RISØR KOMMUNE Årsmelding 2014 ENHET FOR STØTTEFUNKSJONER Vi skal vokse - gjennom Kunnskap, Regional utvikling og Attraktivitet
Årsmelding 2014 - Enhet for støttefunksjoner side 2 INNHOLD 1) Hovedmålsetting, satsingsområder og mål... 3 2) Risør kommunes verdier... 4 3) Enhetens ansvarsområde og organisering... 5 4) Enhetens arbeid med tiltak i 2014... 6 5) Enhetens ansvar i budsjettvedtaket... 7 6) Tjenesteproduksjon... 7 7) Organisasjonsutvikling: Enhetens utviklingsarbeid... 11 8) Økonomiske rammer og forutsetninger... 14 9) Samlet vurdering av enhetens fremtidige utfordringer... 15
Årsmelding 2014 - Enhet for støttefunksjoner side 3 1) Hovedmålsetting, satsingsområder og mål Hovedmålet Vi skal vokse er kommunens overordnede mål som alle andre mål skal peke mot. Satsingsområdene kunnskap, regional utvikling og attraktivitet er områder hvor kommunen ønsker å ha spesiell fokus i kommuneplanperioden for å nå hovedmålet om å vokse. Innenfor hvert satsingsområde er det satt to mål. Folkehelse, bedre levekår, klima og miljø er gjennomgripende tema i hele kommuneplanen og hele vår virksomhet.
Årsmelding 2014 - Enhet for støttefunksjoner side 4 2) Risør kommunes verdier Risør kommune har besluttet at følgende verdier skal være fremtredende i vår organisasjon: Løsningsorientert Være fleksibel, kreativ og søke etter gode løsninger Benytte ansattes ressurser og bidra til tverrfaglig samarbeid Ta initiativ, vise engasjement og ta ansvar Gi konstruktiv tilbakemelding Være en miljøbevisst kommune Trygghet Utvikle ansattes kompetanse Arbeidsoppgavene skal harmonisere med egen kompetanse Arbeidsplassen skal være fri for mobbing og baksnakking Holde avtaler Åpenhet Det er riktig å si fra om feil og mangler Sikre god informasjonsflyt Størst mulig grad av medvirkning Gjensidig åpenhet mellom enhetene, ledelse og ansatte være en vi-kommune Likeverd Behandle hverandre med respekt Bli hørt og sett Være inkluderende Ulikhet er en styrke
Årsmelding 2014 - Enhet for støttefunksjoner side 5 3) Enhetens ansvarsområde og organisering 3.1 ANSVARSOMRÅDE Enheten leverer hovedsakelig interne tjenester til resten av kommunens organisasjon, både på enhets- og ansatt nivå. I tillegg har enheten noen tjenester som leveres direkte til kommunens innbyggere. 3.1.1 Interne tjenester Økonomi herunder ansvar for utarbeidelse av budsjett, hjelp til enhetene med budsjettering samt budsjettoppfølging gjennom året. Regnskap herunder regnskapsoppfølging, kommunal innkreving samt føring av regnskap for Kirkelig Fellesråd og diverse legater og stiftelser. Lønn Risør kommune, Kirkelig fellesråd, samt salg av lønnstjenester til Agder Revisjonsdistrikt IKS Innfordring Personal herunder overordnet arbeidsgiverpolitikk, personaladministrative oppgaver, rekruttering, lederstøtte/rådgivning, HMS. Publikumstjeneste herunder sentralbord og ekspedisjon Dokumentsenter- herunder registrering av post, arkivtjeneste Politisk sekretariat herunder utsending av saker til politiske utvalg 3.1.2 Eksterne tjenester (tjenester som leveres til kommunens innbyggere) Startlån Sentralbord og ekspedisjon 3.2 ORGANISERING Enhet for støttefunksjoner har 13 ansatte fordelt på 11,8 årsverk. Enhetsleder (Personalsjef) 1 årsverk Personal Personalsjef 1,8 årsverk Regnskap, budsjett, lønn Økonomisjef Fagansvarlig lønn 4 årsverk Fellestjenesten Fagansvarlig arkiv 5 årsverk
