Møtebok for menighetsrådsmøte torsdag 17. januar 2002

Transkript

1 Møtebok for menighetsrådsmøte torsdag 17. januar 2002 Møtets varighet: Kl i Fjellhamar kirke, dåpssakristiet Til stede: Arild Isaksen, Tonje Weihe, Trond Christensen, Kjell Sjulstok, Ellen Kavlie-Borge, Kjell Rønningen, Ellen Merete Storeide, Kirsti Harda Frøshaug, Sokneprestvikar Odd Gjøen, Else Berger (til sak om gave fra Gerd Rykkja til Lørenskog kirkes venner), vararepresentant Per Frantsvold (frem til sak ) Referent: Saksbehandler Olav Martin Gystad Sak : Orienteringer 1. Godkjenning av saksliste 2. Godkjenning av protokoll fra menighetsrådsmøte 13. desember - Til sak 72/01 har det innkommet en korreksjon: Espen Hægland tiltrer sin stilling 1. august Godkjenning av protokoll fra konstituerende MR 13. desember 4. Orienteringssaker - Kirkeringen har nå blitt oppløst; og innsamlede midler kr er gitt i gave til menigheten. MR sender takkebrev for gaven. Gaven skal for øvrig benyttes til kirkens behov. - Lørenskog kirkes venner har mottatt gavebeløp pålydende kr ,- av Gerd Lykkja, som vil bli brukt til å bekoste innkjøp av puter til benkene i Lørenskog kirke. - Protokoll fra Skårer menighetsråd sitt møte 13. desember foreligger - IKT-satsing i kirkeadministrasjonen. - Ny arkivlov trådde i kraft fra årsskiftet. - MR-leder bevilger (ref sak 4.2) inntil Kr til vikar søndag 3. mars 2002 og vil orientere om bakgrunnen for dette. 1. Sakslisten godkjennes. 2. Protokoll godkjennes med nevnte endring. 3. Protokoll godkjennes. 4. Menighetsrådet tar sakene til orientering nye saker ble medbrakt til møtet, 4 nye saker ble meldt i møtet. 2. Spørsmål vedrørende sak 66/01 og 67/01 ble tatt opp og avklart på møtet. For øvrig ingen merknader. 3. Ingen merknader 4. Ingen merknader 1. Sakliste godkjennes med nevnte endringer 2. Protokoll godkjennes. 3. Protokoll godkjennes 4. Sakene tas til orientering Sak : Innledning fra menighetsrådets leder Leder av menighetsrådet (MR) vil innlede møtet med en del tanker og innspill om hvordan arbeidet i menighetsrådet kan foregå.

2 Saksordfører For i størst mulig grad å aktivisere samtlige av menighetsrådets medlemmer under møtene, vil de enkelte medlemmer bli satt opp som saksordfører i de sakene MR behandler. Saksordfører vil få ansvaret med å sette seg inn i de konkrete enkeltsaker, samt å presentere saken for resten av MR. Saksordfører vil da ha full frihet til å innhente all den informasjon som vedkommende vil føle er nødvendig å inneha; samt presentere andre syn enn det arbeidsutvalget har i de enkelte saker. Andakt og servering Det vil bli innført et rullerende system hvor MR s medlemmer med unntak av leder og de fast møtende fra staben, vil få ansvaret for enkel servering under MR-møtene, samt holde en kort andakt eller ord for dagen. Saksbehandler vil ta med liste til møtet. Møteledelse Innlegg under debattering av de enkelte saker i MR rettes formelt til leder. Ønsker man å uttale seg i en sak, setter man seg opp på tale liste. Alternativt kan man ta debatteringen etter tur til alle har fått gitt sin uttale til en sak før beslutning fattes. Saksbehandling Det er viktig at alle saker man ønsker å få behandlet på MR blir gitt beskjed om i forkant av Arbeidsutvalgsmøtene (AU). AU-møtene blir vanligvis avholdt torsdag 2 uker før MR-møtene slik at normal meldefrist på en sak vil være innen kl den dagen AU avholdes. I de tilfeller som det kommer en hastesak i tidsrommet mellom AU og MR-møtene, meldes disse sakene direkte til enten saksbehandler eller leder av MR. MR bør unngå å få nye saker tatt opp direkte på møtet, uten at noen er varslet om dette på forhånd Tas til orientering I tillegg til saksfremlegg, ble det tatt opp som problem nåværende valg av møtested, da alle aktivitetene i kirken på torsdagene virker forstyrrende på avviklingen av menighetsrådsmøtene. Det ble signalisert at Arbeidsutvalget vil se nærmere på dette. Tas til orientering Sak : Innspill fra MR s medlemmer Hvert enkelt medlem av MR oppfordres til å komme med sine tanker, ideer og forhåpninger om arbeidet de skal ta del i de neste 4 årene. Ideene vil bli tatt med i strategiarbeidet. Tas til orientering 1. Innspillene tas til orientering. 2. Innspillene oversendes strategiutvalget for å bli en del av grunnlaget for utviklingen av menighetens strategi. Sak : Økonomi Saksdokumenter: Foreløpig råbalanse pr (sak )

