Møtebok for menighetsrådsmøte torsdag 26. august 2004 Møtets varighet: Kl. 19.00 21.40 Til stede: Arild Isaksen, Kirsti Frøshaug, Ellen Kavlie-Borge, Kjell Sjulstok, Kjell Rønningen, Ellen Merete Storeide, Guro Jensen, Per Frantsvold, Anne-Karin Kolbu, ungdomsarbeider Cecilie B. Larsen (til sak 57.2004), menighetspedagog Espen Hægeland (til sak 57.2004 og 58.2004), sokneprest Kristine Værnes (fra kl. 20.15). Forfall: Trond Christensen, Rolv Bjelland Åpningsord og bevertning: Per Frantsvold Referent: Saksbehandler Olav Martin Bjørnsen Sak 55.2004: Godkjenning av saksliste og møtebok Saksordfører: Arild Isaksen Sakslisten for inneværende møte Møtebok for menighetsrådsmøtet 17. juni Sakslisten for inneværende møte skal godkjennes Møtebok for menighetsrådsmøtet 17. juni skal godkjennes Det har kommet en merknad til møtebok: Siste setning i sak 51.2004 skal rettes til vårsemesteret 2005. Sakslisten godkjennes uten merknader Møtebok for menighetsrådsmøtet 17. juni godkjennes med nevnte merknad Det ble meldt 7 saker til eventuelt Sakslisten godkjennes med nevnte merknad Møtebok for menighetsrådsmøtet 17. juni godkjennes med nevnte merknad Sak 56.2004: Fullmakt til å hente rekommanderte sendinger Saksordfører: Kjell Sjulstok Det viser seg at ingen av dagens ansatte i staben har fullmakt til å hente rekommanderte sendinger på Posten. Arbeidsutvalget foreslår at sokneprest Kristine Værnes, saksbehandler Ellen Vold, saksbehandler Olav Martin Bjørnsen og menighetspedagog Espen Hægeland gis fullmakt til å kvittere for rekommanderte sendinger på Posten. Postens regelverk krever at en slik fullmakt gis ved et offisielt styrevedtak. Sokneprest Kristine Værnes, saksbehandler Ellen Vold, saksbehandler Olav Martin Bjørnsen og menighetspedagog Espen Hægeland gis fullmakt til å kvittere for rekommanderte sendinger til Lørenskog menighet.
Sokneprest Kristine Værnes, saksbehandler Ellen Vold, saksbehandler Olav Martin Bjørnsen og menighetspedagog Espen Hægeland gis fullmakt til å kvittere for rekommanderte sendinger til Lørenskog menighet. Sak 57.2004: Ungdomsarbeider Saksordfører: Kjell Sjulstok, menighetspedagog Espen Hægeland Utkast til arbeidsavtale med ungdomsarbeider Menighetsrådsleder ble i møte av 17. juni gitt fullmakt til å inngå avtale med ungdomsarbeider, da menigheten hadde fått et konkret tilbud om dette. Menighetspedagog har hatt det meste av den daglige kontakten med potensiell ungdomsarbeider, og oppdaterte arbeidsutvalget på fremdriften i denne saken; da menighetsrådets leder måtte melde forfall til arbeidsutvalget. Kandidat har nå takket ja til en avtale, som innebærer at hun vil være engasjert i en 30% stilling til og med 30. juni 2005. I utgangspunktet vil avlønning skje i form av at ungdomsarbeider får fri losji frem til 30. juni, men skulle bosted medføre en vesentlig mindre kostnad en normal avlønning, vil det også være aktuelt med formell lønnsutbetaling. Menighetspedagog vil informere nærmere om dette; se også eget punkt om dette i utkast til arbeidsavtale. Diskuteres under møtet Menighetsrådsleder informerte om at leiekontrakt for leilighet hadde blitt undertegnet i uke 34, og at kostnad for denne vil være kroner 3600,- pr. mnd. Utkast til arbeidsavtale ble drøftet og følgende kommentarer fremkom under behandling: - Fellesrådet bør stå som formell arbeidsgiver under punkt 2. - Siste setning under punkt 3 strykes - Skrivefeil i punkt 6 rettes opp - Under punkt 7 skal kontrollføres byttes ut med kontrolleres. - Punkt 8 bør revideres, og man bør konsultere egnet fagperson mht. utforming av dette punktet. 1. Cecilie B. Larsen ansettes som ungdomsarbeider i Lørenskog menighet for perioden 8. august 2004 til og med 30. juni 2005, med en stillingsgrad på 30%. 