InfoEasy Lønn for Windows

Transkript

1 InfoEasy Lønn for Windows Årsoppgjør InfoEasy 2013 av Lønn 17. desember Releaseskriv (Vi anbefaler å lese hele skrivet før installasjon og endringer i programmet utføres) Info Denne versjonen inneholder endringer i forbindelse med årsoppgjør 2013 og nye skattetabeller for 2014 inkludert ny løsning for henting av skattekort. I tillegg inneholder versjonen andre forbedringer. Meldinger eller nye versjoner kan bli lagt tilgjengelig på vår internettside også før neste hovedversjon. Derfor anbefaler vi alle å sjekke denne med jevne mellomrom. Adresse til siden: Installere ny versjon En bør ha backup av data før installasjon. Versjonen kan installeres fra CD ved å velge programmet setup fra utforsker og dobbeltklikke på dette. Setup programmet vil automatisk installere riktig versjon av InfoEasy Lønn. De som har SQL versjonen på går inn i katalogen SQL før de velger setup Dersom versjonen lastes ned fra kommer versjonen i form av en ZIP fil. Denne pakkes ut til en katalog og en kan dobbeltklikke på Setup som over. Sjekk deretter versjonsnummer i InfoEasy Windows ved å gå til "Hjelp/Om InfoEasy" på hovedmenyen. Riktige versjonsnummer er InfoEasy versjon 1.3.x til 1.7.x x til 2.6.x x x x x IEL_Hoved versjon 2.11.x / 2.12.x x x sql ( sql ) Altinn monitor har versjon Ved installasjon på Windows Vista, Windows 7 og Windows 2008 må setup program startes ved Kjør som administrator.

2 NB! Denne versjonen MÅ kopieres inn på alle maskiner som bruker InfoEasy Lønn (med unntak av de som har MetaFrameløsninger). SQL versjon Hva er endret/ nytt I år er det to hovedversjoner, en Access versjonen og en SQL versjon. Disse leveres ut i tillegg til versjoner forhold til regnskapssystem. Alle som skal ha versjon 2.14 av InfoEasy, må konvertere til SQL versjonen. Årsoppgjør Endringer i tekster til Lønns & trekkoppgaven: Nytt kodeverk år, men det er i praksis ingen endringer på tekstene i år. Nye skattetabeller for 2014 Skattetabeller for 2013 og 2014 er nå i programmet og systemet skifter automatisk til 2014 tabeller når et firma årsavsluttes. Interimskjøring bruker 2014 tabeller. Kontrolliste L&T oppgaver Altinn Kilomtersats er justert til 4,05 og 3,40. Oppdatering av satser Noen satser blir lagt inn / frisket opp av årsavslutningen. Dette gjelder: Prosent ny AFP Diverse grunnbeløper Kronesatser for AFP gml, sluttverderlag og OU fond Elektroniske skattekort Her er det en helt ny løsning som er beskrevet bak i et eget kapittel, fra s. 8. Hovedpunkter er: Løsningen krever ny Altinn Monitor II versjon og noen nye parametersettinger Det er nye felter i Firma- og Styreopplysningene i Lønnsmodulen som må fylles ut før løsningen tas i bruk Skattekort kan bestilles/hentes direkte i InfoEasy Lønn fra Skatteetaten via Altinn. Frikortsaldo og ansattkode ( pensjonist ) oppdateres. Skatteberegning for hovedarbeidsgiver/biarbeidsgiver. Skattedelen i ansattopplysninger er utvidet med flere felter og forbedret med at saldo frikort er flyttet sammen med de øvrige skatteopplysningene. Kommune og poststedsregister Det er laget nytt kommune- og poststedsregister for 2013 som kan importeres. Bør særlig gjøres på nye firma i Access. Finnes under Firma/diverse/Import av poststedkommuneregister. 2

