Ås kommune Organisasjonsendring i Teknikk og miljø Saksbehandler: Nils Erik Pedersen Saksnr.: 16/01019-1 Behandlingsrekkefølge Møtedato Administrasjonsutvalg 06.04.2016 Rådmannens innstilling: Fremlagte organisasjonsendring i Teknikk og miljø tas til orientering. Ås, 30.03.2015 Trine Christensen Rådmann Nils Erik Pedersen Etatssjef Teknikk og miljø Avgjørelsesmyndighet: Administrasjonsutvalget Behandlingsrekkefølge: Administrasjonsutvalget Vedlegg: Ingen Øvrige dokumenter som ligger i saken: Ingen Vedtak i saken sendes til: Etatssjef Teknikk og miljø 16/01019-1 Side 1 av 5
SAKSUTREDNING: Sammendrag: Teknikk og miljø har de siste årene hatt en organisasjon som i praksis ikke har vært i overensstemmelse med vedtatte organisasjonskart. Endrede behov gjør det nødvendig med en justering av organisasjonskartet. Fakta i saken: Følgende organisasjonskart er gjeldende for etaten: Teknikk og miljø Eiendom/bolig Bygg og geodata Kommunalteknikk Renhold Vei, idrett, park og friluftsliv Drift Vann, avløp renovasjon Vedlikehold Bolig Stillingen som enhetsleder for Kommunalteknikk har ikke vært besatt siden 2010. Seksjonsleder for Vei, idrett, park og friluftsliv og Vann, avløp, renovasjon har i samarbeid med etatssjef ivaretatt oppgavene. Siden oktober 2014 har seksjonslederne fungert som enhetsledere og deltatt i etatens ledergruppe og på kommunens enhetslederforum. Kommunen står foran en betydelig utbygging av formålsbygg i perioden fremover og det er behov for en rasjonell og effektiv prosjektstyring. 16/01019-1 Side 2 av 5
Kommunestyret har i tillegg vedtatt nye hjemler for prosjektledere og en jurist. For på en mest mulig effektiv måte å ivareta etatens oppgaver innenfor gjeldende rammer foreslås følgende nye organisering: Teknikk og miljø Prosjekt Stab Prosjektkontroller Jurist Eiendom Byggesak og geodata Vei, idrett og natur Vann, avløp, renovasjon Renhold Drift Vedlikehold Bolig Følgende hoved endringer er lagt inn: Prosjektkontroller. Ligger i stab. Jurist. Stilling vedtatt av kommunestyret i K-Sak 23/15. Legges i stab. Enhet Kommunalteknikk, med underliggende seksjoner fjernes. Enhet for Vei, idrett og natur opprettes. Enhet for Vann, avløp, renovasjon opprettes. Bygg og geodata endres til Byggesak og geodata. Eiendom/ bolig endres til Eiendom Prosjekt opprettes som en støttefunksjon til etatsleder 16/01019-1 Side 3 av 5
Det anses å være hensiktsmessig med en egen prosjektenhet hvor vi samler prosjektlederne for etablering av formålsbygg. Tidligere har prosjektleder vært underlagt eiendomsavdelingen. Det blir nå tre ansatte i Prosjekt, og støttefunksjonen vil også få ansvaret for eventuelt innleide prosjektledere. Ved å etablere Prosjekt som en egen støttefunksjon direkte underlagt etatssjefen vil Eiendom i større grad kunne fokusere på driftsmessige forhold, mens Prosjekt ivaretar utvikling av nye bygg. Prosjekt vil fortsatt ha et tett samarbeid med Eiendom, siden Eiendom er ansvarlig for drift og vedlikehold av bygningsmassen i ettertid. Dette vil da imidlertid bli på lik linje med ivaretagelse av behovene til øvrige brukergrupper. Det har i flere år vært krevende å rekruttere gode prosjektledere. Det er mulig at situasjonen nå er i ferd med å snu. Med den utbyggingsporteføljen kommunen står ovenfor, og det innsparingskravet som er vedtatt i budsjettet, er det en forutsetning at det rekrutteres erfarne prosjektledere. En egen enhet gir noe større fleksibilitet i forhold til rammebetingelsene. Vurdering: Dagens drift og fremtidige behov i Teknikk og miljø er ikke i tråd med vedtatte organisasjonskart. Det er derfor hensiktsmessig å gjennomføre noen mindre organisasjonsendringer og etablere et nytt organisasjonskart. Forslaget medfører endringer i oppgaver og ansvar for Eiendom, men det berører i liten grad den enkelte medarbeider, siden dagens prosjektledere er innleid. Kommunen skal i løpet av planperioden investere for over 1,1 mrd. kr. Dette gir en betydelig vekst i areal som skal renholdes, driftes og vedlikeholdes og omfattende nye tekniske installasjoner. Dette krever mye av organisasjonen og rendyrkede fokusområder anses som et viktig suksesskriteria. Løsningen er drøftet med de tillitsvalgte. I henhold til gjeldende reglement ligger avgjørelsesmyndigheten under rådmannens fullmakter, og rådmannen velger å legge den frem for administrasjonsutvalget til orientering. Økonomiske konsekvenser: Ledere av seksjon for Vei, idrett, park og friluftsliv og Vann, avløp, renovasjon lønnes allerede som enhetsledere. Rammene for Prosjekt er avklart med forhandlingsutvalget. Organisasjonsendringene får ikke økonomiske konsekvenser utover det som allerede ligger innenfor etatens vedtatt budsjett. Alternativer: Beholde Kommunalteknikk og underliggende seksjoner. Det er imidlertid ikke behov for egen Kommunalteknikk enhet. Det vil derfor ikke være ønskelig å gjeninnføre denne stillingen. Prosjekt kan etableres under Eiendom, men dette gir dårligere fleksibilitet og et mer sammensatt og krevende fokusområde for leder av Eiendom. Dette er uheldig i en 16/01019-1 Side 4 av 5
periode der både prosjektutvikling og renhold/drift/vedlikehold/bolig vil oppleve en betydelig økning i oppgaver. Konklusjon med begrunnelse: Justering av organisasjonsstrukturen for Teknikk og miljø gir større grad av fleksibilitet og tydeligere ansvarsfordeling. Dette er nødvendig for å ha så effektiv drift som mulig, klargjort for fremtidige utfordringer. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart 16/01019-1 Side 5 av 5