2. Avlønning vil bestå av fri losji, samt en månedlig avlønning på brutto kroner 1400,-. 3. Total kostnadsramme for avtaleperioden vil være kroner 65.000,-. 4. Menighetspedagog bes konsultere revisor og/eller annen fagperson for endelig utforming av lønnsmessige og sosiale kostnader 5. Menighetspedagog bes ta kontakt med Lørenskog kirkelige Fellesråd ved kirkevergen for avtale om praktiske lønnsutbetalig m.m. Sak 58.2004: Julebasar søndag 5. desember Saksordfører: Ellen Kavlie-Borge BULM ved menighetspedagog Espen Hægeland har informert arbeidsutvalget om sine synspunkter angående samarbeid ved julebasar 5. desember. Følgende fremkom: BULM har hatt konkrete planer om å arrangere julebasar før dette ble tema i menighetsrådet. Intensjonen har hele tiden har vært at netto overskudd av Julebasar skulle fordeles 50/50 mellom NMS og BULM s misjonsprosjekt. Disponering av overskudd fra Julebasar vil være i tråd med menighetens nylig undertegnede samarbeidsavtale med NMS. Det ble videre klargjort at en gruppe ungdommer fra menigheten, 10-15 personer, skal reise til Mali. Denne delen av BULMs misjonsprosjektet er anbefalt og kvalitetssikret av Det Norske Misjonsselskap.
Turen til Mali er tidligere omtalt i søknad sendt Opplysningsvesenets Fond i 2003; en søknad som ble behandlet og vedtatt av menighetsrådet i sak 85.2003, og bakgrunnen for at en slik tur er aktuell, er et ønske om å ivareta og styrke misjonsiveren til de unge som har et misjonsengasjement. 1. Netto overskudd fra julebasar 5. desember fordeles 50/50 mellom NMS og BULMs misjonsprosjekt 2. BULM anmodes om å stille med en eller flere representanter som skal delta på turen til eget arrangement i etterkant av denne. Menighetsrådet vil komme tilbake med informasjon om hva slags arrangement som vil være aktuelt. Saksordfører meldte at Fjellhamarmisjonen er positive til å samarbeide om å avvikle Julebasar den 5. desember. Fjellhamarmisjonen vil stille med en eller flere personer til Julebasarkomiteen. Menighetspedagog meldte at BULM vil ha et møte i uke 36, hvor man skal diskutere organisering av julebasar og arbeidsfordeling. Menighetsrådet etterlyste både skriftlig informasjon og en handlingsplan for BULMs misjonsprosjekt, primært i forhold til Malituren. 1. Netto overskudd fra julebasar 5. desember fordeles 50/50 mellom NMS og BULMs misjonsprosjekt 2. Menighetspedagog bes presentere utkast til handlingsplan for Malituren på menighetsrådsmøtet 23. september, samt skriftlig informasjon om misjonsprosjektet og relevant skriftlig oppfølging i forhold til midler bevilget av Opplysningsvesenets fond. Sak 59.2004: Menighetsweekend Saksordfører: Sokneprest Kristine Værnes Soknepresten orienterer om status for årets menighetsweekend. Ivar Ruud er hyret inn til enkelte arbeidsoppgaver under weekenden, mot at menighetsrådet betaler hans opphold, bilgodtgjørelse samt et honorar på kroner 500,-. Arbeidsutvalget foreslår videre at ansatte med arbeidsoppgaver under menighetsweekend kun betaler egenandel på kroner 200,-, og at menighetsrådet tar resterende kostnad for deres opphold. 1. Menighetsrådet vil dekke utgifter til Ivar Ruud samt stab/ansatte med arbeidsoppgaver som skissert i saksfremlegg 2. Øvrig informasjon tas til orientering Saksordfører informerte om at det pr. 26. august var 18 påmeldte, inkludert stab. Det ble reist forslag om å avlyse menighetsweekend grunnet få påmeldte. Det ble reist forslag om at årets menighetsweekend skal evalueres i etterkant. Menighetsrådet fant det skuffende at årets menighetsweekendtilbud har fått så liten tilslutning; med tanke på at denne type menighetsweekend gjennom flere år har blitt etterlyst av svært mange aktive i menigheten; og at årets weekend var skreddersydd for å passe nettopp dette segmentet i menigheten. 1. Menighetsrådet vil dekke utgifter til Ivar Ruud samt stab/ansatte med arbeidsoppgaver som skissert i saksfremlegg 2. Menighetsrådets medlemmer bes være aktive med henhold til å fremskaffe flere påmeldte til årets menighetsweekend 3. Menighetsrådet vil evaluere menighetsweekend 2004 i etterkant av arrangementet Sak 60.2004: Design og markedsføring Saksordfører: Guro Jensen
