TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 24.8.2011 15.00 17.30 Tilstede på møtet Medlemmer Bjørn-Gunnar Jørgensen Britt Sofie Illguth Rolleiv O. Lind Varamedlemmer Svein Rasmussen Bjørnar Østgård Andre Fra Tromsø Havn KF: Havnedirektør Halvar Pettersen (tilstede i sak 76/11) Teknisk sjef Kjell Jensen (d.s.) Fra PWC Reinholdt Bredrup (d.s.) Behandlede saker Sak nr./år Sak 74-82/11 Fra Roald Madsen AS: Roald Madsen (tilstede i sak 76/11) Rune Madsen (d.s.) Fra Herbjørn Nilssen AS: Herbjørn Nilsen (tilstede i sak 76/11) Fra KomRev NORD: Forvaltningsrevisor Lene Zahl Johnsen (tilstede t.o.m. sak 77/11) Forvaltningsrevisor Margrete Mjølhus Kleiven (d.s.) Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Inger Johansen Rådgiver Tage Karlsen (tilstede t.o.m. sak 80/11) Daglig leder Bjørn-Harald Christensen Underskrifter Bjørn-Gunnar Jørgensen sign.
Blad 2 Svein Rasmussen sign Rolleiv O. Lind sign. Bjørnar Østgård sign. Britt Sofie Illguth sign. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 17.8.2011 som ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. Lukket møte 74/11 Godkjenning av protokoll fra møtet 9.6.2011 75/11 Godkjenning av protokoll fra møtet (etatsbesøket) 9.6.2011 76/11 Tromsø Havn KF anskaffelse av steinmasser forholdet til lov og forskrift om offentlige anskaffelser nye opplysninger 77/11 Undersøkelse Utbetaling av godtgjøring til folkevalgte - orientering 78/11 Oppfølging rutiner i forbindelse med refusjon sykepenger 79/11 Sak fra administrasjonsutvalget Offl. 13, jf. forvl. 80/11 Henvendelse ang. finansiering av utbygginga av kulturskolen 81/11 Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger orientering 82/11 Referatsaker 13 nr. 1 X
Blad 3 OFFENTLIGE SAKER 74/11 Godkjenning av protokollen fra møtet 9.6.2011 Protokollen fra møtet 9.6.2011 godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet 9.6.2011 godkjennes. 75/11 Godkjenning av protokollen fra møtet (etatsbesøket) 9.6.2011 Protokollen fra møtet (etatsbesøket) 9.6.2011 godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet (etatsbesøket) 9.6.2011 godkjennes. 76/11 Tromsø Havn KF anskaffelse av steinmasser forholdet til lov og forskrift om offentlige anskaffelser nye opplysninger Representantene fra Tromsø Havn KF, Roald Madsen AS og Herbjørn Nilssen AS orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget. K-Sekretariatet utarbeider en oppsummering av saken som legges frem for kontrollutvalget i neste møte.
Blad 4 K-Sekretariatet utarbeider en oppsummering av saken som legges frem for kontrollutvalget i neste møte. 77/11 Undersøkelse Utbetaling av godtgjøring til folkevalgte orientering Forvaltningsrevisorene orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Neste møte fastsettes til 6. september kl. 10.30, der rapporten fra undersøkelsen behandles. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Neste møte fastsettes til 6. september kl. 10.30, der rapporten fra undersøkelsen behandles. 78/11 Oppfølging rutiner i forbindelse med refusjon sykepenger Kontrollutvalget viser til kommunens svar i e-post av 16.6.2011, og tar det til orientering. Forslag til tilføyelse fra Rolleiv O. Lind: Utvalget forutsetter at sluttføringen av arbeidet skjer snarest. Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt.
Blad 5 Kontrollutvalget viser til kommunens svar i e-post av 16.6.2011, og tar det til orientering. Utvalget forutsetter at sluttføringen av arbeidet skjer snarest. Utskrift av saksprotokoll sendt 31.8.2011 til: - Tromsø kommune v/rådmannen 79/11 Sak fra administrasjonsutvalget (sak unntatt offentlighet) Kontrollutvalget finner ikke å kunne følge opp saken på nåværende tidspunkt. 1. Iht. innstillingen. 2. Administrasjonsutvalget orienteres om kontrollutvalgets vedtak ved utskrift av vedtaksprotokollen samt kopi av saksframlegget. 1. Kontrollutvalget finner ikke å kunne følge opp saken på nåværende tidspunkt. 2. Administrasjonsutvalget orienteres om kontrollutvalgets vedtak ved utskrift av vedtaksprotokollen samt kopi av saksframlegget. Utskrift av saksprotokoll sendt 31.8.2011 til: - Tromsø kommune v/ administrasjonsutvalget 80/11 Henvendelse ang. finansiering av utbygginga av kulturskolen 1. Kontrollutvalget finner ikke grunnlag for å imøtekomme henvendelse fra Elzbieta Lemaniak og Jens Ingvald Olsen.