Årsmelding 2014 - Enhet for støttefunksjoner side 6 4) Enhetens arbeid med tiltak i 2014 4.1 TILTAK I KOMMUNEPLANEN 4.1.1 Vi skal styrke det interkommunale samarbeidet Ved å styrke de fagnettverkene vi deltar i interkommunalt, og invitere andre til samarbeid innen våre fagområder. Ta initiativ til felles utvikling av planer innen våre fagfelt i de interkommunale nettverkene. 4.1.2 Vi skal være en kommune hvor flere flytter inn enn ut Ved å utvikle en god arbeidsgiverpolitikk, som den største arbeidsplassen i kommunen. 4.2 TILTAK I HANDLINGSPROGRAMMET Beskrivelse av det enkelte tiltak finnes i Handlingsprogrammet, jfr. ref.nr. Ref. Tiltak/Utredning/Pådriverfunksjon Ansvarlig Medvirkende 9.2.5 Revisjon av internkontrollsystem (T) RÅD ALLE 9.2.4 Kompetanseplan (U) RÅD STØ 9.2.2 Plan for avvikling av uønsket deltid (U) STØ 9.2.3 Evaluering av seniortiltak (U) STØ 9.2.6 Vitinn (U/T) STØ 4.2.1 Enhetsleders kommentar 9.2.2 Plan for avvikling av uønsket deltid Utredningen er ferdig, og behandling i administrasjonsutvalg og bystyret forventes gjennomført i februar 2015. 9.2.3 Evaluering av seniortiltak Arbeid er påbegynt ved at det er avholdt flere møter med fagforeningene, men av ressursmessige årsaker har det ikke vært mulig å sluttføre evalueringen og få saken til politisk behandling. 9.2.6 Vitinn Aktiviteten ved Vitinn er avsluttet, og har ikke vært i virksomhet i 2014.
Årsmelding 2014 - Enhet for støttefunksjoner side 7 5) Enhetens ansvar i budsjettvedtaket PS 128/13 Budsjett 2014 Vedtakets punkt 14 Det såkalte premieavviket, som er differansen mellom den beregnede pensjonskostnaden kommunen skal betale inn til pensjonsselskapene og det beløpet kommunen faktisk har betalt, er blitt en betydelig byrde for kommunene. Det stadig voksende premieavviket, som skal nedbetales over 10 år, er for Risør på over 40 millioner kroner. Denne gjelda gir kommunen store utfordringer i årene framover med å få balanse i økonomien. Risør bystyre ber KS om å samordne et krav overfor regjeringen og Stortinget om at staten dekker premieavviket for kommunesektoren. Dette fordi premieavviket kom som en følge av forskriftsendring fastsatt av KRD, og nedbetalingen vil gjøre det svært vanskelig å gjennomføre Stortingets krav til velferdsstandard i kommunene, slik som Barnehagereformen, Samhandlingsreformen, økt lærertetthet i skolene, og kvalitet i pleie- og omsorg. Brev er sendt KS ihht oppfordring fra Bystyret. KS jobber med saken uten at noe konkret er oppnådd. Regjeringen har innført redusert amortiseringstid for premieavvik oppstått i 2014 og fremover, fra 10 til 7 år. Dette innebærer at premieavviket i kommunene over tid vil gå ned, men også at amortiseringskostnadene de kommende årene vil øke og belastes den kommunale tjenesteytingen i større grad. Rådmannen har for budsjettet 2015 redusert budsjettert premieavvikinntekt for å gjøre kommunens drift uavhengig av denne inntektsposten, samtidig som vi innarbeider en økende amortiseringskostnad. I Handlingsprogram og økonomiplan 2016-2019 vil rådmannen redusere denne inntekten ytterligere frem til vi blir «helt uavhengig» av denne.
