Hvordan komme i gang med Elektroniske skattekort i InfoEasy 1. Nødvendige settinger i InfoEasy Lønn: Oppgavetreet Lønn - Ajourhold Lønnsfirma ajourhold fanen Statistikk/Kontakter: Nye felter for Altinn integrasjon, benyttes for direkte kommunikasjon med AltinnMonitor og AltinnPortalen for aktuelt firma. Dersom man bruker standardpåloggingen Admin og ingenting i passord ved pålogging mot AltinnMonitoren, trenger man ikke å fylle inn feltene for brukernavn og Passord. Feltene Altinn kontaktperson, - kont. telefon og kont. mailadresse, er felter som må fylles ut med hvem og hvor tilbakemeldinger fra AltinnPortalen om bl.a. nye skattekort for ansatte i firmaet skal mottas for aktuelt firma. 2. Parametre som kan være satt InfoEasy Lønn (gjelder kun enkelte kunder): Oppgavetreet Lønn - Ajourhold Styreopplysninger fanen Diverse gruppeopplysninger: For noen av våre kunder, bl.a. noen av de som kjører via ASP-leverandører, kan det være aktuelt å overstyre katalogen for hvor AltinnMonitoren henter sin config-fil, alternativ filsti settes i feltet Konfig katalog. Dersom feltet for Konfig katalog ikke er satt, hentes configopplysningene fra standard dataområdet. Feltet for Alt. org.nummer, er kun ment for testkjøring og skal under normal drift IKKE være utfylt. Det er organisasjonsnummeret fra Firmaopplysningene som blir benyttet i filoverføringen til Altinn. Ta kontakt med InfoEasy Support dersom det ønskes bistand til dette.
3. Nødvendige settinger i InfoEasy AltinnMonitor minimum versjon 2.2.2.5: Logg på AltinnMonitor med brukerpålogging som har administratorrettigheter, i menylinjen velges Fil Administrasjon- Hent opp aktuell Bruker, dersom denne avviker fra den man logget på AltinnMonitoren med. Nye felter Kryss av for Skattekort forespørsel og sett inn Katalog for skattekort forespørsel. Dette må være den samme katalogen som er satt for f.eks. Terminoppgave (Lønn). Det er i denne mappen filer som blir generert ved produksjon av skattekortforespørsler i InfoEasy og filer fra AltinnPortalen legger seg. Filstiene for oppgaver fra lønn må samsvare med det som ligger i feltet Egen Altinn sti under Firmaopplysningene og fanen Kontering/Diverse
4. Bestilling av Elektroniske skattekort: Behandling - Elektroniske skattekort Send forespørsel For å bestille elektroniske skattekort, velger man Send forespørsel, i tillegg velger man for hvilket skattekort år og setter inn fra hvilken dato. Programmet vil foreslå dagens dato, og datoen brukes ved utplukkstype 1-Hente alle skattekort, her vil programmet kun ta med seg de ansatte som ikke har sluttdato nyere enn dato satt i datofeltet. Det er mulig å sende og motta skattekort for enten ett eller alle firma, dersom man ønsker for alle firma, må man krysse av for dette. Mulige utvalgstyper: 1 Hent alle skattekort (Første gang) Denne typen utvalg benyttes ved nytt år og ved første innsendelse til Altinn. Denne tar med seg alle ansatte i firmaet som ikke har sluttdato eldre enn datoen som er satt i datofeltet, samt de man har manuelt krysset av for Hent skattekort. Denne første forsendelsen kobler firma (organisasjonsnr.) og ansatt (personnummer) hos Altinn, og må være behandlet hos Altinn for at man senere skal kunne benytte type 3 (se under) 2 Endringer med vedlegg. Denne typen utvalg benyttes ved innsendelse av opplysninger på nye ansatte og ansatte man har gjort endringer på. Her finnes muligheten for kun å sende inn nye ansatte/aktiviserte ansatte. Aktiviserte ansatte, er ansatte man manuelt har satt en hake på under ansattopplysningene for å hente inn nye skattekortopplysninger på vedkommende. F.eks. en ansatt med sluttet dato og som dermed ikke er kommet med i utvalget som ble gjort under type 1, men hvor det viser seg at det skal utbetales mer lønn etter sluttet dato.
3 Kun endringer for eksisterende ansatte. Denne typen utvalg generer ikke noen fil som blir sendt til Altinn, men det blir sendt en forespørsel hvor Altinn sender tilbake opplysninger på de ansatte det er har skjedd noe med siden siste forespørsel. F.eks. dersom en ansatt har vært i kontakt med Altinn for å endre skattekortet sitt. Under normal drift, vil man velge type 1 ved nytt år, deretter vil de fleste firmaene benytte type 2 og 3 før hver lønnskjøring resten av året. Vet man at det ikke har kommet til nye ansatte eller at det er blitt gjort endringer på ansatte, vil man kunne nøye seg med type 3 før lønnskjøringen. Et firma med få ansatte, vil også ha muligheten til å oppdatere opplysningene på de ansatte manuelt under ansattopplysningene etter opplysninger man henter manuelt fra Altinn. Feltene under Status viser dato, klokkeslett og for hvilket skatteår man sendte eller mottok elektroniske skattekort for. Når utvalgskriteriene er satt, klikk på START og dataene produseres til Altinn. Man vil tilslutt få opp en melding på hvor mange ansatte som ligger i forespørselen. Disse dataene skal kunne overføres automatisk til Altinn og man vil kunne følge statusen på forsendelsen ved å logge på AltinnMonitoren. Velg riktig linje, Skattekort forespørsel og klikk på Hent status fra Altinn Status Ferdigbehandlet betyr at forespørselen har gått over til Altinn og at man i løpet av de neste 24 timene vil motta en melding om at det ligger data klare for henting hos Altinn. Dette varselet får man på epost og/eller SMS til den epostadressen og mobilnr. som er satt opp i Firmaopplysningene. Er status Ikke overført har ikke InfoEasy klart å få kontakt med Altinn under genereringen av skattekortfil, og da klikker man på Overfør til Altinn inne i AltinnMonitoren og filen blir overført til Altinn. Får man status Avvist, klikker man på Vis detaljert status for å se årsaken til at filen blir avvist.