3 Andre nyheter Ambulerende virksomhet Ny funksjon for å beregne arbeidsgiveravgift i bedrifter med ambulerende virksomhet. Timer for hvert arbeidssted blir tatt vare på, og ved terminslutt blir det kontrollert om arbeidsstedene har stor nok andel for kriteriene for å få arbeidsgiveravgift i sonen. Ta kontakt dersom dette er aktuelt for ditt firma. SSB rapport, fra-til periode siste måned Det er nå mulig å taste fra- til periode for verdiene som skal inn i siste måned til SSB. Dette gjelder for bedrifter som ikke kjører en lønnsperiode i hver måned. Ny lønnslipprapport Denne rapporten gjør det mulig å ta ut lønnslipper for flere ansatte/perioder på en gang. For eksempel dersom en skal se på alle lønnslipper til en ansatt i løpet av året. Rapporten finnes under Faste rapporter/diverse. NB! Finnes bare i SQL versjonen. Lønnslipp mail, send mindre av gangen Det viser seg i praksis at en del firma har problemer med utgående spamfilter ved sending av mail. Der er gjerne begrensninger på hvor mange mail som kan sendes innenfor en tidsperiode før sendingen blir terminert. Den nye funksjonen tillater å sende mindre antall med en konfigurerbar pause i mellom. Ved sending av mail benyttes da Send i deler. Innstillingene settes under Ajourhold i styreopplysninger. Lengden på pause er i sekunder. 3

4 Mottak av poster fra timesystem Diverse forbedringer: Takler nå at dato ikke er satt på egenmelding Takler linjer med 0 i artsfelt. H&L format: takler forskjell på timer og antall. Forbedringer OTP generelt Endring i måten DnB Liv formatet sender og henter returdata på. Det generelle formatet er under test. Vi vil komme med mer informasjon på vår nettside om generell formatet senere. Appendix: Ekstra forklaringer / eksempler 1.0 Sjekk av riktig tekstversjon Tekster til lønns & trekkoppgaven har nå fått en versjon som en finner ved Ajourhold/lønns&trekkoppgave/tekster pr. ansatt versjonen vil fungere greit også i årets årsoppgjør. Versjonen skal være: 2013 / 1 4

5 2.0 Sjekkliste for årsavslutning (Rettledende og ikke fullstendig) Nr Beskrivelse Sjekk 1 Installer ny versjon 2 Sjekk at riktige i koder/tekster for 2013 til lønns og trekkoppgaven er på plass. 3 Det er lurt å ta backup av databasen ( LONNBASEfff.MDB ) for å ha en langtidslagring av denne. Dette kan nå gjøres via meny: firma/database/årsbackup database. NB! Egen backup for SQL 4 Kjør sletting av transaksjoner ( først ) og komprimering av database under punktet: Firma/database. Bruk funksjonen slett siste kjøreid. Det er ikke nødvendig å ha transaksjoner for mer en siste år ( konteringslister/orginalslipper ).Årsposter kan beholdes nærmest ubegrenset. Komprimering gjelder kun for de som kjøre på Access. Merk egen rydding for OTP transer 5 Dersom nødvendig: korriger lønns & trekkarter som peker på feil koder og bygg opp igjen akkumulatorer. 6 Avstem arbeidsgiveravgiften med regnskapet. Er de ulike ytelser på riktige koder o.s.v. Bruk avstemmingsliste og lønns & trekkartforespørsel og rapporttype Standard med avsetning. 7 Kjør eventuelt korreksjonskjøringer med koder som telefon, pensjonsforsikring o.s.v. 8 Ajourhold verdier som ikke akkumuleres fra lønnslipp. Eks. listepris og tidsrom på 118-A Fri bil. Gjøres under Ajourhold/lønns & trekkoppgave / tekster pr ansatt. 9 Utskrift av lister før nullstilling: lønns & trekkoppgaver, følgeskriv til lønns & trekkoppgave ( evt. ), feriepengeliste (husk å sette ferieår til 2014 ), og minimumsliste. Dersom en skal bruke Altinn, bør rapporten Kontrollrapport Altinn kjøres. Denne viser obligatoriske felter som ikke er fylt ut riktig, feilsituasjoner i ansattopplysninger og andre problemer som kan oppstå. 10 Dersom listene stemmer: skriv innberetningsfil. Først til disk og så til diskett eller til Altinn. Dersom det er mange firma på installasjonen, kan en skrive til disk og bruke oppsamlingsprogram. Kemner/kommunekasserer opplyser om hvor denne skal sendes. 11 Sjekk om standard feriedager i styreopplysninger er riktig for firma. Sjekk at grunnbeløpet for folketrygden er riktig. 12 Kjør punktet: årsavslutning/nullstill år. 13 Sjekk at årstall i bedriftsopplysninger har endret seg til 2014 og at de ansatte har fått beregnet riktige feriepenger. 5

