IBX Content Workbench 3.0 Bruksanvisning Leverandør

IBX Content Workbench 3.0 Bruksanvisning Leverandør Manuell Revisjon 13.3 Dato: 07 - OKT - 2013 Språk : Norsk

Content Workbench Leverandør Revisjon 13.3 Dokumentkontroll Endre logg Kapittel Dato Beskrivelse Alle 27.09.2010 Endre mal og oppsett 2.6.4 27.09.2010 Kapittel om tillagte produktkommentarer Alle 12.02.2011 Oppdateringav mal 2.6.1 04.05.2011 Merknadlagttil 1.1, 1.6 13.02.2012 RFC 790 innlemmet 2.3, 2.6 28.05.2012 Manual oppdatert for å legge til Katalog Oppdatering alternative. 2,3 11.05.2012 2.2, 2.3 25.07.2012 Oppdatert manuell: lagt til detaljer for kartlegging konfigurasjon (import av fleksibel inngang) Bruksanvisning oppdatert for å legge til katalogens gyldighetsperiode. bilder oppdatert. Oppdateringersomgjøres: 1.3, 2.3, 2.6.2 2.3.3, 3 04.09.2012 - Lagt til ny status til listen over katalogstatuser: Utløpt - Oppdaterte varsler for utløpte kataloger - Lagt til detaljer om Gyldig til / Utløpsdato i Aktiver katalog - kapittelet, Last opp katalog -kapittelet. Oppdatert beslektede skjermbilder. Bruksanvisning oppdatert for å legge til Ready to Go katalogen og Override versjonsfunksjoner 2,3 14.01.2013 Håndboken oppdatert for å inkludere funksjonaliteten for eksport av feillogg. 2.4 & 2.6 18.09.2013 Håndboken oppdatert med følgende: 1. Avbryte opplasting når status er Waiting for transfer 2. Hviteliste UNSPSC eclass www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 1

Content Workbench Leverandør Revisjon 13.3 Innholdsfortegnelse 1. Innhold arbeidsplass... 4 1.1 Innlogging... 4 1.2 Katalogoppdatering arbeidsflyt... 5 1.3 Katalogstatus... 6 1.4 Bruker-grensesnitt administrasjon... 7 1.5 Profil... 9 1.6 Hjelp... 10 2. Katalog administrasjon... 12 2.1 Søk etter kataloger... 13 2.2 Last opp tilleggs filer... 13 2.3 Avvis katalog... 14 2.4 Abort Catalog... Error! Bookmark not defined. 2.5 Publiser katalog... 23 2.6 Katalogdetaljer... 24 3. Ready to Go kataloger... 28 3.1 Last opp katalog... 29 www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 2

Content Workbench Leverandør Revisjon 13.3 Innholdsfortegnelse, Figurr Figur 1: Innlogging... 4 Figur 2: Hjem... 5 Figur 3: Bruker-grensesnitt... 7 Figur 4: Identity Manager... 7 Figur 5: Endre profil... 8 Figur 6: Profil... 9 Figur 7: Hjelp... 10 Figur 8: Klassifiseringsindeks... 11 Figur 9: Min Kataloger... 12 Figur 10: Sorter søkeresultat-tabellen... 13 Figur 11: Last opp katalog - trinn 1... 14 Figur 12: Last opp katalog - trinn 2... 15 Figur 13: Last opp katalog - Se utvikling... 15 Figur 14: Katalogprosess oversikt... 15 Figur 15: Arbeidsliste vis feilrapport... 16 Figur 16: Generere rapport... 16 Figur 17: Generere rapport melding... 16 Figur 18: Laste ned rapport... 17 Figur 19: Feilrapport... 17 Figur 20: Katalogen detaljer - automatisert katalogen opplasting... 18 Figur 21: Katalogdetaljer Kartleggingskonfigurasjon-fanen... 19 Figur 22: Eksempel på Input-filen som brukes til å lage kartleggingskonfigurasjonen... 19 Figur 23: Kartleggingskonfigurasjon Input File Columns eller IBX Columns... 20 Figur 24: Katalogdetaljer Kartleggingskonfigurasjon opprettet... 21 Figur 25: Katalogdetaljer Kartleggingskonfigurasjon Forhåndsvis Kartleggingskonfigurasjon... 21 Figur 26: Katalogdetaljer - Historie & Status... 24 Figur 27: Katalogdetaljer- Produktliste... 25 Figur 28: Katalogdetaljer Meldinger... 26 Figur 29: Katalogdetaljer - Meldingstavle... 26 Figur 30: Meldingstavle - Besvar en melding... 27 Figur 31: Min katalog - Ready to Go... 29 Figur 32: Ready to Go katalog Kopi til kjøperen... 29 www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 3