Årsmelding 2014 - Enhet for støttefunksjoner side 8 6) Tjenesteproduksjon 6.1 ANTALL OG UTVIKLING I ANTALL BRUKERE Enheten leverer tjenester internt til enhetene og avdelingene i kommunen innen Økonomi: Økonomiavdelingen har i 2014 hatt utskifting av personell ved naturlig avgang, og således fått styrket innfordringsfunksjonen fra 80-100 % stilling. Dette har resultert i høyere innfordringsinntekter som delvis finansierer denne styrkningen. Styrkingen tilstrebes også å styrke fokuset på investeringsregnskapet for å få bedre oppfølgings- og rapporteringsrutiner. Rutinene innarbeides første halvår 2015 gjennom ny medarbeider. Lønn: Månedlig kjøres det ut i underkant av 900 lønnsslipper, 11.000 totalt i 2014. 1307 lønns- og trekkoppgaver ble sendt for 2014. Ca 76 % av lønnslippene sendes ut på mail, noe som resulterer i reduserte portoutgifter. I 2014 begynte Risør kommune å gjøre lønnsarbeidet for Arendal revisjonsdistrikt. I tillegg har vi, sammen med Gjerstad, kjørt lønn i Vegårshei kommune siden mai 2014 og ut året pga sykdom der. Risør har hatt prosjektledelsen av prosjekt A- melding, et samarbeid mellom de fem kommunene i Øst- regionen. Fra 1.1.15 innføres A- ordningen, en ny rapporteringsordning for arbeidsgivere av lønns- og ansettelsesforhold til skatteetaten, NAV og SSB. I 2014 var det også innføring av elektronisk skattekort. Det ble behandlet 38 søknader om startlån i 2014. Dokumentbehandling/ arkiv: Kommunen mottok totalt 5837 dokumenter i 2014 som ble behandlet i dokumentsenteret. Det er holdt intern opplæring i ephorte for rådmannsgruppen, enhet for eiendom- og tekniske tjenester, nyansatte saksbehandlere og en til en opplæring ved behov. I 2014 registreres også byggesaker av dokumentsenteret, som følge av at 20% stilling ble overført fra enhet for plan- og byggesak til enhet for støttefunksjoner. I ekspedisjon og sentralbord var det 4782 besøk og 19402 telefoner som ble rutet videre. Personal: Det var ca. 70 intervjuer med påfølgende ansettelser i Risør kommune i 2014. I tillegg kommer sommervikarer hvor 124 personer søkte på jobb for sommeren 2014. Det ikke kjøres intervjuer på sommervikarene, men tilbudsbrev med kontrakter sendes fra personalavdelingen. Det foretas også tildeling av ledige stillinger jf. HTA pkt. 3.2.1 spesielt i enhetene omsorg og habilitering. Personalavdelingen hadde prosjektlederrollen i prosjekt heltid/ deltid. Det ble gitt internopplæring for leder i enhet for eiendom og tekniske tjenester, arrangert kurs i Qm+ for leder og ansatte, Høsten 2014 var det lokale forhandlinger, som følge av det sentrale oppgjøret skulle kr. fordeles etter drøftingsmøter og forhandlinger. Totalt ble det undertegnet protokoller. Det ble ingen brudd i forhandlingene.
Årsmelding 2014 - Enhet for støttefunksjoner side 9 6.1.1 Ansatte i Risør kommune Kilde: PAI/KS, Kommunesektorens arbeidsgivermonitor Tall pr 1. desember 6.2 OPPLEVD TJENESTEKVALITET Medarbeiderundersøkelsen ble utsatt til høsten 2015. 6.2.1 Resultat av siste brukerundersøkelse Se punkt om Medarbeiderundersøkelse. 6.2.2 Tiltak iverksatt som følge av forrige undersøkelse Det ble ikke konkludert med at tiltak skulle iverksettes. Enheten opplevde ikke behov for det. 6.3 MÅLT TJENESTEKVALITET
Årsmelding 2014 - Enhet for støttefunksjoner side 10 6.4 INTERNKONTROLL: TJENESTEKVALITET 6.4.1 Kommunens mål for kvalitetsstyringsarbeidet Risør kommunes overordnete kvalitetsmål er tilfredse innbyggere, medarbeidere og politikere. Brukertilfredshet skal måles hvert andre år for alle tjenester som leveres av virksomheten. Alle virksomheter skal bruke risikoanalyser og sjekklister for å redusere risiko for uønskede hendelser (driftsfeil). Om feil, mangler eller avvik likevel skulle oppstå skal feilene rettes og logges, slik at feilstatistikken kan avdekke hvor virksomhetene har systemfeil (forbedringspotensiale). Virksomhetens ulike enheter skal bruke QM+ for å logge avvik og forbedringsforslag for å kunne få fram sammenlignbare og målbare data for den kvalitet som leveres. Ledermøter skal ha som fast punkt på dagsorden: "Kvalitetsrapport", med grafiske avviksoversikter, minimum to ganger årlig. I personalmøter skal ledelsen informere om status i kvalitetsregnskapet: avviksoversikt, trender og tiltak. En gjennomgang av eksisterende rutinebeskrivelser og utvikling av nye der det er behov for det. Det skal også gjennomføres ROS analyser i enheten. 6.4.2 Vurdering av avviksrapportering siste år Det er ingen meldte avvik.
