Visma AutoPay Helautomatisk betalingsformidling Versjon 3.1
Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING... 1 Om denne brukerdokumentasjonen... 1 Nødvendige forkunnskaper... 1 Hvordan komme i gang med Visma AutoPay?... 1 2. HVA ER VISMA AUTOPAY?... 2 2.1 Definisjon... 2 2.2 Den Elektroniske Motorvei... 2 2.3 Oversikt utbetalingsservice... 3 2.4 Oversikt innbetalingsservice... 4 2.5 Hvilken infrastruktur kreves for å kjøre Visma AutoPay?... 4 2.6 Hvilke elementer består Visma AutoPay av?... 5 2.61 Vedlikehold avtaler... 5 2.62 Utbetalingsservice... 5 2.63 Innbetalingsservice... 6 2.64 AvtaleGiro... 6 2.65 AutoGiro... 7 2.7 Hvem kan benytte seg av Visma AutoPay?... 7 3. FUNKSJONSBESKRIVELSE VISMA AUTOPAY... 7 3.1 INNLEGGING AV GRUNNDATA FOR VISMA AUTOPAY... 7 3.1.1 Opplegg av grunndata i Visma Business... 8 3.1.2 Opplegg av grunndata i Visma AutoPay... 8 Generelt... 8 Ekstra passord for tilgang til gitte systemopplysninger... 11 Dataavsender... 12 Kilde/VBsys... 13 Konfigurasjon AvtaleGiro/AutoGiro... 15 Anvisnings-funksjonalitet Kilde/VBsys... 15 Grupper... 17 KID-konvertering... 19 AUTOPAY SYSTEMINNSTILLINGER... 22 3.2 OPPRETTING AV AVTALER... 23 3.2.1 Generelt... 23 3.2.2 Klientinformasjon... 24 3.2.3 Epost-info... 25 3.2.4 Avtale... 25 3.2.5 Anvisning... 27 3.2.6 Innbetalingsavtale... 28 AvtaleGiro-merking... 29 AutoGiro-merking... 30 3.2.7 Utbetalingsavtale... 30 3.2.8 Avtaleinngåelse med banker og NETS (Bankenes Betalingssentral)... 32 VISMA Business Regnskapsbyrå Visma Software AS Innhold I
Utfylling av avtaleskjema betalingsformidling mot DnB NOR.... 32 Utfylling av avtaleskjema betalingsformidling mot Nordea.... 32 Utfylling av avtaleskjema betalingsformidling mot Fokus bank.... 32 Utfylling av avtaleskjema betalingsformidling mot NETS... 32 3.3 DIREKTE REMITTERING... 32 3.3.1 Klargjøring av utbetalingsforslag... 33 Generelt... 33 Behandling av kreditnota... 33 Utlandsbetaling.... 34 Utarbeidelse av betalingsforslag... 34 3.3.2 Utlegg av remitteringsdata... 36 Utlegg fra Visma Business... 36 Bekrefte utbetaling i Visma AutoPay uten anvisning... 38 3.3.3 Anvisning av utbetaling i Visma AutoPay... 41 Hva skjer forut for anvisningen av oppdraget?... 42 Anvisning av utbetalingsoppdrag... 43 3.3.4 Logging av nye/endrede bankkontonummer ved remittering... 47 Generelt... 47 Revisjon og sporbarhet... 48 3.3.5 Oppslag på ferdig behandlede utbetalingsoppdrag... 48 Spørring i Visma AutoPay... 48 Spørring i Visma Business... 51 3.4 OCR/EGIRO INNBETALING... 54 3.4.1 Generelt... 54 3.4.2 Registrering av OCR/eGiro-avtale... 54 Registrering av OCR/eGiro-avtale med NETS... 54 Registrering av OCR/eGiro-avtale i Visma AutoPay... 54 Flere konti med OCR/eGiro-avtale på samme bedrift... 54 Konsernbehandling av innbetalinger En konto flere bedrifter/klienter... 54 3.4.3 Hva skjer i økonomisystemet ved OCR/eGiro innbetaling?... 55 Generelt... 55 Avvikshåndtering ved bokføring av innbetalinger... 56 Oppslag på innbetalinger og OCR/eGiro-informasjon i Visma Business... 56 Utskrift av OCR innbetalingsjournal fra Visma Business... 58 3.5 AVTALEGIRO... 59 3.5.1 Klargjøring av kunder for AvtaleGiro... 59 Generelt... 59 3.5.2 Utlegg av AvtaleGiro-trekk... 60 Utarbeide trekkforslag i Visma Business... 60 Overføre trekkforslag til Visma AutoPay... 61 Finne igjen trekkoppdrag i Visma AutoPay... 62 3.5.3 Sletteanmodning på AvtaleGiro-trekk... 64 Generere sletteanmodning i Visma AutoPay... 64 3.5.4 Oppslag mot Visma AutoPay-basen... 66 II Innhold Visma Software AS VISMA Business Regnskapsbyrå
Spørringer i Visma AutoPay... 66 3.6 AUTOGIRO... 68 3.6.1 Klargjøring av kunder for AutoGiro... 68 Generelt... 68 3.6.2 Utlegg av AutoGiro-trekk... 69 Utarbeide trekkforslag i Visma Business... 69 Overføre trekkforslag til Visma AutoPay... 70 VEDLEGG A - DOKUMENTHISTORIKK... 73 VISMA Business Regnskapsbyrå Visma Software AS Innhold III