1. Innhold arbeidsplass Innhold arbeidsplass-applikasjonen viser alle kataloger som tillater godkjenning, aktivering og beriking. Denne applikasjonen lagrer alle hendelser og lagrer alle aktive katalogdokumenter. Lagre et kopi av alle katalogdokumenter på dataen som backup. 1.1 Innlogging Følg disse stegene for å logge inn på innhold arbeidsplass siden: 1. Gå til www.ibxnordic.net. 2. Velg ønsket språk fra meny. 3. Skriv inn User, Organization, og Password og klikk Log In-knappen. Alle feltene er påkrevd. Bruker-ID of passord er personlige og organisasjonens ID er det samme innen hele firmaet. Kontakt organisasjonens administrator for assistanse. Figur 1: Innlogging 4. Etter en vellykket pålogging, Home-siden vises på skjermen. Hyperlinken under Administration leder deg til modulen som lar deg utføre konfigurasjonsoppgaver til den admnistrative seksjonen og profilen. 5. Klikk Manage Catalogues-lenken under What do you want to do? delen for å åpne Content Workbench å administrere kataloger. www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 4

Figur 2: Hjem 1.2 Katalogoppdatering arbeidsflyt Arbeidsflyten for en katalogoppdatering er: 1. Last opp tilleggsfiler først 2. Last opp katalogfilen 3. Publiser katalog til kjøper 4. Kjøper godkjenner eller avviser katalogen 5. Kjøper beriker katalogen 6. Kjøper aktiverer katalogen 7. Katalogen sendes over til kjøperens søkemotor En leverandør utfører de første 3 stegene og katalogen kan kanselleres i steg 3 dersom katalogen inneholder feil. En ny katalogopplasting er ikke mulig dersom den forrige katalogversjonen er i steg 4 7. Content Workbench deaktiverer opplastingsfunksjonen automatisk når en katalog venter på handling av en kjøper. www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 5

1.3 Katalogstatus En ny status vises for katalogen for hvert nytt steg i arbeidsflyten. Denne status vises i Status feltet. Ordre-status: Status Meaning New In progress Error Awaiting publishing Awaiting approval Awaiting enrichment Awaiting activation Transfer to SE in progress Activated Rejected Aborted Awaiting Transfer System processing Expired Nye kataloger Leverandøren har begynt å laste opp kataloger. Feil i opplastingsfilen. Katalog-opplasting var vellykket. Leverandøren har publisert katalogen. Etter at katalogen har blitt godkjent kan du legge til intern informasjon for å berike katalogen. Katalogen har blitt godkjent og beriket. Katalogen er aktivert. Katalogen har blitt overført til søkemotoren (eller ekstern mappe). Katalogen har blitt avvist. Katalogen har blitt kansellert av leverandør. Denne status vises dersom en dato i fremtiden har blitt valgt for aktivering. Denne aktiveringsdatoen kan planlegges på nytt ved å velge ny dato. Arbeidsflyten venter på systemet. Denne statusen vises når katalogens Utløpsdato har passert ( Utløpsdato < dagens dato). Utløpsdato for en katalog er synlig på katalognivået, i Katalogdetaljer -siden, på Innstillinger -fanen. www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 6

1.4 Bruker-grensesnitt administrasjon Trykk på menyene for å navigere mellom de forskjellige modulene til Content Workbench. 1.4.1 Bruker-grensesnitt språk Figur 3: Bruker-grensesnitt Velg ønsket språk under innhold arbeidsbenk ved å velge språk under Change Profile siden på markedssiden. Følgende trinn må gjennomføres for å endre språk: 1. Klikk på linken for å Logout nåværende økt. 2. Angi påloggingsinformasjon i påloggingssiden for å logge inn på nytt. 3. Klikk Maintain Profile and Password-lenken under Administration-delen. 4. Systemet viser IdentityManager-hjemmesiden. Figur 4: Identity Manager 5. Klikk ikonet rett foran Tasks, å utvide oppgavelisten. 6. Klikk Modify My Profile. 7. Endre språket i Modify My Profile-delen, og klikk på Submit-knappen. www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 7

Figur 5: Endre profil www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 8

1.5 Profil Denne menyen viser brukerdetaljer som e-postadresse og standard-innstillingene til din organisasjon. Denne menyen er kun aktivert for administratorer. Figur 6: Profil www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 9

1.6 Hjelp Denne fanen inneholder følgende nyttige ressurser for å arbeide med IBX Content Workbench: Bruksanvisning Instruksjoner på katalogmaler Klassifiseringskode indeks Taksonomi Valideringsmeldinger Figur 7: Hjelp www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 10

1.6.1 Klassifiseringsindeks Classification index lister opp alle de tilgjengelige klassifiseringene som kan brukes i en katalog. For å se indeksen, klikk på Classification code index i Classification delen under Help-fanen. Du kan klassifisere gjenstandene ved å legge til classification code fra listen med klassifiseringsindeks til gjenstander. Klikk request new classification to be added (email to IBX Service Desk)-lenken for å be om en ny klassifiseringskode via serviceforespørsel. Figur 8: Klassifiseringsindeks www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 11

2. Katalog administrasjon Kataloger vises i de to følgende faner, Work list: Kataloger som venter handling vises. My catalogs: Kataloger med forskjellig status vises. Figur 9: Min Kataloger www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 12

2.1 Søk etter kataloger Dette er framgangsmåten for å undersøke om katalogene oppfyller bestemte kriterier: 1. Klikk My Catalogs-fanen. 2. Skriv inn kriterier i Searchfor tekstfeltet 3. Trykk Search knappen for å se resultatet. 2.1.1 Sorter resultattabellen Søkeresultat-tabellen sorteres ved å trykke på en kolonneoverskrift. Den lille pilen viser om feltet sorteres i stigende eller synkende rekkefølge. Figur 10: Sorter søkeresultat-tabellen 2.2 Last opp tilleggs filer Bilder og vedlegg legges til før opplasting av katalog. Content Workbench godkjenner tilleggsfiler når en katalog lastes opp. Bilder og vedlegg lastes opp under Supplemental Files menyen eller mens en katalog lastes opp. Alle filer lagres i samme mappe for å unngå opplasting av et bilde flere ganger for flere kataloger. Flere filer lastes opp ved å komprimere ned til en fil - kun en fil er tillatt per tekstboks. 1. Trykk Supplemental Files menyen 2. Klikk på Browse-knappen. 3. Velg filen eller zip-arkivet. 4. Klikk på Upload-knappen. Du kan bare laste opp gif, jpg, jpeg, png, pdf og zip filtyper. www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 13

2.3 Avvis katalog All input file type of catalogs can be uploaded in.zip format. Denne funksjonen er tilgjengelig i alle katalogene og gjelder for alle typer input filer. Klikk på Upload catalog lenken under fanen My Catalogs å laste opp en katalog. Upload er ikke synlig under denne fanen dersom forrige versjonen av katalogen venter på noe. Utfør følgende steg for å laste opp katalogen: 1. Klikk My Catalogs-fanen. 2. Finn katalogen og klikk Upload catalog-lenken under Actions-kolonnen. 3. Upload catalog-siden åpnes. Figur 11: Last opp katalog - trinn 1 4. Velg Valid From-dato. Dette trinnet er obligatorisk å laste opp en katalogversjon. 5. Velg Valid To-dato. Valid From og Valid To datoer kan innstilles eller endres hvis og bare hvis katalogstatusen er en av følgende: Ny Venter publisering Aktivert Valid To date må være minst en uke større enn Valid From dato og minst én uke større enn den gjeldende datoen. For at kataloger skal ha ubestemt gyldighet, la Valid To feltet tomt. På Valid To dag på 0:00, produktet vil forsvinne fra IBX søkemotoren. IBX Content Workbench vil sende varslingene én uke før Valid To-dato, 1 dag før Valid To-dato, umiddelbart etter at Valid To-dato har utløpt. Hvis ingen e-postadressen gis, vil varslingene sendes til alle brukerne. 6. Velg Automatic Publishing valgboks for å aktivere eller deaktivere sending av en katalog direkte til kjøper for godkjenning. 7. Velg Input format fra listen. 8. Søk og velg katalog- Input File. 9. Velg bilder eller vedlegg som Supplemental Files dersom dette ikke ble gjort tidligere. 10. Trykk Upload knappen for å laste opp katalogen. www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 14

Figur 12: Last opp katalog - trinn 2 Spar tid ved bruk av multi-opplastings funksjon for å laste opp et enkelt sett med kataloger. Under fanen My Catalogs, velg ønsket katalog og klikk på Upload selected catalogs -knappen. Katalog-vedlegg lastes opp til alle valgte kataloger på samme tid. 2.3.1 Merkeboksen vil ikke være aktivert dersom en tidligere katalogversjon venter hendelse. For detaljer om opplastingsprosessen kan du sjekke prosessrapporten. Oversikt over rapport på utviklingen er bare tilgjengelig frem til katalogen viser In progress i status. 1. Åpne kategorien Work List 2. Finn katalogen og sjekk om status viser In progress 3. Trykk View progress lenken i Actions kolonnen. Figur 13: Last opp katalog - Se utvikling Catalog Process Monitor siden viser status til hvert steg av katalogens prosess. Trykk Refresh knappen for detaljert informasjon om prosessen. Figur 14: Katalogprosess oversikt www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 15

2.3.2 Se feilmelding Når Content Workbench laster opp en katalog vil den gå gjennom alle produkter for å se etter feil. Produktene sjekkes for feil som varsles i feilrapporten. 1. Trykk Work list menyen 2. Finn katalogen og sjekk at status viser Error Figur 15: Arbeidsliste vis feilrapport 3. Trykk View error report lenken i et katalognavn-rad. 4. Validation of Catalog-siden viser oppsummering av feil 5. Klikk på Generate Report for å eksportere feilrapporten. Figur 16: Generere rapport 6. Systemet viser meldingen Generating error report file is in progress. Please come back later to this page. 7. Klikk på Back. 8. Siden Work List åpnes. Figur 17: Generere rapport melding www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 16

9. Klikk på lenken View Error Report i raden med katalognavn. 10. Siden Validation of Catalog åpnes. 11. Klikk på Download Report for å laste ned den genererte rapporten. Figur 18: Laste ned rapport 12. Klikk på Save for å lagre rapporten på skrivebordet. Velg å inkludere varsler i feilmeldinger. Feil eller feilkategorier kan grupperes. Katalogpoengene vises på toppen av rapporten dersom automatisk poengkort-betrakting er aktivert. Den første kolonnen vises katalogpoeng og den andre kolonnen viser minimale krav for hver kategori. Oppdater katalogen og gjennomfør de minimale kravene for å laste opp katalogen skikkelig. Figur 19: Feilrapport www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 17

2.3.3 Automatisert katalogen opplasting Automated Catalog Upload-prosessen inkluderer automatisk opplasting av supplerende filer også. For en katalog med Automated Catalog Upload og Automatic Approval-funksjoner aktivert, hvis statusen på den gjeldende versjonen er Awaiting Approval og en ny versjon er lastet opp, den gjeldende versjonen i Awaiting Approval statusen vil bli droppet automatisk og systemet vil starte behandlingen av den nye versjonen. Klikk Automatic Upload for å aktivere Automatic Catalog Upload alternative. Denne funksjonen gjelder kun for kataloger med følgende status: Feil Avbryt Avvist Aktivert For å aktivere denne funksjonen, gjør følgende: 1. VelgAutomatic Catalog Uploadboksen. 2. OppgiFile Name. Oppgi fui type I fil navnet, (f.eks. input.xls). Automatisk opplastingsfunksjonen støtter bare følgende supplerende filformater:.pdf,.png,.jpg,.jpeg,.gif og.zip. For kataloger med inngangfiltype Excel/Fleksibel Input Import og/eller CSV/Fleksibel Input Import, hvis den automatiske funksjonen for opplasting er aktivert, vil systemet behandle inndatafilen i henhold til den definerte kartleggingen på katalogsnivået. Figur 20: Katalogen detaljer - automatisert katalogen opplasting 3. Klikk Save-knappen. Filene lastes opp fra en FTP-mappe dedikert til hver leverandør. Den dedikerte mappen skal opprettes på forespørsel og vil kommuniseres av IBX Service Desk. Automatisk opplastede input filer vil bli slettet fra FTP mappen når opplastingen er fullført uten feil. Dersom opplastingen er fullført med feil, vil ikke input filen bli slettet. Når filene er slettet fra FTP mappen, vil de fortsatt være tilgjengelig i Content Workbench. www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 18

2.3.4 Katalogoppdatering ved å bruke Excel/Flexible Input Import eller CSV/Flexible Input Import Kataloger kan oppdateres ved hjelp av Flexible Input Import-alternativet med Excel eller CSV inndatafiler. Flexible Input Import er et alternativ som lar deg laste opp inndatafiler som ikke er i henhold til IBX standard. Før du laster opp slike inndataformater for en av dine kataloger, må du opprette en Mapping Configuration for katalogen. En Mapping Configuration representerer en overdragelse av kolonner som du har i Excel / CSV-fil, til IBX katalogfelter. For å opprette Mapping Configuration: 1. Klikk My Catalogs-fanen. 2. Finn katalogen du ønsker å oppdatere og velg den (ved å klikke på katalognavnet). 3. Klikk Mapping Configuration-fanen. Figur 21: Katalogdetaljer Kartleggingskonfigurasjon-fanen 4. Klikk Browse-knappen og velg en fil som inneholder alle kolonnene du vil ha i den nye versjonen av katalogen. Figur 22: Eksempel på Input-filen som brukes til å lage kartleggingskonfigurasjonen 5. Klikk Upload-knappen. Når filen har blitt lastet opp, vil to nye listebokser vises på skjermen: www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 19

Input File Columns denne listeboksen inneholder navnene på kolonnene fra filen du har lastet opp; IBX Columns denne listeboksen inneholder navnene på IBX-kolonnene (katalogfelter) som du vil ha å kartlegge kolonnene i din inndatafilen. Figur 23: Kartleggingskonfigurasjon Input File Columns eller IBX Columns 6. I Input File Columns-listeboksen, velg navnet på kolonnen du ønsker å kartlegge. 7. I IBX Columns-listeboksen, velg navnet på IBX-feltet som tilsvarer kolonnenavnet som du har valgt i Input File Columns-listeboksen (for eksempel: VendorProductNo., ProductName, ProductDescription, osv.). 8. Klikk Add-knappen og listen over kartlegginger vil vises. 9. Gjenta trinn 6 til 8 ovenfor, til du har kartlagt alle kolonnene i inndatafilen til IBX-kolonner. 10. Klikk Save-knappen. www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 20

Figur 24: Katalogdetaljer Kartleggingskonfigurasjon opprettet Etter at du har tilordnet minst én kolonne i filen til minst én IBX kolonne, trykk Preview -knappen for å sjekke kartleggingen. Figur 25: Katalogdetaljer Kartleggingskonfigurasjon Forhåndsvis Kartleggingskonfigurasjon Når du har opprettet Mapping Configuration, vil du kunne oppdatere katalogen som beskrevet ovenfor i kapittel 2.3. Upload Catalog. Når du oppretter en Mapping Configuration, du må tilordne kolonner i inndatafilen til alle IBX-kolonner som er obligatoriske: VendorProductNo., Product Name, Product Description, Unit, Lead Time, Classification (UNSPC / eclass), Minimum Ordered Quantity, Lot Size, Price, Currency. Disse IBX-kolonnene merkes med en stjerne (*) i listeboksen og i kartleggingslisten. Excel 2003-2010-filer kan brukes som inngangsfiler. Bare det første arket med en opplastet Excel-inndatafil vil bli lest av systemet og data på alle andre ark ignoreres. www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 21

Bare tabulatordelt CSV-filer kan brukes. Ved opprettelse av en kartleggingskonfigurasjon, vil du kunne laste opp en inngangsfil som inneholder maksimalt 250 kolonner. Ved opprettelse av en kartleggingskonfigurasjon, vil du kunne lage maksimalt 350 tildelinger (dvs. tilordninger av inndatafil-kolonner til IBX katalogfelt). Systemet vil alltid tolke den første raden i en Excel-fil som topptekst (dvs. som inneholder kolonnenavn). En fil som har den første raden tomme eller med duplisert kolonnenavn (samme navn for 2 eller flere kolonner) vil ikke aksepteres. En til mange oppgavene av tilpassede excel-kolonner til CW felt (som Vendor Product No., Product Name, Product Description, Price, osv.) er tillatt. Funksjonaliteten vil inkludere Pretty Name -funksjon: inndatafil transformasjon, validering, og resultatkortet advarsel og feilmeldinger vil referere felter av deres navn (hvis noen). : I listen over kartlegginger, vil de kartlagte feltene vises i den rekkefølgen du har kartlagt dem (første tilordnet - sist i listen; sist tilordnet - først i listen). Hvis du ønsker å endre en Mapping Configuration, kan du gjøre dette ved hjelp av Add Remove -knappen til å kartlegge en kolonne som ikke ble kartlagt før, eller -lenken å fjerne eventuelle tildeling i listen. Når du er ferdig med å endre Mapping Configuration, klikk Save bruke endringene. -knappen for å Etter at du endrer Mapping Configuration, sørg for at alle obligatoriske IBXkolonnene har fått en kolonne i inndatafilen. Hvis du ønsker å slette Mapping Configuration, trykk Delete -knappen. Før du sletter en Mapping Configuration, sørg for at du ikke lenger ønsker å laste opp input-filer som samsvarer kartleggingen. www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 22

2.4 Avbryte katalog Dersom Automatic publishing er avskrudd eller katalogfilen innebærer feil kan katalogopplastingen kanselleres. Katalogopplastingen kan også avbrytes hvis statusen er Awaiting transfer.katalogen med denne statusen vises kun i fanen My Catalogs. Når leverandøren (eller kjøperen som fungerer som leverandør) avbryter katalogen, sendes en e-post til både leverandøren og kjøperen. Hvis eierskapsflagget er valgt, sendes e-posten til eieren. Hvis ikke, sendes den til kjøperen. 1. Trykk Work list menyen 2. Finn katalogen og sjekk om status viser Error eller Awaiting publishing. 3. Trykk Abort lenken i katalognavn-raden. 4. Bekreft hendelsen ved å trykke på Abort knappen. 2.5 Publiser katalog Dersom Automatic publishing er avskrudd og opplastingen ble fullført kan katalogen publiseres. 1. Trykk Work list menyen 2. Finn katalogen og sjekk om status viser Awaiting publishing 3. Trykk Publish lenken 4. Du kan endre Valid from datoen dersom dette er ønskelig 5. Trykk Publish Catalog knappen. www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 23

2.6 Katalogdetaljer Trykk et katalognavn for å se detaljer. 2.6.1 Historie & Status Denne menyen viser oppdaterte versjoner og gamle katalogfiler lastes ned for å sjekke etter feilrapporter. 1. Trykk Work list eller My catalogs menyen 2. Finn katalogen og trykk på katalognavnet Figur 26: Katalogdetaljer - Historie & Status Trykk filnavnet for å laste ned gamle katalogfiler eller trykk No Errors eller Error lenkene for å se gamle opplastings-rapporter. Merk at kun et begrenset antall versjoner er tilgjengelig for nedlasting. 2.6.2 Innstillinger Trykk Settings menyen for å se kjøperens innstillinger for denne katalogen. Kjøperens innstillinger viser om kjøperen godkjenner katalogen manuelt eller automatisk. Kjøperens innstillinger vises hvis kjøperen godkjenner katalogen manuelt eller automatisk, språket og klassifiseringstandarden som brukes, og gyldighetsperioden (hvis noen) som du har satt inn i katalogen. www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 24

2.6.3 Figur : Katalogdetaljer - InnstillingerFilter Klikk på Product Filter for å sjekke om kjøperen har aktivert produktlistevalidering for denne katalogen.dersom produktliste-godkjenning har blitt aktivert er det ikke mulig å laste opp andre produkter enn de i produktlisten. Kjøperen kan fjerne tilleggsprodukter automatisk fra katalogen. Produktliste-godkjenning kan sjekkes i feilrapporten. 2.6.4 Meldinger Figur 27: Katalogdetaljer- Produktliste Meldinger skapes i Messages avdelingen. En Message Board er en kommunikasjon mellom kunder og leverandører. www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 25

Figur 28: Katalogdetaljer Meldinger 1. Trykk Create new subject for å skape et emne. 2. Fyll ut emnet, velg mottaker-type og skriv inn meldingen. 3. Velg avmerkingsboksen Notify receivers by e-mail for å aktivere e-postvarsling. 4. Trykk Send message knappen Figur 29: Katalogdetaljer - Meldingstavle Klikk på Reply knappen for å svare på en melding. Skriv inn Respons og trykk på Post response -knappen. www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 26

Figur 30: Meldingstavle - Besvar en melding www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 27