Årsmelding 2014 - Enhet for støttefunksjoner side 11 7) Organisasjonsutvikling: Enhetens utviklingsarbeid 7.1 KOMPETANSEUTVIKLING OG REKRUTTERING DE NESTE 4 ÅR - med fokus på 2014. Kompetanseheving av egne ansatte vil være første prioritet. Det vurderes kontinuerlig om det er behov for å rekruttere eksternt med henblikk på tilføring av ny kompetanse ved avgang, endrete forhold eller annet. I avdeling for regnskap- og lønn har det vært utskiftning p.g.a at ansatte har gått av med pensjon og ny kompetanse har kommet inn. Dette merkes godt i oppgaveløsningen ved avdelingen ved at oppgaver økonomisjef tidligere måtte gjøre nå helt eller delvis kan overføres til andre. Gruppe Kompetanseutvikling Kostnad Avgang Rekruttering Ledere Høgskole Fagarbeider Master ledelse, organisasjonsutvikling, Kommuneøkonomi, personaladm., arbeidsrett, HMS, kompetanseplanlegging, Lov og avtaleverk, oppdatering på fagsystemer, service/ informasjonsarbeid, arkiv, Assistenter Andre Rekruttere/videreutdanne innen: organisasjonsutvikling, ledelse, HMS Etterutdanning/kurs: lov og avtaleverk, fagsystemer 7.2 SAMARBEID MED ANDRE 7.2.1 Internt i Risør kommune Enheten samarbeider med alle lederne i kommunen innen de tjenestene enheten leverer. Lederne følges opp i budsjettarbeidet, økonomioppfølgingen gjennom året, lønnsutbetalingene og arkiv. De samarbeider med personalavdelingen om ansettelser, sykefraværsoppfølging, juridiske spørsmål, konflikter, pensjon ol. 7.2.2 Eksternt med andre kommuner eller nettverk Det er interkommunale nettverk for følgende faggrupper; lønnmedarbeiderne, økonomisjefene, arkivmedarbeiderne, servicemedarbeiderne og personalmedarbeidere. I tillegg samarbeider Risør om kemnerfunksjonen interkommunalt.