6 3.0 Årsoppgjør og Altinn For innberetningen av lønns&trekkoppgaver for inntektsåret 2013 brukes Altinn II som i fjor. En kan sende via Altinn selv om det er flere enn 1000 L&T, men Altinn vil ikke garantere at dette går bra ( må prøves ). Diskett og CD innsending virker som før, så denne kan fortsatt brukes. Vi anbefaler kunder som vil bruke Altinn å være ute i god tid før fristen. Fristene for 2013 er 20. januar for papirlevering og 31. januar for all elektronisk innlevering. Det vil si at fristen for CD / diskett og Altinn er den samme. Dokumentasjon for installasjon og bruk av Altinn finnes i Altinn katalog på CD ( Altinn InfoEasy.doc ). Altinn Monitor: Hente betalingsinformasjon for terminoppgave I Altinn Monitor er det kommet en ny knapp for hente betalingsinfinformasjon for terminoppgave: En eller flere terminoppgaver markeres, før en taster Hent KID. Da må en identifisere seg på Altinn monitor: Etter dette kommer for eksempel engangskode på SMS for pålogging. Så kommer listen med informasjon opp, og den kan skrives ut. 6

7 Endre konfigurasjonskatalog I Citrix / Metaframe miljøer der flere firma deler samme server, kan det være aktuelt å ha sin egen konfigruasjonskatalog. Selv om både innkatalog og arbeidskatalog ( som er den som holder arbeidslisten ) nå kan styres pr. bruker, vil det føre til at hvert firma kan administrere sin egne Altinn konfigurasjon. En kan lage en Altinn oppstart, for eksempel på skrivebordet som for eksempel ser slik ut: C:\Program Files\InfoEasy\AltinnMonitor\AltinnMonitor.exe" -CmnDir:"G:\Temp\Am Test" Her vil -CmnDir være en parameter for å overstyre konfigurasjonskatalogen som normalt er satt til: Dokuments and settings/all users/programdata/altinnmonitorie Her er da konfigruasjonskatalogen i stedet satt til G:\Temp\Am Test. NB! Dersom man gjør endringer av konfigurasjonskatalogen i oppstarten, må den også endres i Styreopplysningene i lønn, se neste side punkt 2. 7

8 4.0 Hvordan komme i gang med Elektroniske skattekort i InfoEasy 1. Nødvendige settinger i InfoEasy Lønn: Oppgavetreet Lønn - Ajourhold Lønnsfirma ajourhold fanen Statistikk/Kontakter: Nye felter for Altinn integrasjon, benyttes for direkte kommunikasjon med AltinnMonitor og AltinnPortalen for aktuelt firma. Dersom man bruker standardpåloggingen Admin og ingenting i passord ved pålogging mot AltinnMonitoren, trenger man ikke å fylle inn feltene for brukernavn og Passord. Feltene Altinn kontaktperson, - kont. telefon og kont. mailadresse, er felter som må fylles ut med hvem og hvor tilbakemeldinger fra AltinnPortalen om bl.a. nye skattekort for ansatte i firmaet skal mottas for aktuelt firma. 2. Parametre som kan være satt InfoEasy Lønn (gjelder kun enkelte kunder): Oppgavetreet Lønn - Ajourhold Styreopplysninger fanen Diverse gruppeopplysninger: For noen av våre kunder, bl.a. noen av de som kjører via ASP-leverandører, kan det være aktuelt å overstyre katalogen for hvor AltinnMonitoren henter sin config-fil, alternativ filsti settes i feltet Konfig katalog. Dersom feltet for Konfig katalog ikke er satt, hentes configopplysningene fra standard dataområdet. Feltet for Alt. org.nummer, er kun ment for testkjøring og skal under normal drift IKKE være utfylt. Det er organisasjonsnummeret fra Firmaopplysningene som blir benyttet i filoverføringen til Altinn. Ta kontakt med InfoEasy Support dersom det ønskes bistand til dette. 8

9 3. Nødvendige settinger i InfoEasy AltinnMonitor minimum versjon : Logg på AltinnMonitor med brukerpålogging som har administratorrettigheter, i menylinjen velges Fil Administrasjon- Hent opp aktuell Bruker, dersom denne avviker fra den man logget på AltinnMonitoren med. Nye felter Kryss av for Skattekort forespørsel og sett inn Katalog for skattekort forespørsel. Dette må være den samme katalogen som er satt for f.eks. Terminoppgave (Lønn). Det er i denne mappen filer som blir generert ved produksjon av skattekortforespørsler i InfoEasy og filer fra AltinnPortalen legger seg. Filstiene for oppgaver fra lønn må samsvare med det som ligger i feltet Egen Altinn sti under Firmaopplysningene og fanen Kontering/Diverse 9