Modell for utarbeidelse av design - utarbeiding av nytt brosjyremateriell og programdistribusjon for Lørenskog menighet. På oppfordring fra MR har Kjell Sj. og Guro arbeidet fram et forslag til hvordan vi kan samordne informasjon fra menigheten i papirform med et helhetlig visuelt uttrykk. (Designen tenkes naturligvis å samordnes med internettsiden på sikt.) Det foreslås at det trykkes opp en type enkel mappe i blankt, tykt papir med gjennomarbeidet utseende som inneholder logo, visjon, noe hyggelig generell informasjon om hva menigheten kan tilby og et par av de viktigste telefonnumrene. Så kan semesterprogrammet trykkes opp enkelt og rimelig i A4-format to ganger i året og stikkes inn i mappen. Egne adresseark kan også trykkes opp, kanskje en gang i året, og de som er interessert kan legge det inn i mappen. Tanken er selvfølgelig at her kan andre lapper med informasjon også få sin plass. Kanskje den kan brukes av konfirmanter? I alle fall av konfirmantenes foreldre som et samlingssted for informasjon. Vi foreslår at denne mappen skal foreligge før advent og at frivillige i menigheten deler ut en mappe til hver husstand. Inne i mappen kan det ligge et ark med vårens program (også gudstjenesteliste), et ark om kirkerottenes julekonsert og en oversikt over julens gudstjenester og juletrefesten. Deretter er tanken at denne mappen skal foreligge i kirken til enhver tid med aktuelt innstikksmateriale ved siden av. Høstens program deles ut for siste gang i tråd med tidligere utgaver, da det er viktig å legge om en visuell profil på en samlet og helhetlig måte når man først gjør det 1. Designgruppen får fullmakt til å jobbe videre og fremlegge endelig forslag til MR 23. september. 2. Staben ved Elisabeth Lund forespørres om å lage program for høstsemesteret 2004 3. Ny folder med nytt design lages til vårsemesteret 2005 Det ble kommentert at en egen mappe som skissert over til dels vil medføre en høy utgift for menighetsrådet, og at det er lite realistisk å forvente at mottakere vil ta vare på denne på noen bedre måte enn andre trykksaker man får i posten. Det ble foreslått at komiteen burde vurdere om det ville være bedre å vurdere mappen for mer internt bruk; eksempelvis at denne ble gitt dåpsforeldre og konfirmantforeldre. Det ble foreslått å kontakte Statens forvaltningstjeneste, avdeling Statens trykning; for å innhente et kostnadsoverslag for opptrykk av en slik mappe. Det ble foreslått at man hadde en visuell presentasjon av logo og design på menighetsrådsmøtet i september. 1. Designgruppen får fullmakt til å jobbe videre og fremlegge alternative forslag til MR 23. september. 2. Staben ved Elisabeth Lund forespørres om å lage program for høstsemesteret 2004 3. Menighetsrådet har som mål at ny folder med nytt design lages til vårsemesteret 2005 Sak 61.2004: 15-årsjubileet Saksordfører: Kirsti Frøshaug Saksordfører oppdaterer menighetsrådet med henhold til fremdriften når det gjelder jubileumskomiteens sammensetning. Tas til orientering Jubileumskomiteen vil bestå av menighetspedagog, kapellan og menighetsrådets nestleder. Det ble informert om at komiteen vil ha sitt første møte i uke 36, og etterlyste innspill til møtet.
