KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr. 5 Kontrollutvalget i Strand INNKALLES TIL MØTE 19. oktober 2009 kl. 08.30 i Formannskapssalen Møtet er åpent for publikum og presse SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte 20/09 Oppfølging av forvaltningsrevisjon: Utbyggingsområder og utbyggingsavtaler 21/09 Orientering om kommunens tertialrapportering 2. tertial 2009 22/09 Bestilling av forvaltningsrevisjon: Kvalitet i barnehager 23/09 Oversikt over status prosjekter og kontroller 24/09 Møteplan 2010 EVENTUELT MELDINGER Ingen meldinger til dette møtet Rådmannen og kommunalleder for tekniske tjenester og næring er invitert til sak 20, Rådmann og økonomisjef er invitert til sak 21 Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon 51 97 65 91 evt. 414 46 180, eller på e- post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no. Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Strand, 9. oktober 2009 Jens Petter Thoresen Leder av kontrollutvalget Sekretariatet
: 200800332 : E: 216 : Kontrollutvalget i Strand 19.10.2009 20 /2009 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJON: UTBYGGINGSOMRÅDER OG UTBYGGINGSAVTALER Bakgrunn Kontrollutvalget er etter forskriften 1 pålagt å følge opp kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandling av rapporter om forvaltningsrevisjoner. Rapporten Utbyggingsområder og utbyggingsavtaler ble behandlet i kontrollutvalget 01.12.08 og kommunestyret 18.02.09. Kommunestyret vedtok da at kontrollutvalget skal følge opp rapporten innen ca 6. måneder. Sekretariatet har i brev av 17.08.09 bedt rådmannen om en skriftlig tilbakemelding på hvordan administrasjonen har fulgt opp rapporten. Rådmannen og kommunalleder for tekniske tjenester og næring er i tillegg invitert til møtet for å orientere om administrasjonens oppfølging av rapporten. Saksframstilling Kontrollutvalget har mottatt tilbakemelding fra rådmannen om hvilke tiltak administrasjonen har iverksatt i tilknytning til rapporten (vedlegg 1). Som vedlegg til saken ligger også utdrag av revisjonsrapporten avsnitt 4 og 5 som omhandler revisors anbefalinger og rådmannens kommentar til rapporten. I innledningen av tilbakemeldingen understreker rådmannen at oppfølgingen av rapporten er et kontinuerlig arbeid, og at tilbakemeldingen blir mer som en statusrapport enn en sluttrapport. Rådmannen kommenterer deretter de enkelte anbefalingene i rapporten. Vi viser ellers til svarbrevet og til rådmannens redegjørelse i møtet. I følge forskrift om kontrollutvalg med merknader tilligger det kontrollutvalget å påse at rådmannen følger opp rapporten. Det ligger ikke til kontrollutvalget å fastsette hvordan administrasjonen skal følge opp påviste avvik/svakheter i det konkrete tilfelle, da dette er rådmannens ansvar. Kontrollutvalget kan likevel melde videre til kommunestyret dersom saker etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. 1 Forskrift om kontrollutvalg 12 2
Forslag til 1. Kontrollutvalget tar rådmannens tilbakemelding om hans oppfølging av rapporten om forvaltningsrevisjonen Utbyggingsområde og utbyggingsavtaler til etterretning. 2. Melding om oppfølgingen sendes kommunestyret til orientering. SANDNES, 08.10.2009 Vedlegg: 1. Oppfølging av rapport om forvaltningsrevisjon: Utbyggings områder og utbyggingsavtaler brev fra kommunen. 2. Utdrag av rapporten. 3