10 4. Bestilling av Elektroniske skattekort: Behandling - Elektroniske skattekort Send forespørsel For å bestille elektroniske skattekort, velger man Send forespørsel, i tillegg velger man for hvilket skattekort år og setter inn fra hvilken dato. Programmet vil foreslå dagens dato, og datoen brukes ved utplukkstype 1-Hente alle skattekort, her vil programmet kun ta med seg de ansatte som ikke har sluttdato nyere enn dato satt i datofeltet. Det er mulig å sende og motta skattekort for enten ett eller alle firma, dersom man ønsker for alle firma, må man krysse av for dette. Mulige utvalgstyper: 1 Hent alle skattekort (Første gang) Denne typen utvalg benyttes ved nytt år og ved første innsendelse til Altinn. Denne tar med seg alle ansatte i firmaet som ikke har sluttdato eldre enn datoen som er satt i datofeltet, samt de man har manuelt krysset av for Hent skattekort. Denne første forsendelsen kobler firma (organisasjonsnr.) og ansatt (personnummer) hos Altinn, og må være behandlet hos Altinn for at man senere skal kunne benytte type 3 (se under) 2 Endringer med vedlegg. Denne typen utvalg benyttes ved innsendelse av opplysninger på nye ansatte og ansatte man har gjort endringer på. Her finnes muligheten for kun å sende inn nye ansatte/aktiviserte ansatte. Aktiviserte ansatte, er ansatte man manuelt har satt en hake på under ansattopplysningene for å hente inn nye skattekortopplysninger på vedkommende. F.eks. en ansatt med sluttet dato og som dermed ikke er kommet med i utvalget som ble gjort under type 1, men hvor det viser seg at det skal utbetales mer lønn etter sluttet dato. 3 Kun endringer for eksisterende ansatte. Denne typen utvalg generer ikke noen fil som blir sendt til Altinn, men det blir sendt en forespørsel hvor Altinn sender tilbake opplysninger på de ansatte det er har skjedd noe med siden siste forespørsel. F.eks. dersom en ansatt har vært i kontakt med Altinn for å endre skattekortet sitt. 10

11 Under normal drift, vil man velge type 1 ved nytt år, deretter vil de fleste firmaene benytte type 2 og 3 før hver lønnskjøring resten av året. Vet man at det ikke har kommet til nye ansatte eller at det er blitt gjort endringer på ansatte, vil man kunne nøye seg med type 3 før lønnskjøringen. Et firma med få ansatte, vil også ha muligheten til å oppdatere opplysningene på de ansatte manuelt under ansattopplysningene etter opplysninger man henter manuelt fra Altinn. Feltene under Status viser dato, klokkeslett og for hvilket skatteår man sendte eller mottok elektroniske skattekort for. Når utvalgskriteriene er satt, klikk på START og dataene produseres til Altinn. Man vil tilslutt få opp en melding på hvor mange ansatte som ligger i forespørselen. Disse dataene skal kunne overføres automatisk til Altinn og man vil kunne følge statusen på forsendelsen ved å logge på AltinnMonitoren. Velg riktig linje, Skattekort forespørsel og klikk på Hent status fra Altinn Status Ferdigbehandlet betyr at forespørselen har gått over til Altinn og at man i løpet av de neste 24 timene vil motta en melding om at det ligger data klare for henting hos Altinn. Dette varselet får man på epost og/eller SMS til den epostadressen og mobilnr. som er satt opp i Firmaopplysningene. Er status Ikke overført har ikke InfoEasy klart å få kontakt med Altinn under genereringen av skattekortfil, og da klikker man på Overfør til Altinn inne i AltinnMonitoren og filen blir overført til Altinn. Får man status Avvist, klikker man på Vis detaljert status for å se årsaken til at filen blir avvist. 5. Mottak av Elektroniske skattekort: Behandling - Elektroniske skattekort Motta data Når man mottar melding om at det foreligger nye data hos Altinn, velger man på nytt Elektroniske skattekort under Behandling, men nå velger man Motta data og klikker på START for å starte mottaket av dataene direkte fra Altinn. Et påloggingsvindu mot AltinnPortalen kommer opp. Logg på med dine påloggingsdata mot AltinnPortalen og overføringen av nye data starter. NB! Det er kun pålogging vha engangskode pr SMS som fungerer i denne versjonen. Dersom det ikke er data tilgjengelig for ditt firma hos Altinn, får man melding om dette, Finner ikke returfil for dette firma/år. 11