3 Saksbehandler gir en kortfattet oppdatering om hvordan regnskapstallene for regnskapsåret 2001 ser ut til å bli. Tas til orientering Saksbehandler opplyste om at regnskapsåret 2001 vil bringe et overskudd, i størrelsesorden på omkring kroner 50000,-.Det ble varslet om at det fremdeles var enkelte posteringer som gjensto i regnskapet. Tas til orientering. Sak : Budsjettarbeidet Saksdokumenter: Utkast til budsjett for 2002 MR må lage og vedta et budsjett for regnskapsåret 2002, samt planlegge budsjettarbeidet for Saksbehandler føler seg ikke helt moden for å takle dette arbeidet helt på egen hånd ennå og har ytret ønske om hjelp til dette arbeidet. Det er også ønskelig å begynne å tenke frem mot budsjett i 2003 alt nå, slik at dette kan vedtas før årsskiftet. Leder og nestleder i Menighetsrådet ser behovet for å sette av midler i egen budsjettpost som AU ved MR leder kan disponere. Det vil være hensiktsmessig at leder får fullmakt til å disponere inntil NOK i enkeltsaker innenfor denne posten uten at saken trenger behandling i MR. Det foreslås at denne budsjettposten får en ramme på kroner ,-. Orientering om bruken av midlene vil bli gitt i sak om økonomisk oppdatering på hvert MRmøte. 1. Kjell Rønningen og saksbehandler forespørres om å utarbeide budsjettforslag for 2002 som behandles på neste Menighetsrådsmøte. 2. Egen budsjettpost, Til disposisjon av AU ved MR-leder settes av i budsjettet med ramme på kroner Leder får fullmakt til å disponere inntil NOK i enkeltsaker innenfor denne posten uten at saken trenger behandling i menighetsrådet i forkant 3. Kjell Rønningen og saksbehandler forespørres om å ta ansvar for utarbeidelse av budsjett for 2003; og bes fremlegge dette på MR-møtet i november. Det kom et innspill om at menighetsrådet burde overveie å ha en overordnet økonomiplan som hele tiden går 4 år frem i tid; som ble utarbeidet i samsvar med strategiplanen. Det ble signalisert at dette er tanker som vil videreformidles til et eventuelt strategiutvalg. Det ble og tatt opp som konkret spørsmål hvorvidt menighetsrådet har handlefrihet nok til å bruke disponible midler slik man ønsker. Det ble videre presisert at det budsjett som MR vedtar, kan revideres senere på året, om det skulle være behov for det. Det ble foreslått at Kjell Sjulstok skulle involveres i budsjettarbeidet; noe han takket ja til. Det ble foreslått å gi menighetsrådets leder full disposisjonsrett over konto til disposisjon av AU 1. Saksbehandler, Kjell Rønningen og Kjell Sjulstok vil utarbeide endelig budsjettforslag for 2002, som behandles på møtet i februar. 2. Egen budsjettpost Til disposisjon av AU ved MR-leder avseyttes, med ramme på kroner ,-. Leder får full disposisjonsrett over midlene. 3. Saksbehandler, Kjell Rønningen og Kjell Sjulstok tar ansvar for å utarbeide budsjett for 2003, som legges frem på menighetsrådsmøtet i november.

