Møtebok for menighetsrådsmøte 2. oktober 2003

Transkript

1 Møtets varighet: kl Møtebok for menighetsrådsmøte 2. oktober 2003 Til stede: Arild Isaksen, Kirsti Harda Frøshaug, Trond Christensen, Kjell Sjulstok, Ellen Kavlie-Borge, Ellen Merete Storeide, Per Frantsvold, menighetspedagog Espen Hægeland, sokneprest Kristine Værnes Forfall: Guro Jensen, Kjell Rønningen Åpningsord og bevertning: Kirsti Harda Frøshaug Referent: Saksbehandler Olav Martin Bjørnsen Sak : Godkjenning av saksliste og møtebok Sakslisten for inneværende møte Møtebok fra menighetsrådsmøtet 28. august Sakslisten og møteboken skal godkjennes Forslag til vedtak: Sakslisten og møtebok godkjennes uten merknader Møtebehandling: Det ble meldt 6 saker til Eventuelt Møtebok fra menighetsrådsmøtet 28. august godkjennes uten merknader. Sakslisten godkjennes med nevnte merknader. Sak : Orienteringer Referat fra møte i BULM Referat fra møte i BULM ( ) - Referatet distribueres sammen med sakslisten Fellessending fra Borg Bispedømme 27. august 2003 ( ) - Innholdet er distribuert etter instruks TV-aksjonen 2003 ( ) - TV-aksjonen avholdes 19. oktober. Biskopen oppfordrer alle menigheter til å stille med bøssebærere. Varsel om renteendring ( ) - Ny innskudsrente fra er 3,1% Invitasjon Landsforbundet Mot Stoffmisbruk - Kopiert og sendt til diakon og sokneprest. Gjelder kurs den 9. oktober. Sokneprest vil be menighetspedagog vurdere å delta på dette kurset. Takk for gaven ( ) - Evangeliesenteret takker for gave stor kr. 4545,50,- Kommune- og Fylkestingsvalget Lørenskog kommune takker for at de fikk benytte Fjellhamar kirke som valglokale Skårer kirke 25 år ( ) - Kirsti Harda Frøshaug overrakte en hilsen fra Lørenskog menighet