1. INNLEDNING Om denne brukerdokumentasjonen Denne brukerdokumentasjonen omhandler kun de funksjoner i Visma Business som berører konseptet Visma AutoPay. Det betyr at du må ha kjennskap til Visma Business for å kunne ha utbytte av å lese denne dokumentasjonen. I tillegg til Visma AutoPay sine egne bilder viser vi her kun de bilder i Visma Business som er direkte berørt av Visma AutoPay. Vi vil i denne dokumentasjonen henvise til en del vinduer i standard Visma Business og Visma Business Regnskapsbyrå der dette er nødvendig. Nødvendige forkunnskaper Før du kan begynne å bruke denne oppslagsboka, er det en fordel om du har grunnleggende kunnskap om Visma Business. Kurs i Visma Business/Visma Business Regnskapsbyrå Informasjon om våre kurstilbud finner du på www.vismasoftware.no, eller ved å kontakte Visma Software, som tilbyr standard kurs så vel som en bedriftstilpasset opplæring. Din forhandler vil også kunne gi deg en god innføring i Visma Business/Visma Business Regnskapsbyrå. Hvordan komme i gang med Visma AutoPay? For å kunne benytte Visma AutoPay, må systemet først installeres på din server og gjøres tilgjengelig for deg gjennom Visma Business eller Visma Business Regnskapsbyrå. Riktig versjon av Visma AutoPay i forhold til den versjon av Visma Business du kjører på fås ved henv. til din forhandler. Visma AutoPay Visma Software AS Side 1
2. HVA ER VISMA AUTOPAY? 2.1 Definisjon Visma AutoPay er en unik løsning for effektiv og sikker behandling av betalingsdata for deg som bruker, kombinert med en automatisert formidling av betalingsdata mellom den enkelte klient/bedrift i Visma Business og vedkommende bedrift sin bankforbindelse. Filosofien bak Visma AutoPay er å gjøre betalingsformidlingen så enkel, effektiv og sikker å bruke at du sparer tid og krefter som heller kan benyttes på andre viktige områder i regnskapsarbeidet. Løsningen skal også gjøre deg mer konkurransedyktig dersom du jobber i et regnskapsbyrå. Visma AutoPay er et konsept som det ikke finnes maken til i markedet. En grunnleggende filosofi i løsningen er at automatiske prosesser skal ta hånd om og passe på alt som man i tradisjonelle løsninger er nødt til å passe på og utføre manuelt selv. Det vi ønsker å oppnå med dette, er å gjøre hverdagen enklere og bedre for den enkelte medarbeider og samtidig øke konkurransekraften for den virksomheten som benytter systemet. 2.2 Den Elektroniske Motorvei For å få Visma AutoPay til å virke i praksis, har vi funnet opp et helt nytt konsept for automatisert transport av all form for data som det er naturlig å transportere ut og inn av økonomisystemet og til og fra eksterne datamottakere. Dette konseptet har vi kalt Den elektroniske Motorvei, som visualisert nedenfor. Denne motorveien er selve hjertet i Visma AutoPay, men er også designet for på sikt å kunne transportere all type data mellom Visma Business og en ekstern datamottaker/avsender. Visma AutoPay Visma Software AS Side 2
I skrivende stund er det Visma Innfordring (purring/inkasso) og Visma AutoPay som benytter seg av denne motorveien. Det er altså Den Elektroniske Motorvei som frakter betalingsinformasjonen frem og tilbake mellom banken på den ene siden og den enkelte bedrift i Visma Business på den endre siden. For å effektivisere denne transporten og gjøre det mulig å unngå at hver enkelt medarbeider selv må sende og motta betalingsdata og oppdatere disse i økonomisystemet (slik det vanligvis skjer i dag), har vi altså laget et felles Sinsenkryss hvor alle betalingsdata for alle abonnenter går gjennom. Dette veikrysset overvåkes av driftspersonell hos Visma Software i samarbeid med 2.linje-support hos Visma Software. 2.3 Oversikt utbetalingsservice Nedenfor ser du en enkel skisse for hvordan Visma AutoPay benytter Den Elektroniske Motorvei i forbindelse med remittering. Etter at du har akseptert betalingsforslaget fra Visma Business, overtar automatikken helt og sørger til og med for automatisk oppdatering av Visma Business etter hvert som betalingene utføres av banksentralen. Byrå 4 BYRÅ n Vismaklient 1 Byrå 1 Byrå 2 Byrå 3 Remittering Returdata Vismaklient 2 Vismaklient n Visma AutoPay Remittering Returdata Banksentraler Visma AutoPay Visma Software AS Side 3