: 200800185 : E: 212 : Kontrollutvalget i Strand 19.10.2009 21 /2009 ORIENTERING OM KOMMUNENS TERTIALRAPPORTERING 2. TERTIAL 2009 Bakgrunn Kontrollutvalget er ikke med i selve behandlingen av tertialrapportene. Men som kommunens tilsynsorgan 2, bør kontrollutvalget følge med i utviklingen av den løpende driften. Derfor har det vært fast praksis at kontrollutvalget ber rådmann og økonomisjef komme å orientere om tertialrapporteringen. Som vedlegg til denne saken ligger saksframlegget til formannskapet om tertialrapport 2 2009 og saksframlegget til formannskap/kommunestyret om budsjettjusteringer pr 2. tertial 2009. Saksframstilling I følge tertialrapporten 2. tertial viser prognosene et estimert merforbruk på 8.963.000,- for 2009. Rådmannen skriver i sin konklusjon: Rådmannen vurderer den økonomiske styringen på virksomhetene som god. De fleste virksomhetene har såpass stramme budsjettrammer at endringer i budsjettforutsetningene raskt slår ut i budsjettreserver eller merforbruk. Alle avviksprognoser bør ikke dekkes automatisk inn. Især når kommunen står overfør større økonomiske utfordringer. Mer langsiktige endringer er viktig å innarbeide i neste års budsjettrammer, slik at den enkelte virksomhet har realistiske budsjettrammer. De store økonomiske utfordringene tas opp i egen sak til kommunestyret og rådmannen har i denne omgang funnet det fornuftig at samtlige budsjettendringer i forbindelse med tertialrapporteringen følger i samme sak. Pålagte internkontroll-aktiviteter gjennomføres i ulik grad i virksomhetene. 2009 har vært preget av omlegging av rutiner og av opplæring, og rådmannen vil intensivere oppfølgingen av internkontroll i virksomhetene etter hvert som de nye kommunalavdelingene kommer i gang. Rådmannen er likevel tilfreds med den utvikling som skjer i virksomhetene mht implementering av rutiner for internkontroll. I saken om budsjettjusteringer foreslår rådmannen justeringer med i alt 2,9 mill kr i drift, og noen mindre justeringer på investeringsbudsjettet. I sin konklusjon skriver han bl.a: Rådmannen foreslår kun ytterst få justeringer mellom virksomheter, især der reserver er avdekket eller andre realiteter har tvunget seg fram. Sistnevnte gjelder barnevern (rest), omsorgslønn, spesped førskole. Se også utredning i egen sak til levekår og formannskap tertialrapport 2 2009, samt kommunestyresak 042/09 om driftstiltak for budsjettdekning. Inndekning av seniormidler og lønnsreserve har rådmannen ikke avdekket reelle ledige midler til, ei heller en del av virksomhetenes øvrige utfordringer. 2 Jfr. Kommunelovens 77, 1. ledd og forskriften om kontrollutvalg 4 4
Videre skriver rådmannen: Det er etter rådmannens mening dessverre for lite midler til å finansiere alle meldte avvik og nye behov. Det er opp til kommunestyret å foreta ytterligere omprioritering av eksisterende midler. Disposisjonsfondet bør ikke benyttes til løpende driftsutgifter, i tillegg er fondene sterkt redusert i løpet av 2008 og 2009 (inkl. foreslåtte disponeringsvedtak). Rådmannen vil sterkt anbefale at fondet forsøkes bygget opp for å sikre framtidig handlefrihet. Det er en kjensgjerning at Strand kommune har utfordringer med å tilpasse investerings- og driftsnivået sitt til de reelle økonomiske rammene og det bør bygges opp en buffer for å kunne dekke framtidige underskudd dersom dette skulle oppstå. Rådmannen foreslår en prioriteringsrekkefølge for å tappe tidligere disponerte disposisjonsfond dersom behov skulle være til stede i regnskapsavleggelsen for 2009. Å pålegge virksomhetene å dekke inn de resterende behovene innenfor sin driftsramme er en urealistisk oppgave og vil i stor grad medføre tilsvarende negative avvik ved årsslutt. Underskudd skal iht lovverket finansieres, ev tas inn i kommende budsjettår. En slik løsning er lite tilfredsstillende og vil legge sterke føringer på driftsnivået kommende år. Vi viser ellers til saksframleggene og administrasjonens orientering i møtet. Forslag til Kontrollutvalget i Strand tar kommunens tertialrapportering for 2. tertial til orientering. SANDNES, 07.10.2009 Vedlegg: 1. Tertialrapport 2 2009 2. Budsjettjusteringer pr 2. tertial 2009 5