12 IKKE direkte kontakt med Altinn Dersom påloggingsvinduet til AltinnPortalen ikke kommer opp, har man ikke direkte tilgang til Altinn. Da har man muligheten til å logge inn på AltinnPortalen på vanlig måte og laste over filen fra Altinn og legge den tilgjengelig for InfoEasy Lønn. Hvordan laste over filen fra AltinnPortalen? 1. Logg på AltinnPortalen, og se i Min meldingsboks 2. Klikk på aktuell melding 3. Høyreklikk på filvedlegget og velg lagre som. 4. Via utforsker velger man hvilket område filen skal lagres til, og man kan samtidig gi filen et eget og mer forståelig navn. Vi anbefaler å benytte samme katalog som er satt opp i AltinnMonitoren for Skattekortforespørsel. 5. Deretter kan man krysse av for Manuell import og søke opp filen via utforsker, klikk på START og mottaket av dataene blir gjennomført. 12

13 6. Oppdatering av skattekortopplysninger på de ansatte: Etter at mottaket er gjennomført er alle ansatte som det lå returdata på i filen oppdatert med nye skatteopplysninger under Ansattajourhold. Feltet Hentet elektronisk viser datoen for siste oppdatering på den ansatte. Haken for Hoved- arbeidsgiver blir satt som default på alle ansatte, skulle man få melding om at man ikke er hovedarbeidsgiver for den ansatte fjerner man denne haken og skatteprosenten blir benyttet på alle lønnstransaksjonene på den ansatte, selv om det finnes opplysninger om tabelltrekk. Det er kun Hovedarbeidsgiver som skal benytte seg av tabelltrekk. 7. Diverse tips og info: Når skal man hente inn nye skattekort? Under normal drift vil vi anbefale at forespørsel om nye og endrede skattekort opplysninger blir sendt til Altinn 3-5 virkedager før neste lønnskjøring. Altinn svarer ikke på henvendelser i helgene og andre helligdager. Før lønnskjøringen i januar 2014 vil vi anbefale å være tidligere ute, da det er usikkerhet rundt hvor lang tid man må vente på svar fra Altinn, samt at man får sjekket ut at alt er satt riktig opp. Kan man bruke skattekortopplysningene for 2013 i januar 2014? Her er det ingen endring, alle bør tilstrebe seg å få oppdatert skattekortene før 1. lønnskjøring i 2014, men det vil være tillatt å bruke skattekort opplysningene for 2013 i januar Utenlandske ansatte For arbeidstakere med utenlandsk statsborgerskap trenger arbeidsgiver D-nummeret. Utenlandske statsborgere må søke om skattekort, og dersom de ikke har gjort dette får man ikke ut noe skattekort på disse Uten skattekort, skal man trekke 50% skatt 13

14 Frikort med beløpsgrense hvordan virker det? Blir også elektronisk fra 2014 og hentes ut på samme måte som ordinære skattekort Frikortet må bestilles av arbeidstaker, og den første arbeidsgiveren som henter ut frikortet får tilgang til hele fribeløpet Flere arbeidsgivere? Må arbeidstaker besøke tjenesten «Mitt frikort» for å fordele fribeløpene mellom arbeidsgiverne Gjøres det endringer i fordelingen av fribeløpet, blir arbeidsgiver varslet og må hente ut oppdatert skattekort før neste lønnskjøring Beløpsgrense på kr ,- Feltet Saldo frikort viser hvor mye den ansatte har i restsaldo av frikortbeløpet Feltet Frikort oppr. viser hvor mye den ansatte opprinnelig hadde som beløpsgrense på frikortet, normalt kr ,-, men har den ansatte flere arbeidsgivere, vil dette feltet vise det delbeløpet av frikortbeløpet du som arbeidsgiver har fått tildelt. Avtale om høyere skattetrekk Ansatte kan kreve å bli trukket mer i skatt enn det som står på skattekortet Det kan avtales en prosentsats, en høyere tabell eller et kronebeløp som trekkes ekstra ved hver lønnsutbetaling Kan fortsatt gjøres ved elektroniske skattekort. (Den ansatte kontakter Altinn om en høyere tabell) Dersom man velger kronebeløp eller prosentsats, blir det i praksis ingen endring i InfoEasy Kronebeløp legges inn som fast transaksjon %-sats legges inn under ansattopplysninger og feltet «Ekstra skattetrekk» 14