2.4 Oversikt innbetalingsservice Her ser du på samme måte hvordan datastrømmen går når det gjelder OCR/Egiroinnbetaling. Det finnes intet manuelt arbeid vedrørende bruk av OCR/Egiro innbetalingservice. Alle data kommer automatisk til deg via den Elektroniske Motorvei og Visma AutoPay sørger for automatisk bokføring og oppdatering av alle innbetalinger. Du trenger ikke en gang å være på jobb! Forutsetningen er selvsagt at det i forbindelse med faktureringen er generert faktura med KID-kode. Byrå 4 BYRÅ n Vismaklient 1 Byrå 1 Byrå 2 Byrå 3 OCR/Egiro Returdata Vismaklient 2 Vismaklient n Visma AutoPay OCR/EGiro Returdata Banksentraler 2.5 Hvilken infrastruktur kreves for å kjøre Visma AutoPay? Du kan benytte deg av Visma AutoPay under en av følgende forutsetninger: Du kjører Visma Business online via et såkalt datakraftverk. I skrivende stund er det to store datakraftverk som er klargjort for Visma AutoPay, og det er Doorway ogvisma IT. Du kjører Visma AutoPay på din egen server. Her er det kun en forutsetning, og det er at du har tilgang til Internett. Du kjører Visma Business på en enkeltstående PC. Også her er det også kun en forutsetning som må være oppfylt, nemlig at du har tilgang til Internett. Visma AutoPay Visma Software AS Side 4
2.6 Hvilke elementer består Visma AutoPay av? Visma AutoPay er som nevnt ovenfor et meget avansert konsept for behandling av betalingsdata både til og fra økonomisystemet Visma Business. Nedenfor lister vi opp de hovedfunksjoner som finnes i løsningen: 2.61 Vedlikehold avtaler Registrering/vedlikehold av avtaler for den enkelte klient. En avtale kan inneholde både remittering, OCR/Egiro innbetalingsservice og Egiro innbetaling, men den kan godt deles i to ulike avtaler dersom du har ulike konti for remittering og OCR/Egiro, eller flere remitterings- og OCR/Egiro innbetalingskonti. AvtaleGiro og AutoGiro aktiveres ved å sette hake i de aktuelle feltene når avtale er inngått mellom betalingsmottaker og dennes bank, og NETS har fått registrert avtalen. 2.62 Utbetalingsservice Her har du følgende funksjoner tilgjengelig. Noe av dette bestemmes på avtalenivå, noe overordnet på installasjonen og noe er generell funksjonalitet som gjelder uansett: Valgfri anvisning/attestasjon før utbetaling kan skje. Dersom denne funksjonen velges, kan ikke samme person både kjøre utbetalingsforslaget og deretter godkjenne forslaget for utbetaling. Godkjenning/anvisning bestemmes overordnet på hver enkelt installasjon, men kan fravikes på klientnivå under bestemte forutsetninger. Godkjenning/anvisning av utbetalinger kan også bestemmes på klientgruppenivå. Det betyr at en klient kan meldes inn i en klientgruppe (for eksempel et team i et regnskapsbyrå) og så må den/de ansvarlige for aktuell klientgruppe/team godkjenne/anvise utbetalingene. Klientgruppe er et eget begrep innenfor Visma AutoPay og lever sitt eget liv uavhengig av tilsvarende grupperingsmuligheter i økonomisystemet. Logging av bankkontonummer. Dette er en innebygd funksjon i Visma AutoPay som ikke kan overstyres, og som er bygget inn i systemet for å gi bedre sikkerhet i forbindelse med utbetalinger. Alle nye leverandører/kontonummer og alle eksisterende leverandører som det endres kontonummer på, blir logget i forbindelse med godkjenning/anvisning av utbetalinger. Det samme gjelder ved utbetaling til factoringselskap. Valgfri håndtering av belastningsdato i bank. Hver faktura innenfor et oppdrag remitteres med individuell belastningsdato. Det vil si at belastningsdato settes lik forfallsdato på remitteringsoppdraget. Samlet forfall. Det betyr at du kan legge ut alle fakturaer innenfor et utbetalingsforslag med en felles belastingsdato (for eksempel lik dagens dato). Mange ønsker å kunne benytte seg av denne funksjonaliteten for å ha bedre