: 200900050 : E: 216 : Kontrollutvalget i Strand 19.10.2009 22 /2009 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON: KVALITET I BARNEHAGER Bakgrunn Kontrollutvalget oppdaterte/rullerte plan for forvaltningsrevisjon i møtet 31.08.09. I denne forbindelse ba kontrollutvalget om det ble laget en bestilling av forvaltningsrevisjon om Kvalitet i barnehager til dette møtet. Fra Rogaland Revisjon IKS har kontrollutvalget mottatt et forslag til prosjektmandat basert på de innspillene som framkommer i vedlegget til plan for forvaltningsrevisjon 3. Saksframstilling I forslaget til prosjektmandat foreslås det følgende formål med prosjektet: Å vurdere kvaliteten på barnehagetjenestene slik den oppleves av brukere og styres av administrasjonen. Formålet blir i forslaget til prosjektmandat konkretisert i følgende problemstillinger som skal belyses: Hvordan er Strands barnehagetilbud statistisk sammenlignet med andre kommuner (økonomi, dekningsgrader mv)? Hvordan styres innholdet i tilbudet (kvalitetssystem, planer, organisering, kompetanse mv)? o Overfor kommunale og private barnehager: o Hvordan følger kommunen opp sitt tilsynsansvar Hvordan sikres likebehandling i forhold til offentlige tilskudd og samordnet opptak? Hvordan opplever de foresatte barnehagetilbudet i kommunen? I hvilken grad etterlever kommunen berørte krav i lov og regelverk? I prosjektmandatet foreslås en budsjettramme på 250 timer til dette prosjektet. Kontrollutvalget må vurdere om bestillingen er dekkende i forhold til det de ønsker å oppnå med forvaltningsrevisjonen på dette området. Dersom kontrollutvalget ser andre sider som de ønsker å få belyst, må dette legges inn i bestillingen nå, da rapporten vil bli levert i tråd med bestillingen kontrollutvalget vedtar. 3 Innspillene som nevnt i planen er gjengitt under i prosjektmandatet under punktet Bakgrunn. 6
Forslag til 1. Kontrollutvalget i Strand bestiller forvaltningsrevisjonen Kvalitet i barnehager i tråd med framlagt forslag til prosjektmandat, med de endringer som kommer fram i møtet 2. Kontrollutvalget forutsetter at rapporten blir levert innen 30.09.10. SANDNES, 08.10.2009 Vedlegg: 1. Forslag til prosjektmandat Kvalitet i barnehage fra Rogaland Revisjon IKS 7
: 200800046 : E: 216 : Kontrollutvalget i Strand 19.10.2009 23 /2009 OVERSIKT OVER STATUS PROSJEKTER OG KONTOLLER Bakgrunn Oversikten er et verktøy for kontrollutvalget for å kunne følge bestillinger til rapporter blir sluttbehandlet/ferdig fulgt opp. Oversikten oppdateres til hvert møte. Saksframstilling I dette møtet har kontrollutvalget behandlet bestilling av en ny forvaltningsrevisjon som forventes levert i slutten av september 2009. Fra før har kontrollutvalget en forvaltningsrevisjon i bestilling som forventes klar til nest møtet 30.11.09. Kontrollutvalget har i dette møtet fulgt opp rapporten Utbyggingsområder og utbyggingsavtaler. Til neste møte planlegges oppfølging av rapporten om etikk. Forslag til Kontrollutvalget tar oversikt over status prosjekter og kontroller oktober 2009 til orientering SANDNES, 08.10.2009 Vedlegg: 1. Oversikt over status prosjekter og kontroller oktober 2009 8
: 200800012 : E: 033 : Kontrollutvalget i Strand 19.10.2009 24 /2009 MØTEPLAN 2010 Med utgangspunkt i årets møteplan og opplysninger fra kommunen har vi satt et forslag til møteplan for 2010. Som tidligere er det lagt opp til 6 møter i løpet av året, fordelt med tre møter vår og høst. Møtene holdes på tirsdager og starter kl 17.00. Kontrollutvalgets møte i mars er tilpasset møtene i formannskapet og kommunestyret. På dette møtet skal kommunens årsregnskap/-melding behandles. Forslag til Kontrollutvalget godkjenner følgende møteplan for 2010: MØTE TIDSPUNKT MERKNADER Mandag 08. februar kl. 08.30 Mandag 22. mars kl. 08.30 Tilpasset fsk (24. mars) og kst (21. april) Mandag 07. juni kl. 08.30 Mandag 30. august kl. 08.30 Mandag 25. oktober kl. 08.30 Mandag 29. november kl. 08.30 SANDNES, 12.10.2009 9