2 Salem feirer 10-års jubileum av sitt kirkebygg - Diakon og sokneprest vil representere Lørenskog menighet under feiringen Sjømannsmisjonens nedlagt inntil videre - Grunnet sykdom vil Sjømannsmisjonens arrangementer lokalt inntil videre legges på is Ekteskapskurs - Elisabeth Kristiansen skal arrangere ekteskapskurs, og trenger praktisk hjelp. Menighetspedagog bes om å spørre et par fra Unge Voksne gruppen. De som stiller opp, kan delta gratis på kurset. Prestesituasjonen i menigheten - Pr. 18. september er Kristine Værnes eneste friske presten i menigheten. Praksiskandidat og vikarprest er begge indisponert grunnet sykdom. Svein Skarholm har sagt seg villig til å hjelpe til inntil situasjonen bedrer seg. Blomsterhilsen vil bli sendt til vikarprest Rune Klæbo. Bots- og bededagsgudstjenesten - Diakon kan ikke stille som medhjelper på denne gudstjenesten. Kai Ingolf Johannessen forespørres om å hjelpe til under gudstjenesten. Gudstjenesteutvalget og undervisningsutvalget - Nestleder i menighetsrådet trekker seg fra disse utvalgene, og ber menighetsrådet om å supplere de nevnte utvalg Takkekort fra vikarprest Elisabeth Kristiansen - Elisabeth takker for tiden hun har vært i Lørenskog menighet, og uttrykker at erfaringen har vært en udelt glede. Forslag til vedtak: Tas til orientering Møtebehandling: Sokneprest overbrakte hilsen til menighetsrådet fra Lilli Ramstad, som takket for blomsterhilsenen. Tas til orientering Sak : Konfirmasjonsopplegget skoleåret Saksordfører: Espen Hægeland Sakspresentasjon med vedlegg; konfirmasjonsåret Konfirmasjonsåret : Da det i menighetens strategi dokument er et vedtatt mål at minst 50% av konfirmantkullet skal fortsette i menigheten, er det på sin plass at det hele tiden tenkes fornyelse rundt dette arbeidet. Ikke nødvendigvis for å forandre noe som kan ha fungert mer eller mindre godt, men for å se om vi mener vi når målene med det arbeidet vi gjør. Det er med denne bakgrunnen jeg prøver å tenke nytt rundt konfirmant arbeidet. Mye fungerer bra, men en del ting kan klart forbedres. Jeg tror at det er viktig å integrere konfirmantene i det eksisterende ungdomsarbeidet i menigheten mens de er konfirmanter. Det kan lett bli en tendens til at konfirmantene blir en så stor og "tung" gruppe at de ikke vil "la seg forme" inn i menigheten (Beklager de mange".."). Med dette mener jeg ikke at de skal komme som de er og bli som oss, men at vi skal unngå at konfirmantene blir en egen stor gruppe utenfor menigheten. Det er ut ifra dette jeg tror det ville være lurt å dele opp konfirmantene i mindre grupper, og få bedre kontakt med den enkelte. Ungdom er flokkdyr og det er viktig å ikke fjerne gruppen, allikevel bør nok noen justeringer gjøres. Mitt forslag er da at vi legger opp til et tredelt opplegg. Vinter konfirmasjon, Vår konfirmasjon og Leir konfirmasjon. (se vedlagt brosjyre) Ved å gjøre dette vil vi få anledning til å jobbe med mindre grupper av gangen, vi vil kunne integrere flere av våre ledere, og på den måten skape kontakt mellom kirkens ungdomsarbeid og konfirmantene. Dette vil koste menigheten 34750,- ifølge mine beregninger. (se vedlagt budsjett) Det skal sies at det er et usikkerhetsmoment hva pris angår, da det ikke er lett å si hvor mange som velger alt. 1,2 el.3. Dette usikkerhetsmomentet vil i imidlertid alltid ha, samme hvilke tilbud vi tilbyr. Forslag til vedtak: Diskuteres under møtet

3 Møtebehandling: Det ble diskutert en del omkring så vel konfirmantoppslutning om prissetting av konfirmanttilbudene. Det ble videre konstatert at det for inneværende undervisningsår er dårlig oppslutning fra den delen av årskullet som er bosatt på Kurland. Menighetspedagog opplyste om at han skulle undersøke nærmere hva som er årsakene til dette. Følgende forslag ble reist: - Konfirmantopplegget skoleåret ble vedtas - Budsjett for konfirmantopplegget vedtas - Øvre kostnadsramme for menighetsrådet foreslåes økt til kr ,-, for å imøtese konfirmantforeldre med svak økonomi - Tur til Skjærgårdsgospel med relevant opplegg presenteres som et ekstratilbud for de konfirmanter som har lyst og råd til å delta på dette. 1. Konfirmantopplegget for skoleåret vedtas. 2. Konfirmantopplegget for skoleåret subsidieres med inntil kr ,-. 3. Tur til Skjærgårdsgospel med relevant opplegg presenteres som et ekstra tilbud til konfirmanter i skoleåret Sak : Oppfølging av strategiarbeidet Etter strategisamlingen 12. og 13. september, må det nå jobbes videre med strategien og utarbeidelse av handlingsplaner er neste skritt på veien. Strategiplanen navngir 4 satsningsområder: Kommunikasjon Trosopplæring 0-18 år Gudstjenesten og Diakoni. Menigheten har pr. i dag ikke noe oppegående Gudstjenesteutvalg, og det ser ut til å være problematisk å rekruttere noen til å sitte i dette utvalget. AU ber inntil videre staben om å overta denne funksjonen; og menighetsrådet vil få mulighet til å gi sine innspill når Gudstjenestelisten gjennomgåes i forkant av hvert semester, samt under en evaluering midt i semesteret. Følgende grupperinger anmodes om å ta ansvaret for å utarbeide handlingsplaner for menighetens satsningsområder: - Kommunikasjonsutvalget (kommunikasjon) - Menighetspedagog i samarbeid med BULM (0-18 år) - Gudstjenesteutvalget (gudstjenesten) - Diakoniutvalget (diakoni) Diakoniutvalget har allerede en handlingsplan, og vil dermed kun bli bedt om å se om denne bør revideres ut fra de innspill som fremkommer i menighetens strategiplan. Forslag til vedtak: 1. Menighetens stab vil fungere som gudstjenesteutvalg inntil annet bestemmes av menighetsrådet. 2. Handlingsplaner for menighetens 4 satsningsområder bes utarbeidet. Kommunikasjonsutvalget, Menighetspedagog og BULM, gudstjenesteutvalget og diakoniutvalget anmodes om å ta ansvaret for å utarbeide handlingsplaner for sine respektive satsningsområder. 3. Vedlagte brev fra MR oversendes de 4 utvalgene/grupperingene. 1. Menighetens stab vil fungere som gudstjenesteutvalg inntil annet bestemmes av menighetsrådet. 2. Handlingsplaner for menighetens 4 satsningsområder bes utarbeidet. Kommunikasjonsutvalget, Menighetspedagog og BULM, gudstjenesteutvalget og diakoniutvalget anmodes om å ta ansvaret for å utarbeide handlingsplaner med budsjett for sine respektive satsningsområder. Svarfristen settes til 23. oktober 3. Vedlagte brev fra MR oversendes de 4 utvalgene/grupperingene snarest mulig etter menighetsrådsmøtet.