Blad 6 2. Elzbieta Lemaniak og Jens Ingvald Olsen orienteres om kontrollutvalgets vedtak ved utskrift av vedtaksprotokollen samt kopi av saksframlegget. Innstillingen enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget finner ikke grunnlag for å imøtekomme henvendelse fra Elzbieta Lemaniak og Jens Ingvald Olsen. 2. Elzbieta Lemaniak og Jens Ingvald Olsen orienteres om kontrollutvalgets vedtak ved utskrift av vedtaksprotokollen samt kopi av saksframlegget. Utskrift av saksprotokoll sendt 31.8.2011 til: - Elzbieta Lemaniak og Jens Ingvald Olsen 81/11 Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger orientering Orientering fra generalforsamlingen i Bredbåndsfylket Troms AS utsettes til neste møte. Rolleiv O. Lind orienterte fra generalforsamlingene i datterselskapene til Remiks Miljøpark AS. Redegjørelsen tas til orientering. Redegjørelsen tas til orientering.
Blad 7 82/11 Referatsaker Referert: A. SAKSLISTER MØTE I FORMANNSKAPET a) Formannskapsmøtet 14.6.2011 b) Formannskapsmøtet 27.6.2011 c) Formannskapsmøtet 22.8.2011 B. SAKSPROTOKOLLER FRA KOMMUNESTYRETS MØTE 15.6.2011 a) Kommunestyresak 89/11 Tromsø Parkering KF årsregnskap 2010 b) Kommunestyresak 90/11 Årsregnskap og årsberetning Tromsø Havn 2010 c) Kommunestyresak 75/11 Finansrapport I - 2011 C. PURRING, TROMSTUN SKOLE LOV OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER a) Brev av 14.6.2011 fra KomRev NORD D. OPPSUMMERING FRA REVISOR ERFARINGER FRA ÅRSREGNSKAPET 2010 SOM HAR BETYDNING FOR 2011 a) Brev av 27.6.2011 fra KomRev NORD E. KONTROLLUTVALGSAK 49/11 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN PSYKISK HELSEARBEID I TROMSØ KOMMUNE a) Brev av 20.6.2011 fra Tromsø kommune F. KONTROLLUTVALGENES ADGANG TIL BEDRIFTSFORSAMLING OG GENERALFORSAMLING a) Brev av 4.7.2011 fra Kommunal- og regionaldepartementet G. MANGLER SVAR PÅ KONTROLLUTVALGSSSAK 2/11 REVISJONSBREV NR. 13 ANMELDELSE AV BEDRAGERI I 2008 a) Brev av 7.7.2011 fra K-Sekretariatet H. AD. HENVENDELSE FRA BJØRNAR KROGH LARSEN GARASJEBYGG a) Diverse e-poster I. HENVENDELSE VEDRØRENDE KLAGE TIL KOMMUNEN a) E-post av 8.6.2011 fra Marit Dahl Eilertsen b) E-post av 7.7.2011 fra K-Sekretariatet J. HENVENDELSE VEDRØRENDE KLAGE PÅ DOKUMENTHANDTERING OG FORSKJELLSBEHANDLING a) Brev av 14.6.2011 fra Jarle Sørensen b) E-post av 16.6.2011 fra K-Sekretariatet
Blad 8 c) E-post av 16.6.2011 fra K-Sekretariatet v/ rådgiver Tage Karlsen K. HENVENDELSE VEDRØRENDE MUSIKALKOSTNADER a) E-post av 15.6.2011 fra Elisabeth Bryn b) E-post av 17.6.2011 fra K-Sekretariatet. 1. Referatsak D: Kontrollutvalget ber revisjonen orientere nærmere om forholdet omtalt i brevets punkt 5 - Fordringer tapsavsetning i neste møte. 2. Referatsak J: Henvendelsen ligger ikke innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde, og tas ikke opp til behandling i utvalget. 3. De øvrige referatsakene tas til orientering. 1. Referatsak D: Kontrollutvalget ber revisjonen orientere nærmere om forholdet omtalt i brevets punkt 5 - Fordringer tapsavsetning i neste møte. 2. Referatsak J: Henvendelsen ligger ikke innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde, og tas ikke opp til behandling i utvalget. 3. De øvrige referatsakene tas til orientering. Utskrift av saksprotokoll pkt. 1 sendt 26.8.2011 til: - KomRev NORD v/oppdragsansvarlig revisor Utskrift av saksprotokoll pkt. 2 sendt 31.8.2011 til: - Jarle Sørensen Rett utskrift: Finnsnes, den 25. august 2011 Inger Johansen