4 Sak : Møteplan vårsemester 2002 Det har tidligere vært praksis å avholde MR-møtene i samme uke som Skårer menighetsråd; blant annet for å forenkle Fellesrådets arbeid. Møteplan er satt opp med hensyn til dette forhold. Arbeidsutvalgsmøtene vil bli avholt 14 dager i forkant av menighetsrådsmøtene. 1. Møteplan for vårsemesteret blir som følger: onsdag 27. februar (møte på onsdag grunnet arr. i kirken torsdag 28. februar), torsdag 21. mars, torsdag 2. mai og torsdag 30. mai (sommeravslutning). 2. Møteplan for arbeidsutvalget blir som følger: Torsdag 14. februar, torsdag 7. mars, torsdag 18. april og torsdag 16. mai. I og med at siste ordinære møte i vårsemester kom såvidt tidlig som 30. mai, ble det foreslått en egen sommeravslutning for råd og stab den 13. juni. 1. Møteplan for vårsemesteret blir: onsdag 27.02, torsdag 21.03, torsdag 02.05, torsdag 30.05, torsdag (sommeravslutning). Alle møter vil starte kl Møteplan for AU blir: Torsdag 14.02, torsdag 07.03, torsdag og torsdag Sak : Kvinneweekend Saksdokument: Søknad om økonomisk støtte Det vil også i år bli avholdt en kvinneweekend. Dette er et samarbeidsprosjekt mellom menighetene i Lørenskog kommune. Diakon vil fremlegge søknad om økonomisk støtte fra menighetsrådet for å dekke Lørenskog menighet sin del av kostnadene ved arrangementet, og har signalisert at søknad om støtte vil være innenfor en ramme på omtrent kroner 3000,-. Søknad vil bli medbragt til MR-møtet av saksbehandler. Menighetsrådet innvilger søknad om økonomisk støtte til Menighetsweekend med inntil kr Det ble søkt om økonomisk støtte på kr. 2910, samt et midlertidig lån på kroner 1160,-. Det ble stilt forslag om å bevilge mer i støtte til kvinneweekend enn forespurt i søknad. Det bevilges inntil kroner 6000,- i økonomisk støtte til kvinneweekend, samt at det bevilges et midlertidig lån på kroner 1160,-. Diakon fordeler ekstra bevilgede midler etter eget ønske. Sak : Valg av bispedømmeråd Saksdokument: Bispedømmerådsvalget 2002 menighetenes innvirkning Torsdag 10. januar ble det avholdt et møte på Sten menighetshus, hvor prostiets representant til nominasjonskomiteen for valg av bispedømmeråd ble valgt. Kirsti Frøshaug var vår representant på møtet, og vil avgi en kort muntlig rapport om dette.

