vil en normalt få med seg det som er viktig Noen detaljer er uviktige, det må en innfinne seg meg, en kan ikke få alt Hva skal effektiviseres Motivasjon Hvilke funksjoner tar lang tid og utføres ofte, hvor er det mest tid å hente på effektivisering? Slippe tunge manuelle rutiner som er tar lang tid Når manuelle rutiner skiftes ut med systematikk og automatikk så forsvinner også mange av kildene til feil i dataene Få mer tid til å gjøre det du aldri fikk tid til før Bedriften kan få økt oppdragsmengde uten at en må ansette flere medarbeidere Et godt system kan gi den gode følelsen av å ha full kontroll 4

5 Forholdet leverandør- kunde Et forhold dere begge parter skal være tjent med å være Vi som leverandør har inntekter fra dere Dere sparer kostnader ved at arbeidsoppgavene utføres langt mer kostnadseffektiv Kommer ikke langt med tanker som: «jeg selger til deg og du kjøper av meg» «Du ønsker selvfølgelig best pris/lavest pris og jeg vil selge til høyest pris» «Jeg tenker på meg så tenker du på deg» «Jeg vil være uavhengig av deg og du vil være uavhengig av meg det er best om vi ikke betyr noe for hverandre» Får et godt forhold med tanker og handlinger gjennom: Gjensidig forpliktelse og tillit 5

6 Kontrakt og arbeidsplan Kontrakt Prosjektplan Det viktigste med en kontrakt er en felles forståelse for innholdet, også blant de kommende brukerne av systemet. Alle involverte bør lese kontrakten. En kontrakt inneholder som regel bare en spesifikasjonen av hva leverandøren skal levere og kostnaden for at kunden skal få dette levert. Allerede da er det lett å glemme hva kunden selv må bidra med. Kontrakten bør altså også inneholde en beskrivelse av hva som forutsettes av bidrag fra kunden selv for å oppnå ønsket suksess. Ønsker du kundetilpassinger utover standard programvare? Dersom du velger å ikke ha serviceavtale på kundetilpassingene så har du heller ingen reklamasjonsrett når avtalt garantiperiode er over. Så velg serviceavtale på alle kundetilpassinger slik at du har reklamasjonsrett Ting tar tid, og som regel mer tid enn en først hadde tenkt Skal du bidra i innføringsprosjektet for systemet i tillegg til dine vanlige arbeidsoppgaver som normalt tar hele dagen? Da må du forutsette at du avlastes noen oppgaver. Prosjektplan med aktiviteter pr. uke er som regel en passelig detaljering Hvem er ansvarlig for hver arbeidsoppgave Hvem må bidra med hva på hver arbeidsoppgave Prosjektledere gjennomgår status ukentlig og tar eventuelle nødvendige grep Oppdatert planen med status på arbeidsoppgavene som kommuniseres til alle prosjektdeltakerne hver uke 6

7 Roller Dere må være bevisste på å dekke følgende roller: Systemeier Kontraktsansvarlig, samt godkjenner kostnadene for systemet. Må ha forståelse for at «det koster å spare»: Prosjektleder: Styrer innføringsprosjektet Hovedkontakt Har ofte alle rettigheter i systemet, men er ikke nødvendigvis en bruker som kan systemet godt Leder bruken av systemet Superbrukere Har alle rettigheter i systemet Kan systemet godt Brukere Den vanlige brukeren Vikarer Brukere som typisk er innleid sommerhjelp IT teknisk (kun Onix Personell) Kontaktperson for IT tekniske Vi som leverandør må stille med: Key Account Manager: Kontraktsansvarlig Er med tidlig i innføringen Prosjektleder: Styrer innføringsprosjektet Fagkonsulent: Opplæring, konfigurasjon, faglige råd Teknisk konsulent: Installasjon, oppgraderinger, grensesnitt, spesialrapporter, feilsøking og feilretting Brukerstøtte: Hjelp til brukerne via telefon eller e-post 7