4 Sak : Menighetens givertjeneste Saksordfører: Trond Christensen Arbeidet med å revitalisere givertjenesten har ikke den ønskede progresjon; og det er nå behov for å sette i verk en del tiltakt med så vel kortsiktig som langsiktig virkning. Saksordfører forfatter et brev som skal gå ut til tidligere givere, hvor man spør om disse ønsker å bidra for inneværende år. I brevet skal det og informeres om de betalingsordninger man kan benytte på en enkel og lettfattelig måte. Videre skal det lages en plakat som skal henges opp i våpenhuset, hvor potensielle givere kan få informasjon om kontonummer og aktuelle betalingsmåter. I tillegg til plakat i våpenhuset bød det legges ut skriftlig materiale som folk kan ta med seg hjem, gjerne svarkupong og aller helst noen frankerte konvolutter med adressen til kontoret. Det skal også informeres om dette på minimum 2 av menighetens gudstjenester dette semester. Forslag til vedtak: Diskuteres under møtet. Møtebehandling: Saksordfører medbrakte forslag til informasjonsbrev, samt plakat som skal henges opp i kirken. Det ble reist forslag om at all informasjon som ble sendt ut i denne saken hadde Menighetens logo påført på egnet sted, samt at menighetens vedtatte visjon ble påført brevhodet. Videre fikk saksordfører flere innspill på mindre endringer i informasjonsbrev og plakat. 1. Informasjonsbrev og plakat revideres i tråd med de innspill menighetsrådet ga. 2. Trond Christensen orienterer om givertjenesten, første gang søndag 12. oktober, og deretter hver 2. søndag. 3. Alle medlemmene av menighetsrådet tar ansvar for at informasjonsbrevet om givertjenesten blir distribuert til dem som kan ha interesse av dette. Sak : Økonomisk oppdatering Saksordfører: Olav Martin Bjørnsen Resultatregnskap pr. 31. august Prognoseberegning pr. 31. august Regnskapstallene viser ingen alarmerende tendenser man bør gripe fatt i. Prognoseberegning; basert på gjennomsnittstall fra tidligere år, indikerer at man kan ligge an til et mindre overskudd (kr ,-). Historiske data er også blitt benyttet for å lage et best case og worst case scenario, ut fra tankegangen om at endelig årsresultat vil være et gjennomsnitt av disse. Denne beregningen indikerer og at man vil få et underskudd i inneværende år. Om man sammenligner resultat pr. 31. august med tilsvarende tall fra tidligere år; er årets resultat pr. 31. august i samsvar med det man kan forvente. En totalvurdering av prognoser og regnskapstall pr. 31. august indikerer at det er realistisk å forvente at årets regnskap vil få et mindre underskudd. Forventet underskudd skyldes innkjøp av sidealter, til kr ,-. Da menighetsrådet i fjor vedtok å sette av tilsvarende beløp for innkjøp av sidealter, vil det være naturlig å føre denne avsetningen tilbake under årsoppgjørsdisposisjonene på slutten av året.