Tas til orientering Sak 62.2004: Orienteringer Saksordfører: Arild Isaksen Nyhetsbrev fra Tibetmisjonærene Rode-Christoffersen 1. Takk for deltagelse - Erling von der Fehr og Sigrun Andreassen takker for deltagelse og hilsener ved sine respektive ektefellers begravelser. 2. Takk for gave - NMS takker for gave stor kr. 5663,-.Tibetmisjonenn takker for gave stor kr. 4275,-. 3. Nyhetsbrev fra Rode-Christoffersen - Distribueres med sakslisten 4. Samarbeidsavtale mellom NMS og Lørenskog menighet - Avtalen er nå signert av alle parter. 5. Visitasrapport fra bispevisitas 15. 25. april 2004 - Visitasrapporten vil trykkes opp og distribueres til stab og rådsmedlemmer snarest mulig 6. Kirkevertordningen høsten 2004 - Vaktplan, oversikt over medlemmer samt referat fra møte ble distribuert i sommer 7. Sommerbrev fra Gjensidige NOR - Gjensidige NOR tilbyr alternative spareordninger samt forslag til investeringsobjekter. Arbeidsutvalget kan ikke se at dette vil være aktuelt for Lørenskog menighet 8. TV-aksjonen 17. oktober 2004 - Lørenskog kommune vil i år benytte lokalene i Fjellhamar kirke fra og med kl. 13.30 på innsamlingsdagen 9. Fellesgudstjenester i Lørenskog kirke - Skriv og instrukser fra Borg biskop angående fornyelse av søknad om fellesgudstjenestene i Lørenskog. Videre oppfølging av saken er delegert til menighetens sokneprest. 10. KA`s høstkonferanse 2004 - Informasjon om denne ble sendt ut pr. epost i sommer. Kjell Sjulstok vil delta på seminar om Målstyring av og i Den norske kirke Tas til orientering Sak 63.2004: Eventuelt 1. Oppfølging av menighetens strategiplan - Oppfølging av menighetens strategiplan ble etterlyst Saken diskuteres på førstkommende Arbeidsutvalgsmøte 2. Oppfølging av økonomireglement for menigheten - Oppfølging av arbeidet med menighetens økonomireglement ble etterlyst Saken vil bli diskutert på førstkommende Arbeidsutvalgsmøte 3. Menighetens undervisningsutvalg - Menighetens undervisningsutvalg ønsker å komme til menighetsrådet for å informere og diskutere sitt arbeid. Møtereferat fra siste møte i utvalget ble overlevert i forkant av menighetsrådsmøtet. Undervisningsutvalget vil bli invitert til menighetsrådsmøtet i oktober. Møtereferat vil bli distribuert sammen med møtebok fra inneværende møte. 4. Regionale fagdager om vennskapssamarbeid - menighetsrådet har mottatt informasjon om seminarer i oktober. Informasjon ble lest opp på møtet. Tas til orientering 5. Innsamlingsaksjon for flyktningekatastrofen i Darfur, Vest-Sudan
- Det ble etterlyst informasjon angående innsamlingsaksjonen Kirkens Nødhjelp og Røde Kors arrangerer i forbindelse med nødssituasjonen i Darfur, og i særdeleshet hvilke lokale tiltak man vet om. Sokneprest informerte om at offer i gudstjenesten 12. september vil gå til denne aksjonen, samt at det vil være innsamlingsaksjon ved handlesenterene i Lørenskog lørdag 11. september. Sokneprest etterlyste fire frivillige som kunne tenke seg å stå to timer hver på stand lørdag 11. september. Informasjon tas til orientering. Frivillige til aksjon lørdag 11. september bes ta kontakt med sokneprest Kristine Værnes. 6. Besøk av misjonær Anne Helene Gundersen - Sokneprest informerte om at misjonær Anne Helene Gundersen vil delta på kirkekaffe søndag 12. september, og informere om misjonsarbeidet i Bangladesh. Tas til orientering 7. Kveldsmatkvelder i høstsemesteret - Sokneprest informerte om at det vil bli arrangert kveldsmatkvelder to ganger i høstsemesteret, 16. september og 11. november. På førstnevnte kveld vil Arvid Volden berette om sine pilgrimsvandringer i Spania. Det ble etterlyst frivillige til å lage mat til arrangement 11. november. Informasjon tas til orientering. Frivillige til matlaging bes melde seg til sokneprest Kristine Værnes