kontroll med likviditeten enn man har når det ligger faktura på forfall hos NETS. Valgfritt om du ønsker automatisk oppdatering av genererte bunter ved utbetaling, eller om du ønsker å gjøre dette manuelt selv (kjøre kaffekopp i Visma Business). Vi anbefaler at du setter dette opp til å gå automatisk. "Fremmedremittering". Det vil si at Visma AutoPay kan ta hånd om og behandle eksterne remitteringsfiler som er generert av andre datasystem enn Visma Business. Eksempel på dette kan være remitteringsfil fra et lønnssystem. Returmeldinger av ulike slag. Dette betyr at Visma AutoPay vil sende ut viktige meldinger vedrørende det enkelte remitteringsoppdrag automatisk via e-post til den ansvarlige saksbehandler. Dette gjelder for eksempel følgende: Feil ved remitteringsavtale eller bankkontonummer på oppdraget. Visma AutoPay Visma Software AS Side 5
Oppdraget stoppet i dekningskontroll i banksentralen Visma AutoPay vil da automatisk reversere hele oppdaget eller de enkeltposter som har blitt forkastet helt tilbake til Visma Business slik at disse postene i neste omgang igjen fremkommer på betalingsforslaget som nye poster. Feil eller manglende KID. Visma AutoPay vil automatisk reversere utbetalingslinjen helt tilbake til Visma Business slik at de fremkommer på neste betalingsforslag som nye poster. Feil ved dataforbindelsen mellom din server og Visma AutoPay sentralt. 2.63 Innbetalingsservice På samme måte som ved direkte remittering, er noe av funksjonaliteten i forbindelse med OCR/Egiro bestemt overordnet, noe er generell funksjonalitet og noe bestemmes på avtalenivå. I OCR/Egiro innbetaling i Visma AutoPay finner du bl.a. følgende funksjonalitet: OCR/eGiro avtalene kan enten registreres på egne separate avtaler, eller på samme avtale som direkte remittering. Mulighet for flere OCR/eGiro-avtaler pr bedrift/klient KID-konvertering. (NB!) Viktig og unik funksjonalitet som gjør at du kan benytte OCR/eGiro innbetalingsservice også dersom bedriften/klienten fakturerer fra et annet faktureringssystem enn Visma Business med annen KID-kode oppbygging. Visma AutoPay vil da automatisk oversette denne fremmede KID-kode til Visma Business sitt format, slik at automatisk bokføring allikevel kan finnes sted! Automatisk bokføring av alle innbetalinger for alle bedrifter/klienter under ett uten manuell behandling. Valgfritt om du ønsker automatisk oppdatering av genererte bunter fra OCR/eGiro innbetalingsrutinen, eller om du ønsker å gjøre dette manuelt selv (kjøre kaffekopp i Visma Business). Vi anbefaler at du setter dette opp til å gå automatisk. Felles OCR/eGiro innbetalingskonto for flere bedrifter/klienter. Dette er også en unik funksjonalitet i systemet. Visma AutoPay sørger for bokføring mot riktig bedrift selv om flere ulike bedrifter/klienter benytter samme bankkonto! Dette er særlig aktuelt i forbindelse med konsern hvor man ønsker en felles bankkonto, men har behov for å dele opp i flere underliggende bedrifter/klienter av praktiske årsaker. 2.64 AvtaleGiro Her har du følgende funksjoner tilgjengelig. Noe av dette bestemmes på avtalenivå, noe overordnet på installasjonen og noe er generell funksjonalitet som gjelder uansett: Valgfri anvisning/attestasjon før betalingskrav kan sendes. Dersom denne funksjonen velges, så kan ikke samme person både kjøre forslag betalingskrav og deretter godkjenne forslaget for overføring. Godkjenning/anvisning bestemmes overordnet på hver enkelt installasjon, men kan fravikes på klientnivå under bestemte forutsetninger. Godkjenning/anvisning av betalingskrav kan også bestemmes på klientgruppenivå. Det betyr at en klient kan meldes inn i en klientgruppe (for eksempel et team i et regnskapsbyrå) og så må den/de ansvarlige for aktuell klientgruppe/team godkjenne/anvise betalingskravene. Klientgruppe er et eget begrep innenfor Visma AutoPay og lever sitt eget liv uavhengig av tilsvarende grupperingsmuligheter i økonomisystemet. Logging av bankkontonummer. Dette er en innebygd funksjon i Visma AutoPay som ikke kan overstyres, og som er bygget inn i systemet for å gi bedre sikkerhet i forbindelse med betalingskrav. Alle nye kunder og alle eksisterende kunder som det endres kontonummer på, blir logget i forbindelse med godkjenning/anvisning av utbetalinger. Visma AutoPay Visma Software AS Side 6
Valgfritt om du ønsker automatisk oppdatering av genererte bunter ved innbetaling, eller om du ønsker å gjøre dette manuelt selv (kjøre kaffekopp i Visma Business). Utførte AvtaleGiro-trekk kommer inn sammen med OCR/eGiro-innbetalinger og regnskapsbunt dannes av Visma AutoPay. Vi anbefaler at du setter dette opp til å gå automatisk. Under behandling av utførte AvtaleGiro-trekk vil Visma AutoPay forsøke å oppdatere trekkene i både Visma AutoPay-basen og betalingslinjer (Visma Business) med riktig status-verdi. Returmeldinger av ulike slag. Dette betyr at Visma AutoPay vil sende ut viktige meldinger vedrørende det enkelte AvtaleGiro-oppdrag automatisk via E-post til den ansvarlige saksbehandler. Dette gjelder for eksempel følgende: Feil ved remitteringsavtale eller bankkontonummer på oppdraget. Feil ved dataforbindelsen mellom din server og Visma AutoPay sentralt. 2.65 AutoGiro Her har du følgende funksjoner tilgjengelig. Noe av dette bestemmes på avtalenivå, noe overordnet på installasjonen og noe er generell funksjonalitet som gjelder uansett: Valgfri anvisning/attestasjon før betalingskrav kan sendes. Dersom denne funksjonen velges, kan ikke samme person både kjøre forslag betalingskrav og deretter godkjenne forslaget for overføring. Godkjenning/anvisning bestemmes overordnet på hver enkelt installasjon, men kan fravikes på klientnivå under bestemte forutsetninger. Godkjenning/anvisning av betalingskrav kan også bestemmes på klientgruppenivå. Det betyr at en klient kan meldes inn i en klientgruppe (for eksempel et team i et regnskapsbyrå) og så må den/de ansvarlige for aktuell klientgruppe/team godkjenne/anvise betalingskravene. Klientgruppe er et eget begrep innenfor Visma AutoPay og lever sitt eget liv uavhengig av tilsvarende grupperingsmuligheter i økonomisystemet. Logging av bankkontonummer. Dette er en innebygd funksjon i Visma AutoPay som ikke kan overstyres, og som er bygget inn i systemet for å gi bedre sikkerhet i forbindelse med betalingskrav. Alle nye kunder og alle eksisterende kunder som det endres kontonummer på, blir logget i forbindelse med godkjenning/anvisning av utbetalinger. Returmeldinger av ulike slag. Dette betyr at Visma AutoPay vil sende ut viktige meldinger vedrørende det enkelte AvtaleGiro-oppdrag automatisk via E-post til den ansvarlige saksbehandler. Dette gjelder for eksempel følgende: Feil ved remitteringsavtale eller bankkontonummer på oppdraget. Feil ved dataforbindelsen mellom din server og Visma AutoPay sentralt. 2.7 Hvem kan benytte seg av Visma AutoPay? Visma AutoPay er et konsept som er bygget rundt Visma Business. Forutsetningen for å kunne ta i bruk dette unike konseptet er at du kjører på versjon 5.x av Visma Business og at du tegner formidlingsavtale med Visma Software Norge for Visma AutoPay via Den Elektroniske Motorvei (se pkt. 2.2 ovenfor) 3. FUNKSJONSBESKRIVELSE VISMA AUTOPAY 3.1 Innlegging av grunndata for Visma AutoPay Visma AutoPay Visma Software AS Side 7
Før du starter opp med Visma AutoPay, må det legges opp en del grunnleggende data både i Visma Business og i Visma AutoPay. Nedenfor beskriver vi prosessen du må gå gjennom før du kan remittere eller motta OCR/eGiro innbetalinger for første gang. Normalt legges dette opp av en konsulent, slik at du slipper å forholde deg til dette selv. 3.1.1 Opplegg av grunndata i Visma Business En del viktige opplysninger bør leggges inn for aktuelt firma/klient i Visma Business før du starter opp. Først går du inn på Flytskjema administrasjon og trykker på knappen "Bedriftsparametre". Du får da opp følgende bilde: Under fanen Bedriftsopplysninger - Generelt Legg inn følgende: Organisasjonsnummer Bedriftens bankkontonummer. Dersom du skal fakturere med KID-kode (hvilken du nå bør gjøre!), bør du også vurdere å tilpasse din KID-kode ved hjelp av feltene KID kunde/lev sifre, KID ref.nr. sifre og KID-kode behandling. Dette for å optimalisere KID-koden slik at det blir minst mulig antall siffer for din kunde å behandle når han mottar din faktura. 