5 Kort oppsummert: Det underskudd man kan forvente å få på årets regnskap, er det tatt høyde for i 2002, og vil bli inndekket med midler avsatt til dette formål. Forslag til vedtak: Tas til orientering Tas til orientering Sak : Eventuelt Stabssituasjonen Sokneprest Kristine Værnes informerte om at vikarprest Rune Klæboe er sykemeldt inntil videre. Hun vil ta kontakt med prost Arne Sand for å avklare hvilke muligheter menigheten har for å få hjelp på prestesiden. Ellers har tidligere kapellan Svein Skarholm stilt opp ved en rekke anledninger for å avlaste den gjenværende staben. Soknepresten orienterte videre at soknediakon Astrid Nøtland vil gå ut i permisjon i januar måned. Utlysning av vikarstilling som diakon vil fine sted i løpet av oktober måned. Tas til orientering Julemessen Leder av Julemessen, Kristin Hansen, har blitt forespurt om hvordan Julemessekomiteen ønsker at årets overskudd skal fordeles. Julemessekomiteen ønsker at 50% av overskudd skal tildeles NMS. Det øvrige overskuddet tilfaller menigheten. Menigheten har disse midlene til fri disposisjon såfremt de benyttes til noe konkret/håndfast. Julemessekomiteen ga også beskjed om at man savnet frivillige som ga sukkertøy, kaker og lignende til Julemessen; noe som var vanlig å gjøre tidligere. 1. Overskuddet fra årets Julemesse disponeres etter ønske fra Julemessekomiteen; hvor 50% overføres til NMS, og de resterende 50% øremerkes et konkret/håndfast formål. 2. Alle aktive i menigheten oppfordres til å ta kontakt med Julemessekomiteen for å gi dem kaker/sukkertøy de kan selge på Julemessen. SOS Romerike Under Romerike Blads spalte SOS Romerike står ikke nødtelefonen til Kirkens SOS oppført. Diakon Astrid Nøtland bes kontakte Romerikes Blad, slik at Kirkens SOS kan bli representert på denne oversikten. Foreningsnytt Romerikes Blad Romerikes Blad har en fast spalte som heter Foreningsnytt, hvor alle lag og foreninger i Romerike gratis kan få ført opp sine aktiviteter. Staben og andre som har arrangementer oppfordres til å gi beskjed til Romerikes Blad om dette på e-post foreningsnytt@rb.no Økonomisk støtte til dåpsopplæring I forbindelse med den av Stortinget vedtatte plan for dåpsopplæring, vil det bli sendt ut informasjonsskriv hvor man får opplyst for mulighetene til å få økonomisk støtte til dåpsopplæring. I den forbindelse bør menighetsrådet begynne å planlegge hva man kan tenke seg å søke om støtte til. Det ble reist forslag om å se nærmere på mulighetene for å ansette en person i en deltidsstilling for at menigheten skal kunne ha muligheten til å gi et utvidet tilbud i dåpsopplæring. Menighetspedagog bes se nærmere på hvordan en ansettelse av en person i en deltidsstilling kan gi mulighet for å gi et utvidet dåpsopplæringstilbud. Sokneprest Kristine Værnes og tidligere menighetssekretær Åsmund Offernes forespørres om aktiv deltakelse i dette arbeidet. Sponsing av menighetsaktiviteter

6 Det ble reist spørsmål om det kunne være aktuelt for menigheten å oppsøke næringslivet for sponsing av menighetens aktiviteter. Det ble reist forslag om å diskutere denne saken grundigere ved en senere anledning; da dette er en såpass prinsipielt viktig sak at den vil trenge grundig forberedelse. Saken tas opp på et senere tidspunkt for grundig gjennomgang.