5 I forbindelse med valg av bispedømmeråd har menighetsrådet og fått i oppgave å fremme inntil 4 leke medlemmer av menigheten som kandidater til bispedømmerådet. En kort presentasjon av disse, samt navn, alder, adresse og telefonnummer til disse skal oversendes Borg Bispedømme innen 15. februar. En eller flere personer må forespørres om de kan påta seg oppgaven med å finne kandidater, samt lage presentasjon av disse. En praktisk ordning for å godkjenne kandidatene må vedtas, da dette ikke kan behandles i neste MR-møte, og det vil og være en administrativ arbeidsoppgave som her må løses. 1. Kirsti Frøshaug og Tonje Weihe samarbeider om å finne kandidater, og lager presentasjon av disse som skissert. Denne overleveres menighetskontoret innen neste arbeidsutvalg. 2. Arbeidsutvalgsutvalget gis myndighet til å godkjenne kandidatene. 3. Saksbehandler håndterer det videre administrative arbeidet. 1. Kirsti Frøshaug og Tonje Weihe samarbeider om å finne kandidater, og lager presentasjon av disse som skissert i saksfremlegging. Presentasjon oversendes menighetskontoret i forkant av neste Arbeidsutvalgsmøte.. 2. Arbeidsutvalget gis myndighet til å godkjenne kandidatene. 3. Saksbehandler håndterer det videre administrative arbeid. Sak : Minnegave etter Ingund Olaug Marie Frantsvold Menigheten har fått totalt kroner 7600,- i minnegave etter Ingund Olaug Marie Frantsvold. Avdødes etterlatte har et ønske om at minnegaven brukes til menighetens omsorgsarbeid. 1. Minnegaven settes av i eget fond, som prosjektmidler for diakon. 2. Diakon bes informere avdødes etterlatte om bruken av minnegaven. 3. MR sender en takk til Frantsvold for minnegaven. Avdødes etterlatte ga signaler om at de kunne tenke seg at midlene ble brukt i arbeidet med funksjonshemmede; men sa samtidig at avdøde hadde et ønske om at midlene ikke ble bundet opp mot kun dette konkrete arbeidet. 1. Minnegaven settes av i eget fond, som prosjektmidler for diakon. 2. Diakon bes informere avdødes etterlatte om bruken av minnegaven. 3. MR sender en takk til Frantsvold for minnegaven. Sak : Tilbud om medlemskap - Kirkens SOS i Borg Saksdokumenter: Kirkens SOS i Borg innbyr til medlemskap i stiftelsen med plass i representantskapet I forbindelse med valg av nye menighetsråd har det innkommet et tilbud fra Kirkens SOS i Borg om medlemskap i stiftelsen, og dertil hørende plass i representantskapet. Kostnaden som skisseres ved dette er kroner 750,-, samt et forpliktende (gave)beløp etter menighetens størrelse og evne. Saksbehandler vil innhente mer informasjon om hva medlemskap innebærer i forkant av møtet; og hvilke konkrete tanker som ligger til grunn når det snakkes om forpliktende gavebeløp. Utformes på møtet

6 Saksbehandler opplyste om at de informasjoner han hadde greid å oppdrive; innebar følgende forpliktelser for menigheten: Årlig kontingent pålydende kroner 750,-, årlig offer til Kirkens SOS I Borg samt at kunngjøringer om kurs Kirkens SOS avholdt ble lest opp i kunngjøringene i forbindelse med gudstjenesten. Det ble på den bakgrunn foreslått at Lørenskog menighet godtar innbydelse om å bli med i Kirkens SOS i Borg. Diakon vil inntil videre være kontaktperson for menighetsrådet. Lørenskog menighetsråd takker ja til innbydelse til medlemskap i Kirkens SOS i Borg, såfremt forpliktelser er i tråd med fremlagte opplysninger. Sak : Lokalavisa Menigheten og MR bruker pr. dags dato Lokalavisen som hovedmedium for informasjon. Lederen har fått innspill fra aktive i menigheten om at informasjon fra menigheten, annonsering og opplysning bør gjennomtenkes og drøftes av MR. Utformes på møtet. Det ble opplyst om at det pr. dags dato er vanskelig å finne frivillige som tar ansvar for å utarbeide den faste siden i Lokalavisen, og at dette derfor er en oppgave som har tilfalt staben. Det ble dog påpekt at dette ikke nødvendigvis var en ønskelig løsning. Det ble videre påpekt at eventuelle forandringer med henhold til å få ut informasjon måtte planlegges godt; og at det på den bakgrunn kan være ønskelig å nedsette et eget medieutvalg. Det ble og fremlagt opplysninger om kostnadsfrie informasjonsmedier man pr. i dag ikke benytter; noe som styrket ønsket om på nedsette et eget medieutvalg. Det ble foreslått at dette tas opp som egen sak i neste møte; og Guro Jensen påtok seg oppgaven med å forberede denne saken. Det ble og foreslått at lokalavisa brukes som informasjonsmedium inntil annet er bestemt. 1. Guro Jensen bes forberede sak om utvalg for mediestrategi. Hun bes kartlegge problemstillinger, samt utforske de muligheter menigheten og menighetsrådet har for å spre informasjon. Sterke og svake sider ved de forskjellige medier bes kort presentert; samt et utkast til mandat for mediestrategisk utvalg. 2. Lokalavisa forblir menighetens informasjonsmedium inntil annet er bestemt. Sak : Arbeidsinstruks til sivilarbeider Saksdokumenter: Utkast til arbeidsavtale sivilarbeider (sak ) Forslag til arbeidsinstruks vil bli delt ut på møtet. Utformes på møtet. Det ble foreslått at regulering av avtale mellom MR og kirkeverge bør kunne reguleres på kort varsel, men det kom forøvrig ingen merknader på utkast til arbeidsinstruks. Det ble sett på som positivt at kirkeverge har signalisert økonomisk kompensasjon for den tid sivilarbeider benyttes til å håndtere arbeidsoppgaver som faller inn under fellesrådet.