8 Kommunikasjon Kommunikasjon er en utfordring Potensialet for misforståelser er langt større pr. e-post enn samtale Send gjerne e-post for å være formell, men ta en samtale i tillegg for å øke den felles forståelsen Vær mest mulig konkret og tydelig Har du skrevet en e-post uten å ha lest den selv før den ble sendt? Kan det du skrev tolkes på flere måter? Har du fått med all bakgrunnsinformasjonen som du har, men ikke mottaker har? Er det flere budskap i samme e-post? List opp pkt. 1, 2, 3, osv. ellers forsvinner noen. Vær også nøye med å angi hvilke punkter du svarer på. Kommunikasjon internt hos leverandør og kunde Grunnlaget for god kommunikasjon mellom leverandør og kunde er at kommunikasjonen internt fungerer Roller/ansvar til den enkelte må være grundig kommunisert. Kommunikasjon mellom leverandør og kunde Hovedkanalen vil alltid være mellom de to prosjektlederne Mest mulig av kommunikasjonen mellom lev. Og kunde bør normalt også tilflyte begge prosjektlederne slik at de til enhver tid er informert om hendelsene og kan ta nødvendige aksjoner. 8

9 Opplæring Komme godt i gang Sikre minst mulig feil bruk/registreringer Slippe rot i systemet Få brukeren til å kunne jobbe effektivt og riktig fra starten Intern og/eller ekstern opplæring? Intern opplæring Erfarne brukere som kan dele sin kunnskap der og da. Brukerne blir i liten grad tatt ut av sitt arbeid Koster ikke noe Ekstern opplæring - Vi står for opplæringen Erfarne og dyktige konsulenter som kan systemet til fingerspissene. Ikke blir lært til uvaner som kollegaer kanskje gjør Det tar tid- man slipper å frigjøre tid hos kollegaer for å gi opplæring Deltakerne er borte fra kontoret og kan ha fullt fokus på å få ny lærdom 9

10 Grensesnitt til andre systemer Jobben med å registrere noen av dataene som en skal ha i et system er ofte allerede gjort i et annet system, så er det en god ide å bare overføre dette til det nye systemet. Grensesnitt gjør at flere systemer jobber sammen, systemene nyter godt av hverandre. Viktig å identifisere hvilket system som skal være master for de felles dataene Ofte er dette det systemet hvor dataene oppstår først Eks: Skal en registrere personer så vil disse typisk først oppstå i et operasjonelt system som Onix Personell. «Jeg trenger en person nå til denne jobben.» Når jobben er gjort så skal han ha lønn og først da er det påkrevd å få personen inn i lønnssystemet. Gjør en god analyse for å avgjøre hvilke veier dataene bør flyte mellom de forskjellige systemene Minimaliserer manuelt dobbelt-, trippelarbeid 10

11 Struktur, prosedyrer Struktur: Ha en ensartet måte å jobbe på. Ha jevnlige brukermøter hvor dere diskutere hvordan systemet skal brukes. Få med eventuelle vikarer. De lever ofte sitt eget liv etter en kort opplæring med lite oppfølging Mye mer effektivt arbeid Prosedyrer: Dokumenter arbeidsflyten Gjennomgå denne med alle nye brukere, også vikarene. Ha de skriftlig og lett tilgjengelig 11

12 Opplæring Det skjer stadig nye oppgraderinger, alltid noe nytt å lære Mulig at man har sett seg blind på noe Nye versjoner og moduler Noen ansatte slutter og nye blir ansatt Vikarer Viktig å få opplæring slik at arbeidet ikke stopper opp og/eller feil bruk av programvaren. At vikaren faktisk er en ressurs når denne er på jobb, at det ikke blir slik at når den fast ansatte kommer tilbake på jobb, så må jobben gjøres en gang til.. 12