5. Mottak av Elektroniske skattekort: Behandling - Elektroniske skattekort Motta data Når man mottar melding om at det foreligger nye data hos Altinn, velger man på nytt Elektroniske skattekort under Behandling, men nå velger man Motta data og klikker på START for å starte mottaket av dataene direkte fra Altinn. Et påloggingsvindu mot AltinnPortalen kommer opp. Logg på med dine påloggingsdata mot AltinnPortalen og overføringen av nye data starter. NB! Det er kun pålogging v.h.a engangskode pr SMS som fungerer i denne versjonen. Dersom det ikke er data tilgjengelig for ditt firma hos Altinn, får man melding om dette, Finner ikke returfil for dette firma/år. IKKE direkte kontakt med Altinn For noen brukere vil ikke den direkte integrasjonen fra lønnssystemet til Altinnportalen sin skjematjeneste virke. Dette ser man ved å gå inn i AltinnMonitoren etter å ha bestilt skattekort. Dersom forespørselen har status "Ikke overført", betyr dette at AltinnMonitoren må brukes til å sende og motta skattekortdata til og fra Altinnportalen. Det kan også forekomme problemer med å motta direkte til lønnssystem selv om sendingen gikk greit, og da følger man samme beskrivelse som om man ikke har direkte kontakt med Altinn. Mottak av skattekort kan gjøres på 2 ulike måter, se alternativ 1 og 2, får man ikke alternativ 1 til å fungere benytt alternativ 2. Sende bestilling på skattekort: 1. Velg Behandling -Elektroniske skattekort Send forespørsel med riktig type (kap.4) 2. Logg på AltinnMonitor 3. Send forespørsel fra AltinnMonitor 4. Klikk på "Hent status fra Altinn" og status skal stå til "Ferdigbehandlet"
Mottak av skattekort: ALTERNATIV 1 HENTE SKATTEKORT VIA ALTINNMONITOREN 1. Fått melding om at nye skattekort foreligger hos Altinn 2. Logg på AltinnMonitoren 3. Marker riktig linje i AltinnMonitoren 4. Klikk på "Hent Skattekort" og filen blir lastet ned til Altinn sitt område under dataområdet til InfoEasy. Som Standard legges det til DX-katalogen, dersom man har lagt inn noe annet i Firmaopplysningene og feltet Egen Altinn sti under og fanen Kontering/Diverse vil den legges til dette området. 5. Gå deretter inni InfoEasy Lønn Behandling Elektroniske skattekort 6. Velg "Motta Data" og kryss av for "Manuell import". 7. InfoEasy Lønn vil selv foreslå riktig filsti og filnavn på filen. 8. Klikk på Start og skattekortopplysningene hentes inn og oppdaterer seg på den ansatte. Mottaket er ferdig når man får opp en melding om hvor mange skattekort som har kommet i retur.
ALTERNATIV 2 HENTE SKATTEKORT VIA NEDLASTING FRA ALTINN Får man ikke kontakt med Altinn når man forsøker «Hent skattekort» i AltinnMonitoren, har man også muligheten til å logge inn på AltinnPortalen på vanlig måte og laste over filen fra Altinn og legge den tilgjengelig for InfoEasy Lønn. Hvordan laste over filen fra AltinnPortalen? 1. Logg på AltinnPortalen, og se i Min meldingsboks 2. Klikk på aktuell melding 3. Høyreklikk på filvedlegget og velg lagre som. 4. Via utforsker velger man hvilket område filen skal lagres til, og man kan samtidig gi filen et eget og mer forståelig navn. Vi anbefaler å benytte samme katalog som er satt opp i AltinnMonitoren for Skattekortforespørsel. 5. Deretter kan man krysse av for Manuell import og søke opp filen via utforsker, klikk på START og mottaket av dataene blir gjennomført.
6. Oppdatering av skattekortopplysninger på de ansatte: Etter at mottaket er gjennomført er alle ansatte som det lå returdata på i filen oppdatert med nye skatteopplysninger under Ansattajourhold. Feltet Hentet elektronisk viser datoen for siste oppdatering på den ansatte. Haken for Hovedarbeidsgiver blir satt som default på alle ansatte, skulle man få melding (den ansatte sitt ansvar) om at man ikke er hovedarbeidsgiver for den ansatte fjerner man denne haken og skatteprosenten blir benyttet på alle lønnstransaksjonene på den ansatte, selv om det finnes opplysninger om tabelltrekk. Det er kun Hovedarbeidsgiver som skal benytte seg av tabelltrekk.