Årsmelding 2014 - Enhet for støttefunksjoner side 12 7.3 MEDARBEIDERUNDERSØKELSE 7.3.1 Siste medarbeiderundersøkelser Medarbeiderundersøkelse 2012 Svarprosent Risør kommune: 57 (370 av 648 respondenter). Svarprosent enhet for støttefunksjoner: 77 (10 av 13 respondenter). Gjennomsnittlig tilfredshet enhet for støttefunksjoner: 4,6 Snitt Risør Snitt Norge* Høyest kommune Lavest kommune Snitt totalt 4,6 4,6 5,5 3,6 Kilde: Bedrekommune.no * 108 kommuner er med i snittet for Norge Medarbeiderundersøkelse 2010 Svarprosent Risør kommune: 71 (486 av 685 respondenter). Svarprosent enhet for støttefunksjoner: 77 (10 av 13 respondenter). Gjennomsnittlig tilfredshet enhet for støttefunksjoner: 4,5 Snitt Risør Snitt Norge Høyest kommune Lavest kommune Snitt totalt 4,4 4,5 5,4 3,5 ** Antall kommuner med i snittet for Norge er ikke oppgitt 7.3.2 Enhetsleders kommentar Medarbeidertilfredsheten er god i enheten. Ved gjennomgang av undersøkelsen i enheten var det ikke forslag til tiltak. 7.3.3 Tiltak som følge av siste undersøkelse 7.4 INTERNKONTROLL: HMS 7.4.1 Kommunens mål for HMS-arbeidet Alle virksomheter skal måle sin HMS-virksomhet: Oppslutning om de forebyggende aktivitetene og status for ulike HMS-forhold. HMS-arbeidet skal involvere alle berørte parter ved hjelp av sjekklister, spørreskjemaer og avviks- og forslagsmeldinger, jfr. 4 og 5.3 i HMS-forskrift (Internkontrollforskriften). Hensikten er å lære av hverandres erfaringer slik at feil, mangler og avvik ikke oppstår eller gjentar seg. Leder- og personalmøter skal ha grafiske avviks- og forslagsrapporter fremlagt, minimum hvert halvår. "Avviksrapport" skal være fast punkt på dagsordenen og vise utviklingen over tid og status for tiltak som er iverksatt. Det skal ikke oppstå fravær som skyldes dårlig tilrettelegging av jobben, eller som skyldes dårlige samarbeidsforhold. Medarbeidere og de som mottar våre tjenester er en del av løsningen, ikke en del av problemet. Sykefraværet er lavt i enheten.
Årsmelding 2014 - Enhet for støttefunksjoner side 13 Alle har egne kontor med hev/ senk skrivebord og datautstyret er tilpasset den enkelte. Det gjennomføres årlige medarbeidersamtaler. Arbeidsmiljøet er svært viktig for de ansatte og enheten legger stor vekt på å ha et godt, sosialt miljø. Enhetsleder er HMS-leder og har fått opplæring.
Årsmelding 2014 - Enhet for støttefunksjoner side 14 8) Økonomiske rammer og forutsetninger Nr Tjeneste Regnskap 2014 Rev. budsjett Avvik Budsjett 2014 Forbr % 1200 Administrasjon 9 289 365 8 999 000-290 365 8 957 000 103,23 1209 Utgifter tillitsvalgte 1 133 750 800 000-333 750 814 000 141,72 1805 AMU 213 635 254 000 40 365 254 000 84,11 2830 Bolig tilskudd (husbank) 0 0 0 0 0,00 02 Støttefunksjoner 10 636 750 10 053 000-583 750 10 025 000 105,81 I 2014 fikk enheten et merforbruk på kr. 583 som i hovedsak skyldtes utskifting og økning i frikjøpsordningen innenfor tillitsvalgte. Enhetens kostnader består av ca 71 % lønnsutgifter, i tillegg til flere interkommunale og vertskommune samarbeid som gir lite handlingsrom i driften. Ressurser til proaktivt arbeid innen personaladministrative oppgaver som forebyggende tiltak innen sykefraværsarbeid, HMS, kompetansehevingstiltak, arbeidsgiverstrategi osv. er svært begrenset.
Årsmelding 2014 - Enhet for støttefunksjoner side 15 9) Samlet vurdering av enhetens fremtidige utfordringer Det er utfordrende for enheten å prioritere de rette oppgavene for å utnytte ressursene best mulig. Samtidig ser vi at bedre fagsystemer bidrar til økt effektivisering. Ved ytterligere integrering av f.eks. Min Vakt og Agresso lønnssystem kan fraværsregistreringen kvalitetssikres og effektiviseres. Enheten deltar mye i interkommunalt samarbeid, og har stor nytte av det. Utvikling innen fagområdene, felles opplæring i nye- eller endringer i fagsystemene, lage prosjekt for felles utfordringer, jobbe sammen om utarbeidelse av reglement og rutiner, felles innkjøp osv. er noen av samarbeidsområdene i Østre- Agder som enheten er avhengig av for å kunne levere de tjenestene vi gjør.