3.1.2 Opplegg av grunndata i Visma AutoPay Generelt For å komme inn i de ulike skjermbilder i Visma AutoPay, må du alltid gå via ordinær betalingsformidlingsmeny i Visma Business. Visma AutoPay Visma Software AS Side 8
Gå inn på flytskjema "Regnskapsprosessen" og trykk på knappen Betalingsformidling. Du kommer da inn i følgende vindu: I det vinduet skal du oppholde deg under hele prosessen som har med Visma AutoPay å gjøre. Når du kommer inn i vinduet for betalingsformidling, havner du i fanen "Betalingsforslag". Dette er i utgangspunktet et vindu som viser åpne poster for leverandører. Herfra får du ikke tak i menyvalget for Visma AutoPay. Velg derfor neste fane i dette vinduet som heter "Sende betaling". Klikk deretter på overskriften "Betalingslinjenummer" eller på en eksisterende betalingslinje i dette vinduet dersom det finnes. Når du gjør det, så blir "Behandlingsmenyen" øverst til venstre i Visma Business tilgjengelig, og du skal nå klikke på den slik at rullegardinen fremkommer som vist i bildet nedenfor. Visma AutoPay Visma Software AS Side 9
Klikk deretter på menyvalget "Oppsett av AuyoPay" (eventuelt Oppsett av Converter), og du får da opp det nedenfor viste vinduet. Visma AutoPay Visma Software AS Side 10
Dette er hovedbildet i Visma AutoPay som gir tilgang til både å legge inn/vedlikeholde systemopplysninger i Visma AutoPay, samt oversikt over aktive eller avsluttede betalingsoppdrag på den bedriften/klienten du er logget inn på i Visma Business. Også dette vinduet har en verktøylinje øverst til venstre. Ved å trykke på knappen "Oppsett" kommer du inn i oppsettsmenyen av Visma AutoPay. Følgende valg finnes vedr. oppstart av Visma AutoPay (se bildet ovenfor): Dataavsender Kilder Grupper KID-kovertering (Krever ekstra passord for å få tilgang) (Krever ekstra passord for å få tilgang) (Krever ekstra passord for å få tilgang) Ekstra passord for tilgang til gitte systemopplysninger Årsaken til at visse funksjoner i Visma AutoPay er passordbeskyttet, et at ukyndig og ulovlig tilgang til gitte rutiner kan medføre at oppsettet og følgelig automatikken i systemet blir ødelagt, samt at utbetalinger til leverandører ikke blir anvist (godkjent) som forutsatt av autorisert personell. MERK! Det er ikke tilrådelig at mer enn en person i organisasjonen har kjennskap til dette passordet. Dersom passordet skulle bli glemt, kan nytt midlertidig og meget tidsbegrenset passord fåes ved henvendelse til driftspersonell (e-post: autopay-drift@visma.no). Dette passordet vil måtte endres umiddelbart for å komme videre. Du bør ikke be om nytt passord før du har behov for det, da det ikke vil være gyldig i mer enn noen få timer etter at det er generert. Brukere på datakraftverk vil ikke ha tilgang til de passordbeskyttede rutinene, og skal ta kontakt med driftspersonell (e-post: autopay-drift@visma.no) for å få endret på de aktuelle systemopplysningene. Vi anbefaler at passordet skiftes med jevne mellomrom. Dette er særlig viktig dersom anvisningsfunksjonen i Visma AutoPay er i bruk. Når du trykker på et menyvalg som er passordbelagt, må du oppgi riktig passord for å komme videre inn i den passordbeskyttede delen av systemet. Passordet ved første gangs innlogging er alltid "AutoPay" med stor "A" og stor "P". Systemet krever deretter at du skifter passord umiddelbart for å komme videre. Passordvinduet som dukker opp ser slik ut: Trykk på knappen "Nytt Passord" dersom du skal endre det. Ved første gangs innlogging eller når du får oppgitt nytt passord fra driftspersonell (e-post: autopay-drift@visma.no), kommer du direkte inn i funksjonen "Nytt passord" som vist nedenfor. Visma AutoPay Visma Software AS Side 11