13 Oppgradering av systemet Oppgradering Anbefaler å oppgradere når ny versjon er tilgjengelig. Forbedrede funksjoner og nye funksjoner. Som å bytte bil til siste modell. Onix Personell: Installert hos hver enkelt kunde som må ha individuell oppgradering. Utstyrsportalen: Ligger i skyen og blir oppgradert under ett for alle kunder. Ta i bruk nye funksjoner Ved oppgradering lager vi oversikt over ny og forbedret funksjonalitet for at du skal ta den i bruk, men gjør du det i en hektisk hverdag? Nye moduler i systemet som dere kan ha bruk for? Ta gjerne et «Nytt i siste versjon» -kurs hos oss for å få et skikkelig innblikk i alt det nye Hovedbruker må ha ansvaret for å sette seg inn i hva som er nytt og om det skal tas i bruk av bedriften. 13

14 Vedlikehold av data Dataene ut av systemet blir ikke bedre enn det du har puttet inn Ha oppdaterte data hver dag, ikke vent til du får bedre tid, det får du nemlig aldri! Installer oppgraderinger som kommer Hold fokus på god datakvalitet Dersom fokus forsvinner på sikt Rydding i data Usikkerhet rundt datakvalitet Mindre bruk av programvarenmanuelt arbeid tar over Brukerne mister interessen «ikke vits» i å oppdatere data 14

15 Rydde i data Rydde i data Data vil som regel forvitre over tid: Gamle betegnelser utgår, men blir likevel liggende som forstyrrende valg i systemet. Vi legger stadig til data, men tenker sjelden på å slette det som har gått ut på dato. Dette er noe du typisk bør gjøre periodisk, f.eks. minst en gang i året. Rydd også etter store endringer: Har f.eks. bedriften omorganisert så bør du fjerne eventuelle gamle ubrukte avdelingsbetegnelser. Mottar systemet data gjennom grensesnitt fra andre systemer så starter ryddingen alltid i kildesystemet. Onix Personell: Skal du rydde i stillingstyper, og disse kommer fra et annet system, f.eks. icore, Agresso eller H&L, så må disse først ryddes der. Utstyrsportalen: Skal du rydde kunderegisteret, og disse kommer fra et ordresystem, så må de først ryddes der. Vi kan hjelpe deg å rydde 15

16 Har du noen på si? Manuelle systemer på si Det sniker seg inn manuelle løsninger på funksjonalitet som burde løses i systemet. Typisk vil det være diverse manuelle lister i Excel. Har du sjekket om funksjonaliteten faktisk kan dekkes i systemet? Finner du ikke funksjonaliteten, så spør oss som leverandør om den finnes eller om den kan legges til. Manuelle løsninger på si henger ikke sammen med de øvrige løsningene I tillegg Hva skjer med løsningen på si når du ikke er på jobb, overtar noen andre bruk/oppdatering eller vet kanskje ingen andre om at den finnes Vanligvis tidkrevende/kostbare å holde oppdatert Vanskelige å gi slipp på det du har på si, dette er min baby 16

17 Support / service? Support Bruk support en hos oss enten det er noe du lurer på eller noe som ikke fungerer som det skal. Av og til er den beste supporten hos kollegaen din på nabokontoret, snakk sammen! Ha jevnlige brukermøter intern hos dere selv og diskuter problemstillinger og utveksle erfaringer Service Finner dere feil i systemet så retter vi disse. Alvorlige feil rettes fort Mindre alvorlige feil blir samlet opp til neste service release av systemet 17

18 Anskaffelse ntrakt Noen siste tips/råd Et system koster mindre enn det smaker Nå har vi signert kontrakt på et nytt system, så nå er alt løst. Sett av nok tid og ressurser til alle faser: Det går ikke av seg selv Prosjektleder på begge sider i innføringsfasen: Må ha full kontroll på og ansvar for alle deler av prosessen. Involver alle brukerne i alle faser: Da får de eierskap til systemet og større systemforståelse Brukerne må gjennom det tildelt ansvar i innføringsfasen forstå at de må involvere seg Brukerne må få nok opplæring både i innføringsfasen og senere: «De har bruk systemet i mange år, så de kan det nok godt og trenger ikke kurs» Ta i bruk ny funksjonalitet og nye moduler Ha alltid mest mulig oppdaterte data, rydd også jevnlig bort utgåtte data Ikke ha systemer på si dersom du kan unngå det Bruk support for å få hjelp