1 / 8 Overgang fra døgn- til dagbehandling og Våren 2011 GODKJENT AV: Navn Rolle Stilling Dato Nils Fr. Wisløff Prosjekteier Administrerende direktør 02.03.11
2 / 8 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 PROSJEKTETS NAVN... 4 2 PROSJEKTEIER... 4 3 BAKGRUNN FOR, HENSIKT MED OG KORT BESKRIVELSE AV PROSJEKTET... 4 4 RESULTATMÅL OG EFFEKTMÅL... 4 4.1 FAGLIGE MÅL - PROSJEKTETS SLUTTRAPPORT... 4 4.2 RESULTATMÅL (OVERORDNET)... 5 4.3 EFFEKTMÅL (OVERORDNET)... 5 4.4 GEVINSTER... 5 5 RAMMEBETINGELSER... 6 5.1 KRAV TIL PROSJEKTET... 6 5.2 BESLUTNINGSPUNKTER... 7 5.3 ORGANISASJONENS FORPLIKTELSER OVERFOR PROSJEKTET... 7 5.4 TIDSRAMME... 7 5.5 ØKONOMI... 8 5.6 STYRINGSGRUPPE... 8
3 / 8 ENDRINGSLOGG Versjon Dato Kapittel Endring Produsent Godkjent av 0.1 16.02.11 Alle Første utkast til vurdering i styringsgruppen Runar Nygård Styringsgruppen 0.8 24.02.11 Alle Justert etter behandling i styringsgruppen Runar Nygård Styringsgruppen 0.91 01.03.11 Alle Justert etter behandling i styringsgruppen Runar Nygård Styringsgruppen 1.0 02.03.11 Ingen Ingen endringer fra v0.91 Runar Nygård Styringsgruppen REFERANSER TIL ANDRE DOKUMENTER Nr. Dokumentnavn Dok.id. Versjon Arkiv Dato 1 Oppdragsdokument fra Helse Sør-Øst til Vestre Viken HF for 2011 2 Styresak 145/2010 Budsjett 2011 3 Styresak XX/2011 Resultat og investeringsbudsjett 2011 4 12 prinsipper for medvirkning i omstilling 5 Prinsipper for brukermedvirkning på systemnivå 6 Beskrivelse av roller i omstillingsprosjekter 7 Retningslinjer for omstilling 8 Samarbeidsavtalen (HR)
4 / 8 1 PROSJEKTETS NAVN Overgang fra døgn- til dagbehandling og. 2 PROSJEKTEIER Administrerende direktør Nils Fr. Wisløff. 3 BAKGRUNN FOR, HENSIKT MED OG KORT BESKRIVELSE AV PROSJEKTET Hensikten med prosjektet er å endre behandlingsforløp ved Kongsberg slik at driften kan legges om til økt dag/poliklinikkbehandling. Samtidig skal somatiske sengeposter organiseres på en robust og effektiv måte. Dette medfører krav til reduksjon av liggedøgn i somatiske senger og reduksjon av somatiske døgnsenger. Herunder skal det utredes en effektiv /felles styring av alle sengene på Kongsberg med sikte på en mer helhetlig drift. Prosjektet skal videre se på utvidede / hensiktsmessige samarbeidsformer med kommunene, for å bedre utskrivingspraksis ytterligere mht pasienter som er klare for utskriving. Prosjektgruppen skal gjennom en grovanalyse peke på hvilke alternativer som finnes og hvilke konsekvenser dette innebærer. Eventuelle anbefalte endringer i bemanning skal beskrives og konsekvenser endringene vil få for bemanningssituasjonen og de ansatte skal fremkomme. Det skal foretas avstemming mot øvrige prosjekter som fremkommer som vedlegg til mandatet slik at det totale pasienttilbudet i Vestre Viken sees i sammenheng. Eventuelle endringer i mandatet skal vedtas av prosjekteier. 4 RESULTATMÅL OG EFFEKTMÅL 4.1 Faglige mål - prosjektets sluttrapport Prosjektet skal i sin rapport, der dette er relevant, foreta en vurdering av hvordan løsningen ivaretar eller gjør anvendelse av følgende punkter: Sikre likeverdige helsetjenester Prioriteringsveiledere - riktigere prioritering Økt andel dag/poliklinikk behandling Sammedagsinnleggelse (SDI) Kirurgisk elektiv virksomhet pulset drift Standardisere pasientforløp med store volum Sikre tilstrekkelig legekompetanse i mottak Sikre at vår kliniske virksomhet er basert på kunnskapsbasert praksis
5 / 8 4.2 Resultatmål (overordnet) Resultatmål skal uttrykke de konkrete resultatene (omfang og kvalitet) prosjektet skal levere innenfor gitte tids- og kostnadsrammer. Resultatmål for dette prosjektet er: Tiltak skal være implementert og prosjektet avsluttet innen 1. juni 2011 hvor linjen overtar videre oppfølging. Effekt av tiltakene har som mål å tilsvare 10 millioner NOK i 2011. Prosjektet har korte tidsfrister, men skal primært utarbeide tiltak med varige effekt. Liggedøgn skal reduseres med minimum 10 % for berørte pasientgrupper (måltall vill kunne justeres etter grovanalyser). Samlet pasientbehandling skal opprettholdes. Bemanningsplaner skal være tilpasset ny drift. Samarbeidet med nærliggende kommuner skal gjennomgås og forbedres med tanke på bedret samhandling. Grovanalysen skal beskrive antall m 2 som forventet frigjort gjennom omlegging av behandlingstilbudet. Gjennomføre prosessen i henhold til relevant lov og avtaleverk, Retningslinjer for omstilling og Prinsipper for brukermedvirkning på systemnivå i Helse Sør-Øst. 4.3 Effektmål (overordnet) Effektmål skal konkretisere hensikten med prosjektet og beskriver effekten som er ønsket i organisasjonen på kort og lang sikt. Det er linjen som er ansvarlig for å realisere effektmålene etter at prosjektet er avsluttet. Gjennom prosjektet er følgende effektmål satt målt over en 12 måneders periode etter prosjektavslutning: Kvalitet: Reduksjon i antall innleggelser og re-innleggelser Kvalitet: Reduksjon i antall infeksjoner Ressursinnsats: Reduksjon i årsverk Samhandling: Reduksjon i liggedøgn Arbeidsmiljø: Ingen økning i sykefravær Arbeidsmiljø: Opprettholdelse av medarbeidertilfredshet (MBU 2010) 4.4 Gevinster Gevinster er de operasjonaliserte effektene som organisasjonen forplikter seg til å ta ut. Disse spesifiseres ytterligere i mal for gevinstavtale. Dette gjøres som en del av prosjektarbeidet og i henhold til metodikk fra HSØ.
6 / 8 5 RAMMEBETINGELSER 5.1 Krav til prosjektet Bemanning Prosjektets kjerneteam består av: Prosjektleder: Nina Kristiansen Deltaker Kir: Anders Bjørneboe Deltaker Med: Kjell Berget Deltaker KB: Bjørg Else Wallenrød Deltaker KMD: Kristin Mellingen og Ingrid Svergja Deltakere KIS: Jane Ø. Bråthen Tillitsvalgt: Mona Edquist (Vara: Peter Gottschalk) Vernetjeneste: Berit Ulleberg Prosjektstøtte omfatter: Kvalitet: Nina Wangestad Controller: Urd Ildahl Prosjektmetodikk: Anne May Mauritzen HR: Ragnhild Teigen Innen bemanningsplaner og aktivitetsplaner vil Mette Anita Hilden være en bidragsyter. Kartlegging av investeringer Prosjektet skal gjennom grovanalysen kartlegge nødvendig investeringsbehov og tidspunkter investeringer må gjennomføres på. Dette omfatter alle områder som bygningsmessige forhold, fysisk utstyr, medisinsk teknisk utstyr, datautstyr og løsninger osv. Prosjektmetodikk Prosjektet skal gjennomføres og styres etter modell og malverk vedtatt i Helse Sør-Øst. Egen prosjektkompetanse bistår prosjektleder med dette for å sikre en kvalitativ god prosess og at rapportering skjer iht vedtatte former. Involvering Det skal legges vekt på involvering av medarbeidere, tillitsvalgte og vernetjenesten ( 12 prinsipper for medvirkning og annet relevant lov- og avtaleverk) samt Prinsipper for brukermedvirkning på systemnivå i Helse Sør-Øst. Omstilling Ved en omstilling skal forslag til utvalgskrets defineres. Dette er den/de organisatoriske enheter som er direkte berørt av en endring i tjenestetilbudet. Ved overtallighet vil hele Vestre Viken benyttes som løsningsområde.
7 / 8 5.2 Beslutningspunkter Arbeidet som gjennomføres i prosjektet forholder seg til følgende beslutningspunkter: Styringsgruppen korrigerer løpende arbeidet gjennom rapportering fra prosjektleder. Som en del av prosjektarbeidet omfattes: o Risikovurdering o Drøfting med foretakstillitsvalgte o Behandling i HAMU/AMU Administrerende direktør behandler og fatter beslutninger. Behandling i styret. Viktige aktiviteter og leveranser: 07.03.11: Utarbeidelse av standard analyseunderlag (v/controllere, HR, VD og bemannings- /aktivitetsanalyse). 11.03.11: Oppstartsmøte for prosjektgruppen. 17.03.11: Styringsgruppemøte: Rammer for prosjektplan gjennomgås. 07.04.11: Styringsgruppemøte: Prosjektplan med foreløpige analyser gjennomgås. 11.04.11: HAMU (orientering ved styringsgruppeleder). 05.05.11: Styringsgruppemøte: Prosjektplan med analyser og tiltaksplan gjennomgås. 09.05.11: HAMU (orientering ved styringsgruppeleder). 01.06.11: Overleveringsmøte fra prosjektet til Styringsgruppen. 02.06.11: Oppsummering av prosjekt klar for behandling i hhv ledermøtet og HAMU. 06.06.11: HAMU (Sak). 07.06.11: Første behandling i ledermøtet. 10.06.11: Revidert underlag for behandling i ledermøtet. 14.06.11: Endelig behandling i ledermøtet. 16.06.11: Drøfting med foretakstillitsvalgte. 20.06.11: Underlag klart til styremøte. 27.06.11: Styremøte i Vestre Viken. NB! Ansvar for løpende orientering i AMU påhviler respektive klinikkdirektører. 5.3 Organisasjonens forpliktelser overfor prosjektet Enheter som berøres av prosjektet forplikter seg til å avgi: Prosjektressurser gjennom deltakelse fra navngitt personell, både til deltakelse i møter og til nødvendig arbeid som følge av tildelte oppgaver gjennom prosjektet. Ressurser til å behandle resultater fra prosjektet (informasjon i enhetsmøter, gjennomgang av underlag i hørings- og beslutningsprosesser m.v.) Lojalitet til gjennomføring av tiltak og beslutninger som fattes. 5.4 Tidsramme Prosjektorganisasjonen skal som en innledende del av grovanalysen utarbeide en aktivitetsplan med tidfestede nøkkelaktiviteter og hovedleveranser.
8 / 8 5.5 Økonomi Prosjektorganisasjonen skal som en innledende del av grovanalysen utarbeide et budsjett. 5.6 Styringsgruppe Styringsgruppens bemanning: Leder: Marit Lund Hamkoll Støtte/oppfølging: Henning Bakken Sekretær: Mette Bustad Thordén HR-representant: Karin Ask-Henriksen Deltaker: Britt Eidsvoll Deltaker: Halfdan Aass Deltaker: Jardar Hals Deltaker: Trude Steinsvik Deltaker: Runar Nygård Tillitsvalgt: Hilde Kristin Arnesen Tillitsvalgt: Tom Henri Hansen Verneombud: Anita Haugland Gomnæs Brukerrepresentant: Jørgen Korsvik Brukerrepresentant: Øistein M. Winje Styringsgruppens ansvar og oppgaver De viktigste oppgavene til styringsgruppen er: Utpeking og oppfølging av prosjektleder Sikre oppstart av prosjektet i henhold til mandat (evt. kontrakt/direktiv) Godkjenning av prosjektplan Følge opp og sørge for tilstrekkelige ressurser til prosjektet Løpende vurdering av prosjektets utvikling (også økonomi) Beslutninger om tiltak ved avvik Godkjenning av milepælsresultat og videre planer Samordning med andre forandringer og omstillingsprosjekter Avslutning av prosjektet Deltakere i styringsgruppen er gjerne ledere eller representanter for de enhetene som skal bruke og forvalte prosjektets resultater. Dette er også oftest de som avgir ressurser til prosjektet og som dermed fatter beslutninger ved viktige prioriteringer. Det er viktig at styringsgruppens medlemmer er beslutningsdyktig i egen enhet.