3. Ready to Go kataloger Ready to Go-katalogfunksjonen gir deg muligheten til å nå alle kjøpere innenfor IBX Platform ved å laste opp en eller flere utstillingskataloger å være synlig i Ready to Go-indeksen. En Ready to Go-katalog er en generisk Product Price-katalog som kan inneholde listepriser for produkter som virksomheten din kan gi til kjøpere. Kjøpere vil være i stand til å finne alle de publiserte Ready to Go-katalogene ved å gå inn i IBX Supplier Portal og bla gjennom elementene i en katalog i IBX Search Engine. For mer informasjon om den nye IBX Leverandørenes portalen, se den tilsvarende bruksanvisningen. Når en kjøper bestemmer seg for å bruke en av de Ready to Go katalogene, kan han starte en arbeidsflyt for å aktivere forholdet mellom leverandør/kjøper, og en kopi av denne katalogen opprettes i kjøperens indeksen slik at kjøperen kan begynne å kjøpe produktene. Ready to Go-katalogoppdateringene må gjøres bare én gang for generisk Ready to Go-katalog i IBX Content Workbench, mens det endrede innholdet blir automatisk distribuert til alle kjøpere som har lagt til katalogen til deres indeks. En Ready to Go katalog vil ha følgende innstillinger som standard: Catalog Type: Produkt Pris (ingen andre IBX katalogtype er tilgjengelig med denne funksjonen) Language: Engelsk (bare engelsk språk støttes for Ready to Go kataloger); Classification Standard: UNSPSC 13.1. (bare UNSPSC 13.1 standard støttes for Ready to Go kataloger). For noen kjøper for å kunne bruke Ready to Go katalog å kjøpe produkter, må du sette opp kjøperen i backend-systemer. For en kopi av kjøperen av Ready to Go-katalog, hvis statusen av dagens versjon er Awaiting Approval og leverandøren laster opp en ny Ready to Go katalog versjon, versjonen i Awaiting Approval statusen på kjøpersiden vil bli erstattet med den nye versjonen. Den gamle versjonen avbrytes automatisk og den nye statusen for den gamle versjonen vil Aborted (avbrytes) av systemet. www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 28

3.1 Last opp katalog Å laste opp en Ready to Go-katalog, må du først opprette katalogen i IBX Supplier Portal. Å opprette en Ready to Go-katalog, må du oppgi et Catalog Name og en Catalog Description. Du vil gi disse opplysningene i leverandørenes portal. For mer informasjon, vennligst se den tilsvarende brukerveiledningen. Når en Ready to Go katalog er opprettet via Supplier Portal, vil du kunne laste opp innfiler for katalogen via Content Workbench som for alle andre kataloger. Se www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 29

Avvis katalog Catalog (Kapittel 2.3) i denne håndboken for mer informasjon om hvordan du laster opp en katalogens inndatafilen. Hver versjon av en Ready to Go-katalog vil være synlig for alle kjøpere som en utstillingskatalog via IBX Supplier Portal. En Ready to Go- katalog kan ikke tilpasses for en bestemt kjøper med mindre det har vært løsrevet av kjøperen fra Ready to Go flyt. Du må bare laste opp en ny versjon av en Ready to Go-katalog og versjoner vil automatisk distribueres til enhver kjøper som har valgt katalogen som skal legges til organisasjonens indeksen med mindre det er løsrevet. Alle Ready to Go-kataloger som du oppretter vil være synlig i My Catalogs-side i Content Workbench sammen med de andre katalogene. En Ready to Go-katalog er merket med blå farge for å være lett gjenkjent. Figur 31: Min katalog - Ready to Go Figur 32: Ready to Go katalog Kopi til kjøperen Hvis noen kjøper har valgt din Ready to Go-katalog og har lagt til katalogen til organisasjonens indeksen, vil du også kunne se kjøperens kopier av Ready to Go-katalog i My Catalogs-list, rett under den tilsvarende Ready to Go - katalogen. Vær oppmerksom på at selv om du vil være i stand til å se kjøperens kopier av Ready to Go-kataloger, vil du ikke være i stand til å direkte laste opp eventuelle nye versjoner til kjøperens kopier. Kjøperens kopier vil oppdateres automatisk hver gang du laster opp en ny versjon av Ready to Go-katalog. www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 30

- SLUTTEN PÅ DOKUMENTET - www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 31