Dataavsender Velg "Dataavsender", og du får da opp spørsmål om passord som beskrevet ovenfor. Legg inn riktig passord, og du kommer da inn i vedlikeholdbildet for dataavsender. Dataavsender er et svært viktig element i Visma AutoPay. Før du registrerer inn data i dette vinduet, skal du ha inngått avtale med Visma Software og blitt registrert som "abonnent" i Visma AutoPay. Dersom du kjører Visma AutoPay på et datakraftverk, skal du ikke legge inn data i dette bildet. Dette er altså en engangsregistrering som gjøres dersom du kjører på egen server eller på egen selvstendig PC. Følgende felt i skjermbildet skal fylles ut: (Husk at det er viktig at dette gjøres nøye!) Organisasjonsnummer Visma AutoPay Visma Software AS Side 12
Her legger du inn dataavsender sitt organisasjonsnummer. Husk at du kun skal legge inn de nummeriske verdiene i organisasjonsnummeret (dvs ikke "NO" og/eller "MVA"). Dersom du for eksempel er et regnskapsbyrå som kjører på egen server for mange klienter, så er det regnskapsbyrået sitt organisasjonsnummer som skal legges inn her. Dato opprettet Denne fylles ut automatisk av systemet Navn Fyll ut dataavsender sitt firmanavn (for eksempel regnskapsbyråets navn) Adresse Legg inn dataavsenders adresse og poststed i samme felt. E-postadresse systemansvarlig Her fyller du inn e-postadressen til den personen hos dataavsender som er dataansvarlig i virksomheten. Visma AutoPay vil i gitte situasjoner sende e-post til denne personen, og driftspersonell vil også kunne ha behov for å ta kontakt med vedkommende dersom utforutsette situasjoner skulle oppstå (for eksempel dersom dataforbindelsen faller ut). Signatur Dette er en kode som tildeles dataavsenderen av driftspersonell og må registreres inn nøyaktig. Visma AutoPay tester mot denne signaturen for å kontrollere at riktig avsender står bak de riktige dataene ved overføring til bankene (NETS). Ønsker e-postmelding dersom data ikke er utvekslet med Visma en dag Dersom du krysser av i dette feltet, vil Visma AutoPay automatisk sende deg melding dersom systemet ser at det ikke er utvekslet data mellom din server og Visma AutoPay en dag. Denne testen skjer hver natt, og vil altså fange opp mulige kommunikasjonsproblemer litt i etterkant. Vær oppmerksom på det. Kilde/VBsys Deretter velger du "Kilde" som vist nedenfor. Ved valg av "Kilde" får du samme spørsmål om passord som beskrevet under "Dataavsender" ovenfor. Samme passord benyttes i alle rutiner som er passordbeskyttet. Dersom du kjører på et datakraftverk, vil "Kilde" blir opprettet for deg av dataleverandøren, mens du må opprette dette selv dersom du kjører på eget anlegg. I Visma Business-sammenheng vil "kilde" bety hvilken "VBsys" du kjører på, slik at Visma AutoPay vet hvor dine data ligger når de automatiske prosessene kjøres. Visma AutoPay Visma Software AS Side 13
Når du trykker på valget "Kilde", kommer du inn i vinduet nedenfor. Dette vinduet inneholder både et vindu for å legge inn "Kilde" og en del grunnleggende opplysninger rundt automatisk pålogging av systemet. I tillegg finnes det et vindu for opplegg av brukergrupper i forbindelse med godkjenning/anvisning av utbetalinger. Visma AutoPay Visma Software AS Side 14
Registry nøkkel (kilde) Denne foreslås normalt av systemet og skal ikke endres av bruker. På datakraftverk blir dette lagt opp av din dataleverandør. Kildenavn Fylles normalt ut av systemet, men dersom du har fordelt dine bedrifter/klienter på flere VBsys, så kan du bli nødt til å angi riktig VBsys (kildenavn) manuelt. Brukernavn Visma Business Her legger du inn det brukernavnet som Visma AutoPay skal logge seg på med når de automatiske prosessene skal legge inn data i Visma Business etter hvert som det ankommer returdata fra banksentralene. Dersom du har ledige lisenser kan du godt benytte en spesielle bruker som ikke brukes av andre, men dersom du ikke har lisens for noen ubenyttede brukere, så kan du gjerne angi "System" som bruker her, eller en annen bruker som har systemrettigheter. MERK! Husk at den brukeren som oppgis her skal være satt opp som systemansvarlig og ikke ha kryss i feltet "En om gangen" i brukertabellen i Visma Business. Passord og bekreft passord Her angir du passordet i Visma Business på den brukeren du har angitt ovenfor. Autorisasjonsnummer Dette nummeret får du oppgitt av driftspersonell og vil være din kundereferanse. Konfigurasjon AvtaleGiro/AutoGiro AvtaleGiro og AutoGiro er NETS-løsninger for at betalingsmottaker kan få tillatelse til å trekke beløp direkte fra betalers bankkonto. På Kilde-fanen er det to felt for å sette opp kobling mot Aktør-tabellen i Visma Business. Hvis du ikke fyller ut disse feltene selv, så vil Visma AutoPay fylle ut med standardverdi Gruppe7 i Feltnavn varsling og Opplysning7 i Feltnavn melding. Verdiene i de to feltene forteller hvilke felter på Aktør (kunde) som inneholder varslingstype og meldingstekst til betaler Eieren av bankkontoen det skal trekkes fra, skal ha varsel om kommende trekk i henhold til regler satt opp av NETS. Det er ulike frister for varsling alt etter hvem som skal varsle; banken eller betalingsmottaker. Se AvtaleGiro Ingen varsling fra bank Frister hos Nets under AvtaleGiromerking i kapittel 3.2.6, og NETS bruker-håndbøker for AvtaleGiro og AutoGiro for nærmere beskrivelse. Anvisnings-funksjonalitet Kilde/VBsys Visma AutoPay Visma Software AS Side 15
Dersom du ønsker at utbetalingene for denne "kilden" (gruppe av bedrifter) skal godkjennes/anvises før det sendes til banksentralen for belastning, krever det at en ekstra person i organisasjonen involveres i utbetalingsprosessen før automatikken i Visma AutoPay kan overta. Alle utbetalingsoppdrag som er underlagt godkjenning/anvisning, må alltid godkjennes av en autorisert bruker før utbetalingen kan gå videre til banksentralen for belastning. Anvisningsfunksjonen i Visma AutoPay er meget enkel å utføre, og du bør derfor ha veldig gode grunner til for ikke å benytte deg av denne funksjonaliteten! Hvordan den enkelte rent praktisk ønsker å ordne dette og hvilke grunnlagsmateriell som bør legges frem for den som skal godkjenne utbetalingene, må bestemmes av den enkelte bedrift eller regnskapsbyrå. For regnskapsbyråenes sin del anbefaler vi at man følger de råd og retningslinjer som er satt opp av NARF i sakens anledning. I dette bildet angir angir du på overordnet nivå om det skal være anvisningsplikt på den aktuelle "kilden". Når det er angitt overeordnet at det skal være anvisning ved utbetaling, kan dette overstyres på klient/bedriftsnivå, ved at du på avtalenivå kan sette inn "Nei" til anvisning. Det er imidlertid kun den personer med passordrettighet til grunndataene som kan gjøre dette. Har du ikke valgt anvisning overordnet, kan du allikevel sette det opp på en enkeltbedrift/klient. (For eksempel en onlinekunde for et regnskapsbyrå som du ønsket ekstra sikkerhet for.) MERK! Vi anbefaler at det settes på anvisning overordnet, slik at det aldri vil være mulig for en og samme person å gjennomføre en utbetaling fullt ut. Dette sikrer både deg, din bedrift og dine ansatte fra å komme ut for ubehagelige situasjoner og fristelser. Anvisning Her angir du om "kilden" skal underlegges anvisningskrav eller ikke. Vi anbefaler altså at du legger inn "Ja" i dette feltet. Ny Ved å klikke på menyen "Ny", får du opp vinduet "Attestant" hvor du angir brukernavnet i Windows til den eller de personene som skal kunne anvise utbetalinger. MERK! De brukere som generer utbetalingsforslag, skal ikke legges opp som anvisere. Kun de personer som skal anvise et utbetalingsoppdrag skal legges inn her. Visma AutoPay passer også på at en og samme person ikke både kan generere utbetalingsoppdrag og anvise det samme oppdraget for utbetaling selv om vedkommende i utgangspunktet har anledning til å gjøre begge deler. Visma AutoPay Visma Software AS Side 16