7 Det ble tatt opp som tema om man, grunnet kirkeverges bruk av sivilarbeider, skulle be Lørenskog kirkelige Fellesråd om kompensasjon for den tid sivilarbeider har vært benyttet av kirkeverge før nyttår. Saksbehandler opplyste om at MR før nyttår mottok totalt kr ,- i ekstra bevilgninger fra Lørenskog kirkelige fellesråd. MR godkjenner arbeidsinstruks for sivilarbeider; såfremt det fremkommer av avtale med kirkeverge at avtalen kan reguleres på kort varsel. Sak : Eventuelt 1. Nye orienteringssaker - Fellessending fra Borg Bispedømme - Brosjyre om gjestehus og hoteller med kristen profil finnes på menighetskontoret - Vaktliste til Ord for dagen og servering i MR de neste 4 år utarbeidet - 2. Menighetsweekend 2002 Saksbehandler signaliserte at han ikke har kapasitet til å jobbe med denne saken omgående; og det ble da foreslått at Ellen Merete Storeide kunne påta seg å ringe rundt til forskjellige leirsteder og utrede de beste alternativer. Det be også foreslått at Skogstad ble booket omgående; da de har valgt å holde av plass til menighetsweekend grunnet menighetens tidligere bruk av leirstedet. Det ble også foreslått at det skulle holdes av plass på andre alternative steder; såfremt dette var mulig, inntil man endelig bestemmer hvor menighetsweekend skal avholdes. Sokneprest Odd Gjøen informerte om at Menighetsweekend bør avholdes 2. eller 3. helg i september. 3. Kontaktutvalg Leder orienterte om at Skårer menighet har oppnevnt et kontaktutvalg, bestående av sokneprest og leder av menighetsrådet, hvis funksjon skal være å fremme samarbeidet mellom menighetene. Utvalget vil ikke ha noen formell myndighet, men opptre som et rådgivende og koordinerende organ for begge menighetsråd. Skårer menighetsråd ved leder har utfordret Lørenskog menighetsråd til å være med på et slikt samarbeid. 4. Kontaktperson i BULM Menighetsrådet bør ha en representant i BULM. I forbindelse med BULM sitt årsmøte senere i år, ble Trond Christensen forespurt om å være representant for Lørenskog menighetsråd i BULM, noe han takket ja til. 5. Saker til neste Menighetsrådsmøte Følgende saker ønskes tatt opp på neste menighetsrådsmøte: menighetens utvalg, supplering av offer, søknad om økonomisk støtte til sidealter, menighetsweekend, leke nattverdutdelere, strategiarbeidet, givertjenesten, sluttført regnskap for Det ble opplyst om at utvalgslederne i Lørenskog menighet vil bli innkalt til neste menighetsrådsmøte. 1. Tas til orientering 2. Ellen Merete Storeide kartlegger hvilke alternative steder Menighetsweekend kan avholdes, og rapporterer direkte til AU eller menighetskontor de alternativer som finnes gunstige. 3. Lørenskog menighetsråd oppnevner kontaktutvalg bestående av menighetsrådets leder og menighetens sokneprest; med mandat som skissert i saksfremlegging. 4. Trond Christensen oppnevnes til å representere Lørenskog menighetsråd i BULM. 5. Tas til orientering

8 Møtebok godkjent 27. februar 2002: