Brukerveiledning Matchfunksjon i Excel En rask innføring i matching av informasjon i Excel Sist oppdatert 22.10.09
2
Matche med Excel Utgangspunkt Når man skal foreta en førstegangsinnleggelse i NOBB mediabank, velger mange å benytte seg av sine egne varenr som filnavn fordi man har større eierskap til disse enn til NOBBnr. Dette krever at man benytter seg av manuell tilknytning av metadata (linken mellom mediabanken og NOBB) slik at man må legge nødvendig informasjon inn i Excel. Før du begynner å matche, må du legge inn filnavn på bildene og/eller dokumentasjonen i Excel. For noen vil dette være en ren "klipp og lim" jobb, men det er mye tid å spare om du kan benytte deg av matchefunksjonen i Excel. I realiteten betyr dette at man bruker programmet til å hente, sammenlikne og flytte informasjon mellom ulike Excellark og til riktig sted, uten fare for menneskelig feil. Nøkkelen til dette er at man har noe å matche på, altså noe som er likt i to separate Excellark, enten i eget system eller fra vareeksporten i NOBB. I dette tilfellet har man benyttet egne varenummer som filnavn, da blir bildene i mediabanken lett å kjenne igjen for vareeier og det gir muligheter til å matche. NOBB mediabank kan kun kommunisere med NOBB via NOBBnr og disse samt egne varenr, finner man i vareeksporten som kan eksporteres fra vareeierdatabasen. Vi går ut fra at du har Microsoft Office 2007, men funksjonene er også tilgjengelig i eldre versjoner, men på litt forskjellig plass. Forberedelse til å matche i Excel. Åpne et nytt dokument i Excel. Nederst i Excel har vi faner som originalt heter Ark1, Ark2 osv. Disse er separate regneark som ligger i samme Excelfil/Regnebok og er svært viktig i matcheprosessen. Disse fanene kan navngis ved å dobbelklikke på navnet. Utgangspunktet vårt er at vi har lagt inn filnavnene til bildene. Hvordan du enkelt kan importere filnavn, finnes det en egen brukerveiledning som beskriver. I Ark1 limer du inn alle filnavnene i kolonne A. Deretter kopierer du filnavnene inn i kolonne B. 3
Fjerne filtype Bruk funksjonen "Søk og Erstatt" for å slette etternavnene (for eksempel.jpg) på filnavnene i kolonne A. Denne funksjonen ligger under fanen Hjem. - Merk kolonne A, trykk på "Søk og Erstatt" og velg "Erstatt" fra nedtrekksmenyen. - I feltet "Søk Etter" skriver du for eksempel.jpg og i feltet "Erstatt Med" skriver du ingenting. - Trykk "Erstatt alle". Da vil.jpg bli erstattet med ingenting, altså de forsvinner. Har du flere filtyper som tif, eps eller liknende, bruk søk og erstatt funksjonen til alle er fjernet. Kolonne A er nå lik vareeiers interne varenr. Slik ser det ut i Excel etter at vi har kopiert og erstattet ferdig. Logg på NOBB vareeier Logg deg på NOBB vareeier og foreta en eksport av alle varer som er registrert. Trykk Eksporter i menyen øverst og trykk Eksporter i vinduet som kommer opp. Alle varene dine blir nå eksportert i bakgrunnen og Excel åpnes automatisk når denne er klar. - Svar OK på meldingen som kommer opp og vareeksporten åpnes i et eget Excellark. - Merk kolonnene fra Varenr og til og med NOBBnr og trykk kopier (Ctrl+C) - Åpne arket vi har importert filnavnene i, trykk på Ark2 nederst på skjermen, merk celle A1 og lim inn (ctrl+v). 4
Ark2 vil se slik ut: Konvertere til tall Legg merke til de grønne hjørnene i hver celle. Disse indikerer her at tallene er formatert som tekst og vi må formatere cellene til riktig format, nemlig tall. Dette gjøres ved å merke alle cellene i arket ved å lage et vindu rundt alle cellene. Ved siden av vinduet kommer en gul boks frem med et utropstegn inni. Trykk på boksen og velg Konverter til tall. Hvis denne boksen ikke kommer frem, påse at du merker ved å lage et vindu rundt alle cellene. Det er kjent at i noen tilfeller viser ikke Excel denne boksen når man benytter andre merkemetoder. 5
Viktig: Verdien som skal matches mellom Ark 1 og Ark2 må stå i kolonne A. Står verdiene andre steder vil du ikke få match. Verdien i Ark2 som skal flyttes, kan egentlig stå hvor du vil. Da er vi klar til å matche. Stå i Ark1 og merk øverste celle i kolonnen som skal få tilført verdier fra Ark2. Trykk på "Sett inn" funksjon som er på formellinjen (Se bilde, indikert med rød sirkel) og ser som en knapp merket fx. Let deg frem til FINN RAD og trykk ok. En dialogboks kommer frem. Søkeverdi = Kolonnen i Ark1 som man skal matches mot Ark2. Matrise = Kolonnene man sammenlikner med og henter verdier fra i Ark2 Kolonneindex = Angir med tall hvilken kolonne vi henter informasjon fra i Ark2 som skal overføres til Ark1. Søkeområde = Ikke i bruk, settes alltid til tallet 0. 6
Sett markøren i feltet for Søkeverdi, deretter i Ark1, merk hele kolonnen som skal sammenliknes med Ark2, altså kolonne A. Legg merke til at det fylles nå inn info i feltet, her A:A (hele kolonne A skal matches) I dialogboksen, flytt markøren i feltet for Matrise, trykk deg inn i Ark2. Merk hele kolonne A, B, C og D som er verdiene som skal sammenliknes med Ark1 og de som, skal overføres til Ark1. Verdien i feltet kan være Ark2!A:D. I hvilken kolonne står infoen som skal overføres? I dette eksemplet skal vi overføre fra kolonne D, dette er kolonne 4 fra venstre, husk det! 7
Sett markøren i kolonneindex. Da skifter det til ark1 og du må huske fra hvilken kolonne du skal overføre fra i ark2. Vi sier det var kolonne D er dette nr 4 fra venstre og vi skriver tallet 4 i feltet for kolonneindex. Da blir det kolonne D som overføres til Ark 1. Søkeområdet, sett tallet 0 her. I noen tilfeller kan man få helt feil resultat ved å sette tallet null. I slike tillfeller kan man bruke tallet 1 istedenfor. Trykk OK Nå har det kommet noe i cellen du satte i ark1 for å motta. Gå til ark1, merk cellen og ta tak i prikken i hjørnet og trekk den nedover i kolonnen for å synliggjøre alle matchene. Lime inn verdier som utvalg Matchen er nå kun en referanse og kan ikke kopieres. Dette ser du ved å merke en celle der det er matchet og en formel kommer frem i formellinjen. For erstatte referansen med resultatet, merk hele kolonnen, kopier og deretter høyreklikk. Velg lim inn utvalg. I dialogboksen som dukker opp, velg Verdier. Da er jobben gjort. Denne prosessen kan ta litt tid å få inn i fingrene, men kan spare deg for utrolig mye tid i mange sammenhenger og åpne nye måter å jobbe på i Excel. Finn Rad er tross alt bare en av mange funksjoner som finns i Excel. 8
9
Kontaktinformasjon. Kontaktinformasjon: P:pb Pb 6823 1575 St Vika, Olavs NO-0118 plass, NO-0130 Oslo B: Oslo Haakon B: Stensberggaten VIIs gt. 5 27 T:+47 +47 23 23 11 11 44 44 00 00 F:+47 +47 23 22 11 83 44 42 01 33 W: E: www.byggtjeneste.no nobb@byggtjeneste.no www.nobb.no W: www.byggtjeneste.no W:www.nobb.no KONTAKTINFO Alle henvendelser vedr. salg, kontakt vår salgsavdeling: Salgssjef Pål Høiås E-post: pho@byggtjeneste.no NOBB Glenn Kjærnes E-post: gkj@byggtjeneste.no Litteratur Mona Lisa Dahle E-post: mld@byggtjeneste.no Plan- og byggeregler Katrine Køste E-post: kko@byggtjeneste.no EDI Tore Sorknes E-post: tso@byggtjeneste.no Tlf. sentralbord: 23 11 44 00 Alle henvendelser vedr. innlegg og drift av bilder og egenprodusert dokumentasjon rettes til: Øyvind Berild Dir. tlf.: 23 11 44 30 Bilder/dok. for førstegangsinnleggelse sendes på CD eller e-post til: Norsk Byggtjeneste AS v/øyvind Berild Postboks 6823 St. Olavs plass 0130 Oslo E-post: obe@byggtjeneste.no www.byggtjeneste.no